Tabela de Conteúdos. Conteúdo. 1 Introdução. 2 O Menu Principal. 3 O Gestor de Frota. 10 Criar Relatórios

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1 Conteúdo I Tabela de Conteúdos 1 Introdução O Menu Principal O Gestor de Frota Passo Nº 1 - Estabelecer Localizações/Departamentos Passo Nº 2 - Definir o calendário de manutenção Passo Nº 3 - Adicionar veículos/equipamento Agendar e Rastrear Reparações Gravar a Manutenção Efectuada Visualizar o Histórico de Manutenção Criar Relatórios I

2 1 Fleet Maintenance Pro Introdução Bem-vindo(a) ao Fleet Maintenance Pro! esta secção destina-se a ajudá-lo(a) a colocar o Fleet Maintenance Pro a funcionar rapidamente. Se já utilizou antes o Fleet Maintenance Pro e compreende o modo de funcionamento do programa, poderá ignorar algumas das informações na secção "Começar a Trabalhar". No entanto, esta secção inclui algumas dicas que poderão ser úteis e poupar-lhe muito tempo. Por isso, recomendamos que leia o Guia de Iniciação Rápida, independentemente da sua experiência. O Fleet Maintenance Pro possui uma pequena quantidade de dados de amostra que inclui diferentes tipos de equipamento.recomendamos que utilize os dados de amostra disponibilizados para experimentar algumas das funcionalidades incluídas no Fleet Maintenance Pro. Depois de compreender bem o programa, os dados de amostra podem ser manualmente eliminados. As primeiras secções apresentam o Menu Principal e o Gestor de Frota, que são os ecrãs principais do programa. Depois, explicamos os procedimentos de configuração do programa e de introdução de equipamento. Finalmente, apresentamos algumas das funcionalidades mais comuns do programa, tal como, por exemplo, a gravação de manutenção efectuada, as ordens de trabalho (Edição Shop), a visualização do histórico de manutenção, e a criação de relatórios. 2 - O Menu Principal O menu principal é o local central onde pode aceder a todas as funcionalidades do programa. Tal como em muitas aplicações, possui um menu pendente e, também uma barra de ferramentas principal que inclui as funcionalidades mais frequentemente utilizadas. Apresentamos de seguida a barra de ferramentas do menu principal e os menus pendentes: A Barra de Ferramentas do Menu Principal (Edição Shop apresentada) Clique no botão "Adicionar" para adicionar um novo equipamento. Corresponde ao comando de menu: Ficheiro/Adicionar... Clique no botão "Editar" para modificar ou visualizar a informação geral do equipamento seleccionado que foi inserida quando o registo do equipamento foi incialmente criado. Corresponde ao comando de menu: Ficheiro/Editar... O botão "Eliminar" vai apagar o equipamento seleccionado depois de responder "Sim" à mensagem de confirmação. Corresponde ao comando de menu: Ficheiro/Eliminar O botão "Assistente de OT" activa o assistente da função "Criar Ordem de Trabalho". O assistente de ordens de trabalho vai criar automaticamente as ordens de trabalho para o equipamento com data de intervenção próxima. Corresponde ao comando de menu: Frota/Criar Ordens de Trabalho. (Apenas Edição Shop)

3 - Edição Standard - 2 O botão "Ordens de Trabalho" abre o ecrã "Gestão de Ordens de Trabalho". A partir deste ecrã, pode adicionar, editar e eliminar ordens de trabalho ou apenas visualizar o estado de uma ordem de trabalho. Corresponde ao comando de menu: Frota/Gestão de Ordens de Trabalho... (Apenas Edição Shop) O botão "Calendário de MP" abre o ecrã "Configuração do Calendário de MP". A partir deste ecrã, pode adicionar, modificar ou eliminar calendários de manutenção. Os calendários de manutenção incluem os serviços de manutenção preventiva que pretende rastrear no seu equipamento. Corresponde ao comando de menu: Configuração/Calendários de MP... O botão "Reparações" abre o ecrã "Gestão de Reparações Agendadas". Este ecrã lista todas as reparações pendentes do seu equipamento que foram indicadas por uma pessoa (isto é, o operador). Corresponde ao comando de menu: Frota/Gestão de Reparações Agendadas... O botão "Contador" abre o ecrã "Actualizar Leituras do Contador". A partir deste ecrã, pode facilmente actualizar os valores da leitura do contador actual do equipamento rastreado. Corresponde ao comando de menu: Frota/Actualizar Leituras do Contador... O botão "Funcionários" abre o ecrã "Gestão de Funcionários". Utilize este ecrã para rastrear a informação dos funcionários, incluindo a adição, modificação ou selecção de registos de funcionários. Corresponde ao comando de menu: Configuração/Base de Dados de Funcionários... O botão "Fornecedores" abre o ecrã "Gestão de Base de Dados de Fornecedores". Utilize este ecrã para adicionar, editar ou eliminar informação de fornecedores. Corresponde ao comando de menu: Configuração/Base de Dados de Forncedores... O botão "Peças" abre o ecrã "Gestão de Inventário de Peças". Utilize este ecrã para gerir as peças enumeradas no seu inventário. Corresponde ao comando de menu: Inventário/Inventário de Peças... (Apenas Edições Deluxe e Shop) O botão "Sair" encerra o Fleet Maintenance Pro. Corresponde ao comando de menu: Ficheiro/Sair Os comandos do Menu Principal: Os comandos de menu estão localizados em linha na parte superior do ecrã do menu principal e dão acesso a todas as funcionalidades do Fleet Maintenance Pro. Ficheiro - Adicionar, editar, duplicar ou eliminar equipamento. Também inclui as funcionalidades de cópia de segurança e restauro e o acesso às opções do programa. Configuração - Editar calendários de MP, categorias de equipamento, informações de funcionários, fornecedores e peças, e listas pendentes de selecção Equipamento - Funções específicas do equipamento como, por exemplo, registar a manutenção realizada, agendar uma reparação, visualizar um histórico de manutenção, etc. Frota - Contém funções de "grupo" como, por exemplo, "Assistente de Verificação de MP", actualizar leituras de contador, gestão de reparações, análise de custos, etc.

