Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza FACULDADE DE TECNOLOGIA DE LINS PROF. ANTONIO SEABRA CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGÍSTICA

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1 Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza FACULDADE DE TECNOLOGIA DE LINS PROF. ANTONIO SEABRA CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGÍSTICA ANA CARLA LEITE MACHADO VANDERLEI SOARES BRITO UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS NO PROCESSO DE COMPRAS LINS/SP 1º SEMESTRE/2014

2 CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA FACULDADE DE TECNOLOGIA DE LINS PROF. ANTONIO SEABRA CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGÍSTICA ANA CARLA LEITE MACHADO VANDERLEI SOARES BRITO UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS NO PROCESSO DE COMPRAS Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade de Tecnologia de Lins Prof. Antônio Seabra, para obtenção do Título de Tecnólogo(a) em Logística. Orientador: Prof. Me. Euclides Reame Junior LINS/SP 1º SEMESTRE/2014

3 ANA CARLA LEITE MACHADO VANDERLEI SOARES BRITO UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS NO PROCESSO DE COMPRAS Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade de Tecnologia de Lins Prof. Antonio Seabra, como parte dos requisitos necessários para a obtenção do título de Tecnólogo(a) em Logística sob orientação do Prof. Me. Euclides Reame Junior. Data de aprovação: / / Prof. Me. Euclides Reame Junior Prof. Me. Sandro da Silva Pinto Prof. Me. Silvio Ribeiro

4 3 UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS NO PROCESSO DE COMPRAS Ana Carla Leite Machado¹, Vanderlei Soares Brito² Euclides Reame Júnior ³ ¹,² Acadêmicos do Curso Superior de Tecnologia em Logística da Faculdade de Tecnologia de Lins Prof. Antônio Seabra - Fatec, Lins-SP, Brasil ³ Docente do Curso Superior de Tecnologia em Logística da Faculdade de Tecnologia de Lins Prof. Antônio Seabra - Fatec, Lins-SP, Brasil. RESUMO Este trabalho tem por objetivo descrever a importância dos sistemas de informações gerenciais (SIG), especificamente no processo de compras em uma empresa frigorífica com unidade de beneficiamento de couros bovinos localizada na cidade de Lins no interior de São Paulo. Ao longo do projeto, foram feitas pesquisas bibliográficas para um entendimento adequado, conforme o planejamento das etapas. Após isso, uma empresa foi contatada, para que assim, o estudo de caso fosse realizado. Os critérios de escolha da empresa foram: a abrangência estratégica da mesma em seus mercados de atuação; a rede de contatos profissionais dos pesquisadores com os colaboradores da mesma. O segundo critério foi o facilitador para todo o desenvolvimento do trabalho. Após a aplicação do questionário no estudo de caso, os pesquisadores consideraram que a aplicabilidade do SIG, dentro das atividades de compras da empresa, proporciona uma linha concreta de tomada de decisões para uma lucratividade expressiva, além de, constantemente, uma equipe alinhada e treinada para a concretização de metas e objetivos, tanto departamentais, quanto estratégicos. Palavras-chave: Sistema de informação. Compras. Logística. ABSTRACT This work aims to describe the importance of management information systems (GIS), specifically in the procurement process in a a refrigeration company with a processing unit of cattle hides in the city of Lins in São Paulo. Throughout the development of the project, literature searches for an adequate understanding were made, as the planning stages. After this, a company was contacted, so that the case study was conducted. The selection criteria for the company were respectively the strategic scope thereof, to its markets, and the influence of professional contacts of researchers and reviewers of the same network. The second selection criterion was the facilitator for all development work. After the questionnaire in the case study, the researchers considered that the applicability of GIS within the company's purchasing activities, provides a concrete line of decision making for a significant profit, besides, constantly an aligned team and trained to the achievement of goals and objectives, many departmental, as strategic. Keywords: Information systems. Shopping. Logistics.

