IMPLANTAÇÃO DE UM PLANO DE CONTAS GERENCIAL Supermercado Caliani Getulina Ltda. Getulina - SP

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1 UNISALESIANO Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium Curso de Ciências Contábeis Joziane Corrêa de Lima Lígia Flavia Costa Fermino Lílian Fernanda Ferreira Ambrósio Milena dos Santos Generozo IMPLANTAÇÃO DE UM PLANO DE CONTAS GERENCIAL Supermercado Caliani Getulina Ltda. Getulina - SP LINS SP 2009

2 1 JOZIANE CORRÊA DE LIMA LÍGIA FLAVIA COSTA FERMINO LILIAN FERNANDA FERREIRA AMBRÓSIO MILENA DOS SANTOS GENEROZO IMPLANTAÇÃO DE UM PLANO DE CONTAS GERENCIAL Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora do Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, curso de Ciências Contábeis sob a orientação da Profª. M.Sc. Rosiane Cristina Sozzo Gouvêa e orientação técnica da Prof.ª M.Sc. Heloisa Helena Rovery da Silva. LINS SP 2009

3 L698i Lima, Joziane Corrêa; Fermino, Lígia Flavia Costa; Ambrósio, Lilian Fernanda Ferreira; Generozo, Milena dos Santos Implantação de um plano de contas gerencial: Supermercado Caliani Getulina Ltda / Joziane Corrêa Lima; Lígia Flavia Costa Fermino; Lilian Fernanda Ferreira Ambrósio; Milena dos Santos Generozo. Lins, p. il. 31cm. Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium UNISALESIANO, Lins-SP, para graduação em Ciências Contábeis, 2009 Orientadores: Rosiane Cristina Sozzo Gouvea; Heloisa Helena Rovery da Silva 1. Supermecado Caliani. 2. Contabilidade Gerencial. 3. Plano de Contas Gerencial. I Título. CDU 657

4 1 JOZIANE CORRÊA DE LIMA LÍGIA FLAVIA COSTA FERMINO LILIAN FERNANDA FERREIRA AMBRÓSIO MILENA DOS SANTOS GENEROZO IMPLANTAÇÃO DE UM PLANO DE CONTAS GERENCIAL Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, para obtenção do título de bacharel em Ciências Contábeis. Aprovada em: / / Banca Examinadora: Prof ª. Orientadora: Rosiane Cristina Sozzo Gouvêa Titulação: Mestre em Contabilidade Avançada pela Universidade de Marília. Assinatura: 1º Prof (a): Titulação: Assinatura: 2º Prof (a): Titulação: Assinatura:

5 2 DEDICATÓRIA Dedico esta realização ao meu Sr. Jesus, meu único e verdadeiro salvador que o tempo todo esteve à frente de tudo na minha vida, me dando força, sabedoria, esperança e por ter cumprido mais uma de Suas promessas. Obrigado Papai! Tu és o meu Rei e meu Senhor! Dedico também aos meus pais por estarem comigo nas dificuldades mostrando que aos olhos da fé tudo é possível ao que crê. Meu muito Obrigado! Deus abençoe! E aos irmãos, familiares, amigos, enfim a todos que oraram por mim, principalmente aqueles que o Senhor enviou como verdadeiros anjos que nessa caminhada estiveram me fortalecendo espiritualmente. Obrigado! Joziane Gostaria de agradecer aos meus pais, minha querida vó Maria, e meus irmãos que estiveram comigo desde o inicio. Em especial ao meu noivo Leonardo que está sempre ao meu lado, me dando forças para continuar a caminhada. Lígia Dedico esse trabalho aos meus pais, Ana e Antônio, a meu irmão Luis Fernando que contribuíram em mais uma vitória de minha vida. E principalmente a meu esposo Júnior, que durante todo curso me apoiou, incentivou e sempre se mostrou companheiro me ajudando em todos os momentos. Lílian Dedico este trabalho á Deus, a minha Fé, aos meus pais, Nelson e Cléo, e minha irmã Maryane, que através dos seus pequenos gestos, me deram forças para lutar e vencer todos os obstáculos. Ao meu namorado André, obrigada, por tudo que você contribuiu para a realização desse tcc. Em especial à minha mãe, e minha querida madrinha que em todos os momentos nunca me desampararam nessa caminhada. Milena

6 3 AGRADECIMENTOS A Deus Agradecemos primeiramente a Deus, por sempre estar ao nosso lado nos direcionando e conduzindo a mais uma conquista de grande importância em nossas vidas. Às nossas Famílias Pelos valores ensinados durante nossas vidas propiciando condições para formação de um caráter ético, e orientando-nos na busca dos nossos objetivos. À Empresa Pela atenção e fornecimento de material e informações necessárias para elaboração da presente monografia. Ao Sr. José Carlos Caliani, pela acolhida nas reuniões e visitas ao Supermercado Caliani. Aos Professores Que iluminaram nossos caminhos, com lições de vida e sabedoria, mostrando que o empenho e a dedicação e aos estudos culminam no desenvolvimento de um profissional apto para o mercado. À Orientadora A nossa querida amiga e Professora Rosiane Cristina Sozzo Gouvêa, pela compreensão e disposição, oferecendo valioso material no desenvolvimento do estudo proposto.