4 3 Fleet Maintenance Pro 11.0 Inventário - (apenas Edições Deluxe e Shop) - Visualizar inventário de peças, registar recepções, notas de encomenda e inventário de combustível. Facturação - (apenas Edição Shop) - Criar facturas para ordens de trabalho, registar pagamentos de facturas Ferramentas - Contém funcionalidades de base de dados como, por exemplo, utilitários de cópia de segurança / restauro, optimizar/reparar, adquirir/actualizar, e opções de programa. Relatórios - Contém todos os relatórios disponíveis no programa. Janela - Se aplicável, as opções neste menu permitem-lhe dispor as janelas abertas no ecrã em mosaico e/ou em cascata. Segurança - Um suplemento que lhe permite definir as restrições de acesso para utilizadores individuais ou grupos de utilizadores ao nível dos componentes (p. ex., adicionar, editar ou eliminar funcionalidade). Ajuda - Disponibiliza ajuda em linha, problemas comuns, informações de apoio técnico, informações de contacto, informação de versão, e acesso ao sítio de Internet. 3 - O Gestor de Frota Tal como o menu principal, o ecrã Gestor de Frota é automaticamente iniciado quando executa o Fleet Maintenance Pro. O Gestor de Frota está concebido para efectuar funções específicas do equipamento como, por exemplo, emitir uma ordem de trabalho (Edição Shop), registar a manutenção realizada, agendar uma reparação, visualizar o histórico de manutenção, registar transacções de combustível para uma determinada peça de equipamento.

5 - Edição Standard - 4 Ecrã Gestor de Frota: (Edição Shop apresentada) Os Comandos do Gestor de Frota: Selecção de Localização/Categoria: O Fleet Maintenance Pro permite-lhe classificar o seu equipamento por "Localizações" e "Categorias". Ficará a saber como definir as "Localizações" e as "Categorias" na secção "Estabelecer Localizações/ Categorias". Pode utilizar os comandos de selecção de Localização e Categoria para filtrar o equipamento apresentado na listagem de equipamento. Na figura anterior, está seleccionada a localização "Todas as Localizações" e a categoria "Todas as Categorias". Deste modo, todo o equipamento da sua frota será apresentado na listagem de equipamento. Poderá ver que, no ecrã anterior, estão duas peças de equipamento realçadas a "vermelho" e uma está realçada a "amarelo". O realce vermelho significa que o equipamento ultrapassou ou ultrapassará em breve a data do serviço. O realce amarelo significa que o equipamento está próximo da data de serviço. Os indicadores coloridos aparecem automaticamente quando o equipamento está na data do serviço ou próximo dela, isto com base nas definições de agendamento de manutenção preventiva que definir para o seu equipamento. A configuração dos agendamentos de manutenção preventiva será explicada numa secção posterior. A listagem de equipamento também apresenta ícones de indicação do estado da manutenção à esquerda do equipamento que deverá receber intervenção. Os indicadores de proximidade de manutenção indicam se o equipamento necessita de manutenção preventiva, reparação, ou registo/ certificação com base na data. Pode determinar rapidamente o tipo de intervenção através do ícone à esquerda da linha do equipamento.

