Otimizar Comportamentos, Gerir E Organizar Tarefas

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1 CAPITULO 3 Gestão do Tempo Otimizar Comportamentos, Gerir E Organizar Tarefas 3.1. INTRODUÇÃO O planeamento e a gestão do tempo são muito importantes na vida de qualquer estudante. Se olharmos com atenção para estas questões, apercebemo-nos facilmente de que o que gerimos, na realidade, são as nossas prioridades, o esforço e dedicação que pomos numa determinada tarefa. - o tempo é aquilo que fazemos dele. A ilustração perfeita desta frase é o caso do escritor e advogado Scott Turow, que tem 11 livros publicados, e que escreveu a primeira novela durante as suas viagens de metro. Aproveitando 10 minutos matinais, Scott tirou partido de um tempo normalmente, desperdiçado. É frequente ouvirmos os estudantes do Técnico queixarem-se de que não têm tempo suficiente para realizarem todas as tarefas académicas que lhes são propostas, ou mesmo exigidas, e no entanto uma observação mais atenta revela que esta não é uma realidade universal para todos os estudantes. Adicionalmente, para quem está de fora, parece que os estudantes vivem muitas vezes os seus primeiros tempos no Ensino Superior como se lhes sobrasse muito tempo, um tempo que mais tarde lhes faltará. Nesta situação, fácil de constatar, reúnem-se dois aspectos diferentes mas complementares o desejo (legítimo) de festejar um momento de grande realização pessoal e a necessidade de manter os níveis de sucesso académico a que os estudantes se habituaram durante o ensino secundário (prioridades diferentes e nalguns casos incompatíveis); e ainda um pensamento excessivamente optimista em relação à avaliação das disponibilidades de tempo ao longo do semestre (e dizemos optimista porque muitas vezes baseada no referencial errado i.e. o da taxa de esforço exigida do estudante no ensino secundário). Santos e Almeida (2001) referem que o desenvolvimento pessoal dos estudantes é um indicador importante na adaptação dos alunos à realidade do Ensino Superior, pelo que precisamente nem todos os estudantes vivem com uma noção permanente de falta de tempo assim, ao longo do seu percurso académico, todos os estudantes acabam por aprender a gerir o seu tempo de forma autónoma, através do confronto sucessivo com as tarefas académicas e da sua auto - avaliação em relação aos objectivos a que se tinham proposto inicialmente. Neste artigo, pretende-se que seja possível ao estudante adquirir um conjunto de estratégias e relacionadas com a gestão do tempo, que poderão descomplicar a rotina académica. Este texto subdivide-se em três partes: gestão do tempo; lidar com a procrastinação e métodos de estudo. 1

2 3.2. GESTÃO DO TEMPO Perder tempo a aprender coisas que não interessam priva-nos de descobrir coisas interessantes Carlos Drumond de Andrade Utilizar estratégias de gestão do tempo eficazes favorece a melhoria da performance académica e por norma, é um dos objectivos mais relatados pelos estudantes universitários, como sendo um dos mais desejados de ser alcançado, no âmbito das competências transversais/soft skills (Newport, 2007). Prioridades e Objetivos A questão central é o que quero atingir? (no ano letivo, no semestre, ao longo do mês ou do dia). Todo o estudante precisa de ponderar os objetivos que precisa de atingir na elaboração de um exame ou de um trabalho, de um projeto ou de uma tese, sobretudo porque todos devem ser concluídos em períodos de tempo limitados. A um nível superior de autonomia corresponde também uma maior exigência em termos de responsabilidade. Organizar o tempo, fazer escolhas em função do tempo disponível e estruturar a aprendizagem em função das prioridades e do que é possível em cada momento são exigências próprias do quotidiano de qualquer estudante, exigências que se podem tornar excessivas em momentos de maior pressão, em que o cansaço limita a rentabilidade que o estudante tira do estudo. Não estamos sempre a trabalhar a 100%, na verdade o nosso máximo esforço deve ser reservado para as tarefas que consideramos prioritárias e as que não o são, devem ser eliminadas ou realizadas no menor tempo possível. Ao organizar os seus objetivos consegue ter uma noção mais clara daquilo que realmente tem de fazer para chegar ao objetivo principal. Então, como traçar um bom objetivo? No exemplo que se segue, vamos referir-nos a uma mnemónica criada para nos ajudar a memorizar as características de um