INSTALAÇÃO E OPERAÇÃO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS Curso Educação e Formação de Adultos Nível Básico. Access 2003

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1 Curso Educação e Formação de Adultos Nível Básico Access /07/2009 [Manual de Microsoft Access.]

2 FICHA TÉCNICA DESIGNAÇÃO DA COLECTÂNEA Manual de Microsoft Access AUTOR Carlos Serranheira DESTINATÁRIOS Formandos do curso de Instalação e Operação de Sistemas Informáticos NÍVEL DE FORMAÇÃO Nível 3 Ensino Básico ÁREA / SAÍDA PROFISSIONAL TIPO DE FORMAÇÃO EFA ANO DE ELABORAÇÃO 2009 CARGA HORÁRIA OBJECTIVOS Identificar as principais operações que se podem efectuar no Access ÍNDICE DE TEXTOS / IMAGENS / DIAPOSITIVOS BIBLIOGRAFIA INTRODUÇÃO O manual que se segue tem por objectivo servir de guia para a realização de exercícios aquando do uso do Microsoft Access

3 TEXTOS/ IMAGENS / DIAPOSITIVOS Noção de Base de Dados Relacional O Microsoft Access 2003 é um gestor de bases de dados relacionais. Os dados são conjuntos de informação relacionados entre si, de modo a formar uma tabela. As tabelas são os elementos básicos de qualquer base de dados pois é nas mesmas que estão contidas as informações. Quando podemos efectuar uma relação de várias tabelas dizemos que a nossa base de dados é do tipo relacional. As relações consistem na ligação de campos entre tabelas relacionadas. Por exemplo, uma tabela pode guardar os dados relativos à morada de um formando e outra as notas do mesmo. As bases de dados não são apenas constituídas por tabelas, mas também por diversos objectos como por exemplo formulários, relatórios e consultas. O Microsoft Access é uma ferramenta que permite elaborar estes objectos de uma forma visual, sem que o utilizador digite uma linha de código. Conceitos Básicos Como já observámos, as tabelas são constituídas por campos e registos. Os campos indicam que dados devem ser preenchidos (Nome, Morada, etc..) enquanto que um registo equivale ao conjunto de campos preenchidos em relação a uma entidade. 3

4 Quando criamos os campos temos sempre que definir que tipo de dados podemos armazenar nos mesmos. Estes podem ser numéricos, alfanuméricos e de alguns tipos mais específicos. Este assunto será esclarecido no capítulo de construção de uma tabela, ao qual regressaremos mais tarde.. Criação de uma nova Base de Dados Para se efectuar a criação de uma base de dados no Access devemos seguir os seguintes passos: Executar a aplicação Microsoft Access através da opção: Iniciar, Todos os Programas, Microsoft Office, Microsoft Access. Após a abertura da aplicação devemos seleccionar no painel de tarefas a opção Create a New File. De seguida devemos então escolher a opção Blank Database. 4

5 Após efectuarmos as opções acima referidas a aplicação irá pedir para guardarmos o ficheiro. 5

6 Apresentação do ambiente do Access Janela de Base de dados Nesta janela estão contidos todos os objectos da nossa base de dados, como podemos ver na imagem, existe uma tabela chamada formandos na nossa base de dados. Para aceder a outros objectos basta carregar na opção desejada no menu do lado esquerdo da janela. Barras de menus e de ferramentas Como vamos observar mais tarde, o Access apresenta-nos as barras de ferramentas que necessitamos, à medida que seleccionamos o objecto em que vamos trabalhar. 6

7 A janela de Base de Dados É na janela de base de dados que vamos criar todos os objectos da nossa base de dados. Tabelas (Tables) As tabelas são utilizadas para guardar os dados que são introduzidos na nossa base de dados. Ícone Função Abre a tabela seleccionada no modo de vista normal Abre a tabela seleccionada no modo de vista de estrutura Abre as opções que me permitem criar uma nova tabela Elimina a tabela seleccionada Muda o tipo de vistas de objectos Cria uma tabela em vista de estrutura Cria uma tabela através de um assistente (Wizard) Cria uma tabela introduzindo os dados manualmente Consultas (Queries) As consultas são utilizadas para seleccionar e trabalhar com os dados que estão incluídos na nossa base de dados. 7

