ROTEIRO SOBRE NOTAS DE IMPORTAÇÃO CONTROLLER

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1 Inicialmente, o mais importante O objetivo deste material é apresentar como deve-se proceder em todas as fases, o cadastramento de uma Nota de Importação no Controller. Este material abordará os tópicos abaixo: 1) Configurações básicas; 2) Sequência dos cálculos para correto entendimento dos valores; 3) Declaração de importação (DI) X planilha auxiliar; 4) Como fazer os Lançamentos no sistema e suas conferências. 1) Configurações Básicas Neste tópico teremos duas abordagens para fazer: a primeira, referente à configuração do módulo; a segunda, referente ao Item de Estoque. Quanto à configuração do módulo, abaixo estão disponíveis as primeiras configurações para que a nota de importação fique otimizada quanto aos valores totais da NF-e, e a configuração para a manipulação dos dados da DI, que pode ser encontrada em Sistema / Configurar / Notas Fiscais / Notas Fiscais Eletrônicas. 1

2 Detalhando a configuração... A configuração do CFOP de Entrada otimizará a criação da NF-e. Se for informado o CFOP nesta tela, ao se criar a NF-e de entrada, o sistema irá sugerir o CFOP ali informado. A partir de meados de 2011, a Receita Federal implementou novas regras na validação da NFe, fazendo com que dados referentes à DI, que antes não eram obrigados, passassem a ser exigidos. Como a regra exigida obriga estas informações item-a-item, sobre pena de rejeição 2

3 da NF-e, em caso de falta de informação, foi criada a opção de Criticar informações da DI a cada item. Com isso, o usuário terá uma maior liberdade, podendo lançar as informações da Declaração de Importação (DI), somente após os itens e ajustes de valores e impostos terem sido lançados. Se esta opção for marcada, a cada item lançado, serão solicitados os dados, causando uma maior lentidão no processo. Já quanto as configurações referentes às opções disponíveis no segmento Nota de Importação, teremos a possibilidade bem comum de marcar os impostos que serão somados ao Total da Nota. Cabe ressaltar que estes impostos são configuráveis, pois dependendo do porto onde o despacho aduaneiro é feito, as regras podem mudar. No entanto, o normal é que as opções de soma dos impostos ICMS, PIS, COFINS e Imposto de Importação (II), normalmente deverão ficar marcadas. O único senão, com relação a soma ao total da Nota, fica por conta das outras despesas de importação, que podem existir na Declaração de Importação (DI) e que normalmente são utilizadas somente para fins de custo do produto. Entretanto, em alguns casos, para que a nota tenha seu valor total, somando também estas outras despesas, esta opção deverá estar marcada. Cabe ressaltar que todas estas opções devem ser marcadas antes de a Nota Fiscal de Entrada de Importação ser criada, tornando-se assim um padrão para as Notas Fiscais deste tipo no sistema. Uma outra configuração importante desse mesmo local é a opção Somar Outras Desp. Acessórias na base do II e demais impostos. Esta opção é de fundamental importância, caso haja Despesas Acessórias na DI, que são somadas ao Valor Aduaneiro do Item e que, por consequência, também são consideradas para o cálculo dos demais impostos, como o II, IPI, PIS/COFINS e, por fim, o ICMS. Um exemplo razoavelmente comum é a Capatazias : despesa ou taxa cobrada, referente a todo o processo de recepção, manuseio, organização da mercadoria nas instalações portuárias e que, por característica, acaba fazendo parte da composição do Valor Aduaneiro do Item. Um detalhe interessante, pode ocorrer naturalmente, devido ao tempo em que a criação de uma nota de Importação pode demandar (muitas vezes demorando 2, 3 dias), em função da quantidade de itens envolvidos ou mesmo em função de outras informações de despesas a serem lançadas e ainda desconhecidas no momento da criação da mesma. Quando isto ocorre, a numeração da NF-e que foi utilizada para esta Nota de Importação ficará presa nesta Nota Fiscal, comprometendo o sequencial da NF-e que deveria ser seguido em função da sequência de datas de emissão, uma vez que as Notas de Saída continuarão sendo criadas. Com isso, quando a Nota de importação for finalizada, naturalmente a data de emissão terá de ser atualizada para a data corrente, fazendo com que a numeração saia do 3

