Manual de Versão Sistema Condomínio21

Transcrição

1 Manual de Versã Sistema Cndmíni21 Bel Hriznte, Grup Sftware. Tds s direits reservads.

2 Sumári 1. Nva funcinalidade de envi de blets pr em PDF cm senha Nv prcess de envi de cartas de cbranças pr Atualizaçã da nmenclatura de arquivs remessa d Banc Sicredi Atualizaçã da nmenclatura ds camps da ficha de cmpensaçã ds blets da Caixa Ecnômica Federal ns frmats A e C Tratament de Cbranças Registradas Lista de FIX Evluções d Cndmíni

3 Nvidades 1. Nva funcinalidade de envi de blets pr em PDF cm senha Visand cercar ainda mais as ameaças cnstantes de hackers que atuam mundialmente alterand dads de blets, cm episódi recente nde as linhas digitáveis ds títuls eram mdificadas, fat que atingiu milhares de pessas, fi criad um nv parâmetr n sistema Cndmíni21 que irá permitir utilizar uma senha baseada em infrmações individuais para visualizar blets em frmat PDF enviads pr . Esta funcinalidade trará mais segurança para prcess de envi de blets pr , uma vez que arquiv smente pderá ser abert mediante uma senha pessal. Essa senha terá dis tips de cmpsições: uma delas será s númers cmplets d CPF u CNPJ d cndômin e a utra será s três primeirs dígits d CPF/CNPJ juntamente cm três primeirs caracteres d endereç d principal d cndômin. Cmplementand a nva funcinalidade, será pssível fixar um text n crp d recebid pel cndômin que irá infrmar que blet anexad (frmat PDF) pssui uma senha e qual tip de cmpsiçã dessa, evitand assim retrabalhs ns esclareciments de dúvidas quant à visualizaçã d títul. Para melhr entendiment das infrmações citadas acima, segue abaix um pass a pass para a utilizaçã da funcinalidade de envi de blets em PDF cm senha, abrangend desde a cnfiguraçã até recebiment d e também algumas premissas necessárias para perfeit funcinament e garantia da segurança n prcess. Premissas Sugere-se que s cadastrs de pessas presentes n sistema Cndmíni21 sejam averiguads, cnferind se tds s dads de e principalmente CPF/CNPJ estã crrets e devidamente preenchids. Cas nã estejam deverá ser feita a inserçã dessas infrmações. Para s cadastrs cm ausência de CPF/CNPJ, prém cm cadastrad u mesm inserid n mment d envi, a senha para visualizar blet será cmpsta smente pels três primeirs caracteres d endereç de (cas a cmpsiçã esclhida seja esta). Dessa maneira, a senha ficará muit simples e vulnerável, prtant, para evitar esse tip de situaçã se faz imprtante cadastr cmplet cm tdas as infrmações. A funcinalidade de envi de blets pr , está dispnível smente para s clientes que pssuem integraçã cm Cmunidades21 Online. 3

4 Etapa 1: Parâmetr para habilitar envi de blets em PDF cm senha Cm fazer: a) Acesse menu Arquiv > Cnfiguraçã d Sistema > Integrações aba ; b) Marque parâmetr Gerar blet PDF cm senha e entã serã apresentadas as duas pções de cmpsiçã da senha. Opções de senha: 1ª - 3 primeirs dígits d CPF + 3 primeirs dígits d endereç principal de senha frmada pels três primeirs dígits d CPF/CNPJ d lcatári da unidade (sem espaç, pnt u barra) juntamente cm s três primeirs caracteres d d cndômin que estiver cadastrad n sistema. 2ª - CPF / CNPJ d Cndômin (Smente númers): senha frmada pel númer cmplet d CNPJ/CPF d lcatári d cntrat sem espaçs, pnt u barra. c) Abaix das pções de cmpsiçã de senha, há uma cnfiguraçã identificada cm Incluir mdel de senha n crp d blet que, quand marcada, irá inserir n crp d a descriçã d tip da cmpsiçã da senha que deverá ser digitada pel cndômin a tentar visualizar blet (exempl presente na Etapa 3). 4

5 Dicas: - A cnferência d CPF/CNPJ e d endereç d principal pderá ser feita acessand menu Cadastrs > Pessas / Prprietáris /Lcatáris. - O camp d CPF/CNPJ está presente na aba Dads Pessais. 5

