THE DATA WAREHOUSING ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM (EMS) IN UNIVERSITIES

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1 EPEA de 10 O PROJETO SISGA NA UNIVERSIDADE BASEADO EM DATA WAREHOUSE Oscar Dalfovo, M.A. FURB Universidade Regional de Blumenau Cristiano Roberto Franco FURB Universidade Regional de Blumenau Luiz Fernando Jacinto Maia UFSC palavras-chave: Sistemas de Informação; Data Warehouse, Granularidade; Cubo de Decisão; Gestão Ambiental Resumo: Este artigo descreve o procedimento utilizado no estudo, pesquisa e desenvolvimento de um Protótipo de Sistemas de Informação para a Universidade baseado em Data Warehouse com aplicação na Gestão Ambiental. O armazenamento dos dados será feito através de Banco de Dados, utilizando a filosofia de Data Warehouse. Para o armazenamento dos dados em um Data Warehouse serão importados os dados de sistemas informatizados existentes na Universidade. Para a construção do Data Warehouse será seguida a metodologia de implantação de um Data Warehouse. Após a criação do Data Warehouse, os dados serão disponibilizados através de consultas gráficas por meio de ferramentas para geração de relatórios e telas. THE DATA WAREHOUSING ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM (EMS) IN UNIVERSITIES keywords: information systems; data warehousing, granularity; decision cube Abstract: This paper describes the procedures used in the prototype of a data warehousing information system for universities applied to Environmental Management. The data will be imported from systems already in use by the university and stored in a data warehouse. The information will be available, after the creation of the warehouse, through graphical queries and tools designed to generate reports and screens. 1. INTRODUÇÃO Os sistemas de informações nas empresas estão passando por várias mudanças. Primeiramente as empresas estavam trabalhando para conseguir gerar e implantar informações nos computadores, hoje em dia as informações já são de fácil geração e implantação. As empresas necessitam hoje de informações gerenciais e executivas, para poderem tomar decisões rápidas neste mercado globalizado DALFOVO (2000). Com a evolução da tecnologia de informações e o crescimento do uso de computadores praticamente todas as empresas de médio e grande porte estão utilizando sistemas informatizados, para realizar seus processos mais importantes. Isto acaba gerando uma enorme quantidade de dados relacionados aos negócios, mas não relacionados entre si.

2 EPEA de 10 Estes dados armazenados em um ou mais sistemas operacionais de uma empresa são recursos, mas de modo geral, raramente servem como recursos estratégicos (para tomar decisões) no seu estado original ou operacional. Os sistemas convencionais de informática não são projetados para gerar e armazenar as informações estratégicas, o que torna os dados vagos e sem valor para o apoio ao processo de tomada de decisões das organizações. Estas decisões normalmente são tomadas com base na experiência dos administradores, quando poderiam também ser baseadas em fatos históricos, que foram armazenados pelos diversos sistemas de informações utilizados pelas organizações. (INMON,1997) De acordo com OLIVEIRA (1998), a criação de Data Warehouse vem de encontro as necessidades atuais das grandes empresas. Massacradas por uma quantidade enorme de dados derivados de transações diárias, as corporações encontram grandes dificuldades na hora de utilizar estes dados para a tomada de decisões. Supostamente, os dados armazenados deveriam ajudar gerentes e analistas a decidirem de forma mais embasada. No entanto, isto não acontece. Os bancos de dados que armazenam as transações diárias das empresas foram feitos apenas para responder as questões simples, como totalizações, somatórios e revelam uma enorme dificuldade para responder às pesquisas, que necessitam relacionar dados em diversas tabelas. Segundo KIMBALL (1995) um conjunto de ferramentas e técnicas de projeto (aplicadas às necessidades específicas do usuário e aos bancos de dados específicos dos sistemas de processamento de transações) permitem que se planeje e construa um Data Warehouse de nível empresarial. Este novo conceito de banco de dados auxilia as empresas mostra suas informações históricas para conseguir certificações. Segundo JUNIOR (1998), coloca que a maioria das empresas que obtiveram a certificação de qualidade, obtiveram um grande ganho inicial substancial, advindo da padronização das atividades. No entanto, algumas empresas se acomodaram e outras encontraram um novo desafio: a implantação de um sistema de gestão ambiental. Para tanto, será apresentada a tecnologia Data Warehouse, suas divisões e os conceitos necessários para a implantação de um sistema de gestão ambiental. Objetiva-se com este trabalho construir um protótipo de Sistemas de Informação aplicado a Gestão Ambiental que permita a armazenagem de informações em um Data Warehouse, a partir de outros Banco de Dados existentes na empresa.