6 5 Fleet Maintenance Pro 11.0 Além disso, se clicar no sinal "+" à esquerda do equipamento, a linha será expandida para mostrar detalhadamente os serviços de MP, reparação e validades do equipamento que estão próximas ou brevemente ultrapassados, como é mostrado na seguinte imagem: Por cima da lista de equipamento, a caixa pendente "Mostrar Equipamento" oferece a possibilidade de filtrar a lista de equipamento para apresentar apenas os equipamentos com data de serviço próxima ou brevemente ultrapassada. Poderá ver que, no canto inferior esquerdo do ecrã "Gestor de frota" há 2 vistas possíveis: "Vista de Lista" e "Vista de Folha de Cálculo" "Vista de Folha de Cálculo" (predefinição) - A vista de folha de cálculo apresenta a lista do seu equipamento no formato de linha e coluna, tal como uma folha de cálculo. Isto permite visualizar a lista de equipamento se existirem várias peças de equipamento na categoria seleccionada. Esta vista também permite ordenar e filtrar os dados do seu equipamento de várias formas. "Vista de Lista" - A vista de lista apresenta os registos de equipamento individualmente no formato de uma página para que possa visualizar os detalhes de cada peça num formato organizado. Para alternar entre equipamentos, clique no equipamento pretendido no lado esquerdo do ecrã. Na vista de folha de cálculo, para ordenar os seus dados de forma diferente, clique no nome do cabeçalho da coluna (p. ex., "Marca"). Se os dados ainda não estiverem ordenados pela coluna seleccionada, os seus dados serão organizados por ordem ascendente e vai aparecer uma seta de ordenação a apontar para cima no cabeçalho da coluna. Se a coluna em que clicar já estiver ordenada por ordem ascendente, será ordenada em ordem descendente e vice-versa. Na "Vista de Folha de Cálculo" poderá seleccionar vários itens permitindo-lhe seleccionar equipamento para incluir em relatórios. Mantenha a tecla do teclado premida e clique com o rato para seleccionar conjuntos de registos de equipamento ou a tecla para seleccionar registos de equipamento individuais. Filtrar e Procurar Pode procurar e filtrar todo o equipamento através do filtro pendente localizado no cabeçalho de cada coluna. Por exemplo, poderá querer apenas listar o equipamento do ano "2007" -OU- mostrar as leituras de contador superiores a 2.000, por exemplo. Pode ficar a saber mais sobre as funcionalidades procurar, filtrar e ordenar na secção "Filtrar Dados" em "Truques e Dicas" da ajuda em linha. Poderá também filtrar/procurar dados seleccionado a caixa "Mostrar Filtro de Linha" na barra de ferramentas inferior do ecrã "Gestor de Frota". Além disso, se clicar no botão "Procurar" vai procurar o texto de pesquisa em TODAS as linhas.

7 - Edição Standard - 6 Nota: A m aioria das grelhas de dados do Fleet Maintenance Pro supporta a funcionalidade de filtro e procura autom ática. Por baixo da lista de equipamento, há outra barra de ferramentas que lhe permite navegar ao longo dos registos de equipamento, adicionar, editar, eliminar, filtrar ou imprimir informações do equipamento. DICA: Pode redimensionar a janela do Gestor de Frota de forma a apresentar mais ou menos equipamento sem a necessidade de deslocar o texto. Também pode redimensionar ou reorganizar as colunas na vista de folha de cálculo. Para mover uma coluna para uma posição diferente, clique e arraste a coluna para a posição pretendida. O Fleet M aintenance Pro vai guardar as suas definições de disposição depois de sair do programa. Barra de Ferramentas do Gestor de Frota Emitir OT - (Edição Shop) - Clique neste botão para emitir uma ordem de trabalho para o equipamento seleccionado. Vai ser apresentado o ecrã "Criar Ordem de Trabalho" permitindo-lhe escolher entre várias opções, incluindo a possibilidade de popular automaticamente uma ordem de trabalho com os serviços de MP e reparação que estão proxímos, assim como peças/mão-de-obra necessárias (se definidas). -OURegistar Mtc (Edição Standard e Edição Deluxe) - Clique neste botão para registar uma manutenção preventiva ou de reparação que tenha sido efectuada no equipamento seleccionado. A Edição Deluxe permite também popular automaticamente a entrada de manutenção com os serviços de MP ou reparação marcados. Agendar Reparação - Clique neste botão para agendar ou registar uma reparação que tenha de ser efectuada no equipamento seleccionado. Isto é útil para registar e rastrear reparações inesperadas que tenham de ser efectuadas numa peça de equipamento. Poderá inserir uma ou mais reparações e, opcionalmente, agendá-las para serem concluídas numa determinada data. Tal como a manutenção preventiva que está próxima, as reparações agendadas serão realçadas no equipamento a vermelho quando a data especificada é alcançada ou ultrapassada. Registar Combustível - Clique neste botão para registar facilmente uma transacção de combustível para o equipamento seleccionado. Manutenção Próxima - Se a data de uma manutenção está próxima ou brevemente ultrapassada, pode clicar neste botão para apresentar o ecrã "Manutenção Próxima". Este ecrã vai indicar todos os serviços que estão marcados E indicar quando foram efectuados pela última vez, o intervalo de rastreio e quando estão ultrapassados. Se quiser ver a manutenção próxima de mais do que uma peça de equipamento, utilize antes o relatório de "Manutenção Próxima", que pode ser acedido através do item de menu RELATÓRIOS --> MANUTENÇÃO- --> Manutenção Próxima (Detalhes). Estado de MP - Clique neste botão para visualizar o estado actual de TODOS os serviços de manutenção preventiva para a peça de equipamento seleccionada. O ecrã Estado de MP vai indicar quando os serviços foram efectuados pela última vez, o intervalo de rastreio, e quando terão de ser novamente efectuados. Se os serviços de MP estão próximos (ou brevemente ultrapassados) serão realçados por cores neste ecrã. As tarefas que não estão próximas da data de intervenção permanecerão com a cor de texto predefinida. Histórico - Clique neste botão para visualizar o histórico de manutenção completo para o equipamento seleccionado. este ecrã vai apresentar a totalidade de MP concluída, reparações, peças, mão-de-obra e

