THIAGO ALEX DETOMI ANÁLISE DE FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS: DEFINIÇÃO DE UM BPMS PARA O ESCRITÓRIO DE PROCESSOS DA UFLA LAVRAS - MG

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1 THIAGO ALEX DETOMI ANÁLISE DE FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS: DEFINIÇÃO DE UM BPMS PARA O ESCRITÓRIO DE PROCESSOS DA UFLA LAVRAS - MG 2014

2 THIAGO ALEX DETOMI ANÁLISE DE FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS: DEFINIÇÃO DE UM BPMS PARA O ESCRITÓRIO DE PROCESSOS DA UFLA Monografia de conclusão de curso apresentada ao Departamento de Ciência da Computação para obtenção de título de Bacharel em Sistemas de Informação. Orientador Prof. DSc. André Vital Saúde LAVRAS - MG 2014

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4 Dedico este trabalho aos meus pais José Antônio Detomi e Regina Aparecida Taroco Detomi e à minha noiva Mayra Sandim Silva por nunca deixarem de me apoiar.

5 AGRADECIMENTOS Aos meus pais, José Antônio e Regina por toda a confiança que ambos depositaram em mim. À minha noiva Mayra por todo o apoio durante este tempo. Aos amigos do Departamento de Ciência da Computação, em especial Marcelo Balisa e Guilherme Camilo, que contribuíram diretamente para o desenvolvimento deste trabalho. Aos orientadores André Vital Saúde e Antônio Maria Pereira Resende, pelo apoio durante o desenvolvimento do trabalho, desde a elaboração do projeto de pesquisa até a finalização da escrita da monografia. Aos inúmeros colaboradores anônimos, frequentadores dos fóruns especializados em BPM, pelas dúvidas sanadas e tutoriais precisos. A todos aqueles que contribuíram direta ou indiretamente para a realização deste trabalho. Muito obrigado.

6 RESUMO Atualmente a eficiência é um quesito importante para qualquer empresa. Visto isso, os sistemas de informação têm o objetivo de oferecer apoio às empresas, fornecendo informações vitais para a tomada de decisão por parte dos gestores. Para alcançar a eficiência desejada na organização, uma alternativa é a utilização da gestão por processos, pois o BPM (Business Process Management, ou gestão de processos de negócios) aborda as perspectivas de padronização, como a identificação, modelagem, monitoramento, e medições dos processos, promovendo maior qualidade nos produtos ou serviços oferecidos pela organização. Esses processos podem ser automatizados por meio de ferramentas especializadas chamadas de ferramentas BPMS (Business Process management System, ou Suite), que atendem às necessidades da organização, uma vez que sejam modelados corretamente. Este trabalho consiste em uma análise crítica de ferramentas de BPMS baseadas em testes, levando em consideração uma série de critérios estabelecidos pela Universidade Federal de Lavras, com o objetivo de definir a ferramenta ideal para ser utilizada pelo escritório de processos. Palavras-Chave: Sistemas de Informação, Processos de Negócios, Escritório de processos,bpm, BPMS.

7 ABSTRACT Today the efficiency is an important issue to any company. Based on this, the Information Systems aim to offer support to these companies, providing vital information for decision making by managers. To achieve the desired efficiency in the organization, an alternative is the use of the Business Process Management, because the BPM (Business Process Management) approach the prospects for standardization, such as the identification, modeling, monitoring, and measurement of processes, promoting higher quality products or services offered by the organization. These processes can be automated by specialized tools called BPMS tools (Business Process Management System, or Suite), that meet the needs of the organization, since they are modeled correctly. This work consists of a critical analysis of BPMS tools based on tests, bearing in consideration a number of criteria established by the Federal University of Lavras, with the objective of define the ideal tool to be used by the BPM Office. Palavras-Chave: Information Systems, Business Process, BPM Office, BPM, BPMS.

8 SUMÁRIO 1 Introdução Estrutura do trabalho Objetivo geral Objetivos específicos Referencial teórico Gestão de processos de negócios Modelagem de processos Business Process Management Notation Elementos do BPMN Objetos de fluxo Objetos de conexão Swimlanes Artefatos Business Process Executation Language Business Process Management Systems Sistemas de informação gerencial Metodologia Primeiro nível de filtro Segundo nível de filtro Resultados Levantamento das ferramentas Bonita Open Solution Intalio BPMS jbpm Activiti BPM Avaliação das ferramentas Primeira ferramenta: Bonita Open Solution Segunda ferramenta: Intalio BPMS Terceira ferramenta: jbpm... 58

9 5.2.4 Quarta ferramenta: Activiti BPM Análise dos resultados Análise qualitativa Conclusão Referências... 74

10 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Respectivamente: Start, Intermediate e End Figura 2 - Tarefa e sub-processo...22 Figura 3 - Gateway...22 Figura 4 - Fluxo de sequência...22 Figura 6 - Associação...23 Figura 7 - Pool...24 Figura 8 - Lane...24 Figura 9 - Objeto de dados...25 Figura 10 - Grupos Figura 11 - Anotação...25 Figura 12 - Processo simples...29 Figura 13 - Processo com decisão...30 Figura 14 - Processo com decisão e retorno à atividade anterior...30 Figura 15 - Processo de negócio definido...39 Figura 16 - Início do processo. Aluno preenche requisição...47 Figura 17 - Requisição chega ao superintendente de gestão...48 Figura 18 - O superintendente de gestão avalia a requisição...48 Figura 19 - Tela de login da Intalio BPMS...51 Figura 20 - Tela onde são mostrados os processos...51 Figura 21 - Formulário preenchido e pronto para ser enviado...52 Figura 22 - Tela de login do jbpm...55 Figura 23 - Project explorer do jbpm, Figura 24 - Tela onde são mostrados os processos que serão executados...56 Figura 25 - Formulário para ser preenchido e enviado...56 Figura 26 - Tela de login da Activiti BPM...59

11 Figura 27 - Lista de processos a serem executados...59 Figura 28 - Formulário inicial do processo...60

12 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Critérios de avaliação e pesos definidos...37 Tabela 2 - Análise dos resultados...62

13 13 1. INTRODUÇÃO Atualmente, dois fatores determinantes e decisivos para o sucesso de uma corporação são a eficiência e a eficácia em seus processos. De acordo com Megginson et al. (1998) eficiência é a capacidade de um administrador para conseguir produtos ou resultados mais elevados em relação aos insumos necessários para obtê-los. Por sua vez, a eficácia organizacional é definida como a eficácia das organizações em atingir as metas estabelecidas pela gerência da organização (Robert e Rohrbaugh, 1983). Quinn (1988) ainda enfatiza que o tema da eficácia organizacional enfatizou a definição dos processos de controle da gestão da informação, e os objetivos organizacionais. Com o objetivo de atingir a eficiência desejada na organização, uma alternativa é a utilização da gestão por processos, pois os processos abordam as perspectivas de padronização, o que promove maior qualidade nos produtos ou serviços oferecidos pela organização. Os processos podem ser informatizados por meio de ferramentas especializadas que atendem às necessidades da organização, uma vez que sejam modelados corretamente. Para utilizar a gestão por processos, é necessário modelar os mesmos nestas ferramentas, a fim de se obter conhecimentos acerca do dia-a-dia da organização e de como os seus serviços ou produtos a são feitos. A partir da modelagem dos processos, é possível ter uma visualização ampla dos processos, e levantar os pontos que necessitam de atenção, seja para fins de correção ou de melhorias. Com a gestão por processos, também é possível levantar os pontos a serem automatizados, e como os processos realizados se diferem dos processos normatizados da organização (Xexéo, 2007). A gestão por processos deve ser tratada com um processo-chave da organização, e como tal, gerenciado visando resultados efetivos, que irão satisfazer os objetivos estratégicos da corporação. Visando o ambiente atual de competitividade e de constantes mudanças, é extremamente necessário que as organizações desenvolvam