5 4 INTRODUÇÃO Com o passar dos anos, a área de compras ganha expressão corporativa dentro do cenário das empresas. Este cenário é concretizado com o auxílio da aplicação de novas tecnologias que agilizam as decisões nos processos internos da área. A demanda pelo uso das tecnologias ou sistemas de informações faz com que a cadeia de desenvolvedores ganhe destaque, pois novas necessidades precisam ser atendidas. A utilização de um sistema eficaz nos processos de compras pode representar ganhos significativos para a empresa. Com uma boa gestão e utilização destes sistemas, o processo de compra se torna mais rápido e eficiente, não sobrecarregando os estoques, nem deixando a linha de produção parada. Desta forma, diminuem-se custos e aumentase a lucratividade. Diante do exposto, este trabalho tem por objetivo descrever a importância de se usar o sistema de informação no processo de compras em uma determinada empresa. Para se chegar aos resultados, foram aplicados dois métodos existentes para a pesquisa científica: a revisão do estado da arte e um estudo de caso. Na parte referente à revisão bibliográfica, o texto enfatiza, desde o conceito sobre logística, fazendo um elo de ligação com as atividades que suportam essa área do conhecimento, inclusive compras, até as contextualizações sobre os sistemas de informações gerenciais (SIG). Na parte do estudo de caso é descrita a empresa estudada, bem como a operacionalização de um SIG na área de compras. Os resultados alcançados evidenciam a necessidade premente de se ter em mente que, para uma empresa ter decisões eficazes em compras, faz-se a incorporação dos SIG em seus processos operacionais. 1 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA 1.1 CONCEITO DE LOGÍSTICA A logística empresarial (LE) é um conjunto de atividades que auxiliam nos planejamentos de armazenagem e movimentação e tem por objetivo facilitar o fluxo de materiais e produtos dentro e fora das empresas. Segundo Fleury (2009, p. 29): A exploração da Logística como ferramenta estratégica é o resultado da combinação de sua crescente complexidade, com a utilização intensiva de novas tecnologias. Ainda conforme o mesmo autor, a logística não é apenas uma ferramenta gerencial moderna, mas é também uma importante atividade econômica, que contribui de forma significativa para a estrutura de custos das empresas. Na visão de Rocha (2008) ela está relacionada com a agregação de serviços, inclusive os relacionados a pós-venda, passando a compor-se de um leque mais amplo de atividades, desde a extração da matéria-prima até as relacionadas com os produtos, e que são executadas após sua entrega aos consumidores finais. Segundo Rocha (2008), a LE é um processo estratégico, em que a empresa organiza e mantém sua atividade, determina e gerencia os fluxos de materiais e de informação internos e externos, conciliando a oferta da empresa com a demanda do mercado em condições ótimas. Para Ballou (2010, p.17): A logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor o nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controle [...].

6 A logística envolve a gestão do processamento de pedidos, os estoques, os transportes e a combinação de armazenamento, manuseio de materiais e embalagem, todos integrados por meio de uma rede de comunicações interligadas. O objetivo da logística é apoiar as necessidades operacionais de compras, produção e atendimento às expectativas do cliente. (BOWERSOX, CLOSS, COOPER 2008, p. 24). Para ser bem operacionalizada, a logística está dividida em dois grupos de atividades. São eles: primárias e de apoio GRUPOS DE ATIVIDADES A Atividade logística pode ser separada em dois conjuntos que são denominados atividades primárias e atividades de apoio Atividades primárias As atividades primárias são assim chamadas devido à sua importância fundamental para o atingimento dos objetivos logísticos de custo e nível de serviço. Segundo Pozo (2010) as atividades primárias são descritas no quadro 1: Quadro 1 Atividades Primárias da Logística. Nome da Atividade Descrição da Atividade Transporte É o deslocamento de um produto de um ponto a outro ponto, ou de um ponto a vários outros pontos. É essencial, porque nenhuma organização moderna pode operar sem providenciar a movimentação de suas matérias-primas ou de seus produtos acabados para serem levados, de alguma forma, até o consumidor final. As formas de deslocamento podem ser: rodoviário, ferroviário, hidroviário, dutoviário e o aeroviário. Manutenção de Estoques Responsável por aproximadamente um a dois terços dos custos logísticos, onde a grande preocupação dos administradores envolve manter seus níveis os mais baixos possível, e ao mesmo tempo prever a disponibilidade desejada pelo cliente. Processamento de Pedidos Sua importância deriva do fato de ser um elemento crítico em termos do tempo necessário para levar bens e serviços aos clientes, em relação, principalmente, à perfeita administração dos recursos logísticos disponíveis. É também a atividade primária que dá partida ao processo de movimentação de materiais e produtos, bem como a entrega desses serviços. Fonte: Elaborado pelos autores, adaptado de POZO Atividades de apoio As atividades de apoio, apesar de serem consideradas adicionais, são o suporte ao desenvolvimento das atividades primárias. Segundo Pozo (2010), as atividades de apoio são descritas no quadro 2:

