Índice. Microsoft Access 2000

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1 Índice 1. Introdução Tabela Consulta Formulário Modo Formulário Modo Estrutura Relatório Macros Módulo Banco de Dados Tabelas Como Nova Tabela Com a opção Assistente de Tabelas Chave Primária Propriedades das Tabelas Propriedades de Campo Propriedades de Tabela Propriedades de Pesquisa Relacionamento entre Tabelas Relacionamento Um para Vários Relacionamento Um para Um Relacionamento com Integridade Referencial Filtrando Dados de uma Tabela Consultas Criando uma Consulta Criando Campos Calculados em Consultas Consultas Parâmetros Cálculos e Agrupamentos de Totais em Consultas Consultas Ação Consulta Criação de Tabela Geração de Relatórios Auto Relatório Assistente de Relatório Formulários AutoFormulário Assistente de Formulários Formulários e Subformulários Criação de Controles em Formulários Controles Vinculados Controle Não-Vinculado Botão de Opção, Botão Alternar e Caixa de Verificação Grupo de Opção Caixa de Listagem e Caixa de Combinação Caixa de Listagem Caixa de Combinação Figuras e Objetos em Formulários Adicionando Figura Não Acoplada Adicionando Objeto Acoplado Formulário de Inicialização...63 José A. Cancela Pag. 1 de 64

2 Microsoft Access Introdução O Microsoft Access é um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional e interativo para o ambiente Windows. Relacional, pois os dados são armazenados em diferentes tabelas, cada uma com um tipo de informação. Estas tabelas podem ser relacionadas através de um campo comum a elas para que se possa usar as informações de várias destas tabelas ao mesmo tempo. Veremos que este recurso é fundamental na construção de consultas e relatórios. Interativo, pois permite consultas a várias tabelas em uma única consulta e apresenta as alterações à medida que são introduzidas. Um banco de dados do Access é constituído de um conjunto de arquivos e não simplesmente de uma tabela de dados. Ao criar um banco de dados novo, ou ao abrir um existente, veremos as seguintes opções de arquivos na janela Banco de Dados (Fig. 1.a): 1. Tabela 3. Formulário 5. Macro 2. Consulta 4. Relatório 6. Módulo Fig. 1.a - Janela Banco de Dados José A. Cancela Pag. 2 de 64

3 1.1 Tabela As tabelas são os principais objetos dos bancos de dados. É nas tabelas que se encontram armazenadas todas as informações. Os dados armazenados nas tabelas são organizados em registros e campos. Se tomarmos como exemplo o arquivo de filmes de uma videolocadora, podemos dizer que temos um registro para cada filme e que cada registro contém vários campos, com nome do filme, código do filme, categoria, etc. Uma tabela pode ser visualizada de dois modos: 1. Modo Folha de Dados 2. Modo Estrutura da Tabela. No Modo Folha de Dados os dados são exibidos na forma de planilha, com linhas correspondendo a registros e colunas correspondendo a campos, conforme Fig.1.1.a. Neste modo de exibição podemos acrescentar novos registros a tabela e alterar ou excluir registros existentes. No Modo Estrutura da Tabela podemos alterar a estrutura da tabela, acrescentando ou excluindo campos ou modificando o tipo de dados da tabela. Fig. 1.1.a - Modo Folha de Dados da Tabela Fig. 1.1.b - Modo Estrutura da Tabela José A. Cancela Pag. 3 de 64

4 1.2 Consulta A Consulta é a maneira de fazer perguntas ao Access a respeito dos dados armazenados nas tabelas. Com consultas podemos saber, por exemplo, quais os funcionários de uma empresa que moram em determinado bairro, qual o produto mais vendido em determinado estado em determinado mês, etc. Para acessar a opção Consulta de um banco de dados, basta clickar na pasta Consulta da Janela Banco de Dados (Fig.1.a). Uma Consulta pode ser exibida de dois modos 1. Modo Folha de Dados 2. Modo Estrutura da Tabela. No Modo Estrutura a consulta é apresentada em uma janela composta de dois painéis. Na parte superior da janela são mostrados os arquivos e/ou consultas nos quais vamos realizar a pesquisa. Na parte inferior, chamada Grade QBE, são mostrados os campos que serão exibidos, como serão classificados, as regras de seleção, etc. (Fig.1.2.a) No Modo Folha de Dados é apresentado o resultado da consulta feita (Fig.1.2.b). Fig. 1.2.b Fig. 1.2.a GRADE QBE José A. Cancela Pag. 4 de 64

5 1.3 Formulário Os Formulários do Access facilitam a tarefa de inclusão e modificação das informações do banco de dados, além de permitirem a automação de tarefas rotineiras, acusar erros na entrada de dados, apresentar mensagens de validação de dados, efetuar cálculos e emitir relatórios. Os Formulários podem ser visualizados de três modos: Modo Formulário Modo Estrutura Modo Folha de Dados Modo Formulário Modo Formulário é a visualização da forma como o Formulário é realmente utilizado, com as informações apresentadas de forma visual prática e funcional (Fig.1.3.a.). Fig. 1.3.a - Modo Formulário Modo Estrutura O Modo Estrutura mostra a forma como o formulário foi construído, com as cores empregadas, linhas, controles, origem dos dados, etc. Este modo permite fazer alterações, acréscimo ou exclusão de informações. (Fig.1.3.b). José A. Cancela Pag. 5 de 64

6 Fig. 1.3.b - Modo Estrutura do Formulário José A. Cancela Pag. 6 de 64

7 1.4 Relatório Os relatórios são saídas via impressora, que podem ser visualizados na tela antes da impressão, para verificar se estão de acordo com o planejado ou se necessitam alterações alterações. Os relatórios podem ser apresentados de dois modos: a) Modo Visualizar Impressão b) Modo Estrutura de Relatório No Modo Visualizar Impressão é mostrado o relatório exatamente como será impresso.(fig.1.4.a). Fig. 1.4.a. - Modo Visualizar Impressão de Relatório No Modo Estrutura de Relatório é mostrado na forma como foi construído no construtor de relatório, com todos os dados, totais, cores, posições, etc. O relatório pode ser sempre alterado, com acréscimo, alteração e exclusão deste componentes, neste modo de apresentação.(fig.1.4.b) Fig. 1.4.b - Modo Estrutura de Relatório José A. Cancela Pag. 7 de 64

8 1.5 Macros As Macros são recursos do Access que tem a finalidade de realizar a automação de tarefas rotineiras e repetitivas. Considere, por exemplo, a tarefa de, diariamente, abrir vários arquivos e emitir vários relatórios. Embora esta tarefa possa ser feita manualmente, seria muito mais produtivo se isto pudesse ser feito automaticamente, bastando clickar um botão de um formulário. Esta é a função das macros. (Fig. 1.5.a). Fig. 1.5.b. - Exemplo de Macro. José A. Cancela Pag. 8 de 64