6 - O endereç de é cadastrad na aba Dads de Endereç n camp . Imprtante: Vale ressaltar que cnsiderad para desblquei d arquiv através da senha é que estará presente na tela de envi ds blets (mstrada na próxima etapa). Pr este mtiv, pssuir cadastrad na tela de Pessas é uma frma de agilizar td prcess, uma vez que ele será levad autmaticamente para a tela de envi. Etapa 2: Prcess de envi de blets pr Após realizar as cnfigurações que permitem envi d blet pr , esclher tip de cmpsiçã de senha, averiguar e atualizar s dads das pessas cadastradas n sistema Cndmíni21, passa-se para prcess de envi d arquiv. Cm fazer: a) Acesse menu Baixas/ Cbranças > Recibs/ Blets; b) Selecine a unidade para a qual blet será enviad e clique n btã Enviar ; 6

7 c) Após a cnfirmaçã das mensagens padrões de emissã ds títuls será apresentada a tela de Envi de blet pr , cntend tdas as infrmações necessárias para envi e recebiment d títul. d) Cnfira s dads, em seguida marque s blets que serã enviads e entã clique n btã Enviar. 7

8 e) Observe que na imagem acima status estava cm Aguardand envi, após cncluir prcess será apresentada a mensagem de cnfirmaçã e status mudará para Enviad cm Sucess, cnfrme mstrad abaix. Imprtante: Cas acnteça alguma incnsistência durante envi d cm, pr exempl, s dads das cnfigurações estejam inválids u mesm servidr de s esteja fra d ar, blet nã será enviad e status mudará para Falha n envi. Na tela de Envi de Blets pr camp Endereç de trará principal presente n cadastr da pessa, prém estará habilitad para alteraçã cas se faça necessári. Cntud, é imprtante frisar que quand huver a alteraçã d endereç de n mment d envi, este será cnsiderad também para a visualizaçã d blet, cas a senha seja cmpsta pels três caracteres d . f) Após envi ds blets pr , tdas as infrmações referentes a este prcess pderã ser verificadas na tela de Cnsulta Blets presente n menu Arquiv > Lg > > Cnsulta de Blets. 8

9 Observaçã: Os dads d envi de blets que sã apresentads na tela de Lg, smente sã dispnibilizads e atualizads se a cnfiguraçã Lg de envi de presente n menu Arquiv > Cnfiguraçã d Sistema >Integrações > estiver marcada. 9

10 Etapa 3: Visualizaçã d blet em PDF recebid pr Cm a cnclusã das duas etapas anterires, cndômin irá receber um cntend cm anex seu blet em frmat PDF pdend abri-l smente cm sua senha individual. Cm fazer: a) Clique para abrir arquiv recebid n e bserve que em seguida será exibida a tela para inserçã da senha. b) Digite a senha, de acrd cm a cmpsiçã esclhida e clique em OK. Exempl: Para tip de cmpsiçã cm s 3 primeirs dígits d CPF/CNPJ + s 3 primeirs caracteres d principal d cndômin: - CPF: ; - pessa.teste@ .cm.br -Senha: 001pes 10

11 Para tip de cmpsiçã cnsiderand CPF/CNPJ d cndômin (Smente númers): - CPF: ; -Senha: c) Cm a cnfiguraçã Incluir mdel de senha n crp d blet marcada (relatada na Etapa1) cnterá a descriçã da cmpsiçã da senha, cnfrme é demnstrad abaix: Para a pçã: 3 primeirs dígits d CPF/CNPJ + s 3 primeirs caracteres d principal d cndômin: Para a pçã: CPF/CNPJ d cndômin (Smente númers) 11

12 Dica: - Há uma cnfiguraçã n sistema Cndmíni21 que permite cadastrar uma nva pessa u alterar s dads de uma já existente smente se CPF/ CNPJ tiver sid inserid. Essa pde ser uma maneira prática para que s dads fiquem cmplets e assim evite retrabalhs futurs para inserçã dessas infrmações. Além diss, cm a nva brigatriedade exigida pels bancs, nde tdas as cbranças pderã ser smente d tip Registrada em breve cadastr d CPF/ CNPJ se trnarã brigatóris. Salientams também que a marcaçã dessa cnfiguraçã nã é smente para validaçã na tela de Pessas, mas também em tdas as utras telas d sistema as quais pssuem camp CPF/CNPJ. Acesse menu Arquiv > Cnfiguraçã d Sistema > Financeir aba Outrs. Marque a pçã Camps Obrigatóris e clique em Gravar. 2.Nv prcess de envi de cartas de cbranças pr Cm intuit de aprimrar a funcinalidade e prcess de emissã de cartas de cbranças fi criada uma nva funcinalidade n sistema Cndmíni21, que permite envi deste dcument pr , facilitand dessa maneira um puc mais a rtina das administradras, n que se refere a ganh de temp cm manusei das cartas. Para aderir à nva funcinalidade fi criada a aba na tela atual das Cartas de Cbrança e nela serã esclhids destinatári (Lcatári, Prprietári e Imbiliária) para quem a carta será enviada e também camp para anexar um utr dcument a . 12