7 6 Quadro 2 Atividades de Apoio da Logística. Nome da Atividade Descrição da Atividade Armazenagem Manuseio de Materiais Embalagem Suprimentos Planejamento Sistema de Informação É o processo que envolve a administração dos espaços necessários para manter os materiais estocados, que podem ser internamente, na fábrica, como em locais externos, mais próximos dos clientes, que envolve fatores como a localização, dimensionamento de área, arranjo físico, equipamento de movimentação, recuperação do estoque, projeto de docas ou baías de atracação, necessidades de recursos financeiros e humanos. Está associado com a armazenagem e também à manutenção dos estoques. Essa atividade envolve a movimentação de materiais no local de estocagem, que pode ser tanto estoques de matéria-prima como de produtos acabados. Pode ser a transferência de materiais do estoque para o processo produtivo ou deste para o estoque de produtos acabados. Pode ser também a transferência de um depósito para outro. Dentro da logística, o objetivo é movimentar produtos com toda a proteção e sem danifica-los além do economicamente razoável. Um bom projeto de embalagem do produto auxilia a garantir perfeita e econômica movimentação sem desperdícios. Além disso, dimensões adequadas de empacotamento encorajam manuseio e armazenagem eficientes. É a atividade que proporciona ao produto ficar disponível, no momento exato, para ser utilizado pelo sistema logístico. É o procedimento de avaliação e da seleção das fontes de fornecimento, da definição das quantidades a serem adquiridas, da programação das compras e da forma pela qual o produto é comprado. É uma área importantíssima de apoio logístico e, também, um setor de obtenção de enormes reduções de custos da organização. Refere-se primariamente às quantidades agregadas que devem ser produzidas, bem como quando, onde e por quem devem ser fabricadas. apoio É logístico a base e, que também, servirá um de setor informação de obtenção à programação de enormes reduções detalhada de da custos produção da organização. dentro da fábrica. É o evento que permitirá o cumprimento dos prazos exigidos pelo mercado. É a função que permitirá o sucesso da ação logística dentro de uma organização, para que ela possa operar eficientemente. Portanto, uma base de dados bem estruturados, com informações importantes sobre os clientes, sobre os volumes de vendas, sobre os padrões de entregas e sobre os níveis dos estoques e das disponibilidades físicas e financeiras, deve servir como base de apoio a uma administração eficiente e eficaz das atividades primárias e de sustentação do sistema logístico. Fonte: Elaborado pelos autores, adaptado de POZO O PANORAMA ATUAL DA LOGÍSTICA NO BRASIL Até meados da década de 90, a logística era o elo perdido da modernização empresarial no Brasil. Segundo Novaes (2007), com a abertura da economia e a globalização, as empresas brasileiras passaram a buscar novas referências para sua situação, inclusive no domínio da logística. Porém, o país deverá trilhar um longo caminho para chegar ao desenvolvimento da logística na indústria nacional e dos transportes (ROCHA, 2008, p.40). Apesar de amplo, o movimento de mudanças é ainda

