Sistema de CRM - em DataEase DOS

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1 Sistema de CRM - em DataEase DOS

2 Copyright Este protótipo incial de CRM foi desenvolvido pela Equação Informática com o objetivo de demonstrar as capacidades do software de Banco de Dados DataEase para DOS. Sua reprodução e uso é livre, no entanto a Equação Informática não prestará suporte ou manutenção no mesmo nem se responsabilizará pelo uso que venha a ser dado ao sistema. Equação Informática e Comércio Ltda R Santa Isabel, 137 Cj 32 VL Buarque - São Paulo - SP Tel: (11) Fax: (11) Agosto/2002 Equação é marca registrada da Equação Informática e Comércio Ltda Todas as demais marcas citadas neste documento pertecem a seus respectivos fabricantes e/ou distribuidores.

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4 Descrição Básica O Objetivo deste sistema é fornecer uma forma consistente para cadastramento de entidades e pessoas com quem uma organização mantenha relacionamento, comercial ou não. O sistema está estruturado em uma árvore de Menus que contempla ose seguintes módulos: Módulo de Contatos Cadastro de Organizações Cadastro de Pessoas Cadastro de Contatos Relatório de Avaliação de Contatos Relatório de Retorno de Contatos (Agenda ) Relatório de Contatos Realizados Emissão de Etiquetas Móduto de Recados Cadastrar Recados Internos Consultar Recados Tabelas Acessórias Cadastro de Funcionários Cadastro de Departamentos Cadastro de Cargos Cadastro de Atividades Cadastro de Tipos de Contato Cadastro de Grupos Empresariais Manutenção do Sistema Reorganiza Tabela Organização Reorganiza Tabela Pessoas Reorganiza Tabela Contatos Reorganiza Tabela Recados Reorganiza Tabelas Acessórias Atenção: cópias de backup dos dados devem utilizar uma ferrramenta de backup apropriada e externa ao DataEase. Em caso de uso do sistema em ambiente de produção é essencial a criação e uso de rotinas de backup para evitar perda de informações em casos de acidente. Para execução do sistema em ambiente windows é adequado executá-lo em uma janela, para impressão do relatórios utilize preferencialmente uma impressora local. A emissão de etiquetas de mala direta esta formatada para impressora lase padrão HP, utilizando formulário padrão AVERY, código 5162, em folhas tamanho carta. 1

5 A seleção de opções de menu pode ser feita de uma das seguintes maneiras: Teclando o número da opção Selecionando a opção com as teclas de movimentação do cursor e teclando <ENTER> Com uso do mouse, apontando e clicando a opação desejada. O Sistema foi desenvolvido utilizando a versão 5.16 do DataEase DOS e utiliza todos os recursos deste banco de dados, as principais funções e teclas de uso comum são listadas abaixo: As teclas de função abaixo são de uso constante no sistema, para inteirar-se do uso de outras teclas acione a Ajuda online do DataEase: ALT-F1 - Aciona o sistema de ajuda on-line do banco de dados F2 - Grava um registro ou comanda a execução de um relatório F7 - Apaga um registro do arquivo F8 - Atualiza um registro alterado no arquivo ESC - Sai de um arquivo ou relatório ou retorna ao menu anterior F3 - Mostra o próximo registro no arquivo SHIFT-F3 - Mostra o Registro anterior no arquivo ALT-F5 - Aciona o modo de pesquisa de registros ALT-F3 - Localiza o próximo registro que combina com o critério de seleção SHIFT-F1 - Apresenta uma tabela com todos os registros que combinam com o critério de seleção até o limite de 5000, no modo tabela SHIFT-F1 retorna para a tela de entrada de dados. Uma caracteristica marcante do DataEase é a facilidade de seleção e pesquisa de dados. Ao teclar ALT-F5 em uma tela de entrada de dados qualquer campo, ou combinação de campos, pode ser utilizado para especificar um critério de seleção. Os critérios de seleção podem utilizar caracteres coringa ( * - asterisco e/ou? - interrogação ) para substituir para da informação a ser pesquisada. Por exemplo para selecionar todos os registros de pessos cujo nome comece pela letra M, tecle ALT-F5, leve o cursor até o campo nome e digite M* e tecle SHIFT-F1. O DataEase montará uma tabela com todos os registros cujo nome da Pessoa comece por M. Para instalar o sistema em seu computador crie um diretório com o nome DEASE no disco rigido e copie o arquivo CRMEASE.EXE para este diretório. Feita a cópia digite o seguinte comando: CRMEASE -d 2