objectivo que se revele produtivo, na medida em que, em si mesmo e pela forma como está formulado, aumenta a probabilidade de o conseguirmos alcançar. Apropriadamente, as siglas SMART lembram a inteligência inerente a definir objectivos que nos ajudem a focarmo-nos na solução e a desvalorizar o problema. O Neil (2000) refere que a construção de metas específicas e mensuráveis é uma das estratégias mais promissoras no que se refere à melhoria do rendimento académico. A sigla, que abaixo passamos a descodificar, corresponde em inglês às seguintes características de um objectivo (Specific, Measurable, Attractive, Realistic, Time Bound). a) Específico (Specific) Um objetivo deve conter informação que funcione como um guia, desta forma é importante que não seja formulado de modo vago, é importante que contenha detalhes (e.g: ser aprovado a 5 2

3 Unidades Curriculares UC, com uma média de x valores). Este grau de especificidade acaba por ser imprescindível para a componente de auto - avaliação que se segue ao esforço: Alcancei o meu objectivo? Fiquei aquém? Fiquei além? Num próximo momento, saberei se para alcançar um determinado resultado precisarei esforçar-me um pouco mais, um pouco menos ou igual. b) Mensurável (Measurable) A motivação é um ótimo motor para o sucesso! Se objetivos formulados forem passíveis de ser medidos no final do período de execução da tarefa, será mais fácil compreender se o rumo escolhido conduz ao cumprimento da meta (ou não). Frequentemente fixamos objectivos de resultado ter aprovação a 5 UC, com uma média de x valores, mas esquecemo-nos que não se põe uma pizza inteira na boca, come-se em fatias ou seja, além dos objectivos de resultado, é imprescindível identificar também objectivos de processo. Frequentar 90% das aulas ; realizar pelo menos 80% dos exercícios propostos nas aulas práticas ; frequentar os horários de dúvidas 1 vez por semana são tudo exemplos de objectivos de processo, que concorrem para o objectivo final. A divisão de um objectivo de resultado em fatias de processo ajuda-nos a manter a motivação ao longo do tempo (a cada dia estou mais próximo do sucesso final) e também a não desencorajar quando a tarefa nos parece demasiado grande, como uma barreira intransponível. c) Atractivo (Attractive) Os objectivos (de processo e de resultado) definidos devem ser intrinsecamente atractivos i.e. se me proponho a fazer três UC num semestre em que sou suposto concluir cinco UC, o meu objectivo contém em si já uma derrota, e por isso poderei considerá-lo secretamente pouco motivador. Mas então isso significa que apenas o rendimento académico conta? Não um estudante pode decidir, num determinado ano, fazer apenas três UC num determinado semestre para poder dedicar-se mais a cuidar de uma avó doente, ou para poder trabalhar para ajudar a pagar as propinas, ou ainda para participar no campeonato mundial de surf. Tudo depende das prioridades que definiu para si, e como todos somos diferentes, os objectivos também diferem de pessoa para pessoa, e até em diferentes momentos da vida dessa pessoa. O que se pretende salientar é a necessidade de cada estudante ter o cuidado de escolher objectivos que tenham em si a centelha da motivação! O facto de traçar um objetivo em consonância consigo, permite-lhe trabalhar a tempo inteiro para algo que realmente sabe que pode/deve/quer alcançar. (e.g: aprovação a todas as UC s em que me inscrevi) d) Realista (Realistic) Um dos principais propósitos de estabelecer objectivos realistas é reduzir, ao máximo, a frustração adjacente ao facto de traçar objetivos sem critérios e pouco ajustados à realidade envolvente. Algumas pessoas fazem auto sabotagens inconscientes ao definirem objectivos que sabem que, à partida, dificilmente conseguirão alcançar. Muitas vezes sustentamos estas decisões irrealistas numa ideia de que trabalhamos melhor sob stress isso poderá ser verdade para algumas pessoas em alguns momentos, contudo, mesmo quando existe sucesso, este é pouco consistente e no fim sobra a sensação de que o que se adquiriu deste modo depressa se desvanece com o tempo. Noutros casos, a pessoa estabelece objectivos irrealistas e a contra - relógio porque, se falhar, pode sempre 3