4 sequencial. Esta situação não causa rejeição, no entanto pode causar uma cobrança caso haja uma fiscalização. Para fugir desta situação, uma alternativa é a criação de mais uma Série, separando portanto as séries para as finalidades distintas, Notas de Venda e de Importação. Ou seja, mesmo com o atraso no término de uma NF de Importação, a numeração desta série será respeitada, independente da evolução natural que as saídas terão. Para criar uma série nova, basta nesta mesma tela de configuração, clicar no botão Séries... e, na subtela que se abrirá, descer a seta para baixo do teclado até que uma nova linha seja aberta para que a nova numeração seja informada. A última configuração a ser vista refere-se ao padrão das alíquotas de PIS e COFINS que são utilizadas em cada item de uma Nota Fiscal de Importação. Cabe uma ressalva neste ponto, quanto à característica do sistema Controller Gold: esta configuração tem como premissa servir para as notas de saída, e não para as de importação. Como padrão, o sistema traz esta alíquota preenchida como a demonstrada na imagem acima, ou seja caracterizando empresas do Lucro Real e atendendo a uma boa fatia de NCM s de itens importados, que também tem estas alíquotas. Caso sua empresa seja do Lucro presumido, por exemplo, para atender as notas de venda de mercadorias, estas alíquotas serão diferentes das praticadas pelos mesmos itens, quando estes forem importados. Portanto, esclarecemos que estas alíquotas serão sugeridas sim, para a nota de importação, mas dependendo do enquadramento de sua empresa, elas terão de ser ajustadas manualmente durante a criação da NF-e de Importação, para as alíquotas que estiverem destacadas na DI. Agora, referente ao Item de estoque, sabe-se que o NCM/TIPI tem de estar configurado em cada produto. Como um mesmo NCM refere-se a mais de um produto, caso em sua empresa existam produtos diferentes que se enquadram em um mesmo NCM/TIPI, bastará configurar o mesmo uma única vez e vinculá-lo aos produtos. Este vínculo pode ser feito após ter selecionado o item desejado pela aba Adicionais, conforme abaixo demonstrado. 4

5 Após selecionado o NCM/TIPI do produto, para configurá-lo, basta clicar no Botão Azul, indicado pela seta na imagem acima, que a tela da Tabela TIPI, irá se abrir para que a configuração dos impostos possa ser feita, conforme imagem abaixo. Nesta tela, será feita a configuração dos impostos IPI, PIS, COFINS e do Imposto de Importação (II). Note que conforme foi exposto anteriormente, quando a Tributação do PIS e do COFINS for configurada como Alíquota Normal, o sistema irá olhar para a Configuração do Módulo de Notas Fiscais Eletrônicas e, em caso de divergências entre estas alíquotas, o acerto 5

6 deverá ser feito diretamente no item da Nota Fiscal Eletrônica de Importação, que oportunamente será demonstrado. Especificamente sobre o IPI, cabe ressaltar que para uma otimização do processo, além de ser informada a alíquota na tela acima, é necessário informar também no cadastro do item de estoque, para os produtos que tiverem IPI, no campo Tributação, a opção Com recolhimento de IPI, conforme imagem sequencial. 2) Sequência dos cálculos para correto entendimento dos valores Para uma correta compreensão dos cálculos, é importante entender sem grandes detalhamentos, mas com o intuito de definir a sequência correta de composição das bases dos impostos e como um influencia no outro, abaixo segue uma demonstração de como como um imposto tem sua base de cálculo montada: Valor Aduaneiro, é a Base de Cálculo para que o II (Imposto de Importação) seja calculado, e é composto por: Valor Total do Produto em Reais + Frete* + Seguro* + Outras Despesas Acessórias (Capatazias, por exemplo) * O frete e o seguro serão considerados dependendo da Modalidade do INCOTERM que estiver indomada em cada adição na DI. 6

7 Base do Imposto de Importação (II) = Valor Aduaneiro Valor do II = Base do II * Alíquota do II Base do IPI = Valor Aduaneiro + Valor do Imposto de Importação (II) Valor do IPI = Base do IPI * Alíquota do IPI Base do PIS = Valor Aduaneiro Valor do IPI = Base do PIS * Alíquota do PIS Base do COFINS = Valor Aduaneiro Valor do IPI = Base do COFINS * Alíquota do COFINS Base do ICMS Este tem um característica diferente, pois o Valor ICMS entra dentro da própria Base. Além disso, é importante destacar a existência da Taxa de Siscomex. Esta é uma taxa cobrada pela utilização do programa Siscomex, que é o responsável pela emissão da Declaração de Importação (DI). Para entendermos, veja abaixo: Base do ICMS = Valor Aduaneiro + Valor do II + Valor do IPI + Valor do PIS + Valor do COFINS + Siscomex Valor do ICMS = Base do ICMS / ( (100 - % ICMS do Item)/100) Exemplificando: Base de ICMS já somando todas as variáveis acima = 1.000,00 (sem o ICMS estar sendo considerado) Considerando o % de ICMS sendo 16%, temos: ( (100 - % ICMS do Item)/100) = 0,84 Com isso: Base do ICMS (sem o ICMS estar sendo considerado) = 1.000,00 / 0,84 = 1.190,48 (Já considerando o ICMS) Valor do ICMS = 1.190,48 * 16% = 190,48 7

