SGOAP Sistema de Gestão Operacional para Agências de Publicidade

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1 SGOAP Sistema de Gestão Operacional para Agências de Publicidade Danielle Ramos Tonhai, Danilo Formagio Instituto de Ciências Exatas e Tecnologia (ICET) Universidade Paulista - UNIP, Campinas, SP, Brasil RESUMO Este artigo apresenta sobre a importância dos sistemas de gestão em pequenas empresas, utilizaremos como um caso de teste em específico uma agência de publicidade, onde apresentaremos sua estrutura organizacional interna, e com base nisso, realizaremos uma aplicação prática de um sistema web-based desenvolvido utilizando arquitetura em três camadas. Palavras-chave: sistema de gestão operacional, agência de publicidade 1. INTRODUÇÃO As empresas estão cada vez mais buscando um melhoramento contínuo em seus processos internos como mudanças organizacionais e reestruturações e por sua vez faz com que seus projetos sejam mais bem controlados para obter êxito no resultado final e melhor qualidade em sua prestação de serviços. A seguir, apresentaremos os conceitos que serão abordados em nosso trabalho, no qual, teremos como foco o assunto sobre a importância dos sistemas de gestão em pequenas empresas, em nosso caso em específico as agências de publicidade. O objetivo deste artigo é apresentar uma aplicação prática de um sistema desenvolvido especificamente para agências de publicidade, mostrando a importância e os benefícios para que a torne mais eficaz e menos dispendioso um processo de produção e conseqüentemente a melhoria de seus resultados.

2 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1. Sistemas de gestão em pequenas empresas Segundo LACERDA (2007) embora as demandas de um mercado cada vez mais competitivo e exigente forcem as empresas a buscar uma constante de melhoria dos seus produtos e serviços, através de processos mais eficientes e facilmente gerenciáveis, existe, em especial nas pequenas empresas, ainda um grande receio quanto à utilização da principal ferramenta para garantir o cumprimento dessas exigências: os sistemas de gestão. Questões como valor do investimento, a falta de cultura de aquisição e utilização de softwares, qualificação dos colaboradores e processos flexíveis são alguns pontos que costumam determinar o receio que muitos pequenos empreendedores sentem quando se trata desse assunto. NETO e SPERB (2006, p.3) afirmam que os sistemas de informações têm papel fundamental nas organizações, é através deles que um administrador consegue ter um acesso com facilidade as informações de todos os aspectos de sua organização. A correta administração dessas informações é fundamental para seu sucesso, pois, com base nelas os executivos podem decidir o rumo da empresa. De acordo com NETO e SPERB (2006, p.5), com todas as áreas da empresa integradas é possível tornar ágil e eficiente o fluxo de informações da organização além de ser possível obter relatórios gerenciais de cada setor ou de diversos setores em conjunto com apenas um software. Para isso é preciso que seja implantado um sistema de gestão qualificado que proporcione um custo-benefício para a empresa de forma que as informações fiquem centralizadas evitando perdas e retrabalhos. Com base na análise das informações acima, realizamos um estudo de caso em uma empresa prestadora de serviços em publicidade e propaganda, abordando a questão da necessidade de profissionalizar a gestão de processos internos para obter êxito nos seus projetos e oferecer serviços de melhor qualidade para seus clientes. Para SANT ANNA (2009, p. 302), é necessário sempre lembrar que uma agência de publicidade é um negócio, que visa sua própria sustentabilidade e lucratividade. Por isso, ela também precisa contar com profissionais que se dedicam a sua gestão administrativa. É incontável o número de exemplos de agências criadas por competentes profissionais de propaganda, e que, apesar dos excelentes trabalhos apresentados, não sobreviveram, pois seus donos não se prepararam para realmente administrar um negócio, mas conceberam um negócio onde poderiam atuar apenas com maior profundidade em suas especializações.