7 RESUMO Com a chegada do século XXI, o cenário empresarial está exigindo que as empresas procurem meios que possam reduzir o grau de incertezas quanto à tomada de decisões, assim buscando dados claros, rápidos e precisos, a custo satisfatório. Essa busca é uma questão de sobrevivência, uma vez que o mercado está competitivo. A empresa estagiada iniciou suas atividades em 1991, como mercearia. No início de 1994, em função da alta demanda para um pequeno espaço, o proprietário resolveu estabelecer-se em um local maior, onde está localizado até o momento. A empresa está sempre buscando aperfeiçoar suas informações, que ainda não são suficientes. Uma possível ferramenta é a utilização da Contabilidade Gerencial, que pode proporcionar uma visão ampla com linguagem simples e objetiva em todos os aspectos desejados, podendo, assim, saber a situação atual, para posteriormente, traçar planos futuros. Pois, com o atual momento econômico brasileiro está cada vez mais difícil a administração financeira para as empresas, necessitando de um profundo conhecimento de sua situação. Esse conhecimento pode vir através de um Sistema de Informação Contábil Gerencial que gera relatórios gerenciais com base em um Plano de Contas Gerencial, onde o mesmo capta todos os dados, processa e devolve como produto final, pois a falta de um controle adequado poderá distorcer o resultado final das informações, integrando todos os departamentos. A proposta de intervenção sugerida à empresa estagiada é a implantação de um plano de contas gerencial que poderá demonstrar todos os dados necessários existentes na empresa de forma ampla para o auxílio na tomada de decisão. Palavras-chave: Ciências Contábeis. Contabilidade gerencial. Plano de contas gerencial. Sistema de informação contábil-gerencial.

8 1 ABSTRACT With the arrival of the twenty-first century, the business environment is demanding that companies look for ways they can reduce the degree of uncertainty for decision making, and looking with clear, fast and accurate, the cost satisfactory. This search is a matter of survival, since the market is competitive. The company began operations staged in 1991 as a grocery store. In early 1994, due to the high demand for a small space, the owner decided to move to a larger site, where it is located so far. The company is always looking to improve their information, which are not yet sufficient. One possible tool is the use of Management Accounting, which can provide a broad overview with simple and objective in all aspects allowed, and thus can know the current situation, to then make plans to come. For the, current economic Singapore is increasingly difficult for financial management companies, requiring a thorough understanding of their situation. This knowledge can come through an Information System Accounting Management generates management reports based on a Plan of Management Accounts, where it captures all data, processes and returns as an end product, since the lack of an adequate control could distort the final result of information, integrating all the departments. The proposed intervention staged suggested the company is implementing a plan of management accounts that can demonstrate all the necessary data exist in the company broadly to aid in decision making. Word-key: Accounting. Managerial accounting. Chart of accounts management. Accounting information system-management.

9 LISTA DE FIGURAS Figura 1: O Supermercado Caliani Figura 2: Gôndolas Figura 3: Frios e laticínios Figura 4: Logotipo Figura 5: Funcionários Figura 8: Processo do Sistema de Informação LISTA DE QUADROS Quadro 1: Visão sintética do Balanço Quadro 2: Resumo das contas Quadro 3: Projeção Orçamentária Receitas Quadro 4: Projeção Orçamentária Despesas Quadro 5: Projeção Orçamentária LISTA DE SIGLAS COFINS: Contribuição para o Financiamento de Seguridade Social CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Liquido FGTS: Fundo de Garantia por Tempo de Serviço ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços INSS: Instituto Nacional de Seguridade Social IOF: Imposto sobre Operações Financeiras IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados IPTU: Imposto Predial e Territorial Urbano IPVA: Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores

10 8 IRF: Imposto de Renda Pessoa Física IRPJ: Imposto de Renda Pessoa Jurídica ISS: Imposto sobre Serviço PIS: Programa de Integração Social SIG: Sistema de Informação Gerencial

11 9 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CAPÍTULO I SUPERMERCADO CALIANI HISTÓRICO Evolução histórica Layout Marketing Atendimento Missão Visão Valores Objetivo Responsabilidade social e ambiental da empresa Estrutura organizacional Contabilidade Funcionários Fornecedores Clientes CAPÍTULO II - O PLANO DE CONTAS GERENCIAL COMO FERRAMENTA CONTÁBIL CONTABILIDADE Fundamentos da contabilidade Objetivo Campo de atuação Origem da contabilidade gerencial Definição da contabilidade gerencial Objetivos e finalidades da contabilidade gerencial Contador gerencial Plano de contas Legislação do plano de contas Conceito... 29

12 Estrutura Elenco de contas Sistema de informação Contabilidade gerencial com sistema de informação contábil Relatórios gerencial Tomada de decisão CAPÍTULO III - IMPLANTACAO DO PLANO DE CONTAS GERENCIAL NO SUPERMERCADO CALIANI INTRODUÇÃO Fluxo das informações contábeis da empresa Plano de Contas vigente na empresa Elaboração de um Plano de contas gerencial Plano de Contas Sugerido Benefícios da implantação do plano de contas gerencial PROPOSTA DE INTERVENÇÃO CONCLUSÃO REFERENCIAS APÊNDICES ANEXOS... 65