9 1.6 Módulo Uma das partes mais interessantes do banco de dados é a programada, isto é, o uso de uma linguagem de programação para execução de tarefas. Uma linguagem de programação é um conjunto de instruções, cada qual correspondendo a uma tarefa, que é executada pelo computador. A linguagem de programação utilizada pelo Access é o Visual Basic, uma evolução do tradicional Basic. Um Módulo (Fig.1.6) é uma coleção de declarações e procedimentos do Visual Basic para aplicativos armazenados conjuntamente, formando uma unidade. Existem dois tipos básicos de módulos: módulos classe e módulos padrão. Cada procedimento em um módulo pode ser um procedimento Function ou um procedimento Sub. Módulos Classe Módulos de formulário e de relatório são módulos classe que estão associados a um determinado formulário ou relatório. Os módulos de formulário e relatório freqüentemente contêm procedimentos de evento que são executados em resposta a um evento no formulário ou relatório. Você pode utilizar procedimentos de evento para controlar o comportamento dos seus formulários e relatórios, e sua resposta às ações do usuário, como clicar o mouse sobre um botão de comando. Módulos Padrão Os módulos padrão contêm procedimentos de uso geral que não estão associados a nenhum outro objeto e procedimentos utilizados com freqüência, que podem ser executados a partir de qualquer lugar do seu banco de dados. Fig. 1.6.a - Exemplo de Módulo José A. Cancela Pag. 9 de 64

10 2. Banco de Dados A primeira tarefa no desenvolvimento de um sistema é a criação do banco de dados, pois será a partir dele que se criarão as Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macro e os Módulos. Objetivo: Criar o banco de dados TRAB1, no disco de trabalho. Para isto, proceda da seguinte forma: Selecione Arquivo - Novo. Quando aparecer a caixa de diálogo Novo selecione o ícone Banco de Dados e click OK. Na janela Novo Arquivo de Banco de Dados, selecione na caixa Salvar em o drive onde está o diskette e na caixa Nome do arquivo escreva TRAB1, conforme Fig.2.a. Click o botão Criar. Aparecerá a janela do banco de dados TRAB1 (Fig.2.b). Está criado o banco de dados. Pode-se partir agora para a criação das Tabelas. Fig. 2.a Fig. 2.b José A. Cancela Pag. 10 de 64

11 3. Tabelas O primeiro passo na criação de uma tabela é determinar a quantidade de campos que ela conterá e o tipo de dados que cada um armazenará. Pode-se criar uma nova tabela de duas maneiras distintas: Como Nova Tabela e com o Assistente de Tabela. Como Nova Tabela, criamos uma tabela inteiramente nova, especificando campo a campo, com as respectivas propriedades. Esta é o modo mais recomendado para iniciantes. Com Assistente de Tabela, partimos de uma tabela existente, similar a que desejamos criar, e fazemos as devidas alterações. Este método só é recomendado para aqueles que já tem certo conhecimento de Assistente de Tabela, caso contrário tende a ser mais demorado e mais sujeito a erros que o modo anterior. 3.1 Como Nova Tabela. Objetivo: Criar a tabela NOMES para armazenar as informações constantes da Fig.3.1.a, referentes aos alunos de uma instituição de ensino. MATRICULA NOME SOBRENOME NASCIMENTO ENDEREÇO CEP ADMISSÃO QUI001 ALINE MACHADO 29/09/82 RUA DOS SALGUEIROS, /06/94 MEC001 ANTÔNIO DE CASTRO 24/05/82 RUA DOS LOUROS, /05/94 FIS001 CARLOS CARVALHO 18/04/82 RUA DAS CAMÉLIAS, /03/94 LET001 DIEGO SILVEIRA 23/04/83 RUA DAS PALMAS, /04/94 MAT002 DOLORES LAGO 21/03/83 RUA DOS CEDROS, /04/94 MAT001 FERNANDA MONTES 15/02/82 RUA DAS SAMAMBAIAS, /04/94 MAT004 MANOEL GARCIA 07/01/83 RUA DOS CIPESTRES, /05/94 BIO002 MARIA DE SOUZA 23/03/82 RUA DAS ROSAS, /03/94 QUI002 NATALIA OLIVEIRA 14/04/83 RUA DOS VINHEDOS, /06/94 MAT003 NILSARA FONSECA 05/05/83 RUA DOS PINHEIROS, /04/94 MEC003 PAULO CAMPELO 16/06/83 RUA DOS CARVALHOS, /05/94 MEC002 PEDRO NOGUEIRA 14/11/83 RUA DAS BROMÉLIAS, /05/94 FIS007 RAFAEL NETO 05/04/82 RUA DOS LÍRIOS, /03/94 BIO001 RAQUEL SALGUEIRO 15/05/83 RUA DAS ACÁCIAS, /03/94 FIS002 RODRIGO PEREIRA 19/02/83 RUA DAS ORTÊNCIAS, /03/94 Fig. 3.1.a. Para isto, proceda da seguinte forma: Abra o banco de dados TRAB1, armazenado no disco de trabalho. Selecione a pasta Tabela e click o botão Novo. Aparecerá a Caixa de Diálogo Nova Tabela (Fig.3.1.b). Selecione Modo Estrutura e click o botão OK. José A. Cancela Pag. 11 de 64

12 Aparecerá a janela com uma tabela no Modo Estrutura da Tabela (Fig.3.1.c), a partir da qual construiremos a tabela NOMES. Fig. 3.1.b Esta estrutura apresenta três colunas distintas: 1) Nome do campo: será preenchido com o nome do campo que conterá as informações. 2) Tipo de dados: Deverá se digitar, entre as opções disponíveis, o tipo de dado que será armazenado neste campo. Para acessar os tipos disponíveis, basta um click na respectiva célula, que aparecerá a lista abaixo: a) Número b) Texto c) Memorando d) Data/Hora Fig. 3.1.c e) Moeda f) Auto-Numeração g) Sim/Não h) Objeto OLE 3) Descrição: Este campo destina-se a anotações julgadas necessários pelo usuário a respeito dos dados. O preenchimento deste campo não é obrigatório. Preencha a estrutura da tabela conforme abaixo: José A. Cancela Pag. 12 de 64