3 2.2. A agência de publicidade Para melhor definição de uma agência de publicidade e propaganda SAMPAIO afirma: Uma agência de propaganda é a organização especializada na arte e técnica da propaganda que se estrutura especialmente para este fim, aglutinando profissionais especializados de diversas áreas, acumulando experiências, desenvolvendo e adquirindo tecnologia específica, e prestando serviços para anunciantes de vários setores, que formam sua carteira de clientes. SAMPAIO (2003, p.58). SAMPAIO (2003, p.59) ainda afirma que a maior função da agência é a criação das melhores alternativas de propaganda para cada problema de cada cliente. Apesar de todas as outras tarefas realizadas pela agência serem imprescindíveis e importantes, é na criação que reside à maior dificuldade de trabalho e é dela que saem as soluções efetivas de comunicação que obterão maior ou menor sucesso. A estrutura básica baseia-se em quatro principais funções: Atendimento/Planejamento, a Criação, Mídia e Produção. Por atendimento/planejamento, compreendem-se as tarefas de assistência ao cliente da agência, estudo de suas características, compreensão de seus problemas/oportunidades e planejamento dos trabalhos e tarefas a serem realizadas para a solução desses problemas e/ou aproveitamento das oportunidades de comunicação dos clientes. (SAMPAIO, 2003, p.60). A criação é responsável pela geração das idéias, dos temas, dos slogans, das expressões, dos textos, das ilustrações, dos anúncios, dos filmes, dos sons e todas as muitas formas de comunicação a serem combinadas e empregadas na transmissão das melhores mensagens publicitárias para cada caso de cada cliente. (SAMPAIO, 2003, p.61). A mídia é a tarefa de seleção dos veículos de comunicação mais adequados para atingir o público-alvo nos momentos mais propícios evidentemente buscando-se a maneira mais econômica e indicada para cada caso em particular. Também cabe a mídia, após a seleção dos veículos mais acertados, as tarefas de execução, negociando e comprando espaços, autorizando veiculações e fazendo seu controle. (SAMPAIO, 2003, p.61). A produção é quem produz ou finaliza o que foi criado pela criação. É o encarregado de concretizar a idéia. (LUPETTI, 2003, p.71). Também é responsável por realizar orçamentos com fornecedores e veículos. O produtor gráfico cuida de peças publicitárias impressas, e o produtor de RTVC é aquele que cuida de peças publicitárias para rádio, TV e cinema.

4 SAMPAIO (2003, p.61) observa que cada área da agência pode estar constituída de uma ou até de muitas dezenas de pessoas, dependendo do tamanho e estrutura da empresa. Há desde o caso de diversas pessoas cuidando exclusivamente de um único tipo de tarefa (produção gráfica, por exemplo) até a situação em que uma só pessoa realiza todas as tarefas da área Estrutura organizacional Para se desenvolver um sistema que centralize os departamentos de uma agência precisamos obter o controle de sua estrutura organizacional. Para melhor definição organização LUPETTI explica: Organização é o processo de dispor pessoas e outros recursos para realizar tarefas a serviço de um propósito comum. A organização só é possível se houver um planejamento, a fim de executá-lo adequadamente. As pessoas precisam saber o que irão fazer e quais responsabilidades lhes competem. O modo pelo qual as várias partes de uma organização são ajustadas é denominado estrutura. Portanto a estrutura organizacional define a autoridade, as responsabilidades das pessoas e a comunicação entre elas. LUPETTI (2003, p.50) Arquitetura do sistema Além da parte teórica sobre sistemas de gestão e agências de publicidade, tivemos à necessidade de aprofundar em assuntos técnicos para o desenvolvimento de um sistema que funcione de forma ágil e eficaz atendendo as necessidades organizacionais de uma agência conforme as publicações citam nos tópicos anteriores. Devido a sua flexibilidade desenvolvemos um sistema em três camadas que está entre as mais utilizadas atualmente, a primeira camada é a interface visual que interage com o usuário através do browser, a segunda camada é o servidor web com as aplicações e a última camada é onde ficam armazenadas as bases de dados. Desta maneira podemos proporcionar segurança para os processos, e facilidade de manutenção e atualização do sistema diretamente pelo servidor. O sistema é web-based, ou seja, é acessado através de um browser, vendo que hoje em dia com o avanço da internet muitas vezes um sistema desktop não nos atende, por isso utilizamos a internet como principal meio de informação. Através de uma aplicação web-based é possível de se ter acesso em qualquer lugar do mundo, dentre outras vantagens, não é preciso instalação de nenhum software nas máquinas dos usuários, o aplicativo é centralizado e tem baixo custo de hardware.

