Índice. Passo a passo do Sistema de Gestão de Treinamentos MyTUF Versão web

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1 Índice 1 Conceitos Eventos e Cursos Estrutura Organizacional Eventos e Exceções Cálculo de datas e durações de eventos Finais de semana Conflitos em eventos e tipos de cursos e eventos Pré-requisitos Centros e Salas Campos com chaves (importante) Navegação Cadastros Organização Cadastro de Empresa Cadastro de Áreas Cadastro de Deptos Cadastro de Cargos Cadastro de Unidade Cadastro de Centros Cadastro de Salas Cadastro de Funcionários Cadastro de Perfil Cadastro de Projetos Cursos Cadastro de Módulos Cadastro de Tipos de Cursos Cadastro de Cursos Cadastro de Capacitação Cadastro de WBS (Work Breakdown Structure) Cadastro de Documentos Cadastro de Transações Cadastro de Pré-requisito Relacionamentos Relacionamentos de Transação x curso Relacionamentos de Perfil x Transação Relacionamentos de WBS x Curso Relacionamentos de Documento x Curso Relacionamentos de Curso x Empresa Relacionamentos de Perfil x Funcionário

2 4 Cronogramas Cronogramas Salas Instrutores Alunos Provas Provas Acompanhamento Certificados Certificados Criando o arquivo Excel com os dados Modificando o arquivo gerado Imprimindo através da Mala Direta no Word Convocações Criando o arquivo Excel com os dados Modificando o arquivo gerado Imprimindo através da Mala Direta no Word

3 1 Conceitos 1.1 Eventos e Cursos Na utilização do sistema é importante diferenciar Evento de Curso. Um curso é caracterizado por um determinado conteúdo que deve ser transmitido para uma determinada audiência. Um Evento é a realização de um Curso, normalmente com uma data, horário, instrutor e local pré-estabelecidos. Um Evento é uma ocorrência de um Curso. Participantes são inscritos em Eventos. 1.2 Estrutura Organizacional O sistema trabalha com várias empresas. Um evento pode ter participantes de várias empresas e um instrutor de empresa diferente dos participantes. A Empresa serve para se aplicar filtros como, por exemplo, na escolha de participantes de um determinado evento ou na elaboração de relatórios. Empresa Área Departamento Unidade Funcionários Como ilustrado na figura acima, uma empresa pode possuir várias Áreas e cada Área vários Departamentos. Uma empresa possui uma ou mais Unidades. Normalmente utilizase Unidade para designar uma regional ou uma planta da Empresa. Um funcionário pertence a uma Empresa e está lotado em um Departamento em uma Unidade dessa Empresa

4 1.3 Eventos e Exceções Quando se cria um evento, indica-se a data de início e fim, o horário de início e fim, o intervalo, a sala em que o curso ocorrerá e o instrutor que ministrará o curso. Se o evento ocorre em mais de um dia, o horário, intervalo, a sala e o instrutor serão os mesmos para TODOS os dias do curso por default. Podem-se alterar estas informações para determinados dias utilizando o link Exceções existente na criação do evento. Assim, pode-se, por exemplo, ter um curso com uma duração de 6 dias, iniciando em uma segunda-feira com horário das 8:00 às 18:00 com 2 horas de intervalo exceto no sábado, quando o curso seria das 9:00 às 12:00 sem intervalo. Para indicar esta exceção clica-se no link Exceções e edita-se a informação do último dia. Pode-se também mudar o curso de sala e de instrutor em apenas alguns dias. 1.4 Cálculo de datas e durações de eventos. No cadastro de CURSOS existe a informação da duração (em horas) de um curso. Quando se cria um evento, é obrigatório que seja informado o HORÁRIO de início e fim do curso. Existem três opções com relação à duração do mesmo: a. Se forem informadas as DATAS de início e fim o sistema calculará a duração levando em conta o intervalo se este tiver sido informado. Por exemplo: Um curso tem data de início em 4/10/2010 (segunda-feira) e término em 6/10/2010. O horário do curso é das 8:00 às 18:00 com intervalo de 2 horas. A duração calculada será 3 dias vezes 8 horas por dia (das 8:00 às 18:00 temos 10 horas menos 2 horas de intervalo), ou 24 horas. b. Se for informada apenas a data de início do evento e a duração NÃO tiver sido informada, o sistema buscará a duração informada no cadastro de cursos e calculará a data de fim do evento. c. Se for informada a data de início do evento e a duração, o sistema calculará a data de fim do evento. Exemplo para os casos b e c acima. Supondo a data de início 4/10/2010, horário do evento das 8:00 às 18:00 com 2 horas de intervalo e duração de 24 horas (informada ou do cadastro de cursos), a data de fim é calculada como mostrado a seguir. Carga diária de 8 horas (das 8:00 às 18:00 temos 10 horas menos as duas horas de intervalo). Duração em dias é obtida dividindo-se a duração do evento em horas (24) pelo número de horas diárias (8) resultando em 3 dias de curso. A data de fim do evento é, portanto 6/10/ Finais de semana Na tela de criação de eventos existem dois campos para se informar se sábados e domingos devem ou não ser considerados para o evento. O padrão (default) é NÃO considerar sábados e domingos, portanto os dois campos NÃO estão marcados