13 Nome do campo: MATRÍCULA Tipo de dados: TEXTO Descrição: Matrícula do aluno Propriedade Tamanho do campo : 6 Nome do campo: NOME Tipo de dados: TEXTO Descrição: Nome do aluno Propriedade Tamanho do campo : 15 Nome do campo: SOBRENOME Tipo de dados: TEXTO Descrição: Sobrenome. Propriedade Tamanho do campo : 20 Nome do campo: NASCIMENTO Tipo de dados: DATA Descrição: Data de nascimento Nome do campo: ENDEREÇO Tipo de dados: TEXTO Descrição: Endereço do aluno Propriedade Tamanho do campo : 50 Nome do campo: CEP Tipo de dados: TEXTO Descrição: Código postal Propriedade Tamanho do campo : 10 Nome do campo: ADMISSÃO Tipo de dados: DATA Descrição: Data de admissão Uma vez criada, a tabela deve ser salva. Para isto, proceda da seguinte forma: Selecione na barra de menus Arquivo - Salvar como Preencha a janela Salvar Como conforme a Fig.3.1.d. e depois click OK Aparecerá a mensagem solicitando chave primária. Responda Não, pois veremos este ítem mais adiante. Fig. 3.1.d. Está criada a estrutura da tabela, faltando agora entrar com os dados. Para isto, devemos mudar do Modo Estrutura da Tabela para o Modo Folha de Dados da Tabela. Para isto, use o botão da Fig.3.1.e. Para digitar os dados da tabela proceda da seguinte Fig. 3.1.e. forma: Dê um click no botão Modo Folha de Dados (Fig. 3.1.e) para mudar para este modo. Digite os dados da tabela, mostrados na Fig. 3.1.a. Uma vez terminada a digitação, a tabela estará como na Fig.3.1.f. Pode-se então salvar os dados e fechar a tabela. Para isto, proceda da seguinte forma Selecione na barra de menus Arquivo - Salvar Selecione Arquivo - Fechar. José A. Cancela Pag. 13 de 64

14 Fig. 3.1.f José A. Cancela Pag. 14 de 64

15 3.2 Com a opção Assistente de Tabelas. Como explicado anteriormente, podemos construir tabelas construindo toda a estrutura, como fizemos com a tabela NOMES, ou usando a estrutura de tabelas existentes para construir novas tabelas. O Assistente de Tabela nos permite criar tabelas pela segundo método, como veremos a seguir. Objetivo: Criar a tabela AGENDA, a partir da tabela ESTUDANTES, constante da lista Tabelas Exemplo., usando o Assistente de Tabela. Esta tabela deverá conter os seguintes campos: 1. Código 4. Sobrenome 2. Nome 5. Endereço 3. Nome do meio Para isto, proceda conforme abaixo: Abra o banco de dados TRAB1. Na janela Banco de Dados selecione Tabela e click o botão Novo. Na janela Nova Tabela click o botão Assistente de Tabela e depois OK. Aparecerá a janela Assistente de Tabela, com a relação de tabelas típicas disponíveis, a partir das quais podemos construir novas tabelas (Fig. 3.2.a). Na lista de tabelas exemplo selecione Estudantes e selecione os campos conforme a coluna Campos da nova tabela da Fig.3.2.a. Click o botão Avançar. À pergunta Como deseja chamar sua tabela? escolha AGENDA. Com a opção Sim, defina a chave primária para mim selecionada, escolha Avançar Na janela Minha nova tabela Agenda é deixe a opção Não relacionada a Nomes e Fig. 3.2.a José A. Cancela Pag. 15 de 64

16 escolha Avançar Com a opção Entre dados diretamente na tabela selecionada, acione o botão Concluir. Abre-se a tabela Agenda no Modo Folha de Dados, restando agora digitar as informações. A digitação de dados é idêntica ao exercício anterior e como esta tabela não será utilizada novamente, não é necessário digitar os dados. Assim sendo, feche a tabela selecionando: Arquivo - Fechar. José A. Cancela Pag. 16 de 64

17 3.3 Chave Primária Você se lembra que quando criamos a tabela NOMES nos era perguntado, durante a salvamento da mesma, pela Chave Primária e que nós não nos detivemos nesse assunto. É chegado o momento de tratar dele. Um item importantíssimo na criação de uma tabela é a definição da Chave Primária. É recomendável que toda tabela tenha uma Chave Primária definida, pois isto permite ao Access funcionar com maior rapidez e eficiência. Ao definirmos um campo de uma tabela como chave primária, estaremos garantindo que os valores nele constantes serão únicos, não se repetindo nunca. Se durante a entrada de dados tentarmos adicionar ao campo definido como chave primária valores que já existam, estes serão recusados. Campos que contenham valores como número de CPF, contas bancárias, carteira de identidade ou códigos devem ser definidos como chave primária, uma vez que estes valores devem ser únicos. Já campos com nome de pessoas, ruas, estados ou países não devem ser definidos como tal, por razões óbvias. Objetivo: Acrescentar Chave Primária ao campo Matrícula da tabela Nomes do arquivo TRAB1. A razão da escolha deste campo como chave primária deve-se ao próprio conceito desta dado. O número da matrícula deve ser exclusivo de cada aluno, não se admitindo repetições no seu valor. Para isto, proceda da seguinte forma: Abra a tabela Nomes no Modo Estrutura Selecione a linha do campo Matrícula. Fig. 3.3.a Selecione Editar - Chave Primária ou, simplesmente, click o ícone Chave Primária.(Fig.3.3.a) Salve as alterações selecionando Arquivo - Salvar. Uma vez definida a chave primária em um campo, pode-se exclui-la a qualquer momento, caso se deseje alterar a estrutura ou a natureza dos dados. Para excluir a chave primária de um campo, proceda conforme abaixo: Abra a tabela no Modo Estrutura. Selecione o campo que contém a chave primária Click o ícone Chave Primária.(Fig.3.3.a) José A. Cancela Pag. 17 de 64

18 3.4 Propriedades das Tabelas As propriedades determinam o comportamento de um campo de uma tabela (Propriedades de Campo) ou da tabela como um todo (Propriedades de Tabela). Propriedades de Campo Determinam, entre outras coisas, a quantidade máxima de dados de uma campo, a forma como eles serão exibidos, valores padrão, etc. Propriedades de Tabela Guardam informações sobre a tabela, como por exemplo, a que banco de dados pertence, relações entre dois campos da mesma, etc Propriedades de Campo Nas tabelas que construímos até o momento nos preocupamos apenas com a parte de cima da tabela no modo estrutura. Temos agora que nos ocupar da parte inferior, onde aparece a lista de propriedades do campo selecionado (Fig.3.4.a). Cada tipo de campo contém uma lista de Propriedades de Campo, mostradas nas Fig.3.4.b a Fig.3.4.i. Fig. 3.4.a José A. Cancela Pag. 18 de 64

19 Fig. 3.4.b -Texto Fig. 3.4.c - Memorando Fig. 3.4.d - Número Fig. 3.4.e - Data/Hora Fig. 3.4.f - Moeda Fig. 3.4.g - Auto-Numeração Fig. 3.4.h - Sim/Não Fig. 3.4.i - Objeto OLE As Propriedades de Campo afetam apenas o campo selecionado, podendo assim estabelecer-se propriedades diferentes para diferentes campos. Para visualizar as propriedades de campo, deve-se abrir a tabela no Modo Estrutura e selecionar o campo desejado. As propriedades deste campo aparecerão na parte inferior da janela, conforme Fig.3.4.a. José A. Cancela Pag. 19 de 64