14 14 uma cultura de melhoria contínua para construir vantagens competitivas a partir de seus processos. Para isso, está sendo disseminado a criação de unidades chamadas Escritórios de Processos (BPM Office, ou Business Process Management Office), que tornam a gestão por processos uma prática mais duradoura e sistemática na organização. O escritório de processos consiste em uma estrutura necessária para que todas as ações relacionadas com a gestão e a automação dos processos sejam executados de forma padronizada e otimizada. O escritório é coordenado por um comitê de gestão de processos que possui tarefas como o planejamento das ações de cada serviço, a coordenação da execução dos processos, e a análise crítica sobre os resultados obtidos. O Escritório de Processos também é responsável pela padronização das ferramentas de TI (Tecnologia da Informação), tal como o BPMS (Business Process Management System ou Suite) adotado, onde os processos são mapeados, melhorados e posteriormente automatizados. A escolha da ferramenta é um fator decisivo para o sucesso da implantação da gestão por processos, mas também é uma tarefa muito difícil, visto que existem pontos críticos a serem analisados, tais como: A linguagem de programação usada; Sistemas legados (como é o caso do SIG e o SIPAC, sistemas de gestão utilizados na Universidade Federal de Lavras); Integração com diversos SGBDs (Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados); Atualmente a Universidade Federal de Lavras (UFLA) possui certa carência em relação à padronização de seus processos administrativos, o que acaba por tornar diversos processos ineficientes, trazendo vários problemas para a instituição, tais como a falta de comunicação, falta de padronização nos documentos, e a falta de qualificação de funcionários. Com o objetivo de aumentar a eficiência dos setores administrativos, e corrigir estes e outros problemas, a Universidade Federal de Lavras possui um PDI (Plano de

15 15 Desenvolvimento Institucional), que consiste em um documento elaborado pela própria Universidade no qual se apresentam os objetivos, as metas e as ações para o período de O documento expressa a identidade da Instituição no que diz respeito à sua filosofia de trabalho, à missão a que se propõe, às diretrizes pedagógicas que orientam suas ações, à estrutura organizacional e às atividades acadêmicas que pretende desenvolver (PDI UFLA, 2010). O PDI visa traçar as diretrizes para a gestão Institucional diante do rápido crescimento experimentado pela UFLA atualmente, principalmente em relação às seguintes metas e ações: Ampliar o grau de integração dos processos de gestão da Universidade entre os setores, institutos, Reitoria, Órgãos e instituições relacionadas, de modo automatizado para 70% dos sistemas de gestão utilizados na Universidade; Coibir as iniciativas de adoção e/ou desenvolvimento de novos sistemas de gestão desintegrados com o sistema gerencial da universidade e reduzir para 10% o número de sistemas de gestão desintegrados com a base de dados da UFLA; Alinhamento estratégico da TI com os objetivos de gestão da UFLA; Melhorar a qualidade de software, do gerenciamento de projetos e de integração de sistemas; Capacitar os técnicos administrativos de TI em modelagem de Processos de Negócios; Desenvolver, implantar e melhorar os sistemas institucionais. Além do PDI, a UFLA também conta um projeto de implantar a gestão por processos, e também constituir um Escritório de Processos na instituição, que possuirá os processos de todas as diretorias administrativas modelados, melhorados e automatizados. Um grande passo para constituir o escritório de processos é a definição de um BPMS para ser utilizado, o que pode se mostrar uma tarefa bastante complexa, levando em consideração

16 16 quais critérios utilizar para a escolha da ferramenta. O escopo deste trabalho se limita aos processos administrativos, não incluindo os processos acadêmicos da Universidade Estrutura do Trabalho Este trabalho encontra-se dividido em 7 capítulos que estão dispostos da maneira a seguir: O primeiro capítulo faz uma introdução do tema, destacando a importância da gestão por projetos dentro de uma empresa, juntamente com uma contextualização, baseando-se em no caso de estudo proposto pelo trabalho. No capítulo 2 é apresentado o objetivo geral deste trabalho, bem como os objetivos específicos, que contribuem para poder alcançar o objetivo geral. No terceiro capítulo é descrito todo o referencial teórico que foi levantado para que seja possível uma compreensão total do trabalho. O capítulo 4 consiste na metodologia utilizada para realizar a análise das ferramentas, descrevendo todos os filtros que foram utilizados para selecionar as ferramentas, e os critérios que foram testados em cada uma. O capítulo 5 apresenta os resultados obtidos depois dos testes de cada ferramenta. Possui uma análise individual de cada ferramenta, e uma tabela comparativa entre todas as ferramentas. Também há uma sessão contendo uma análise qualitativa das ferramentas, com as dificuldades encontradas, prós e contras de cada uma das ferramentas testadas. O sexto capítulo contém as conclusões do trabalho e possíveis trabalhos futuros. Por fim, o capítulo 7 traz todas as referências que foram utilizadas para a concepção deste trabalho.

17 17 2. OBJETIVO GERAL Este trabalho possui como objetivo geral analisar ferramentas de BPMS mais utilizadas no mercado atualmente, tomando como base os problemas relativos à gestão de processos observados (tanto sobre a ótica de TI quanto de negócios) na Universidade Federal de Lavras descritos anteriormente, de forma que, seja possível recomendar uma ferramenta dentre todas as que foram analisadas e testadas para que seja utilizada pelo Escritório de Processos da UFLA Objetivos específicos Para atingir o objetivo geral é necessário considerar as restrições do caso da Universidade Federal de Lavras, definindo portanto os objetivos específicos a seguir: Fazer um levantamento dos BPMS mais bem aceitos pela comunidade da internet, através de buscas na internet e sites especializados; Estabelecer um primeiro nível de filtro composto por quatro critérios que serão descritos adiante, em que serão eliminadas as ferramentas que não irão compor a análise das ferramentas; Estabelecer as ferramentas que serão testadas na prática, obedecendo uma série de critérios, que serão descritos adiante, levantados pelos gestores do Escritório de Processos da Universidade Federal de Lavras. Após efetuada a análise das ferramentas, será definida como a ferramenta recomendada para ser utilizada pelo escritório de processos aquela que se sair melhor dentre os critérios elaborados pelos gestores do escritório de processos.

18 18 3. REFERENCIAL TEÓRICO Nesta seção é apresentado o referencial teórico que foi levantado para a concepção deste trabalho Gestão de Processos de Negócios Gestão de Processos de Negócio (BPM, ou Business Process Management) está contido em vários contextos. De acordo com Enoki (2006), no contexto de negócios, este termo é abordado como as características voltadas para a qualidade ou gestão por processos, no contexto tecnológico, por sua vez, é uma abordagem que se apresenta na forma de modelagem de processos ou gerenciamento de workflow. Para Smith e Fingar (2003), o BPM tem a intenção de criar uma definição simples de um processo de tal maneira que profissionais de diferentes áreas de uma organização possam ver e manipular o mesmo processo por meio de uma representação adequada, e agir nele segundo suas competências e responsabilidades. De acordo com o guia CBOK (2013), o BPM consiste em uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio automatizados ou não para alcançar os resultados pretendidos consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma organização. O que diferencia o BPM dos demais movimentos é o desenvolvimento de uma capacidade que permite a área de negócio ter controle de suas necessidades atuais e futuras, possuindo total visibilidade dos processos, visando construir uma base de entendimento comum entre as comunidades de negócio, de TI e de sistemas. Para Zairi (1997), o BPM é definido para o propósito de todos os esforços de uma organização para analisar e melhorar continuamente as atividades fundamentais como manufatura, marketing, comunicação e outros

19 19 elementos importantes de operações da empresa. Do ponto de vista de Strnadl (2006), um processo de negócio é uma solução completa de conjunto de atividades ou tarefas dinamicamente coordenadas e relacionadas que devem ser executadas para entregar valor aos clientes, ou para cumprir outras metas estratégicas. O Business Process Management tem como objetivo obter melhorias para a organização através de processos baseados na gestão de processos e a tecnologia da informação. As soluções de BPM devem modelar os processos de negócio de modo que se possa simulá-los e documentá-los, visando facilitar sua integração com diversos tipos de sistemas de informação, para que se possa manter controle sobre os processos, e obter o alinhamento dos processos de negócios com a estratégia, os objetivos e a cadeia de valor da organização. O Gerenciamento de Processos de Negócios utiliza as melhores práticas de gestão, tais como: a modelagem dos processos, a definição do nível de maturidade, a documentação, o plano de comunicação, a automação, o monitoramento através de indicadores de desempenho e o ciclo de melhoria contínua. Um exemplo prático consiste na implantação de um Sistema de Informação Gerencial (SIG) para melhorar gestão do setor de compras da UFLA. O Setor de compras, localizado no prédio administrativo da universidade, recebe o sistema, e com isso, obtém melhorias no processo de compras para a universidade. No entanto, as requisições de compras devem partir de cada departamento em particular na UFLA, tais como o DCC (Departamento das Ciências da Computação), ou DCH (Departamento de Ciências Humanas). Esses departamentos enviam requisições através do sistema de informação, e estas requisições chegam até o setor de compras da Universidade, de forma que o setor analise estas requisições e possam dar início ao processo de compras.