8 recente. A exploração do comércio internacional, a estabilização econômica produzida pelo Real e as privatizações da infraestrutura foram os fatores que mais impulsionaram esse processo de mudanças. (FLEURY, 2009, p. 19). Tais privatizações podem ser vistas na malha ferroviária, em portos e rodovias do país (ROCHA, 2008, p.45). Este panorama proporciona às empresas que irão administrar essas concessões, ampliar seus quadros de colaboradores e modernizar seus departamentos. No âmbito logístico, os departamentos de compras alcançam assim, uma posição estratégica dentro do universo dessas empresas, pois suas ações têm por objetivo agregar um melhor uso de recursos, com reduções de custos, para as aquisições de produtos e serviços. 7 2 COMPRAS 2.1 CONTEXTUALIZAÇÕES E ATRIBUIÇÕES O setor de compras ou suprimentos, como é denominado, tem responsabilidade nos resultados de uma empresa, pois supre a organização com os recursos materiais para seu perfeito desempenho (POZO, 2010, p.135). Ainda conforme o mesmo autor, é um processo extenso, que envolve mais atividades do que aqueles diretamente relacionados com movimentação e armazenagem, tendo duas atividades que influenciam significativamente a eficiência do fluxo de bens. A primeira delas é a seleção de fornecedores, onde a escolha depende não somente de preço, mas como de qualidade, localização e continuidade de fornecimento. A segunda atividade é a colocação de pedidos que também afeta a eficiência da logística, onde são especificados as quantidades e locais de entrega. Conclui ainda o autor que a falha de processos de compra eleva os custos logísticos. Segundo Martins; Alt (2009): Com o fenômeno da globalização, tem ocorrido um grande impacto na forma de como as compras são efetuadas. Estamos falando em mercado global e consequentemente, em compras globalizadas, como, por exemplo, peças de um veículo sendo adquiridas de diversos países. Compras requer planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisa e seleção das fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciamento para assegurar que o produto será recebido no momento esperado, inspeção tanto da qualidade quanto das quantidades desejadas. (GONÇALVES, 2010, p.245) Em Pozo (2010): Comprar bem, negociar corretamente é fundamental para custos reduzidos do processo operacional e manter-se nos mercados. Com isto, o objetivo básico das empresas é garantir satisfação plena com os valores baixos e qualidade dos produtos adquiridos, tendo os fornecedores como parceiros; buscando incansavelmente não ter seus estoques elevados, com o mínimo necessário, para que não seja preciso fazer compras de urgência. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando um melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais[...]. (MARTINS; ALT, 2009, p.86) Para Gonçalves (2010, p.249), algumas atribuições básicas do setor de compras envolvem: Realização das licitações. Análise das cotações de preços e condições de fornecimento. Negociações para o fechamento dos contratos. Cadastramento de fornecedores.

9 8 Estudo de mercado fornecedor. Desenvolvimento de fornecedores. Qualificação e avaliação de fornecedores. Desenvolvimento de materiais. Análise de valor. Manutenção dos registros das compras realizadas. Registro dos preços de aquisição dos diversos materiais. Manutenção do catálogo de materiais. Compete também à área de compras o cuidado com os níveis de estoque, mesmo que um estoque numericamente expressivo possa significar poucos problemas com a área de produção, acarreta um custo desnecessário e exagerado com sua manutenção e local para armazenagem. Mas por outro lado um estoque numericamente inexpressivo pode até aparentar menos custos, porém, pode ocasionar problemas na produção ou parar a produção por falta de matéria prima, provocando diversos problemas com prazos e clientes, sem falar no custo que poderá acarretar uma compra de urgência, onde não será possível negociações de preços, e o custo com a empresa parada até a chegada dessas matérias primas.em linhas gerais, o processo se desenvolve seguindo uma rotina preestabelecida, que pode ser realizada através do suporte de tecnologia da informação e, mais especificamente, mediante intenso uso dos denominados sistemas de informações gerenciais (GONÇALVES, 2010, p.306). 2.2 CONTROLE DE ESTOQUE Estoque mínimo e máximo Para Dias (2009) o estoque mínimo que também é chamado de estoque de segurança está diretamente ligado ao grau de imobilização financeira da empresa, onde ele, por definição, é a quantidade mínima que deve existir em estoque objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo produtivo da empresa sem risco de faltas até a reposição de matéria prima ser feita. O estoque máximo é definido através de uma base de cálculos onde se é somado o estoque mínimo ao lote de reposição. Onde o lote de reposição é a quantidade de matéria-prima necessária para a fabricação dos produtos por um período determinado pela empresa. 3 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS 3.1 DEFINIÇÃO A tecnologia da informação (TI) começa a exercer um papel fundamental nas organizações, ajudando a transformar radicalmente as características das empresas, seja na produção, na distribuição ou no serviço ao cliente. Número expressivo de empresas veem a TI muito mais como uma área de suporte e centro de custo, mas isso está mudando. Organizações em busca da vantagem competitiva e líderes na criação de melhores práticas estão explorando adequadamente a TI, transformando a forma de fazer