5 Para o desenvolvimento da interface funcional foram utilizadas as linguagens de programação: XHTML (extensible Hypertext Markup Language), CSS (Cascading Style Sheets), JavaScript, PHP (Hypertext Preprocessor) e banco de dados MySQL (Structured Query Language). Para que o sistema seja multiplataforma e que esteja em conformidade com os padrões web, ou seja, para que o acesso seja disponível através de qualquer navegador ou dispositivo com acesso HTTP. A codificação de todas as páginas XHTML e CSS foram validadas pela W3C no modelo Strict. O PHP é uma linguagem server-side, ou seja, sua codificação é processada pelo servidor e não pelo dispositivo de acesso do cliente. CASTELA define: O PHP é multiplataforma, podendo ser usado na maioria dos Sistemas Operacionais, OpenSource, e diferente de scripts como o JavaScript, ele roda no servidor, que alias é suportado pela maioria dos servidores WEB que existem hoje no mercado como o Apache, IIS, PWS, etc. O cliente recebe apenas os resultado dos scripts, que são interpretados no servidor, não tendo acesso ao código. Muito simples de se aprender e trabalhar, o PHP atende desde os mais experientes desenvolvedores quanto os iniciantes na área. (CASTELA, 2010). Para esta aplicação, o código PHP foi desenvolvido rodando sob o servidor Apache, que segundo FERNANDO: O Servidor Apache foi criado há alguns anos para suprir a interpretação de linguagens de programação Web, normalmente mais utilizados para programadores PHP. O Apache tem a função de ler o programa, e converter fazendo os sistemas rodarem em modo usuário, ou seja, transformando tudo o que foi escrito em linhas de comando para uma forma visual e de interação com os utilizadores do sistema. (FERNANDO, 2011). O JavaScript é uma linguagem client-side, ou seja, sua codificação é processada pelo dispositivo de acesso do cliente e não pelo servidor. A grande vantagem na utilização das linguagens citadas acima é que todas elas são disponibilizadas para uso e desenvolvimento gratuito. Desta forma não tivemos a preocupação com custos para o desenvolvimento, podendo assim oferecer maior custo-benefício à agência onde será implantado. Para o uso do JavaScript optamos pelo framework jquery que esta em crescente utilização no mercado. SILVA define: O jquery é uma biblioteca JavaScript criada por John Resig e disponibilizada como software livre e aberto, ou seja, de emprego e uso regido segundo licença conforme as regras estabelecidas pelo MIT (Massachusetts Institute of Technology) e pelo GPL (GNU General Public License). Isto, resumidamente, significa que você

6 pode usar a biblioteca gratuitamente tanto para desenvolver projetos pessoais como comerciais. (SILVA, 2008, p.25). SILVA (2008, p.27) ainda observa que o jquery destina-se a adicionar interatividade e dinamismo às páginas web, proporcionando ao desenvolvedor funcionalidades necessárias à criação de scripts que visem a incrementar, de forma progressiva e não obstrutiva, a usabilidade, a acessibilidade e o design, enriquecendo a experiência do usuário. Ele foi criado com a preocupação de ser uma biblioteca em conformidade com os padrões web, ou seja, compatível com qualquer sistema operacional e navegador, além de oferecer suporte total para CSS3. Aproveitando estas funcionalidades que o jquery junto a programação PHP com banco de dados MySQL nos proporciona, integramos de maneira funcional os dados no sistema, onde se permite que a inserção e busca das informações sejam feitas de maneira ágil e prática com um ótimo desempenho de resposta. Este fator agilidade e prática contam muito em uma agência, observando que tempo é dinheiro e para as organizações, o lucro é a finalidade principal de sua existência. Tendo isso como base, é essencial que as empresas adotem sistemas de informação ajustados com suas metas e objetivos. (NETO; SPERB, 2006, p.11) Acesso móbile Segundo PEREIRA (2010), o rápido avanço tecnológico dos dispositivos móveis, somado à popularização do acesso à internet, está possibilitando que o mercado de desenvolvimento móbile faça projeções mais seguras quanto à sua evolução. Todos os novos celulares estão vindo, por padrão, com a capacidade de conexão com redes wi-fi, fácil expansão de memória, recursos como vídeo e foto cada vez mais perfeitos. O acesso móbile é vantajoso porque permite ao usuário acessar dados em qualquer lugar e a qualquer momento, desde que se tenha acesso à internet através deste dispositivo, reduzindo o custo de comunicação e otimização do tempo. Conforme MORETTI observa: Com os setores automatizados, é possível que o funcionário que realiza o atendimento, por exemplo, tenha em mãos todas as informações de que necessita para resolver as questões. Uma das formas mais utilizadas de automatização é adquirir plataformas que possibilitem a troca de informações entre o banco de dados e dispositivos móveis. Sendo assim, tudo o que for realizado pode ser atualizado em tempo real nos sistemas legados das empresas de pequeno, médio e grande porte. Não podemos esquecer que a informação, muitas vezes, tem prazo de validade e é perecível como o alimento. (MORETTI, 2011).