4 invocar a desculpa de que não teve tempo suficiente para se preparar o problema com este método é que ao fim de um tempo a pessoa perde toda a confiança em si mesma. Manter o foco na situação e ajustar o objetivo à medida que o tempo vai passando, reduz com eficácia a desilusão e a frustração de não alcançar um objetivo inicial, incapaz de ser alcançado devido a uma mudança no contexto. Muitos estudantes apercebem-se ao longo do semestre que se inscreveram a demasiadas UC (ou porque começaram a estudar demasiado tarde, ou porque subestimaram a taxa de esforço exigida numa dada UC, ou ainda porque tiveram acontecimentos pessoais que os impediram de frequentar as aulas de uma determinada UC), mas por várias razões, acham preferível adiar a decisão a respeito do que ainda é possível fazer, ou do que é preciso deixar para trás num determinado momento. O ditado popular mais vale um pássaro na mão do que dois a voar é muitas vezes pouco relevante para alunos habituados a triunfar, mas a verdade é que muitas vezes a ânsia de ganhar tudo nos barra a possibilidade de ganhar o que é possível ganhar. e) Limitado no tempo (Time Bound) Os objetivos devem ser bem definidos em termos de duração/prazos, não apenas porque todos os recursos são limitados e o tempo, quase por definição, é-o frequentemente, mas também porque tendemos naturalmente a trabalhar mais intensamente nas tarefas que têm um prazo limite para serem cumpridas (e por vezes há penalização para quem não cumpre o tempo definido). Geralmente temos tendência a adiar (procrastinar) mais facilmente as tarefas que não têm um prazo definido para o seu cumprimento. Nestes casos, a melhor opção é definir-lhes um prazo e depois levá-lo a sério. Registar o tempo que cada tarefa demora também é importante, uma vez que numa próxima oportunidade de realizar uma tarefa semelhante, torna-se mais fácil estimar quanto tempo será necessário, sem criar situações de stress perto do prazo de entrega. Algumas pessoas preferem terminar as tarefas algumas horas ou mesmo dias antes do prazo de entrega, para terem tempo de rever todo o trabalho e detectar/corrigir eventuais erros ou insuficiências (e.g: é possível repartir o estudo para o Exame de Álgebra Linear por etapas e matérias, recorrendo ao horário de dúvidas no final de cada etapa; deste modo, perto da época de exame, em que os horários de dúvidas estão frequentemente cheios, torna-se possível discutir com o Professor apenas os problemas de mais difícil resolução, e não todos os conteúdos pode abrir-se uma janela de oportunidade enquanto para algumas pessoas, menos prudentes, se pode fechar uma porta numa altura crucial do semestre. Que objetivos estabelecer para o semestre? Somos constantemente confrontados com várias oportunidades e opções do que fazer com o nosso tempo. Quando pensar nos seus objetivos para o semestre procure que estes sejam bem organizados num esquema global, ou seja, deve partir de um objetivo mais geral que se vai subdividindo em objetivos mais específicos (ver exemplo na Fig.1). 4

5 Ter Sucesso no 1º ano 1º Semestre 2º Sementre Cálculo Diferencial e Integral 1 Química Sistemas Digitais Testes Exame Exame Fig. 1 - Exemplo de como subdividir um objetivo geral, em objetivos concretos e que organizam as tarefas. Os objetivos específicos geram tarefas, que apenas podem ser realizadas quando colocamos em prática alguma organização e estabelecemos prioridades. Um bom plano de gestão e organização do tempo de estudo deve ser elaborado tendo em conta as suas prioridades. Estabelecer prioridades não é mais do que distinguir o que é importante do que é urgente. Fig. 2 - Adaptado de The Habits of Highly Effective People Stephen Covey (1989) Stephen Covey (1989) desenvolveu uma matriz de dupla entrada (ver Fig. 2), em que no eixo das abcissas colocou o grau de urgência e no eixo das ordenadas colocou o grau de importância. É uma matriz que desde aí tem sido usada com frequência para ajudar todas as pessoas que pretendem aumentar a sua eficácia na gestão do tempo a considerar, não apenas a urgência das tarefas (mais saliente), mas também a sua importância (algumas tarefas sem prazo limite, ou que exigem um esforço continuado e repetitivo ao longo do tempo são menos salientes mas muitas vezes cruciais para o alcançar do objectivo final). 5