10 negócios, melhorando o relacionamento com fornecedores e clientes, em busca de oportunidades (BERTAGLIA, 2010, p.476). Para que esta realidade fique cada vez mais assertiva, fazendo assim que as empresas tomem melhores decisões, é desenvolvido constantemente um número expressivo de sistemas de informações. Um desses constitui o sistema de informações gerenciais (SIG) ou Enterprise Resourcing Planning (ERP). O objetivo principal de um SIG é fornecer controle e suporte para os processos operacionais de forma integrada. A existência de um sistema integrado permite uma evolução mais inteligente no mundo dos negócios, que é a implementação de ferramentas inteligentes que efetuam as simulações de cenários de negócios, otimizando produção e distribuição (BERTAGLIA, 2010, p. 482). Ainda conforme o autor: A implementação de um sistema integrado é um passo importante para qualquer organização, principalmente para as que querem permanecer competitivas na era da informação. Para Bowersox, Closs, Cooper (2008, p.125): O primeiro objetivo principal do SIG é criar um sistema que utilize dados e processos consistentes para regiões e divisões da empresa globalmente. Usando transações disponíveis em diversos idiomas, os dados podem ser modificados com segurança e controles adequados. O sistema permite controlar os recursos empresariais (como caixa, matéria-prima e produção) e a posição dos compromissos firmados pela empresa (pedidos de clientes, requisições de compras e folha de pagamento), independentemente do departamento (produção, vendas, contabilidade etc.) que insere os dados no sistema. (O BRIEN; MARAKAS, 2013, p.270) TIPOS DE SISTEMAS DISPONÍVEIS NO MERCADO Segundo a Fundação Getúlio Vargas (SOARES, 2014), com uma publicação em 24/04/2014 os sistemas integrados de gestão mais utilizados no momento são o TOTvs com 37% do mercado nacional, seguido pela SAP com 30% e a ORACLE com 16%. (http://computerworld.com.br/tecnologia/2014/04/24/totvs-mantem-se-na-lideranca-domercado-brasileiro-de-erp-diz-fgv/) A TOTvs é a 6ª maior empresa de softwares do mundo. Sediada no Brasil, hoje já está presente em 39 países, líder do mercado nacional de softwares. (http://www.totvs.com/a-totvs) Com softwares que abrangem diversos segmentos do mercado, como: Distribuição e Logística Manufatura Microempresas Varejo Entre outras várias opções, cada segmento tem suas subclasses. Com sede em Walldorf na Alemanha, a SAP está em mais de 130 países, sendo líder mundial em software empresarial e serviços com software. (www.sap.com/brazil/about.html) Alguns de seus produtos são: CRM Planejamento de Recursos Empresariais Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos Sustentabilidade A Oracle foi fundada em agosto de 1977 na Califórnia (EUA), chamada inicialmente de Software Developement Labs (SDL).

