UNIVERSIDADE. Figura 1 Organograma da Organização Administrativa das IES. Fonte: Mec/Sensu

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1 III SEGeT Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia O SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL E SUA APLICABILIDADE NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR - IES Nerian José Cardoso FURB nerian@nercont.com.br Roberto Marcos Navarro FURB prof.navarro@hotmail.com Profa. Dra. Ana Cristina Faria FURB anacfaria@uol.com.br RESUMO Este artigo tem por objetivo caracterizar a implementação e a relevância do Sistema de Informação Gerencial nas Instituições de Ensino Superior, demonstrando a sua utilidade positiva como aglutinador de informações para a gestão empresarial. O instrumento metodológico utilizado foi à pesquisa bibliográfica, apresentando os seguintes conceitos: instituição de ensino superior, sistema de informação, sistema de informação gerencial e sistemas de informações integrados, envolvendo: sistema de administração de atividades didáticas; sistema de administração de biblioteca; sistema de administração financeira; sistema de administração de recursos humanos; sistema de protocolo e comunicações; sistema de administração de materiais e de patrimônio. Conclui-se que o uso do sistema de informação gerencial é uma ferramenta no processo de tomada de decisão, buscando reduzir custo e maximização do resultado. Palavras-Chave: Sistema de informação Gerencial, IES, Universidades. 1 INTRODUÇÃO A Instituição de Ensino Superior (IES) é uma empresa e deve gerar resultados. Com processos e particularidades, requer uma solução que vai além do controle acadêmico, ultrapassando o limite dos diários, históricos e listagens. Um dos instrumentos obrigatórios pelo MEC, quando da abertura de uma Instituição de Ensino Superior é o PDI-Plano de Desenvolvimento Institucional, um plano geral de desenvolvimento dos próximos cinco anos para instituição quando da autorização ou renovação, que nada mais é que um instrumento de planejamento com totais características gerencia. Podemos destacar com características de informações gerenciais constantes no PDI os seguintes itens obrigatórios: objetivos e metas (descrição dos objetivos e quantificação das metas com cronograma); organização e gestão de Pessoal; cronograma de expansão da infraestrutura para o período de vigência do PDI e demonstração da sustentabilidade financeira, incluindo os programas de expansão previstos no PDI.

2 A Universidade necessita de um sistema eficiente, capaz de transformar informações em resultados. Integrando os processos, eliminamos o retrabalho, padronizamos atividades e antecipamos as respostas preservando a integridade das informações. O sistema deve ser uma poderosa ferramenta, extremamente flexível, capaz de se adaptar a realidade e as estratégias da Instituição, permitindo total integração entre gestão acadêmica, administrativa e RH, identificando os cursos e áreas mais rentáveis ou menos rentáveis. O artigo tem por objetivo caracterizar a implementação e a relevância do Sistema de Informação Gerencial nas Instituições de Ensino Superior, demonstrando a sua utilidade positiva como aglutinador de informações para a gestão empresarial. O instrumento metodológico utilizado foi à pesquisa bibliográfica, apresentando os seguintes conceitos: instituição de ensino superior, sistema de informação, sistema de informação gerencial e sistemas de informações integrados, envolvendo: sistema de administração de atividades didáticas; sistema de administração de biblioteca; sistema de administração financeira; sistema de administração de recursos humanos; sistema de protocolo e comunicações; sistema de administração de materiais e de patrimônio. Neste capitulo vamos dar enfoque a constituição de e classificação das Universidades em conformidade com a legislação Mec/Sesu A forma de criação conforme Projeto de Lei de iniciativa do Poder Executivo e aprovado pelo Poder Legislativo. UNIVERSIDADE As Universidades classificam-se segundo a natureza de suas mantenedoras em Públicas (criadas por Projeto de Lei de iniciativa do Poder Executivo e aprovado pelo Poder Legislativo) e Privada (criadas por credenciamento junto ao Ministério da Educação), demonstrado na figura abaixo: Figura 1 Organograma da Organização Administrativa das IES Fonte: Mec/Sensu Instituições Públicas são criadas ou incorporadas, mantidas e administradas pelo Poder Público e estão classificadas conforme (Mec/Sesu, 2006) em: Federais mantidas e administradas pelo Governo Federal Estaduais mantidas e administradas pelos governos dos estados Municipais mantidas e administradas pelo poder público municipal 2