6 Esta matriz, bastante intuitiva, pretende sensibilizar nos para a necessidade de canalizar o melhor do nosso esforço no quadrante II, que é o que tem maior potencial de impacto nos nossos objectivos (as actividades são de importância, mas não urgentes). Os quadrantes III e IV ocupam muitas vezes uma grande fatia do nosso tempo (que muitas vezes só aparentemente está livre), porque nos surgem (caso do quadrante III) como uma imposição exterior marcada pela urgência ou como um elevado grau de atractividade interna (tanto maior, curiosamente, quanto mais difícil for a tarefa que estamos a procrastinar, consciente ou inconscientemente). Poderemos questionar-nos: mas então, mais uma vez, não é legítimo ter objectivos fora da área académica? O desporto não é importante? O lazer é sempre irrelevante? Se os meus pais precisam de alguma coisa com urgência, devo dizer-lhes que não posso? Mais uma vez, a vantagem desta matriz é que a mesma é construída pelo próprio. Possivelmente praticar desporto ou ioga será uma atividade de quadrante II, e se calhar ver as séries favoritas de TV depois de ter estudado oito horas nesse dia, produtivamente, também. Mas as mesmas horas de TV ou até de desporto, se forem realizadas em substituição ou como fuga às actividades que se encontram no quadrante II, devem ser alocadas ao quadrante IV. Uma das ideias mais inovadoras que se retira desta matriz é a ideia de que o urgente está sempre a roubar tempo ao que é importante, da qual se deduz a sugestão de que se deve imprimir urgência ao que é importante, através de um planeamento cuidadoso do quotidiano, em que os verdadeiros tempos de lazer também são incluídos, como um prémio resultante da sensação de dever cumprido. Resumidamente, e tendo por base a Fig.2, as pessoas eficazes caracterizam-se por Gastarem o mínimo tempo possível no quadrante III e praticamente eliminando o tempo gasto no quadrante IV uma vez que o retorno do tempo aí investido é quase nulo; Reduzirem ao máximo o impacto do quadrante I, para evitar o enfoque excessivo na gestão de crises (o que também se consegue através da prevenção i.e. pela realização das tarefas em tempo útil e continuadamente) evitar o cansaço excessivo de trabalhar correndo contra o prejuízo e evitar o stress do trabalho realizado à última hora, sem tempo para lidar com imprevistos, também permite economizar energia para os (inevitáveis) momentos em que existe uma verdadeira urgência; Concentrarem a sua energia no quadrante II, usando muito do seu tempo nas actividades deste quadrante, e procurando guardar as horas do dia de maior produtividade para dedicar a estas tarefas, muitas vezes de especial complexidade; este quadrante é muitas vezes apelidado de janela de oportunidade na medida em que as pessoas que não estão todo o tempo ocupadas com actividades dos quadrantes I e III, mas sobretudo IV, têm tempo de sobra para se envolverem em projectos e iniciativas que, não sendo nunca urgentes, podem constituir uma mais - valia em termos profissionais. Desafiamos todos os estudantes a desenharem a sua própria matriz de prioridades e a distribuírem pela mesma as várias actividades que planeiam/desejam realizar ao longo do semestre Planear com Eficácia Não há ventos favoráveis para os que não sabem para onde vão Seneca 6

7 No seguimento da definição de objectivos e prioridades para o semestre, cada um desenvolverá um plano, seguindo as orientações da Matriz apresentada na Fig. 2, respeitando os seus hábitos, desenvolvendo novos hábitos e operacionalizando uns e outros num horário semanal, que será, por assim dizer, o escravo dos seus objectivos e prioridades. Alguns estudantes sentem que é muito limitativo ter de cumprir um horário de trabalho com muitas horas de esforço diário, e também consideram uma planificação demasiado detalhada como uma imposição inaceitável à sua liberdade pessoal. Convidamos quem assim pensa a reflectir no seguinte: quem se revela incapaz de alcançar os seus próprios objectivos, não por incapacidade mas por falta de organização e auto disciplina, poderá verdadeiramente considerar-se livre? Na verdade, sabemos que traçar um objectivo, acreditar que é possível atingi-lo, planificar o que é preciso fazer para o alcançar e cumprir esse plano, é quase todo o caminho que é necessário percorrer para o sucesso. E quase todas as pessoas conseguem, a dado momento e se persistirem nos seus esforços, alcançar uma rotina semanal produtiva depois de atingido este objectivo, manter a rotina torna-se fácil (como nos é fácil adormecer quando nos deitamos durante um ano sempre à mesma hora e nos levantamos à mesma hora, e com um intervalo razoável de tempo entre os dois momentos) e pequenos incrementos de esforço são possíveis. Bryson (2011), fazendo a distinção entre pensamento