UNIVERSIDADE DA REGIÃO DE JOINVILLE UNIVILLE DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

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1 UNIVERSIDADE DA REGIÃO DE JOINVILLE UNIVILLE DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS A IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EM EMPRESAS CONTÁBEIS MARCOS HENRIQUE PLASTER PROFESSOR JOSÉ GILBERTO BATISTA Trabalho de Graduação Joinville 2003

2 MARCOS HENRIQUE PLASTER A IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EM EMPRESAS CONTÁBEIS Trabalho de Graduação apresentado ao Curso de Ciências Contábeis da Universidade da Região de Joinville UNIVILLE, como requisito parcial para obtenção de Grau em Ciências Contábeis. Orientador Específico: Arnoldo Schmidt Neto Joinville 2003

3 TERMO DE APROVAÇÃO O(a) aluno(a), MARCOS HERIQUE PLASTER regularmente matriculado(a) na 4ª série do Curso de Ciências Contábeis, apresentou o presente Trabalho de Graduação, obtendo a média final ( ), tendo sido considerado(a) aprovado(a). Joinville, de dezembro de Prof. A Prof. B Orientador de Classe

4 Aos meus pais, Ingrid Knopf Plaster e Nelson Marcus Plaster por me darem a oportunidade para estudar, que me apoiaram nos momentos mais difíceis durante todo este tempo para proporcionar-me, a graduação que hoje estou findando. Dedico também aos meus familiares e amigos que sempre estão por perto e acreditam no meu potencial.

5 Agradeço, primeiramente, a DEUS, que me guiou pelos caminhos certos da vida, que me presenteou com tudo aquilo que pedi, inclusive tudo o que nem havia pedido, agradeço ao meu orientador, Arnoldo Schmidt Neto pela disposição e pela paciência durante todo este período e também ao nosso orientador geral José Gilberto Batista pela supervisão de mais um trabalho de graduação.

6 SUMÁRIO LISTA DE ILUSTRAÇÕES... LISTA DE SIGLAS... RESUMO... INTRODUÇÃO... 1 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO SIG Conceitos e Principais Características dos SIG Estagio de Evolução dos SIG As Razões para Implementação de um SIG As Etapas de Implementação de um SIG O Planejamento da Implementação Seleção e Escolha Gerenciamento da Implementação Fatores Críticos de Sucesso da Implementação As Principais Vantagens e Desvantagens de um SIG... 2 O SISTEMA CONTÁBIL E SEU VALOR PARA GESTÃO Estrutura do Sistema Contábil Subsistemas do SIC O Valor da Informação Contábil para a Gestão O Sistema de Informação Contábil como Consolidador da Gestão... 3 A UTILIZAÇÃO DOS SIG POR EMPRESAS CONTÁBEIS As Características para Empresas Contábeis O Impacto da Implementação do SIG nas Empresas Contábeis O Uso do SIG por Empresas Contábeis e sua Integração com o Sistema de Clientes... CONSIDERAÇÕES FINAS... REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... ANEXOS...

7 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 Representação gráfica de um Sistema Integrado... Figura 2 Estrutura típica de funcionamento de um SIG... Quadro 1 Motivos para implantação de um SIG... Gráfico 1 Funcionalidade do pacote ERP... Quadro 2 Utilização de um SIG vantagens / efeitos positivos... Quadro 3 Utilização de um SIG desvantagens / efeitos negativos... Figura 3 Componentes de um Sistema de Informação... Quadro 4 Áreas e subsistemas do Sistema de Informação Contábil... Figura 4 O Sistema de Informações Contábeis é um Sistema Consolidador...