3 Instituições Privadas são mantidas e administradas por pessoas físicas ou pessoas jurídicas de direito privado e dividem-se, ou se organizam, entre Instituições privadas com fins lucrativos ou privadas sem fins lucrativos. Podem se organizar como: Instituições privadas com fins lucrativos ou Particulares sem sentido estrito são instituídas e mantidas por uma ou mais pessoas físicas ou jurídicas de direito privado. Sua vocação social é exclusivamente empresarial. Instituições privadas sem fins lucrativos, podem ser quanto a sua vocação social: 2.1 Comunitárias Incorporam em seus colegiados representantes da comunidade. Instituídas por grupos de pessoas físicas ou por uma ou mais pessoas jurídicas, inclusive cooperativas de professores e alunos que incluam na sua entidade mantenedora, representante da comunidade. 2.2 Confessionais constituídas por motivação confessional ou ideológica. Instituídas por grupos de pessoas físicas ou por uma ou mais pessoas jurídicas que atendam à orientação confessional e ideológica especificas 2.3 Filantrópicas aquelas cuja mantenedora, sem fins lucrativos, obteve junto ao Conselho Nacional de Assistência Social o Certificado de Assistência Social. São as instituições de educação ou de assistência social que prestem os serviços para os quais foram instituídas e os coloquem à disposição da população em geral, em caráter complementar às atividades do Estado, sem qualquer remuneração. A Organização Acadêmica obedece critérios estabelecidos pela Sesu - Secretaria de Educação Superior MEC, que determina como as Instituições se organizam. ORGANIZAÇÂO ACADÊMICA - (Sesu Secretaria de Educação Superior - MEC) Caracteriza as instituições de ensino superior quanto a sua competência e responsabilidade. Instituições de Ensino Superior oferecem cursos superiores em pelo menos uma de suas diversas modalidades, bem como cursos em nível de pós-graduação. Universidades são instituições pluridisciplinares, públicas ou privadas, de formação de quadros profissionais de nível superior, que desenvolvem atividades regulares de ensino, pesquisa e extensão. 1)Instituições Universitárias São instituições pluridisciplinares, publicas ou privadas, de formação de quadros profissionais de nível superior, que desenvolvem atividades regulares de ensino, pesquisa e extensão. Dividem-se em: Universidades São instituições pluridisciplinares, publicas ou privadas, de formação de quadros profissionais de nível superior, que desenvolvem atividades regulares ensino, pesquisa e extensão. Universidades Especializadas São instituições de educação superior, publicas ou privadas, que atuam numa área de conhecimento especifica ou de formação profissional, devendo oferecer ensino de excelência e oportunidades de qualificação ao corpo docente e condições de trabalho a comunidade escolar. Centros Universitários 3