11 10 (http://www.desentupidoraemportoalegre.com.br/noticias/desentupidora-porto-alegrehistoria-das-empresas-oracle/) Apresenta produtos e serviços como: Sistemas Projetados Gerenciamento Empresarial Virtualização Comunicação Empresarial Dentre vários outros. (http://www.oracle.com/br/products/index.html) 3.3 VANTAGENS E DESVANTAGENS DE UM SIG O SIG auxilia muitos processos fundamentais de recursos humanos, do planejamento de pessoal à administração de salários e benefícios, e executa muitas das aplicações necessárias de registros financeiros e contabilidade gerencial. (O BRIEN; MARAKAS, 2013, p.270) Para O brien; Marakas, (2013). Os gerentes de TI de diversas companhias subestimam a complexidade do planejamento, desenvolvimento e treinamento necessários para a utilização do SIG, que altera radicalmente os processos empresariais e sistemas de informação nos negócios. Além disso, o não envolvimento dos funcionários e/ou a tentativa de acelerar demais o processo de conversão para o novo sistema, podem se tornar grandes problemas na implementação do SIG. Com isso, as principais vantagens e desvantagens (Quadro 3) são: Quadro3 Principais vantagens e desvantagens de um SIG. VANTAGENS DESVANTAGENS Integração e padronização de processos: Além de padronizar o processo de compras das diversas unidades de uma companhia, o sistema integrado auxilia na compra de materiais de uma forma que os estoques se comuniquem. Imposição de padrões: A implementação do software requer mudanças na forma de trabalho das empresas. Redução de tempo nas operações: O lançamento e cadastro materiais serão feitos apenas uma vez, o sistema disponibiliza os itens para mudanças de quantidade em estoque, sendo necessário o cadastro uma única vez. Implantação: Além do custo elevado, a implantação de um software SIG requer um tempo grande, tornando esta tarefa árdua e trabalhosa. Eficiência: Por meio da redução de tempo desnecessário, com tarefas supérfluas há uma melhoria nos controles, reduzindo o custo da cadeia logística e tornando-a mais competitiva. Custos associados ao SIG: Os custos dependem de vários fatores, como o número de usuários, a funcionalidade, as exigências do sistema para a empresa, incluindo também os custos com material necessário, qualificação de funcionários. Fonte: Elaborado pelos autores adaptado de O BRIEN; MARAKAS EXEMPLO DE UM MODELO TEÓRICO DE SIG EM LOGÍSTICA Os SIG s são formados por módulos, ou partes integrantes. Esta estrutura permite maior funcionalidade específica para assim apoiar as operações logísticas. Alguns

12 módulos que suportam as operações logísticas são: Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS 1 ), Sistema de Gerenciamento de Depósito (WMS 2 ) e Sistema de Gerenciamento de Pátio (YMS 3 ). Segundo Bowersox, Closs e Cooper (2008), no módulo WMS são gerenciadas as operações de depósitos, como recebimentos, armazenagem e embarque, incluindo também relatórios gerenciais, que ajudam nas tomadas de decisões. Conforme os mesmos autores, o TMS auxilia na roteirização, consolidação e gerenciamento de atividades logísticas reversas, assim como a programação e documentação. Finalizando, os autores descrevem que o YMS é utilizado para o rastreamento de estoques em veículos no pátio das instalações. A figura 1 demonstra um modelo teórico integrado de um SIG em logística, envolvendo todos os processos de compra, desde o planejamento e controle da cadeia de suprimentos até a interação com o cliente. 11 FIGURA 1 - SCIS: Módulos Integrados 4 Fonte: Bowersox; Cloos; Cooper,2008,p TMS: Transportation Management System; 2 WMS: Warehouse Management System; 3 YMS: Yard Management System; 4 Data Mining: Mineração de Dados.

13 12 4 METODOLOGIA O artigo tem uma abordagem qualitativa e descritiva. A pesquisa qualitativa caracteriza-se pela descrição de dados obtidos através da entrevista com caracterização pessoal do entendimento do caso estudado (MARTINS JUNIOR, 2008). Realizado um estudo de caso, com a utilização e a técnica de entrevista com questionário e visitas para obter informações e imagens das telas do sistema utilizado para as operações. A pesquisa descritiva busca a verificação de fatos ocorridos num determinado período de tempo, sem manipular as variáveis que as ocasionam. (MARTINS JUNIOR, 2008, p. 89). Com a utilização de questionários, a análise dos dados obtidos se torna mais completa e eficiente. As técnicas utilizadas na pesquisa qualitativa são: entrevistas, observações, descrição, relatos e etnografia. O estudo de caso se trata de uma pesquisa que se concentra no estudo de um caso particular, considerado representativo de um conjunto de casos análogos, por ele significativamente representados. (SEVERINO, 2008, p.121) 5 RESULTADOS E DISCUSSÃO Através de um estudo feito sobre a empresa do segmento frigorifico com unidades de beneficiamento de couro bovino localizada em Lins interior de São Paulo, foram elaboradas algumas questões que visavam obter respostas do processo de compra e como o sistema o auxilia. Entrevistas com visitas técnicas foram realizadas para a coleta destas informações. Com as informações coletadas, foi possível perceber que a utilização do sistema vem se tornando indispensável no processo. 5.1 DESCRIÇÃO DA EMPRESA ESTUDADA A empresa estudada iniciou-se como um pequeno frigorífico no interior do estado de São Paulo, que com o crescimento teve a inédita estratégia de verticalização da cadeia bovina. A implantação de uma unidade de beneficiamento de couro bovino, para produção de peças Wet Blue 5, permitiu a entrada do Grupo em um novo negócio: o de couro Wet Blue semiacabado, para os setores calçadistas, artefatos, moveleiro e automobilístico. Após uma fusão realizada há 5 anos, a exportação do couro passou a constituir 80% da sua produção. 5 Wet Blue: Nome que se dá ao couro que passou por um processo inicial de curtimento para depois receber acabamentos com outras cores e texturas.

