PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO DE PRODUTOS ORGÂNICOS EM PAÍSES DE FORA DA UNIÃO EUROPÉIANON- EU

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1 TS01(EC)v09pt PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO DE PRODUTOS ORGÂNICOS EM PAÍSES DE FORA DA UNIÃO EUROPÉIANON- EU 1

2 Conteúdo 1. ECOCERT: EXPERIÊNCIA EM SERVIÇOS PARA O SETOR DE ORGÂNICOS REGULAMENTOS DA PRODUÇÃO ORGÂNICA ETAPAS DO PROCESSO DE INSPEÇÃO E CERTIFICAÇÃO... 4 Verificar fluxograma detalhado do processo de certificação no Anexo I Solicitação / Revisão da Solicitação Contratação e descrição do sistema Revisão documental Inspeção Revisão do relatório Revisão das ações corretivas Decisão da certificação Monitoramento Solicitação para autorizações excepcionais PROCESSO DE INSPEÇÃO Renovação das inspeções Inspeções adicionais Metodologia especial para grupo de produtores PLANO DE AÇÃO CORRETIVA RECURSOS E RECLAMAÇÕES Recursos Reclamações ADIAMENTO TÉRMINO DO CONTRATO USO DA MARCA E REFERÊNCIAS A ECOCERT

3 1. ECOCERT: EXPERIÊNCIA EM SERVIÇOS PARA O SETOR ORGÂNICO A Ecocert foi criada em 1991, após a publicação do Regulamento europeu para a certificação de produtos agrícolas. A Ecocert está credenciada e acreditada por diversos Estados Membros da Comunidade Europeia e pela maioria de países fora da Comunidade Europeia que possuem sua própria legislação para produção orgânica. Com mais de 20 escritórios pelo mundo, a Ecocert possui uma rede de inspetores / auditores em diferentes países, dentre os quais vários engenheiros e técnicos agrícolas e da indústria de processamento, treinados nas técnicas da produção orgânica. 2. REGULAMENTOS DA PRODUÇÃO ORGÂNICA A venda de produtos orgânicos no mercado europeu é regulada pelo: - Regulamento Europeu no. 834/2007 e suas alterações implementadas (nos. 889/2008 e 1235/2008) nos métodos de produção orgânica (processados ou nãoprocessados) - Quando aplicável, quaisquer outros regulamentos equivalentes, incluindo o Regulamento Orgânico Ecocert (EOS) para países de fora da União Europeia A partir de agora chamados indistintamente como "Regulamento". A documentação de referência está disponível nos seguintes websites: Comissão Europeia: Regulamentos, logo Europeu e regras de uso, banco de sementes, etc. Organic Europe : Estatísticas, relatório da produção orgânica, informações sobre os países membros, contatos úteis, etc. EOS (Regulamento Orgânico Ecocert): Regulamento Orgânico Ecocert para países de fora da União Europeia Outros documentos: - Guias explicativos (especificamente TS29(EC) Exports to the EU) - Formulários de solicitação - Lista de operadores certificados pela Ecocert SA* ocert-organic-standard.pdf 3

4 3. ETAPAS DO PROCESSO DE INSPEÇÃO E CERTIFICAÇÃO O fluxograma abaixo detalha as etapas do processo que conduzirá, dependendo do caso, à atribuição ou à manutenção de um certificado que lhe autoriza a produzir e a colocar no mercado produtos que façam referência à certificação orgânica e à ECOCERT. Solicitação/ Revisão da solicitação Contratação do serviço e descrição do sistema Revisão documental Inspeção Revisão e decisão de certificação Monitoramento Um fluxograma detalhado do processo de certificação pode ser encontrado no Anexo I 3.1 Solicitação / Revisão da solicitação Se você tem interesse em obter a certificação orgânica de seus Produtos, leia atentamente a seguinte documentação: Este processo de certificação orgânica* As regras e notas explicativas relacionadas ao seu Setor A Ficha Cadastral A ficha cadastral deve ser preenchida e devolvida para a Ecocert. Assim que recebermos sua ficha analisaremos sua solicitação para verificar se o projeto é passível de certificação. Razões pelas quais uma solicitação de certificação pode ser suspensa e / ou rejeitada: Incapacidade em atender as regras do Regulamento Operações que não estão no escopo do Regulamento Participação comprovada em atividades e / ou operações ilegais Risco comprovado para o consumo humano Práticas de produção que não respeitem os direitos humanos e / ou o meio ambiente Dificuldades técnicas ou riscos para o inspetor devido à localização geográfica da área a ser visitada Operador com problemas financeiros graves. Baseados nas informações prestadas elaboraremos um orçamento considerando as suas atividades e o tempo estimado para realização do trabalho. Você receberá o orçamento juntamente com uma cópia das Condições Técnicas do serviço. 4