4 São instituições de educação superior, públicas ou privadas, pluricurriculares, que devem condições de trabalho à comunidade escolar. 2) Instituições Não Universitárias CEFETs e CETs Centros Federais de Educação Tecnológica (Cefets) e os Centros de Educação Tecnológica (CETs). Representam instituições de ensino superior, publicas ou privadas, pluricurriculares, especializados na oferta de educação tecnológica nos diferentes níveis e modalidades de ensino, caracterizando-se pela atuação prioritária na área tecnológica. Eles podem ministrar o ensino técnico em nível médio. O centro de Educação Tecnológica possui a finalidade de qualificar profissionais em cursos superiores de educação tecnológica para os diversos setores da economia e realizar pesquisa e desenvolvimento tecnológico de novos processos, produtos e serviços, em estreita articulação com os setores produtivos e a sociedade, oferecendo, inclusive, mecanismos para a educação continuada. Faculdades Integradas São instituições de educação superiores públicas ou privadas, com propostas curriculares em mais de uma área do conhecimento. Tem o regimento unificado e é dirigida por um diretor geral. Pode oferecer cursos em vários níveis sendo eles de graduação, cursos seqüenciais e de especialização e programas de pós-graduação (mestrado e doutorado). Faculdades Isoladas São instituições de educação superiores públicas ou privadas. Com propostas curriculares em mais de uma área do conhecimento são vinculadas a um único mantenedor e com administração e direção isoladas. Podem oferecer cursos em vários níveis sendo eles de graduação, cursos seqüenciais e de especialização e programas de pós-graduação (mestrado e doutorado). Institutos Superiores de Educação São instituições públicas ou privadas que ministram cursos em vários níveis sendo eles de graduação, cursos seqüenciais e de especialização, extensão e programas de pós-graduação (mestrado e doutorado). As Instituições de Ensino não diferem muito das empresas em qualquer área, exceto na missão específica. Não diferem no que diz respeito ao trabalho e aos encargos do dirigente, ao planejamento e à estrutura da organização. Contudo, a instituição de ensino é essencialmente diferente das empresas nos seus negócios. É diferente na finalidade, possui valores diferentes, faz contribuição diferente à sociedade. Em sua organização, abaixo, colocamos um organograma funcional básico de uma Instituição de Ensino Superior: 4

5 Figura 4 - Adaptado de: Lima, Mauricio Andrade de - UMA PROPOSTA DO BALANCED SCORECARD PARA A GESTÃO ESTRATÉGICA DAS UNIVERSIDADES FUNDACIONAIS DE SANTA CATARINA, - Tese de Doutorado em Engenharia da Produção UFSC SC. 3. SISTEMA DE INFORMAÇÕES Quando se estuda SI, temos que diferenciar o que é dado e o que é informação. Segundo Oliveira (2000, p.167), dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Por sua vez, informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões. O comentário que o autor faz sobre dado e informação é de que toda informação é uma ferramenta importante dentro das empresas ou organizações que quando bem estruturada, esta passa a integrar os demais subsistemas e, como conseqüência, as atividades das demais unidades da organização ou empresas. Oliveira (1996, p. 68) comenta que a informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados dentro de um complexo para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada. Logo, toda a sistemática de coleta, tabulação e armazenamento dos dados para transformá-los em informações, posteriormente, facilita a tomada de decisão por parte dos gerentes e otimiza melhor o tempo. Beuren (1998, p. 59) ressalta também que uma vez que a empresa reconhece o papel positivo que a informação pode representar, cabe a ela refletir sobre questões primordiais relativas à criação de processos eficazes de gestão da informação. Tendo em vista o contexto econômico, a autora completa que a informação pode ser um dos fatores responsáveis pelo bom êxito das empresas em termos de sobrevivência ou como forma de estabelecer maior competitividade. O sistema de informações consiste em uma soma estruturada de elementos. Mosimann, Alves e Fisch (1993, p.52) conceituam sistema de informação como uma rede de informações cujos fluxos alimentam o processo de tomada de decisões, não apenas da empresa como um todo, mais, também, de cada área de responsabilidade. 5

