Aprendendo a Interpretar Dados Financeiros de uma Empresa Usando Estatística de Forma Simples e Prática

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1 Aprendendo a Interpretar Dados Financeiros de uma Empresa Usando Estatística de Forma Simples e Prática Ederson Luis Posselt Eduardo Urnau Eloy Metz Ismael Cristofer Baierle 1. Introdução Interpretar os dados financeiros de uma empresa requer um grau de conhecimento no mínimo razoável, tomar decisão requer perfil empreendedor baseado em dados obtidos e tratados por ferramentas eletrônicas ou de forma manual. Empresas de grande porte são na maioria dotados de profissionais e ferramentas para levantamento e tratamento de dados, porém empresas pequenas e algumas de porte médio, não possuem funcionários e nem conhecimentos de ferramentas para essa atividade. O fato de não analisar os dados ou simplesmente analisá-los de forma a perceber lucro e prejuízo faz com que a empresa não explore de melhor forma o seu mercado, provavelmente deixando de obter melhores resultados. Com base na dificuldade de empresas menores o presente artigo tem como objetivo demonstrar a aplicação e interpretação dos dados financeiros. Para exemplificar as técnicas utilizouse o banco de dados de uma butique, localizada no estado do Rio Grande do Sul, onde as vendas a prazo e à vista estão totalizadas por mês dentro de um período de cinco anos, compreendido entre 2004 e Metodologia O presente trabalho refere-se a uma pesquisa aplicada de natureza descritiva e experimental. Também é de natureza exploratória, baseada em dados bibliográficos para a criação de uma metodologia para empresas de pequeno e médio porte. Para contemplar o presente artigo que se destina a criação de uma metodologia simples para a análise de dados financeiros para pequenas e médias empresas. As etapas a seguir descrevem as metodologias utilizadas: Processo de vendas: análise do processo de vendas da empresa analisada como modelo para

2 análise financeira. Gráfico linear: destinado a observar as movimentações financeiras em relação ao tempo; Gráfico de barras: destinado a observação da movimentação em um determinando período com o objetivo de comparação entre períodos distintos; BoxPlot: análise de variação em determinados períodos; Gráfico de probabilidade normal: verificar se os dados apresentados possuem um comportamento normal; Cartas de controle: identificar se o processo de vendas está dentro de controle; Autocorrelação: verificar se existe relação entre os dados financeiros agrupados por mês; 3. Fundamentação Teórica A estatística é a ciência que lida com a coleta, processamento e disposição de dados (informação), facilitando o estabelecimento de conclusões confiáveis sobre algum fenômeno que esteja acontecendo. As ferramentas e técnicas de estatística são muito úteis para o controle de qualidade tanto de bens quanto de serviços. Um processo ou serviço sempre irá apresentar variabilidade, sejam por diferença em matérias-primas, condição de equipamentos, métodos de trabalho, operadores envolvidos, sazonalidade, entre outros. Essa variabilidade torna mais difícil a tomada de decisões, planejamentos da empresa, e para que isto não ocorra é necessário que o cenário seja previsível, sendo isso possível somente se ele estiver sob controle estatístico. Para se entender melhor dados e números relativos à revenda de produtos, podemos ser auxiliados por diversas ferramentas, tanto para controle como para que sejam estimados valore futuros e explicados fenômenos que estão ocorrendo. Uma das ferramentas e métodos mais comuns, e que nos facilitam a visualização de dados são os gráficos de controle, pois são eles que nos informam se o processo está ou não sob controle estatístico. A figura 2 apresenta o gráfico de regressão linear, que é um método para se estimar a condicional (valor esperado) de uma variável y, dados os valores de algumas outras variáveis x. Este gráfico permite que seja melhor visualizado a evolução dos números de maneira mais clara. Gráficos de barra e de linha nos ajudam a ter uma noção de como é a evolução/incremento de uma venda, um processo de fabricação de produto, que nos permite criar um foco e visualizar de forma clara quais são os períodos de alta, períodos de baixa e onde provavelmente está o gargalo do processo, ou seja, qual o fenômeno que faz com que esses dados variem. Com à ajuda do software Minitab 15, é possível fazer a análise e interpretação dos dados através de diversos gráficos. Nas figuras 9 e 10, temos os gráficos de Boxplot, que pode ser útil para mostrar as diferenças entre as populações sem fazer quaisquer suposições da distribuição