13 Ressaltams que a nva aba ficará dispnível smente para s cndmínis que estiverem cnfigurads para enviar dads para Cmunidades21 Online e para s mdels de cartas A, B, CEF e Blet. Além diss, s dads da carta de cbrança crrespnderã à seleçã ds dads nas abas Filtrs e Filtrs Avançads. Cm fazer: a) Acesse menu Relatóris > Cartas de Cbrança. b) Selecine um ds mdels de carta citads na apresentaçã acima e bserve que a nva aba será habilitada. c) Clique na aba e selecine destinatári da carta. d) Cas seja precis anexar algum utr arquiv, clique n btã e esclha mesm. e) Em seguida clique em Enviar. 13

14 Observaçã: Se prventura, destinatári esclhid seja Imbiliária, será enviad para endereç eletrônic infrmad n cadastr da imbiliária vinculada à unidade f) Psterirmente, será exibida a tela Enviar carta de cbrança pr , selecine a carta e clique em Enviar. 14

15 g) O status da carta de cbrança segue mesm padrã d Envi de blets pr , apresentad na Etapa 3 d item anterir, bem cm a tela de Lg criada especificamente para esta funcinalidade, cntend s dads d prcess. h) Acesse menu Arquiv > Lg > > Cnsulta de cartas de cbrança. Selecine as pções e filtrs necessáris e clique em Filtrar. i) Serã apresentads dads cm: usuári, remetente, status e inclusive caminh d arquiv anexad a . j) Após prcess de envi, a carta será recebida pr em frmat PDF e seguind mdel cadastrad n sistema para tal prcess. Observações: Quand endereç de cbrança da unidade estiver cnfigurad para tip de endereç sacad a carta será enviada para que estiver cadastrad n endereç de cbrança, residencial u cmercial, dependend d que estiver selecinad n filtr Endereç da aba Filtrs Avançads. Quand tip de endereç estiver cnfigurad para unidade a carta será enviada para infrmad na aba Dads Cmplementares d cadastr da unidade. As pções d camp Operaçã na tela de Filtrs estã cm a mesma funcinalidade, prém sfreram uma alteraçã na nmenclatura, passand entã a pçã Imprimir carta cbrança para Emitir carta cbrança e a pçã Reimprimir passand para Reemitir. A carta de cbrança n frmat Blet nã será enviada cm senha, pis cm se trata de um dcument que a inadimplência é apresentada a sua visualizaçã nã pde ser impssibilitada. 15

16 3.Atualizaçã da nmenclatura de arquivs remessa d Banc Sicredi Atualizada na nva versã d Cndmíni 21 a nmenclatura ds arquivs de remessa d Banc Sicredi. Seguind leiaute CNAB400 d banc, a extensã d arquiv deverá ser a d tip.rm a partir da segunda remessa gerada n dia. Além diss, de acrd cm leiaute é permitid gerar dez arquivs de remessa pr dia para uma mesma cnta crrente, send essa regra também inserida n sistema a partir de entã. O Cndmíni21 gerava a nmenclatura cm a extensã.crm para tds s arquivs.cm este nv ajuste, primeir arquiv de remessa será gerad cm a extensã.crm e a partir da segunda remessa, a extensã passa a ser.rmx, nde X é a sequência da remessa iniciada pel númer 2(dis). É imprtante frisar que a extensã ds arquivs será mdificada smente se a primeira remessa d dia fr gerada já na nva versã d Cndmíni21, cas cntrári sequencial d dia ficará zerad. Send assim, acnselhams que a versã seja atualizada antes da geraçã da primeira remessa u entã que nã seja gerada uma segunda remessa n mesm dia da atualizaçã. Cm fazer: a) Acesse menu Baixas / Cbrança > Cbrança CNAB. b) Selecine a unidade, a cnta crrente d Banc Sicredi e clique n btã Remessa. 16