estratégico e planeamento estratégico, apresenta um conjunto de sugestões para o planeamento eficaz das tarefas do dia a dia: Conselhos para a realização de um plano eficaz: Afastar as atividades de estudo das atividades de lazer: estas atividades deverão ser bem delimitadas para permitirem um melhor resultado, funcionando melhor, regra geral, tornar as segundas uma consequência natural das primeiras; Programar as atividades em função dos seus objetivos e urgência; Não adiar tarefas menos interessantes (procrastinação): estar sempre a adiar só torna essas atividades ainda mais urgentes e desagradáveis, obrigando posteriormente a uma atenção mais cuidada e uma maior pressão. Tendemos a procrastinar o que nos assusta ou o que nos é desagradável e contudo essas tarefas são as que devemos realizar primeiro: tê-las pendentes rouba-nos energia e mina a nossa autoconfiança; Não ser excessivamente flexível: algumas das nossas atividades dependem de outros, pelo que devemos ter em conta a sua velocidade de trabalho e decisão e deixar espaço para que eventuais atrasos e erros não ponham em risco o resultado final. É importante que seja simpático com os seus colegas, mas também deverá ser firme relativamente à pontualidade, à preparação e à entrega atempada de trabalhos. Deve aprender a ser assertivo (ver, no Capítulo 4 deste livro algumas sugestões mais específicas relativas ao Trabalho em Equipa);. Aproveitar todos os momentos: poderá estudar e ler nos autocarros e comboios, ou apenas planear o seu dia. Se aproveitar todas as oportunidades para utilizar o tempo de forma eficiente poderá ter uma vida mais fácil e agradável; Antecipar o que for possível: muitas vezes já sabemos o que irá acontecer, isto é, alguns imprevistos não o são verdadeiramente. Depois de sermos informados de uma alteração, uma reação mais rápida da nossa parte só irá beneficiar a realização dos trabalhos que temos para 7

8 fazer e reagimos tanto mais rapidamente quanto mais tivermos desenvolvido um plano B para lidar com imprevistos no fundo previsíveis; Encarar um plano com ceticismo: os planos não devem ser seguidos escrupulosamente, pois alterações pontuais poderão ser necessárias para que tenha um melhor resultado. Uma planificação demasiado rígida não é desejável, contudo uma fidelidade total ao plano mesmo quando o mesmo se torna irrealista, também não o é. O segredo é levar o plano a sério desde o primeiro momento e revê-lo em tempo útil logo que o mesmo se revele obsoleto; Por vezes, as estratégias devem ser encaradas como visões amplas, nem sempre bem articuladas e fundamentadas, para que se possam adaptar ao meio que nos rodeia, que está em contante mudança Bryson (2011); Autoavaliação: ao longo do tempo é necessário avaliar o que está a fazer para atingir os teus objetivos e rever o seu plano se necessário. Procure sempre encontrar formas de otimizar o seu tempo a gestão do tempo e do esforço é uma competência que, tal como todas as outras, melhora com a prática. Determinar objetivos: para exames e trabalhos, contemplando as respectivas datas. Enumerar atividades: para evitar esquecimentos, incluir as tarefas, horas de sono, refeições e lazer. Esquematizar as prioridades: após observação das características do plano, estabelecer prioridades. Preparar o plano: depois de estabelecer as atividades prioritárias, registe-as num horário com cores ou sublinhados: o recurso à memória é falível. Criar um plano de contingência: não sobrecarregue alguns dias com atividades, pois é cansativo e é difícil fazer as alterações necessárias. Fig. 3 Resumo de um planeamento eficaz. Existem diferentes tipos de planeamento e cada um serve propósitos distintos e pode ajudar de forma diferente. Um plano, para ser útil e eficaz, terá que se adequar às características e objetivos de cada pessoa. Se consegue organizar rapidamente o seu dia, mas sente algumas dificuldades em se organizar a longo prazo, deverá elaborar um plano mensal ou semanal (ver exemplos de planos semanais e mensal) que lhe permita calendarizar as atividades e prazos a cumprir. Se tiver uma boa noção dos prazos e datas dos testes, trabalhos ou projetos, mas não conseguir organizar devidamente os seus dias, então deverá elaborar um plano diário. 8