5 3.2 Contratação e descrição do sistema Assim que o orçamento for assinado, você se compromete a respeitar as condições técnicas bem como com o processo de certificação e o Regulamento. Caso a Ecocert receba o orçamento aprovado no final do ano em curso, a inspeção somente ocorrerá no mesmo ano, sob as seguintes condições: - Se o melhor período para realizar a inspeção (dependendo da atividade, ex. época da colheita, início do processamento, etc.) seja entre a data da aprovação do orçamento e o final do ano - Sua rápida resposta e disponibilização da descrição detalhada de suas atividades (veja parágrafo C), prévia à inspeção - Nosso inspetor tenha disponibilidade - O valor do orçamento seja totalmente quitado antes da inspeção. Se alguma destas condições não for atendida, a inspeção e certificação serão adiadas para o próximo ano. Assinado o orçamento, a Ecocert enviará um plano de manejo a ser preenchido no qual você descreverá suas atividades em detalhes. Você deverá fornecer as seguintes informações: - Uma descrição completa da unidade e/ou local e/ou atividades relacionadas - Todas as providências tomadas relacionadas ao manejo da produção, de modo a assegurar o atendimento das regras de produção orgânica - Detalhes das medidas de precaução tomadas para reduzir o risco de contaminação por produtos e/ou substâncias não-autorizadas e por métodos de limpeza na armazenagem e em toda a cadeia produtiva. NB: Se você não deseja utilizar o modelo da Ecocert, você poderá fornecer sua própria documentação, desde que ela atenda minimamente as exigências legais. 3.3 Revisão documental A Ecocert avaliará a descrição da sua atividade e conduzirá uma revisão formal da documentação, identificando qualquer problema ou pontos que não estejam em concordância com as regras da produção orgânica. 3.4 Inspeção Assim que a documentação estiver completa e todas as ações corretivas forem implementadas, a Ecocert designará um inspetor qualificado para auditar a sua operação. O objetivo de uma inspeção in loco é o de verificar o cumprimento das regras. 5

6 Amostras podem ser coletadas e serão enviadas, anonimamente, para um de nossos laboratórios habilitados para análise. Os custos com análises e respectivo tratamento deverão ser pagos separadamente. A inspeção e análises de amostras podem ser realizadas por um de nossos sub-contratados (veja lista em ). Ao final da inspeção, você receberá uma lista de eventuais não-conformidades observadas, a qual você deverá assinar. Você terá a oportunidade de sugerir medidas corretivas e/ou ações de melhorias e determinar um cronograma para implementação das mesmas. NB: A inspeção só será autorizada após o pagamento total ou parcial do valor do orçamento aprovado. 3.5 Revisão do relatório Uma cópia detalhada do relatório de inspeção será enviada ao Responsável de Certificação da Ecocert para revisão. Você receberá uma cópia das conclusões da revisão do relatório, juntamente com o próprio relatório de inspeção. A revisão do relatório deverá apontar todas as eventuais nãoconformidades que precisam ser sanadas antes da emissão do certificado de conformidade. Você deverá responder dentro de um cronograma estabelecido para tal, anexando as evidências das ações tomadas para sanar as não-conformidades. As ações deverão ser correções* e ações corretivas* e devem ser embasadas numa análise de causa e extensão das não-conformidades. NB: Você também receberá uma cópia do laudo de análise laboratorial, no caso em que uma amostra tiver sido coletada e analisada. 3.6 Revisão das ações corretivas A Ecocert analisará a pertinência das respostas recebidas, juntamente com as evidências e prazos propostos para a ação corretiva, para assegurar que sejam relevantes e conclusivas. 3.7 Decisão da certificação Em função das não-conformidades identificadas e ações corretivas propostas a Ecocert toma uma decisão de certificação que pode ser: - positiva: seu certificado ou documento da certificação será emitido - negativa: sua certificação será retirada, suspensa, etc. NB: apenas um certificado de conformidade não é suficiente para exportar seus produtos para a Europa. Qualquer mercadoria, para entrar na Europa, precisa ser acompanhada de um certificado de transação, obrigatoriamente emitido pela certificadora*. A emissão deste documento é feita sob demanda após verificações 6