6 Segundo Campos Filho (1994, p.34) explicita que o sistema de informação baseia-se em quatro componentes reunidos de modo a permitir o melhor atendimento aos objetivos da organização: À informação (dados formatados, imagens, sons e textos livres); Os recursos humanos (que coletam, armazenam, recuperam, processam, disseminam e utilizam as informações); Às tecnologias de informações (o hardware e o software); As práticas de trabalho (métodos utilizados) As práticas de trabalho, segundo Alter (1992, p.07), são as formas, maneiras e métodos utilizados pelas pessoas da organização para realizar os seus serviços. Elas estão intimamente ligadas às ferramentas tecnológicas e às informações para comunicação, realização de tomada de decisão e outras tarefas necessárias ao negócio. As tecnologias de informações, de acordo com Alter (1992, p.09), compreendem o hardware e software destinado à tarefa de processamento de dados e que capturam, manipulam, armazenam, recuperam e transmitem as informações. Salienta que a tecnologia da informação é um componente do sistema de informação e não pode ser confundido como se este elemento fosse o todo. A tecnologia de informação é o ferramental do qual se utiliza à prática de trabalho. Os recursos humanos, segundo Campos Filho (1994, p.35), estão incluídos no sistema de informação para, a não ser em casos totalmente automatizados, coletar, processar ou usarem dados. A vinculação entre os recursos humanos e as práticas de trabalho demonstra que elas afetam os recursos humanos, ao passo que as características dos recursos humanos no sistema determinam quais as práticas viáveis e adequadas. Ressalta-se o valor da informação. Para uma decisão, nem todas as informações apresentam a mesma importância e, para isso, deve ser comunicada às pessoas em conteúdo adequado, senão ela perde o seu valor. A informação pode ser reutilizada, não é deteriorada e nem se deprecia e cada usuário determina o seu valor. Figura 2 Valor da informação Fonte: Oliveira (1996, p.47) A Figura 2 esquematiza o processo de valorização da informação dentro de uma empresa, considerando seus impactos nas decisões, no tempo de utilização e na utilidade da informação. Destacar-se-á os tipos de sistemas de informações de acordo com a modelagem do uso da informação, conforme figura abaixo e sua hierarquia, na parte inferior da pirâmide estão 6

7 concentrados os sistemas de automação (SA), que refere-se aos sistemas de automação industrial, comercial, bancária e de escritório, como sistema de processo. Como segundo na escala piramidal tem-se os sistemas de processamento de transações (SPT). Este tipo de sistema de informação refere-se aos sistemas computacionais como o de faturamento, folha de pagamento, conta a pagar e a receber, contábil e tesouraria. Figura 3 Pirâmide dos Sistemas de Informação Fonte: FURLAN; IVO; AMARAL (1994. P. 26). No nosso terceiro grau de hierarquia, têm-se os sistemas gerenciais que, por sua vez, dividem-se em dos módulos: o SAD e o SIG. O sistema de apoio à decisão (SAD), que é conceituado por Stair (1998, p.38) como um grupo organizado de pessoas, procedimentos, bando de dados, e dispositivos usados para dar apoio à tomada de decisões referentes a problemas específicos. Para Sprague (1991, p.10), o SAD caracteriza-se como um sistema computacional interativo que ajuda os responsáveis pela tomada de decisões a utilizar dados e modelos para resolver problemas não estruturados. STAIR (1998, P.232) corrobora esta idéia e acrescenta que o foco de um SAD está na eficácia da tomada de decisões em face de problemas comerciais não estruturados ou semi-estuturados. O SIG como, objeto deste estudo daremos um tratamento individualizado neste trabalho. O SIE tem várias definições, as quais convergem para um sistema de informações que fornece suporte ao processo decisório para alto escalão da organização. Para Pozzebon e Freitas (1996, p.29), o SIE é uma solução em termos de informática que disponibiliza informações corporativas e estratégicas para os decisores de uma organização, de forma a otimizar sua habilidade para tomar decisões de negócios importantes.. Mecleod (1993, p.586) ressalta que um sistema de informações executivas é um sistema que prevê informações para o executivo do desempenho global da firma. Considera que o fornecimento destas informações ao executivo pode ser facilmente recuperado e pode ter vários níveis de detalhes. Numa abordagem mais moderna, a informação deixa de estar dividida em estratégica, tática e operacional e passa a ser executiva visando dar suporte à tomada de decisões oportunas em todos os níveis. Sendo assim, todos os clientes e ou usuários das informações executivas são denominados executivos. (ABREU e ABREU, 2003). O sistema de informações gerenciais é descrito por Mcleod (1993, p.427) como um sistema baseado em computador que faz avaliações das informações para usuários com necessidades similares. O autor afirma que às informações serão utilizados pelos administradores e não administradores para a tomada de decisão e para resolver os problemas. 7