9 Em todo o caso, o que sugerimos é que realize um plano no início do ano escolar, com objetivos a longo prazo e depois ao longo do ano poderá elaborar planos mais pequenos, mensais, semanais ou até diários, segundo as suas necessidades e de acordo com o seu plano anual. Apresentamos seguidamente algumas características desejáveis num plano: Abrangente inclui atividades + períodos de repouso e descontração Realista não aceite prazos que à partida não serão cumpridos e planeie as atividades de acordo com as suas prioridades e capacidades Individualizado contempla o tempo que cada atividade demora a realizar para cada pessoa Características dos planos Flexível e ajustável deverá ser possível ajustar o plano para comportar acontecimentos inesperados Ponderado planeamento equilibrado que permite atingir os objetivos + ter um quotidiano satisfatório Fig. 4 Características dos planos. Ciclo biológico diário O nosso rendimento cognitivo varia ao longo do dia, sendo que competências como atenção, memória e concentração atingem o seu máximo no início e até meio do dia, diminuindo progressivamente ao longo do dia até atingirem os valores mais baixos à noite. O que acontece então com as pessoas que são mochos i.e. que preferem trabalhar noite dentro? devem esforçar-se por ser galos (i.e. estudar às primeiras horas da luz do dia)? Ou por aproveitar para trabalhar nas horas que consideram mais favoráveis? Ambas as opções são válidas, mas é importante que, quem tem exames pela manhã, não se habitue a estudar noite dentro e a dormir toda a manhã, pois à hora do exame o seu cérebro terá a instrução dormir disponível, o que naturalmente terá efeitos adversos sobre o seu rendimento. O seu horário deve ter em conta (na medida do possível) as suas preferências, por isso procure construir o seu horário diário de acordo com o seu ciclo biológico natural, dedicando as suas horas mais produtivas aos trabalhos mais importantes. Em todo o caso, essencial é mesmo dormir em média oito horas diárias. Um estudo da autoria da Profª. Teresa Paiva, especialista em Medicina do Sono, envolvendo quase mil alunos do IST (Visão, 20/03/2008) é inequívoco os melhores alunos têm hábitos saudáveis de sono e tendem a dormir, em média, oito horas por dia. Assim como investigações recentes (Chokroverty, 2010) revelam que, embora ainda possa existir algum desconhecimento, o sono promove a 9

10 restauração/recuperação cerebral, bem como promove o processo de aprendizagem estando na base da consolidação da memória. O facto da higiene do sono não ser mantida, segundo Vieira, Gomes e Marques (2012), convertese em algumas consequências, nomeadamente: alterações do humor, irritabilidade, ansiedade, alterações de motivação e memória, redução da atenção, aumento da fadiga e acidentes. A Fig. 5 mostra o ciclo vicioso gerado por uma má higiene do sono. Higiene do Sono Inadequada Insónia + Insónia Higiene do Sono Inadequada Fig. 5 - Ausência de uma boa higiene do sono O tempo que se passa no Ensino Superior é um tempo habitualmente rico, pleno de solicitações e tarefas. Ter uma agenda pessoal (no telemóvel, no computador ou em papel) é importante para que os seus planos e objetivos estejam sempre à mão e para que possa trabalhar com prazer e divertir-se sem culpa. Na verdade, com organização, há tempo para muito mais coisas do que se possa imaginar Procrastinação A procrastinação é como o cartão de crédito: muito divertido até aparecer a conta [aparece sempre] Christopher Parker O que é procrastinação? A Procrastinação está associada a momentos em que devíamos estar focados na realização de uma determinada tarefa, mas na realidade, acabamos por ceder e realizar tarefas que nos são mais agradáveis (Costa, 2007). 10

11 Segundo o psicólogo Professor Clarry Lay, um proeminente escritor sobre a procrastinação, a procrastinação ocorre quando há "uma lacuna temporal entre comportamento intencional e comportamento promulgado." Ou seja, a procrastinação ocorre quando há um período de tempo significativo entre o momento em que se pretende realizar uma tarefa e o momento em que esta tarefa é efetivamente realizada (Lay & Brokenshire, 1997) Se perceber que está a procrastinar, o que deve fazer? As razões pelas quais procrastina podem ser difíceis de identificar, mas caso este sintoma seja severo, muito prolongado no tempo ou ocorra em simultâneo com sinais de depressão ou ansiedade, poderá ser necessário consultar um especialista 1. O mais frequente, contudo, é que a sua procrastinação seja perfeitamente normal e decorrente de se estar a ajustar a um sistema de ensino muito novo para si, a níveis de exigência a que