6 O DataEase Exec e o banco de dados serão descompactados e estarão prontos para uso, para iniciar o aplicativo digite o seguinte comando: DEXEC16M X:\DEASE\CRMEASE CRM-EASE USUARIO USUARIO Onde X: é a letra de identificação do seu disco rigido. CRM-EASE é o nome do banco de dados e as duas palavras usuário são respectivamente o nome e a senha para acesso ao banco de dados. Para alterar o sistema é necessári o uso de uma versão completa do DataEase devidamente licenciada e do nome e senha do administrador do banco de dados. Ao iniciar o sistema você entra automaticamente no Menu principal do banco de dados: Menu Principal do Sistema A Partir deste menu você possui acesso a operação de todo o sistema, a letra a direita da Opção indica qual ação será executada, de acordo com a seguinte legenda: M - Menu de usuário A - Arquivo de dados R - Relatório Os módulos mais usados são 1 - Módulo de Contatos e 2 - Módulo de Recados, no entanto a operação destas funções depende do preenchimento de informações préviamente cadastradas nas tabelas acessórias, portando a descrição do sistema será iniciada pela opção 3. 3

7 Tabela Acessórias Menu de Acesso as Tabelas Acessórias ao Sistema Os cadastros de Departamentos, Cargos e Atividades já possuem diversos registros prédefinidos, para acessa-los basta selecionar a opção corresponde. Para pesquisar os registros já incluidos utilize a tecla F3. Para criar novas categorias digite a descrição das mesmas e tecle F2 para gravar um novo registro. 4

8 Funcionários No cadastro de Funcionários devem ser incluidos os nomes da pessoas que irão utilizar o sistema, seja apenas operando o mesmo ou como destinatários de mensagens no módulo de recados. Tela do arquivo de funcionários O código do funcionário é um número sequencial definido pelo próprio sistema, as demais informações devem ser preenchidas normalmente. Tanto o Departamento quanto o Cargo estão codificados nas tabelas apropriadas, pesquise neste arquivos para obter o código correto a ser inserido nestes campos. Caso várias pessoas estejam utilizando o sistema e haja a figura o Supervisor de Equipe, informe no penúltimo campo o código a quem este funcionário está subordinado. O Supervisor precisa ser cadastrados no arquivo de funcionários antes desta atribuição. Este é um exemplo de uso de autorelacionamento dentro do banco de dados DataEase. Para pesquisar Cargos e Departamentos você também pode posicionar o cursor no campo do código e teclar CTRL-F10, será aberta uma janela a direita para você selecionar a informação requerida. Ao teclar <ENTER> o código será automaticamente preenchido bem como o nome do departamento ou cargo. Tecle F2 para gravar um novo funcionário, ao alterar os dados de um funcionário já cadastrado tecle F8 para efetivar a alteração. Em caso de desligamento não apgaue o registro, altere o status para inativo. Apagar um registro neste ponto deixará informações em outros arquivos imcompletas e inconsistentes. 5

9 Tipos de Contato Neste cadastro devem ser inseridos todas as variante de contato passivel de ser efetuado com pessoas ou organizações externas. Arquivo de Tipos de Contato Apesar de permitir a inclusão de até 999 ocorrências diferentes, deve-se ter o cuidado de manter esta lista suscinta de forma a não dificultar o processo de cadastramento de contatos. O Código envio de Mala Direta já cadastrada não deve ser alterado ou excluido pois é utilizada no lançamento automático quando da impressão de etiquetas de Mala direta. 6

