SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO-SENSU PROJETO INSTITUTO A VEZ DO MESTRE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Por: Luciana Rodrigues Gouveia Orientador: Prof. Jorge Tadeu V. Lourenço

2 1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO-SENSU PROJETO INSTITUTO A VEZ DO MESTRE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes, Projeto Instituto A Vez do Mestre, como requisito parcial para conclusão do Curso Auditoria e Controladoria. Por: Luciana Rodrigues Gouveia

3 2 AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente à Deus pelo Dom da Vida e ao Corpo Docente ao Instituto A Vez do Mestre pelo apoio e dedicação.

4 3 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho com muito carinho à minha família, meu marido e minha filha, que são muito especiais na minha vida.

5 4 RESUMO Este trabalho tem por objetivo demonstrar aos gestores corporativos a necessidade, cada vez mais crescente, da utilização dos Sistemas de Informações Gerenciais para execução dos processos dentro da organização, tais sistemas corroboram para melhor administração da empresa, através de informações confiáveis que possibilitem melhor gestão e tomada de decisão por parte da Alta administração. Foi escolhido o Sistema MXM, que tem esta característica de Sistema Integrado, com o objetivo de facilitar a execução dos processos empresariais, vinculando todas as áreas afim de eliminar o retrabalho, auxiliar aos gestores nas tomadas de decisões, através de informações confiáveis e de fácil visualização. Além do controle e auxilio na administração da empresa, passando pelas áreas contábeis, financeiras, comerciais, todas as informações devem ser armazenadas seguramente e seus usuários precisam ser treinados para melhor utilização dos Sistemas, evitando com isso atividades em duplicidade, aumentando o controle e as formas de evitar os erros, tudo isso para que a atividade empresarial otimize seus recursos, reduza seus custos e maximize seus lucros.

6 5 METODOLOGIA Os métodos utilizados para solução do problema proposto foram leituras de livros específicos de Administração, de Sistemas e de Gestão, bem como leitura de folhetos, entrevistas, sites relacionados aos temas em questão. É importante ressaltar e incluir os créditos aos folhetos e brochuras cedidos pela empresa pesquisada, todo esse material contribuiu para conclusão deste trabalho.

7 6 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 7 CAPÍTULO I 10 ABORDAGEM SISTÊMICA DA ADMINSTRAÇÃO 10 CAPÍTULO II 18 A INFORMAÇÃO E OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 18 CAPÍTULO III 27 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES: TIPOS E ÊNFASES NA ATUAÇÃO 27 CAPÍTULO IV 39 MXM MANAGER 39 CONCLUSÃO 60 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 62 ÍNDICE 63 FOLHA DE AVALIAÇÃO 65

8 7 INTRODUÇÃO Estamos na Era da Inteligência baseada em informações, uma era que está dando luz a uma nova economia, uma nova política e uma nova sociedade. Tudo se transforma com grande velocidade, governos são renovados e indivíduos serão capazes de reinventar a si próprios, tudo com a ajuda da nova tecnologia e da informação. Empresas mais do que nunca fazem parte destes paradigmas, É difícil eliminar por completo antigas práticas comerciais, elas resistem até mesmo às suas próprias transformações. Sabemos que as empresas precisam controlar e reduzir custos. Processos antigos, da antiga economia e da antiga empresa são um obstáculo à competitividade. Uma nova economia está se estabelecendo no mercado que é a economia do conhecimento, e quem não acompanhar este desenvolvimento ficará para trás. É neste contexto que os Sistemas de Informações trás o diferencial, tendo em foco atitudes de uma organização, setores ou seções (fornecedores, organização e consumidores) inteligentes que interligados formam todo um processo sistêmico, seja ele no envio ou recebimento de informações. Mas toda força de trabalho é inútil quando neste ambiente não existe um plano de segurança e de contingência, Os processos de controle antigos são um obstáculo à competitividade, com a nova economia do conhecimento estabelecida no mercado, inovações tecnológicas estão se ajustando a esses processos, buscando alternativas seguras e práticas às soluções dos problemas empresariais. Na atualidade com a quantidade de informações geradas e recebidas pelas empresas, faz-se necessário um controle extremo das mesmas, com a finalidade de facilitar aos gestores o acesso a todo tipo de relatório que auxilie no controle de todas as atividades, desde a atividade operacional à tomada de decisão dos níveis superiores da Administração. Além do controle e auxilio na administração da empresa, passando pelas áreas contábeis, financeiras, comerciais, todas as informações devem ser