não estava habituado, num ambiente que ainda não é verdadeiramente acolhedor para si, e que, sejamos honestos, o assusta. Sempre que algo nos assusta, ou quando receamos que constitua um desafio que podemos não conseguir transpor, tendemos a ganhar tempo adiando o momento de começar. Ainda assim: adiar não é opção, pela simples razão de que os níveis de exigência e o ritmo a que a matéria é apresentada nas aulas, não são compatíveis com protelar o momento de iniciar o estudo. Vamos, pois, descrever algumas técnicas que poderão ser úteis na estruturação de planos de trabalho que podem ser traçados para evitar e combater a procrastinação. Estas dicas, fundamentam-se na experiência adquirida ao longo de onze anos de trabalho, no âmbito da Tutoria no Técnico. a) Aprender a reconhecer quando se está a procrastinar Se tivermos a coragem de sermos honestos connosco mesmos, somos nós as pessoas mais indicadas para compreender quando realmente procrastinamos. Seguem-se alguns indicadores úteis que ajudarão a saber quando está a procrastinar: O dia é preenchido com tarefas de baixa prioridade nas nossas listas de tarefas; Leio s, vou ao facebook/twiter/tumblr várias vezes sem iniciar o trabalho a que me tinha proposto; Acabo de me sentar para iniciar uma tarefa prioritária, mas levanto-me repetidamente para ir buscar material necessário, ou um copo de água, ou ir à casa de banho, etc. Há um item da minha lista de tarefas que nunca é realizado e que é manifestamente importante; Estou à espera do "bom humor" ou do "momento certo" para enfrentar a importante tarefa que tenho em mãos; A procrastinação é um hábito - um padrão profundamente enraizado de comportamento. Isto significa que a mudança comportamental não acontece do dia para noite. Comportamentos padronizados, apenas deixam de ser hábitos quando deixam de ser executados com frequência, deste modo, por vezes, o importante é usar múltiplas abordagens de modo a maximizar as oportunidades de resistir a um comportamento indesejado. Não garantimos uma receita que resulte

12 a 100% com todos, no entanto ao explorar algumas destas técnicas poderá compreender qual a melhor forma de evitar a procrastinação, chegando a um método pessoal de gestão e autocontrolo. b) Como entrar no movimento da mudança? Criando as suas próprias recompensas. Por exemplo, prometa-se ir passear, jogar ou ver TV após ter cumprido uma tarefa a que se propôs. Foque-se no sentimento de dever cumprido que poderá sentir, e desfrute dele enquanto faz algo que lhe dá efetivamente prazer e não está minado pela sensação de culpa, quase sempre associada a uma tarefa que tinha que ser feita mas que não foi; Peça a alguém que o/a possa ajudar, numa fase inicial, a controlar o cumprimento, ou não, das tarefas a que se propõe de modo a criar alguma pressão e sentimento de dever extra para cumprir o planeado (p.ex. peça a um amigo para ir correr consigo de manhã, ou marque um horário de estudo com os seus colegas na biblioteca); Identifique as consequências desagradáveis, inerentes à não realização da tarefa; Compare-se com colegas e identifique-se com métodos que deram resultado com outras pessoas. Não custa tentar, e partilhar faz parte da aprendizagem. Sentir dificuldade em entrar no ritmo da mudança é natural, no entanto não é desculpa para não acontecer mudança. Grupos de estudo podem ser um bom ponto de partida, bem como a reflexão sobre o que correu menos bem, numa tentativa de mudar hábitos comportamentais. c) No caso de estar a procrastinar porque tem pouca organização, seguem-se algumas dicas mais específicas Mantenha activa a sua lista de tarefas, isto para que não existam esquecimentos por conveniência. Organize-se para que os gadgets que usa lhe relembrem do que tem que fazer e criem sentido de responsabilidade; Antecipe o dia seguinte e as tarefas. Por exemplo, planeie a semana, como já foi referido anteriormente; Prepare-se com prazos objetivos: desta forma, não tem tempo para procrastinação!; Concentre-se numa tarefa de cada vez (o multi - tasking pode ser muito cansativo); Se está a adiar o início de um projeto, porque lhe parece que vai ser uma tarefa complexa, é necessário inovar na abordagem. Seguem-se algumas dicas: I. Divida o projeto num conjunto de tarefas menores, passíveis de melhor gestão Por norma, é uma técnica muito útil para criar planos de acção; Comece com tarefas mais rápidas de finalizar. A sensação de consolidação de trabalho, irá servir de motivação. As tarefas mais pesadas surgem quando já se está com um bom ritmo de trabalho, para que possa iniciá-las com perseverança; II. Se a procrastinação surge pelo facto de a tarefa ser desagradável Primeira sugestão, experimente realizar a tarefa e evite preconceitos e ideias feitas; Mantenha presente as consequências mais diretas de não realização de uma determinada tarefa, ou de a não realizar com tempo útil; 12