3 estatística subjacente: eles são não-paramétricos. Os espaçamentos entre as diferentes partes da caixa ajudam a indicar o grau de dispersão (disseminação) e assimetria nos dados, e identificar outliers. Boxplots pode ser tirada horizontal ou verticalmente. Para o controle específico das causas e efeitos da variabilidade e/ou problemas e defeitos nos processos, podem-se utilizar umas das 7 ferramentas da qualidade. A carta de controle é um tipo de gráfico, comumente utilizado para o acompanhamento durante um processo, determina uma faixa chamada de tolerância limitada pela linha superior (limite superior de controle) e uma linha inferior (limite inferior de controle) e uma linha média do processo (limite central), que foram estatisticamente determinadas. Realizada em amostras extraídas durante o processo, supõe-se distribuição normal das características da qualidade. O objetivo é verificar se o processo está sob controle. Este controle é feito através do gráfico, como pode-se observar na figura12. Dados podem ser influenciados por diversos fatores, internos ou externos. O que pode ajudar a detectar a causa das influências é o gráfico de autocorrelação, que é uma medida que informa o quanto o valor de uma variável aleatória é capaz de influenciar seus vizinhos, ou seja, o quanto a existência de um valor mais alto condiciona valores também altos de seus vizinhos. Existem várias interpretações físicas da autocorrelação, e mesmo várias definições. Segundo a definição da estatística, o valor da autocorrelação está entre 1 (correlação perfeita) e -1, o que significa anti-correlação perfeita. O valor 0 significa total ausência de correlação. Com essas ferramentas, é possivel ter o controle de vendas de uma empresa revendedora de produtos masculinos e femininos, podendo assim ser estudado depois quais os motivos e/ou fatores que influenciam a sazonalidade. 4. Conhecendo o Processo da Empresa Para trabalhar os dados de uma empresa, é necessário conhecer os processos envolvidos diretamente na arrecadação dos dados financeiros. No estudo de caso analisado, o processo de vendas deve ser analisado. Isso se faz necessário, pois indiretamente problemas de organização podem inibir um faturamento superior. A Figura 1 apresenta o fluxograma de vendas da butique analisada, em uma análise inicial, não é possível perceber problemas no processo que prejudiquem o faturamento. Esse fato não gera garantias, além de analisar o fluxo é importante verificar se as pessoas seguem o procedimento. O fato dos funcionários entrarem em contato direto com o cliente, faz com que seja necessário um trabalho continuo a fim de aperfeiçoar o processo de vendas e assim ampliar os resultados.

4 Figura 1 - Fluxograma do processo de venda Na análise da butique o presente artigo não fez o monitoramento das atividades dos vendedores a fim de verificar a execução dos procedimentos descritos. 4.1 Análise dos Dados de Vendas Entender os dados de uma empresa é fundamental para uma boa gerencia e tomada de decisões. As informações devem ser claras a ponto de estabelecerem limites e tendências sobre os dados financeiros. Para gerar o gráfico da Figura 2 foi utilizado a ferramenta BrOffice, software de distribuição gratuita. Atualmente no mercado existem várias ferramentas gratuitas e pagas para análise de dados, sejam esses dados financeiros ou não. O fato mais importante é a interpretação das informações. A Figura 2 apresenta o gráfico linear dotado de linha média e linha de tendência. Esse gráfico é composto de duas linhas de valor em reais em relação ao tempo, sendo a linha na cor azul correspondente ás vendas à vista e a linha na cor vermelha as vendas a prazo. Para criar um maior entendimento sobre os dados, foram adicionadas 2 linhas para cada tipo de faturamento. As linhas na cor verde correspondem a linhas de tendência e as linhas na cor laranja as médias. O intervalo de dados financeiros analisado corresponde a um período de 5 anos e 2 meses.