9 8 armazenadas seguramente e seus usuários precisam ser treinados para melhor utilização dos Sistemas, evitando com isso atividades em duplicidade, aumentando o controle e as formas de evitar os erros, tudo isso para que a atividade empresarial otimize seus recursos, reduza seus custos e maximize seus lucros. A implantação de tecnologias da informação envolve tanto a parte física e lógica quanto a parte humana. Sendo assim, as empresas devem investir em equipamentos que possam suprir suas necessidades, em softwares que dão suporte às atividades desempenhadas pelos seus profissionais, assim como no aprimoramento de seus colaboradores. Nessa implantação, é necessário que todo o esforço e investimentos estejam voltados para o negócio da organização. O impacto mais significativo na implantação de tecnologias da informação é na produtividade: as operações antes realizadas manualmente, passam a ser realizadas por meios mais rápidos e seguros, agilizando todos os processos encadeados. Os sistemas de informações podem auxiliar as empresas a suprirem a necessidade de informações internas e externas em um curto espaço de tempo, advinda das rápidas mudanças que ocorrem no mercado. Sem informações, as empresas não conseguem tomar decisões adequadamente, nem interagir apropriadamente no ambiente em que se encontram, prejudicando, desta forma, o seu desempenho. Os sistemas de informações transformam os dados existentes nas informações indispensáveis para apoiar a tomada de decisão. Existindo vários tipos de sistemas de informações, cada qual com suas características, é necessário um estudo para se verificar a melhor opção para alcançar os objetivos da organização. A partir dos anos 90, as organizações passaram por períodos de fortes transformações. Pressões de várias naturezas forçaram-nas a se adaptarem, a reagirem. O processo de globalização dos mercados traz à tona um grau de

10 9 interdependência entre as nações e um fluxo de produtos, serviços e idéias nunca antes vivenciado. Esse fluxo implica na intensificação do impacto da evolução tecnológica que se alastra pelo globo, tornando velho o novo, e obsoleto o que há pouco era moderno. Fatores como custo e produtividade continuam importantes, mas qualidade e inovação tornaram-se críticos para a conquista e principalmente para a manutenção da vantagem competitiva. Aliás, vantagem competitiva é uma meta que nunca pareceu tão difícil de ser obtida ou, pior, mantida. É preciso continuar no jogo e essa não é uma tarefa trivial. No primeiro capítulo deste trabalho evidencia-se os conceitos básicos de informação, as denominações utilizadas no mundo corporativo e a sua relevância para o bom funcionamento dos processos na organização. Com relação ao segundo capítulo, o conceito de Sistemas de Informações, bem como seus tipos e aplicações justificam a necessidade das empresas em aderir a um sistema adequado à suas atividades e que proporcione maior visão e controle da organização com a finalidade de evitar erros, maximizar lucros e aumentar a produtividade da organização. O terceiro capítulo relaciona os principais tipos de Sistemas de Informação e suas atuações. O quarto e último capítulo retrata um programa especifico chamado MXM, é um sistema de integrado de gestão, com diversos módulos operacionais e totalmente flexível às particularidades de cada empresa. O que se pretende neste trabalho é estabelecer a ligação entre a gestão estratégica e a utilização dos Sistemas de Informações Gerenciais, através de indicadores qualitativos e quantitativos, para atingir melhores resultados, evitar erros e fraudes e auxiliar na tomada de decisão da Alta Administração.

11 CAPÍTULO I 1 - ABORDAGEM SISTÊMICA DA ADMINISTRAÇÃO O biólogo alemão Ludwig Von Bertalanffy elaborou por volta da década de 50 uma teoria interdisciplinar, capaz de transcender aos problemas exclusivos de cada ciência e proporcionar princípios gerais e modelos gerais para todas as ciências envolvidas, de modo que as descobertas efetuadas em cada ciência pudessem ser utilizadas pelas demais. Essa teoria interdisciplinar é denominada Teoria Geral dos Sistemas (OLIVEIRA, 1995, p.28). A Abordagem Sistêmica da Administração trata de três escolas principais: Cibernética e Administração, Teoria Matemática da Administração e Teoria de Sistemas. 1.1 Cibernética e Administração A Cibernética é uma ciência relativamente jovem. Foi criada por Norbert Wiener entre os anos de 1943 e 1947, justamente na época em que surgiu o primeiro computador de que se tem notícia, assim como a Teoria de Sistemas. Cibernética é a ciência da comunicação e do controle, seja no animal (homem, seres vivos), seja na máquina. A comunicação é que torna os sistemas integrados e coerentes e o controle é que regula o seu comportamento. A Cibernética compreende os processo e sistemas de transformação da informação e sua concretização em processos físicos, fisiológicos, psicológicos etc. de transformação da informação. (OLIVEIRA, 1995, p. 28). A Cibernética é uma teoria dos sistemas de controle baseada na comunicação (transferência de informação) entre o sistema e o meio e dentro do sistema, e do controle (retroação) da função dos sistemas com respeito ao ambiente.

