GESTÃO DO FORNECIMENTO DO KIT DE MOBILIZAÇÃO UNIFORMES E OUTROS

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1 Folha 1 de 12 Revisão Data. Conteúdo Elaborado por Aprovado por A 03/07/2014 Emissão inicial Roberto Couto B 22/07/2014 Alterada a reposição de crachás de identificação Roberto Couto 0 28/01/2015 Comitê da qualidade umário 1 REFERÊCIA ORMATIVA TERMO E DEFIIÇÕE FLUXOGRAMA DO PROCEO ETRADA Premissas Conceito de uniforme para fins deste procedimento Peças do uniforme Kit de mobilização uprimento Uso de uniforme Custeio ADM Admissão de Pessoal ETAPA Emissão de informando admissão de colaborador Emissão de crachá de identificação e envio à Administração da ede eparação do material e envio à Administração da ede Kit de mobilização Reposição de peças danificadas Conferencia, embalagem e definição do meio de transporte Kit de mobilização Reposição de peças danificadas Despacho e acompanhamento Kit de mobilização Reposição de peças danificadas Rastreamento Entrega ao colaborador com recibo Reposição de itens do kit de mobilização Itens de uniformes Cracha de identificação Desmobilização de colaborador Descarte Reposição de estoques na ede Emissão da programação de recebimento FERRAMETA AÍDA OU PRODUTO REGITRO DA QUALIDADE REPOABILIDADE AEXO I Camisa II Calça... 12

2 Folha 2 de III Calçado IV - Casaco Prefácio Este procedimento faz parte do istema Guimar de Gerenciamento, de propriedade da Guimar Engenharia Ltda. e define o processo relativo ao suprimento de uniformes e pertences aos colaboradores da Jacobs Guimar. Introdução Aparentemente simples, o primeiro fornecimento e as sucessivas reposições de uniformes podem acarretar problemas que resultarão em custos elevados ou, por outro lado, na apresentação de nossos colaboradores de modo não condizente com o estilo que preconizamos, produzindo uma imagem desfavorável da Empresa.

3 Folha 3 de 12 OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento define o que deve ser feito para que o suprimento aos colaboradores de uniformes e afins se faça de modo eficaz, aplicando a todas as operações / contratos da Jacobs Guimar. 1 REFERÊCIA ORMATIVA GE GE 006 Estilo Jacobs Guimar 2 TERMO E DEFIIÇÕE Consultar o Glossário disponível no Informativo (

4 Folha 4 de 12 3 FLUXOGRAMA DO PROCEO Gestão de fornecimento de uniformes e itens básicos Recursos Humanos ede uprimentos ede Administração ede Órgão onde o colaborador está alocado 4.2 ETRADA ADM Admissão de Pessoal Recebe REQ e diligencia Recebe e informa 5.1 Emite e mail requisitando o kit básico de mobilização para novos colaboradores 5.3 Recebe e mail, separa material e envia para Administração Materiais 5.7 Entrega ao colaborador com recibo 5.2 Emite crachá de identificação e envia para Administração com prendedor Crachá de identificação com prendedor 5.4 Confere, embala e escolhe meio de envio Reposição solicitada? Reposição autorizada? epara material e encaminha 5.5 Despacha e acompanha 5.8 Recolhe peça, emite REQ e encaminha para suprimentos o prazo? Colaborador é desmobilizado? 5.6 Rastreamento 5.9 Recolhe material, registra GQD 5.11 Processo de reposição de estoques na ede Operação encerrou? Entre 1 e 7 de cada mês? Processo de descarte 5.12 Emite programação de recebimento Período de descarte? 5.10 Descarte FIM Operação encerrou?