10 Módulo de Contatos O Menu de Contatos permite acesso aos arquivos e relatórios para administração de contatos com entidades e pessoas externas. Menu do Módulo de Contatos A partir deste Menu é possível efetuar o cadastramento de entidades ( pessoa fisica ou juridica ) com os quais se mantém algum tipo de ralacionamento. Este cadastramento foi normalizado, de forma a separar as informações de básicas de endereçamento ( opção 1 ), das n Pessoas com que podemos tratar em um entidade qualquer ( opção 2 ) Existe um relatório de avaliação dos contatos efetuados, uma listagem de Retornos que funciona como uma agenda e uma listagem de Contatos realizados por Funcionário dentro de um período. A última opção é para emissão de etiquetas de Mala Direta de acordo com critérios que serão definidos no Arquivo de Pessoas, detalhado a frente. 7

11 Cadastro de Organizações Neste arquivo dese ser inserido os dados de cadastro das entidades com as quais há algum tipo de relacionamento. Na segunda parte da tela, utilizando o recurso de subformulário do DataEase, estão as informações de até 5 Pessoas na entidade com as quais mantemos contato. As informações alteradas nesta tela serão automaticamente replicadas no arquivo de Pessoas quando teclar-se F8. Quando o cadastro for de pessoa juridica, pode ou não ocorrer o cadastramento no arquivo de pessoas. Quando o registro for de pessoa fisica, deve-se necessáriamente inserir um registro no arquivo Pessoas de forma a controlar os contatos e o envio de Mala direta. A codificação das atividade pode ser acessada por CTRL-F10, para pesquisa e preenchimento desta informação diretamente da tabela de atividades cadastradas. O campo endereço auditado deve ser preenchido como Sim quando houver absoluta certeza das informações de endereçamento para envio de correspondência. Evite o cadastramento de CEP genérico ( com as últimas 6 posições zeradas ), pois o correio não garante a entrega destas corrrespondências. Na dúvida utilize um Guia Postal, como o Mr. PostMan para Windows comercializado pela Equação, para consultar estas informações antes de efetuar o cadastro. 8

12 Cadastro de Pessoas Insira neste arquivo informações sobre as pessoas com as quais mantem-se algum tipo de contato. Quando a Pessoa for desligada da organização original, troque o código da Organização, se você não souber para onde esta Pessoa foi não apague o registro, apenas altere o status para Inativo. O preenchimento dos campos de Departamento e Cargo seguem o padrão visto no arquivo de funcionários, mas você possui um campo extra para aprimorar estas informações. A informação sobre secretária é um autorelacionamento, portanto o código e a pessoa já devem estar cadastrados antes do preenchimento destes dados. No bloco de informações sobre markting indique em que condições deverá ser emitida etiqueta de Mala direta para esta Pessoa. Lembre-se que para pessoas com status Inativo ou com o campo Endereço OK = N, nao serão impressãs etiquetas. O campo Endereço OK é preenchido automaticamente pelo sistema, impedindo a impressão de etiquetas para endereços claramente inválidos. O campo Última Mala também é preenchido de forma automática, com a data do dia em que foi impressa etiqueta para envio de correrspondência para esta pessoa. Impressão de etiquetas para envio de cartòes de natal, brindes de fim de ano ou felicitação por aniversário não alteram o campo de Última Mala. 9

13 Cadastro de Contatos Neste arquivo devem ser digitados todos os contatos efetuados com empresas ou pessoas externas a organização. A maioria dos campos são auto explicativos, e tem informação adicionais no sistema de Ajuda do DataEase. As informações de empresa, pessoa envolvida ( interna/externa ) são derivadas respectivamente dos arquivos Organização, Funcionários e Pessoas pelo código númerico. As demais informações são de digitação livre e servem para qualificar e o histórico dos contatos efetuados. A qualificação do tipo de contato também é derivida de tabela auxiliar. O último campo desta tela Próximo Follow-up em: é usado em relatório de agenda para controlar o retorno de pendências. Quando o contato for em ambiente externo é possível controlar parte das despesas para reembolso preenhendo os dados da segunda tela for arquivo Contatos Efetuados. 10