20 Abaixo segue uma descrição sucinta destas propriedades. a) Tamanho do Campo: Esta propriedade aplica-se a campos do tipo Texto e Número (inclusive Auto- Numeração). Quando lidamos com campo Texto, o tamanho do campo corresponde à quantidade de caracteres que podemos digitar neste campo. Se nenhum valor for especificado nesta propriedade, o Access assumirá o tamanho 50. Por esta razão, devemos sempre especificar o tamanho do campo no menor valor possível, pois sempre será possível alterá-lo caso se torne necessário. Em se tratando de campo Número, aparecerá na coluna Tipo de Dados um botão com seta para baixo que abre uma caixa de listagem com as seguintes alternativas: byte, inteiro, inteiro longo, simples e duplo. A tabela abaixo mostra a faixa de valores que podem ser armazenados nestes tipos de campos numéricos, bem como o respectivo tamanho de memória necessária para o armazenamento. Definição Gama de valores Memória Byte de 0 a +255 (inteiros) 1 byte Inteiro de a (inteiros) 2 Inteiro longo de a (inteiros) 4 Simples de +3,402823E38 (precisão de 6 dígitos) a 4 Dupla de - a + 1, E308 (precisão de 10 dígitos) 8 b) Legenda Esta propriedade aparece na lista de propriedades de todos os tipos de campo. O texto que for digitado para esta propriedade aparecerá como título deste campo no modo Folha de Dados da tabela, bem como nas consultas e formulários baseados nela. Caso não seja especificada uma legenda, o nome do campo será usado como título, razão pela qual costuma-se deixar esta propriedade em branco. c) Formato Esta propriedade determina a forma como os dados serão exibidos, porém não altera a forma como estão armazenados. O Access oferece opção de formato para campos do tipo Numérico, Moeda e Data/Hora. Para acessar as opções de formato, click no botão Caixa de Listagem que aparece na propriedade Formato. d) Casas Decimais. Esta propriedade aplica-se somente a campos do tipo Numérico e serve para José A. Cancela Pag. 20 de 64

21 especificar o número de casas decimais com que os números serão apresentados. Para especificar este valor, click no botão Caixa de Listagem que aparece nesta propriedade. e) Valor Padrão. Esta propriedade não se aplica aos campos tipo Auto-Numeração e Objeto OLE. Nos demais tipos de campo, o Valor Padrão é o valor que será colocado no campo caso não se digite nada e se tecle Enter. Esta propriedade é de grande utilidade durante a digitação de dados, principalmente quando a maioria dos registros tem o mesmo valor em um campo. f) Máscara de Entrada. Esta propriedade se aplica a campos do tipo Texto e Data/Hora. É útil na digitação de valores de CEP s, números de telefone, fax, datas, etc. Com uma máscara de entrada não será necessário digitar hífens, parêntesis, barras separadoras e códigos em geral, além de garantir a entrada da quantidade certa de dígitos. A maneira mais prática de criar máscaras de entrada é com o Assistente de Máscara de Entrada, acessado clicando o botão ao lado desta propriedade. Assistente Máscara de Entrada g) Regra de Validação e Texto de Validação. Esta propriedade serve para filtrar os valores que podem ser digitados em um determinado campo por ocasião da entrada de dados, se estiverem dentro de uma faixa de valores bem definida. José A. Cancela Pag. 21 de 64

22 Como exemplo, poderíamos colocar um filtro no campo Sexo para que só aceite como dado de entrada masculino ou feminino. Se digitarmos algo diferente, aparecerá a mensagem que tiver sido escrita no campo Texto de Validação. Para escrever a Regra de Validação, dá-se um click no botão à direita desta linha para aparecer o Construtor de Expressões e escrever a regra. h) Requerido. Esta propriedade pode assumir os valores Sim ou Não e tem por objetivo tornar obrigatório ou não a digitação de valores neste campo durante a entrada de dados. No campo que tiver Sim nesta propriedade terá obrigatoriamente que se digitar algo antes de teclar Enter. i) Permitir Comprimento Zero. Esta propriedade aplica-se apenas aos campos Texto e Memorando e admite somente os valores Sim ou Não para especificar se serão aceitos textos de comprimento zero. Comprimento de um texto é seu número de caracteres. Assim, o comprimento do texto bola branca é 11 (10 caracteres alfabéticos e um caracter branco). j) Indexado A criação de um índice em uma tabela é recomendável quando se utiliza muito procura de registros, pois isto acelera o processo de localização. Contudo, isto retarda o José A. Cancela Pag. 22 de 64

23 processo de atualização da tabela. Desta forma, só se deve indexar uma tabela quando for freqüente a atividade de localização de valores em um campo. A criação de índices é possível apenas para campos do tipo Texto, Número e Data/Hora e para criar o índice basta definir esta propriedade como Sim. Objetivo: Modificar a estrutura da tabela NOMES para adicionar as Propriedades de Campo adequadas aos dados armazenados. As Propriedades de Campo da tabela Nomes devem ficar como mostrado no quadro abaixo. José A. Cancela Pag. 23 de 64

24 3.4.2 Propriedades de Tabela Conforme dito anteriormente, as Propriedades de Tabela afetam a tabela como um todo Para ativar a janela Propriedades de Tabela proceda da seguinte forma: Abra a tabela no Modo Estrutura Na barra de menus click Exibir e depois Propriedades ou click o botão Propriedades (Fig.3.4.b) que aparecerá a janela de propriedades da tabela (Fig a). Fig a Fig b a) Descrição Esta propriedade armazena informações sobre a origem da tabela, como o nome do banco de dados ao qual pertence, o diretório onde está gravado, etc. b) Regra de Validação e Texto de Validação Estas propriedades tem a mesma finalidade que suas homônimas nas Propriedades de Campo, sendo que, enquanto as de campo testam apenas se os valores de um campo atendem às especificações, estas testam se os valores de um registro inteiro estão de acordo com determinada regra. Objetivo: Colocar a regra de validação na tabela NOMES para aceitar apenas os dados com o campo Nascimento anterior ou igual ao campo Admissão. Caso esta regra seja violada, o dado deverá ser rejeitado e deverá ser emitida a mensagem Nascimento tem que ser anterior ou igual à Admissão Para criar a Regra de Validação, siga as instruções abaixo: Abra o banco de dados TRAB1 e a tabela NOMES no Modo Estrutura. Click o botão Propriedades (Fig b) da barra de ferramentas. Na janela Propriedades da Tabela click na propriedade Regra de Validação e depois click no botão Construtor de Expressões que aparece em frente a este campo (Fig c.). Na janela Construtor de Expressões selecione na coluna da esquerda a tabela No- José A. Cancela Pag. 24 de 64