7 3. METODOLOGIA Através da análise das publicações, nos permitiu o desenvolvimento de um sistema de gestão, utilizando técnicas de gerência de projetos e engenharia de software onde obtivemos o controle dos processos de desenvolvimento de forma ágil e correta Planejamento Para o planejamento dos módulos e funcionalidades do sistema, reunimos os principais requisitos, tendo como fonte o nosso estudo de caso realizado em uma agência de publicidade. Elaboramos diagramas que interligam os módulos do projeto, e também reúnem informações de processos internos e ações para facilitar o entendimento. Utilizamos o modelo Scrum que é um processo ágil para construir um software e segundo BISSI (2007) a metodologia SCRUM estabelece conjuntos de regras e práticas de gestão que devem ser adotadas para garantir o sucesso de um projeto. Centrado no trabalho em equipe, melhora a comunicação e maximiza a cooperação, permitindo que cada um faça o seu melhor e se sinta bem com o que faz o que mais tarde se reflete num aumento de produtividade. Englobando processos de engenharia, este método não requer nem fornece qualquer técnica ou método específico para a fase de desenvolvimento de software Módulos do sistema O sistema consiste na divisão em alguns módulos técnicos conforme a estrutura de uma agência publicidade básica: Configurações neste local é possível definir todas as configurações do sistema, preferências, modos de visualização, modelos de layout, cores, aparência, etc. Toda customização será feita por aqui. Agência No modulo agência é onde são especificados os dados da agência, seus produtos e serviços, departamentos e funcionários (usuários do sistema) com suas devidas permissões de acesso. Empresas aqui se encontra a base de dados de clientes, fornecedores e veículos. Eles serão utilizados e referenciados por praticamente todas as funcionalidades do sistema, como por exemplo um orçamento ou um pedido de trabalho.

8 Pedidos Internos de Trabalho (PIT) este, o principal módulo do sistema onde o controle operacional é realizado. Neste módulo consiste as funcionalidades de abertura de JOBs(trabalhos), onde são especificadas todas as informações e briefings sobre os trabalhos publicitários a serem realizados. O controle de pauta é por onde será organizado e distribuído as atividades diretamente aos funcionários através de seu acesso no sistema, controle de prazos e status real do trabalho em desenvolvimento. Relatórios completos de estatísticas de fluxo de trabalho sobre os JOBs realizados de acordo com datas e outras especificações pré-definidas. Compras No módulo de compras, encontra-se as funcionalidades de emissão de orçamento, autorizações de produção e veiculação referente aos JOBs a serem realizados. Por este módulo é controlado os valores com gastos externos e internos para realização dos trabalhos da agência Funcionamento e Funcionalidades O acesso ao sistema é feito através de login e senha de usuários cadastrados pelo administrador da agência, o administrador é quem define as permissões de cada usuário. Por segurança são armazenadas informações contendo data de acesso, IP e o dispositivo de cada usuário que acessa o sistema. Além disso, também são armazenados registros de cada ação funcional que este usuário realiza através do sistema. Cada usuário de acordo com seu departamento possuí suas funções, conforme visto no referencial teórico nas funções básicas de uma agência. Exemplo de um procedimento diário: O atendimento após se reunir com o cliente e planejar uma campanha ou uma peça publicitária, a função dele é redigir um briefing onde constará todos os dados levantados. Este procedimento gera um pedido de trabalho (JOB) que possui uma numeração de identificação continua, sua data de criação e seu prazo. Este JOB é direcionado para outro departamento da agência, que pode ser a criação ou produção. A equipe de tráfego será responsável por direcionar este trabalho a pauta de algum funcionário em específico que deverá ser o responsável pela realização do que foi pedido. Após o término deste trabalho é sinalizado como finalizado, sendo assim o atendimento receberá este aviso e poderá fazer a aprovação com o cliente. Se for aprovado e o serviço foi concluído, este JOB é finalizado. Se houver alterações, outros briefings poderão ser criados, resultando no mesmo processo até que o mesmo seja finalizado.