13 11 INTRODUÇÃO O tema abordado no presente trabalho busca ferramentas adequadas para projetar e implementar uma estratégia eficiente de gestão, devido a um mercado cada vez mais competitivo, mutável e globalizado. A monografia tem como objetivo demonstrar a importância da implantação de um plano de contas gerencial para o processo decisório da empresa Supermercado Caliani e seus benefícios, descrevendo como a contabilidade gerencial composta de um sistema de informação auxilia no processo de gestão com base nos relatórios gerencias. Baseado no plano de contas gerencial, os relatórios gerenciais proporcionam uma melhor interpretação da estrutura econômica da empresa. Para a sua elaboração, é indispensável que se tenha conhecimento de suas atividades, do campo de ação e dos métodos de trabalho, com o propósito de atender, de maneira uniforme e sistematizada, os atos e fatos ocorridos na empresa. A contabilização, de forma integrada com as áreas de custos, financeira e contábil, onde cada lançamento seja identificado, constituindo o sistema de informação contábil gerencial proporciona uma melhor visualização do setor a que se refere. Com o propósito de demonstrar a elaboração e implantação do Plano de Contas Gerencial, visando os benefícios trazidos à empresa, foi analisado o Plano de Contas já utilizado como suporte para o desenvolvimento do estudo. Diante do que foi pesquisado e observado na empresa, questiona-se: De que forma a implantação de um plano de contas gerencial contribui para o processo decisório e para o crescimento empresarial da empresa Supermercado Caliani? Como resposta ao questionamento, surgiu o seguinte pressuposto: A contabilidade gerencial dentro de uma empresa é de grande importância, porque ela possibilita uma melhor visualização através do plano de contas gerencial, fornecendo informações necessárias à gestão. Para comprovar tal pressuposto, fez-se uma pesquisa de campo e usouse os seguintes métodos e técnicas: Estudo de Caso: ocorreu através de análise dos aspectos da empresa

14 12 para a implantação de um plano de contas gerencial. Métodos de Observação Sistemática: Foi observada e analisada a implantação do Plano de Contas Gerencial, visando os benefícios trazidos à empresa. Método histórico: utilizado para observar e analisar o plano de contas que atualmente é utilizado pelo contador responsável da empresa Supermercado Caliani Getulina Ltda. As técnicas utilizadas para obter informações foram as seguintes: Roteiro de estudo de caso (Apêndice A) Roteiro de observação sistemática (Apêndice B) Roteiro Histórico (Apêndice C) Roteiro de entrevista para o proprietário da empresa (Apêndice D) Roteiro de entrevista para o contador responsável pela empresa (Apêndice E) Roteiro de entrevista para o responsável do setor de compras (Apêndice F) O trabalho apresenta três capítulos, distribuídos da seguinte maneira: Capítulo I Relata o histórico da empresa, desde a sua fundação até os dias atuais e os departamentos que possuem. Capítulo II Conceitua a contabilidade e a contabilidade gerencial. Capítulo III- Aborda o desenvolvimento e a implantação do Plano de Contas Gerencial. Por fim, são apresentadas a proposta de intervenção e as conclusões do presente trabalho.

15 13 CAPÍTULO I SUPERMERCADO CALIANI 1 HISTÓRICO 1.1 Evolução Histórica O Sr. José Carlos Caliani, ao longo da sua experiência profissional, durante 10 anos trabalhou como bancário, depois na Construtora Paulo Ribeiro, onde ocupava o cargo de gerente financeiro. Em 1991, resolveu ajudar seu pai, Frederico Caliani, a abrir uma mercearia, mas devido ao aumento das vendas, teve que abandonar o emprego para trabalhar com o pai no comércio. A primeira firma constituída com capital próprio, tinha como razão social o nome José Carlos Caliani ME. No início, era localizada na rodoviária de Getulina, ocupando uma área de aproximadamente 100 m². Funcionava como bar e mercearia no sistema de balcão, onde pesavam os cereais. Com o tempo, o sistema de bar foi ficando inviável, dando preferência ao ramo alimentício. Após três anos e meio de atividade nesse endereço, o Sr. José Carlos resolveu ampliar o estabelecimento mudando para outro local, porque para atender a demanda, o estabelecimento era pequeno. Sabendo do potencial que a empresa havia adquirido no ano de 1994, o supermercado passou a atuar em novo local, em caráter de aluguel, no antigo cinema onde está até hoje, situado na Praça Nove de Julho nº. 37, na cidade de Getulina SP, com uma área de aproximadamente 400 m². Para acomodarse nesta área, o proprietário teve que fazer algumas reformas, como: aterramento, troca de piso e mudanças na faixada da empresa. Toda modificação contou com injeção de capital próprio, atingindo o valor de quarenta mil reais. O depósito da empresa localiza-se na Rua Armando Salles de Oliveira, nº. 139, com uma área de aproximadamente 300 m², contendo apenas

16 14 produtos não perecíveis. Em 30 de janeiro de 1997, registrou-se a Sociedade perante a Junta Comercial com a denominação de Supermercado Caliani Getulina Ltda., em que o Sr. José Carlos Caliani corresponde com 95% da empresa e a sua sócia e esposa, Rosely Aparecida Scalone Caliani, com 5%. Nos primeiros quatro anos, a empresa enfrentou obstáculos pela falta de capital de giro, tendo assim, que se manter sem lucros e capacidade de investir. Fonte: Supermercado Caliani Getulina Ltda, Figura 1: O Supermercado Caliani 1.2 Layout O layout da empresa é estruturado com 4 corredores, sendo: o primeiro

17 15 de cereias e bebidas, o segundo dividido em matinais, enlatados e doces, o terceiro dividido entre bazar, papelaria, utilidades domésticas e o quarto é dividido entre materiais de limpeza, higiene pessoal e perfumaria, somando em média 12 mil itens comercializados, sendo todos cadastrados e identificados por códigos de barras. Fonte: Supermercado Caliani Getulina Ltda, Figura 2: Gôndolas Conta também com setores de frios e laticínios, como: resfriados e congelados, produtos de melhor procedência, marcas de prestígio na embalagem de revenda ou na embalagem institucional, carnes resfriada, como: bovinas, suínas, aves e peixes, mantidos em rigorosas condições de armazenamento e higiene.