8 3) Declaração de importação (DI) X planilha auxiliar; O intuito deste tópico é o de esclarecer a extrema importância de uma Planilha de Excel para que uma boa análise de uma DI seja feita. No entanto, cabe ressaltar que o ideal é ter uma planilha que detalhe os valores pelos Itens, pois é desta forma que teremos como fazer os rateios corretos (como exemplo, o Frete e Siscomex), uma vez que pela estrutura da DI, estes são feitos de acordo com o Peso Líquido de cada Adição. Por falar nisso, o termo Adição representa a quantidade de NCM s/tipi existentes na DI. Explico: Na DI os produtos são agrupados pelo NCM/TIPI. Isto ocorre pois todo o grupo de produtos que se enquadrar em determinado NCM/TIPI terá a mesma carga tributária. Com isso, fica mais fácil para a receita organizar os itens. Ou seja, a cada novo NCM/TIPI existente em uma DI, uma nova adição será criada. 4) Como fazer os Lançamentos no sistema e suas conferências É importante considerarmos, antes de efetivamente criar a Nota Fiscal, que como o Fornecedor no qual esta compra foi feita é do Exterior, temos que analisar seu cadastro para checarmos algumas pequenas características. Para acessar o cadastro de fornecedores, vá em Cadastro / Fornecedores / Manutenção. Considerando que o fornecedor já esteja cadastrado, observe além do Nome e dos dados de Endereço, que é muito importante checar o País. É neste ponto que devemos nos preocupar, mesmo porque, se não fizermos a alteração correta, o sistema não permitirá que a NF-e para este fornecedor seja feita com um CFOP do Grupo 3 (Compra de fora do país). Por padrão, o sistema, ao criar um fornecedor, preenche o campo Código com 1058, que refere-se ao país Brasil. Altere este conteúdo para o código do país correspondente ao do seu fornecedor. Ao Alterar, repare que os campos de Cód.Município, Cidade e UF são desabilitados e automaticamente preenchidos com os conteúdos corretos para que a validação da NF-e de importação seja feita, no que concerne aos parâmetros de cadastro do Fornecedor. Veja abaixo o detalhe: 8

9 Para criar uma Nota Fiscal Eletrônica de Importação, acesse a tela de criação de Notas Fiscais eletrônicas, em Faturamento / Notas Fiscais / Notas Fiscais Eletrônicas. Na tela que vai abrir, clique na seta preta existente ao lado do Botão Criar, e em seguida, escolha Entrada. 9

10 Na Tela a seguir, insira o Fornecedor do Exterior no campo indicado pela seta. Já relativo aos outros 2 campos marcados, Tipo de Consumidor e Estoque, observe que: Tipo de Consumidor: Este campo é utilizado para automatização de operações dentro do sistema, não sendo utilizado ou informado para a Receita de forma alguma. Com isso, a nomenclatura como a acima demonstrada Consumidor Final não quer dizer que trata-se de uma venda para um Consumidor Final, mas sim que o sistema irá somar à Base de ICMS, o valor do IPI. Uma outra característica deste tipo é a não existência da Substituição Tributária. Trazendo esta característica para a realidade aqui proposta, lembraremos que a Base de ICMS considera todos os impostos, inclusive o IPI para ser formada. Ou seja, em última análise, esta é a forma que temos no sistema de fazer com o que o IPI seja considerado para a base do ICMS, independente de esta compra por importação ser para Revenda, ou se sua empresa for do Lucro Real, por exemplo. 10

11 Estoque: é neste campo que faremos a inserção dos itens de estoque. O prosseguimento natural será a informação da quantidade que está sendo comprada, bem como o Valor Unitário já convertido, considerando para este caso, a quantidade total de casas decimais calculadas pela conversão. A informação da totalidade das casas decimais é importante para diminuir possíveis diferenças na totalização dos impostos, que podem ocorrer em função do arredondamento das casas decimais, que são reduzidos muitas vezes de 7 casas decimais para as duas casas representadas pela nossa moeda nacional. P.S. Cabe ressaltar que para a sequência desta demonstração, foi considerada que a opção da configuração do módulo Criticar informações da DI a cada item, está desmarcada, fazendo com que os itens possam ser totalmente lançados e, somente ao final do lançamento e conferência dos valores da DI, as informações dos dados da DI sejam lançadas. Baseado na observação acima, sugiro que os itens sejam lançados em sua totalidade, considerando as devidas quantidades e o valor unitário já convertido, com todas as casas decimais. Para inserir um novo item, basta pressionar a seta para baixo de seu teclado. Após os itens de estoque terem sido lançados, no campo Valor Unitário, será possível editar o detalhamento do item, conforme imagem abaixo. Para que o botão... fique disponível, é necessário que o campo Valor Unitário, esteja selecionado. 11