5 Se os campos para sábados e domingos não estiverem marcados, e a data de início ou a data de fim informado para o evento caírem em um final de semana, o sistema acusará erro. Ou muda-se a data que caiu no final de semana, ou assinala-se a opção de permitir cursos aos sábados ou domingos de acordo com o caso. Ainda se os campos para sábados e domingos NÃO estiverem marcados e apenas a data de início tiver sido informada e ela NÃO cair em um final de semana, o sistema irá calcular a data de fim, utilizando a duração do evento (ou a do curso se aquela não tiver sido informada) e pulando sábados e domingos. O mesmo se aplica se apenas sábado ou domingo tiver sido marcado. Neste caso apenas o dia NÃO marcado será pulado no cálculo da data de fim. Se as datas de início e fim do curso tiverem sido informadas, e houver um final de semana no meio do evento, o sistema desconsiderará no cálculo da duração sábados ou domingos ou ambos dependendo do que tiver sido marcado para a opção de permitir cursos em sábados ou em domingos. 1.6 Conflitos em eventos e tipos de cursos e eventos O sistema pode considerar conflitos de uso de sala, de instrutor ou de alunos. Existe um cadastro de tipos de cursos onde se especifica para um determinado curso ou evento que conflitos devem ser considerados. Assim, pode ser criado, por exemplo, um tipo de curso Presencial considerando os três tipos de conflitos (sala, instrutor e aluno). O tipo de curso indicado no cadastro de cursos é apenas para documentação e indica qual o tipo normal para aquele curso. Já quando se cria o evento, o tipo de curso indica que consistências o sistema deve fazer. No exemplo acima, do curso Presencial, o sistema NÃO deixará marcar dois eventos no mesmo dia e horário na mesma sala ou com o mesmo instrutor. Um aluno não poderá assistir a dois cursos presenciais (ou um evento de outro tipo onde este conflito de aluno seja analisado) ao mesmo tempo. Não poderá ocorrer sobreposição de sala, instrutor ou aluno em nenhum momento. Um tipo de curso poderia ser criado para treinamento on-the-job. Neste tipo devem ser considerados conflitos de aluno e de instrutor, mas não de sala, uma vez que várias pessoas podem estar recebendo diversos treinamentos on-the-job simultaneamente em uma mesma área. Um tipo de curso e-learning não considerariam conflito de instrutor, aluno ou sala. Mesmo assim o sistema obriga que seja informada uma sala e um instrutor responsável. Pode-se criar uma sala virtual específica para e-learning apenas para satisfazer o sistema. 1.7 Pré-requisitos O sistema permite que para cada curso sejam indicados quais os cursos pré-requisitos imediato. Um participante não poderá ser inscrito em um curso se não tiver cumprido os pré-requisitos. Esta regra pode ser desconsiderada se, ao se incluir um participante, marcar-se a opção ignorar pré-requisito