8 Para Stair (1998, p.38) um sistema de informações gerenciais (SIG) é um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, bando de dados e dispositivos usados para oferecer informações de rotina aos administradores e tomadores de decisões. Os autores Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.28), nos sistemas MIS, o foco passa para as atividades de planejamento e integração dos sistemas. Identificam como principais características do SIG: a) foco na informação direcionada a gerentes de nível médio; b) fluxo de informações estruturado; c) integração de relatórios e consultas, normalmente com uso de um banco de dados. Laudon (2001) afirma que os SIGs suprem os gerentes com relatórios sobre o desempenho passado e presente da empresa. Eles auxiliam o papel informativo dos gerentes ajudando a monitorar o desempenho atual da empresa e a prever o desempenho futuro, possibilitando assim que os gerentes intervenham, auxiliando o controle da empresa. Conforme figura acima os SIGs estão colocados a nível hierárquico da informa a nível intermediário decisório da organização há mesmo tempo que esta ligada como com os níveis inferiores como um fornecedor de informações. Stair (2002) relaciona as principais características de um SIG: Gerar relatórios de saída com formatos fixos e padronizados; Necessitar de solicitações formais do usuário; Produzir relatórios impressos e em tela de computador; Produzir relatórios programados, sob solicitação e de exceção; Ter relatórios desenvolvidos e implementados por sistemas de informações pessoais, incluindo analistas de sistema e programadores de computadores; Usar dados internos armazenados no sistema do computador. 4 - PROPOSTA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL PARA I.E.S As mudanças legais ocorridas alteraram completamente o contexto do ensino superior, quando no passado a concorrrencia era muito pouco hoje a realidade é completamente diferente. Para tanto as IES, devem preocupar-se com estratégias para manutenção da posição atual e buscar novos mercados. Um novo modo de pensar e agir, começar a tomar conta; preocupação com o mercado, com o negócio, com o cliente, com a gerência dos serviços para evitar a queda na produtividade, a perda de alunos, a perda de rentabilidade, a perda de espaço, enfim, a marginalização. A preocupação com a qualidade dos serviços tomou conta da sociedade e não apenas na área da educação. A política de avaliação com diversas formas, instrumentos e modalidades deixam as instituições em alerta contínuo para fazer uma analise diária de suas condições. As IES s têm por objetivos oferecerem mais e melhores serviços, devendo se concentrar em: - no cliente, em como atraí-lo, conhecê-lo e como agradá-lo; - nos serviços que oferecem, o que, como, quando e onde ensinar; - no convívio. A IES deve oferecer condições ao cliente no ambiente escolar; - controles - preocupação quanto ao desenvolvimento dos projetos pedagógicos de cursos compartilhados, com responsabilidades divididas, com implantação de controles de processo e 8

9 saída de formas diferenciadas de avaliação das atividades administrativas, pedagógicas e acadêmicas gerais; na preocupação com os concorrentes. - quem são eles, onde se localizam como pensam como atuam e como projetam o futuro. Nesse novo cenário as palavras mais freqüentes são: competência, competitividade, produtividade, avaliação, controles, participação, estratégias de marketing, o foco no cliente e agregação de valor social e econômico, sendo o primeiro para o cidadão e o segundo para organização. Neste contexto, são apresentadas as principais características do Sistema de Informação Gerencial para IES. O sistema a ser implantado será subdividido pelos módulos, a saber: Sistema de Administração de Atividades Didáticas; Sistema de Administração de Biblioteca; Sistema de Administração Financeira; Sistema de Administração de Recursos Humanos; Sistema de Protocolo e Comunicações; Sistema de Administração de Materiais e de Patrimônio; Sistema de Adm. de Materiais e Sist. Adm. e Recursos Humanos SIG-IES Sist. de Adm. de Atividades Didáticas Sist.Protocolo e Comunicação Sistema Adm. de Biblioteca Sist. de Adm. Financeira Figura 5 Adaptado do Ministério de Ciência e Tecnologia. Disponível em Acessado em 31 de maio de