12 Após ter clicado no botão... e abrir o detalhamento, a tela abaixo será apresentada. 12

13 Na tela anterior, você poderá fazer o lançamento de valores, que irão compor o Valor Aduaneiro, como por exemplo, as Outras Despesas Acessórias e o Frete, já rateado, conforme dito anteriormente, Dica: Para fazer o lançamento de todos estes valores, ou mesmo de outros valores como o SISCOMEX, que ficam nesta mesma tela, mas na aba Importação, de uma maneira mais dinâmica, após lançar o valor no primeiro item, basta clicar no botão de navegação desta mesma tela, que o próximo item será disponibilizado para lançamento do valor do mesmo, e assim até o último item. Você poderá clicar em Confirmar somente após já ter lançado os valores rateados de todos os itens. Em seguida você poderá verificar, baseado na sequência natural de cálculo dos impostos, se na aba Importação o Valor Aduaneiro representado pelo campo Imposto de Importação Base está correto. Caso não, ou seja, se o frete por exemplo não estiver sendo somado a esta base (Caso o INCOTERM determine que ele deva entrar), basta clicar em confirmar e, na aba Transporte, no campo Tipo de Frete, escolher a opção Por Conta do Emitente e, em seguida, voltar para a aba Itens e detalhar novamente um dos itens para verificar se o Valor Aduaneiro passou a considerar o valor do Frete lançado. Repare que baseado na última imagem na página anterior, o Valor Aduaneiro deveria estar considerando o valor do Frete informado, mas não está. Já podemos concluir então o porquê? 13

14 Sim, podemos! Se fizermos a alteração sugerida na aba Transporte, no campo Tipo de Frete, alterando o mesmo para Por Conta do Emitente, perceba que o Valor Aduaneiro já passará a considerar o frete, conforme abaixo demonstrado, atualizando também o valor do Imposto de Importação (II). Vide a sequência abaixo 14

15 15

16 Aproveitando a imagem anterior, é no campo Outras despesas Aduaneiras (SISCOMEX) que lançamos o valor da taxa SISCOMEX, já rateada para cada item, e que conforme dito anteriormente, é considerada somente para a formação da base do ICMS. É nesta aba também, após o lançamento de todos os itens e verificação dos impostos, conforme estou sugerindo, em função de a opção Criticar informações da DI a cada item estar desmarcada faremos o lançamento dos dados obrigatórios referentes à DI. Lembrando que estas informações deverão ser informadas item-a-item. P.S. Cabe ressaltar que existem alguns tipos de importação onde não existem os dados de registro da DI, mas, no entanto, são registrados no SISCOMEX e necessitam mesmo assim que uma nota fiscal seja emitida. Nesses casos, onde estas informações não existem, pode-se preencher os campos na forma abaixo, conforme o manual Orientação de Preenchimento da NF-e - versão 1.05 disponível no site da NF-e no link Referente à DI: Campo Número = preencher com a expressão NIHIL (sem as aspas) Campo Registro = preencher com a Data de Emissão Campo Local de Desembaraço = preencher com o Local de retirada do Produto Campo UF = preencher com a UF de Retirada Campo Desembaraço = preencher com a Data de Emissão Campo Código do Exportador = preencher com o Fornecedor da mercadoria (pode ser o Primeiro Nome) Referente à Adição: Campo Número da Adição = preencher com 999 (sem as aspas) Campo Código do Fabricante = preencher com o Fornecedor da mercadoria, caso não saiba o Fabricante (pode ser o Primeiro Nome) Já com relação aos demais impostos como o IPI, PIS, COFINS e ICMS, os mesmos poderão ser visualizados nas abas que tem seus nomes, também dentro do detalhamento do item. Podem ser conferidos de acordo com a sequência e composição de suas bases antes demonstrada. Abaixo farei uma demonstração das telas e destaques dos mesmos: 16

17 Aproveitando a tela acima, na mesma em que deverão ser alteradas as alíquotas de PIS e 17

18 COFINS, caso as sugeridas sejam diferentes das informadas na adição do item que está sendo lançado. 18

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