8 LISTA DE SIGLAS SIG Sistemas Integrados de Gestão MRP Material Requeriment Planning MRP II Manufacturing Resources Planning ERP Enterprise Resources Planning SIC Sistemas de Informações Contábeis OPEP Organização dos Países Exportadores de Petróleo CRM Customer Relationship Management SCM Supply Clain Mangement BI Business Intelligence ERP II -

9 RESUMO As empresas buscam incansavelmente se aprimorar, tornando-se mais competitivas, e uma importante ferramenta que possibilita o alcance destes objetivos são os Sistemas Integrados de Gestão (SIG), que representam uma grande evolução em relação a outros sistemas já utilizados e que foram de grande importância em empresas contábeis. Este trabalho tem como objetivo principal mostrar a implementação dos SIG em empresas contábeis, bem como a integração com o sistema de informação de seus clientes. O trabalho engloba conceitos e características dos SIG, sua evolução, trazendo ainda razões e etapas de implementação. Menciona as vantagens e desvantagens de um SIG, mostrando que a contabilidade exerce papel fundamental para a gestão das empresas. Com a implementação desta tecnologia verificou-se que a contabilidade representa importante instrumento para o sucesso da implementação do SIG, manifestada também pela participação dos profissionais contábeis que tiveram que se preparar melhor para se adequar às mudanças ocorridas. Este trabalho apresenta, principalmente, o resultado de uma pesquisa sobre a implementação do SIG em empresas contábeis de Joinville, na qual se verificou que a realidade está mais ou menos de acordo com a fundamentação teórica desta monografia, e, desde que a implementação seja bem planejada, o resultado é positivo. A pesquisa confirma que as empresas ganharam um grande aliado na busca de agilidade, qualidade, competitividade.

10 INTRODUÇÃO As organizações contemporâneas objetivam melhorias constantes nas suas operações como agilidade das informações, diminuição de custos, melhoramento nas tomadas de decisões, expansão empresarial e globalização. A última década, principalmente, mostrou uma exigência maior por informações qualitativas, rápidas e confiáveis, úteis para a gestão das empresas. A Tecnologia de Informação é hoje uma força decisiva para o modo como as empresas se organizam, operam e concorrem. Neste contexto, os mundos empresarial e acadêmico assistem hoje à grande difusão dos Sistemas Integrados de Gestão (SIG), na filosofia ERP, que têm como objetivo integrar toda a gestão da empresa com a obtenção de informações em tempo real, agilizando assim o processo de tomada de decisão. Com esta tecnologia a contabilidade passou a contar com uma fonte de informações adequada e que, convenientemente utilizada, fortalece a importância da área contábil no meio empresarial. Esta monografia tem como objetivo principal, a implementação dos SIG em empresas contábeis e como ocorre a integração do sistema das empresas com o sistema dos clientes. Para isso, além da fundamentação teórica baseada em vários autores gabaritados, efetuou-se uma pesquisa de campo, focando a implementação de Sistemas Integrados em empresas contábeis, visando obter total integração com os dados econômico-financeiros de seus clientes, possibilitando o fornecimento de relatórios contábeis com mais rapidez e confiança.

11 O desenvolvimento deste trabalho evidencia também a importância que a contabilidade e o profissional contábil exercem sobre os SIG e sobre a gestão das empresas. O presente trabalho será desenvolvido em três capítulos, fundamentados teoricamente e apresentando uma comparação com a pesquisa de campo sobre o SIG em empresas contábeis de Joinville. No decorrer do trabalho estudaram-se os Sistemas Integrados de Gestão abordando conceitos, suas características, os estágios de evolução histórica, bem como as razões e etapas de implementação, enfatizando ainda as vantagens e desvantagens de um SIG. Apresenta-se também o Sistema de Informação Contábil (SIC), e seu valor para a gestão, abordando a estrutura do Sistema Contábil, os seus subsistemas e mostrando que o SIC é um sistema consolidador da gestão. No desenvolvimento do trabalho explanou-se ainda, a utilização do SIG em empresas contábeis, mostrando as características do Sistema Contábil, o impacto da implementação do SIG nestas empresas, finalizando com o uso do SIG por empresas contábeis e sua integração com o sistema de informação dos clientes, fornecendo também o resultado da pesquisa realizada. As empresas contábeis devem aprimorar-se e adequar-se às necessidades dos clientes fornecendo informações seguras e ágeis que servem de subsídios para a tomada de decisões e aumentam a competitividade da empresa. Com a utilização desta nova tecnologia, as empresas contábeis, os profissionais da área e os clientes devem preparar-se adequadamente e participar do processo de implementação.