8 8

9 Formulários (Forms) Os formulários são os objectos do Microsoft Access que permitem o preenchimento dos dados de uma forma mais segura. 9

10 Relatórios (Reports) Os relatórios são os objectos do Microsoft Access que permitem a impressão dos dados que desejamos. 10

11 Páginas de Acesso a Dados (Pages) As páginas de acesso a dados funcionam como páginas Web com ligações a bases de dados, estando neste caso ligadas à base de dados que estamos a trabalhar. 11

12 Macros As macros do Microsoft Access permitem-nos efectuar diversas acções em simultâneo através da execução de pequenos script s de Visual Basic. 12

13 Módulos (Modules) Os módulos permitem a criação de funções e programações específicas para Access, através da linguagem de programação Visual Basic. 13

14 Abrir e fechar uma base de dados Se desejarmos abrir uma base de dados já existente podemos efectuá-lo de diversas formas: Através do explorador, efectuando duplo clique no ficheiro *.MDB desejado. Através do painel de tarefas do Access. Basta seleccionar a base de dados que queremos abrir da área que diz Open no painel de tarefas. Caso a mesma não exista na lista dos últimos ficheiros abertos, devemos então seleccionar a opção do painel. Assim, teremos que procurar o nosso ficheiro através a janela Open. Através do menu Ficheiro (File) do Access, seleccionando a opção Open do mesmo. 14

15 Para fechar uma base de dados basta fechar a aplicação através da opção Exit do menu File ou então fechar a janela de aplicação através do botão fechar. No Access não é necessário guardar o trabalho efectuado, pois esta acção é feita no momento da criação da base de dados. Construção de uma tabela Para criar uma tabela em Access teremos que efectuar os seguintes passos: Podemos criar as nossas tabelas de diversas formas. A que iremos utilizar é a Vista de Estrutura (Design View), mas mostra-se de seguida uma breve descrição de todas as hipóteses de criação de tabelas: 15

16 Como a melhor maneira de criar tabelas é através do modo de estrutura, vamos apenas descrever o funcionamento deste método. Modo de estrutura (Design View) A melhor forma de construir uma tabela é através do modo de estrutura, pois é o método mais simples de personalizar os seus campos. Descrição do modo Estrutura (Design) Para trabalhar com modo de estrutura efectuamos as seguintes operações: 1º Passo Preenchimento do nome do campo 16

17 O nome do campo é escolhido pelo utilizador e introduzido na coluna Field Name. Os nomes de campo obedecem a certas regras, as quais passamos a enumerar: Os nomes de campo devem ser criados de forma a ser fácil identificar que informação é que devemos colocar no mesmo; Não é aconselhável usar nomes de campos que sejam iguais a nomes de objectos de Access. Por exemplo ter um campo chamado Form ou Formulário; O nome de campo não pode exceder os 64 caracteres; Os nomes dos campos não podem ter os seguintes caracteres:.! [ ] O nome de um campo não pode começar com um espaço. 2º Passo Escolher o Tipo de dados características do mesmo. Os tipos de dados são seleccionados da lista que aqui podemos visualizar e não podemos utilizar valores de tipos de dados que não se encontrem nesta lista. Após seleccionarmos os tipo de dados a utilizar, temos que escolher, nas propriedades do campo, as 17

18 3º Passo Preencher a descrição do campo 18

19 Na descrição do campo devemos colocar as notas pessoais sobre o campo que estamos a criar. Estas notas permitem-nos, quando trabalhamos em bases de dados com muitos campos, localizar os campos de uma forma mais eficaz. 4º Passo Definir as propriedades do respectivo campo. As propriedades do campo, ao nível do tamanho do campo e do formato, são variáveis como já tínhamos observado anteriormente. Por isso vamos só mostrar as propriedades comuns a praticamente todos os tipos de dados. 19

20 5º Passo, definir a chave primária da tabela A chave primária de uma tabela consiste num campo que nunca se poderá repetir ao longo de toda a tabela e que é indexado. Embora a chave primária não seja necessária numa tabela, é sempre aconselhável ter uma. É a chave primária que nos vai permitir efectuar a ligação entre tabelas, assim como efectuar a reparação de alguns erros na base de dados, uma operação à qual chamamos reindexação. Para criar uma chave primária basta seguir os seguintes passos: 20