3 EPEA de SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Pode-se citar como principais atribuições do executivo moderno o acompanhamento da evolução da empresa como um todo, o diagnóstico das dificuldades, as áreas de oportunidade e soluções. Os sistemas de informação são o meio pelo qual os executivos visualizam a empresa, permitindo assim atingir seus objetivos. As informações geradas por estes sistemas apoiam a organização em seu contínuo processo de desenvolvimento e mudança. A não utilização das informações como recursos estratégicos, leva o executivo, muitas vezes, a administrar por impulsos, ou baseado em modismos. Há alguns anos surgiu o fenômeno do downsizing. Muitas empresas mergulharam de cabeça num processo de reestrutura, sem uma análise real de suas capacidades e necessidades no sentido de confirmar a adequação do processo como solução para seus problemas. Hoje, o fenômeno da moda chama-se Sistema de Informações. Acredita-se que eles resolvam uma deficiência crônica nos processos decisórios da maioria das empresas, isto é, a falta de integração das informações. É verdade também que se não for adequadamente orientado o seu desenvolvimento, estes sistemas tornam-se caros e difíceis de serem implementados nas empresas. Adicionalmente, nem todas as organizações usufruirão adequadamente de seu potencial. Se bem gerenciados e executados, porém, os projetos terão sucesso, com resultado bastante positivo para a dinâmica e capacidade competitiva das organizações. Eles podem ser realmente a solução para muitas empresas, mas com certeza outras estarão investindo muito dinheiro para pouco retorno em outras soluções. Uma arquitetura de dados adequadas baseia-se em dois ambientes de banco de dados: o primeiro, são os bancos de dados operacionais para dar suporte às aplicações do negócio. E o segundo, os bancos de dados para suporte à decisão para dar suporte às aplicações sobre o negócio. De acordo com OLIVEIRA (1992), BINDER (1994) e FURLAN (1994) num ambiente propício, a informática poderá tornar-se útil para a tomada de decisão, pois informações precisas com qualidade e maior velocidade podem até sugerir novos rumos à empresa. Na prática os executivos conseguem outras informações que estão disponíveis, mas que acessaram ou até, informações que não pensaram em consultar. Podemos

4 EPEA de 10 identificar as várias fases de sua informatização: Sistemas de Informações (SI) - Onde o processo decisório apoia no banco de dados ou banco de informações recentes da empresa; Sistemas de informação Executiva (SIE) - Serve para oferecer informações ao nível executivo, de forma resumida. Com estas informações ele poderá analisar e resolver as situações-problemáticas; Sistemas de apoio à decisão (SAD) - São sistemas amigáveis, os quais consultam toda base de dados operacionais; Sistemas inteligentes de apoio à decisão (SIAD) - Estes sistemas são uma evolução do sistema de Apoio a Decisão usando integração automação de escritório, SIE, SAD e sistemas especialistas, juntamente como o sistema de inteligência artificial. 3. DATA WAREHOUSE OLIVEIRA (1998) Coloca que só as mais simples organizações não possuem uma tecnologia de gerenciamento da informação e sua principal ferramenta para organizar as informações é o Banco de Dados. Primeiramente eles foram criados para armazenar as atividades operacionais (Compras, Vendas, Controle Contábil, etc.). E atualmente são utilizados para armazenar atividade como suporte gerencial. INMON (1997) define o Data Warehouse é o alicerce do processamento dos SADs, por ele ser uma fonte única de dados integrados no Data Warehouse. Cada vez mais são criadas ferramentas que evoluem com as novas tecnologias, possibilitando assim, atacar problemas de informações necessárias para sobrevivência da empresa. Essa nova tecnologia é Data Warehousing. A nova tecnologia é uma forma eficaz e eficiente de conseguir as informações para serem analizadas se transformam em bens valiosos para a empresa. Um Data Warehousing é um banco de dados com informações operacionais da empresa (Vendas, Compras, etc.), extraindo informações de uma fonte única ou múltipla além do enfoque histórico, transformando tudo em informações úteis para uma tomada de decisões. Está é a idéia do Data Warehousing. OLIVEIRA (1998) As nove etapas As nove etapas de decisão de um projeto de um banco de dados completo para um Data Warehouse, (estas nove etapas serão utilizados neste projeto) consistem em: os processos e, portanto, a identidade das tabelas de fatos; a granularidade (nível de