5 O fato mais visível neste gráfico está relacionado à constância das vendas a prazo (linha vermelha) em todo o período analisado. Para comprovar essa relação basta que seja visualizado a linha de tendência e média. Essas duas linhas estão quase sobrepostas, exibindo o padrão das vendas a prazo. Outro fator visível é o crescimento do faturamento à vista (linha azul), observando-se o gráfico de uma forma básica, podem ser percebidas duas fases separadas pela data de junho de Figura 2 - Gráfico linear - Faturamento em relação ao tempo Codificar os resultados de uma empresa em gráficos faz com que esses resultados sejam de fácil interpretação. As Figuras 3, 4, 5, 6 e 7 apresentam gráficos de barras para o faturamento mensal da butique organizado por ano. Gráfico de barras é uma das ferramentas mais simples de serem entendidas e para simplificar essa informação basta visualizar a Figura 3. Analisando o gráfico da Figura 3 observa-se com facilidade que o mês de Dezembro representou o melhor faturamento do ano de 2004 e o mês de Janeiro representou o pior faturamento do ano de A informação mais importante é a análise comparativa entre os resultados de um conjunto maior de dados, para isso, as Figuras 3, 4, 5, 6 e 7 apresentam os resultados agrupados mensalmente divididos em períodos anuais. Analisando esses gráficos, é possível reconhecer padrões, o mais notável é o fato de que todos os meses, o melhor mês de vendas esta relacionado a Dezembro e o pior mês de vendas está relacionado a Janeiro e Fevereiro. Essas informações são normais para uma butique, e isso se deve a datas comemorativas como Natal. Porém reconhecer esses fatores faz com que a empresa possa dirigir forças de venda para os meses de menor faturamento para tentar

6 equilibrar os rendimentos , , , , , , , , , ,00 Rendimento em 2004 por mês 0,00 01/04 02/04 03/04 04/04 05/04 06/04 07/04 08/04 09/04 10/04 11/04 12/04 Figura 3 - Gráfico de barras das vendas de , , , , , , ,00 Rendimentos em 2006 por mês 0,00 01/06 02/06 03/06 04/06 05/06 06/06 07/06 08/06 09/06 10/06 11/06 12/06 Figura 5 - Gráfico de barras das vendas de , , , , , , , ,00 Rendimentos em 2008 por mês 01/08 02/08 03/08 04/08 05/08 06/08 07/08 08/08 09/08 10/08 11/08 12/ , , , , , ,00 Rendimentos em 2005 por mês 0,00 01/05 02/05 03/05 04/05 05/05 06/05 07/05 08/05 09/05 10/05 11/05 12/05 Figura 4 - Gráfico de barras das vendas de , , , , , , , ,00 Rendimentos em 2007 por mês 0,00 01/07 02/07 03/07 04/07 05/07 06/07 07/07 08/07 09/07 10/07 11/07 12/07 Figura 6 - Gráfico de barras das vendas de ,00 Figura 7 - Gráfico de barras das vendas de 2008

7 Em todos os gráficos apresentados até o momento não era possível ter uma noção de crescimento da empresa. Para gerar uma visão da evolução do faturamento da empresa é necessário ter a informação financeira em nível macro, isso significa agrupar as informações em grandes grupos, e no caso da butique as informações foram agrupadas por ano. O gráfico apresentado na figura 8 apresenta um gráfico linear com valores totalizados em períodos anuais. Apresentando 3 linhas, sendo a linha negra referente ao valor total das vendas, representado pela soma das vendas à vista e a prazo. A linha na cor vermelha representa as vendas à vista e a linha azul as vendas a prazo. Para visualizar a evolução da empresa basta analisar a linha negra, essa linha exibe o crescimento da empresa entre o ano de 2004 até 2007 com uma pequena queda nos faturamento do ano de 2008 em relação a Outro fato importante a ser interpretado é o fato das vendas à vista estarem relacionados diretamente com faturamento. Vendas à vista representam uma vantagem para a empresa, pois ela conta com recursos para investimentos. É importante reparar que o valor de vendas a prazo tem reduzido, e esse fato está associado diretamente com o crescimento do uso de cartões de crédito. Figura 8 - Gráfico de linhas totalizado por ano Para analisar a variação em determinados períodos utilizou-se o gráfico de BoxPlot. A

