DOCUMENTO CONTROLADO COM IMPRESSÃO PROIBIDA

Transcrição

1 Cadastrado Ação Avaliação de Elaborador Revisão Aprovação Barra de Responsáveis BARBARA SANTOS MIRAGAYA JANDREY GUSTAVO PLISSARI BARBARA SANTOS MIRAGAYA Responsável ANA CRISTINA FREIRE DOS SANTOS Dados do Procedimento Código Título Revisão Idioma Data da Revisão Data da Próxima Revisão DG Política Interna dos Canais de Comunicação 3 Português 20/07/ /07/2018 Palavras Chave canais de comunicação Objetivo Estabelecer as diretrizes do processo de recebimento, tratamento e registro de relatos de conduta divergentes das requeridas pela lei em geral, pelo Código de Ética, pelo Código de Conduta do Terceiro ou pelas políticas internas da CQG, bem como das consultas e sugestões apresentadas para a melhoria do Programa de Compliance da CQG. Informações Importantes Toda a documentação do sistema deve ser dinâmica, portanto, passível de comentários e revisões. Sugestões para o aprimoramento devem ser encaminhadas para a Barra de Responsáveis através do módulo Sugestão e Críticas no Sistema Gestor Somente será garantida a versão atual desse documento, quando o mesmo estiver disponível na intranet

2 1/6 ÍNDICE 1. Objetivo Aplicação Esclarecimentos / Definições Descrição Introdução Escopo da Política Comunicação com a Diretoria de Compliance Confidencialidade das Informações Responsabilidade de apuração Registros Referências Anexos... 6

3 2/6 1. Objetivo Estabelecer as diretrizes do processo de recebimento, tratamento e registro de relatos de conduta divergentes das requeridas pela lei em geral, pelo Código de Ética, pelo Código de Conduta do Terceiro ou pelas políticas internas da CQG, bem como das consultas e sugestões apresentadas para a melhoria do Programa de Compliance da CQG. 2. Aplicação As diretrizes descritas são aplicadas as Unidades de Negócio, a todos os Terceiros que estejam agindo em nome, interesse ou benefício da CQG e outras associações com empresas das quais a CQG faça ou venha a fazer parte, considerando as condições de validade de cada um de seus sistemas, conforme descrito neste documento. 3. Esclarecimentos / Definições Colaboradores: Todos os empregados, estagiários, membros do conselho de administração, diretores e executivos da CQG. Terceiro: Toda pessoa física ou jurídica que não for Colaborador da CQG, e que seja contratada para auxiliar no desempenho de atividades ou agir em nome, interesse ou benefício da CQG, tais como parceiros, consorciadas, representantes, subcontratados, fornecedores, consultores, prestadores de serviços em geral, entre outros. 4. Descrição 4.1. Introdução Tendo por base a legislação vigente e os valores e crenças da Construtora Queiroz Galvão S/A ( CQG ), a Diretoria de Compliance é responsável por difundir e preservar as regras previstas no Código de Ética, no Código de Conduta do Terceiro e nas políticas internas na condução dos negócios e operações da CQG, com o suporte do Comitê de Ética. O Diretor de Compliance preside o Comitê de Ética e responde administrativamente ao Diretor Presidente da CQG e funcionalmente ao Conselho de Administração. Por sua vez, o Comitê de Ética vincula-se diretamente ao Conselho de Administração. Sendo assim, ambas instâncias possuem independência e foram concebidas para aperfeiçoar o funcionamento da CQG no pleno entendimento dos temas éticos inerentes aos nossos negócios e auxiliarão

4 3/6 a CQG na avaliação e melhoria da efetividade dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança, através de uma abordagem sistemática e disciplinada. Visando contribuir com a ética das nossas condutas empresariais, a Diretoria de Compliance disponibiliza canais dedicados exclusivamente para tratar de aspectos relacionados ao Código de Ética e demais normas aplicáveis ao tema. Os Canais de Comunicação são componentes da governança corporativa da CQG e visam possibilitar a qualquer parte interessada denunciar potenciais condutas ilegais ou antiéticas de Colaboradores ou Terceiros que se relacionem com a CQG, onde haja fortes indícios de transgressão ao nosso Código de Ética, ao Código de Conduta do Terceiro, às políticas internas da CQG ou a lei propriamente dita. Além disso, os Canais de Comunicação servem de meio para que os Colaboradores contatem a Diretoria de Compliance e solucionem dúvidas que tenham ou apresentem sugestões pertinentes para o contínuo aprimoramento do Programa de Compliance. Os Canais de Comunicação disponibilizados estão ligados diretamente à Diretoria de Compliance, que tem a obrigação de assegurar que todas as demandas sejam devidamente endereçadas preservando o direito de anonimato do Colaborador ou Terceiro que efetuar o referido contato Escopo da Política Esta política tem o objetivo de definir o processo de recebimento, tratamento e registro de relatos de conduta divergentes das requeridas pela lei em geral, pelo Código de Ética, pelo Código de Conduta do Terceiro ou pelas políticas internas da CQG, bem como das consultas e sugestões apresentadas para a melhoria do Programa de Compliance da CQG. No fiel cumprimento do Código de Ética da CQG, os Canais de Comunicação poderão ser acessados por seus Colaboradores e Terceiros para realizarem, sempre de boa-fé, a denúncia de condutas inadequadas, especialmente no que se refere às seguintes questões: Discriminação de qualquer tipo - religiosa, social, racial, sexual, política, educacional, cultural - ou qualquer outro fator que agrida a individualidade humana. Assédio sexual ou moral. Utilização de sistemas e canais de comunicação da CQG para a divulgação de quaisquer conteúdos ofensivos, como trotes, boatos, pornografia ou outras formas de discriminação.