6 Quando um evento tiver sua data alterada ou for criada uma exceção, o sistema verificará os pré-requisitos. Para eventos, o sistema considera que o pré-requisito foi cumprido se o aluno estiver inscrito em algum curso futuro (data de término posterior a dia de hoje) ou em evento passado e a sua freqüência tiver sido maior do que o estipulado na tela de parâmetros do sistema. Embora eventos possam ter provas de aproveitamento controladas pelo sistema, as notas dos alunos não são consideradas nesta versão para o efeito de cumprimento do pré-requisito. 1.8 Centros e Salas Salas de treinamento são agrupadas em centros. Normalmente um centro é um local ou um prédio onde existem uma ou mais salas de treinamento. Para cada sala de treinamento indica-se sua capacidade. Na tela de parâmetros do sistema há um campo para indicar o comportamento desejado quando existir um estouro da capacidade da sala. Há duas opções: Erro ou Alerta. A opção padrão é Alerta e o sistema apenas alertará quando houver estouro de capacidade de uma sala. Existe um relatório que mostra as salas estouradas. Se a opção escolhida, for Erro o sistema NÃO permitirá o estouro de capacidade de sala em nenhum evento. 1.9 Campos com chaves (importante) Uma das vantagens de se usar um banco de dados é evitar a redigitação de dados já informados. Assim, um cadastro de funcionários contém o nome de um funcionário. Assim não é necessário se digitar novamente o nome em algum outro lugar onde se utilize o nome do funcionário bastando referenciar o número do registro onde os dados do funcionário estão armazenados. Só que não seria prático para um usuário do sistema ter que saber qual o número interno do registro do funcionário no banco de dados. Um exemplo. Para inscrever um funcionário em um curso há uma tela onde se pode optar por informar o número de matrícula (funcional) ou o nome do aluno. Supondo que o aluno vá ser inscrito pelo nome, ao iniciar a digitação do nome no campo apropriado, o sistema apresentará uma lista contendo os nomes começados pelas letras digitadas. A lista diminuirá até apresentar um único nome (ou nenhum). Não há necessidade de se esperar aparecer um único nome. Quando o nome do funcionário digitado aparecer podemos selecioná-lo a partir da lista (com o mouse ou com as setas do teclado) clicar nele ou apertar a tecla ENTER. Importante: o sistema NÃO irá guardar o nome do funcionário, mas sim o número interno do registro (ID) na tabela de participantes. Para nós o sistema mostrará o nome, mas internamente ele armazenará o ID do registro. Como curiosidade: se você soubesse o número interno do registro (ID) poderia digitar diretamente no campo nome ou matrícula que o funcionário correto seria escolhido. Importante: Por este motivo, o nome (ou a matrícula) devem ser escolhidas clicando-se nele ou apertando-se a tecla enter quando o valor desejado estiver selecionado. Se isto não ocorrer, se formos mais rápido que o sistema e digitarmos algo no campo, o sistema emitirá uma mensagem Inteiro incorreto. No caso de matrícula, como ela pode - 6 -

7 eventualmente ser numérica, o sistema pode não detectar o erro se o número do registro coincidir com um número de matrícula existente. Conclusão: Se a funcional contiver letras ou for formada por 5 ou mais dígitos o risco de isto acontecer é muito pequeno. Se a funcional NÃO contiver letras ou for constituída por poucos dígitos (1 a 4 dígitos), a forma mais segura de se incluir participantes será informado o nome. 2 Navegação Ao iniciar o sistema, a primeira tela exibida é a tela de Eventos onde aparecem os principais dados de todos os eventos. Note o menu logo abaixo do logo da Dynamica. Alguns dos itens do menu possuem um pequeno triângulo invertido do seu lado esquerdo. Isto indica a existência de subitens neste menu. Por exemplo, no item de menu Cadastros temos: Organização e Cursos. O triângulo preto apontando para a direita indica que existem submenus para Organização e Cursos

8 2 1 1) Em praticamente todas as telas do sistema MyTUF existe a possibilidade de se exportar os dados para Excel ou um arquivo em formato CSV (valores separados por vírgulas) ou ainda imprimir estes dados. Este funcionalidade pode ser acessada utilizando-se os ícones apropriados abaixo do menu (no nosso caso ao lado da expressão Tabela: Eventos ). 2) Note também que há um sinal de + ao lado de Search ou Buscar (dependendo da versão). Clicando-se neste botão (sinal +) abrem-se campos de pesquisa para mostrar apenas registros que obedeçam a determinados critérios

9 3 Cadastros Cadastros: Organização o Áreas o Cargos o Deptos o Empresa o Funcionário o Salas o Unidade o Perfil o Projetos Cursos o WBS o Documentos o Módulos o Capacitação o Tipos de cursos o Transações o Pré-requisito Relacionamentos o Transação x Curso o Perfil x Transação o WBS x Curso o Documento x Curso o Curso x Empresa o Perfil x Funcionário - 9 -

10 3.1 Organização Cadastro de Empresa Clique em Cadastros > Organização > Empresa Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Empresas

11 Os campos Complemento do endereço e Telefone não são obrigatórios. Os demais campos devem ser preenchidos com os dados da empresa. Os campos dessa tela são explicados abaixo. Campo Empresa Descrição Responsável Endereço Complemento Cidade Estado Telefone Descrição Nome resumido da empresa. Por exemplo: DYNAMICA Nome completo ou razão social. Por exemplo: Dynamica Consultoria Pessoa responsável por receber comunicações. da pessoa responsável por receber comunicações Logradouro da matriz da empresa Complemento do endereço (opcional) Cidade onde está a matriz da empresa Estado onde está a matriz da empresa Telefone da empresa (opcional)

12 3.1.2 Cadastro de Áreas Clique em Cadastros > Organização > Áreas Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Áreas. Para deletar uma área a mesma não pode estar relacionada a nenhum funcionário

13 A Empresa é dividida em Áreas e as Áreas em Departamentos. Todos os campos são de preenchimento obrigatório. Campo Empresa Área Descrição Gestor Descrição Drop-Down para se escolher a empresa a qual a Área pertence Sigla da Área Nome da Área Gestor responsável pela Área do responsável pela Área