25 mes, na do meio selecione o campo Nascimento e depois clikc o botão Colar. Selecione na coluna da esquerda a pasta Operadores, na coluna do meio selecione Comparação e na coluna da direita selecione o operador <= e depois clikc o botão Colar. Selecione na coluna da esquerda a tabela Nomes, na do meio selecione o campo Admissão e depois Colar. Click OK. Na janela Propriedades da Tabela click na propriedade Texto de Validação e digite Nascimento tem que ser anterior ou igual à Admissão (Fig c.). Feche a janela Propriedades da Tabela. Salve a tabela e passe para o modo Folha de Dados. Digite um novo registro que não obedeça a Regra de Validação para testar a propriedade (Fig c.). e depois feche a tabela sem salva-la. CONSTRUTOR DE EXPRESSÕES Fig c Propriedades de Pesquisa Quando se quiser construir uma nova tabela em que os dados de um ou mais campos não sejam muito variados, como, por exemplo, a profissão, nacionalidade, sexo, etc., deve-se escolher um campo com tipo de dados Assistente de Pesquisa. Este tipo de campo exibe uma lista de valores em uma caixa de combinação, bastando clickar no valor desejado para o campo, em vez de digita-lo. Estes dados podem vir de uma tabela relacionada Fig a José A. Cancela Pag. 25 de 64

26 existente no banco de dados ou podem ser digitados na hora de construção deste tipo de campo (Fig a e Fig b.) A lista de pesquisa mais comum é a que exibe valores de uma tabela relacionada. Entretanto, se os dados em questão forem poucos e imutáveis, como, por exemplo, os pontos cardeais (norte, sul, leste e oeste), a forma de pagamento (a vista ou a prazo), o Fig b tipo de transporte (aéreo, terrestre ou marítimo), etc., não compensa criar uma tabela para armazena-los, sendo preferível criar uma lista. (Fig b). Objetivo: Criar a tabela Dados de Pessoal da Fig c com dois campos do tipo Assistente de Pesquisa. Os dados do campo Sexo devem vir de uma lista e os de Nacionalidade de uma tabela relacionada Para isto siga os passos abaixo: Abra o banco de dados TRAB1. Crie a tabela Nacionalidades conforme Fig d, e feche-a. Para criar a tabela Dados de Pessoal, selecione a pasta Tabela e click o botão Novo. Na caixa de diálogo Nova Tabela selecione Modo Estrutura e click OK. Crie o campo Nome com tipo Texto e tamanho 35. Fig c Crie o campo Sexo, escolhendo para tipo de dados Assistente de Pesquisa. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Pesquisa. À pergunta Como você deseja que coluna de pesquisa obtenha estes valores? selecione Eu digitarei os valores que desejo e click Avançar. À pergunta Que valores você deseja ver em sua coluna de pesquisa? digite o valor 1 para Número de colunas Em Col1 digite Masculino, aperte a tecla Tab (não tecle Enter) e depois digite Feminino. Fig d Click Avançar. À pergunta Que rótulo você deseja para coluna de pesquisa? digite Sexo e click Concluir. Crie o campo Nacionalidade, escolhendo para tipo de dados Assistente de Pesquisa. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Pesquisa. À pergunta Como você deseja que coluna de pesquisa obtenha estes valores? José A. Cancela Pag. 26 de 64

27 selecione Eu quero que coluna de pesquisa procure os valores em uma Tabela ou Consulta e click Avançar. À pergunta Que Tabela ou Consulta deve fornecer os valores para coluna de pesquisa? selecione a tabela Nacionalidades e click Avançar. À pergunta Que campos contém os valores que você deseja incluir em coluna de pesquisa? mova Nacionalidade de Campos disponíveis para Campos selecionados e click Avançar. À pergunta Qual a largura desejada para as colunas em coluna de pesquisa? ajuste a largura da coluna e click Avançar. À pergunta Que rótulo você deseja para coluna de pesquisa? digite Nacionalidade e click Concluir. Surgirá a janela Assistente de Pesquisa perguntado se deseja salvar a tabela. Responda Sim e quando perguntar o nome da tabela digite Dados de Pessoal e click OK. Surgirá a janela Formulário Automático perguntado se deseja criar uma chave primária. Selecione Não. Passe para o Modo Tabela e digite os dados da tabela da Fig c. Salve a tabela e feche-a José A. Cancela Pag. 27 de 64

28 3.5 Relacionamento entre Tabelas Nos bancos de dados relacionais, as informações são armazenadas em diversas tabelas, de acordo com suas características. Para usarmos os dados de duas ou mais tabelas ao mesmo tempo, é necessário antes relaciona-las. O relacionamento é necessário quando a informação que desejamos não está toda em uma única tabela, mas em várias. O relacionamento cria um vínculo entre todos os pedaços da informação, impedindo que eles sejam perdidos. Desta forma, podemos sempre acessar todos os dados de uma pessoa, embora estes estejam armazenados em várias tabelas. Para relacionar duas tabelas, é necessário que elas possuam um campo em comum. Não é necessário que os campos relacionados tenham o mesmo nome, porém é recomendável que isto ocorra, para evitar mal entendidos. Além disso, quando os campos relacionados são números, estes devem ter a mesmo propriedade Tamanho de Campo. Existem dois tipos de relacionamentos entre tabelas: a) Relacionamento Um para Vários b) Relacionamento Um para Um Relacionamento Um para Vários. No relacionamento Um para Vários, um registro de uma tabela pode ter muitos registros relacionados na outra tabela. Chamamos de Tabela Primária a tabela do lado um. Esta tabela deve ter uma chave primária e cada registro deve ser exclusivo. Chamamos de Tabela Relacionada aquela do lado vários, que contém vários registros relacionados a um registro da tabela do lado um. O campo desta tabela que está relacionado com a Tabela Primária é chamado chave estrangeira. Para exemplificar este tipo de relacionamento, podemos citar o banco de dados Locadora (Fig ), que contém as tabelas Lista de Filmes e Lista de Pedidos relacionadas através do campo CodTítulo. O relacionamento entre estas tabelas é do tipo Um para Vários, pois o mesmo filme (lado um) pode ter sido alugado por vários clientes (lado vários). A tabela Lista de Filmes contém o campo CodTítulo como chave primária e é dita Tabela Primária. A tabela Lista de Pedidos contém o campo NumPedido como chave estrangeira e é dita Tabela Relacionada. Antes de criar o relacionamento, devemos definir claramente quem será a tabela primária e quem será a tabela relacionada. José A. Cancela Pag. 28 de 64