8 7 Fleet Maintenance Pro 11.0 custos associados do equipamento seleccionado. Última MP - Clique neste botão se tiver de configurar manualmente os parâmetros "Efectuado Pela Última Vez" (data ou contador) dos serviços de MP atribuídos ao equipamento seleccionado. Quando adiciona equipamento no software, tem a oportunidade de visualizar este ecrã para configurar os valores de data e/ou contador de "Efectuado Pela Última Vez" para que o Fleet Maintenance Pro possa determinar automaticamente o próximo serviço. Assim que incialmente configurado, não deve ter de visitar este ecrã pois o Fleet Maintenance Pro irá actualizar automaticamente estes valores quando o histórico é registado através de uma entrada de manutenção ou ordem de trabalho. Combustível - Clique neste botão para visualizar um histórico completo de transacções de combustível para o equipamento seleccionado. Este ecrã vai apresentar todas as transacções, incluindo estatísticas de economia de combustível e custos associados. 4 - Passo Nº 1 - Estabelecer Localizações/Departamentos O Fleet Maintenance Pro permite-lhe classificar o seu equipamento por localização e categoria. Pode criar quantas localizações e categorias que quiser. Apesar de não ser obrigatório classificar o seu equipamento, torna mais fácil a gestão e organização do seu equipamento. Além disso, tem a possibilidade de criar e filtrar relatórios por localização e categoria. Por exemplo, se possui 2 localizações separadas, pode ter 2 localizações desigadas "Localização A" e "Localização B", respectivamente. Depois, pode definir as categorias para cada localização, como "Carros e Camiões", "Equipamento de Escavação" e "Reboques" para a "Localização A". A "Localização B" poderá incluir "Compressores de Ar", "Empilhadores" e "Geradores". Utilize o ecrã "Definição de Localização/Categoria" para definir as diferentes localizações e/ou categorias para a sua frota. Se não quiser classificar o seu equipamento, utilize apenas a localização/ categoria padrão fornecida quando adicionar os seus veículos/equipamentos ao Fleet Maintenance Pro. Se desejar, as atribuições de localização ou categoria podem ser sempre configuradas posteriormente, fazendo duplo clique no equipamento e alterando a localização/categoria atribuída no separador "Geral". Para abrir o menu "Definição de Localização/Categoria", no menu principal, clique no item de menu " Configuração" e, depois, seleccione "Configuração de Localização/Categoria".

9 - Edição Standard - 8 O ecrã de Configuração de Localização/Categoria: Como: Adicionar uma Localização: Para adicionar uma localização, clique no botão "Adicionar Localização". Será apresentado um pequeno ecrã a pedir o nome de uma localização. Escreva o nome da nova localização e seleccione " OK". A nova localização será criada e apresentada na lista. Como: Adicionar uma Categoria: Para adicionar uma categoria, seleccione a localização onde pretende adicionar a categoria. Depois, clique no botão "Adicionar Categoria". Será apresentado um pequeno ecrã a pedir um nome para a categoria. Escreva o nome da nova categoria e seleccione "OK". A nova categoria será criada na localização seleccionada. DICA: Uma localização deve conter, no mínimo, uma categoria antes de essa localização ser atribuída a uma peça de equipamento. Este ecrã também lhe permite copiar e colar, com o botão direito do rato, as estruturas da localização. Isto vai poupar o trabalho de escrever se possuir várias localizações com, basicamente, as mesmas categorias.

10 9 Fleet Maintenance Pro Passo Nº 2 - Definir o calendário de manutenção Antes de adicionar equipamento ao Fleet Maintenance Pro, deve definir o calendário de manutenção que será atribuído ao seu equipamento com o menu "Configuração de Calendário de MP". Um calendário de manutenção inclui um ou mais serviços de manutenção preventiva (MP) que têm de ser efectuados num intervalo de data e/ou contador. Um exemplo simples de um serviço de manutenção facilmente compreensível é a "Mudança Óleo e Filtro", num intervalo de 3 meses ou milhas/ quilómetros. Há vários intervalos de rastreio que podem ser especificados para os serviços de MP como, por exemplo, dias, semanas, meses, anos, milhas, quilómetros ou horas. O Fleet Maintenance Pro utiliza estes intervalos para informá-lo automaticamente quando a manutenção do seu equipamento está próxima. Ao definir o seu calendário de manutenção, se possível, é recomendado que o defina para os "grupos" ou para equipamento semelhante rastreados. Por exemplo, se tem 10 empilhadores com os mesmos ciclos de manutenção de rotina, pode criar um calendário de manutenção no Fleet Maintenance Pro para todos os 10 "Empilhadores". Deste modo, se forem feitas alterações posteriores a um calendário (p. ex., alterar um intervalo de manutenção, adicionar um serviço de MP, etc.), todo o equipamento atribuído a esse calendário herdará essa alteração em vez de ter de alterar individualmente os 10 registos de manutenção. Assim que o seu calendário de manutenção estiver definido, quando adicionar equipamento ao Fleet Maintenance Pro, pode escolher um calendário de manutenção para esse equipamento seguir. Ao atribuir um equipamento a um calendário, o equipamento herda todos os serviços de MP definidos pelo calendário que escolheu. Tal como anteriormente dito, pode atribuir o mesmo calendário de manutenção a todas as peças de equipamento que quiser. Além disso, pode definir quantos serviços de MP que quiser em cada calendário. DICA: Apesar de poderem ser atribuídas mais do que uma peça de equipamento a um calendário de manutenção comum, cada peça de equipamento terá o seu próprio valor de data e/ou contador do último serviço efectuado para cada serviço de MP do calendário de manutenção. Por outras palavras, o equipamento atribuído a um calendário de manutenção poderá ter datas de serviço diferentes. Para adicionar um calendário de manutenção: 1) No menu principal, clique no ícone.