10 As Instituição de Ensino Superior enquanto empresas devem gerar resultados. Para isso em um ambiente de mercado competitivo, um sistema de informação gerencial é de grande importância como suporte para decisões a serem tomadas pelos níveis hierárquicos da organização, um sistema integrada e eficaz é fundamental. Quando deste estudo o sistema o gestor, o gestor tem suporte à tomada de decisões, com uma análise contextualizada de dados compartilhados. Isso significa alocação ideal de recursos físicos e humanos, controle de todos os processos, o melhor desempenho de cada atividade. Pode-se dizer que a informação gerada pelo sistema de informação gerencial em termos sintéticos em seu fluxo é usada como: informações para planejamento, informações para acompanhamento e informações para avaliação, sendo que seus usuários seriam: os mantenedores, os conselheiros, os dirigentes. Em termos analíticos as informações. De forma analítica a informação gerada pelo SIG em seu fluxo são ações pedagógicas e administrativas geradas pelos acadêmicos, docentes, pessoal de apoio, destinadas aos chefes de departamentos e chefes de divisões administrativas. Os projetos pedagógicos gerados, pelos chefes, destinam-se a diretores de centro, são analisadas e encaminhadas aos próreitores para analise e encaminhamento aos conselhos superiores das instituições para aprovação. De posse dessas informações os dirigentes das IES elaboram o Plano Interno de Ações e o Plano Estratégico da instituição. Aos mantenedores são enviados esses planos a quem caberá o acompanhamento e a avaliação dos planos elaborados. SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE ATIVIDADES DIDÁTICAS Regime seriado e/ou por créditos; O sistema terá como responsabilidade o relacionamento documental entre a IES, como prestadora de serviço educacional e o contratante deste serviço, neste caso o acadêmico como principal cliente da organização. Para tanto deverá desenvolver as seguintes atribuições: Matrícula, Pré-matrícula automática local ou via internet, Plano de curso automatizado, permitindo aos professores a digitação do conteúdo Avaliação institucional via internet ou local, Completo cadastro de alunos contendo toda a vida acadêmica e financeira;. Consulta unificada de todos os períodos letivos (semestres/anos), Emissão de relatórios, como boletins, históricos, atas de resultados finais, diplomas Emissão de todos os relatórios exigidos pela legislação;. Equivalências de disciplinas, Controle completo das disciplinas obrigatórias, eletivas e optativas, Controle completo de atividades complementares;. Registro de notas e faltas Controle completo das ocorrências dos alunos e docentes Declarações de cobranças, contratos, etiquetas e outros; Quadro de horários automático do aluno e do professor, 10

11 Integração com Exame Nacional de Cursos de acordo com as exigências do MEC. SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE BIBLIOTECA Esse sistema tem como objetivo o controle do ativo da biblioteca como patrimônio, da compra, do descarta, da reposição, do empréstimo aos acadêmicos e a entrega pelos mesmos. A possibilidade consulta de periódicos e consultas eletrônicas por meio da internet. Consulta rápida ao acervo conforme critérios definidos pelo usuário; Geração automática das etiquetas para identificação dos exemplares; Geração automática de carteirinhas com código de barras para clientes; Controle de livros, fitas, CDs, arquivos digitais, disquetes, dissertações, documentos, Periódicos, slides, teses, fotografias, etc; Controle automático de multas por atraso na entrega do exemplar; Estatísticas de empréstimos identificando os exemplares mais solicitados; Parametrização das formas de entrada e saída de exemplares; Controle da situação dos usuários, com emissão de relatório de movimentação; Controle de reservas e de disponibilidades. SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA A administração financeira neste momento de complexidade financeira para a Instituição de Ensino Superior aonde o valor da mensalidade, semestralidade e anuidade é fator de esvaziamento ou total preenchimento de vagas para cursos de nível superior desde, aonde a concorrência de alguma forma tornaram-se animalesca, em alguns casos deixando a qualidade de ensino em segundo plano, após a proliferação de IES, nestes últimos anos. O controle financeiro das instituições é importante para o equilíbrio financeiro das instituições, para tanto o sistema proposto irá fornecer informações necessárias para de rotinas, ações extraordinárias. Entre essas ações destacamos: Geração de Contrato de Serviço Educacional; Renegociação das negociações Geração de boletos automatizado, Boletos de cobrança contabilizando por centro de custo; Integração completa de cobrança com todos os bancos Integração completa de recebimentos com todos os bancos, Fluxos de caixa integrados que cruzam informações das contas a receber / a pagar Análise da inadimplência, com visualização de valores e percentuais por. 11