20 Modelagem de Processos A modelagem é uma representação gráfica que permite criar uma abstração de como funciona um determinado processo, fornecendo o entendimento de como são realizadas as diversas atividades contidas em cada processo. A modelagem de processos de negócios é a atividade de representação dos processos de uma empresa, de modo que os processos possam ser analisados e melhorados, função que é normalmente realizada por analistas de negócios e gestores que buscam melhorar a qualidade e a eficiência dos processos. O processo de melhorias identificadas pela modelagem de processos pode ou não exigir o envolvimento de Tecnologia da Informação (TI), mas em sua grande maioria a utilização de TI é o principal passo para o desenvolvimento de um modelo de processo de negócio, através da criação de um macro-processo (VALLE e OLIVEIRA, 2009). Segundo Vernadat (1996), os principais objetivos da modelagem de processos de negócio são: Uniformização do entendimento da forma de trabalho, gerando integração; Análise e melhoria do fluxo de informações; Explicitação do conhecimento sobre os processos, armazenando a competência organizacional; Realização de análises organizacionais e de indicadores (processos, financeiros e outros); Realização de simulações, apoiando tomada de decisões; e vi) gestão da organização.

21 21 A modelagem de processos traz vários benefícios para a organização. De acordo com Capelli et. al. (2007), os benefícios mais importantes são: Melhorias na comunicação entre os funcionários da empresa, contribuindo para a capacitação daqueles que participam das atividades de modelagem; Viabilização do planejamento e execução das atividades de melhoria do processo, pois é de vital importância conhecer a organização através dos seus processos de negócio; Identificação de problemas existentes na organização; e Comparação com os processos otimizados, de forma que se possa avaliar a efetividade da melhoria implementada. Algumas notações para a modelagem de negócios são: i) o Business Process Management Notation (BPMN), que foi desenvolvido pelo Business Process Management Initiative (BPMI), com o objetivo de fornecer uma notação que fosse facilmente compreendida por todos os envolvidos no negócio (White, 2004); ii:) Unified Modeling Language (UML), que proporciona uma forma padrão para a preparação de planos de projetos de sistemas, incluindo aspectos conceituais tais como Processos de Negócios; iii) O fluxograma, pois é uma notação simples, que utiliza o retângulo para indicar um passo do processo, o losango representa uma condição e as setas mostram a orientação do fluxo de controle; e iv) O Event-Driven Process Chain (EPC), que habilita a modelagem de processos como uma sequência lógica de funções Business Process Management Notation O Business Process management Notation (BPMN) é uma notação da metodologia de gerenciamento de processos de negócios criada pelo

22 22 Business Process Management Initiative (BPMI) que contém vários ícones padrões para o desenho dos processos, facilitando o entendimento por parte do usuário. BPMN é um padrão para a modelagem de processos de negócios que fornece uma notação gráfica paras os processos de negócios da empresa baseado em técnicas de fluxograma semelhantes ao de atividades da Unified Modeling Language (UML). O objetivo da BPMN é suportar a gestão dos negócios tanto para usuários mais técnicos quanto usuários mais voltados para a área de negócios, fornecendo uma notação prática e intuitiva para ambos (White, 2004). Para White (2006) O principal objetivo do BPMN é fornecer uma notação que é facilmente compreensível pelos usuários de negócios, desde os analistas de negócios que esboçam os projetos iniciais dos processos para os desenvolvedores técnicos responsáveis de implementá-las, e finalmente para o pessoal de negócios implantar e monitorar tais processos Elementos do BPMN A modelagem na linguagem BPMN é feita por diagramas simples, com um pequeno conjunto de elementos gráficos, que tem como objetivo prover instrumentos para que o mapeamento do processo seja feito de forma padronizada. Os elementos são divididos em quatro categorias: Objetos de fluxo; Objetos de conexão; Swimlanes; Artefatos.

23 Objetos de fluxo Evento: É algo que acontece durante um processo de negócio. Estes eventos afetam o fluxo do processo e têm geralmente uma causa (trigger, ou gatilho) ou um impacto (result). Há três tipos de eventos: Start, Intermediate e End. Figura 1 - Respectivamente: Start, Intermediate e End Atividade: É um termo genérico para um trabalho a ser executado. Os tipos de atividades são: Tarefas e sub-processos. sub-processo é distinguido por uma pequena cruz no centro inferior da figura. Figura 2 - Tarefa e sub-processo Gateway: É utilizado para controlar a divergência e a convergência da sequência de um fluxo. Assim, determinará decisões tradicionais, como juntar ou dividir trajetos.

24 24 Figura 3 - Gateway Objetos de conexão Fluxo de sequência: É usado para mostrar a ordem em que as atividades serão executadas no processo em questão. Figura 4 - Fluxo de Sequência Fluxo de mensagem: É usado mostrar o fluxo das mensagens entre dois participantes diferentes que os emitem e recebem. Figura 5 - Fluxo de Mensagem Associação: É usada para associar dados, texto, e outros artefatos com os objetos do fluxo. As associações são usadas para mostrar as entradas e as saídas das atividades.

25 25 Figura 6 - Associação Swinlanes Swimlanes são mecanismos de organização das atividades em categorias visuais separadas. Pool: Representa um participante em um processo. Ele atua como um container gráfico para dividir um conjunto de atividades de outros pools, geralmente no contexto de situações de B2B. Figura 7 - Pool Lane: É uma subdivisão dentro de um pool usado para organizar e categorizar as atividades.

26 26 Figura 8 - Lane Artefatos Os artefatos possibilitam a ilustração das entradas e saídas nas atividades dos processos. Objetos de dados: O objeto de dado é um mecanismo para mostrar como os dados são requeridos ou produzidos por atividades. São conectados às atividades com as associações. Figura 9 - Objeto de dados Grupos: Um grupo é representado por um retângulo e pode ser usado para finalidades de documentação ou de análise.

27 27 Figura 10 - Grupos Anotações: São mecanismos para fornecer informações adicionais para o leitor de um diagrama BPMN. Figura 11 - Anotação 3.4. Business Process Executation Language A Arquitetura Orientada a Serviços (do inglês Service-oriented Architecture, ou SOA) possui diversas definições formais e padronizadas, de diversos órgãos reguladores, tais como a OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), o W3C (World Wide Web Consortium), e o Open Group, além de diversos autores, sendo portanto, uma descrição livre de conteúdo de uma arquitetura de tecnologia de informação (Erickson e Siau, 2008). O BPEL (Business Process Executation Language) é uma linguagem utilizada para definir e executar um processo de negócio através da

28 28 orquestração de web services. Permite a realização de SOA através de uma abordagem Top-Down para composição, orquestração e coordenação de web services de forma simplificada. É a junção de duas linguagens de workflow: Web Services Flow Language (WSFL) e XLANG. WSFL é uma linguagem da IBM para a descrição de composição de web services. XLANG é uma linguagem da Microsoft para especificação de troca de mensagens entre web services oferecendo uma forma para orquestrar aplicações. De acordo com Alves et al. (2007), a BPEL foi desenvolvida em agosto de 2002, e em abril de 2003 foi submetida à OASIS. Processos de negócio são as principais fontes de informações das organizações, uma vez que eles possuem as seqüências de atividades que estão alinhadas com os objetivos estratégicos da organização. Tornar os processos executáveis com a possibilidade de utilizar parte de processos de outras organizações, com objetivo de aumentar a eficiência da organização, tornou-se uma necessidade fundamental para a sobrevivência das organizações. Com isso, Juric (2011) destacou que as principais motivações para o uso de BPEL são: Simplificar a integração entre parceiros de negócio; Incentivar as organizações a definirem melhor os seus processos, otimizando os mesmos; Facilitar a exposição das funcionalidades da organização através de serviços (web services) Business Process Management Systems Business Process Management Systems (ou Suite, ou simplesmente BPMS) são sistemas automatizados de gestão de processos de negócio que inclui seu mapeamento, sendo possível modelar estes processos visualmente. Utilizando recursos específicos de uma ferramenta de BPMS é possível ter métricas e controles de fluxos de processos de forma que, seria