21 Nota: Os campos que melhor se adequam às chaves primárias são os de numeração automática (autonumber), pois temos a certeza que estes nunca se vão repetir ao longo da tabela. 6º Passo Guardar uma tabela Após a realização de todos os passos anteriores, podemos então guardar a nossa tabela. Para guardar a tabela basta ir a opção File, Save ou então ao botão da barra de ferramentas. Nota: Como já foi dito no início do manual, as bases de dados são guardadas quando se criam, mas a estrutura dos objectos (Tabelas, Formulários, etc.) tem que ser guardada. 21

22 Inserção de dados Para inserir dados directamente numa tabela devemos abrir a tabela na vista normal. Podemos efectuar a abertura da tabela de várias maneiras: Através da opção da janela da base de dados; Clicando duas vezes no ícone da tabela, na janela de base de dados; Com o botão direito do rato sobre o ícone e escolher a opção do menu de atalhos. Modificar a estrutura de uma tabela Se quisermos abrir novamente a estrutura da base de dados de modo a modificar a mesma, teremos que abrir a tabela na vista de estrutura. Para isso podemos utilizar as seguintes operações: Seleccionar a opção da janela da base de dados; Clicar duas vezes no ícone da tabela na janela de base de dados; Com o botão direito do rato sobre o ícone e escolher a opção do menu de atalhos Relações entre tabelas Conceitos de relações entre tabelas A relação entre tabelas permite criar soluções para evitar duas situações, a repetição de informação redundante e a criação de tabelas com demasiados campos. Tomando como exemplo a base de dados dos formandos podemos observar estas duas situações. Informação redundante A informação redundante é composta por dados que se vão repetir várias vezes pela tabela, por exemplo na tabela seguinte o código postal 2450 aparece duas vezes assim como a localidade correspondente. 22

23 Um código postal terá sempre uma correspondência única à respectiva localidade, pelo que, neste caso, a informação Lisboa é redundante. Para evitar esta situação efectuamos a criação de uma relação entre tabelas. Numa teremos apenas o código postal e noutra os códigos postais e as respectivas localidades Divisão de tabelas Quer por motivos de organização, quer para evitar tabelas com demasiados campos, podemos relacionar tabelas de modo a armazenar os registos em duas diferentes. Tomando a mesma base de dados como exemplo, podemos observar que optamos por armazenar as notas dos formandos numa tabela diferente da dos dados dos mesmos. 23

24 Criação de relações Quando efectuamos as relações teremos que definir que tipo de relação as tabelas têm entre si. Existem dois tipos possíveis: Relação de um para muitos Este tipo de relação implica que na tabela de origem apenas exista um registo único, podendo o mesmo ser repetido as vezes que quiser na tabela de destino. Por exemplo, cada código postal apenas tem uma localidade correspondente (tabela código postal), mas podemos ter vários formandos com o mesmo código postal. Relação um para um Este tipo de relação implica que o registo da tabela de origem só tenha uma entrada no registo da tabela de destino. Por exemplo as notas do formando estão armazenadas numa tabela à parte (Notas) que está relacionada com o código formando da tabela formandos. Para definir o tipo de relação vamos ter que utilizar a propriedade indexed do campo, conforme indicado na tabela seguinte. Para criar uma relação apenas temos que efectuar os seguintes passos: Escolher os campos a ligar verificando se o campo é do mesmo tipo e tem o mesmo tamanho nas duas tabelas, assim como verificar que tipo de indexação está definida para os campos de ambas as tabelas 24

25 Após verificar esta situação devemos elaborar a relação em si. Para esse efeito demos fazer o seguinte: 25

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27 27

28 Neste momento já temos as nossas tabelas relacionadas, falta apenas verificar que tipo de relação está criada. Para isso basta ir a Tools Relationships e verificar se os campos estão relacionados entre si. 28

29 Após a realização destes passos todos, teremos que guardar a relação. Para guardar uma relação basta efectuar umas das seguintes hipóteses: File, Save; Utilizando o botão da barra de ferramentas; Fechar a janela das relações e escolher sim na janela que pergunta se deseja guardar. O resultado final das relações das tabelas de uma base de dados é visível através da opção Tools, Relationships. Se tudo estiver correcto o aspecto final deverá ser parecido com a imagem seguinte: 29