29 Fig Relacionamento Um para Um. No relacionamento um para um, um registro da tabela primária está relacionado a apenas um registro da tabela relacionada. Quando criamos a tabela NOMES, passamos a controlar os dados pessoais dos alunos, mas nada sabemos sobre suas notas, nem se estão em dia com as mensalidades. Para dispor deste tipo de informação, vamos criar mais duas tabelas: NOTAS e MEN- SALIDADE. Feito isto, poderemos relacionar as três tabelas e ter todo controle sobre os dados dos alunos. Como a cada registro da tabela Nomes está associado a apenas um registro na tabela Notas e na tabela Mensalidades, o de relacionamento que será feito entre as três tabelas será do tipo Um para Um. Objetivo: Criar no banco de dados TRAB1 as tabelas MENSALIDADES da Fig a e NOTAS da Fig b e fazer o devido relacionamento entre as tabelas MENSALI- DADES, NOMES e NOTAS. Como os dados dos campos Controle da tabela Mensalidades e do campo Registro da tabela Notas já foram digitados na tabela Nomes, estes campos devem ser criados com o tipo de dados Assistente de Pesquisa em vez de Texto. Para a solução deste exercício, siga os passos abaixo: Abra o banco de dados TRAB1. Crie as estruturas das tabelas MENSALIDADES e NOTAS. Uma vez criadas, estas devem estar com as propriedades mostradas nas Fig c a Fig g Digite os dados das Fig a e Fig b. Feche todas as tabelas para fazer o relacionamento. José A. Cancela Pag. 29 de 64

30 Selecione a pasta Tabelas e click na barra de menus Ferramentas - Relacionamentos. Aparecerá a caixa de diálogo Mostrar tabela (Fig h). Se a caixa de diálogo Mostrar tabela não aparecer, selecione na barra de menus Relacionamentos Mostrar Tabela. Na caixa de diálogo Mostrar tabela dê um click no nome da tabela NOMES. Depois, pressione a tecla Ctrl e, mantendo-a pressionada, selecione as tabelas NOTAS e MENSALIDADES. Solte a tecla Ctrl e click o botão Adicionar (Fig h). Agora a janela Relacionamentos contém três quadros, cada um referente a uma tabela Click o botão Fechar. Leve o cursor do mouse até o campo Matrícula da tabela Nomes (Tabela Primária), pressione-o e, mantendo-o pressionado, arraste-o para cima do campo Registro da tabela Notas (Tabela Relacionada). Solte o botão do mouse. Aparecerá a caixa de diálogo Relacionamentos (Fig j). Dê um click no botão Criar. Aparecerá uma linha ligando os dois campos, caracterizando o relacionamento (Fig i). Repita a operação com as tabelas NOTAS e MENSALI- DADES. A janela Relacionamentos ficará como na Fig i. Na barra de menus, selecione Arquivo Salvar. Feche a janela Relacionamentos Fig a CONTROLE Fig c PAGAMENTO Fig d Fig b José A. Cancela Pag. 30 de 64

31 REGISTRO PROVA1 Fig e Fig f PROVA2 Fig g Fig h Fig i Fig j Para excluir um relacionamento edite a janela Relacionamentos, dê um click na linha que une os campos comuns e pressione a tecla DEL José A. Cancela Pag. 31 de 64

32 Para alterar um relacionamento, edite a janela Relacionamentos e dê um duplo click na linha que une os campos comuns. Isto fará aparecer a janela de criação do relacionamento, podendo então fazer as devidas alterações. Para editar a janela Relacionamento, proceda da seguinte forma: Ative a janela Banco de Dados, dando um click em qualquer parte dela. Na barra de menus, selecione Ferramentas e depois Relacionamentos. Ainda na barra de menus, selecione Relacionamentos e depois Mostrar todos Relacionamento com Integridade Referencial Integridade Referencial é um conjunto de regras que o Access usa para assegurar que os relacionamentos entre registros em tabelas relacionadas sejam válidos e que não se exclua ou altere acidentalmente dados relacionados. Para impor a Integridade referencial, três regras devem ser obedecidas: 1) O campo coincidente da tabela primária é uma chave primária ou tem um índice único. 2) Os campos relacionados têm o mesmo tipo de dados. 3) Ambas as tabelas pertencem ao mesmo banco de dados. Quando a integridade referencial é imposta, devem-se observar os seguintes cuidados: 1) Não se pode digitar um valor no campo da chave estrangeira da tabela relacionada que não exista na chave primária da tabela primária. Por exemplo, no banco de dados Locadora (Fig.3.5.1), não se pode digitar na tabela Lista de Pedidos um título que não exista na tabela Lista de Filmes. 2) Não se pode excluir um registro da tabela primária, se existirem registros coincidentes na tabela relacionada. Por exemplo, no banco de dados Locadora (Fig.3.5.1), não se pode excluir um título da tabela Lista de Filmes se este título existir na tabela Lista de Pedidos. Pode-se anular as restrições contra a exclusão de registros relacionados e ainda preservar a integridade referencial ativando a caixa de verificação Propagar Exclusão dos Registros Relacionados. Quando esta opção é definida, excluir um registro na tabela primária exclui quaisquer registros relacionados na tabela relacionada. 3) Não se pode modificar um valor da chave primária na tabela primária se tal registro tem registros relacionados. Por exemplo, no banco de dados Locadora (Fig.3.5.1), não se pode alterar um título da tabela Lista de Filmes se este título existir na tabela Lista de Pedidos. José A. Cancela Pag. 32 de 64

33 Pode-se anular as restrições contra a alteração de registros relacionados e ainda preservar a integridade referencial ativando a caixa de verificação Propagar Atualização dos Campos Relacionados. Quando esta opção é definida, alterar um valor da chave primária na tabela primária atualiza automaticamente o valor coincidente em todos os registros coincidentes. Objetivo: Impor integridade referencial ao relacionamento das tabelas NOMES, MENSA- LIDADES e NOTAS do banco de dados TRAB1. Para isto, proceda da seguinte forma: Abra o banco TRAB1. Na barra de ferramentas selecione Ferramentas - Relacionamentos ou click o ícone Relacionamentos (Fig a). Fig a Na janela Relacionamentos dê um duplo click na linha que liga as tabelas Nomes e Notas. Ative as seguintes opções: Impor Integridade Referencial Propagar a Atualização dos Campos Relacionados Propagar Exclusão dos Registros Relacionados. (Fig b) Fig b Click OK. Repita a operação com as tabelas Nomes e Mensalidades. Uma vez terminado, a janela Relacionamentos deve estar como na Fig c. Na barra de menus, selecione Arquivo Salvar. Feche a janela Relacionamentos. Fig c José A. Cancela Pag. 33 de 64