29 29 possível, por exemplo, fornecer relatórios para determinadas tomadas de decisão. De acordo com Ghalimi (2006), um BPMS completo deve possuir as seguintes funcionalidades: Motor de execução do processo: Motor lógico do BPMS responsável pelo deploy e pela execução dos processos modelados; Orquestração de web services: composição de processos de negócio (através de web services) onde existe a figura de um processo central (chamado de processo mestre) que controla e coordena os demais processos. Neste tipo de composição, cada processo participante não tem conhecimento de que faz parte de uma composição de processos, com exceção do processo mestre; Interface de workflow para usuários: Designer para modelagem de processos na ferramenta; Suporte para regras de negócio: Suporte à regras de negócios que serão responsáveis por gerenciar todas as regras necessárias para os processos; Controle de versão dos documentos anexados a instâncias do processo: Módulo responsável por oferecer controle de versão dos documentos inseridos nas tarefas; Repositório de metadados: Repositório responsável por armazenar informações relativas às atividades em bancos de dados, de forma consolidada; Uma suite de business intelligence: Oferecer relatórios de processos, gráficos, entre outros, de forma a auxiliar na tomada de decisões acerca do processo. O BPMS é considerado uma ferramenta de workflow, sendo tratado apenas por "ferramentas de workflow" em algumas literaturas. De acordo com Bayens (2007), uma ferramenta de workflow (WfMS workflow

30 30 management system) é um componente de software que recebe como entrada descrições formais de processos de negócio e mantém o estado da execução desses processos, delegando atividades entre as pessoas e aplicações. Existem basicamente três tipos dessas ferramentas: frameworks que são embutidos na solução de software específico para a coordenação de processos de software, ferramentas de repasse de mensagens e orquestração de serviços e ferramentas de acompanhamento de processos organizacionais. Alguns exemplos de ferramentas de workflow são: Bonita 1 : é uma ferramenta para a construção de fluxos de processos. O software conta com uma interface e ícones gráficos agradáveis e sua usabilidade é descomplicada e intuitiva. Com isso, o usuário ganha em praticidade ao manipular este programa. O módulo que averigua o funcionamento do processo desenhado e a página que promove a melhor experiência entre o usuário e o aplicativo são outros pontos positivos. Tais funções proporcionam que possíveis erros e inconsistências no fluxo informacional sejam identificados antes de sua implementação, evitando problemas e prejuízos futuros. A desvantagem está no fato de a ferramenta ser um pouco limitada. Os processos possíveis de serem elaborados devem suportar empresas de pequeno e, em alguns casos, médio porte. jbpm 2 : é uma ferramenta de BPMS escrita em Java que é capaz de executar os processos descritos em BPEL (Business Process Executation language) ou seus próprios processos definidos na linguagem jpdl. É distribuído sob a licença LGPL (Lesser General Public License, uma licença de software livre) pela JBoss Community https://www.jboss.org/jbpm

31 31 A ferramenta é altamente flexível fazendo a ligação entre os analistas de negócios e desenvolvedores. Seu foco está em que não é limitado à pessoas com conhecimento técnico. O foco da ferramenta é duplo: ela oferece recursos de gerenciamento de processos de uma forma que os usuários de negócios e desenvolvedores entendam perfeitamente. É possível utilizar a linguagem de programação Java em conjunto com esta ferramenta. Intalio 3 : A ferramenta Intalio BPMS é uma ferramenta de workflow independente de quaisquer tecnologias proprietárias, que oferece todos os componentes necessários pra projetar, implantar e gerenciar os processos de negócios mais complexos da organização, incluindo Business Activity Monitoring, regras de negócio, gestão de documentos, gerenciamento de conteúdo, integração de sistemas, protocolos business-to-business e ferramentas de portal da web. O Intalio possui a vantagem de não precisar possuir muito conhecimento técnico em programação para utilizar a ferramenta. Com essas ferramentas é possível unir a notação BPMN e a linguagem BPEL com a arquitetura SOA (Service Oriented Architecture) e seus serviços. Uma vez que tudo ocorre de forma automática no desenvolvimento da modelagem do processo, são diminuídos os erros causados na integração destes, fornecendo assim agilidade no desenvolvimento de um sistema completo. A seguir estão alguns exemplos de processos que podem ser modelados em ferramentas de BPMS: 3

32 32 Figura 12 - Processo Simples Figura 13 - Processo com decisão

33 33 Figura 14 - Processo com decisão e retorno à atividade anterior 3.6. Sistemas de Informação Gerencial Os sistemas de informação possuem um papel fundamental nas organizações. É através deles que se consegue facilidade e rapidez no acesso às informações da organização. Sistemas de informação podem ser entendidos como o conjunto de partes que interagem entre si, integrando-se para armazenar dados e gerar informações para contribuir nas decisões. Quando utilizam a tecnologia da informação, é o conjunto de software, hardware, recursos humanos e respectivos procedimentos que antecedem e sucedem o software (ALTER, 1996; STAIR, 1998; REZENDE, 1999). Os sistemas de informação coletam, processam, armazenam, analisam e disseminam informações com um determinado objetivo. Incluem entradas, processamento e saídas. Podem ser formais ou informais. Baseados em computadores ou não. (TURBAN; MCLEAN; WETHERBE, 1996). Um sistema de informação baseado em computador (genericamente chamado sistema de informação), segundo Turban, McLean e Wetherbe (2004, p39), é

34 34 um método que utiliza tecnologia de computação para executar algumas ou todas as tarefas desejadas. Pode ser composto de apenas um computador pessoal e software, ou incluir milhares de computadores de diversos tamanhos com centenas de impressoras e outros equipamentos, bem como redes de comunicação e banco de dados. Atualmente vemos um cenário de grande competitividade entre as empresas, e para que se possa ter sucesso deve-se ter acesso ao máximo de informações disponíveis. Além da satisfação de seus clientes, as empresas devem utilizar ferramentas para otimizar o gerenciamento das informações disponíveis, possibilitando os executivos a tomarem suas decisões com base em informações mais precisas, reduzindo o risco, e contornando diversas situações indesejáveis do mercado e do ambiente geral do qual a organização está inserida. Para obter este e outros tipos de informações, podem ser usados os Sistemas de Informações Gerenciais (SIG). De acordo com Oliveira (2008) os Sistemas de Informações Gerenciais permitem aos gestores obter, de forma dinâmica e prática as informações necessárias para tomada de decisões, seja em questões administrativas, em estratégias, entre outras áreas que precisam de uma gestão mais apurada de indicadores. Os sistemas de informações gerenciais tornam-se indispensáveis, uma vez quem a maioria das empresas utilizam sistemas informatizados, e com isso, há muitos dados que à disposição, porém estes dados por si não podem ser utilizados no processo de tomada de decisões sem antes serem processados para gerar alguma informação. É nesta etapa que os SIGs atuam, interpretando estes conjuntos de dados e fornecendo informações para as empresas (OLIVEIRA, 2008).