30 Nota: Todas as relações entre tabelas devem ser efectuadas antes da introdução de qualquer informação. Construção de Formulários Os formulários são os objectos que nos permitem introduzir dados numa tabela de uma forma mais indirecta. Os formulários também são úteis para filtrar e procurar informação de uma forma mais eficaz. Os formulários em Access podem ser elaborados de várias formas cada qual com o seu objectivo. Exemplos de formulários: 30

31 Criação de formulários Para criar um formulário novo temos que seguir os seguintes passos: Após os passos anteriores surge o seguinte menu que passamos a explicar: 31

32 Os formulários a criar podem ser de 5 tipos, os quais estão indicados na tabela seguinte assim como a sua utilidade. Como podemos observar na opção anterior, escolhemos a tabela Formandos assim como o assistente de formulário (Form Wizard) para passar ao passo seguinte. 32

33 Para este formulário vamos escolher a opção colunar pois é uma das mais utilizadas no Access. 33

34 Na finalização do questionário teremos que escolher qual o nome a dar ao mesmo e de seguida carregar na opção Inserção, alteração e consulta de dados. 34

35 Para consultar dados temos que utilizar o navegador de registos utilizando os botões seguintes. Se quisermos modificar um registo basta escolhe-lo através dos botões de navegação e depois clicar no campo que queremos alterar. Para criar um registo novo basta clicar no botão. Irá surgir no ecrã um formulário em branco que deverá ser preenchido com os dados desejados. Filtros e pesquisa de registos Se a nossa base de dados tiver muitos registos, não é viável procurar a informação que pretendemos através dos botões de navegação. Para esse efeito o Access tem duas ferramentas para pesquisar os dados que queremos. Localizar um Registo (Find) Esta operação permite procurar um ou vários registos num formulário, para isso basta seguir os seguintes passos: Abrir o formulário desejado; 35

36 Colocar o cursor no campo onde queremos efectuar a pesquisa; Clicar no botão da barra de ferramentas. Após estes passos irá surgir a seguinte janela: que preencheremos da seguinte forma: Find What: - Colocar aqui a palavra ou expressão que desejamos procurar. Look In: - Escolher em que campo se encontra a informação que queremos encontrar. Match: - Escolher em que parte do campo está a informação a procurar Any Part of Field Em qualquer local do campo. Whole Field O que eu colocar tem que ser exactamente igual ao campo. Start of field No início do campo. Search: - Procurar em todos os registos (all), nos registos acima (up), ou nos registos abaixo (down). Por exemplo, na imagem acima estamos a procurar o nome silva no campo nome, em qualquer parte do campo e procurando os registos todos. Isto significa que estamos à procura de todos os formandos que têm silva no nome. Filtragem de Dados (Filter) Outra forma de pesquisar a informação é através da utilização dos filtros. Podemos efectuar dois tipos de filtragem: Filtros por Selecção (Filter by Selection) Criar um filtro por selecção é bastante simples. Para isso basta efectuar o seguinte: 36

37 Abrir o formulário onde pretendemos aplicar o filtro; Seleccionar a palavra ou expressão a pesquisar; Na barra de ferramentas escolher a opção Filter by Selection ; De seguida, procurar através dos botões de navegação o que pretendemos; Para cancelar a filtragem de dados basta carregar no botão (Remove Filter). Filtros por Formulário (Filter by Form) Os filtros por formulário são um pouco mais complexos de conseguir. Para efectuar este tipo de filtragem temos que: Abrir o formulário onde vamos aplicar o filtro; Escolher a opção Filter by Form da barra de ferramentas; Na janela que surgiu no ecrã devemos colocar os dados a procurar no respectivo campo. Por exemplo, para encontrar todos os formandos com o nome Ana bastaria escrever o nome no campo Nome; 37

38 Se quisermos procurar dois nomes diferentes basta escrever um nome no campo respectivo, pressionar o botão e escrever o outro nome no campo respectivo; Podemos também efectuar pesquisas de dados relacionados, por exemplo quem tem o nome Ana e o código postal Após o preenchimento das opções desejadas basta escolher o botão (Apply Filter) da barra de menus; Para cancelar a filtragem de dados basta carregar no botão (Remove Filter). Alteração dos formulários no modo de estrutura (Design) Para alterar um formulário na vista de estrutura temos que selecciona-lo na janela de base de dados e depois pressionar o botão irá surgir a seguinte janela:. Após esta acção Mover ou redimensionar objectos 38

