Os Serviços ELEVATION no ERP PRIMAVERA 9 Questões Frequentes sobre serviços cloud e a ligação do ERP ao ELEVATION

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1 Os Serviços ELEVATION no ERP PRIMAVERA 9 Questões Frequentes sobre serviços cloud e a ligação do ERP ao ELEVATION Versão 1.0 Última atualização a PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A , All rights reserved

2 Page 2 of 7 OBJETIVO As funcionalidades cloud da versão do ERP PRIMAVERA 9 vêm estabelecer uma conectividade que antes não existia. Mostra-se assim necessário explicar em detalhe o seu funcionamento à comunidade de parceiros e utilizadores PRIMAVERA. Este documento servirá de guia de resposta, podendo ser usado por todos os necessitem de explicar os serviços ELEVATION em situações de dúvida. Como tal, será escrito em formato de questões frequentes ou FAQ. FAQ 1. O que é o ELEVATION? O ELEVATION é a cloud da PRIMAVERA à qual têm acesso os clientes PRIMAVERA. O ELEVATION fornece serviços cloud que são consumidos pelos diversos produtos PRIMAVERA de acordo com as determinações e configurações que estejam definidas no ELEVATION Space. 2. O que é o ELEVATION Space? O ELEVATION Space é o website de configuração e administração do ELEVATION (a Cloud da PRIMAVERA). O url deste website é: 3. O que é um Cliente PRIMAVERA? Um cliente PRIMAVERA é qualquer pessoa coletiva ou singular com uma licença válida de produtos PRIMAVERA e que tem um número de cliente que o identifica na emissão da licença. Todos os clientes que sejam pessoas coletivas e que detenham licenças PRIMAVERA têm automaticamente uma conta no ELEVATION Space. Os clientes que são pessoas singulares (singulares, empresários em nome individual ou heranças indivisas) poderão vir a ter a sua conta no ELEVATION Space logo que algumas limitações que se prendem com a privacidade dos dados pessoais sejam ultrapassadas. 4. O que é um utilizador PRIMAVERA? Um utilizador PRIMAVERA é uma pessoa com um login em produtos PRIMAVERA e no ELEVATION. Todos os utilizadores do ERP PRIMAVERA 9 cujas licenças tenham uma conta ELEVATION associada têm um login no ELEVATION e estão ligados a uma conta de Cliente PRIMAVERA. Cada utilizador só pode existir no ELEVATION ligado a uma só conta de Cliente PRIMAVERA. Este utilizador pode usufruir das funcionalidades cloud em qualquer produto PRIMAVERA tal como o ERP ou o ELEVATION Mobile com o seu login do ELEVATION. Caso não tenha conta ou não faça login no ELEVATION, poderá continuar a usar os produtos sem quaisquer limitações e de acordo com o seu perfil de utilizador, mas não poderá usar os serviços cloud. Só com um login ELEVATION é que poderá usufruir das vantagens da cloud.

3 Page 3 of 7 5. Como é criada uma conta no ELEVATION? Sempre que um produto PRIMAVERA é adquirido e consequentemente, uma licença é emitida em nome de uma pessoa coletiva, é criada uma conta no ELEVATION. O administrador desta conta é o responsável pela compra do produto PRIMAVERA e tem poderes para criar utilizadores e gerir os seus privilégios de acesso. Por enquanto, e por razões que se prendem com a preservação da privacidade dos dados pessoais, as pessoas singulares ainda não podem ter contas no ELEVATION. 6. Posso ter uma licença PRIMAVERA sem ter conta no ELEVATION? Caso seja uma pessoa coletiva, não. Para garantir a conectividade dos produtos PRIMAVERA utilizados pelas empresas, estas licenças PRIMAVERA têm obrigatoriamente uma conta ELEVATION associada. Para o caso das pessoas singulares a privacidade dos seus dados sobrepõe-se e, como tal, a PRIMAVERA não pode criar estas contas sem a aprovação da pessoa e a autorização para manter estes dados por parte da Comissão Nacional de Proteção dos Dados Pessoais. 7. Quem são os utilizadores do ELEVATION? Os utilizadores do ELEVATION são indivíduos ligados a uma conta de um cliente PRIMAVERA. Estes utilizadores são distinguidos pelo seu . Cada utilizador tem uma palavra-chave (password) que lhe é enviada para o seu quando o seu perfil é criado no ELEVATION. Esta password pode ser alterada sempre que quiser, através da opção Perfil no ELEVATION Space. 8. Não tenho password de acesso ao ELEVATION, como faço? Poderá aceder à página de login do ELEVATION Space em Coloque aí o mesmo que está na sua ficha de utilizador do ERP no Administrador e selecione Forgot your password?. Ser-lhe-á enviado um para redefinir a sua password. Depois de o fazer, já poderá usar a sua nova password para fazer login no ELEVATION a partir do seu ERP, no ELEVATION Mobile ou pela web. 9. Como são criados os utilizadores do ELEVATION? São criados individualmente pelo administrador da conta no ELEVATION Space ou automaticamente pela importação dos utilizadores do ERP aquando da instalação do seu Cloud Connector. Por este motivo, todos os utilizadores configurados no ERP devem ter um endereço de associado. 10. Sou um técnico PRIMAVERA e tenho o meu associado a utilizadores em diversas instalações do ERP. O que acontece quando se criam os utilizadores nas contas ELEVATION dos meus clientes? O utilizador que está configurado em várias instalações com diferentes licenças e com o mesmo endereço de , só vai ser criado uma vez e só vai ficar associado à conta do primeiro cliente PRIMAVERA em que for instalado o Cloud Connector. Para evitar este problema, recomenda-se que o técnico crie vários alias do seu no domínio