18 16 Fonte: Supermercado Caliani Getulina Ltda, Figura 3: Frios e laticínios 1.3 Marketing A publicidade da empresa é realizada na rádio Terra de Getulina, na rádio Alvorada de Lins, e nas edições especiais do Getulina Jornal, divulgando produtos e promoções em datas comemorativas, utilizam também sacolas e documentos personalizados pelo timbre da empresa, o mesmo é reconhecido pelas cores verde e vermelho. Durante todo o período inicial, a empresa não contava com logotipo, só após a alteração da razão social para Supermercado Caliani, por volta do ano 2000, é que foi criado o logotipo e até o momento não houve nenhuma alteração.

19 17 Fonte: Supermercado Caliani Getulina Ltda, Figura 4: Logotipo 1.4 Atendimento O Supermercado atende de segunda a sábado das 8h às 18h e aos domingos e feriados é aberto das 8h às 12h. Atualmente o Supermercado Caliani opera com 5 check outs pelo sistema de frente de caixa Zeus manager-zanthus, desenvolvido para melhor atender, com eficiência e rapidez. O Caliani é reconhecido por seus preços baixos, pela qualidade e pelo bom atendimento. 1.5 Missão Comercializar produtos e serviços no ramo mercadista com o melhor preço, gerando empregos, impostos, lucros e desenvolvimento. Oferecer à população de Getulina e região comodidade com entregas em domicílio sem

20 18 custo e qualidade, buscando sempre se adaptar às expectativas e às necessidades dos clientes, garantindo-lhes satisfação. Valorizar a relação com os clientes, parceiros e colaboradores, preservando sua longevidade. 1.6 Visão Preservar a prestação de serviço com transparência, humildade e comprometimento com clientes, facilitando a forma de pagamento. 1.7 Valores Proporcionar um laço entre a empresa e o consumidor, procurando sempre aprimorar seus conceitos e serviços. 1.8 Objetivos Atuar com ética, responsabilidade, confiança e credibilidade. Buscar melhor preço, preservar seus clientes, que atualmente somam mil e trezentos cadastrados; com isso, realizar o sonho e atual projeto de ampliar o negócio através da construção de um novo prédio, com uma área de aproximadamente m². 1.9 Responsabilidade social e ambiental da empresa Preocupada com o bem-estar social da cidade e do meio ambiente, a empresa está envolvida em várias ações, envolvendo funcionários, clientes e

21 19 fornecedores. A empresa doa seu lixo reciclável aos coletores existentes na cidade, colaborando também com gastos conscientes de água e energia. O Supermercado Caliani participa de várias ações beneficentes, como: campanha do agasalho, arrecadando vestimentas e doações de quaisquer produtos, conforme a solicitação dos responsáveis dos projetos existentes no município, como: o Grupo de Combate ao Câncer, o Centro de Formação Infantil, Paróquia N. Senhora da Assunção e outros Estrutura organizacional A empresa é gerenciada pelo proprietário, o Sr. José Carlos, que também atua no setor de compras juntamente com o colaborador Mauro, que é o responsável pelo estoque, cujo controle é realizado de maneira incipiente por meio de uma planilha preenchida manualmente. A empresa conta hoje com uma variedade de mercadorias, efetuando as compras semanais de acordo com a planilha de controle. O controle do contas a pagar é de responsabilidade da Srª. Márcia, realizando agendamento de acordo com os vencimentos das duplicatas e notas fiscais, sendo as vias das notas enviadas ao escritório para contabilização. O contas a receber é controlado pelo Sr. Adilson, que também gerencia a frente de caixa e mantém uma proximidade com os clientes. Ao efetuar uma venda, é emitido um cupom fiscal com a devida forma de pagamento, sendo o controle realizado após os vencimentos dos débitos referentes às compras. Buscando melhorias para os setores e aos gestores, a empresa está implantando um novo sistema de retaguarda administrativo, o Inter Solidus, mais abrangente, com informações precisas para auxiliar no processo interno de gestão Contabilidade

22 20 A contabilidade é realizada no Escritório Contábil Ambrósio, situada na Rua Dr. Carlos de Campos nº. 337, também na cidade de Getulina SP; o contador responsável é o Sr. José Luiz Ambrósio. No escritório encontram-se os departamentos de diretoria, de contabilidade, recursos humanos e financeiro. Toda a documentação do supermercado Caliani, como: notas, duplicatas, despesas, mapa fiscal de vendas e os demais, são recolhidos via malote para o escritório e direcionada aos departamentos responsáveis, que irão processar as informações para depois realizar a contabilização Funcionários Fonte: Supermercado Caliani Getulina Ltda, Figura 5: Funcionários No início contava somente com 1 funcionário. Atualmente conta com 19,