35 35 4. METODOLOGIA Para a realização deste trabalho, primeiramente foram levantadas diversas ferramentas de BPMS utilizadas no mercado. O levantamento foi feito através de pesquisas em sites de busca, fóruns e sites especializados, sem qualquer tipo de restrição, contendo desde as mais simples às mais complexas, tanto gratuitas quanto pagas Primeiro nível de filtro A partir do levantamento destas ferramentas, foi necessário aplicar um primeiro nível de filtro, para que seja possível selecionar aquelas ferramentas que estão aptas a serem testadas na prática no caso especificado. Os critérios presentes no primeiro nível foram levantados a partir de uma reunião com o responsável pelo Escritório de Processos. O primeiro nível do filtro contém os seguintes critérios: [C01] Ser gratuita, ou possuir uma versão gratuita que não seja muito limitada; [C02] Utilizar a notação BPMN 2.0 ou superior; [C03] Ser escrita na linguagem de programação Java; [C04] Possuir integração com banco de dados. O primeiro critério consiste na ferramenta ser necessariamente gratuita, pois como a gestão por processos ainda está em fase de planejamento, é inviável para a Universidade realizar uma aquisição de um BPMS pago, uma vez que ainda não há qualquer resultado positivo sobre a gestão por processos na instituição. O segundo requisito (Utilizar linguagem BPMN 2.0) foi definido pelo fato de que a notação BPMN 2.0 é a notação quer será utilizada pelo Escritório de Processos para modelar os processos. O requisito de ser escrita na linguagem de programação Java se dá ao fato de que o sistema de controle administrativo que está sendo

36 36 implantado na Universidade, o SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos), foi desenvolvido em Java, e consequentemente, os analistas de sistemas contratados pela Universidade, que irão manipular a ferramenta definida são especialistas nesta linguagem de programação. A integração com o banco de dados se mostra necessária, uma vez que os analistas contratados pela UFLA possuem conhecimento neste modelo de banco de dados (em especial SQL, ou Structured Query Language), e também porque será necessário integrar o BPMS escolhido com os sistemas já utilizados na UFLA. O BPMS deve atender todos os quatro critérios acima para que seja classificado a prosseguir com o segundo nível de filtro Segundo nível de filtro Após efetuar o primeiro nível de filtro, foi necessário criar um segundo nível, em que as ferramentas passarão por uma bateria de testes práticos, com critérios observados no caso específico da UFLA, que definirá a ferramenta recomendada para ser utilizada pelo escritório de processos. Os critérios definidos para o segundo nível de filtragem foram obtidos através de dificuldades encontradas em um trabalho anterior, conduzido pela aluna Verônica Ribeiro (2013), que trabalhou na implementação e automatização do processo de negócio da DICON (Diretoria de Contratos e Convênios) na Universidade Federal de Lavras. O departamento teve seu processo de negócio automatizado através da ferramenta de BPMS Bonita Open Solution, versão 5.8. Dentre as dificuldades, pode-se destacar problemas relacionados à autenticação centralizada, problemas relacionados à testes de carga, trocas de senha, entre outras. Além das dificuldades observadas durante a implementação do processo da DICON, os critérios também compreendem uma série de funcionalidades que a ferramenta deverá contemplar para que as

37 37 necessidades do escritório de processos sejam atendidas. Estas funcionalidades foram definidas por um gestor do Escritório de Processos, levando em consideração uma série de pontos relevantes que influenciam na escolha do BPMS. Para os testes, os critérios que foram abordados e deverão ser testados pelas ferramentas são: [C01] Autenticação LDAP. A ferramenta deve permitir a autenticação de usuários em um servidor LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) no momento que eles logarem no sistema. Este critério é necessário para saber qual usuário tomou determinada ação, além de também evitar possíveis fraudes, e facilitará a integração com o banco de alunos da UFLA; [C02] Teste de Carga. A ferramenta deve se mostrar eficiente, em relação ao desempenho quando várias instâncias do processo forem criadas, pois há processos a serem implementados que exigirão a criação de várias instâncias; [C03] Conexão com ferramentas GED (Gestão eletrônica de documentos). O escritório de processos precisará arquivar diversos documentos de forma organizada, então a ferramenta deve possuir integração com alguma ferramenta GED, como por exemplo o Alfresco; [C04] Usuário trocar sua respectiva senha. O usuário deve ser capaz de mudar sua própria senha, sem que seja necessário um administrador para isso; [C05] Alocar atividades para usuários. A alocação de atividades é uma ação que deverá ser tratada pelo BPMS, pois no caso da UFLA especificamente, deve-se alocar atividades dinamicamente para os usuários. Alocar dinamicamente significa tomar a decisão do ator que deve executar a tarefa com base em variáveis cujos valores são atribuídos após o início da execução do processo. Um exemplo desta alocação consiste em

38 38 requisições vindas de alunos para os coordenadores de seus respectivos cursos. O BPMS deve alocar a atividade dinamicamente para o coordenador do curso do solicitante, onde um aluno de Sistemas de informação deve ter sua solicitação enviada para o coordenador de curso de Sistemas de Informação; [C06] Gerenciador de regras de negócio. As regras de negócios são essenciais para o escritório de processos, pois existem diversas regras que ditam a forma com que o processo de comporta; [C07] Importação de arquivos no formato BPMN 2.0. Este é o padrão de arquivo que será utilizado pelo escritório de processos da UFLA, sendo assim, o fato de se poder importar arquivos neste formato diminui em muito o retrabalho; [C08] Baixo custo. A ferramenta deve apresentar um investimento baixo para ser implantada, pois a gestão de processos ainda está em fase de planejamento, e a Universidade não implantaria um BPMS pago se ainda não há resultados positivos da gestão por processos na UFLA. Este custo envolve o custo geral para a implantação da ferramenta, como treinamentos, infra-estrutura, entre outros; [C09] Criação de sub-processos. A ferramenta deve permitir a criação de sub-processos, pois existem processos mais complexos na Universidade, e estes processos devem ser decompostos em sub-processos, de forma a facilitar seu entendimento e implementação; [C10] Verificar com qual usuário a atividade se encontra. Verificar com quem a atividade se encontra no momento é importante para a gestão dos processos, por exemplo, para informar em que ponto do processo se encontra; [C11] Anexar documentos. Anexar documentos é uma tarefa importante para o escritório de processos para que outros

39 39 usuários possam analisar os mesmos. Deve ser possível anexar arquivos no formato PDF, DOC e ODT, por exemplo; [C12] Relatórios de processos. Fornecer relatórios de processos é importante para analisar o desempenho, apontar falhas e analisar pontos de melhoria do setor; [C13] É bem cotada pela comunidade? É importante verificar a opinião da comunidade de usuários de ferramentas BPMS. Quanto mais usuários, maiores as discussões em fóruns, e consequentemente, mais material de consulta, além de que quanto maior o número de usuários, quer dizer que sua aceitação é grande; [C14] Interface personalizável. É desejável que se possa personalizar a interface de modo a atender perfeitamente o escritório de processos, pois assim é possível melhorar a usabilidade da mesma; [C15] Opensource. A ferramenta deve preferencialmente possuir código aberto, para que se possa fazer possíveis alterações, de forma que atenda perfeitamente à Universidade. Após definir os critérios a serem testados, foi necessário incluir diferentes pesos para os critérios, a fim de detalhar o estudo ainda mais. Os pesos compreendem 3 diferentes níveis: Peso 1: Requisito desejável; Peso 2: Requisito importante; Peso 3: Requisito muito importante.

40 40 Tabela 1 - Critérios de avaliação e pesos definidos Código Critério Peso Descrição [C01] [C02] [C03] [C04] [C05] Autenticação LDAP 2 Teste de carga 3 Conexão com ferramentas GED (Gestão Eletrônica de 3 Documentos) Usuário trocar sua respectiva 1 senha Alocar atividades para usuários 3 A ferramenta deve permitir a autenticação de usuários em um servidor LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) no momento que eles logarem no sistema. Este critério é necessário para saber qual usuário tomou determinada ação, além de também evitar possíveis fraudes, e facilitará a integração com o banco de alunos da UFLA. A ferramenta deve se mostrar eficiente, em relação ao desempenho quando várias instâncias do processo forem criadas, pois há processos a serem implementados que exigirão a criação de várias instâncias. O escritório de processos precisará arquivar diversos documentos de forma organizada, então a ferramenta deve possuir integração com alguma ferramenta GED, como por exemplo o Alfresco;. O usuário deve ser capaz de mudar sua própria senha, sem que seja necessário um administrador para isso. A alocação de atividades é uma ação que deverá ser tratada pelo BPMS, pois no caso da UFLA especificamente, deve-se alocar atividades automaticamente para os usuários. Um exemplo desta alocação consiste em requisições vindas de alunos para os coordenadores

41 41 [C06] [C07] [C08] [C09] [C10] Gerenciador de regras de 3 negócio Importação de arquivos no formato BPMN Baixo custo 1 Criação de sub-processos 3 Verificar com qual usuário a 1 atividade se encontra de seus respectivos cursos. O BPMS deve alocar a atividade automaticamente para o coordenador do curso do solicitante. As regras de negócios são essenciais para o escritório de processos, pois existem diversas regras que ditam a forma com que o processo de comporta. Este é o formato de arquivo que será utilizado pelo escritório de processos da UFLA, sendo assim, o fato de se poder importar arquivos neste formato diminui em muito o retrabalho. A ferramenta deve apresentar um investimento baixo para ser implantada, pois a gestão de processos ainda está em fase de planejamento, e a Universidade não implantaria um BPMS pago se ainda não há resultados positivos da gestão por processos na UFLA. Este custo envolve o custo geral para a implantação da ferramenta, como treinamentos, infraestrutura, entre outros. A ferramenta deve permitir a criação de sub-processos, pois existem processos mais complexos na Universidade, e estes processos devem ser decompostos em subprocessos, de forma a facilitar seu entendimento e implementação. Verificar com quem a atividade se encontra no momento é importante para a gestão dos processos, por exemplo, para informar em que ponto do processo se encontra.