14 3.1.3 Cadastro de Deptos Clique em Cadastros > Organização > Deptos Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Deptos

15 As Áreas da empresa são divididas em Departamentos. Todos os campos são de preenchimento obrigatório. Campo Empresa Área Depto Descrição Gerente Matrícula Descrição Drop-Down para a escolha da Empresa Drop-Down para a escolha da Área a qual o departamento pertence Sigla do departamento Nome do departamento Gerente do departamento do gerente do departamento Matrícula (funcional) do gerente

16 3.1.4 Cadastro de Cargos Clique em Cadastros > Organização > Cargos Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Cargos

17 Neste cadastro colocam-se os cargos existentes em cada empresa. Todos os campos são de preenchimento obrigatório. Campo Empresa Cargo Descrição Descrição Drop-Down para a escolha da empresa Código resumido do cargo. Não há necessidade de ser uma sigla ou código numérico. Pode ser, por exemplo: Analista de Sistemas Descrição mais detalhada do cargo ou repetir o Cargo

18 3.1.5 Cadastro de Unidade Clique em Cadastros > Organização > Unidade Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Unidade

19 Neste cadastro colocam-se as unidades existentes em cada empresa. Apenas os campos Empresa e Unidade são de preenchimento obrigatório. Campo Empresa Unidade Local Responsável Descrição Drop-Down para a escolha da empresa a qual a unidade pertence Nome da Unidade Localidade da Unidade (opcional) Responsável pela unidade (opcional) do responsável pela unidade (opcional)

20 3.1.6 Cadastro de Centros Clique em Cadastros > Organização > Centros Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Centros

21 Centros agrupam salas de treinamento. Pode ser uma localidade, um prédio etc. Usado para efeitos de relatórios. Atenção aos campos de preenchimento obrigatório. Campo Empresa Centro Descrição Endereço Complemento Cidade Estado Telefone Responsável Descrição Drop-Down para a escolha da empresa Nome resumido do centro Nome por extenso do centro Endereço do centro Complemento do endereço (opcional) Cidade onde está localizado o centro Estado onde está localizado o centro Telefone do centro (opcional) Responsável pelo centro (opcional) do responsável (opcional)

22 3.1.7 Cadastro de Salas Clique em Cadastros > Organização > Salas Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Salas

23 Salas de treinamento: Pertencem a um centro que deve ser cadastrado previamente. Atenção aos campos de preenchimento obrigatório. Campo Empresa Centro Sala Descrição Endereço Complemento Cidade Estado Telefone Responsável Capacidade Micros Projetor Descrição Drop-Down para a escolha da empresa Drop-Down para a escolha do centro. Ao se escolher o centro, os campos Endereço, Complemento, Cidade, Estado, Telefone, Responsável e são preenchidos com os valores informados para esse centro Código da sala. Deve ser o mais curto possível Nome por extenso da sala Endereço da sala Complemento do endereço (opcional) Cidade onde está localizada a sala Estado onde está localizada a sala Telefone da sala (opcional) Responsável pela sala (opcional) do responsável (opcional) Número de lugares da sala (campo numércio) Quantidade de micros na sala (campo numérico) Marcar S ou N indicando se a sala possui projetor

24 3.1.8 Cadastro de Funcionários Clique em Cadastros > Organização > Funcionários Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Funcionários

25 Atenção aos campos de preenchimento obrigatório. Campo Empresa Unidade Área Depto Matrícula Nome Endereço Complemento Cidade Estado Cargo Userid Status Telefone Envia Descrição Drop-Down para a escolha da empresa Drop-Down para a escolha da Unidade no qual o empregado trabalha Drop-Down para a escolha da Área onde o funcionário está lotado Drop-Down para a escolha do Departamento onde o funcionário está lotado Matrícula ou Registro Funcional do empregado (alfa-numérico) Nome completo do funcionário. Preferivelmente escrito com letras maiúsculas e minúsculas e com acentuação Endereço do funcionário Complemento do endereço (opcional) Cidade onde está localizado o funcionário Estado onde está localizado o funcionário do funcionário Drop-Down para a escolha do cargo Usuário SAP Ativo ou Desligado (não se pode deletar um funcionário com cursos, por este motivo, utiliza-se este campo) Telefone do funcionário (opcional) Campo interno. Um indica que será enviado um por motivo de alteração na programação do mesmo quando se usar a função de enviar s de programação de funcionários (ainda não implantado). A melhor forma de manter um funcionário atualizado com relação à sua programação é através do link que permite visualizar a programação on-line (instrutores, alunos e gestores)

26 3.1.9 Cadastro de Perfil Clique em Cadastros > Organização > Perfil Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Perfil. Obs.: Você pode usar a opção Criar em Grade, esta opção permite criar vários registros