14 13 Figura 2: Organograma do setor de compras. Fonte: Cedido pelo entrevistado para o estudo de caso. 5.2 OPERACIONALIZAÇÃO DO SIG NO SETOR DE COMPRAS A partir da aplicação do roteiro em forma de questionário e das respostas efetuadas pelo questionado, descreve-se a seguir toda a prática do SIG no setor de compras. As etapas da prática do SIG abordam desde o controle de estoque, planejamento e compra de insumos, matérias primas e peças necessárias Controle do estoque: O controle de estoque é feito pelo sistema, com a utilização de um estoque de segurança chamado estoque mínimo/máximo. Quando a quantidade de estoque chega ao estoque mínimo estipulado, o sistema gera uma solicitação para compras para suprir o estoque máximo.o que segue algumas etapas do planejamento, como: Processo 1: Verificar se existe necessidade da compra do material; Processo 2: Caso haja a necessidade, é gerada uma solicitação de compras; Processo 3: Com esta solicitação aprovada, são feitas as cotações e se realiza as compras Planejamento de compras de insumos Os processos de verificação e solicitação são analisados pelo sistema utilizado, o ERP-Oracle, que tem uma importância muito grande. Além de agilizar, e muito, as cotações e compras, este sistema deixa todas as cotações gravadas e isto ajuda no acompanhamento do histórico das compras de cada material, bem como no auxilio de algumas auditorias. Onde são geradas solicitações de compras no próprio sistema, estas solicitações, assim que aprovadas, aparecem na tela dos computadores, que preservam

15 os itens solicitados para cotações, para posterior análise e fechamento de compras com as melhores condições possíveis. Estes registros ficam arquivados no próprio sistema, podendo ser acessados para aprovação de pedidos quando necessário. O sistema gera relatórios que medem e controlam as compras, por exemplo: 14 Controle de pedidos pendentes; Controle de solicitações pendentes; Indicadores da inflação mensal de cada item. Com um impacto sempre positivo, já que os outros setores da fábrica são tratados como clientes internos do setor e a comunicação é feita pelo próprio sistema, ou através de ou telefone. A maior vantagem, além da rapidez em realizar as compras, é que todas as negociações ficam gravadas e isso dá uma maior segurança ao comprador. A desvantagem é que há pouco contato pessoal com os fornecedores. A figura 3 demonstra as etapas do processo de compras, realizado pelo sistema. FIGURA 3: Fluxograma do sistema de compras Fonte: Cedido pelo entrevistado para o estudo de caso