7 descritas no documento "TS29(EOS) Exports to the EU, o qual está disponível em nosso website. 3.8 Monitoramento Para a renovação da certificação de seus produtos, você será solicitado a atualizar a descrição de suas atividades, no mínimo uma vez ao ano (mudanças de procedimentos, produtos, instalações; troca da equipe responsável, etc.) A Ecocert revisará a documentação atualizada e elaborará seu orçamento. De modo a avaliar se a conformidade das suas atividades orgânicas está mantida, elaboramos um plano anual de inspeções que contém diversas informações, tais como: - Inspeções anuais e complementares, quando necessário - Verificações documentais adicionais - Coleta de amostras para análises - Gestão de risco - etc. O conteúdo deste plano de monitoramento anual baseia-se nos resultados das inspeções anteriores, nos riscos identificados para sua atividade, nas alterações nas exigências de certificação, etc. NB 1: A Ecocert poderá suspender o processo de certificação a qualquer tempo, nos seguintes casos: o participação comprovada em atividades ilegais ou em casos recorrentes de não-conformidades identificadas o risco identificado para a saúde do consumidor o práticas produtivas que não respeitem os direitos humanos e/ou o meio ambiente o dificuldades técnicas ou riscos impostos ao inspetor devido a localização geográfica da área a ser visitada o inadimplência. NB 2: Em caso de dúvidas sobre a conformidade de seus produtos ou atividades, a Ecocert poderá solicitar a suspensão da comercialização dos produtos orgânicos por um determinado período até que o risco seja descartado. NB 3: Você tem o direito de recusar um inspetor designado pela Ecocert a qualquer tempo durante o processo de certificação, com base em razões justificáveis (ex. conflito de interesses). 3.9 Solicitação de derrogação Se você enfrenta problemas circunstanciais para atender ao termo de compromisso/orçamento assinado, você pode submeter uma solicitação de derrogação* para a Ecocert. Ela será acatada ou rejeitada, após análise das circunstâncias apresentadas. 7