39 Para modificar um objecto de um formulário basta seguir os seguintes passos: Abrir o formulário na vista de estrutura; Seleccionar o objecto que pretendemos modificar; Para movimentar o objecto basta colocar o cursor do rato no canto superior esquerdo do objecto e depois, deixando o botão esquerdo do rato pressionado, arrastar o objecto; Para redimensionar o objecto basta colocar e arrastar o ponteiro do rato num qualquer limitador do objecto. Formatação dos objectos Os objectos de um formulário podem ser formatados ao nosso gosto, bastando para isso utilizar a barra de ferramentas de formatação, que surge automaticamente quando abrimos um formulário na vista de estrutura. 39

40 Para formatar o objecto basta seleccionar o mesmo e depois escolher as opções que desejamos da barra de formatação. Por exemplo: Algumas propriedades dos objectos. Os objectos do Access que estão inseridos nos formulários têm algumas propriedades características. Para acedermos às mesmas basta escolher o objecto a opção Properties. Podemos escolher estas opções através do menu de atalhos (botão direito do rato) ou através do menu View, Properties. Nas imagens acima podemos ver duas representações da janela de propriedades de um objecto. A primeira janela Format contém todas as formatações possíveis de 40

41 aplicar ao referido objecto. A segunda janela tem a opção Data ou dados, que permite ao utilizador configurar as seguintes opções: Objectos da caixa de ferramentas Como já foi indicado, quando estamos a trabalhar na estrutura de um formulário, surge uma caixa de ferramentas no ecrã. Esta caixa é utilizada para criar objectos de raiz no nosso formulário. Na tabela seguinte vamos explicar quais os objectivos de cada um destes objectos: 41

42 Todas estas opções permitem-nos elaborar formulários de uma forma totalmente manual. Esta opção é normalmente utilizada para criar o menu principal de uma base de dados, ou seja, um menu que contém todas as ligações para qualquer objecto da base de dados. Para criar uma ligação a outro objecto de uma base de dados basta seguir os seguintes passos: 42

43 43

44 Apenas como teste realizamos um botão que irá abrir o formulário formandos, num formulário vazio. Este será o resultado final na vista Form View: Para remover os selectores de registos e a barra de navegação, que neste caso não vai ser necessária, teremos que aceder às propriedades do formulário: O resultado será este: Finalmente se quisermos acrescentar um título ao nosso formulário teremos que escolher a opção legenda da caixa de ferramentas e formatar ao nosso gosto, por exemplo de forma a obter o seguinte: 44

45 Poderemos acrescentar os objectos que quisermos, de forma a obtermos as ligações a todos os objectos que necessitarmos. Gravar um formulário Após a criação de um formulário em Design View ou da alteração de um mesmo, teremos que guardá-lo de uma das seguintes formas: Utilizando a opção File, Save da barra de menus; Utilizando o botão Save da barra de ferramentas; Fechando o formulário e respondendo Yes na opção Save Form. 45

46 Tipos de consulta As consultas são os objectos do Access que nos permitem a selecção e tratamento da informação que se encontra numa tabela. É através das consultas que podemos verificar as informações que estão ligadas em tabelas diferentes de um determinado formando, como por exemplo a ficha do formando conjuntamente com as notas do mesmo. Podemos também efectuar cálculos sobre a informação que está contida numa tabela, assim como modificar dados dentro de uma tabela etc Existem três tipos de consulta, os quais passamos a descrever: Selecção As consultas de selecção são as mais utilizadas. São elas que nos permitem filtrar a informação que pretendemos de uma tabela, por exemplo escolher todos os formandos que habitam na área de Lisboa. Campos Calculados Este tipo de consultas permite-nos elaborar cálculos a partir dos campos contidos numa tabela ou consulta. Como são consultas que permitem elaborar cálculos apenas podemos utilizar as mesmas quando, nos objectos de origem, temos dados do tipo número. Acção Este tipo de consultas permitem-nos elaborar ou alterar tabelas da nossa base de dados. São utilizadas por exemplo para actualizar campos, para criar tabelas a partir de outras ou para eliminar registos que já não nos interessem. Parâmetros Este tipo de consultas não é novo, mas sim uma forma de utilização dos tipos de consultas acima descritos. As consultas por parâmetros permitem criar qualquer uma das consultas acima descritas, mas com critérios definidos na altura da execução da mesma. 46