8 intenção é analisar a variabilidade dos dados em um determinado período. O gráfico exibido na figura 9 apresenta a variação dos dados por mês entre os anos de 2004 e Observando-se esse gráfico fica fácil reconhecer padrões de comportamento em determinados períodos do ano. Os meses de Janeiro, Fevereiro e Julho apresentaram pequena variação nos seus dados em relação há outros meses. Esse comportamento faz com que a empresa possa projetar uma visão futura. Os meses de Março, Abril e Maio, possuem uma grande variação nos seus dados, o que implica num grau pequeno de certeza no faturamento futuro. O restante dos meses apresenta um comportamento intermediário. Figura 9 - Boxplot com dados de 2004 a 2008 Na figura 10 foi realizado o mesmo gráfico apresentado na Figura 9, porém o gráfico da Figura 10 faz a análise do ano 2005 até A intenção é de eliminar o ano de 2004 da análise, uma vez que esse ano apresentou os menores valores de faturamento. Observando a Figura 10 observou-se que os meses de Fevereiro, Julho e Agosto apresentaram menor variação. Essa observação variou em relação à análise do gráfico apresentado na figura 9. Porém na análise dos meses de maior variação se mantiveram.

9 Figura 10 - Boxplot com dados de 2005 a 2008 Analisando os dados do gráfico de probabilidade apresentado na Figura 11 temos o valor de P maior que 0.5, onde tem se a informação que os dados são normais, pois a maioria cai sobre a linha da média que é de R$ Vemos também que entre as 60 amostras dos 5 anos temos um desvio padrão de R$ Figura 11 - Gráfico de probabilidade normal

10 Com a finalidade de acompanhar os faturamentos ao longo dos meses, a carta de controle exibida na Figura 12 apresenta os faturamentos efetivamente realizados pela empresa. Demonstrando que as variações entre os faturamentos, que apresentam um acréscimo ou decréscimo em relação à média. O crescimento do faturamento oscilou dentro de variações controladas, representando que os avanços foram planejados e a empresa preparou-se para suportar o crescimento das vendas. E quando as variações representaram uma margem abaixo da média, a empresa utilizou de capital de giro para suportar a redução das vendas. Demonstrando um excelente controle dos recursos financeiro. Outra informação a ser analisada são os pontos próximos a linha superior de controle. Esses pontos indicam um faturamento maior, por conseqüência uma quantidade maior de produtos vendidos. A preocupação pode ficar relacionada ao estoque. Se a empresa não possuir o estoque adequando a demanda, pode estar prejudicando o seu faturamento. Essa análise cabe ao empresário, mas ela pode ser prevista utilizando-se os níveis de variação apresentados anteriormente nos gráficos de BoxPlot. Figura 12 - Carta de controle sobre os totais de vendas

11 A correlação entre as leg s 1, 6 e 12 indicam um possível componente auto regressivo sazonal. 5. Conclusão Através deste artigo foi possível criar um método simples e eficaz para análise de faturamento para pequenas e médias empresas que não possuam o conhecimento necessário ou estrutura para a execução desta tarefa. A relação entre o faturamento e fatos históricos da empresa é de responsabilidade da mesma. Porém na empresa analisada, percebeu-se que essa teve um crescimento financeiro no mínimo interessante. Uma possibilidade para esse crescimento pode estar relacionado à informatização. No ano de 2004 essa empresa adotou sistemas para fazer o controle de vendas, estoque e financeiro. Todos os gráficos apresentados no artigo são cabíveis de aplicação a qualquer empresa que queira obter maiores informações referentes os rendimentos. Referências WERKEMA, Maria C. C.; Ferramentas Estatísticas Básicas para o Gerenciamento de Processos. Volume 2. Minas Gerais, acessado em 14 de setembro de 2009.

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