12 Campo de Estudo da Cibernética O campo de estudo da Cibernética são os sistemas. Os elementos, as relações entre eles e os objetivos (ou propósitos) constituem os aspectos fundamentais da definição de um sistema. Sistema é qualquer conjunto de elementos que estão dinamicamente relacionados entre si, formando uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre entradas, (informação, energia e matéria) e fornecendo saídas (informação, energia ou matéria) processadas. (OLIVEIRA, 1995, p. 28) Conceito de Entrada, Saída e Caixa Negra O sistema recebe entradas (inputs) ou insumos para poder operar, processando ou transformando essas entradas em saídas (outputs). A entrada de um sistema é aquilo que o sistema importa ou recebe do seu mundo exterior. A entrada pode ser constituída de um ou mais dos seguintes elementos: Informação, Energia ou Materiais. Saída (output) é o resultado final da operação ou processamento de um sistema. Todo sistema produz uma ou várias saídas. Através da saída, o sistema exporta o resultado de suas operações para o meio ambiente. O conceito de caixa negra refere-se a um sistema cujo interior não pode ser desvendado, cujos elementos internos são desconhecidos e que só pode ser conhecido por fora, através de manipulações externas ou de observação externa. Utiliza-se o conceito de caixa negra em duas circunstâncias. (OLIVEIRA, 1995, p. 63): a) quando o sistema é impenetrável ou inacessível; b) quando o sistema é excessivamente complexo, de difícil explicação ou detalhamento;

13 Conceito de Retroação A retroação (feedback) serve para comparar a maneira como um sistema funciona em relação ao padrão estabelecido para ele funcionar: quando ocorre alguma diferença (desvio ou discrepância) entre ambos, a retroação incumbe-se de regular a entrada para que sua saída se aproxime do padrão estabelecido. A retroação confirma se o objetivo foi cumprido, o que é fundamental para o equilíbrio do sistema. Podemos identificar dois tipos de retroação (OLIVEIRA, 1995, p. 72): Retroação Positiva: é a ação estimuladora da saída que atua sobre a entrada do sistema. Na retroação positiva, o sinal de saída amplifica e reforça o sinal de entrada e Retroação Negativa: é a ação frenadora e inibidora da saída que atua sobre a entrada do sistema. Na retroação negativa o sinal de saída diminui e inibe o sinal de entrada. A retroação impõe correções no sistema, no sentido de adequar suas entradas e saídas e reduzir os desvios ou discrepâncias no sentido de regular seu funcionamento Conceito de Homeostasia O conceito de homeostasia surgiu na fisiologia animal, com Claude Bernard, ao propor que todos os mecanismos vitais têm por objetivo conservar constantes as condições de vida no ambiente interno. A homeostasia é um equilíbrio dinâmico obtido através da auto-regulação, ou seja, através do autocontrole. É a capacidade que tem o sistema de manter certas variáveis dentro de limites, mesmo quando os estímulos do meio externo forçam essas variáveis a assumir valores que ultrapassam os limites da normalidade. (OLIVEIRA, 1995, p. 76). A homeostase é obtida através de dispositivos de retroação (feedback), que são basicamente sistemas de comunicação que reagem ativamente a uma entrada de informação. A eficiência de um sistema em manter sua homeostase em relação a uma ou mais variáveis pode ser avaliada pelos seus erros ou desvios, ou seja, pelas sub ou supercorreções que faz quando pretende estabelecer seu