47 Criação de Consultas Para criar uma consulta deveremos sempre utilizar o modo de estrutura. Para criar uma consulta, deveremos efectuar aos seguintes passos: Na janela da base de dados escolher a opção consultas (Query); Escolher a opção Novo (New) na janela de base de dados; Após efectuarmos estas operações surge a seguinte janela: Nesta janela apenas temos que escolher quais as tabelas ou consultas a incluir na mesma; Finalmente surge a janela na qual podemos efectuar a consulta. 47

48 Como podemos observar nesta janela, surgiram no ecrã uma nova barra de ferramentas e um menu chamado Query. O próximo passo será acrescentar os campos a utilizar na consulta. Essa acção poderá ser efectuada de duas formas: Efectuando dois cliques do rato nos campos que desejamos, na área onde estão representadas as tabelas a utilizar; Seleccionando o campo (Field) na área dos parâmetros da consulta, como podemos observar na figura da esquerda. 48

49 Depois de escolhermos todos os campos que desejamos teremos que aplicar um critério ou uma ordenação: Como podemos observar na consulta acima, efectuamos a pesquisa de todos os formandos com o telefone 21* (começa com 21), ordenados por ordem alfabética. No campo Nome a opção Sort (Ordenar) está como ascendente. Para obtermos o resultado da consulta teríamos que escolher a opção executar ( ), de forma a obtermos a tabela com os resultados Se pretendermos obter uma consulta por parâmetros bastaria efectuar a seguinte alteração: 49

50 No campo telefone colocamos uma questão entre parêntesis recto. Quando executamos a consulta ela irá perguntar o critério para este campo. Se quisermos uma consulta que efectue um cálculo poderemos elaborá-la da seguinte forma: 1. Na barra de ferramentas das consultas escolher o botão ; 2. Para além de escolher os campos também teremos que escolher as operações a efectuar: 3. Neste caso escolhe a opção Avg (média); 4. De seguida basta executar a consulta para obtermos os resultados: As operações que podemos utilizar são as seguintes: 50

51 Depois dos passos acima mencionados só precisamos de gravar a nossa consulta. Para isso basta clicar no botão respectiva consulta. e dar o nome que desejamos à Modo consulta Folha de Dados Depois de executarmos uma consulta, a mesma irá surgir no ecrã no formato de folha de dados. Este formato permite-nos ordenar e filtrar os dados conforme efectuávamos nas tabelas. Ordenação de dados Efectuar a ordenação dos dados de uma consulta pode ser obtido de duas formas: a primeira, que já vimos nas páginas anteriores, obtém-se escolhendo a opção Sort nos parâmetros da consulta, a segunda elabora-se da seguinte forma: Elaborar e executar a consulta; Clicar no nome do campo, de modo a seleccionar a coluna: 51

52 Escolher uma das opções de ordenação na barra de ferramentas ( ). Neste exemplo escolhemos a ordenação de A para Z. 52

53 Outros tipos de consultas Consultas de Acção As consultas de acção são utilizadas para conseguir efectuar alterações na nossa base de dados. Essas alterações podem acrescentar, eliminar ou modificar objectos. Podemos criar consultas de acção de diversos tipos. Para escolher o tipo de consulta teremos que utilizar o menu Query ou então o botão ( ) da barra de ferramentas. Os tipos de consultas que podemos criar são os seguintes: Para criar qualquer consulta de acção basta criar a consulta de selecção com os dados que pretendemos. A partir da mesma, escolhemos qual a acção que pretendemos e executamo-la. Como exemplo vamos criar uma tabela apenas com os formandos do Porto. 1º Passo Escolher as tabelas que nos interessam Neste caso vamos necessitar de duas tabelas a Formandos e a Código Postal 2º Passo Escolher os campos que necessitamos 53