17 c) Esse primeir arquiv gerad n dia terá sua descriçã cmpsta pels s 5 Dígits d Códig Cedente + númer d Mês + númer d dia da geraçã + extensã.crm. Exempl: - Códig Cedente: Mês: 09 (Setembr) - Dia da geraçã: 10 - Quantidades de remessa geradas n dia: 0 - Nmenclatura d arquiv será: CRM d) Para gerar a segunda remessa, repita s passs da letra a e b deste item e verifique que a partir d segund arquiv gerad n dia a descriçã d mesm será cmpsta pels 5 Dígits d Códig Cedente + númer d Mês + númer d dia da geraçã + extensã.rm + X (sequencial da remessa n dia iniciad pr 2). Exempl: - Códig Cedente: Mês: 09 (Setembr) - Dia da geraçã: 10 - Quantidades de remessa geradas n dia: Uma - Nmenclatura d arquiv será: RM2 e) Quand limite máxim de 10 remessas fr atingid n dia, sistema irá apresentar uma mensagem infrmand que nã será mais pssível realizar prcess para a cnta crrente utilizada. 17

18 f) Dessa frma, últim arquiv de remessa pssível gerad n dia sempre cnterá sequencial 9 em sua nmenclatura. Exempl: - Códig Cedente: Mês: 09 (Setembr) - Dia da geraçã: 10 - Quantidades de remessa geradas n dia: Nve - Nmenclatura d arquiv será: RM9 4.Atualizaçã da nmenclatura ds camps da ficha de cmpensaçã ds blets da Caixa Ecnômica Federal ns frmats A e C A partir da nva versã d sistema Cndmíni21, s blets de frmats A e C terã as nmenclaturas da ficha de cmpensaçã, apresentadas da mesma maneira que sã exibidas n frmat CEF. Os ajustes ns camps da ficha de cmpensaçã ds blets, fram atualizads visand padrnizar s blets cnfrme leiaute mais atual da Caixa Ecnômica CEF. É imprtante ressaltar, que as alterações fram smente para banc CEF e para s mdels citads acima. 18

19 Cm fazer: a) Acesse menu Cadastrs > Cndmínis > Cnfigurações Avançadas aba Cbrança Avançada. b) Selecine n camp blet um ds frmats A u C e clique em Gravar. c) Em seguida acesse menu Baixas/Cbranças > Recibs/Blets, selecine um títul a ser emitid para uma cnta crrente da CEF e clique em Visualizar. 19

20 d) A ficha de cmpensaçã seguirá mdel apresentad na imagem abaix e s camps sinalizads sã s que sfreram alterações, lg a seguir é apresentada a ficha de cmpensaçã n mdel anterir. Mdel nv: Mdel anterir: Observaçã: O exempl da ficha de cmpensaçã exibida nas imagens acima, sã d blet n frmat A, cntud as alterações para frmat C sã as mesmas, ambas seguind frmat atual CEF. 20

21 Tratament de Cbranças Registradas Caixa Ecnômica Federal - CEF Seguind leiaute Padrã FEBRABAN/CNAB SIGCB 240 Psições fi realizad adequaçã para que sejam apresentads n arquiv remessa da CEF (apenas SIGCB) a quantidade e valr ttal ds títuls de acrd cm a carteira utilizada. 21

22 Lista de FIX Ajuste ns valres das receitas apresentadas n relatóri de balancete n frmat J, s quais estavam ficand incrrets em alguns cass. Tratament n prcess de vinculaçã de imagens, pel GED, nas parcelas de lançaments de cntas a pagar para que a imagem se replique para tdas as parcelas criadas. Acert realizad na tela de Cópias de Cheques, a qual nã estava apresentad s dads d Nminal vinculad a mesm. Tratament realizad para que sistema realize a baixa crret de arquivs de retrn d tip geral, que cntêm blets cm liquidações de cndmínis diferentes. Tratament de advertência apresentada a visualizar s blets, quand a pçã Prp/Lc cm endereç igual a d cndmíni estava selecinada. Ajuste realizad em blets de acrd, s quais nã estavam apresentand, em algumas situações, a quantidade crreta d cnsum. Tratament de advertência exibida a cadastrar nvas leituras de cnsums. Tratament para permitir a exclusã de usuáris que cntenham apenas lançaments já excluíds d sistema. Tratament na tela Obter dads de cnsum d Cmunidades21, para que a selecinar tdas as linhas (clicand n cabeçalh da cluna) e cnfirmand s dads, sistema cnfirme a açã selecinada. Ajuste realizad em advertência exibida após reiniciar a numeraçã CNAB, a emitir blets cuja numeraçã já tenha sid esturada. Acert na apresentaçã de valres agrupads pr Cnta Crrente Virtual ns balancetes. Tratament realizad n balancete d tip anual, para que sald inicial apresentad seja mesm que sald inicial pr períd quand as datas selecinadas se cincidam. Ajuste na tela d relatóri de Pessas/Prprietáris/Lcatáris que nã estava exibind a pçã Lista de Identificadres On-line. Tratament de lentidã apresentada a visualizar blets, quand sistema estava em rede e send utilizad em mais de uma máquina a mesm temp. 22