8 4. PROCESSO DE INSPEÇÃO 4.1 Renovação das inspeções Qualquer operador que solicite a certificação orgânica e que seja passível de certificação deve ser inspecionado ao menos uma vez por ano, de forma aprofundada e abrangendo todas as suas atividades, visando manter a sua certificação. Para estimar o tempo necessário de inspeção, a Ecocert avaliará a sua atividade e os riscos associados. Esta avaliação baseia-se nos seguintes critérios: - Tipo de atividade - Número de locais a visitar - Tipo de sistema interno - Escala da atividade (área de produção vegetal, número de animais, etc.) - Número de produtos a serem certificados - Histórico da área - Riscos técnicos. 4.2 Inspeções adicionais Visitas adicionais podem ser feitas além das inspeções aprofundadas. Não necessariamente serão anunciadas (visitas surpresa), e normalmente serão focadas em pontos específicos de sua atividade. Você receberá um relatório de inspeção escrito para este tipo de inspeção, destacando as conclusões do inspetor, uma lista de eventuais não-conformidade observadas durante a inspeção e os resultados de quaisquer análises realizadas. 4.3 Metodologia especial para grupo de produtores Uma inspeção parcial (abrangendo apenas alguns produtores do grupo) pode ser realizada, desde que um Sistema de Controle Interno (SCI) esteja funcionando. A Ecocert auditará o SCI durante a inspeção. Para maiores informações, favor ler nosso guia sobre certificação em grupo, "TS01(EC-NOP) Regras Mínimas para Grupos". 5. PLANO DE AÇÃO CORRETIVA Durante todo o processo de certificação, a Ecocert avaliará o grau de gravidade dos casos de não-conformidades, utilizando-se de um plano de ação corretivo associado ao Regulamento. Isto permite o tratamento imparcial dos processos de certificação. O grau de gravidade dos casos de não-conformidades é baseado no seu impacto na integridade do produto como orgânico. O caráter fraudulento e a recorrência também são levados em consideração na determinação dos próximos passos do processo de certificação. 8

9 Abaixo segue uma lista dos tipos de não-conformidades adotados pela Ecocert, em ordem ascendente de severidade: - Ação corretiva solicitada: Melhorias precisam ser feitas no sistema, mas essas melhorias não afetam a certificação dos produtos. A implementação das ações corretivas ajudarão a reduzir o risco de futuras não-conformidades. O cumprimento das ações corretivas será verificado na próxima inspeção. - Certificação pendente: Você precisa tomar as ações corretivas dentro de um prazo determinado para obter ou manter sua certificação. Verificações adicionais podem ser solicitadas neste caso, tais como realização de análises ou uma inspeção mais detalhada ou ainda uma revisão documental. - Desqualificação de produto ou de lote: O produto ou lote é condenado e retirado do certificado e não pode ser vendido contendo qualquer referência à certificação e/ou a Ecocert. Esta proibição também se aplica a todos os materiais publicitários e de comunicação. - Produto e parcela desqualificados: A parcela deverá iniciar um novo período de conversão e todos os produtos dela provenientes deverão ser retirados do certificado e não poderão ser vendidos como orgânicos e/ou fazer qualquer menção a certificação e/ou a Ecocert. - Suspensão da certificação: A Ecocert suspende o atual certificado e não emite um novo certificado por um período pré-determinado. Esta suspensão abrange parte ou toda a operação. Os produtos não podem ser vendidos como orgânicos ou fazerem nenhuma referência a Ecocert por um período pré-determinado. - Retirada da Certificação: equivalente à suspensão permanente. Quando a certificação for retirada, o contrato será cancelado e as autoridades competentes informadas. 6. RECURSOS E RECLAMAÇÕES 6.1 Recursos 1. Você pode submeter um recurso por escrito à apreciação da Ecocert (primeira instância) com relação a qualquer decisão sobre sua certificação, seus produtos (certificados, ações corretivas solicitadas e sanções) ou decisão informada a você dentro de 30 dias a contar do recebimento da decisão. A decisão emitida estará em vigor durante o processo de apelação. 9