12 aluno, disciplina, turma, curso ou centro de custo; Estatísticas de pagamento, identificando a melhor data para cobrança da. mensalidade visando à redução da inadimplência; Planos de pagamento criados de acordo com as necessidades da Instituição, para cursos, períodos letivos, séries, turnos etc, Geração de contratos para o aluno personalizados pelo usuário no gerador de relatórios, no ato ou após a matrícula; Controle de orçamento por centro de custo, previsto / realizado; Controle de aplicações financeiras, acompanhamento gráfico das melhores opções para o resgate; Controle completo do gerenciamento de bolsas (próprias e externas)- Fies/Prouni Caixas internos com as movimentações diárias da instituição, de caixa, Informações sobre valor devido do aluno. SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS Neste sistema deveremos controlar a necessidade de docente em relação a discente em termos de necessidade professor/aluno, os valores a serem pagos aos docentes, a forma de pagamento, projeção de necessidades atuais e futuras, a necessidade de pessoal de apoio à atividade acadêmica, necessidades de políticas de capacitação docente e de pessoal de apoio e avaliação de desempenho de todos os colaboradores da instituição. O sistema atenderá as seguintes atividades: Integração com o módulo acadêmico possibilitando o pagamento da remuneração do docente de forma rápida e segura; Folha de pagamento completa, Professores que ministram aulas em diferentes cursos; Professores que ministram aulas e são coordenadores de cursos; Valor das aulas calculadas de acordo com a titulação; Valor hora, quantidade de aulas dadas e centro de custo; Controle de pagamento integrado de adicional por aluno conforme a turma; Adicional extra classe; Avaliação do quadro docente conforme qualificação e projeção para anos futuros; Cadastro e atualização de currículos Planejamento e execução de treinamentos para docentes e demais funcionários; 12

13 Gestão do conhecimento; aplicação de testes/ pesquisas de opinião; Acompanhamento de carreiras, habilidades e remuneração; Avaliação de desempenho; Alocação de recursos humanos conforme a necessidade. SISTEMA DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO O instrumento de ligação oficial de relacionamento entre os usuários internos da instituição e sua parte administrativa é feito através deste sistema, protocolo, aonde o solicitante da informação poderá acompanhar a tramitação dos documentos por ele solicitada se fará através de duas atividades: Gestão do relacionamento entre a Instituição e a comunidade acadêmica;. Gerenciamento/recebimento de todas as ocorrências geradas pela comunidade acadêmica (alunos, professores, coordenadores etc.) e pelo administrativo da Instituição SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PATRIMÔNIO A administração de Materiais e Patrimônio é importante para uma IES, pois ai esta um dos pontos nefrálgicos do descontrole administrativos das instituições, pois a possibilidade do uso de má fé tornou-se cotidiano o uso do próprio institucionais em uso particular, o total descontrole de compras é entre outro um dos pontos de materiais e patrimônio a serem contemplados pela atividade deste sistema. Controle do Patrimônio; Controle de compras, repasses, requisições; Geração de requisições inseridas por período; Envio das previsões de consumo de insumos (materiais, equipamentos, etc.). Geração de relatório referente ao consumo de insumos para os comparativos do orçado/planejado com o realizado/consumido; Rastreabilidade completa da requisição de compra do departamento 4.1 OS USUÁRIOS DO SIG/IES Como usuários da informação do SIG, dividimos e dois tipos: os usuários internos e externos. Os usuários internos: mantenedores, reitoria, direção e chefias terão como produto do Sistema de Informação Gerencial relatórios econômicos, financeiros, administrativos, ensino, pesquisa e de extensão. Já os usuários externos podem destacar principalmente a sociedade que poderá analisar as informações geradas pelo SIG em relatórios como: Demonstrações Contábeis, Demonstrações Financeiras, Relatório de Produção Cientificas e Relatório de Ações Sociais. Também como usuário externo de forma fiscalizadora, normatizadora e reguladora temos: o Ministério da Educação, Conselho Estadual de Educação e outras áreas de governo que terão acesso às informações sobre a parte acadêmica, as demonstrações contábeis e o acompanhamento da realização do PDI (Plano de Desenvolvimento Institucional). 13