23 Evluções d Cndmíni 21 Manual da Versã 36.03/ Versã Funcinalidades 35.88/ Criaçã de nv camp de mesclagem para as mensagens de cbrança Nv parâmetr de dispnibilizaçã de blets de 2ª via para Cmunidades21 Online Manutençã d nss númer em blets baixads parcialmente Inclusã de nvs filtrs para melhria na identificaçã da inadimplência em Blets, Balancetes e na Publicaçã em lte Parâmetrs Cntas Originais e Cntas Atuais Nv prcess de autrizaçã de pagaments de despesas pr alçada 35.75/ Ajustes n prcess de Hmlgaçã Carteira 112 Banc Itaú Melhria na alteraçã de Lançament Rápid Nv cmb Cnta Crrente Melhria n prcess de emissã de Balancete - nv parâmetr cnsiderar situaçã ds acrds na épca Alteraçã n prcess de arrecadaçã de Impsts - CSLL, PIS e COFINS 35.74/ Nv Filtr data de liquidaçã e data de pagament n Relatóri Sintétic de Cnta Crrente 35.71/ Alteraçã da nmenclatura n camp pagadr/avalista d blet laser para banc SICCOB. Nv mdel de Relatóri de Acrd. Nv mdel de Relatóri de Inadimplência / Alterações em leiautes de telas da Segunda via de Blets Autmátic Inclusã de nva pçã para cadastrar Cntrats de pessas relacinadas ás unidades Nvas pções de exclusã para Cidade e Estad Nv Mdel de Relatóri de Cntas a Receber pr Unidade 35.46/ Melhria n prcess de emissã de blets, cartas de cbranças e cmunicads Grup Print. Ajuste n prcess de emissã de cartas de cbranças definidas cm sub judice. Plan de Cntas Glbal / Melhria n prcess de emissã de balancete - nv parâmetr Cnsiderar situaçã das cntas na épca. Melhria n prcess de geraçã d arquiv Remessa Envi de Multas Caixa Ecnômica Federal / Melhria n prcess de emissã de blets, cartas de cbranças e cmunicads Grup Print. Ajuste n prcess de emissã de cartas de cbranças definidas cm sub judice Plan de Cntas Glbal / Melhria n prcess de emissã de balancete - nv parâmetr Cnsiderar situaçã das cntas na épca. Melhria n prcess de geraçã d arquiv Remessa Envi de Multas Caixa Ecnômica Federal. 23

24 35.14/ Melhria n prcess de exprtaçã de lançaments a Grup Cntábil Nv parâmetr Descnsiderar cntas zerads u negativas n Menu Arquiv > Integrações. Melhria prcess de Cbrança de Cntas a Receber - nv parâmetr Blquear lançament para pessas nã vinculadas à unidade / Nã huve Nvidades na Versã 35.08/ d Sistema Cndmíni / Melhria n tratament de definiçã de faixa numérica ds blets n prcess de cbrança. Melhrias Segunda via de blet autmática nvs parâmetrs Publicar 2ª via de blets de acrd e Praz para slicitaçã da 2ª via d blet cm crreçã / Relatóri de Baixa de Receitas Nv parâmetr Exibir nme prprietári/lcatári/cliente. Melhria n cadastr de Cnta Crrente - nv filtr Cbrança cm Códig d Cedente. Melhria na alteraçã de Lançament de Cntas a Receber Nv btã Alterar em Lte / DIRF 2015 nv parâmetr Identificadr d Layut e adequaçã a nv layut para geraçã da DIRF / Nv parâmetr em relatóri de acrds Mstrar data de pagament para acrd de acrd. Relatóri de Benchmarking* nv filtr códig pr grup e melhrias para rdenaçã de itens. Banc SICOOB - tratament camp Tip Distribuiçã n arquiv de Remessa / Nv filtr na tela de emissã de balancete Nã exibir resum financeir Imprtaçã de Unidades e Pessas Nva frma de realizar lançaments de Impsts 24