13 A recompensa, mais uma vez, é uma ótima forma de validar e reforçar bons comportamentos; Se a tomada de decisão é algo difícil e pouco intuitivo, o primeiro passo é procurar ajuda. Haverá sempre uma forma mais sábia de decidir. Há sempre um professor ou colega que pode ajudar. Quanto maior for o tempo gasto a procrastinar, menor será o tempo dedicado a romper com comportamentos contraproducentes e que não favorecem a mudança e o crescimento pessoal Conclusão Ao longo deste capítulo foi possível reunir um conjunto de estratégias que tornam exequível, caso sejam implementadas, tornar a rotina de estudo mais prática e leve. Na base deste capítulo estão os conceitos de organização e planeamento de algo na verdade pouco passível de ser controlado: O Tempo. No entanto, com alguma organização, motivação e auto disciplina, é possível mudar e alcançar as metas a que se tenha proposto Os princípios de organização e planeamento passam por deixar bem claro para si mesmo quais os objetivos que tenciona alcançar, tendo em conta que estes objetivos devem ser tão detalhados quanto possível, para que lhe pareçam como luzes na pista, a indicar o caminho para onde deve conduzir o avião da sua vida. O desenho da rota do avião, a manutenção do mesmo, e a monitorização (por radar) da sua posição em cada momento, bem como a perícia do piloto para seguir o plano de voo são componentes essenciais para uma viagem bem sucedida muitos acidentes têm sido evitados, em momentos de maior turbulência, pela adesão a estas regras simples. Na nossa vida não é diferente, a planificação e adesão ao plano são componentes essenciais para que se possa alcançar, são e salvo, o destino final o nenhum piloto é excelente sem muitas horas de voo, e quem não pratica perde o brevet. O ensino superior, como último ponto da transição para o mercado de trabalho e para a vida adulta, não pode deixar de inspirar respeito e até temor a pilotos em início de carreira, por isso a vontade de adiar o primeiro voo em autonomia é bem real, e até compreensível, mas a procrastinação, todos sabemos, impede a progressão rumo à execução de tarefas que são prioritárias, mas nem sempre apetecíveis de realizar. Ainda assim, nenhum piloto é deixado a voar sozinho, e o seu voo depende da colaboração e alinhamento de inúmeros actores, para além de que as tarefas foram sendo graduadas, ao longo do percurso académico, de forma a que agora todos possam iniciar o seu voo em autonomia, e cada voo bem sucedido convida a uma maior ousadia e a uma consolidação das novas metodologias de planeamento e organização, essenciais para o domínio de uma tarefa complexa (ainda que gratificante) Bibliografia Bryson, J. (2011). Strategic planning for public and nonprofit organizations: A guide to strengthening and sustaining organizational achievement. John Wiley & Sons, Vol.1. Chokroverty, S. (2010). XIII Sleep Disorders. 11 NEURO. 13

14 Clarry, L., & Rosemarie, B. (1997). Conscientiousness, Procrastination, and Person-Task Characteristics in Job Searching by Unemployed Adults. Social Spring, pp. Vol Costa, M. (2007). Procrastinação, Auto-Regulação e Género. Universidade do Minho, Tese de Mestrado. Covey, S. (1989). The 7 Habits of Higlhy Effective People. Simon an Schuster. Newport, C. (2007). How to Become a Straight A Student: the unconventional strategies real college students use to score hoght while studying less. Broadway Boks, USA. O'Neill, J. (2000). SMART Goals, SMART Schools. Educational Leadership, 57(5): Santos, L., & Almeida, L. (2001). Vivências académicas e rendimento escolar: Estudo com alunos universitários do 1º ano. Análise Psicológica, pp. 2 (XIX): Vieira, A., Gomes, A., & Marques, D. (2012). Implementação de um programa de educação de sono em universitários da UA: Caracterização e resultados preliminares. In D. Vieira, A. Ferreira, C. Fernandes, I. Magalhães, I. Ardions, S. Pinto, et al., Apoio psicológico no Ensino Superior: Um olhar sobre o futuro - II Congresso Nacional RESAPES-AP. 14