4 Page 4 of 7 da sua empresa parceira PRIMAVERA e que os use para cada instalação em clientes (e.g. nometecnico.clt0000@parceiroprimavera.com). Em alternativa, poderá pedir ao cliente PRIMAVERA que crie uma conta de para si e a redirecione para a sua conta de . Esta última opção pode ter custos, a primeira não terá. 11. Se um utilizador mudar de empresa e for trabalhar para outra empresa que também usa software PRIMAVERA, pode transferir a sua conta de utilizador? Não, apenas pode pedir ao administrador da conta da empresa original que remova o seu dessa conta antes de criar uma nova conta sob outra licença. Para evitar este problema, sugere-se que as contas de utilizador ELEVATION usem endereços de profissionais que tipicamente pertencem a um domínio de empresa. Não se devem usar s de uso pessoal. Assim, quando um utilizador se transfere de uma empresa para outra, passa a usar um endereço de de um outro domínio e aí já poderá criar um novo utilizador sem ter de esperar que o seu seja removido de uma conta anterior. 12. O que é um registo de empresa no ELEVATION? Antes de registar uma empresa já existe um conjunto de dados públicos que identificam essa empresa, como o seu NIF e seus contactos, e que provêm da base de dados pública usada pelo ELEVATION. Registar uma entidade corresponde ao ato de substituir no ELEVATION os dados dessa fonte pelos dados que constam na ficha de empresa no ERP PRIMAVERA. É através do registo que o Cliente PRIMAVERA passa a ter controlo sobre os seus dados de contacto, pois se os alterar na ficha de empresa do ERP, eles são automaticamente difundidos dessa forma em toda a comunidade ELEVATION. 13. Quando registo uma empresa com NIF de pessoa coletiva no ELEVATION estou a criar uma ficha pública de dados de contacto? Não, o registo ou ficha dessa empresa já existe no ELEVATION, uma vez que os dados de contacto das pessoas colectivas são públicos. Ao registar uma empresa está apenas a apropriar-se dessa ficha que será sincronizada com os dados que constam da ficha de empresa que preencheu no Administrador do seu ERP. 14. Quais as vantagens de registar empresas no ELEVATION? O registo de empresas dá vantagens recíprocas. Ou seja, só as empresas que se registam têm acesso à conectividade cloud. Assim, só quando um utilizador está a trabalhar com empresas registadas é que poderá ter acesso às seguintes funcionalidades cloud: pesquisar empresas numa base de dados de 1,2 milhões de empresas; criar e preencher automaticamente fichas de entidade no ERP (e.g. fornecedores); manter atualizados os dados de contacto das entidades; pedir o preenchimento de dados a entidades que não tenham ainda os seus dados difundidos online (e.g. empresários em nome individual).

5 Page 5 of Já tenho empresas registadas no ELEVATION, mas não tenho acesso às funcionalidades cloud quando estou a trabalhar numa empresa de demonstração, porquê? Só as empresas classificadas no ERP como ativas e produtivas é que se podem ser registadas no ELEVATION. Como só as empresas registadas é que têm acesso às funcionalidades cloud, não poderá usar estas funcionalidades nesses casos. 16. Sou um empresário em nome individual e tenho ficha de empresa relativa à minha atividade no ERP, a instalação do Cloud Connector vai colocar os meus dados pessoais no ELEVATION? Se os dados ainda não existirem na base de dados pública, não são criados. Só poderá colocar os seus dados se o fizer a partir da funcionalidade Registar Empresa no seu ERP. A sua informação de contacto é pessoal e só pode ser difundida através de uma ação deliberada da sua parte. Se o registo já existir na base de dados pública, isso quer dizer que já deu essa autorização ao nosso fornecedor da base de dados (Informa DB) para os seus dados pessoais serem difundidos publicamente. Neste caso, a instalação do Cloud Connector não criando um novo registo, permite-lhe apropriar-se dessa ficha e passar a gerir a mesma como quiser. Se pretender alterar esses dados poderá fazê-lo alterando os dados da sua ficha de empresa no ERP. Em última análise poderá mesmo mascará-los ou apagá-los. Em todo o caso, deve estar ciente de que os dados que colocar na sua ficha de contacto são os que vão poder ser usados nos sistemas dos seus clientes e fornecedores que usem a plataforma ELEVATION. Como tal, interessa-lhe que estejam corretos, completos e atualizados. 17. Não quero registar empresas de forma automática no ELEVATION, como faço? Poderá fazer login como administrador no ELEVATION Space, ir a Painel de Controlo Configurações e desativar a opção Sincronizar automaticamente os utilizadores e as empresas do ERP para o ELEVATION. Esta opção fica ativa (por omissão) após a criação de uma conta no ELEVATION. Caso já tenha registado empresas e não queria fazê-lo, adicionalmente poderá ir ao Painel de controlo do ELEVATION Space para apagar as empresas que entender. Estas empresas ficarão de novo desligadas do seu ERP e serão apenas atualizadas pela base de dados pública da PRIMAVERA. 18. Qualquer utilizador do ERP pode registar empresas no ELEVATION? Não. Só os utilizadores com privilégios de criação de empresas no ERP é que as podem registar no ELEVATION. Todos os outros estão impedidos de o fazer. 19. A PRIMAVERA tem acesso à lista de empresas que são registadas pela nossa conta no ELEVATION? Não. Em nenhum caso a PRIMAVERA extrai listas de empresas das contas de clientes PRIMAVERA sem a sua prévia autorização, nem acede a informações de negócio dessas empresas. A PRIMAVERA apenas controla o número de empresas que estão registadas para análise de dados de acesso e de carga nos seus sistemas.