16 Matérias primas Às vezes é necessário adquirir a matéria prima, o couro wet-blue de outros frigoríficos e fornecedores, analisando o mercado qualificado para negociar preço. Como a compra é feita para ser entregue no dia seguinte, é necessário coletar informações sobre a quantidade de couro para ser entregue. Assim que a compra for efetivada, devem-se emitir as notas e planejar, junto ao departamento de transporte, o trajeto dos caminhões para buscar a matéria prima. Faz-se necessário registrar devidamente, no sistema, as informações sobre as mercadorias, e as qualificações do fornecedor para compras futuras, quando necessário. O registro de pesagem do couro, utilizando as informações contidas no sistema é de responsabilidade do setor de compras, verificando se a quantidade adquirida está correta. CONCLUSÃO O presente artigo teve como objetivo demonstrar a utilização do SIG em uma empresa, e sua expressiva importância nos processos administrativos, principalmente no de compras e controle de estoques, para evitar problemas com quantidade de matériasprimas e fornecedores. Uma vez que seus dados ficam registrados no sistema, com todas as suas especificações, permitindo a realização das pesquisas adequadas, quando necessário se faz realizar uma compra com eficiência, de forma que não se permita parar a produção pela baixa do estoque. Otimizando a obtenção dos resultados citados, a empresa, com o auxílio do sistema SIG, consegue aumentar sua produtividade e agilizar o processo de compras, com profissionais altamente qualificados atuando nessa área, procurando fornecedores que atendam às suas necessidades, de forma que os custos estejam no mínimo nível possível. Finalizando, resta constatar e comprovar a relevância da implementação dos SIG s para o crescimento, desenvolvimento e permanência competitiva no mercado, das empresas que decidiram aderir às ações de inteligência de gestão, impostas pela globalização, que vem trazendo modos e mídias de vanguarda, reciclando e adequando a informatização à, como dissemos acima, otimização de resultados. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BALLOU, Ronald M. Logistica empresarial: transportes adminitração de materiais distribuição fisica. 22. ed. São Paulo: Editora Atlas S.A, BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. 2. Ed. São Paulo: Editora Saraiva, BOWERSOX, Donald J.; CLOSS, David J.; COOPER, M. Bixby. Gestão da cadeia de suprimentos e logística. 2. Ed, Rio de Janeiro: Elsevier Editora Ltda, DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 6. Ed. São Paulo: Editora Atlas S.A FLEURY, Paulo Fernando; WANKE, Peter; FIGUEIREDO, Kleber Fossati. Logistica empresarial: a perspectiva brasileira. 12. ed. São Paulo: Editora Atlas S.A, GONÇALVES, Paulo Sérgio. Administração de materiais. 3. Ed. Elsevier Editora Ltda, MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 3. Ed, São Paulo, SP: Saraiva, 2009.

17 MARTINS JUNIOR, Joaquim. Como escrever trabalhos de conclusão de curso. 6. Ed, Petropolis, RJ: Editora Vozes Ltda, NOVAES, Antonio Galvão. Logística e gerenciamento da cadeia de distribuição: estratégia, operação e avaliação. 10. Ed, Rio de Janeiro: Elsevier Editora Ltda, O BRIEN, James A.; MARAKAS, George M. Administração de sistemas de informação. 15. Ed. AMGH Editora Ltda POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. 6. Ed, São Paulo: Editora Atlas S.A, ROCHA, Paulo Cesar Alves. Logistica e aduana. 3. Ed, São Paulo: Edições Aduaneiras LTDA, SEVERINO, Antônio Joaquim. Metodologia do trabalho científico. 23. Ed, Cortez Editora, SOARES, Edileuza. TOTVS mantém-se na liderança do mercado brasileiro de erp, diz FGV Disponível: <http://computerworld.com.br/tecnologia/2014/04/24/totvs-mantem-se-na-lideranca-do-mercadobrasileiro-de-erp-diz-fgv/> Acesso em: 25 abril Sobre a SAP. Disponível: <http://www.sap.com/brazil/about.html> Acesso em: 26 abril 2014 A TOTVS. Disponível: <http://www.totvs.com/a-totvs> Acesso em: 26 de abril de 2014 Desentupidora porto alegre - história das empresas: oracle. Disponível: <http://www.desentupidoraemportoalegre.com.br/noticias/desentupidora-porto-alegre-historia-dasempresas-oracle/> Acesso em: 2 maio 2014 PRODUTOS. Disponível: <http://www.oracle.com/br/products/index.html> Acesso em: 2 maio

18 17 ANEXO A IMAGENS DAS TELAS Figura 4 Tela de controle de estoque Fonte: Cedido pelo entrevistado para o estudo de caso. Figura 5 Tela de cotações Fonte: Cedido pelo entrevistado para o estudo de caso.

19 18 ANEXO B IMAGENS DAS TELAS Figura 6 Tela de pendencia. Fonte: Cedido pelo entrevistado para o estudo de caso. Figura 7 Tela de pré-pedido. Fonte: Cedido pelo entrevistado para o estudo de caso.

20 19 ANEXO C IMAGENS DAS TELAS Figura 8 Tela de compra Fonte: Cedido pelo entrevistado para o estudo de caso.

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