42 42 Anexar documentos Anexar documentos é uma tarefa importante para o escritório de processos para que [C11] 2 outros usuários possam analisar os mesmos. Deve ser possível anexar arquivos no formato PDF, DOC e ODT, por exemplo. [C12] Relatórios de processos 2 Relatórios de processos. Fornecer relatórios de processos é importante para analisar o desempenho, apontar falhas e analisar pontos de melhoria do setor. É bem cotada pela É importante verificar a opinião da comunidade de usuários de ferramentas BPMS. [C13] comunidade? 1 Quanto mais usuários, maiores as discussões em fóruns, e consequentemente, mais material de consulta, além de que quanto maior o número de usuários, quer dizer que sua aceitação é grande. [C14] Interface personalizável 1 É desejável que se possa personalizar a interface de modo a atender perfeitamente o escritório de processos, pois assim é possível melhorar a usabilidade da mesma. [C15] Opensource 3 A ferramenta deve preferencialmente possuir código aberto, para que se possa fazer possíveis alterações, de forma que atenda perfeitamente à Universidade.

43 43 Após a definição dos critérios a serem observados nas ferramentas selecionadas, foi necessário modelar um processo de negócio que simula o processo de requisição de bolsas e auxílios financeiros da Universidade Federal de Lavras. Este processo foi escolhido por ser um processo que possui toda a estrutura necessária para que se possa fazer os testes. O processo foi apenas usado apenas como base para os testes, não contendo todas as formalidades do processo real. Foi modelado na ferramenta BizAgi Process Modeler versão (de setembro de 2013).

44 44 Figura 15 - Processo de negócio definido Legenda: APG: Associação dos Pós-Graduandos; CA do curso: Centro Acadêmico do Curso DCE: Diretório Central dos Estudantes;

45 45 5. RESULTADOS Nesta sessão estão descritos os resultados obtidos através deste estudo, desde o levantamento das ferramentas, a aplicação dos filtros e a análise de cada ferramenta em particular, observando o desempenho de cada uma das ferramentas escolhidas baseando-se nos critérios descritos na sessão de metodologia Levantamento das Ferramentas Com o objetivo de selecionar as analisar as ferramentas que serão testadas, primeiramente foi necessário fazer um levantamento de diversas ferramentas de BPMS no mercado, sem qualquer tipo de restrição. Com este levantamento, um total de 24 ferramentas foram listadas: IBM Business Process Manager; Appian BPM Suite; Intalio BPMS; Bizagi BPM Suite; Sydle Seed; Bonita Open Solution; Flow Centric Process Suite; Oracle Business Process Management Suite; AuraPortal; BizFlow BPM; jbpm; Cordys BPMS; Savvion BPMS; WebMethods BPMS; SoftExpert BPM Suite Activiti BPM Platform Adobe LiveCycle;

46 46 ADONIS BPMS; Pega BPM; SoftExpert BPM; Tibco BPM; Ultimus Adaptive BPM; iflow BPM; Skelta Business Process Management (BPM) and Workflow Software. Após este levantamento, foi necessário aplicar o primeiro nível de filtro para selecionar aquelas ferramentas para serem testadas. Este segundo nível de filtro consiste nos seguintes requisitos: [C01] Ser gratuita, ou possuir uma versão gratuita que não seja muito limitada; [C02] Utilizar a notação BPMN 2.0 ou superior; [C03] Ser escrita na linguagem de programação Java; [C04] Possuir integração com banco de dados. Após submetidas a este filtro, foram classificadas apenas os BPMS que atenderem aos quatro requisitos, ou seja, se um dos requisitos não forem atendidos, a ferramenta não passará para o filtro seguinte.os BPMS que passaram por esse filtro e foram selecionadas para os testes foram: Bonita Open Solution; Intalio BPMS; jbpm; Activiti BPM Platform. Grande parte das ferramentas foram eliminadas no primeiro filtro pelo fato de não possuírem versão gratuita.

47 Bonita Open Solution A ferramenta Bonita Open solution (ou Bonita BPM) é um BPMS de código aberto criado na França em 2001, sendo concebido no French Institute for Research in Computer Science and Control. Desde o ano de 2009 o desenvolvimento da Bonita BPM é amparado por uma empresa dedicada apenas a esta solução: a Bonitasoft. O Bonita BPM utiliza a linguagem de programação Java, e combina três soluções em uma: Bonita Studio: permite ao usuário criar e modificar graficamente os processos de negócio seguindo o padrão BPMN. O usuário também pode conectar os processos de outras partes do sistema de informação (tais como mensagens, planejamento de recursos empresariais, gerenciamento de conteúdo empresarial, e bases de dados), a fim de gerar um aplicativo de negócios autônomo e acessível como um formulário web. Bonita Studio também permite que o usuário para projetar graficamente os formulários que serão mostrados para o usuário final. Além disso, o Studio permite que o usuário dê continuidade a processos desenhados e outros padrões e tecnologias, como o XPDL ou jpdl. Bonita BPM Engine: O motor de BPM é uma API Java que permite interagir programaticamente com seu processos. Está está disponível sob a licença LGPL (Lesser General Public License, sendo menos restritiva que a GPL). Bonita Portal: é um portal que permite que cada usuário final possa gerenciar em uma interface todas as tarefas em que ele está envolvido. O portal também permitem que o proprietário de um processo possa administrar e obter relatórios sobre os processos.

48 Intalio BPMS Intalio BPMS é uma ferramenta bastante popular de Business Process Management, produzido pela empresa Intalio no ano de Atualmente mais de 1000 organizações espalhadas pelo mundo inteiro utilizam a solução da Intalio. A ferramenta é opensource (a versão gratuita conta com 80% de código aberto), e utiliza a linguagem de programação Java. Oferece uma abrangente plataforma para projetar, implementar, automatizar e gerenciar os processos de negócios mais complexos. Possui um visual intuitivo e conta com um servidor de execução do processo. A Intalio BPMS também inclui recursos empresariais, como o monitoramento de métricas, suporte à regras de negócio (apenas nas versões pagas), gerenciamento de decisões, gestão de documentos, apoio à mobilidade e ferramentas de integração de sistemas e portais. Utiliza a linguagem de execução de processos BPEL, e a notação BPMN 2.0 para a modelagem dos processos. Possui uma versão gratuita com certas limitações, e versões pagas com todas as demais funcionalidades necessárias. A ferramenta consiste basicamente em dois componentes: um servidor, que hospedará os processos; e um designer, onde serão modelados os processos utilizando a notação BPMN jbpm O jbpm é uma ferramenta de BPMS flexível, que faz a "ponte" entre os analistas de negócios e os desenvolvedores de aplicações. Motores tradicionais de BPM focam no conceito de que são voltadas apenas para usuários sem conhecimento técnico, enquanto que o jbpm possui um foco duplo: oferece recursos de modo que tanto os analistas de negócios quanto os desenvolvedores de aplicações irão gostar.