10 2. Na ocorrência de uma decisão desfavorável a sua apelação de primeira instância, você poderá entrar com recurso em segunda instância, que será submetido ao Comitê de Supervisão da Certificação da Ecocert* para suas considerações prévias à decisão a ser tomada. Este comitê é composto inteiramente por membros não-pertencentes à Ecocert, representando os vários setores da certificação (produção, processamento e distribuição/exportação), visando assegurar que todas as decisões sejam tomadas de maneira independente e imparcial. O recurso em segunda instância deve ser submetido, por escrito, no prazo de 30 dias do recebimento do resultado do recurso em primeira instância. Como na primeira instância, a decisão emitida permanecerá em vigor durante o processo de recurso em segunda instância. 6.2 Reclamações A Ecocert registrará e analisará todas as reclamações por escrito feitas por terceiros (clientes, concorrentes, consumidores finais, etc) relacionadas a sua atividade de certificação. O denunciante receberá uma resposta apropriada. Enquanto produtor orgânico, é sua responsabilidade registrar as reclamações de terceiros relacionadas aos seus produtos certificados e responder a todas estas reclamações. 7. ADIAMENTO Caso você deseje adiar a certificação de sua operação (encerramento), ou eventos externos ou internos impossibilitem a realização do processo de certificação (problemas temporários de segurança nas áreas, etc), a Ecocert poderá concordar em suspender o serviço por um período pré-determinado, caso a caso. O contrato entre as partes permanecerá em vigor durante todo o período, mas o processo será suspenso. Todos os documentos da certificação emitidos pela Ecocert anteriormente ao adiamento tornar-se-ão inválidos durante o período. O operador não estará mais autorizado a produzir ou comercializar os produtos certificados pela Ecocert. Nenhuma referência à certificação e/ou a Ecocert poderá ser feita em nenhum material de comunicação. Após o término do período de adiamento, o processo de certificação começará de novo do estágio 1 (revisão da solicitação seguida de inspeção inicial) como no caso de novos clientes. 8. TÉRMINO DO CONTRATO Se você não deseja mais certificar seus produtos, deverá informar a Ecocert por escrito conforme o período de notificação estipulado nas condições técnicas. O término do contrato tornará os certificados atuais nulos e sem efeito. 10

11 Como resultado, você não estará mais autorizado a produzir ou vender produtos fazendo referência à certificação e/ou a Ecocert. Caso ainda possua estoques de produtos conformes e pretenda comercializá-los, você deverá informar a Ecocert as quantidades e tempo estimado para o seu escoamento total. Após a análise da solicitação, a Ecocert pode decidir pela extensão do contrato para permitir a comercialização do seu estoque de produtos certificados, sujeita a certas condições. Dependendo das circunstâncias, estas condições podem incluir uma inspeção adicional ou uma verificação documental mais detalhada. Qualquer trabalho adicional decorrente dessas condições será cobrado. O contrato e o certificado permanecerão válidos até a data prevista para que o estoque tenha sido comercializado. Entretanto, durante este período, você não estará autorizado a produzir novos produtos que façam referência à certificação orgânica ou a Ecocert. Em qualquer caso, você deve entrar em contato com a Ecocert para determinar os termos exatos para o término do contrato. 9. USO DA MARCA E REFERÊNCIA A ECOCERT Todos os documentos ou material de comunicação que façam referência a Ecocert devem estar de acordo com as regras de uso (TS18(EC-NOP)) e devem ser submetidos para a Ecocert para aprovação previamente à sua publicação. Toda a comunicação relacionada aos produtos certificados deve refletir de maneira precisa o status da certificação. 11

12 Anexo I: Fluxograma detalhado do processo de certificação 12

13 Anexo II: Definições OPERADOR: pessoa física ou pessoa jurídica responsável por assegurar o cumprimento do Regulamento pela operação orgânica sob seu controle. PROCESSO: conjunto de atividades correlacionadas ou interativas que transformam os elementos de entrada nos elementos de saída. CERTIFICADORA: organização independente responsável por verificar a conformidade com os Regulamentos de orgânico. CORREÇÃO: uma ação que permite corrigir as consequências de um problema. AÇÃO CORRETIVA: uma ação que assegura que um problema identificado não ocorrerá novamente. DERROGAÇÃO: uma exceção prevista na aplicação de uma regra de origem contratual, legal ou administrativa. COMITÊ DE SUPERVISÃO DA CERTIFICAÇÃO: um comitê (organismo de monitoramento independente) que consiste de membros representantes de vários setores (ex.: clientes, produtores, distribuidores, processadores, consumidores...). O comitê é responsável por assegurar que o processo de certificação seja apropriadamente aplicado e que a Ecocert opere de maneira imparcial. Ele pode ser solicitado a apreciar casos submetidos ao departamento de certificação. A Ecocert permanece responsável por todas as decisões e aplicação de sanções. 13