34 3.6 Filtrando Dados de uma Tabela A filtragem de dados em uma tabela visa mostrar somente um determinado tipo de dados, identificados por uma característica peculiar. Objetivo: Listar apenas os alunos da tabela NOTAS com Prova1>= 7,0 e Prova2>=8. Para isto, proceda da seguinte forma: Abra a tabela NOTAS. Na barra de menus selecione Registros - Filtrar - Filtrar/Classificar Avançado. Aparecerá a caixa de diálogo Filtro. Preencha a janela Filtro conforme Fig.3.6.a. Selecione na barra de menus Filtro - Aplicar Filtro/Classificação. Aparecerá a lista dos dados que obedecem a condição (Fig.3.6.b). Fig.3.6.b Fig.3.6.a Para listar novamente todos os dados da tabela filtrada, selecione na barra de menus Registros - Remover Filtro/Classificação. José A. Cancela Pag. 34 de 64

35 4. Consultas Quando criamos nosso banco de dados, as informações nele contidas foram armazenadas em diferentes tabelas, de acordo com suas características. Isto facilita o armazenamento de informações, porém dificulta sua consulta. Para visualizar algumas informações, geralmente temos que abrir várias tabelas, o que não é prático. Para contornar estes problemas, foram criadas as Consultas. Uma Consulta consiste de um processo para selecionar em uma ou mais tabelas um determinado grupo de registros, que tem características peculiares. A este conjunto de registros chamamos dynaset. Um dynaset pode conter campos de diversas tabelas. Na janela Consulta criamos consultas pelo método Graphical Query By Exemple (QBE) (Fig.4.1.b), que consiste em arrastar os campos da parte superior da janela Consulta para a grade QBE. Desta forma, a grade QBE é usada para informar ao Access que propriedades tem os dados que desejamos visualizar. Além de visualizar os dados selecionados, as Consultas permitem calcular totais, alterar dados e muitas outras coisas. 4.1 Criando uma Consulta Objetivo: Criar uma Consulta que mostre o nome e as notas das duas provas, de todos os alunos com notas iguais ou maiores que 7.0. Para isto, proceda como abaixo: Abra o banco de dados TRAB1. Na janela Banco de Dados selecione a pasta Consulta e depois click Novo. Aparecerá a janela Nova Consulta. Na janela Nova Consulta selecione Modo Estrutura e depois OK. Abre-se a janela Mostrar Tabela, com todas as tabelas existentes no Banco de Dados (Fig.4.1.a). Selecione a tabela Nomes, aperte a tecla Ctrl e, com ela pressionada, selecione a tabela Notas. Libere a tecla Ctrl e click o botão Adicionar. Click o botão Fechar. Na Grade QBE (Fig.4.1.b), click no campo Nome da tabela Nomes e, com o botão do mouse pressionado, arraste-o para a linha Campo da primeira coluna da Grade QBE. Solte o botão do mouse. Este será o primeiro campo de nossa Consulta (Fig.4.1.c). Click na linha Classificação da primeira coluna para acessar o menu e depois selecione Crescente. De maneira análoga, coloque o campo Prova1 na segunda coluna da Grade QBE e o campo Prova2 na terceira (Fig.4.1.c). Na linha Critério da coluna Prova1 escreva >=7 Na linha Critério da coluna Prova2 escreva >=7 José A. Cancela Pag. 35 de 64

36 Para executar a consulta selecione na barra de menus Consulta - Executar ou click o ícone Executar. O resultado será como mostrado na Fig.4.1.d. Salve a Consulta selecionando Arquivo - Salvar - Notas Maiores que 7. Feche o arquivo selecionando Arquivo Fechar. EXECUTAR Fig. 4.1.a Fig.4.1.b GRADE QBE Fig. 4.1.c. Fig. 4.1.d. José A. Cancela Pag. 36 de 64

37 4.2 Criando Campos Calculados em Consultas Muitas vezes deseja-se inserir em uma Consulta um campo que não consta em nenhuma tabela, mas que pode ser obtido através de uma operação matemática com os valores dos campos de tabelas. Isto pode ser obtido através do Campos Calculados. Objetivo: Criar uma Consulta para visualizar o nome completo (nome e sobrenome) e a Média ((P1+P2)/2). Vale lembrar que na tabela NOMES não existe o campo Nome completo e na tabela NOTAS não existe o campo Média. Para construir esta consulta, proceda como abaixo: Abra o Banco de Dados TRAB1, salvo em seu disco de trabalho. CONTRUIR Selecione a pasta Consulta e click o botão Novo. Selecione a opção Modo Estrutura e depois OK. Quando aparecer a janela Mostrar Tabela, selecione NOMES, pressione a tecla Ctrl e, com ela pressionada, selecione Notas. Libere a tecla Ctrl e click Adicionar e depois Fechar. Na janela Consulta1- Consulta Seleção, click na linha Campo da primeira coluna. Selecione na barra de ferramentas o ícone Construir.. Aparecerá a janela Construtor de Expressões. Dê um duplo click no sinal + da palavra Tabelas para mostrar todas as tabelas do banco de Dados. Selecione a tabela Nomes para visualizar todos os campos Selecione o campo Nome e click Colar. Selecione o operador de soma nos Botões de Operadores ( + ) (Fig.4.2.a) Selecione o campo Sobrenome e click Colar. Click OK. Desta forma, o primeiro campo da Consulta contém o nome completo. Click na linha Campo da segunda coluna para construir a Média. Click na barra de ferramentas no ícone Construir. (Fig.4.2.a). Dê um duplo click no sinal + da palavra Tabelas para mostrar todas as tabelas do banco de dados. (Fig.4.2.b). Selecione a tabela Notas para visualizar todos os campos Click nos Botões de Operadores no sinal de abrir parêntesis. ( Click o campo Prova1 e depois Colar. Selecione o operador de soma nos Botões de Operadores ( + ) Click o campo Prova2 e depois Colar. Click nos Botões de Operadores no sinal de fechar parêntesis. ) Selecione o operador de divisão nos Botões de Operadores ( / ) José A. Cancela Pag. 37 de 64

38 Tecle o número 2. A janela do Construtor de Expressões deve estar como na Fig.4.2.b. Tecle OK. Selecione na barra de menus Consulta - Executar ou click o ícone EXECUTAR Executar. O resultado será como mostrado na Fig.4.2.c. Click o ícone Salvar da Barra de Ferramentas. Na janela Salvar Como escreva MÉ- DIAS e click OK. CAIXA DE EXPRESSÕES BOTÕES DE OPERADORES Fig.4.2.a Fig.4.2.b Fig.4.2.c Uma vez construida a Consulta, temos que formata-la. Para isto, proceda da seguinte forma: Selecione as duas colunas da Consulta. Depois click na barra de menus Formatar José A. Cancela Pag. 38 de 64