54 Por qualquer dos métodos já mencionados devemos obter o seguinte: 3º Passo Aplicar o critério Vamos então indicar que a localidade dos formandos é Porto. 4º Passo Escolher o tipo de consulta Vamos então indicar que esta consulta será do tipo Make-Table. 5º Passo Escolher o nome da nova tabela Assim que escolhemos que a nossa consulta é do tipo criar tabela, o Access vai pedir ao utilizador para indicar qual a nova tabela e o seu local. 54

55 6º Passo Executar a consulta Agora só falta executar a consulta. Assim que a executamos o Access indica-nos que vai criar uma tabela nova e pede a seguinte confirmação. Finalmente deveremos verificar se na janela de base de dados, nos objectos Tables, já existe a nova tabela. Consultas de referência cruzada (CrossTab) As consultas de referência cruzada são utilizadas para efectuar o cruzamento de dados de um ou mais campos, como por exemplo: Na nossa base de dados existe uma tabela que contém os dados das faltas dos formandos: 55

56 Como podemos verificar existem diversos formandos que faltaram mais que uma vez por mês. Vamos então elaborar uma consulta de referência cruzada para melhor analisar as faltas dos mesmos: 1º Passo Escolher as tabelas a utilizar Vamos então escolher as tabelas Formandos e Faltas. 2º Passo Escolher os campos a utilizar Vamos então escolher os campos Nome, Mês e Falta. 3º Passo Escolher o tipo de consulta Agora vamos indicar que a nossa consulta vai ser do tipo CrossTab: 4º Passo Indicar quais vão ser os rótulos 56

57 Neste momento teremos que indicar quais são os campos de valor (Value), de rótulo de coluna (Colum heading) e de rótulo de linha (Row heading). Também teremos que indicar que operação iremos realizar com os valores. No nosso caso o valor de faltas irá ser somado. A nossa consulta deverá ter os seguintes parâmetros: 5º Passo Executar a consulta Após a execução da consulta o resultado final deverá ser o seguinte: 57

58 Tipos de relatório Os relatórios são os objectos do Access que nos permitem imprimir ou visualizar a informação que está contida nas tabelas ou nas consultas. Existem vários tipos de relatórios os quais passamos a descrever: Colunas (Columnar) Permite a visualização dos dados através do agrupamento dos dados em secções, em que cada secção da folha equivale a um registo. Na imagem do lado podemos observar um relatório deste tipo. Tabelas (Tabular) Permite a visualização dos nossos dados em linha, em que cada linha irá corresponder a um registo, como podemos observar na imagem seguinte: 58

59 Justificado (Justified) Permite a visualização dos dados em caixas de informação, em que cada caixa corresponde a um registo. Este tipo de relatório é muito semelhante ao columnar, sendo a única diferença o aspecto final do mesmo. Na direita podemos observar um relatório deste tipo. Gráficos (Chart) Este tipo de relatório cria um gráfico a partir de uma tabela ou consulta. Neste caso utilizamos os dados contidos na consulta de referência cruzada, que criámos anteriormente e criamos um gráfico das faltas dos formandos em Janeiro. 59

60 Etiquetas (Label) Permite a criação de formulários de etiquetas, que poderemos utilizar quando quisermos efectuar o envio de algum documento (carta por exemplo) para os contactos que estão introduzidos na nossa base de dados. Criação de um relatório Quando pretendemos criar um relatório devemos criar o mesmo através do assistente, pois esta é a forma mais simples de o fazer. Assim temos os seguintes passos: 60

61 61

62 Agora basta escolher um nome para o nosso relatório e confirmar o que fizemos pressionando no botão Finish. 62

63 A criação de relatórios de gráficos e etiquetas é feita da mesma forma apenas diferindo nas áreas específicas dos formulários ou das etiquetas. Para criar um gráfico temos que ter em atenção que os campos representados no mesmo terão que ser do tipo número. Os passos para a criação de um relatório de gráfico são os seguintes: Na opção de criação de relatórios escolher Chart Wizard; Escolher que campos irão fazer parte do gráfico; Escolher o tipo de gráfico; 63

64 Escolher os eixos do gráfico A escolha dos campos é efectuada através do arrastamento do campo para o respectivo eixo. Seguidamente basta confirmar as opções do relatório e escolher a opção Finish. 64

65 Para criar um relatório de etiquetas, os passos são os seguintes: Escolher a opção Label Wizard; Escolher a tabela/consulta a utilizar; Escolher a marca e o tipo de etiquetas que vamos utilizar; Escolher os tipos de letra a utilizar; Criar um protótipo da etiqueta; 65