49 49 Este BPMS usa uma engine de workflow desenvolvida pela RedHat e escrita na linguagem de programação Java. Esta engine é capaz de executar processos escritos nas linguagens de execução de processos BPEL e jpdl. Como qualquer ferramenta de BPMS, o jbpm obtém como entrada um gráfico com a descrição dos processos, que é composto de atividades conectadas entre si através de um fluxo de execução. Cada execução do processo é chamado de instância de processo, e o jbpm é responsável por gerenciar estas instâncias. O jbpm é baseado na Maquina Virtual de Processos (PVM) da fundação JBoss Community para suportar múltiplas linguagens de processo de forma nativa. Atualmente a JBoss tem focado na expansão das linguagens de processos BPMN 2.0 e jpdl Activiti BPM A ferramenta Activiti BPM foi criada em março de 2010, por Tom Baeyens e Joram Barrez, dois desenvolvedores do jbpm que deixaram a empresa, e eram funcionários da Alfresco. O Activiti foi baseado nas experiências adquiridas com o jbpm. Activiti é uma ferramenta de BPM voltada para executivos, desenvolvedores e administradores de sistemas. Seu núcleo consiste em um mecanismo de processo que utiliza o padrão BPMN 2.0 com a linguagem de programação Java. É uma suíte opensource e distribuído sob a licença Apache, sendo produzido pelo pessoal da Alfresco. O Activiti BPM funciona em qualquer aplicação Java, servidor, cluster ou na nuvem. Ele se integra perfeitamente com Spring, é extremamente leve e baseado em conceitos simples, funcionando na IDE Eclipse. Possui os seguintes componentes: Modeler, uma interface gráfica de workflow baseado no Signavio; Designer, um plugin do Eclipse para workflow;

50 50 Engine, motor de BPMS; Explorer, uma ferramenta para navegar entre os processos e criar novas instâncias dos mesmos; Cycle, uma aplicação web para colaboração entre engenheiros de softwares e usuários Avaliação das ferramentas Com a definição das ferramentas para análise, elas passaram por uma bateria de testes, passando por uma série de critérios definidos pelos gestores do escritório de processos da universidade Federal de Lavras que já foram descritos na seção de metodologia. Estes critérios foram observados e testados em cada ferramenta em particular, a partir da implementação de um processo que aborda todas as funcionalidades necessárias para os testes. Foi necessário configurar as seguintes variáveis de ambiente para utilizar as ferramentas: JAVA_HOME; CLASSPATH; PATH; ANT_HOME; CATALINA_HOME; Primeira ferramenta: Bonita Open Solution A ferramenta Bonita Open Solution se mostrou uma ferramenta simples de ser instalada, com um wizard prático e intuitivo. Possui uma IDE própria, que conta com um designer para modelar os processos, e opções bem visíveis para configurar todas as características da ferramentas, como por exemplo o servidor, a organização (nome da organização, grupos de trabalho, papéis, entre outros) e os usuários da organização.

51 51 Os Critérios a seguir foram avaliados na versão 6.1.1: [C01] Autenticação LDAP. Não. De acordo com a documentação da ferramenta, é possível fazer autenticação com um servidor LDAP, mas não foi possível reproduzir na ferramenta. [C02] Teste de Carga. Não.A ferramenta apresentou certa perda de desempenho quando muitas instâncias de processo foram criadas. [C03] Conexão com ferramentas GED (Gestão eletrônica de documentos). Sim. A Bonita possui conexão com o Alfresco, porém deve ser feita mediante a configuração de um conector. [C04] Usuário trocar sua respectiva senha. Não. A única forma de trocar a senha do usuário é pela IDE, na configuração dos usuários presentes na organização configurada. [C05] Alocar atividades para usuários. Sim. O BPMS possui a possibilidade de implementar filtros de atores personalizados que são escritos na linguagem Java. [C06] Gerenciador de regras de negócio. Sim.A ferramenta possui integração com o gerenciador de regras de negócio Drools, mas esta integração necessita da configuração de um conector. [C07] Importação de arquivos em formato BPMN. Sim. É possível importar arquivos no formato BPMN. [C08] Baixo custo. Sim. A ferramenta possui um custo relativamente baixo. Existem vários tutoriais e cursos na internet, e não há restrição de servidores, e possui versões para Windows, Mac OS e para Linux. [C09] Criação de sub-processos. Sim. A ferramenta possui a funcionalidade de criar sub-processos.

52 52 [C10] Verificar com qual usuário a atividade se encontra. Sim. É possível saber com qual usuário a atividade está no momento, através da área de administração, depois de logado no servidor. [C11] Anexar documentos. Sim. É possível criar uma tarefa e anexar determinado documento no formulário (como um PDF, por exemplo). [C12] Relatórios de processos. Sim. É possível criar relatórios e dashboards através da ferramenta. O formato padrão do relatório é o PDF. [C13] É bem cotada pela comunidade? Sim. A ferramenta é bem aceita pela comunidade. Há uma quantidade relevante de usuários, vários fóruns de discussões e materiais de consulta. [C14] Interface personalizável. Não. A ferramenta não apresenta opções para mudar a interface do servidor. Uma opção para isto seria criar uma interface a parte e utilizar em conjunto com a ferramenta, uma vez que a Bonita possui código aberto. [C15] Código Aberto. Sim. A ferramenta possui código aberto Imagens do processo modelado na ferramenta Bonita Open Solution:

53 53 Figura 16 - Início do processo. Aluno preenche requisição. Figura 17 - Requisição chega ao Superintendente de gestão.

54 54 Figura 18 - O superintendente de gestão avalia a requisição Segunda ferramenta: Intalio BPMS A ferramenta Intalio BPMS também possui uma IDE própria contendo um designer, e possui um próprio servidor de aplicações. Existem dois tipos de instalação, uma a partir de um arquivo binário, e outra a partir de um instalador tradicional (que foi utilizado nos testes). Primeiramente foi necessário instalar o designer, e em seguida o servidor de aplicações, em seguida foi configurada a variável de ambiente "CATALINA_HOME" para acessar o servidor. O designer é sofisticado, possuindo diversas funcionalidades. É possível configurar os usuários através da IDE. Os Critérios a seguir foram avaliados na versão (Designer) e (Servidor): [C01] Autenticação LDAP. Não. Existem alguns tutoriais na comunidade sobre a integração da Intalio com servidor LADP, mas ocorrem erros no momento da conexão.

55 55 [C02] Teste de Carga. Não.A ferramenta apresentou uma pequena perda de desempenho quando foram inseridas muitas instâncias de processo. [C03] Conexão com ferramentas GED (Gestão eletrônica de documentos). Sim.A Intalio faz uma conexão de forma simples e rápida com o Alfresco. [C04] Usuário trocar sua respectiva senha. Não. A única forma de trocar a senha do usuário é pela IDE, na configuração dos usuários do processo. [C05] Alocar atividades para usuários. Não. É possível realizar alocação dinâmica de tarefas para usuários a partir de regras de negócio, mas a versão gratuita não possui suporte às regras de negócio. [C06] Gerenciador de regras de negócio. Não. A versão gratuita da Intalio não possui suporte ao gerenciamento de regras de negócios. Isto está presente apenas nas versões pagas da ferramenta. [C07] Importação de arquivos em formato BPMN. Não. A importação é restrita a projetos feitos na ferramenta e na IDE Eclipse. [C08] Baixo custo. Sim. Apesar de algumas limitações da versão gratuita, a ferramenta apresenta um custo relativamente baixo para ser implantada. Há uma subsidiária brasileira que oferece cursos e treinamentos na ferramenta. Possui versões para Windows, Mac OS e para Linux. [C09] Criação de sub-processos. Sim. A ferramenta possui a funcionalidade de criar sub-processos. [C10] Verificar com qual usuário a atividade se encontra.sim. É possível saber com qual usuário a atividade está no momento através do servidor.

56 56 [C11] Anexar documentos. Sim. É possível criar uma tarefa e anexar determinado documento (como um PDF, por exemplo). O recurso chama-se Task Attachments. [C12] Relatórios de processos. Não. Apenas a versão paga possui a funcionalidade de geração de relatórios de processos. [C13] É bem cotada pela comunidade?sim. A empresa afirma que é a ferramenta de BPMS mais utilizada no mundo. Possui uma comunidade relativamente grande, e também há bastante discussão sobre a ferramenta nos fóruns especializados, e conta com tutoriais disponíveis. [C14] Interface personalizável. Não.A ferramenta não apresenta opções para mudar a interface do servidor. Uma opção para isto seria criar uma interface a parte e utilizar em conjunto com a ferramenta, já que a ferramenta é 80% opensource. [C15] Código Aberto. Sim. a versão gratuita da ferramenta possui 80% de seu código aberto. Imagens do processo modelado na ferramenta Intalio BPMS: Figura 19 - Tela de login da Intalio BPMS

57 57 Figura 20 - Tela onde são mostrados os processos. Figura 21 - Formulário preenchido epronto para ser enviado.