11 - Edição Standard - 10 (Edição Shop apresentada) 2) De seguida, clique no botão na secção "Calendário" na parte superior do ecrã. 3) Escreva o nome do novo calendário, como, por exemplo, "Empilhadores". 4) Por baixo do nome do calendário, seleccione as caixas perto dos intervalos que pretende rastrear para ele. Por exemplo, se alguns dos seus serviços que definir para este calendário forem rastreados por um intervalo temporal, seleccione a caixa "Rastrear por data". Se alguns dos serviços de MP que definir forem rastreados por um intervalo do odómetro, seleccione a caixa "Rastrear por contador" e seleccione o tipo de contador. As Edições Deluxe e Shop do Fleet Maintenance Pro também permitem rastrear por vários contadores, sendo que pode rastrear por um contador "secundário" se desejar. 5) No final, clique no botão "Guardar". Pode, agora, adicionar serviços de MP a este calendário. Para adicionar serviços de MP a um calendário recentemente criado: 1) Na barra de ferramentas "Serviço", na parte inferior do ecrã, clique no botão. 2) Pode introduzir o Nome do Serviço e definir os valores de intervalo de data e/ou contador apresentados. 3) Clique no botão "Guardar". Para poupar tempo ao definir os seus calendários de manutenção, pode importar os serviços de MP de outros calendários. Alguns dos seus calendários poderão ser apenas ligeiramente diferentes uns dos outros e a importação elimina a necessidade de voltar a escrever os serviços de MP que já introduziu noutro calendário. Para importar serviços de outro calendário: 1) Clique no botão para abrir o ecrã "Importar Serviços de Manutenção".

12 11 Fleet Maintenance Pro ) No lado esquerdo, seleccione o calendário que pretende importar na lista "Importar do Calendário ". Os serviços de MP associados ao calendário seleccionado vão ser populados na caixa "Serviços Disponíveis". 3) Na caixa "Serviços Disponíveis", clique no(s) serviço(s) que pretende importar. Pode seleccionar vários serviços com os métodos Ctrl-Clique ou Shift-Clique. Se pretender importar TODOS os serviços, clique na caixa "Seleccionar Todos os Serviços" por baixo da lista de origem para realçar TODOS os serviços de manutenção na lista de origem. 4) Clique no botão para adicionar (importar) o(s) serviço(s) seleccionado(s) para o "Calendário Actual" no lado direito do ecrã. 5) Clique "OK" para regressar ao ecrã "Configuração de Calendário de MP". Para mais informações sobre o ecrã de importação, consulte o tópico de ajuda do ecrã Importar Serviços de Manutenção.

13 - Edição Standard Passo Nº 3 - Adicionar veículos/equipamento Adicionar equipamento é um processo e simples e não exige uma grande quantidade de informações. A título exemplificativo, vamos adicionar uma peça de equipamento com as informações mais básicas. Para adicionar uma nova peça de equipamento: 1) No Menu Principal ou no ecrã do Gestor de Frota clique no botão. (Edição Shop apresentada) 2) Insira um "Nº de Unidade" único para o seu equipamento, como, por exemplo, uma combinação de números e caracteres. DICA: O cam po "Identificação" será autom aticam ente populado à m edida que preenche os cam pos "Nº de Unidade", "M arca" ou "M odelo". A "Identificação" é utilizada em m uitos dos relatórios para identificar facilm ente o equipam ento. Pode alterar isto com o preferir ou sim plem ente deixar que o softw are defina este cam po por si. 3) No grupo "Rastreio de MP", seleccione o "Calendário de Manutenção" que pretende atribuir a esta peça de equipamento que contém as atribuições de serviços de MP que pretende rastrear. Nota: Se o calendário que seleccionar estiver definido para rastrear por um "Contador", as etiquetas de cam po "Actual" e "Base" (por baixo da selecção "Calendário de Manutenção") vão apresentar o tipo de contador atribuído a esse calendário. 4) Se o calendário que seleccionar possui o contador activado, insira o valor da leitura do contador "