66 Escolher a ordem de impressão das etiquetas; Escolher o nome do relatório e finalizar o assistente. 66

67 Pré-visualização de um relatório Antes de imprimir qualquer relatório devemos sempre pré-visualizar o mesmo no ecrã, de modo a podermos efectuar qualquer alteração. Para pré-visualizar um relatório teremos que seleccioná-lo na janela de base de dados e abrir o mesmo. É na fase da pré visualização que podemos definir as propriedades da impressão, como por exemplo a impressora a utilizar, etc. Alteração de relatório na vista de estrutura Podemos também efectuar as alterações que quisermos ao nosso relatório através da vista de estrutura. Para isso basta, na janela de base de dados, seleccioná-lo e clicar na opção Design. 67

68 Como podemos observar pela imagem anterior esta opção é igual à dos formulários pelo que, se quisermos editar qualquer um dos objectos, as acções a efectuar são as mesmas. Mover ou redimensionar objectos Efectua-se da mesma forma que nos formulários. Se quisermos mover um campo basta clicar e arrastar o limite de movimentação: Se quisermos redimensionar um objecto basta utilizar os limites de redimensionamento: Formatação de campos 68

69 Para formatar um campo basta seleccioná-lo e utilizar a barra de ferramentas, ou então as propriedades do campo, como já tínhamos observado nos formulários. Propriedades dos objectos Como já tínhamos observado nos formulários podemos também utilizar as propriedades dos objectos para efectuar modificações ao nível das formatações e dos dados incluídos em cada campo. Guardar um relatório Para guardar um relatório, no qual estamos a trabalhar na vista de estrutura basta seleccionar o botão que se encontra na barra de ferramentas. 69

70 Criação de Macros Noção de Macro Como já tínhamos observado no MS-Word e no MS-Excel, existe uma ferramenta que se chama macro, que tem como principal objectivo a automatização de tarefas repetitivas. O Access também permite a criação de macros, mas de uma forma um pouco diferente das outras aplicações. As macros em Access são criadas através de um construtor de macros, enquanto que nas outras aplicações as mesmas eram criadas através da gravação das acções do utilizador. Criação de uma Macro Para criar uma macro em Access devemos recorrer à janela de base de dados e escolher a opção Macro e de seguida na opção New. Após estas acções surge a seguinte janela: Se pretendermos colocar condições à execução de alguma parte da Macro, podemos fazê-lo, escolhendo a opção terá este aspecto: da barra de menus. Assim a janela de macros 70

71 A condição poderá ser criada pelo construtor de expressões: Para construir uma expressão basta escolher os objectos ou a função que queremos e compará-la com outra ou com outro valor. Por exemplo: Forms![Formandos]![Nome] = "Ana Albertina" 71

72 A expressão acima testa se no campo nome do formulário está o registo Ana Albertina. Se não quisermos nenhuma condição na macro basta clicar outra vez no botão Para criar a Macro em si teremos que escolher que acções que vamos realizar. Para isso vamos abrir o menu Actions na linha respectiva e escolher as acções que queremos utilizar. As opções mais importantes são as seguintes: Após a escolha da acção devemos configurar os parâmetros da mesma. Por exemplo, vamos criar uma acção que abra a tabela Formandos na vista de folha de dados (Datasheet). 72

73 Podemos criar as acções que desejarmos e as mesmas serão executadas na sequência em que foram criadas. Por exemplo, vamos criar uma macro que apresente uma mensagem de boas vindas e abra o formulário Formandos. Irá surgir a caixa de mensagem que criámos. Depois de pressionarmos OK e a macro irá abrir o formulário Formandos. 73

74 Como criámos a nossa macro com o nome autoexec ela irá ter uma propriedade muito interessante. Uma Macro guardada com o nome autoexec vai ser executada assim que abrirmos a base dados. Formas de execução de uma Macro As macros podem ser executadas de diversas formas: Na abertura da base de dados (se a mesma se chamar autoexec); Através da janela de base de dados, escolhendo a macro e executando a acção da mesma; Através de um botão de comando num formulário; Através de um evento de um objecto (acessível nas propriedades dos objectos nos formulários.) 74

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