14 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS A prestação de serviço de educação superior deve ter a sua gestão como uma empresa comercial ou industrial por resultado, visando sempre um resultado econômico positivo independente se em sua natureza tem fins lucrativo ou não se é privada ou pública. Não podemos imaginar essa mensuração do resultado sem o uso do sistema de informação gerencial e sua integração aos seus sistemas formadores. Pois as variáveis atuais a serem analisadas têm demonstrado a importância do SIG para a tomada de decisões. Por esses aspectos devemos ver a importância dos sistemas integrados na busca de melhores soluções de gestão. A informação deve ter a velocidade do hoje para a projeção do amanhã, pois só dessa forma teremos soluções para buscar o retorno financeiro do empreendimento. Dessa forma, impacto da utilização de um SIG (Sistema de Informação Gerencial), é majorado pela utilização de ferramentas, atuando como pré-customizadores, e metodologias nas implantações, pois devemos dar total atenção aos nossos clientes, acadêmicos, para que possamos garantir um melhor posicionamento no mercado, buscando estratégia para que a IES possa se manter no mercado de forma competitiva. Embora as atuais tendências às padronizações, consideramos que a IES deverá buscar a implantação de um sistema de forma especifica e não padronizada porque as realidades das IES são diferentes isoladamente, cada caso um caso, devendo todo o projeto de implantação de Sistema de Informação Gerencial ser analisado de acordo com os seus usuários na organização. Referências Bibliográficas ABREU, A; ABREU, A. C. D. A Lei de diretrizes e bases da educação nacional, versão de 1996, instrumento para mudar a cara e o conteúdo do Brasil. Florianópolis: Insular, ALTER, Steven. Information system: a management perspective. United States of America: Addison- Wesley Publishing Company, BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, BEUREN, Ilse Maria. Gerenciamento da informação: um recurso estratégico no processo de gestão empresarial. São Paulo: Atlas, CAMPOS FILHO, Maurício Prates. Os sistemas de informação e as modernas tendências da tecnologia e dos negócios. Revista de Administração de Empresas, São Paulo, v.34, n.6, nov/ dez 1994, p FURLAN, José Davi, IVO, Ivonildo da Motta e AMARAL, Francisco Piedade. Sistema de Informação Executiva=EIS-Executive Information System: como integrar os executivos ao sistema informacional das empresas, fornecendo informações úteis e objetivas para suas necessidades estratégicas e operacionais. São Paulo: Makron Books, 1994b. LAUDON, K. C. Gerenciamento de Sistemas de Informação. Rio de Janeiro: LTC, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas de informações gerenciais: estratégicas, táticas, operacionais. São Paulo: Atlas, SPRAGUE JR., Ralph H. Estrutura para o desenvolvimento de sistemas de apoio à decisão. In: SPRAGUE JR., Ralph H. e WATSON, Hugh J. (Org.). Sistemas de apoio a decisão: colocando a teoria em prática. Rio de Janeiro: Campus, 1991, p STAIR, Ralph. M. Princípios de sistemas de informações: uma abordagem gerencial. 2.ed. Rio de Janeiro: LTC,

15 Ministério da Ciência e Tecnologia. Disponível em Acessado em 31 de maio de 2006 Ministério da Educação. Disponível em Acessado em 31de maio de