14 13 Fleet Maintenance Pro 11.0 Actual", o valor do contador "Base" e a "Data Base". IMPORTANTE: A informação base (leitura de data e contador) é utilizada para iniciar os parâmetros de "Efectuado pela última vez" do serviço de MP (p. ex., Mudança de Óleo). Os parâmetros de "Efectuado pela última vez" são utilizados ao calcular a data de manutenção. Por exemplo, relativamente ao ecrã anterior, quando este equipamento é guardado, TODOS os respectivos serviços de MP (para o calendário seleccionado) terão a data de "Efectuado pela última vez" definida para "11/12/2008" e o contador de "Efectuado pela última vez" definido para "0" (ou seja, Mudança de Óleo: efectuada pela última vez a 11/12/2008 às 0 horas). Ao adicionar uma peça de equipamento, o Fleet Maintenance Pro vai (por defeito) assumir que está a começar do início a rastrear a manutenção deste equipamento e a informação base será reposta para a data actual e o contador actual como ponto de partida. Se possui registos de manutenção antigos que pretenda incluir no Fleet Maintenance Pro, insira o valor de data e contador mais antigo dos seus registos nos campos "Data Base" e "Contador Base", respectivamente. Os parâmetros "Efectuado pela última vez" (data e contador) para cada serviço de MP podem ser ajustados de forma precisa depois de o novo equipamento ser adicionado. Isto será abordado no passo 7. 5) De seguida, na área "Atribuição", seleccione a "Localização" e a "Categoria" se pretender classificar o seu equipamento. Se não quiser atribuir Localizações ou Categorias, utilize as predefinições. Pode sempre alterar posteriormente editando a informação de equipamento. Nota: Acabou de inserir todas as inform ações obrigatórias. A quantidade de inform ações que introduz nos outros cam pos é facultativa. Personalizar Campos: Há mais de 25 campos personalizáveis que pode definir nos separadores de informação do equipamento. Os separadores que incluem as etiquetas personalizáveis são "Geral" (5), "Especificações" (18), "Aquisição" (2), "Validades" (2) e "Empréstimo/Aluguer" (1). Por defeito, todos os campos personalizáveis possuem o nome "(campo personalizado)" quando está a adicionar uma nova peça de equipamento. Basta clicar no texto "(campo personalizado)" para definir a etiqueta. Será apresentado um pequeno ecrã com o nome actual. Altere o nome e clique em "OK". DICA: Depois de alterar as etiquetas personalizáveis, para não ter de introduzir os dados novamente, estas podem ser guardadas como pré-definições para cada equipamento que insira posteriormente seleccionado a caixa "Guardar Etiquetas Personalizadas como Pré-Definição" na parte inferior do ecrã. Além disso, pode alterar os campos personalizáveis para mais do que uma peça de equipamento. Depois de o equipamento ter sido adicionado ao Fleet Maintenance Pro, pode utilizar o utilitário "Importar Etiquetas Personalizadas" localizado no item de menu FERRAMENTAS --> DADOS --> Importar Campos Personalizados. 6) Clique no botão para guardar o seu equipamento. 7) Finalmente, ser-lhe-á perguntado se pretende configurar já a data de "Efectuado pela última vez". Mais uma vez, a data de "Efectuado pela última vez" é utilizada para calcular a data da próxima manutenção. Deve indicar ao Fleet Maintenance Pro quando é que os serviços foram efectuados pela última vez ou deixar que o Fleet Maintenance Pro assuma a os valores de Data Base e Quilometragem Base para os parâmetros de "Efectuado pela última vez" como ponto de partida. Escolha "Sim" ou " Não". Pode sempre configurar os parâmetros de "Efectuado pela última vez" mais tarde clicando no botão do ecrã do Gestor de Frota.

15 - Edição Standard Agendar e Rastrear Reparações O Fleet Maintenance Pro iinclui um utilitário de agendamento de reparação que lhe permite agendar ou indicar reparações inesperadas evidenciadas surante o funcionamento do equipamento. O Fleet maintenance Pro vai rastrear estas reparações que são, também, um factor ao determinar a necessidade de intervenção no equipamento. Por exemplo, imaginemos que um condutor nota que a luz de estacionamento direita do equipamento não acende. O operador (ou qualquer outra pessoa) pode registar este problema no Fleet Maintenance Pro para que a reparação seja assinalada, rastreada e acompanhada após a sua conclusão. DICA: Em alternativa, na Edição Shop, pode simplesmente criar uma ordem de trabalho para uma reparação inesperada. No entanto, nos casos em que não deseja criar uma ordem de trabalho para uma reparação não significativa, o utilitário de agendamento de reparação pode ser uma alternativa útil. para registar uma reparação inesperada que tem de ser efectuada: 1) Seleccione o equipamento adequado no ecrã "Gestor de frota" e clique no botão. 2) No ecrã "Agendar Reparação", pode registar os itens que requerem atenção na secção "Inserir Reparações Necessárias". Clique no botão "Adicionar" para inserir um novo item de reparação na lista e introduza as informações para identificar o problema. 3) Se necessário, a reparação pode ser agendada para uma data posterior com base na disponibilidade do equipamento. Se for uma reparação não significativa que não exija uma atenção imediata, seleccione a caixa de verificação "Adiar notificação até próxima MP" e a reparação será eliminada da notificação até à data do serviço de manutenção preventiva. 4) Clique no botão "Guardar". Assim que a reparação for registada, desde que as opções de data, unidades ou adiamento não tenham sido ajustadas, o equipamento será assinalado como estando a precisar de intervenção no ecrã "Gestor de Frota" com as reparações indicadas. A reparação será realçada com um ícone de chave