58 Terceira ferramenta: jbpm A ferramenta jbpm é a mais famosa ferramenta de BPMS gratuita do mercado. Ela funciona na IDE Eclipse e conta com um servidor Apache para executar suas aplicações. Primeiramente foi necessário configurar o servidor, e em seguida instalar o jbpm. Durante a instalação do jbpm ocorreram diversos erros, desde a configuração do servidor, até o download da IDE Eclipse. Foram testadas 3 versões diferentes para que fosse possível modelar um processo através da Eclipse, porém sem sucesso. Foi necessário modelar e executar os testes através da ferramenta do próprio servidor, chamado Kie Workbench, que possui as mesmas funcionalidades presentes na IDE, porém sendo necessário modelar o processo no browser. Os critérios a seguir foram avaliados na versão 6.0 do jbpm, Apache Ant (servidor) e Eclipse Juno 64 bits (IDE): [C01] Autenticação LDAP. Não. De acordo com a documentação da ferramenta, é possível fazer autenticação com um servidor LDAP, mas a ferramenta apresentou erros no momento da conexão. [C02] Teste de Carga. Sim.A ferramenta não apresentou nenhuma perda de desempenho quando foram inseridas muitas instâncias de processo. [C03] Conexão com ferramentas GED (Gestão eletrônica de documentos). Sim. É possível fazer uma conexão com o Alfresco. [C04] Usuário trocar sua respectiva senha. Não. A única forma de trocar a senha do usuário é pela configuração de usuários, na área de administração da ferramenta. [C05] Alocar atividades para usuários. Sim. O jbpm usa um conceito de action, onde é possível definir uma ação de entrada e uma ação de saída no momento em que a tarefa é iniciada, sendo

59 59 possível criar um filtro de usuários na action de entrada, utilizando a linguagem Java. [C06] Gerenciador de regras de negócio. Sim.O jbpm possui integração com o gerenciador de regras de negócio Drools. [C07] Importação de arquivos em formato BPMN. Não. A importação é restrita a projetos feitos na IDE Eclipse e outros equivalentes. No servidor Kie Workbench não é possível importar projetos. [C08] Baixo custo. Sim. A ferramenta possui um custo baixo para ser implantada. Existe muito material na internet, como cursos e tutoriais e não há restrição de hardware. Possui versões para Windows, Mac OS e para Linux. [C09] Criação de sub-processos. Sim. A ferramenta possui a funcionalidade de criar sub-processos. [C10] Verificar com qual usuário a atividade se encontra. Não. Utilizando o servidor Kie Workbench, não é possível saber o usuário que detém a tarefa no momento. [C11] Anexar documentos. Sim. É possível uma tarefa com um formulário, e neste formulário inserir um campo de upload, onde o usuário pode anexar algum documento. [C12] Relatórios de processos. Sim. O jbpm possui uma área com um dashboard e pode-se gerar relatórios do processo. [C13] É bem cotada pela comunidade? Sim. O jbpm é a ferramenta mais popular entre os usuários, principalmente por desenvolvedores Java, uma vez que é uma ferramenta bastante flexível, e pode-se desenvolver muitos componentes para ela. Muitos usuários indicam o uso desta ferramenta devido a esta flexibilidade. [C14] Interface personalizável. Não.A ferramenta não apresenta opções para mudar a interface do servidor. Uma

60 60 alternativa para isto seria criar uma interface a parte e utilizar em conjunto com a ferramenta, já que a ferramenta possui código aberto. [C15] Código Aberto. Sim O jbpm é totalmente código aberto. Imagens do processo modelado na ferramenta jbpm: Figura 22 - Tela de login do jbpm

61 61 Figura 23 - Project explorer do jbpm. Figura 24 - Tela onde são mostrados os processos que devem ser executados

62 62 Figura 25 - Formulário para ser preenchido e enviado Quarta ferramenta: Activiti BPM A ferramenta Activiti BPM é outra ferramenta gratuita que funciona na IDE Eclipse, e também conta com um servidor Apache para executar as aplicações. Suas funcionalidades em questão de modelagem é parecida com o jbpm, pois ambos utilizam o Eclipse. A instalação foi simples, apenas sendo necessário configurar o servidor Apache Tomcat, e em seguida instalar o BPMS e executar o eclipse. A interface do servidor é bem definida, e fácil de usar. Diferentemente do jbpm, não houve dificuldades em utilizar o Eclipse para modelar o processo. Os Critérios a seguir foram avaliados na versão 5.11 do Activiti, Apache Tomcat RC5 (servidor) e Eclipse Standard Kepler 64 bits (IDE): [C01] Autenticação LDAP. Não. Ocorreram erros de conexão ao tentar integrar com um servidor LDAP.

63 63 [C02] Teste de Carga. Sim. A ferramenta não apresentou nenhuma perda de desempenho quando foram inseridas muitas instâncias de processo. [C03] Conexão com ferramentas GED (Gestão eletrônica de documentos). Sim. A ferramenta foi desenvolvida pelo pessoal da Alfresco, portanto possui uma ótima integração com o mesmo. [C04] Usuário trocar sua respectiva senha. Sim. O usuário pode trocar sua senha a qualquer momento, depois de logado no servidor. [C05] Alocar atividades para usuários. Sim. O Activiti BPM possui a possibilidade de implementar um Task Listener em Java, que possibilita a manipulação da atribuição de atividades para usuários através da própria API da ferramenta. O Listener é uma extensão do Activiti para BPMN 2.0 que possibilita a implementação de ganchos (pontos necessários para o funcionamento correto do processo que não são obtidos apenas através do uso de elementos formais do BPMN) dentro de uma definição de processo, sendo acionados por meio de eventos durante a execução do workflow. [C06] Gerenciador de regras de negócio. Sim.O Activiti possui integração com o gerenciador de regras de negócio Drools. [C07] Importação de arquivos em formato BPMN. Sim. A importação de arquivos BPMN pode ser feita no servidor de aplicações. [C08] Baixo custo. Sim. A ferramenta possui um custo baixo para ser implantada. Possui versões para Windows, Mac OS e para Linux. Como a ferramenta foi feita pela Alfresco, possui uma boa documentação, o que diminui o custo para implantação.

64 64 [C09] Criação de sub-processos. Sim. A ferramenta possui a funcionalidade de criar sub-processos. [C10] Verificar com qual usuário a atividade se encontra.sim. É possível saber o nome do usuário que detém a tarefa. [C11] Anexar documentos. Sim. É possível uma tarefa com um formulário, e neste formulário inserir um campo de upload, onde o usuário pode anexar algum documento. [C12] Relatórios de processos. Sim, é possível gerar relatórios de processos usando o Activiti. [C13] É bem cotada pela comunidade? Sim. A ferramenta Activiti é muito bem avaliada pela comunidade, principalmente por usuários do GED Alfresco. Existem tutoriais e bastante documentação no site da ferramenta. [C14] Interface personalizável. Não.A ferramenta não apresenta opções para mudar a interface do servidor. Uma alternativa para isto seria criar uma interface a parte e utilizar em conjunto com a ferramenta, já que a ferramenta possui código aberto. [C15] Código Aberto. Sim O Activiti BPM é opensource, e é distribuído sob a licença Apache (A licença Apache exige a inclusão do aviso de copyright e disclaimer, mas não é uma licença copyleft - ela permite o uso e distribuição do código fonte tanto no software open source como no proprietário.). Imagens do processo modelado na ferramenta Activiti BPM:

65 65 Figura 26 - Tela de login da Activiti BPM Figura 27 - Lista de processos a serem executados

66 66 Figura 28 - Formulário inicial do processo Análise dos resultados De posse dos critérios estabelecidos, e dos resultados dos testes das ferramentas, foi possível analisar também qualitativamente cada ferramenta, e elaborar uma tabela para melhor visualizar os resultados obtidos. Os pontos de cada critério foram baseados nos pesos definidos na seção de metodologia. Se a ferramenta possui o critério avaliado, ela ganha os pontos igual ao peso daquele critério, e se a ferramenta não possuir a funcionalidade avaliada no critério, ela não ganha os pontos. A tabela encontra-se na página Análise qualitativa Após a análise de cada ferramenta, foi possível obter algumas conclusões além dos critérios que foram testados. Esta análise consiste em uma análise qualitativa, que possui o objetivo de expor algumas qualidades e defeitos observados, que vão além dos critérios testados. A primeira ferramenta testada, a Bonita Open Solution se mostrou uma ferramenta bem prática e sem muitas complicações para ser instalada.

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