23 21 sendo que: 3 atuam no setor administrativo, 5 entre os setores de frios, laticínios e carnes, 1 repositor de bebidas, 1 na seção de cereais, 1 na seção de produtos de limpeza, 1 na perfumaria, 2 responsáveis pela entrega de mercadorias e 5 atuam entre pacote, reposição e auxílio nas entregas. Os funcionários têm seus horários controlados pelo cartão de ponto, fazendo um turno de 8 h por dia, com 2 h de almoço. Há uma escala para o revezamento dos funcionários, caso as horas sejam ultrapassadas, serão recompensados por pagamento de horas extras, tendo também direito a uma folga semanal pelo domingo e feriado trabalhados. Para executarem suas funções, a empresa fornece aos colaboradores todo o material necessário, como os uniformes, usando camisetas padronizadas, os funcionários dos departamentos de frios, laticínios e carnes utilizam uniformes diferenciados, de cor branca, sendo: jaleco, luvas e tocas para controle higiênico. Os treinamentos são realizados na prática. O colaborador mais experiente ensina e acompanha o colaborador iniciante Fornecedores O Caliani conta com 80 fornecedores fidedignos de longa data, porém são realizadas cotações semanais para conseguir um menor preço no custo das mercadorias, com o objetivo de manter-se à frente da concorrência, obtendo melhores preços, isso de acordo com informações relatadas pelos clientes dos outros dois supermercados existentes na cidade, os quais são do mesmo porte que o Caliani. As compras são realizadas pessoalmente, negociando preços e prazos, levando em conta o estoque diário. Seus distribuidores oferecem condições de aquisição dos produtos diariamente. A relação com os fornecedores é boa, amigável, sempre com bom atendimento de ambas as partes. Com isso, a empresa busca através dessas parcerias satisfazer seus clientes.

24 Cliente A empresa atende cerca de clientes mensais, sendo eles de Getulina, sitiantes da região e de municípios vizinhos. Os clientes preferenciais utilizam para realizar sua compras, um cartão da empresa com código e identificação, tendo um prazo de 35 dias para efetuar o pagamento em carteira. Novos cadastros são realizados mediante apresentação dos documentos pessoais e as devidas consultas de crédito e aprovação. A prefeitura de Getulina também faz parte do quadro de clientes. O supermercado participou de licitações na prefeitura e ganhou pelo menor preço, em janeiro 2009, para fornecimento mensal de cestas básicas para 300 funcionários e, em agosto, o atendimento diário de mercadorias para merenda escolar. Com um faturamento mensal em média de R$ ,00, seu maior pico de venda é no período de 25 a 10 do mês subsequente e suas vendas elevam-se significativamente nos feriados e datas comemorativas. Para preservar seus clientes, o Supermercado Caliani possui formas de pagamentos acessíveis ao público em geral, como: cheques pós-datado, carteira de clientes, convênios com os cartões de crédito e débito: Mastercard, Redeshop, Ticket alimentação, Sodexho, Visa crédito, Visa electron, Visa débito, Visa vale, Sorocred e Red premier.

25 23 CAPÍTULO II O PLANO DE CONTAS GERENCIAL COMO FERRAMENTA CONTÁBIL 2 CONTABILIDADE A contabilidade é uma das ciências mais antigas do mundo. Sua origem está ligada à necessidade de registros do comércio com intuito de quantificar a riqueza humana, ou seja, o patrimônio. Desde a antiga civilização, a atividade de troca e venda dos comerciantes necessitava de acompanhamento nas avaliações dos bens. Quando a transação era efetuada, a troca de bens e serviços era seguida de simples registros ou relatórios sobre o fato, mas as cobranças de impostos já se faziam com escritas, embora rudimentares. À medida que o homem começou a possuir maior quantidade de valores, aumentava também a preocupação em saber quanto eles poderiam render e qual a forma mais simples de aumentar suas posses. Tais informações não eram fáceis de memorização devido ao volume, requerendo registros. Os primeiros registros possibilitaram ao homem conhecer suas reais possibilidades de uso, de consumo e de produção. Com o surgimento das primeiras administrações particulares, surgia a necessidade de controle, o qual não poderia ser feito sem o devido registro, a fim de que se pudesse prestar conta do fato administrado. A contabilidade surgiu basicamente da necessidade de donos de patrimônios que desejavam mensurar, acompanhar, a variação e controlar suas riquezas. Daí pode-se afirmar que a contabilidade surgiu em função de um usuário específico, o homem proprietário de patrimônio, que, de posse das informações contábeis, passa a conhecer melhor sua saúde econômico-financeira, tendo dados para propiciar toma de decisões mais adequadas. (MARION, 2009, p. 28) Naquele tempo não havia o crédito, ou seja, as compras, vendas e

26 24 trocas eram feitas somente à vista. À medida que as operações econômicas tornavam-se complexas, foram aprimorando seu controle e logo encontrou-se formas mais eficientes de processar os registros, utilizando gravações e outros métodos alternativos. Os primeiros controles eram estabelecidos pelos tempos, perdurando por vários séculos. Os registros tornaram-se diários e, posteriormente, foram sintetizados em papiros (papel) ou tábuas. No final de determinados períodos, sofreram novas sintetizações agrupando os períodos, dando origem ao balancete mensal e balancete anual. A Itália foi o primeiro país a fazer restrições à prática da contabilidade. O governo só reconhecia como contadores pessoas devidamente qualificadas para o exercício da profissão. A importância da contabilidade aumentou com a intensificação do comércio internacional e com as guerras ocorridas nos séculos XVIII e XIX, que consagraram numerosas falências e a consequente necessidade de se proceder à determinação das perdas e lucros entre credores e devedores. No Brasil, a vinda da família real portuguesa incrementou a atividade colonial, exigindo um melhor aparato fiscal devido ao aumento de gastos públicos e também da renda nos estados. Para tanto, constituiu-se o erário régio ou o tesouro nacional e público, junto ao Banco do Brasil, em As tesourarias eram compostas de um inspetor, um contador e um procurador fiscal, os quais eram responsáveis por toda a arrecadação, distribuição e administração financeira e fiscal. No mundo atual, a contabilidade é considerada um sistema de informações que tem como objetivo auxiliar o gerenciamento das entidades para que elas possam garantir sua continuidade. 2.1 Fundamentos da Contabilidade A contabilidade, ao longo dos tempos, é definida como uma ciência que aborda o estudo do patrimônio do ponto de vista econômico e financeiro, utilizando os princípios e as técnicas necessárias ao controle, à exposição e à