5 EPEA de 10 detalhamento) de cada tabela de fatos; as dimensões de cada tabela de fatos; os fatos, incluindo fatos pré-calculados; os atributos de dimensão com descrições completas e terminologia apropriada; como rastrear dimensões de modificação lenta; os agregados, dimensões heterogêneas, minidimensões, modos de consulta e outras decisões de armazenamento físico; a amplitude de tempo do histórico do banco de dados; e os intervalos em que os dados são extraídos e carregados no Data Warehouse. 4. SISTEMA DE GESTÃO AM BIENTAL JUNIOR (1998) afirma que antes de mais nada, é bom lembrar que só é possível assumir responsabilidades por resultados, quando se tem autoridade sobre os meios. Não se pode assumir responsabilidades, se não se tem as informações necessárias e aqueles que têm as informações necessárias (e autoridade sobre os meios) não podem deixar de assumir a responsabilidade. Ou seja, não se delega responsabilidade, mas somente autoridade. Gerenciar é, em essência, atingir metas (resultados). Resultados são os efeitos esperados de um processo. Deve-se controlar os efeitos adversos sobre o meio ambiente, da mesma forma que se controla a qualidade dos produtos produzidos, controlando-se os processos, ao invés de se controlar os resultados finais. Essa é a essência da abordagem preventiva. REIS (1996) descreve que um acidente ambiental pode afetar profundamente a organização e sua posição dentro do mercado. Atualmente quase todos acionistas, principalmente os europeus e norte-americanos exigem relatórios ambientais das empresas que recebem seus recursos, pois eles não querem ver seus nomes ligados a empresas que agridem o meio ambiente. Hoje já existe o processo de rotulagem ambiental (selos verdes), informando que o produto é sadio e limpo, ou seja, a empresa faz o seu marketing verde. A norma internacional ISO é a norma que estabelece as especificações do sistema de Gestão Ambiental para quaisquer tipos de organizações. Esta norma está relacionada com a ISO 14004, que oferece diretrizes gerais para a implantação do Sistema de Gerenciamento Ambiental. Conforme ABRAMOWICZ (1995), o Sistema Gestão Ambiental, especificado pela norma 14001, baseia-se no Ciclo Planejamento, Desenvolvimento, Controle e Ações (PDCA) de aprimoramento contínuo, o que leva à

6 EPEA de 10 organização, que deseja implementá-lo, a um processo consistente de aperfeiçoamento das suas relações com o meio ambiente e as partes interessadas. O Sistema de Gestão Ambiental seja eficaz, a organização deve conhecer seu macrofluxo e seus fluxos, identificando previamente suas atividades, processos e tarefas. 5. RESULTADOS Os resultados obtidos foram positivos, destacando-se a criação e atualização da Home Page na Internet (www.sisga.cjb.net), conforme apresentado em anexo, utilizando para tal a ferramenta Flash, que permite maior interatividade entre o visitante e o site, disponibilizando informações sobre o andamento do Projeto, sobre a implantação do Sistema de Gestão Ambiental na FURB e também sobre o meio ambiente na região do Vale do Itajaí, utilizando como fonte periódicos locais. Outro resultado alcançado foi a conversão da base de dados de Microsoft Access para Oracle, feita manualmente de acordo com o estudo do modelo Entidade X Relacionamento e da metodologia de Análise Estruturada de Sistemas. Essa base de dados que contém os dados coletados pelo IPA (Instituto de Pesquisas Ambientais) no ano de 1999, serviu de base para a criação do Data Warehouse. No Data Warehouse também foram inseridos os dados coletados pelo IPA referentes ao ano 2000, o que permitiu uma análise comparativa entre os dados coletados. As telas de carga de dados e cubo de decisão (Anexo I) utilizam como base a variável ano, visto que um aspecto vital do Data Warehouse é a periodicidade da coleta dos dados. 6. DISCUSSÕES A Home Page do Projeto, passou por uma reformulação total utilizando a ferramenta multimídia de desenvolvimento Flash. As atualizações de conteúdo passaram a ser semanais e a mesma foi cadastrada em sites de busca, aumentando o número de visitas à mesma e com isso fazer uma maior divulgação do projeto. A conversão da base da dados de Microsoft Access para Oracle foi realizada manualmente pois não foi encontrada uma ferramenta que fizesse essa conversão de forma