12 1 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO Esse capítulo tem como objetivo estudar os Sistemas Integrados de Gestão (SIG). Primeiramente será conceituado o que é um Sistema Integrado de Gestão, seu funcionamento e suas principais características. Foi Verificado ainda que nas últimas décadas houve uma evolução dos sistemas de informação, desde o surgimento do MRP (Material Requirement Planning), passando pelo MRPII (Manufacturing Resources Planning), até chegar ao ERP ou SIG, no início da década de noventa, atendendo melhor às necessidades atuais das empresas. Esse capítulo abrange também as principais características que levam uma empresa a implementar um SIG e as etapas de implantação do mesmo. Por último são abordadas as vantagens e desvantagens da implementação do SIG. Para melhor entendimento inicia-se com o conceito de OLIVEIRA (2000: 137) sobre sistema: Um sistema é uma rede de componentes interdependentes que trabalham em conjunto para tentar realizar o objetivo do Sistema. Um sistema deve ter um objetivo. Sem um objetivo não existe sistema. 1.1 Conceitos e Principais Características dos SIG A sigla SIG (Sistemas Integrados de Gestão) tem o mesmo significado da sigla ERP criada pelo Gartner Group, que se originou da língua inglesa e significa Enterprise Resources Planning que, traduzido para o português, significa Planejamento dos Recursos Empresariais.

13 Existe uma grande variedade de SIG no mercado, atendendo pelos mais diversos nomes e siglas. Mesmo no Brasil, o número de produtos disponíveis é razoavelmente grande. Os SIG têm como objetivo fundamental, a integração e o processamento de todas as informações necessárias para a gestão da empresa. Assim esclarece PADOVEZE (2000: 54): São assim denominados os sistemas de informações gerenciais que tem como objetivo fundamental a integração, consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão do sistema Empresa. Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial também têm sido denominados de ERP (Enterprise Resources Planning) Planejamento de Recursos Empresariais. Ainda segundo PADOVEZE (2000:54), Esses sistemas unem e integram todos os subsistemas componentes dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio à gestão, por meio de recursos da tecnologia de informação, de forma tal que todos os processos de negócios da empresa possam ser visualizados em termos de um fluxo dinâmico de informações que perpassam todos os departamentos e funções. CARVALHO FILHO (2001: 66) afirma que (...) o verdadeiro objetivo de um sistema ERP é integrar todos os departamentos e funções da empresa em um único sistema computacional, capaz de atender as diferentes necessidades de cada departamento. Esses softwares corporativos podem ser adquiridos como pacotes comerciais já prontos, que cobrem a grande maioria das operações de uma empresa (vendas, programação e controle da produção, suprimentos, engenharia do produto, manufatura, administração financeira e contábil, recursos humanos, etc.). Para as operações que eventualmente não estejam cobertas pelo pacote, deverá ser feita uma customização, ou seja, deverão ser elaborados programas adicionais específicos para atender certas necessidades da empresa, sempre fazendo uso do banco de dados compartilhado por todos os setores.

14 Pode-se dizer então que os SIG compartilham informações, a fim de atender a todas as áreas de uma empresa, permitindo automatizar e integrar todos os seus processos de negócios. Permite ainda compartilhar dados e uniformizar processos, gerando relatórios com informações confiáveis e precisas a qualquer momento, em qualquer parte da empresa, o que é facilitado pelo fato de o sistema possuir uma estrutura adequada às necessidades de cada setor da empresa. Nos primeiros sistemas não havia integração. Sua abrangência era limitada à folha de pagamentos, à contabilidade, às contas a receber, ao faturamento, às vendas ou ao controle de estoques. A comunicação entre os sistemas era mínima ou inexistente. Com isso também havia muitas tarefas redundantes, causando muito retrabalho e falhas nos controles internos. A solução foi integrar os sistemas entre si. A integração exige maior capacidade de processamento (equipamentos mais poderosos) e maior compatibilidade de tecnologias computacionais. Cada SIG oferece um conjunto de módulos (aplicativos) para aquisição. Estes são os pacotes funcionais individualizados para cada departamento dentro da organização (financeiro, engenharia, administração de materiais, contabilidade, etc. Diante destas informações, percebe-se que antes da criação do SIG, por mais atualizados que fossem os sistemas, não permitiam compartilhar rapidamente todos os setores. Presume-se que esta socialização se dava por meio de relatórios ou reuniões, o que podia gerar falhas de qualidade. Atualmente, com o crescente número de informações e o volume de negociações de uma empresa, o SIG chegou para que se tenha uma visão ampla, rápida, o que diminui também tarefas redundantes, gerando maior eficácia de comunicação.