27 O objetivo é definir qual o perfil ou função a que o curso vai atender. Para que depois dos cursos realizados possa se fazer um merge entre: Perfil X curso X inscritos que participaram E assim criar a base para que se possa depois definir as pessoas que receberão os acessos do sistema e qual o perfil em que ele foi treinado Atenção todos os campos de preenchimento obrigatório. Campo Perfil Descrição Descrição Drop-Down para a escolha da empresa Nome por extenso da sala

28 Cadastro de Projetos Clique em Cadastros > Organização > Projetos Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Projetos

29 Campo Sigla do Projeto Descrição Informe a sigla do projeto

30 3.2 Cursos Cadastro de Módulos Clique em Cadastros > Cursos > Módulos Clique no link Criar Módulo é um agrupamento de cursos de um determinado tema. Nesta tela você pode criar ou deletar Módulos

31 Os campos dessa tela são explicados abaixo. Campo Módulo Descrição Descrição Sigla do módulo (Por exemplo: SD) Nome do módulo (Por exemplo: Vendas e Distribuição)

32 3.2.2 Cadastro de Tipos de Cursos Clique em Cadastros > Cursos > Tipos de cursos Clique no link Criar O tipo de curso serve para definir que tipos de conflitos devem ser analisados para eventos desse tipo. Nesta tela você pode criar ou deletar Tipos de cursos

33 Os campos dessa tela são explicados abaixo. Campo Tipo Conflito de sala Conflito de instrutor Conflito de aluno Descrição Nome do tipo. (Por exemplo: Presencial, e-learning, workshop etc.) S ou N indicando se conflitos de sala devem ser analisados para este tipo de curso. Por exemplo, em um curso presencial marca-se S, já em um curso e-learning, por ser virtual, marca-se N S ou N indicando se conflitos de instrutor devem ser analisados para este tipo de curso. Por exemplo, em um curso presencial marca-se S, pois um instrutor não pode ministrar dois cursos simultaneamente. Já para um curso e-learning, embora seja obrigatório informar o instrutor, não verifica-se conflito e marca-se N S ou N indicando se conflitos de aluno devem ser analisados para este tipo de curso. Um aluno pode fazer mais de um curso e-learning simultaneamente (marca-se N ). Já isto não é possível para cursos presenciais (marca-se S )

34 3.2.3 Cadastro de Cursos Clique em Cadastros > Cursos > Cursos Clique no link Criar Antes de se cadastrar cursos, o módulo ao qual o curso pertence deve existir. Nesta tela você pode criar ou deletar Cursos

35 Os campos dessa tela são explicados abaixo. Campo Módulo Curso Descrição Duração Tipo Objetivos Ementa Público Anexos Observações Descrição Drop-Down do módulo do curso Sigla do curso. Procure não incluir espaços ou caracteres especiais. Use apenas letras e dígitos. Descrição breve do curso Duração em horas do curso Drop-Down com o tipo de curso Objetivos detalhados do curso (opcional) Ementa detalhada do curso (opcional) Público-alvo detalhado (opcional) Arquivo com documentação do curso. Se forem vários arquivos, crie um arquivo zipado (opcional) Observações sobre o curso (opcional)

36 3.2.4 Cadastro de Capacitação Clique em Cadastros > Cursos > Capacitação Clique no link Criar Antes de se cadastrar cursos, o módulo ao qual o curso pertence deve existir. Nesta tela você pode criar ou deletar Instrutores. No cadastro de capacitação, indicam-se quem ministra qual curso. Esta informação pode ser dada de modo mais prático no cadastro de cursos ou ainda no de funcionários através do link Capacitação

37 Neste cadastro, os campos são auto-preenchidos. Basta digitar as primeiras letras do curso ou do nome do instrutor para que uma lista apareça. A medida que mais letras são digitadas, a lista vai sendo restringida. A vantagem de se usar o cadastro de cursos para fornecer esta informação é que só haverá necessidade de se informar o nome do instrutor, pois o curso já foi escolhido. O mesmo ocorre com relação ao cadastro de funcionários, quando só teremos que digitar a sigla do curso. Campo Funcionário Curso Descrição Digite o início do nome. Clique no nome da lista correspondente ao nome do instrutor desejado, ou leve com a seta do teclado até o valor desejado e aperte a tecla Enter Digite a sigla do curso. Ao aparecer a lista, clique no curso desejado, ou leve com a seta do teclado até o valor desejado e aperte a tecla Enter

38 3.2.5 Cadastro de WBS (Work Breakdown Structure) Clique em Cadastros > Cursos > WBS Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar WBS. Opcionalmente, pode-se definir a WBS do projeto e se associar cursos a itens da WBS. O sistema permite WBS com até 5 níveis. Os itens são numerados