16 15 Fleet Maintenance Pro 11.0 inglesa "vermelha", tal como descrito na secção "Gestor de Frota". Nota: Para indicar que as reparações (ou MP) pendentes foram realizadas, pode registar uma entrada de manutenção (Edições Standard e Deluxe) ou criar/encerrar uma ordem de trabalho (Edição Shop). Este procedimento será discutido numa secção posterior. Ecrã de Gestão de Reparações Agendadas Para visualizar uma lista das reparações pendentes que foram indicadas para qualquer equipamento, pode consultar "Gestão de Reparações Agendadas". Para abrir o ecrã "Gestão de Reparações Agendadas", clique no botão "Reparações" na barra de ferramentas do menu principal. Aí pode adicionar, editar ou eliminar reparações agendadas. Ecrã de Gestão de Reparações Agendadas:

17 - Edição Standard Gravar a Manutenção Efectuada Quando são efectuadas acções de manutenção preventiva ou de reparação no seu equipamento, tem de informar o Fleet Maintenance Pro através do registo de uma entrada de manutenção. Quando é registada uma entrada de manutenção, o Fleet Maintenance Pro vai reiniciar o parâmetro "Último Efectuado" do serviço de manutenção preventiva e apagar todas as reparações pendentes indicadas na sua entrada de manutenção. Além disso, será criado um registo histórico para o equipamento, indicando os serviços efectuados, os custos e outras informações. Para gravar uma entrada de manutenção: 1) seleccione uma peça de equipamento. 2) Depois clique no botão. Se estiver a utilizar a Edição Deluxe, vai ser apresentado o seguinte ecrã com opções para popular automaticamente a entrada de manutenção com a manutenção vencida do equipamento. 3) Clique em "OK" para avançar para o ecrã "Gravar a Manutenção Efectuada". As informações de manutenção vencidas serão previamente populadas automaticamente:

18 17 Fleet Maintenance Pro 11.0 Ecrã "Gravar a manutenção Efectuada" (Edição Deluxe apresentada) 4) Introduza os dados necessários para a entrada de manutenção: Data, Contador e, pelo menos uma entrada de manutenção preventiva ou de reparação. Se estiver a utilizar a edição "Deluxe" ou "Shop", a área "Tarefas de Manutenção" poderá já estar preenchida com a manutenção necessária consoante a sua opção no Passo nº 2. 5) ISe tiver de adicionar mais tarefas de manutenção efectuadas, clique no botão. Seleccione um serviço de MP ou item de Reparação da lista e, se pretender, indique as pelas e/ou a mão-de-obra envolvidas e clique em "Guardar". 6) Este ecrã possui informações mínimas. Pode adicionar informações adicionais. 7) Clique no botão "Guardar" para gravar a entrada de manutenção. A partir do momento em que clica no botão "Guardar", desde que todas as manutenções vencidas (ou brevemente vencidas) tenham sido processadas, o equipamento deixa de estar realçado a cor no ecrã " Gestor de frota". A data de manutenção foi actualizada para as tarefas efectuadas, e os valores de data/contador serão automaticamente modificados para o próximo valor de data/contador, respectivamente. Além disso, as informações da entrada de manutenção serão registadas no histórico de manutenção do equipamento.

19 - Edição Standard - 18 Validades: As validades do equipamento, como, por exemplo, as renovações de registo, notificações de inspecção, emissões, etc., poderão ser actualizadas no ecrã de gestor de frota clicando com o botão direito do rato na lista expandida do serviço e seleccionando "Actualizar Validade". Poderá seleccionar a próxima data de validade na janela do calendário que aparece. 9 - Visualizar o Histórico de Manutenção Quando é efectuada a manutenção a uma peça de equipamento (Edição Standard e Deluxe) ou são encerradas ordens de trabalho (Edição Shop), é gravado um registo no histórico de manutenção indicando a manutenão preventiva ou de reparação efectuada, as peças/mão-de-obra envolvidas, os custos, entre outros elementos. O histórico de manutenção é útil para analizar custos e tendências de negligência, utilização excessiva ou envelhecimento de equipamento. Para visualizar o histórico de manutenção do seu equipamento: 1) seleccione uma peça de equipamento. 2) Clique no botão.

20 19 Fleet Maintenance Pro 11.0 Ecrã do Histórico de Manutenção: (Edição Shop apresentada) Consoante a edição do Fleet Maintenance Pro que adquiriu, poderão existir 5 separadores disponíveis no ecrã do histórico: "Entradas do Histórico", "Serviços de MP", "Reparações", "Peças", e "Mãode-Obra".