27 25 análise dos elementos patrimoniais e suas modificações. Na prática, a contabilidade compreende em registrar as operações de uma entidade em livros com a função de fornecer informações para o público interessado. Conforme Gonçalves; Baptista, (2004), contabilidade é ciência porque possui objeto determinado e métodos de investigação própria, estudando fenômenos que se verificam de forma universal e apresentando verdades Objetivo A contabilidade tem como objetivo coletar e registrar em um sistema de informação os fatos que ocorrem na empresa, interpretar os registros contábeis para alcançar sua finalidade, ou seja, assegurar o controle do patrimônio e fornecer informações sobre sua composição e variação. O objetivo da contabilidade pode ser estabelecido como sendo o de fornecer informações estruturadas de natureza econômica, financeira e, subsidiariamente física, de produtividade social, aos usuários internos e externos à entidade objeto da contabilidade. (IUDÍCIBUS; MARION, 2000, p. 53) Campo de Atuação Com um campo de atuação muito amplo, a contabilidade, como ciência social aplicada, é útil a toda sociedade, isso porque estuda o comportamento das riquezas que se integram no patrimônio, em face das ações humanas, situações patrimoniais, financeiras e econômicas de qualquer ente, seja este pessoa física, entidades de finalidade não lucrativas, empresa, ou mesmo pessoa de direito público, tais como: Estados, Municípios, União, e Autarquias e outros. Assim, pode-se dizer que a contabilidade aplica-se a todas as pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, de fins lucrativos ou de fins ideais. Conforme Santos et al. (2003), a contabilidade é uma ciência social

28 26 factual que tem por objeto o estudo das variações qualitativas e quantitativas, ocorridas no patrimônio das entidades. Seu campo de aplicação é constituído por pessoas físicas ou jurídicas que exerçam atividade econômica. 2.2 Origem da contabilidade gerencial A contabilidade gerencial surgiu nos Estados Unidos, com intuito de facilitar o desenvolvimento das empresas de grande escala. Muitas inovações ocorreram nas décadas iniciais do século XX para apoiarem esse crescimento e o interesse pela qualificação da informação contábil possibilitou a expansão da contabilidade gerencial. Com o avanço tecnológico, com a globalização, com o aumento da competição e com a redução do ciclo de vida dos produtos, quanto à diminuição de custo, a informação contábil gerencial demonstrou uma maior participação na utilização de informação financeira para o processo de gestão. Gerencial é o desenvolvimento e a consolidação do processo administrativo, representado pelas funções de planejamento, organização, direção, gestão de pessoas e controle, voltado para otimização dos resultados da empresa. (OLIVEIRA, 2008, p. 24) A contabilidade deixou de ser apenas um instrumento pelo qual a empresa prestava contas ao fisco para fins de tributação, passando a ser utilizada como suporte gerencial, através de: análise, registros, geração de dados e informações Definição da contabilidade gerencial A Contabilidade Gerencial agrega valor no processo decisório, que passa a depender cada vez mais de informações precisas e adequadas, possibilitando ao gestor adquirir uma nova visão em relação à contabilidade

29 27 que, aliada ao sistema informatizado e atendendo às necessidades dos usuários, elabora relatórios que demonstram os resultados, auxiliando o processo de tomada de decisões. A informação Contábil Gerencial é uma das principais fontes para tomada de decisão e controle nas organizações. Os sistemas de contabilidade gerencial produzem informações que ajudam funcionários, gerentes e executivos a tomar melhores decisões e a aperfeiçoar os processos e o desempenho da organização. (Atkinson et al., 2008, p.36) É importante apresentar o conceito de gerencial junto ao processo administrativo porque, na maioria das vezes, os executivos não planejam a situação desejada, nem os meios de atingi-la, não organizam os recursos para facilitar o alcance dos resultados delineados pelo planejamento e, consequentemente, não podem controlar e avaliar nada por não estabelecerem antecipadamente, os resultados a serem alcançados Objetivos e finalidades da contabilidade gerencial O foco da contabilidade gerencial, conforme relata Pizzolato (2000), é sobre os segmentos específicos da organização, como: departamento, produtos, atividades, funções e outros. Esses eventuais objetivos exigem o rateio de custos totais sobre tais segmentos da empresa, problemas irrelevantes na contabilidade financeira. A contabilidade gerencial visa à coerência entre as diversas fontes de dados da empresa, sendo dotada de grande objetividade e presteza na apresentação das informações dos resultados aos administradores, de forma clara, precisa e com linguagem simples. Assim, é possível planejar e analisar sobre o futuro, antecipando possíveis problemas que possam vir a acontecer, para pôr em pratica a aplicação de ações corretivas no alcance de objetivos, com previsões de benefícios, que poderão ser oferecidos aos clientes.