5 Folha 5 de 12 4 ETRADA 4.1 Premissas Conceito de uniforme para fins deste procedimento Para fins de aplicação deste procedimento, considera-se uniforme a vestimenta que os colaboradores da Jacobs Guimar que exerçam funções técnico-administrativas ou de consultoria nas instalações de propriedade da Jacobs Guimar ou de seus clientes usarão com o objetivo de marcar o estilo da Empresa, transmitindo uma imagem uniforme. Para fins de aplicação deste procedimento, não é considerado uniforme as vestimentas de uso específico a determinadas atividades com o objetivo de proteção ou segurança ou aquelas utilizadas por colaboradores que, rotineiramente, exercem funções de campo (por exemplo, macacões para operadores de equipamentos, almoxarifes e similares) Peças do uniforme ão consideradas peças padronizadas de um uniforme: Camisa conforme anexo I Calça conforme anexo II Calçado conforme anexo III Casaco conforme anexo IV Kit de mobilização O kit de mobilização é composto de: Quatro camisas conforme anexo I, Duas calças conforme anexo II, Um par de calçado conforme anexo III, Crachá de identificação com prendedor com extensão. Para fins de reposição por desgaste pelo uso, é prevista uma vida mínima de seis meses para camisas e calças e de um ano para calçados uprimento Peças de uniformes padronizados O suprimento de peças de uniformes padronizados para os diferentes locais de trabalho (fornecimento para mobilização e para reposição individual) será centralizado no almoxarifado da ede mediante requisição (REQ).

6 Folha 6 de 12 O almoxarifado da ede manterá um estoque mínimo gerenciado. As quantidades a repor serão calculadas mensalmente através de aplicativo específico. Peças de uniformes não padronizadas e, por força de contrato, houver a exigência formal estabelecida em documento por parte do cliente contratante para o uso de parte ou da totalidade das peças do uniforme em desacordo com os padrões estabelecidos nos anexos mencionados em 4.1.2, a cuidará da procura de fornecedor local (com orientação da Gerencia de uprimentos da ede), enviando modelos para serem formalmente aprovados. A Gerencia de uprimentos emitirá a Ordem de Compra específicas para tais itens fora do padrão, indicando como local de entrega o endereço do local onde a estocara os itens. A ficará responsável pelo controle de estoque das peças fora do padrão Guimar, ficando ainda responsável pelos fornecimentos subsequentes para reposição dos estoques Uso de uniforme Uso obrigatório É obrigatório o uso do conjunto Camisa, Calça e Calçado fornecidos gratuitamente pela Jacobs Guimar, com as seguintes ressalvas: a ede e nos escritórios regionais o uso é facultativo. A decisão de usar ou não é gerente responsável pelo local de trabalho. A decisão de usar ou não uniformes abrangera todos os colaboradores que trabalhem no local. os locais de trabalho onde, por pratica imposta pelo cliente, os colaborados de outras empresas não usam uniformes. A decisão final será do gerente responsável pelo contrato. Uso eventual Casacos são fornecidos gratuitamente pela Jacobs Guimar para colaboradores lotados em locais de clima frio e que, obrigatoriamente, tenham sido orçados na estimativa de custos Custeio Peças padronizadas As peças serão adquiridas para a conta estoque da ede. A medida que as requisições individualizadas (com usuário identificado) são atendidas, os respectivos custos são debitados ao centro de custo ao qual o colaborador está alocado. Peças não padronizadas As peças não padronizadas mencionas em entregues pelos fornecedores diretamente nos locais de aplicação terão seu custo diretamente alocado ao centro de custo respectivo.

7 Folha 7 de ADM Admissão de Pessoal A entrada para o processo e a emissão do formulário - ADM Admissão de Pessoal que autoriza a mobilização do colaborador gerará, automaticamente, dados a serem enviados por mensagem eletrônica para a Gerencia de uprimentos e para o órgão de Administração da ede para que sejam tomadas a providencias para suprimento dos uniformes padronizados. 5 ETAPA De acordo com o fluxograma apresentado em 3: 5.1 Emissão de informando admissão de colaborador O completo preenchimento do documento ADM Admissão de Pessoal (indispensável para a admissão de um colaborador) gera, automaticamente, uma lista dos itens que deverão ser fornecidos ao colaborador, antes do início do trabalho e durante o PIC Primeiros Passos (Programa de Integração do Colaborador Primeiros Passos). A lista dos itens é enviada tão logo o preenchimento do ADM esteja completo, através de mensagem eletrônica para o almoxarifado da ede e para o setor de responsável pela Administração da ede. 5.2 Emissão de crachá de identificação e envio à Administração da ede Faz parte do processo de admissão a emissão do crachá de identificação no máximo 24 horas após a emissão da ADM e o envio para o setor responsável pela Administração da ede. Acompanhará o crachá o prendedor com extensor. 5.3 eparação do material e envio à Administração da ede Kit de mobilização Recebido o , o almoxarifado analisara a lista recebida e verificará se a utiliza itens padronizados do estoque ou se, por exigência pré-estabelecida em contrato, utiliza itens especiais cujo fornecimento será de responsabilidade da. Os itens padronizados são separados no mesmo dia do recebimento do , baixados no estoque de acordo com procedimentos definidos pela área contábil e entregues ao setor responsável pela Administração da ede. o caso de itens não padronizados não entregues, é fundamental que o almoxarifado informe à Administração da ede, por escrito, o motivo.