39 Atenção para os campos com preenchimento obrigatório. Campo Descrição N1 Número do nível 1 N2 Número do nível 2 (deixe zero se não existir) N3 Número do nível 3 (deixe zero se não existir) N4 Número do nível 4 (deixe zero se não existir) N5 Número do nível 5 (deixe zero se não existir) Atividade S se for o último nível desse ramo da WBS (atividade) Descrição Descrição do nó

40 3.2.6 Cadastro de Documentos Clique em Cadastros > Cursos > Documentos Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Documentos. Documentos também podem, opcionalmente, ser associados a cursos

41 Atenção para os campos com preenchimento obrigatório. Campo Descrição Documento Código do documento Descrição Descrição resumida do documento Info 1 Descrição detalhada do documento 1 Info 2 Descrição detalhada do documento 2 Info 3 Descrição detalhada do documento 3 Anexo Faça o upload de um anexo. Se for mais de um documento, zipe-os antes

42 3.2.7 Cadastro de Transações Clique em Cadastros > Cursos > Transações Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Transações. Obs.: Você pode usar a opção Criar em Grade, esta opção permite criar vários registros

43 Atenção para os campos com preenchimento obrigatório. Campo Documento Descrição Descrição Código da transação Descrição resumida da transação Cadastro de Pré-requisito Clique em Cadastros > Cursos > Pré-requisito

44 Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Pré-requisito. Atenção para os campos com preenchimento obrigatório. Campo Curso Pré-requisito Descrição Selecione o curso que deseja cadastrar um pré-requisito Selecione o curso que deseja cadastrar como pré-requisito

45 3.3 Relacionamentos Relacionamentos de Transação x curso Clique em Cadastros > Relacionamentos > Transação x curso Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Relacionamento de Transação x curso. Obs.: Você pode usar a opção Criar em Grade, esta opção permite criar vários relacionamentos de Transação x curso

46 Os campos dessa tela são explicados abaixo. Campo Código da Transação Código do Curso Descrição Drop-Down de escolha a transação Drop-Down de escolha o código do curso Relacionamentos de Perfil x Transação Clique em Cadastros > Relacionamentos > Perfil x Transação

47 Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Relacionamento de Perfil x Transação. Obs.: Você pode usar a opção Criar em Grade, esta opção permite criar vários relacionamentos de Perfil x Transação. Os campos dessa tela são explicados abaixo. Campo Perfil Transação Descrição Drop-Down de escolha o perfil Drop-Down de escolha a transação

48 3.3.3 Relacionamentos de WBS x Curso Clique em Cadastros > Relacionamentos > WBS x Curso Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Relacionamento de Perfil x Transação. O melhor lugar para se associar um item de WBS a um curso é no cadastro de WBS utilizando-se o link WBS x Curso no item da WBS ao qual se deseja associar curso(s). Para se associar um curso a itens de WBS o melhor lugar é o cadastro de cursos através do link WBS x Curso. Clica-se no link na linha correspondente ao curso desejado e escolhe(m)-se o(s) iten(s) de WBS

49 Utilizando-se este cadastro você deverá conhecer o código do item WBS ao qual deseja associar um ou mais cursos Campo N1 N2 N3 N4 N5 Curso Descrição Código do nível 1 da WBS Código do nível 2 da WBS (deixe zero se não existir) Código do nível 3 da WBS (deixe zero se não existir) Código do nível 4 da WBS (deixe zero se não existir) Código do nível 5 da WBS (deixe zero se não existir) Drop-Down para escolher o curso

50 3.3.4 Relacionamentos de Documento x Curso Clique em Cadastros > Relacionamentos > Documento x Curso Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Relacionamento de Documento x Curso. Aqui se associa, opcionalmente, um documento a um curso. Pode-se também fazer isto nos cadastros de cursos ou no de documentos no link Documentos x Curso

51 Atenção aos campos com preenchimento obrigatório. Campo Documento Curso Descrição Drop-Down de escolha de documento Drop-Down de escolha de curso Relacionamentos de Curso x Empresa Clique em Cadastros > Relacionamentos > Curso x Empresa

52 Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Relacionamento de Curso x Empresa. Obs.: Você pode usar a opção Criar em Grade, esta opção permite criar vários relacionamentos de Curso x Empresa. Os campos dessa tela são explicados abaixo. Campo Curso Empresa Descrição Drop-Down de escolha o curso Drop-Down de escolha a empresa

53 3.3.6 Relacionamentos de Perfil x Funcionário Clique em Cadastros > Relacionamentos > Perfil x Funcionário Clique no link Criar Nesta tela você pode criar ou deletar Relacionamento de Perfil x Funcionário. Obs.: Você pode usar a opção Criar em Grade, esta opção permite criar vários relacionamentos de Perfil x Funcionário