14 Relatórios de Contatos Existem quatro relatórios definidos para gerenciamento do módulo de contatos efetuados: Relatório de Avaliação de Contatos: Listagem de Contatos efetuados por um funcionário dentro de um período. Ao aparecer a tela de seleção digite o código do funcionário, o nome será derivado automativamente do arquivo correspondente, e defina se deseja o relatório por período e das datas de inicio e fim deste período. Tecle F2 para executar o relatório ou ESC para abandoná-lo. Relatório de Retorno de Contatos (Agenda ): Este relatório lista todos os contados que foram agendados para retorno em uma determinada data. Os compromissos de cada funcionário são separados por página, de forma que é possível destacar e distribuir a agenda para cada um. Relatório de Contatos Realizados: Resumo de contatos efetuados em um períodos, indicando que fez o contato e com quais empresas e pessoas este contatos foram realizados. Emissão de Etiquetas: para envio de mala direta. Este relatório apresenta uma tela de seleção que permite escolher para quais pessoas serão emitidas etiquetas, de acordo com os critérios assinalados no arquivo de Pessoas. Tela de Seleção de Etiquetas A impressão de etiquetas obedecerá o preenchimento dos campos no arquivo Pessoas, exceto no caso da última opção que irá gerar etiquetas de endereçamento para organização sem nenhum contato cadastrado. 11

15 As opções Cliente, Informativo, Mala Genérica e Selecionados irão criar um registro no arquivo de contatos efetuados para cada etiqueta emitida. A descrição e data de follow-up, quando for pertinente, devem ser preenchidas neste caso para o correto acompanhamento e controle de retorno da mala direta. Além de gerar um registro no arquivo de Contatos Efetuados, o sistema irá atualizar automaticamente o campo Última Mala, no arquivo Pessoas, com o dia da impressão das etiquetas, A impressão de etiquetas de aniversário e para envio de brindes e cartões de fim de ano não geram registros no arquivo de contatos. Lembre-se de que etiquetas somente serão emitidas para contatos e organizações com o campo Status Ativo, e que o indicador de endereço esta marcado com S. As etiquetas estão definidas para saida em impressoras laser padrão HP, e utilizam formulário de etiquetas em folha solta da AVERY, código 5162 tamanho Carta. O Texto será impresso em 15CPP ( quinze caracteres por polegada). A impressão deverá ocorrer também de forma satisfatória em impressoras jato de tinta, HP ou não, que estejam configuradas para utilizar a linguagem PCL5 da HP. 12

16 Módulo de Recados Este módulo do sistemas tem por objetivo cadastrar e permitir a consulta de mensagens para usuários do sistema, funcionando apenas para aqueles que estejam cadastrados no arquivo Funcionarios. Composto por duas telas básicas, uma para cadastramento e outra para consulta seu uso é bastante simples. Tela para Cadastramento de Recados As mensagens são númeradas sequencialmente apenas para controle interno do sistema, uma mesma mensagem pode ser direcionada para até duas pessoas, para isso digite o Apelido nos campos Recado Para, ou para. Deve ser usado a mesma informação cadastrada no Arquivo de Funcionarios. Para ver quem são os funcionários aptos a terem suas mensagens cadastradas tecle CTRL-F10. Indique se a mesnagem é urgente ou não e digite uma descrição suscinta. Tecle F2 para gravar a mensagem, ou F8 para alterá-la. Caso necessite apagar uma mensagem apenas tecle F7 e confirme a exclusão do registro. 13

17 Tela para Visualização de Mensagens Nesta tela você pode visualizar todos as mensagens de um funcionário, basta digitar o Apelido da Pessoa no campo Quem, seguido da data a ser consultada, para que sejam mostrados os recados dirigidos a ela de forma direta ou alternativa. Se você não digitar uma data a consulta será feita apenas para o dia de hoje. Posicione o cursor sobre a linha a ser verificada e tecle F10 para ver o registro completo. Lembre-se de alterar o Status para os recados atendidos, e a data em que o mesmo foi respondido de forma a evitar novas ligações de resposta. Caso não queira manter o registro desta mensagem apenas tecle F7 para eliminá-lo do arquivo. Lembre-se que ao efetuar a entrada e exclusão de muitas mensagens diariamente o tempo de resposta do sistema pode ficar comprometido. Semanalmente ececute o processo de reorganização do arquivo de Recados. 14

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