15 Figura 1 Representação gráfica de um Sistema Integrado de Gestão Fonte: PELEIAS (2000) Os SIG possuem várias características que diferem dos sistemas desenvolvidos internamente nas empresas (Sistemas legados), que são importantes para analisar os benefícios e dificuldades relacionadas a sua utilização e ao sucesso de sua implementação. De acordo com SOUZA e SWICKER (1999) apud SCHMIDT NETO (2002), podemos destacar as seguintes características: a) Pacotes Comerciais Dois grandes problemas enfrentados pelas empresas que utilizam os sistemas tradicionais são: o não cumprimento de prazos e o estouro dos orçamentos. A idéia básica dos pacotes é reduzir os custos e os prazos de desenvolvimento. O custo mais representativo dos softwares sempre foi o do desenvolvimento, não o da operacionalização. Dividindo estes custos entre diversos usuários, mesmo que poucos, reduzem-se radicalmente os custos por usuário. b) Modelos Padrão de Processos Os SIG são desenvolvidos para um cliente específico e procuram atender o máximo possível de empresas, justamente para explorar o ganho de escala em seu desenvolvimento. São utilizados

16 modelos de processos de negócios obtidos através da experiência acumulada pelas empresas fornecedoras em repetidos processos de implementação. c) Integração dos sistemas nas diversas áreas da empresa A integração pode ser definida como uma característica do SIG que considera cada módulo do sistema, servindo a um departamento específico da empresa, como parte de um único sistema empresarial e não como uma série de sistemas isolados. Apesar de serem divididos em módulos, os SIG podem ser considerados como um único sistema.entre os benefícios da integração está o compartilhamento de informações comuns entre os diversos módulos, de maneira que cada informação seja alimentada no sistema uma única vez, bem como a verificação cruzada de informações entre diferentes partes do sistema. Figura 2 Estrutura típica de funcionamento de um SIG Fonte: (DAVENPORT, 1998) d) Utilização de banco de dados O SIG só será totalmente integrado se utilizar um único banco de dados centralizado, também conhecido como banco de dados corporativo.

17 e) Nível de Abrangência Uma diferença entre os SIG e os pacotes de software tradicionais, ou seja, sistemas isolados, é a abrangência funcional dos SIG, ou seja, a ampla gama de funções empresariais cobertas por estes aplicativos. No caso dos demais pacotes, normalmente apenas uma função empresarial é atendida. Segundo SCHMIDT NETO (2002), pode-se ainda enumerar outras características importantes como: a) Flexibilidade O SIG deve ser flexível o suficiente para atender a qualquer mudança nas necessidades de um empreendimento. b) Modular e Aberto Qualquer módulo pode ser utilizado ou descartado sem qualquer efeito nos outros módulos. Deve também suportar múltiplas plataformas de hardware para empresas que possuem uma coleção de sistemas heterogêneos. c) Compreensivo Capaz de dar suporte a uma grande variedade de funções organizacionais, se adequando a muitas empresas. d) Além da Organização Deve fornecer conexão on-line com outras instituições que negociam com a empresa. e) Simulação da Realidade é necessário que o SIG seja capaz de efetuar a simulação de processos de negócios nos computadores. 1.2 Estágios de Evolução dos SIG O desenvolvimento e utilização dos SIG representam uma evolução em relação a outras soluções utilizadas no ambiente empresarial: as ferramentas MRP e MRPII. Esta evolução se deu na segunda metade do século XX.