30 Contador gerencial O desenvolvimento e o aprimoramento das funções da contabilidade gerencial dependem do desempenho do contador, que deve assegurar junto à administração as melhores decisões estratégicas em longo prazo. O desafio é propiciar informações úteis e relevantes que facilitarão encontrar as respostas certas para as questões fundamentais, em toda a empresa, com um enfoque constante sobre o que deve ser feito. Um componente importante da responsabilidade do contador gerencial é: avaliar o impacto das decisões e ações administrativas que afetam as atividades e os processos da empresa. Para apoiar a tomada de decisão, é necessário identificar alternativas diferentes disponíveis para os gerentes, como também avaliar como os custos e receitas diferem por meio de ações alternativas. (ATKINSON et al., 2008,p.447) O contador deve relacionar-se com os diversos níveis da empresa, conhecendo, principalmente, todos os processos, entendendo a origem e os objetivos do controle operacional, integrando com os usuários para conhecer a real necessidade de informações e, principalmente, a atuação de cada um no cumprimento dos objetivos planejados para melhor desempenhar suas funções. Os contadores gerenciais devem ser capazes de avaliar o impacto financeiro de recentes decisões sobre atividades e processos, tais como layouts das fábricas melhorados que dinamizam as operações de produção. (ATKINSON et al., 2008, p.447) O contador gerencial deverá elaborar relatórios gerenciais uniformes, avaliar e analisar impactos econômicos, financeiros e operacionais, bem como opinar em processos de melhorias contínuas no ambiente empresarial e implementar os conceitos da contabilidade gerencial como um sistema de gestão. 2.3 Plano de contas gerencial

31 Legislação do plano de contas O conjunto de contas é chamado de Plano de Contas. É uma técnica tradicional da contabilidade de ordenação das contas de forma lógica e estruturada, para melhor compreensão do conjunto patrimonial, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis. O principal objetivo das contas é possibilitar o registro dos lançamentos contábeis, de forma a criar condições ótimas de classificação, e acumulação dos dados. O art. 178 da Lei nº 6404/76 estabelece: No balanço, as contas serão classificadas segundo os elementos do patrimônio que registrem, e agrupados de modo a facilitar o conhecimento e a análise da situação financeira da companhia. (SANTOS; SCHMIDT, 2007, p. 4) Essa demonstração tem por finalidade evidenciar, de forma qualitativa e quantitativa, a situação patrimonial e financeira da empresa, dos atos e fatos registrados na escrituração contábil. O balanço patrimonial deve ser estruturado de acordo com os preceitos da Lei 6.404/76, que rege plano de contas segundo os princípios fundamentais da contabilidade. Com a vigência da lei e dos Decretos-Leis e 1.648, a estrutura do plano de contas passou a ter caráter uniforme para todas as formas societárias. No ano de 2010 a contabilidade Brasileira passará a ter a obrigatoriedade da Lei /07, chamada Lei das Sociedades Anônimas, a lei torna possível a adoção do padrão Contábil Internacional, objetivando a uniformização dos critérios de apuração dos resultados e avaliação patrimonial Conceito A Contabilidade possibilita, através do Plano de Contas Gerencial, a melhor interpretação da estrutura econômica da empresa. Em sua elaboração é indispensável que se tenha conhecimento das atividades, campo de ação e

32 30 métodos de trabalho. O plano de contas estabelecido através da legislação fiscal aloca centenas de contas, não devendo ser rígido, permitindo modificações durante o período da sua execução, pois em matéria de registro contábil, podem surgir imprevistos que obriguem a criação de novas contas e cancelamento de outras, para um bom desempenho do sistema, principalmente para fins de apuração de resultado. Os planos de contas contábeis deverão ser construídos tendo em vista os relatórios futuros que dele se originarão, e a necessidade da integração de todo sistema de informação contábil, através da navegabilidade dos dados. Para tanto, é necessário obedecer os dois aspectos fundamentais na elaboração dos planos de contas gerenciais, partindo do plano de contas fiscal: segmentação dos planos por áreas afins dos principais relatórios e criação de contas adicionais para integração do sistema. ( PADOVEZE, 2008, p. 61) O plano de contas tem o propósito de atender de maneira uniforme e sistematizada ao registro contábil dos atos e fatos ocorridos na empresa, de forma a proporcionar, através do centro de custos, uma melhor visualização do setor a que se refere, ou seja, contabilização de forma direta onde cada lançamento seja identificado. Todavia, para fins gerenciais é imprescindível o conhecimento do custo de cada produto ou serviço separadamente, em termos unitários. A necessidade dessa informação decorre fundamentalmente da necessidade de se estabelecer ou parametrizar preço de venda do produto ou serviço a ser oferecido ao cliente. Em outras palavras a apuração do custo unitário de uma unidade de produto é necessária, primeiramente, para estabelecerse o preço de venda unitária. (PADOVEZE, 2008, p.10) As informações das áreas de custos, financeira e contábil são integradas, constituindo o sistema de informação contábil gerencial que demonstra pelos relatórios obtidos a situação econômica em que a empresa se encontra Estrutura