8 Folha 8 de Reposição de peças danificadas As requisições recebidas (vide 5.8) com o intuito de repor peças danificadas são analisadas quanto ao atendimento a este procedimento (formulário adequado, identificação do item e do colaborador) são atendidas e enviadas à Administração da ede para envio às operações. 5.4 Conferencia, embalagem e definição do meio de transporte Kit de mobilização Recebido o material separado pelo almoxarifado e o crachá de identificação recebido da área de Administração de Pessoal, cabe ao setor de Administração da ede: Conferir o material enviado pelo almoxarifado com a solicitação recebida conforme 5.1 Certificar-se com o órgão ao qual o material se destina sobre o prazo máximo aceitável com o objetivo de otimizar os custos de envio, Embalar o material, Decidir sobre o menor custo de envio compatível com o prazo exigido. Caso exista uma filial de apoio à de destino, o material poderá ser enviado à filial para distribuição Reposição de peças danificadas Como 5.4.1, o material recebido e conferido, embalado e escolhido o modo de envio para a ou filial. 5.5 Despacho e acompanhamento Kit de mobilização O órgão de Administração da ede irá Emitir a Guia de Remessa do Material (GRM), Entregar ao transportador, Acompanhar / diligenciar diariamente até a entrega no destino Reposição de peças danificadas Idem Rastreamento As entregas que não tenham sido feitas no prazo serão rastreadas para as devidas providencias (reenvio com cobrança ao transportador do seguro correspondente ou outras providencias cabíveis.

9 Folha 9 de Entrega ao colaborador com recibo O órgão ao qual o empregado está alocado recebe o material (diretamente da ede ou da filial), comunica o recebimento à Administração da ede e entrega (ou providencia a entrega) o material ao colaborador no primeiro dia de trabalho durante a integração (primeiros passos) com recibo da entrega. 5.8 Reposição de itens do kit de mobilização Itens de uniformes A reposição dos itens que compõem os uniformes é solicitada pelo colaborador ao administrativo da ao constatar que o item apresenta aspectos não condizentes com a imagem que se espera transmitir e para o qual não haja a possibilidade de reparo (desbotamento, rasgos). Para justificar a solicitação, é necessário que o colaborador apresente o item para o qual solicita substituição (calça, camisa ou calçado) ao administrativo do local de trabalho e que este julgue procedente o pedido de substituição. Para proceder à substituição: O administrativo recolhe a peça fornecida com o kit de mobilização que esteja danificada (camisas, calças, casacos e calçado de segurança), e Destrói as peças que não possam ser reusadas e destina-as ao lixo seletivo, Identifica camisas, calças, casacos e calçados que possam ser reusados com etiqueta com o nome do solicitante e a guarda em local apropriado para guarda destas e de outras peças substituídas, Mensalmente, o administrativo emite requisição (formulário REQ disponível no Informativo/Modelos e Padrões) solicitando à Gerencia de uprimentos na ede a reposição das peças recolhidas após a requisição anterior. Os colaboradores que solicitaram a reposição deverão estar indicados na requisição. Vide para a continuidade do sub processo. IMPORTATE Este procedimento aplica-se somente aos itens do kit de mobilização. Outros itens tais como óculos de proteção, capacetes de segurança, protetores auriculares e outros itens de segurança ou de consumo pessoal são fornecidos diretamente pela de acordo com outros procedimentos Cracha de identificação Os colaboradores diretamente ou através do administrativo solicitam através do Informativo/Help RH. 5.9 Desmobilização de colaborador Quando o colaborador for desmobilizado (demissão ou transferência), o administrativo, no ato de processar a GQD (Guia de Quitação),