18 Após a segunda guerra mundial não havia ainda os sofisticados sistemas de comunicação e de informática disponíveis hoje. Nos anos 50 e 60, as organizações a princípio apenas se preocupavam com a gestão de estoques. Os computadores dessa época eram de grande porte, custando várias centenas de milhares de dólares, o que restringia sua utilização. Na década de 70, com a crise econômica originada pela OPEP Organização dos Países Exportadores de Petróleo, aumentou significativamente o preço do barril de petróleo e a conseqüência foi uma inflação generalizada. As empresas viram a necessidade premente de cortar custos, melhorar seus processos e ampliar a abrangência do planejamento. Nesta mesma época, os custos dos computadores começaram a cair, tornando-os mais acessíveis às médias empresas, além disso, as indústrias estavam mais evoluídas. As empresas viram assim a necessidade de incorporar ao planejamento outros setores da empresa, bem como fornecedores e clientes. Surgiu então o MRP (Material Requirement Planning Planejamento das Necessidades de Materiais). Esse processo de planejamento permitia maior racionalização das operações empresariais, mas era falho na medida que não era flexível. Era voltado principalmente para aplicações em empresas manufatureiras. Esse sistema efetuava o controle dos estoques e dava apoio a funções de planejamento de produção e compras. Segundo CORRÊA (1999: 77), apud ENDER (2002: 24), O conceito de cálculo de necessidade baseia-se na idéia de que, se são conhecidos todos os componentes de determinado produto e os tempos de obtenção de cada um deles, podemos, com base na visão de futuro das necessidades de disponibilidade do produto em questão calcular os momentos e as quantidades que devem ser obtidas de cada um dos componentes para que não haja falta nem sobra de nenhum deles, no suprimento das necessidades dadas pela produção do referido produto. De modo geral, embora os sistemas MRP não dessem suporte ao planejamento de capacidade e de custos e não se integrassem com outros aplicativos usados pela organização, a

19 adoção desse sistema já caracterizou o uso da tecnologia para mudar a forma de trabalho, uma vez que sua aplicação manual era totalmente impraticável. No início da década de 80 o conceito foi ampliado e surgiu o MRPII (Manufacturing Resources Planning Planejamento dos Recursos de Produção). As áreas produtivas e de estoque foram integradas a compras, vendas e algumas funções financeiras. Procurava dar suporte não só às decisões de o quê, quanto e quando produzir, mas também como produzir. Os MRPII davam mais ênfase na melhor utilização dos recursos produtivos: máquinas, equipamentos, pessoas e matérias-primas. Segundo BARTBASTEFANO (2002) apud ENDER (2002:25): MRPII é uma filosofia de gerenciamento que engloba toda a organização, tornando mais eficientes e eficazes seus processos de manufatura e distribuição através da redução de estoques, do planejamento de suprimentos e da análise de demanda. Porém o MRPII ainda foi insuficiente frente às grandes necessidades de planejamento de recursos das indústrias. Não bastava apenas planejar a produção e sim planejar todos os recursos empresariais na busca de redução de custos de processos e administrativos e aumento de eficiência, integrando toda a cadeia produtiva das empresas. Então, com o objetivo de ampliar a abrangência de seus produtos, os fornecedores de soluções começaram a agregar ao produto novos módulos de gerenciamento, tais como: finanças, controladoria, recursos humanos, entre outros, dando origem, no início da década de 90, aos Sistemas ERP ou SIG, capazes de suportar todos os principais processos de informação das empresas, mesmo as não manufatureiras, que foram as primeiras usuárias do sistema ERP. Depois outros setores como telecomunicações, mídia, serviços públicos, serviços financeiros e até clubes esportivos entre outros, passaram a usar os sistemas ERP ou SIG, visando a obter os benefícios de integração e flexibilidade.

20 Ao longo dos anos, as empresas fornecedoras de ERP foram se aprofundando no sistema, e nas necessidades das empresas, incorporando novas formas de se atender clientes espalhados pelo mundo, novas leis e regulamentações e, nesses últimos anos, novas funções como o CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) e business. Atualmente, portanto, o grande desafio entre as empresas é a expansão do ERP, que já não consegue mais acompanhar o avanço das novas tecnologias, integrando desde o chão de fábrica até o mercado externo, utilizando ferramentas como CRM, Internet, SCM (Supply Chain Management), BI (Business Intelligence) e outros, lançando novas versões de seus pacotes convencionais de ERP, que vêm prontas para a integração com a Web, chamado de ERPII, (também criado pelo Gartner Group), que extrapola as barreiras da empresa e passa a controlar os negócios de toda cadeia de valor. Segundo POLITTO NETO (2001:2), O ERP rompe definitivamente as fronteiras entre as empresas, enfatizando o C commerce,ou comércio de parceria, onde a qualidade da informação dada aos parceiros de colaboração será de vital importância para o sucesso dos negócios. Assim percebe-se que os sistemas ERP ou SIG surgiram da necessidade que o ser humano tem, em estar constantemente se aprimorando, evoluindo tecnologicamente para despender menos tempo com tarefas irrelevantes ainda que necessárias e poder dispor-se a buscar na reflexão a solução dos seus problemas. Sem dúvida aparecerão sempre outras inovações e a evolução não pára, porque o mundo dos negócios sempre precisará de diferenciais que aumentem a competitividade, melhorem a eficiência dos processos e tragam maior eficácia, ou seja, resultados como rentabilidade, aumento da participação do mercado e conquista de novos clientes.