33 31 O plano de contas gerencial é diferenciado com um elenco de contas mais abrangente, com uma estrutura maior, classificando, assim, todas as contas, e sua contrapartida, não devendo limitar-se à estruturação, mas ser complementado com um detalhamento da função e funcionamento das contas, incluindo esquemas de apuração de resultados, formação dos custos dos produtos vendidos e custo de vendas. Todas as contas contábeis do balanço patrimonial deverão ser claramente identificadas com as contas que recebem a contrapartida na demonstração de resultados. Basicamente, isto significa que as contas de caráter genérico tanto no balanço patrimonial como na demonstração de resultados, normalmente denominadas outras contas, outras receitas, outras despesas, só poderão ser criadas se forem para valores irrelevantes que não comprometem os relatórios futuros, que façam ligação entre os dois relatórios- chaves de todo o processo de informação contábil. (PADOVEZE, 2008, p.61) Sendo o plano de contas a base de toda atividade a ser desenvolvida pela contabilidade, deve ser elaborado pelo contabilista fundamentado em um estudo prévio, considerando os seguintes aspectos: a) informativo e adaptado às necessidades da empresa; b) prático, evitando custos contábeis; c) abrangente, fornecendo apenas os dados necessários; d) acessível ao nível de pessoal que vai utilizá-lo; e) flexível à capacidade de sofrer modificações, sem que haja paralisação do processo de trabalho; f) técnico, de acordo com os princípios contábeis; g) uniforme, ou seja, com um único critério; h) exato, de modo que não permita julgamento equívoco; i) realista, sendo dimensionado de acordo com a empresa onde será aplicado. A necessidade da perfeita integração está em que, a partir da construção do plano de contas o sistema deverá proporcionar a movimentação automática das contas e de suas movimentações possibilitando a criação dos demais relatórios e informações necessárias a abranger, de forma automática todos os temas de contabilidade gerencial, e instrumentalizando a informação contábil como ferramenta de administração. (PADOVEZE, 2008, p. 62)

34 32 Um plano de contas deve levar em consideração a característica da empresa. É uma ferramenta básica e indispensável ao atendimento e implementação de um eficiente sistema de informações para elaboração de relatórios gerenciais, devendo, se necessário, sofrer as adaptações pertinentes às particularidades de cada empresa Elenco de contas patrimoniais simplificado ATIVO Circulante São contas que estão constantemente em giro (em movimento), sendo que, a conversão em dinheiro será no máximo no próprio exercício social. Realizável a Longo Prazo São bens e direitos que se transformarão em dinheiro um ano após o levantamento do balanço. Permanente São bens e direitos que não se destinam à venda e têm vida útil, no caso de Bens. - Investimento PASSIVO Circulante São obrigações exigíveis que serão liquidadas no próximo exercício social: nos próximos 365 dias após o levantamento do balanço. Exigível a Longo Prazo São as obrigações exigíveis que serão liquidadas com prazo superior a um ano (dívidas a longo prazo) Patrimônio Líquido São os recursos dos proprietários aplicados na empresa. Os recursos significam o Capital mais o seu rendimento, Lucros e Reservas. São as inversões financeiras de caráter permanente que geram rendimentos não necessários à manutenção da atividade fundamental da empresa. - Imobilizado São itens de natureza permanente que serão utilizados na manutenção da atividade base da empresa. - Diferido São aplicações que beneficiarão resultados de exercícios futuros. Fonte: IUDICIBIUS; MARION, 2000, p. 47 Quadro 1: Visão sintética do Balanço

35 33 Balanço Patrimonial 1 Ativo 2 Passivo 1.1 Ativo circulante 2.1 Passivo Circulante Caixa Fornecedores Bancos contas movimentos Duplicatas a Pagar Clientes Promissórias a Pagar Duplicatas a receber Salários a pagar Promissórias a receber Impostos e Taxas a recolher Estoque de mercadorias Estoque de material de Expediente 1.2 Ativo Realizável a Longo Prazo 2.2 Exigível a Longo Prazo Aplicações Financeiras Duplicatas a Receber Duplicatas a Pagar Promissórias a receber Promissórias a Pagar 1.3 Permanente Computadores Imóveis 2.3 Patrimônio Liquido Instalações Capital Moveis e utensílios Reservas Veículos (-) Prejuízo acumulado Contas de resultados 3 Despesas 4 Receitas 3.1 Despesas operacionais 4.1 Receitas operacionais Agua e esgoto Alugueis ativos Alugueis Passivos Descontos obtidos Café e Lanche Juros ativos Combustiveis Receitas evetuais Descontos Concedidos Receitas de serviços Despesas Bancarias Despesas de organização Energia eletrica Fretes e Carretos Inpostos e Taxas Juros Passivos Material Expediente Material de limpeza Serviços de terceiros Telefones Despesas eventuais 5 Contas de Apuração de Resultado 5.1 Resultado Liquido Resultado do exercicio Fonte: Elaborado pelas autoras. Quadro 2: Resumo das contas

36 Sistema de Informação Padoveze (2008), define Sistema de Informação como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento dos objetivos principais. Esses sistemas podem ser programados para períodos definidos, produzindo relatórios fixos, com base em dados extraídos e resumidos das transações. O formato desses relatórios deve ser especificado anteriormente no sistema, podendo demonstrar um resumo de vendas mensal ou anual, de acordo com a necessidade da empresa. As empresas são estruturadas para atingirem objetivos específicos, para isso, agrupam e organizam os dados, alimentando o sistema de informação, recurso essencial para sua existência. Apresenta um ciclo de entradas, mecanismos de processamento, saídas e feedback, trabalhando com dados para produzir informações de interesse dos administradores. Fonte: Elaborado pelas autoras Figura 8: Processo do Sistema de Informação

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