7 EPEA de 10 automática. Os dados coletados pelo IPA no ano de 2000 e obtidos na forma de arquivos texto foram inseridos no Data Warehouse após sua filtragem e inserção. Os livros necessários para o estudo das tecnologias utilizadas foram de fácil acesso na biblioteca central, facilitando o cumprimento das etapas do projeto. 7. CONCLUSÃO A cada dia que passa, possui-se mais informações e cada vez mais necessita-se de recursos para avaliá-las e interpretá-las. É nesse enfoque que o Data Warehouse trabalha. Como a tecnologia de Data Warehouse as empresas conseguem guardar grandes volumes de dados gerados e acumulados durante sua existência, os quais são retomados de forma que eles possam auxiliar os administradores destas empresas a tomarem decisões estratégicas com rapidez e segurança. Apesar de possuir uma arquitetura relativamente simples, os processos de extração, filtragem, carga e recuperação dos dados são bastante complexos, exigindo que pessoas capacitadas façam parte do projeto para que os objetivos sejam atingidos no menor espaço de tempo possível e sem o gasto de recursos desnecessários. O ambiente de Data Warehouse mostrou ser um desafio aos processos que normalmente são utilizados para desenvolver um software. Um dos desafios é conseguir modelar os dados de maneira que todas as informações estejam disponíveis de forma clara e rápida para os usuários que estão requisitando, outro desafio é disponibilizar as informações sobre os dados, para que os usuários possam saber quais informações estão disponíveis, etc. O Data Warehouse ajudou em muito para que fossem armazenar informações históricas e com isso gerar estatísticas mensais como também anuais, para poder assim fazer comparativos ao longo de um grande período. A divulgação do projeto na Internet mostra-se relevante pois é capaz de atingir um público grande por um custo relativamente baixo, disponibilizando informações referentes ao projeto e seu avanço. A Home Page também possibilita uma certa interação entre a Universidade e a comunidade, servindo como canal de comunicação a todos os interessados em dar sua contribuição ao projeto seja com críticas, sugestões ou comentários.

8 EPEA de 10 Como a grande maioria dos objetivos gerais do trabalho foram alcançados, sugerese como extensão do trabalho os seguintes pontos: A comparação das diversas ferramentas existentes para o acesso aos dados do Data Warehouse comparando suas funcionalidades e necessidades de armazenamento, além de diferenciar seus atributos e suas características; o desenvolvimento em forma de um protótipo um Data Warehouse para uma empresa, onde poderia se avaliar na prática quais são as dificuldades encontradas durante o projeto e os benefícios que o Data Warehouse proporciona aos Sistemas de Apoio a Decisão. 8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ABRAMOWICZ, B. S. O Meio Ambiente e o Exército Democrático. Parceria em Qualidade, nº 11/12 Ano 4. Rio de Janeiro: Qualitymark, BINDER, F. V. Sistemas de apoio à decisão. São Paulo: Érica, DALFOVO, O. ; FRANCO, C. R. Sistemas de informação baseado em Data Warehouse aplicado a área ambiental. I Simpósio Catarinense de Computação (2000 : Itajaí). Anais...Itajaí : p FURLAN, J. D. ; IVO, I. M. ; AMARAL, F. P. Sistemas de informações executivas. São Paulo: Makron Books, INMON, W. H. Como Construir o Data Warehouse. Rio de Janeiro: Campus, JUNIOR, Ê. V. Sistema Integrado de Gestão Ambiental. São Paulo: Aquariana, KIMBALL, R. Data Warehouse Toolkit. São Paulo: Makron Books, MARTIN, J. ; Mcclure, C. Técnicas estruturadas e case. São Paulo: Makron Books, OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas de informações gerenciais. São Paulo: Atlas, OLIVEIRA, A. G. Data Warehouse Conceitos e Soluções. Florianópolis: Advanced, REIS, M. J. L. Gerenciamento Ambiental: um fator de sobrevivência para as empresas. Parceria em Qualidade, nº 19/20 Ano 4. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1996.

9 EPEA de 10 Anexo - Tela Principal do Sistemas de Informação SISGA Tela Principal do Aplicativo SISGA

10 EPEA de 10

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