21 - Edição Standard - 20 (Edição Shop apresentada) O separador "Entradas do Histórico" apresenta os registos históricos gravados para o equipamento seleccionado no ecrã do "Gestor de Frota". Pode ver mais detalhes de um registo histórico específico seleccionando esse registo histórico e clicando nos ecrãs dos outros separadores para visualizar as informações de MP, reparações, peças, mão-de-obra, etc. Além disso, podem ser seleccionados neste ecrã vários registos históricos utilizando as teclas e. À medida que selecciona vários registos históricos, os separadores MP, Reparações, Peças e Mão-de-Obra serão populados com os dados de TODOS os registos seleccionados. Na parte inferior do ecrã, poderá ver os parâmetros de visualização de intervalos temporais e a soma da totalidade de MP, reparações, peças e mão-de-obra: (Edição Shop apresentada) Os critérios de intervalo temporal permitem-lhe visualizar o histórico de um determinado período de tempo. Por exemplo, as empresas com históricos de equipamento extensos poderão querer visualizar apenas o histórico do ano actual. Seleccione a caixa de verificação "Activar intervalo temporal" e utilize os comandos de seleccção do calendário para seleccionar as datas pretendidas. Os parâmetros de intervalo temporal podem ser, também, definidos nas opções do programa para manter as mesmas definições de intervalo temporal sempre que é apresentado o ecrã do histórico de manutenção. A secção "Soma" é calculada com base nas entradas do histórico que estão a ser visualizadas. Se configurou o intervalo temporal para o ano actual, a soma será calculada apenas para esse ano. O custo por milha/quilómetro/hora (localizado imediatamente por baixo da secção "Soma") é calculado da mesma forma Criar Relatórios O Fleet Maintenance Pro inclui diversos relatórios que detalham quase todos os aspectos dos dados da sua frota. Todos os relatórios podem ser activados no menu pendente "Relatórios" do ecrã principal. Os relatórios estão classificados de forma que possa facilmente encontrar o relatório que está a procurar. Além disso, muitos dos ecrãs do Fleet Maintenance Pro possuem um botão "Imprimir", com o qual pode criar os relatórios associados a esse ecrã.

22 21 Fleet Maintenance Pro 11.0 Quando escolhe um relatório para imprimir, aparece o seguinte ecrã: Consoante o relatório que escolher, serão apresentados os seguintes comandos de filtro neste ecrã:

23 - Edição Standard - 22 Opções de Filtro e Ordenação O Fleet Maintenance Pro permite-lhe definir os dados que pretende visualizar no relatório através dos critérios de filtro. Dependendo do relatório que seleccionar, este ecrã incluirá determinadas opções de filtro e ordenação. As opções de filtro e ordenação de cada relatório variam consoante o tipo de relatório a imprimir. Por exemplo, um relatório que não possui critérios de data disponíveis, não apresentará as opções de filtro por data. Segue-se uma descrição dos métodos de filtro disponíveis: Filtro de selecção de Equipamento: Se o relatório seleccionado for baseado no equipamento (p. ex., histórico), serão apresentadas as opções de filtro: Esta funcionalidade permite-lhe imprimir por selecção de equipamento. As opções são: "Todo o Equipamento" - imprime o relatório seleccionado para a totalidade da frota. "Apenas o Equipamento Seleccionado" - imprime o relatório seleccionado para o equipamento seleccionado no ecrã "Gestor de Frota". Poderá seleccionar vários equipamentos no ecrã "Gestor de Frota". "Categoria Seleccionada" - imprime o relatório seleccionado para o equipamento da categoria seleccionada, escolhida no ecrã "Gestor de Frota". "Localização Seleccionada" - imprime o relatório seleccionado para o equipamento na localização seleccionada, escolhida no ecrã "Gestor de Frota". Também pode atribuir um filtro de estado ao relatório através da lista pendente "Filtro de Estado". Filtro por Data Se o relatório seleccionado incluir informações de data, será apresentada a opção de filtro por data: Seleccione a caixa "Imprimir registos em que..." para activar o filtro por data para o relatório seleccionado. Depois, se o relatório possuir vários campos de data, escolha o campo de data que quer filtrar. No exemplo anterior, o campo de data seleccionado é "Data de Conclusão". De seguida, para poupar tempo, o Fleet Maintenance Pro apresenta uma lista de filtros rápidos de data disponíveis (p. ex., Ano Actual, Último Mês, etc...). Escolher um destes filtros rápidos vai preencher automaticamente as caixas de data com as data adequadas. Se quiser, também pode ajustar manualmente as datas.

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25 - Edição Standard - 24 Critérios de Filtro Adicionais Se tiver de ser mais específico, o Fleet Maintenance Pro proporciona também uma área onde pode filtrar quase todos os campos de um relatório. Seleccione a caixa "Especificar critérios de filtro adicionais" para activar esta secção. Depois, seleccione o "Campo" que pretende filtrar, a "Condição " e, finalmente, o "Valor". Opções de Ordenação Pode ordenar o seu relatório utilizando, no máximo, três campos. Cada relatório possui os seus próprios campos de ordenação predefinidos que serão apresentados automaticamente nesta área. Deste modo, não tem de escolher um método de ordenação excepto se quiser ordenar o seu relatório por outra ordem que não as definições predefinidas. DICA: Não se esqueça que o agrupam ento de um tipo de relatório pode interferir nos cam pos de ordenação que seleccionar. Assim, *poderá* ser necessário alterar o m odelo dos relatórios paara alterar as respectivas atribuições de agrupam ento para poder obter os resultados de ordenação que pretende. Utilize as listas pendentes do campo de ordenação para seleccionar cada campo de ordenação. Se não quiser ordenar por um campo específico, seleccione "(nenhum)" na lista.

26 25 Fleet Maintenance Pro 11.0 Assim concluímios a secção "Começar a Trabalhar" do Fleet Maintenance Pro. O programa possui muitas outras funcionalidades, não tratadas aqui. Essas outras funcionalidades incluem o rastreio de inventário de peças, notas de encomenda, funcionários, fornecedores, entre outras. Para mais informações, consulte a ajuda em linha disponibilizada com o programa ou obtenha o manual completo no CD-ROM ou no sítio de Internet. Visite fequentemente para obter as últimas actualizações e informações.