9 Pensando no bem estar dos funcionários e na maior produtividade que eles podem desempenhar, desenvolvemos esta aplicação pensando em um visual personalizável, com temas e aparência de acordo com o gosto de cada um, para que não se torne uma rotina cansativa, já que todos os dias o acesso ao sistema será obrigatório. Por se tratar de uma agência de publicidade, é preciso estar atento em datas de aniversários de clientes, empresas, fornecedores, funcionários e até mesmo datas comemorativas. Este sistema exibe lembretes para o administrador e desta forma ele poderá mostrar que é atento a seus vínculos sociais ligados a sua agência. Esta aplicação conta com um sistema de mensagens internas, ou seja, cada usuário pode enviar um recado para outro através do sistema, além de contar com um chat online através de usuários que estão logados no sistema, evitando assim o uso de outros aplicativos de mensagens instantâneas. Este sistema se destaca pela agilidade nas buscas de qualquer informação contida na base de dados, através dos filtros, qualquer informação digitada na busca uma pesquisa interna já será executada e as informações exibidas na tela em segundos. 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS Os resultados da revisão teórica nos permitiu avaliar com mais clareza o papel e a importância de um sistema de gestão em uma empresa de publicidade e com base nessas informações foi desenvolvido um sistema que proporciona-se maior facilidade e agilidade nos seus processos. Um aspecto de extrema importância é que para o uso correto do sistema, há sempre a necessidade de treinar os usuários para que não ocorra dificuldades em relação ao seu funcionamento organizacional. Através desta experiência, pudemos notar as vantagens de se desenvolver um sistema em 3 camadas, com a utilização de linguagens XHTML, CSS, PHP, jquery e MySQL, pois são linguagens amplamente utilizadas atualmente, além de todas elas serem gratuítas e multiplataforma. Vimos que aplicações para dispositivos móveis é um tema em ascenção no mercado, e através disso, disponibilizamos o acesso ao sistema através de SmartPhones com acesso a iternet. O objetivo deste artigo foi mostrar na teoria e na pratica como organizar processos operacionais em pequenas empresas e em nosso caso em específico uma agência de publicidade.

10 5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS SAMPAIO, Rafael. Propaganda de A a Z. 3. ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Campus, LUPETTI, Marcélia. Administração em Publicidade: a verdadeira alma do Negócio. São Paulo: Pioneira Thompson, SANT ANNA, Armando; JÚNIOR, Ismael Rocha; GARCIA, Luiz Fernando Dabul. Propaganda: teoria, técnica e prática. 8. ed. rev. e ampl. São Paulo: Cengage Learning, LACERDA, Sérgio. Pequenas Empresas e Sistemas de Gestão. Acesso em 05: set NETO, Hercio Menegotto Ferraro; SPERB, Chaiana Christine. A importância dos sistemas de informação na gestão de empresas. Acesso em: 07 set SILVA, Maurício Samy. jquery - A biblioteca do programador JavaScript. 1.ed. São Paulo: Novatec, CASTELA, Rodrigo Tenedini. Introdução a Linguagem PHP. em: 07 set MORETTI, João. Empresas devem investir em mobilidade?. FERNANDO, Raphael. O que é e para que serve o apache em um servidor?. Apache/pagina1.html. Acesso em: 05 set Acesso em: 07 set PEREIRA, Bruno Fernandes. Aplicações mobile ou sites mobile - o que é melhor?. Acesso em 05: set BISSI, Wilson. SCRUM - Metodologia de desenvolvimento ágil. 12/146. Acesso em: 05 set