54 Os campos dessa tela são explicados abaixo. Campo Perfil Funcionário Descrição Drop-Down de escolha o Perfil Informe o funcionário que terá relacionamento com o perfil selecionado acima

55 4 Cronogramas Cronogramas: Salas Cursos Relacionamentos 4.1 Cronogramas Salas Clique em Cronogramas > Salas Clique na seta para selecionar a sala

56 Selecione a data de início para consulta O sistema sempre exibirá um período de 11 (onze) dias a partir da data selecionada. Os dias e horários em que a sala não tiver disponibilidade essas períodos aparecerão pintado com as seguintes informações: Código do curso, instrutor, quantidade de alunos, horário de inicio e termino e status

57 4.1.2 Instrutores Clique em Cronogramas > Instrutores Clique na seta para selecionar o Instrutor

58 Selecione a data de início para consulta O sistema sempre exibirá um período de 11 (onze) dias a partir da data selecionada. Os dias e horários em que o instrutor tiver cursos agendados essas períodos aparecerão pintado com as seguintes informações: Código do curso, quantidade de alunos, horário de inicio, termino, site e status. Obs.: Se o curso agendado no período estiver fora do site que o Instrutor está cadastrado o sistema exibirá a figura de um avião indicando que será necessário descolamento do Instrutor

59 4.1.3 Alunos Clique em Cronogramas > Alunos Clique na seta para selecionar o Aluno

60 Selecione a data de início para consulta O sistema sempre exibirá um período de 11 (onze) dias a partir da data selecionada. Os dias e horários em que o instrutor tiver cursos agendados essas períodos aparecerão pintado com as seguintes informações: Código do curso, site, quantidade de alunos, horário de inicio, termino e status. Obs.: Se o curso agendado no período estiver fora do site que o aluno está cadastrado o sistema exibirá a figura de um avião indicando que será necessário descolamento do aluno

61 5 Provas Provas: Provas Acompanhamento 5.1 Provas Clique em Provas > Provas Nesta tela existe 2 formas de editar a prova. 1) Habilitar a prova. 2) Editar / Cadastrar as questões da prova

62 Para habilitar a prova clique no link Editar em grade Os campos dessa tela são explicados abaixo. Campo Curso Userid Tempo Prazo Perguntas Nota Habilitada Descrição Preenchi automaticamente Drop-Down de escolha o usuário Informe o tempo para realizar a prova Informe o prazo Informe a quantidade de perguntas Informe nota mínima para aprovação S ou N. Após alterações clique em

63 Para editar / cadastrar as questões da prova clique no link Editar prova. Nesta tela você pode criar, eliminar ou alterar questões e respostas. Após alterações clique no botão

64 5.2 Acompanhamento Clique em Provas > Acompanhamento Nesta tela existe 2 formas de acompanhar a prova. 1) Editar a prova individualmente. Para editar a prova clique no botão

65 Os campos que podem ser editados são: Nota, Resultado, Data de Liberação e Habilitada. 2) Editar mais de uma prova simultaneamente. Para editar mais de uma prova simultaneamente clique no link Editar em grade

66 Os campos que podem ser editados são: Nota, Resultado, Data de Liberação e Habilitada. 6 Certificados Relatórios: Exportar o Exporta Certificados (Todos) o Exporta Certificados (Frequencia)

67 6.1 Certificados Criando o arquivo Excel com os dados Clique em Relatórios > Exportar > Exporta Certificados (Todos) Clique no sinal + ao lado de Filtro

68 Escolha um critério para selecionar quais certificados serão impressos. Uma opção é, no último filtro, o que especifica a data de fim dos eventos, clicar para alterar o operador de comparação para between (ou entre). Coloque as datas entre as quais deseja imprimir. Por exemplo, se quiser imprimir todos os cursos que terminam dentro de uma semana determinada, digite as datas correspondentes a segunda e sextafeira dessa semana. Clique no botão

69 Na parte inferior do relatório escolha a opção ALL (ou TODOS) na caixa de Grupos por Página. Clique no ícone do Excel na parte superior do relatório

70 Escolha a opção quando aparecer a caixa de diálogo Responda quando o sistema reclamar do formato do arquivo. No menu Arquivo do Excel, escolha Salvar Como. IMPORTANTE: Mude o tipo de arquivo que deve estar como HTML para XLS do Excel 93. Se desejar, altere o local onde o arquivo Excel será salvo