10 Folha 10 de 12 Recolhe camisas (4) e calças (2) e as guarda no mesmo local onde estão os itens danificados que foram repostos (5.8), Faz os devidos registros na GQD. Casacos e calçados não são recolhidos, ficando como propriedade do colaborador. O recolhimento de outros bens em poder do colaborador tais como equipamentos de segurança, livros e publicações, crachá de identificação, documentos, viaturas, telefones, computadores, licenças de software, maquinas fotográficas e outros equipamentos / bens patrimoniais são regulados por outro procedimento Descarte o período de descarte (durante novembro de cada ano e ao término da após a desmobilização do todos os empregados), o administrativo: Relaciona todos os itens que foram guardados com objeto da substituição de peças ou da desmobilização de colaboradores, Contata instituições locais de caridade que estejam aptas a receber doações do material acima, Entra em contato com a área de Recursos Humanos (gerad@jacobs.com) para obter orientações sobre o processo de doação, Efetua a doação conforme orientação recebida. Em princípio, todo o material relacionado encontra-se em condições de reuso. e, por um acaso, não houver tempo hábil para a doação ao término da, você deve obter instruções com a área de Recursos Humanos Reposição de estoques na ede Mensalmente (mês n), na primeira semana de cada mês a Gerencia de uprimentos Obtém da área de operações a previsão de efetivo, para os próximos quatro meses, das operações que utilizam uniformes padrão, Levanta os estoques de cada item que compõem o kit de mobilização. Utilizando o aplicativo Reposição de estoques de uniformes define a programação a ser enviada ao(s) fornecedor(es) contratado(s) para meses n+2 (firme), n+3 e n+4 (previsões) Emissão da programação de recebimento A programação de entrega obtida conforme 5.11 é distribuída entre os fornecedores que tenham Ordem de Compra em aberto e cujo saldo exceda a do programa de recebimento a ser enviada.

11 Folha 11 de 12 6 FERRAMETA Além da indispensável qualificação das pessoas que intervirão no processo, são utilizas como ferramentas: GE istema de Gestão Corporativa Aplicativo Reposição de Estoques de Uniformes disponível para utilização pela Gerencia de uprimentos. 7 AÍDA OU PRODUTO ão saídas do processo: Kits de mobilização de colaboradores disponíveis tempestivamente, Reposição de peças do kit de mobilização feitas em até 30 dias. 8 REGITRO DA QUALIDADE este processo, são criados os seguintes registros: Identificação Local e tipo do arquivo Acesso Proteção Tempo de retenção Descarte GRM Pasta criada no servidor Através do servidor pelo Backup do servidor. Durante a vida da Deletar para o arquivo de GRM criador da pasta. / local de pela Gerencia de trabalho ou um ano uprimentos (o que terminar primeiro) Requisição de itens Pasta criada no servidor Através do servidor que Backup do servidor. Durante a vida da Deletar a repor do kit de para o arquivo de REQ s atende ao local de / local de mobilização pelo administrativo do local trabalho trabalho ou um ano de trabalho (o que terminar primeiro) Recibo de entrega Arquivo físico na sala do Pelo administrativo do ão previsto Durante a vida da Destruir de itens do kit de administrativo do local de local de trabalho / local de mobilização ao trabalho trabalho ou um ano colaborador (o que terminar primeiro) 9 REPOABILIDADE REPOABILIDADE ETAPA EXECUTA UPERVIIOA COORDEA APROVA TODO O PROCEO GEUP Emissão de informando admissão de colaborador CORE GERAD - GERAD

12 Folha 12 de 12 REPOABILIDADE ETAPA EXECUTA UPERVIIOA COORDEA APROVA TODO O PROCEO GEUP Emissão de crachá de identificação e envio COADE GERAD - GERAD eparação do material e envio a Administração da ede Almoxarifado GEUP - GEUP Conferencia, embalagem e definição do meio de transporte COADE DIAFI DIAFI Despacho e acompanhamento da remessa COADE DIAFI DIAFI Rastreamento COADE DIAFI DIAFI Entrega ao colaborador com recibo Administrativo da Reposição de itens do kit de mobilização Administrativo da Desmobilização do colaborador Administrativo da Descarte Administrativo da Reposição dos estoques da ede GEUP DIOPE / DAOPE DIOPE / DAOPE Emissão da programação de recebimento GEUP DIOPE / DAOPE DIOPE / DAOPE 10 AEXO 10.1 I Camisa 10.2 II Calça 10.3 III Calçado 10.4 IV - Casaco