5 4/6 Difamação do nome ou da imagem da empresa, de seus Colaboradores, acionistas e demais parceiros. Qualquer forma de falsificação de dados e plágio. Pagamento ou recebimento de suborno ou propina, ou, ainda, presentes, brindes, entretenimento ou hospitalidade como forma de corrupção. Prática de atividades anticoncorrenciais. Prática de ilícitos nos procedimentos de licitação e contratações públicas ou privadas. Atos ilícitos, como furtos, roubos, sabotagem, conflitos de interesses, fraudes e outros. Uso inadequado e falta de zelo com o patrimônio da CQG e de Terceiros que estejam sob sua guarda e responsabilidade, em especial o patrimônio público. Execução de trabalhos ou negócios concorrentes às atividades da CQG. Comercialização de produtos ou serviços ou, ainda, qualquer outro tipo de atividade alheio às funções laborais durante o horário de expediente. Guarda ou porte de armas de qualquer tipo nas dependências da CQG pelos Colaboradores ou visitantes, salvo por profissionais legalmente autorizados. Descumprimento das leis e dos demais aspectos do Código de Ética, do Código de Conduta do Terceiro ou das políticas internas da CQG. No entanto as comunicações realizadas por Colaboradores e Terceiros, sabidamente inverídicas, difamatórias ou de má-fé receberão o mesmo tratamento conferido a uma violação aos valores, crenças e regras do Código de Ética ou Código de Conduta do Terceiro, respectivamente. Com o objetivo de permitir a apuração célere e completa do quanto denunciado, solicita-se que as denúncias oferecidas reúnam o maior número possível de elementos que fundamentem os fatos relatados Comunicação com a Diretoria de Compliance Para o encaminhamento de denúncias de potenciais condutas inadequadas, a Diretoria de Compliance está à disposição de todos os Colaboradores e Terceiros por meio do hotsite ligado a página web da CQG ( ou ainda através de outros canais de comunicação que venham a ser disponibilizados pela CQG para esse fim. É de responsabilidade da Diretoria de Compliance a ampla divulgação sobre novos canais de comunicação que venham a ser implantados na CQG.

6 5/6 Deve a Diretoria de Compliance armazenar todos os relatos recebidos e manter um controle das ações tomadas para cada um deles, viabilizando, ainda, o seu acompanhamento por meio de protocolo fornecido ao denunciante. Todos os relatos serão devidamente tratados e investigados de forma tempestiva, e submetidos ao Comitê de Ética para deliberação sobre as medidas a serem adotadas pela CQG, podendo ser o denunciado instado a interromper, de forma imediata, condutas inadequadas ou inapropriadas, nos termos do Código de Ética da CQG. No caso do oferecimento de sugestões ou encaminhamento de dúvidas, os Colaboradores e Terceiros poderão contatar a Diretoria de Compliance através do compliance.cqg@queirozgalvao.com Confidencialidade das Informações Os Colaboradores ou Terceiros poderão enviar comunicações anônimas que não permitam a sua identificação por parte da Diretoria de Compliance. No entanto, denúncias anônimas serão passíveis de apuração apenas se os dados e informações forem suficientes para a tomada de providências pela Diretoria de Compliance. Em todos os casos, ainda que as comunicações não sejam enviadas de forma anônima, a identidade do comunicante será mantida de forma confidencial pela Diretoria de Compliance em todos os atos que realizar para apurar o que foi relatado. Nenhum tipo de retaliação contra qualquer pessoa que relate indícios de violação à lei, ao Código de Ética, ao Código de Conduta do Terceiro ou às políticas internas da CQG será tolerado. Com base na Política Interna Contra Retaliação, a CQG irá proteger seus Colaboradores e Terceiros contra qualquer retaliação. No entanto, isso requer que os Colaboradores ou Terceiros, conforme o caso, denunciem eventuais retaliações através dos Canais de Comunicação para a Diretoria de Compliance Responsabilidade de apuração A Diretoria de Compliance é responsável por realizar todos os processos investigativos referentes às violações denunciadas. Deve, ainda, assegurar que nenhuma das partes envolvidas no processo investigativo seja indevidamente exposta, principalmente o Colaborador ou Terceiro que iniciou o contato e trouxe o assunto ao conhecimento da CQG por meio dos Canais de Comunicação.

7 6/6 Para que o processo investigativo tenha resultado satisfatório, os Colaboradores e Terceiros que enviarem comunicações devem fornecer todos os elementos que possuam sobre os fatos relatados. Além disso, é importante que os Colaboradores e Terceiros participem da melhor forma possível dos atos eventualmente solicitados pela Diretoria de Compliance ou pelo Comitê de Ética. 5. Registros Sugestão e dúvidas do compliance.cqg@queirozgalvao.com. Atas das reuniões do Comitê de Ética. Registro de Denúncias. Resumo de Apuração da Investigação. 6. Referências ISO 19600:2016 Sistema de Gestão e Compliance es. ABNT NBR ISO 37001:2017 Sistema de Gestão Antissuborno-Requisitos com orientações para uso. DG 01 - de Gestão do SGI. DG Política Interna Anticorrupçao. DG 08 de Política Interna de Contratação de Terceiros. DG 09 de Política Interna sobre Brindes, Presentes e Hospitalidades. DG 10 de Política Interna sobre Doações e Patrocínios. DG 11 de Política Interna de Conflito de Interesses. DG 12 de. DG 13 de Política Interna Contra Retaliação. DG 14 de Política Interna de Parcerias e Associações. DG 15 de Código de Ética. DG 16 de Código de Conduta do Terceiro. 7. Anexos Não aplicável.