71 Clique no botão Modificando o arquivo gerado Abra a planilha CertificadosV3.xls (o 3 indica a versão. Pode existir uma versão mais atual. Use-a se disponível). A planilha CertificadoV3 irá solicitar a planilha que você salvou com os certificados a serem impressos. O sistema irá pedir para salvar o arquivo gerado. Escolha um nome e anote-o Imprimindo através da Mala Direta no Word Abra o arquivo Certificado.docx. Aparecerá uma mensagem dizendo que um comando SQL será executado. Aceite (responda SIM). Clique no menu Correspondências. Clique em Iniciar Mala Direta. Escolha a opção Assistente de Mala Direta Passo a Passo clicando nessa opção

72 Note no lado direito da tela uma opção Selecionar uma lista diferente. Clique nela. Escolha, na caixa de diálogo o arquivo que você gerou com o passo anterior. Veja que só há uma planilha dentro da pasta. Clique OK. Aparecerá uma lista das pessoas para as quais os certificados serão impressos. Você pode desmarcar alguns se precisar. Clique OK. Clique embaixo na opção Escrever a carta indo para o passo 4 da Mala Direta. Faça alterações no texto se necessário. CUIDADO para não apagar os campos dentro da tabela. Clique em Próximo: visualize a carta. Veja um exemplo de certificado gerado. Você pode navegar em todos os certificados gerados, inclusive alterando-os utilizando os botões ao lado de Destinatários na secção Visualize a carta. Clique em Conclua a mesclagem. Clique em Imprimir. Aparecerá uma caixa de diálogo. Se não quiser enviar todos os s marque a opção apropriada. Clique OK. Os certificados serão impressos. Você verá os certificados sendo gerados na tela do Word. Use papel de boa qualidade. Por exemplo papel Vergê 180g/m2 branco é uma boa opção. Você pode imprimir em PDF para enviar depois o arquivo PDF para ser impresso em outro lugar. Há programas gratuitos para a criação de arquivos PDF

73 6.2 Convocações Criando o arquivo Excel com os dados Clique em Relatórios > Exportar > Exp. Convocação dos participantes Clique no sinal + ao lado de Filtro

74 Escolha um critério para selecionar quais convocações serão impressas. Uma opção é, no último filtro, o que especifica a data de fim dos eventos, clicar para alterar o operador de comparação para between (ou entre). Coloque as datas entre as quais deseja imprimir. Por exemplo, se quiser imprimir todos os cursos que terminam dentro de uma semana determinada, digite as datas correspondentes a segunda e sextafeira dessa semana. Clique no botão

75 Na parte inferior do relatório escolha a opção ALL (ou TODOS) na caixa de Grupos por Página. Clique no ícone do Excel na parte superior do relatório

76 Escolha a opção quando aparecer a caixa de diálogo Responda quando o sistema reclamar do formato do arquivo. No menu Arquivo do Excel, escolha Salvar Como. IMPORTANTE: Mude o tipo de arquivo que deve estar como HTML para XLS do Excel 93. Se desejar, altere o local onde o arquivo Excel será salvo

77 Clique no botão Modificando o arquivo gerado Abra a planilha ConvocacaoAlunosV1.xls (o 1 indica a versão. Pode existir uma versão mais atual. Use-a se disponível). Esta planilha serve também para convocação de instrutores. A planilha ConvocacaoAlunosV1.xls irá solicitar a planilha que você salvou com os dados dos eventos exportados do MyTUF. O sistema irá pedir para salvar o arquivo gerado. Escolha um nome e anote-o Imprimindo através da Mala Direta no Word Abra o arquivo MalaDireta1.docx. Aparecerá uma mensagem dizendo que um comando SQL será executado. Aceite (responda SIM). Clique no menu Correspondências

78 Clique em Iniciar Mala Direta. Escolha a opção Assistente de Mala Direta Passo a Passo clicando nessa opção. Note no lado direito da tela uma opção Selecionar uma lista diferente. Clique nela. Escolha, na caixa de diálogo o arquivo que você gerou com o passo anterior. Veja que só há uma planilha dentro da pasta. Clique OK. Aparecerá uma lista das pessoas para as quais s serão enviados. Você pode desmarcar alguns se precisar. Clique OK. Clique embaixo na opção Escrever indo para o passo 4 da Mala Direta. Faça alterações no texto se necessário. CUIDADO para não apagar os campos dentro da tabela. Clique em Próximo: visualize . Veja um exemplo de gerado. Você pode navegar em todos os s gerados, inclusive alterando-os utilizando os botões ao lado de Destinatários na secção Visualize o . Clique em Conclua a mesclagem. Clique em . Aparecerá uma caixa de diálogo. Altere apenas Linha de assunto para colocar o assunto que aparecerá nos enviados. Se não quiser enviar todos os s marque a opção apropriada. Não altere os campos PARA: e Formato da Mensagem. Clique OK. Os serão enviados. Você verá os s sendo gerados na tela do Word. A única forma de verificar se os s foram enviados, é olhando na caixa de saída do Outlook. Os enviados estarão lá