39 Largura da coluna Melhor ajuste. O Excel colocou os nomes dos campos calculados como Expr1 e Expr2 (Fig.4.2.c). Vamos altera-los para Nome e Média, respectivamente. Para isto, passe para o Modo Estrutura da Tabela. Substitua a palavras Expr1 por Nome e Expr2 por Média e click o ícone Executar. Muito cuidado para não deletar os dois pontos. Se isto acontecer, a consulta estará destruida (Fig.4.2.d.). TÍTULO DA COLUNA SEPARADOR CONTEÚDO DA COLUNA Fig. 4.2.d Na coluna Nome, o nome dos alunos não está separado do sobrenome. Vamos então separa-los. Para isto, passe para o Modo Estrutura da Tabela. Click no campo Nome e depois no ícone Construir. Altere o conteúdo do campo nome, colocando + (aspas espaço aspas +) entre o nome e o sobrenome, click OK e execute a consulta.(fig. 4.2.e). Fig. 4.2.e Fig.4.2.f Como as notas são apresentadas com uma decimal, vamos então formatar a coluna Médias desta forma. Para isto, passe para o Modo Estrutura da Consulta. Click no campo Médias e depois no ícone Propriedades (Fig.4.2.f). Preencha a janela Propriedades conforme Fig.4.2.g. Feche a janela Propriedades e execute a Consulta. A consulta está agora formatada. Falta salva-la e fechar o arquivo. Para isto, proceda conforme abaixo. Arquivo Salvar. Fig.4.2.g. Arquivo Fechar. José A. Cancela Pag. 39 de 64

40 4.3 Consultas Parâmetros No banco de dados TRAB1, criado no disco de trabalho, temos gravados os dados de todos os alunos de nossa instituição de ensino, onde a faculdade a que cada um pertence é dada pelos três primeiros caracteres do campo Matrícula. Esta regra foi criada especialmente para poder identificar a carreira de cada aluno e assim possibilitar consultas diferenciadas por faculdade. De posse desta informação, podemos fazer consultas por faculdade. Este tipo de consulta é chamada Consulta Parâmetro. Objetivo: Criar uma Consulta para visualizar todos os alunos da faculdade de Física. A Consulta deve conter a Matrícula, o Nome Completo e a Média. Para isto proceda como abaixo: Abra o banco de dados TRAB1, salvo no disco de trabalho. Selecione a pasta Consulta, click o botão Novo. Selecione Modo Estrutura e depois click OK. Adicione as tabelas NOME e NOTAS e depois click o botão Fechar. Selecione o campo Matrícula na tabela Nomes e arrasteo para a linha Campo da primeira coluna da grade QBE. Fig.4.3.a. Na linha Classificação selecione Crescente. Na linha Critério escreva Como FIS+*. (Fig.4.3.a). (Com Como FIS+* selecionamos todas as matrículas que tem os três primeiros caracteres FIS, isto é, todos os alunos da Faculdade de Física). Na segunda coluna construa o Nome Completo (Ver ítem anterior). Na terceira coluna construa MÉDIA (Ver ítem anterior). Execute a Consulta, que deverá apresentar o resultado como na Fig.4.3.b. Salve a Consulta como Relação por Faculdade. Fig.4.3.b. Se desejássemos agora a relação dos alunos da faculdade de Química, em vez da de Física, bastaria alterar a linha Critério do campo Matrícula de Como FIS+* para Como QUI+*. Assim sendo, sempre que desejarmos a relação de uma faculdade, termos que alterar a estrutura da Consulta. Existe, porém, uma outra maneira, muito mais prática, que consiste em fazer a Consulta indagar qual a faculdade cuja relação desejamos. Para isto, basta colocar no campo Critério qualquer expressão que não seja o nome de um campo das tabelas utilizadas na Consulta. Desta forma, quando executarmos a Consulta, abrir-se-há uma janela exibindo o texto digitado e pedindo seu significado, visto não constar nas tabelas. Digita-se então a sigla da faculdade desejada. José A. Cancela Pag. 40 de 64

41 Objetivo: Criar uma Consulta para visualizar todos os alunos de qualquer faculdade. Para isto, proceda como abaixo: Abra a Consulta Relação por Faculdade no Modo Estrutura. No linha Critério do campo Matrícula, apague Como FIS+* e escreva Como [FACULDADE?] + * e execute a Consulta (FIG.4.3.C). Aparecerá a janela Informar Valor do Parâmetro solicitando o valor do campo que se encontra entre chaves, já que ele não consta em nenhuma das tabelas em que se baseia a Consulta. Não é necessário digitar a matrícula completa, mas apenas algumas letras do início da mesma. O caracter * faz que se liste tudo que tenha os primeiros caracteres iguais ao que foi digitado. Na janela Informar Valor do Parâmetro digite QUI. Você acabou de informar que quer todas as matrículas que comecem com QUI Tecle o botão OK. O resultado estará conforme Fig.4.3.d. Salve a Consulta e feche-a. Fig.4.3.c Fig.4.3.d José A. Cancela Pag. 41 de 64

42 4.4 Cálculos e Agrupamentos de Totais em Consultas É muito comum, quando se pesquisa informações em uma tabela, querer calcular valores a partir dos dados armazenados, como, por exemplo, o total de vendas de um produto em determinado mês. O Access permite estas operações com relativa facilidade. Para estudar este capítulo é necessário criarmos antes uma tabela adequada, com registros que contenham informações repetidas, como, por exemplo, sexo, nacionalidade, bairro, etc. Objetivo: Abrir o banco de dados TRAB1, criado no disco de trabalho, e criar a tabela Produtos em Estoque com os dados da Fig.4.4.a. Depois, calcular o Total de Produtos por Categoria e a Quantidade por Categoria. Crie a tabela Produtos em Estoque com os dados da Fig.4.4.a Selecione a pasta Consulta e depois click Novo. Selecione Modo Estrutura e OK. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, selecione a tabela Produtos em Estoque, click o botão Adicionar e depois o botão Fechar. Para calcular totais em Consultas é preciso adicionar à Grade QBE a linha Total. Para isso, selecione na barra de menu Exibir - Totais. Preencha a janela Consulta conforme Fig.4.4.b. Lembre-se que para acessar as opções das linhas Campo, Total e Classificação basta um click no local onde se quer escrever para que aparece a lista de opções. O atributo Contar da linha Total do campo Quant pesquizará no campo anterior (Categoria) quantas vez aparece a mesma Categoria e nos mostrará o resultado no campo Quant. Se em vez de Contar escolhermos Soma, este atributo somará as Quantidades de uma mesma categoria. e nos mostrará o resultado no campo Quant. Fig.4.4.a Selecione Consulta - Executar ou click o respectivo ícone. A resposta está mostrada na Fig.4.4.c. Substitua Contar por Soma (Fig.4.4.d), e execute a consulta. O resultado será conforme Fig.4.4.e. Salve a consulta selecionando Arquivo - Salvar - Totais de Produtos em Estoque José A. Cancela Pag. 42 de 64

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