6 Page 6 of Somos um escritório de contabilidade e não queremos ser nós a decidir se os dados de contacto dos nossos clientes são geridos através do nosso ERP. Posso delegar a decisão nos nossos clientes? Sim. Pode bloquear previamente o registo automático de empresas no ELEVATION e, caso a caso, o sistema irá pedir-lhe que registe as empresas. Aí poderá enviar um pedido de autorização aos seus clientes através da opção no ERP Registar Empresa Conheço o responsável e quero. Através do ERP, enviará assim um à pessoa que aí indicar e poderá ser o cliente a autorizar o registo da empresa no ELEVATION. 21. Somos um escritório de contabilidade. Se o nosso cliente também tiver PRIMAVERA e quiser ser ele a tomar conta dos dados de contacto da sua empresa depois de já ter sido registada por nós, como poderemos fazer? O responsável poderá ser qualquer um dos dois, a decisão é vossa. Se o seu cliente quiser registar a sua empresa e esta já tiver sido apropriada pela vossa conta, ele será notificado e ser-lhe-á dada a possibilidade de vos enviar um pedido de transferência de registo através de uma funcionalidade de transferência de registo. Se o NIF da empresa vossa cliente for o mesmo que figura na sua licença PRIMAVERA, a transferência é automática e vocês apenas recebem um de confirmação. Se o NIF da empresa a transferir for diferente do NIF que figura na licença do vosso cliente, vão ter de autorizar essa transferência. Logo que a autorizarem, a gestão dos dados passará a ser realizada a partir do ERP do vosso cliente. Nos casos de transferência automática, podem ainda contestar essa transferência num prazo de 30 dias. Nos casos de pedidos em que não autorizem a transferência no prazo de 30 dias, o seu cliente poderá dar início a um processo de transferência administrativa que será depois conduzido pela PRIMAVERA. 22. Somos um escritório de contabilidade. Se um nosso cliente nos deixar e for para um outro escritório de contabilidade que também tem PRIMAVERA, o que poderemos fazer? Recomenda-se que retire a check box de produtiva e/ou ativa da base de dados do seu cliente cessante no momento em que passa as pastas para o novo escritório de contabilidade do seu cliente. O novo escritório de contabilidade será notificado no momento em que criar a base de dados nova e ser-lhe-á dada a possibilidade de lhe pedir autorização expressa através da funcionalidade de transferência de registo. Logo que autorizar essa transferência, a gestão dos dados de contacto passa a ser realizada a partir do ERP do novo escritório de contabilidade do seu antigo cliente. Caso não autorize a transferência no prazo de 30 dias, o novo escritório de contabilidade poderá dar início a um processo de transferência administrativa que será depois conduzido pela PRIMAVERA. 23. Recebi um a notificar-me que uma empresa registada no ELEVATION a partir do meu sistema, foi transferida para outra licença PRIMAVERA de forma automática. O que foi que aconteceu? Uma empresa com uma licença PRIMAVERA registou-se no ELEVATION com um número de identificação fiscal (NIF) igual ao do registo da empresa transferida. As licenças com o NIF igual ao da empresa registada têm prioridade na gestão dos seus próprios dados e passam assim a gerir os seus dados de contacto a partir do seu próprio sistema. Caso entenda que houve um erro, que esta transferência foi indevida e pretenda reaver o registo,

7 Page 7 of 7 poderá colocar, no prazo de 30 dias, um pedido ao suporte PRIMAVERA e o seu caso será avaliado administrativamente. 24. Fiz uma duplicação de uma base de dados de uma das minhas empresas e ambas têm dados iguais na ficha de empresa, qual delas será registada no ELEVATION? Neste caso apenas uma delas será registada e a outra será ignorada pelo sistema ELEVATION. Como não tem forma de saber qual dos dados atualizam o seu registo no ELEVATION, recomenda-se que retire a check box de produtiva e/ou de ativa na que não utiliza de forma corrente e diária. Deste modo, só os dados da que permanece ativa e produtiva é que serão registados e se manterão sincronizados.