21 1.3 As Razões para Implementação de um SIG Para ser bem sucedida na implementação de um sistema integrado de gestão a empresa deve saber exatamente do que necessita e onde quer chegar com essa solução. As empresas devem ter respostas claras para estas questões. Após consultar autores como PADOVEZE (1998), OLIVEIRA (2000), POLLONI (2000) e COLÂNGELO FILHO (2001), chegou-se a conclusão de que três são as principais razões que podem levar a empresa a implementar um SIG: negócios, legislação e tecnologia. a) Negócios estão associados à melhoria da lucratividade, à maior competitividade da empresa. b) Legislação está ligada às exigências legais que as empresas devem cumprir e que os outros sistemas não atendem. c) Tecnologias estão relacionadas às mudanças necessárias em razão da obsolescência econômica das tecnologias em uso, ou devido à exigência de parceiros de negócios. Segundo os mesmos autores, outras razões que justificam a implementação de um SIG, são: a) Aumentar a eficiência das diversas áreas utilizando-se uma ferramenta de informática que atenda às necessidades operacionais da empresa, desenvolvida numa linguagem única de programação, com base única de dados, numa tecnologia cliente/servidor e com integração entre seus vários módulos. b) Possibilitar o redesenho, a racionalização e a redução do tempo de execução das atividades por meio dos ciclos de transações da empresa, permitindo delimitar as funções e atividades de várias áreas, seu reagrupamento ou redistribuição, caso ocorram modificações na estrutura organizacional.

22 c) Permitir a descentralização na execução de determinadas atividades, eliminando redundâncias, retrabalhos, promover sinergias e aumentar a fluidez no inter-relacionamento entre os ciclos de transações. d) Abranger a maioria dos aspectos dos negócios da empresa e permitir a incorporação e utilização das melhores práticas de negócios. e) Permitir que a empresa utilize soluções, tecnologias, metodologias e métodos de operação já testados, reduzindo de forma significativa os custos de aquisição e os esforços no desenvolvimento e customização de sistemas de informática. Face à globalização da economia, a empresa que não adotar um SIG estará em desvantagem competitiva frente aos seus competidores no mercado de sua atuação e, em médio prazo, poderá enfrentar dificuldades de sobrevivência. CALDAS e WOOD (2000) apud COLÂNGELO FILHO (2001), apresentam uma pesquisa realizada no final de 1998 com 28 organizações brasileiras, que implantaram sistemas ERP. Os motivos foram classificados em: substantivos, institucionais e políticos. Motivos substantivos são os imperativos, sejam problemas ou oportunidades, com que as organizações defrontam-se e para os quais os sistemas ERP são uma resposta adequada e eficaz. Motivos institucionais são as forças externas que agem sobre a organização e a pressionam pela adoção do sistema ERP. Motivos políticos refletem os interesses de grupos de poder e coalizão dentro da organização. Os resultados desta pesquisa são os indicados no quadro abaixo:

23 MOTIVOS PARA IMPLANTAR O SIG % TIPO DO MOTIVO Integração de processos; integração da informação 91 Substantivo Seguir uma tendência 77 Institucional Pressões da função de TI 41 Político Pressões da matriz 41 Político Evitar abrir espaço para concorrentes 37 Substantivo Razões políticas internas 31 Político Influência da mídia 29 Institucional Influência de gurus de administração e consultores 23 Institucional Pressão de clientes e/ou fornecedores 11 Substantivo/institucional Quadro 1: Motivos para implantação de um SIG Fonte: COLANGELO FILHO (2001) O resultado desta pesquisa revelou que o motivo mais importante para a implementação de um SIG é a integração dos processos e das informações. Pelo que já se estudou até aqui, esta integração permite que se ganhe tempo, pois evita muitos retrabalhos e ao mesmo tempo torna as informações mais fidedignas em tempo real. Todos terão acesso aos dados evitando que os mesmos fiquem restritos a um determinado setor, ou se extraviem pelo caminho. Daí sua importância para as empresas. Percebe-se também, que as razões que levam a implementar um SIG variam de acordo com o autor, contudo há concordância entre alguns itens como: globalização, competitividade, gestão mais lucrativa, etc. É preciso evoluir constantemente, para adequar-se aos interesses do cliente na busca de novas oportunidades de negócio. Quem não se adapta ao mercado, com o decorrer do tempo estará em desvantagem competitiva. 1.4 As Etapas de Implementação de SIG Quando uma empresa decide implementar um SIG é preciso considerar os benefícios a serem obtidos a partir do momento em que a solução estiver rodando, os impactos sobre a

24 cultura e o ambiente da empresa, o grau de dificuldade durante o período de implementação e a relação custo-benefício. As empresas esperam que o sistema dê uma guinada no desempenho de suas atividades da noite para o dia, de forma que atinja todos os setores da empresa. Esta é uma visão distorcida do que o sistema pode oferecer. Na realidade o SIG suporta toda a organização, fazendo com que todas as informações fluam livremente por todos os setores. Em resumo, pode-se dizer que o SIG fornece a informação correta, para a pessoa correta, no momento correto. Para concretizar a implementação propriamente dita, é necessário, principalmente fazer uma mudança cultural no interior da empresa, promovendo cursos para que os funcionários entendam e aceitem o SIG como uma ferramenta que vem para lhes ajudar no dia a dia da empresa. Também deve ser feito um redesenho nos processos da empresa e procurar adequar o sistema à função de cada um, para que todos saibam utilizá-lo com sucesso. O sistema deve ser desenhado e implementado por profissionais capacitados e que conheçam a realidade da empresa. A seguir serão vistas as principais etapas para implementação do SIG O Planejamento da Implementação O primeiro passo para a implementação de um pacote é a criação de um comitê de gestão, definindo o líder, o comitê executivo, a estruturação das equipes do projeto e a definição do plano geral de implementação. A equipe de implementação deve ser composta por elementos representantes de todas as áreas envolvidas na implementação. O papel do líder deve ser dividido entre um coordenador do projeto da empresa e o consultor responsável pela equipe do projeto. O comitê executivo deve desenvolver o plano

25 geral ou plano diretor, definir as equipes, acompanhar os resultados, bem como tomar decisões que possam exigir a liberação de recursos adicionais ou mudanças no cronograma. Existem basicamente duas alternativas para a implementação: em fases, onde os módulos são implantados sucessivamente, com diferentes datas para início de operação, ou a implementação completa, onde todos os módulos são implementados ao mesmo tempo. A definição da melhor estratégia depende de vários fatores como: objetivos do projeto, restrições e possibilidades da arquitetura tecnológica existente, predisposição pela mudança, investimentos, benefícios esperados e riscos que se deseja correr, entre outros. É indispensável a participação do contabilista no projeto de implementação, pois a atividade contábil se relaciona com todas as áreas em que ocorrem decisões que afetam o patrimônio e os resultados da empresa. O contabilista possui conhecimento sobre os negócios e atividades da empresa e pode trazer significativas contribuições para o sucesso da implementação Seleção e Escolha O processo de seleção do sistema deve ser prático, mas rigoroso o suficiente para evitar uma escolha errada que comprometeria o desempenho da empresa. Segundo ENDER (2002) e outros autores a seleção de um SIG deve levar em consideração vários fatores: a) O tempo dedicado ao processo de seleção não deve ser longo nem os investimentos elevados. b) Definir o que se espera do sistema para depois escolher o produto, para não optar pelo melhor discurso do fornecedor e sim pelo melhor produto.

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