14 13 equilíbrio. Se o número de erros tende a aumentar em vez de diminuir, o objetivo jamais será atingido: o sistema entrará em oscilação e perderá sua integridade Conceito de Informação O conceito de informação envolve um processo de redução de incerteza. Na sociedade moderna, a importância da disponibilidade da informação ampla e variada cresce proporcionalmente ao aumento da complexidade da própria sociedade. Para se compreender adequadamente o conceito de informação, deve-se envolvê-lo com dois outros conceitos: o de dados e o de comunicação, acrescenta Rebouças (OLIVEIRA, 1995, p. 79). Dado: é um registro ou anotação a respeito de determinado evento ou ocorrência. Informação: é um conjunto de dados com um significado, ou seja, que reduz a incerteza ou que aumenta o conhecimento a respeito de algo. Comunicação: é quando uma informação é transmitida a alguém, sendo, então, compartilhada também por essa pessoa. Comunicar significa tornar comum a uma ou mais pessoas uma determinada informação. Rebouças ainda afirma que o sistema de comunicação tratado pela teoria da informação consiste em seis componentes: fonte, transmissor, canal, receptor, destino e ruído (OLIVEIRA, 1995, p. 84 e 85). Cada um desses componentes do sistema de comunicações tem o seu papel: Fonte significa a pessoa, coisa ou processo que emite ou fornece as mensagens por intermédio do sistema. Transmissor significa o processo ou equipamento que opera a mensagem transmitindo-a da fonte ao canal. O transmissor codifica a mensagem fornecida para poder transmiti-la.

15 14 Canal significa o equipamento ou espaço intermediário entre o transmissor e o receptor. Receptor significa o processo ou equipamento que recebe a mensagem no canal. Para tanto, o receptor decodifica a mensagem para poder colocá-la à disposição do destino Destino significa a pessoa, coisa ou processo a quem é destinada a mensagem no ponto final do sistema de comunicação. Ruído significa a quantidade de perturbações indesejáveis que tendem a deturpar e alterar, de maneira imprevisível, as mensagens transmitidas. A palavra interferência, por vezes, é utilizada para conotar uma perturbação de origem externa ao sistema, mas que influencia negativamente o seu funcionamento Conceito de Redundância Redundância é a repetição da mensagem para que sua recepção seja mais garantida. A redundância introduz no sistema de comunicação uma certa capacidade de eliminar o ruído e prevenir distorções e enganos na recepção da mensagem Conceito de Informática A informática é considerada a disciplina que lida com o tratamento racional e sistemático da informação por meios automáticos. Embora não se deva confundir informática com computadores, na verdade ela existe porque existem os computadores. Como vimos, o surgimento da cibernética foi paralelo ao surgimento do primeiro computador, o Eniac, entre 1942 e 1945 na Universidade de Pensilvania. 1.2 Teoria Matemática da Administração A Teoria Matemática aplicada aos problemas administrativos é mais conhecida como Pesquisa Operacional.

16 15 Teoria Matemática põe ênfase no processo decisório e procura tratá-lo de modo lógico e racional, através de uma abordagem quantitativa. A Teoria Matemática desloca a ênfase na ação para a ênfase na decisão que a antecede. Rebouças diz que o processo decisorial é a seqüência de etapas que formam uma decisão (OLIVEIRA, 1995, p. 99). A Tomada de decisão, conforme apresentada pelos defensores dessa teoria, possui um aspecto matemático, dicotômico, permitindo uma análise teoricamente precisa dos problemas (abordagem quantitativa). A Teoria Matemática preocupa-se em construir modelos matemáticos capazes de simular situações reais na empresa. A criação de modelos matemáticos volta-se principalmente para a resolução de problemas de tomada de decisão. Vimos que o modelo é a representação de alguma coisa ou o padrão de algo a ser feito. Na Teoria Matemática, o modelo é usado geralmente como simulação de situações futuras e a avaliação da probabilidade de sua ocorrência. Sejam matemáticos ou comportamentais, os modelos proporcionam um valioso instrumento de trabalho para a administração lidar com problemas. 1.3 Teoria de Sistemas A Teoria Geral de Sistemas (T.G.S.) surgiu com os trabalhos do biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy (apud STAIR, 1998). A Teoria Geral de Sistemas não busca solucionar problemas ou tentar soluções práticas, mas sim produzir teorias e formulações conceituais que possam criar condições de aplicações na realidade empírica. A visão que se tem do mundo dividida em diferentes áreas, como física, química, biologia, psicologia, sociologia, etc. São divisões arbitrárias. E com fronteiras solidamente definidas. E espaços vazios entre elas. A natureza não está dividida em nenhuma dessas partes. (ibid, p.38)

17 Conceito de Sistemas Um sistema é um conjunto de elementos interdependentes e interagentes; um grupo de unidades combinadas que formam um todo organizado e cujo resultado (output) é maior do que o resultado que as unidades poderiam ter se funcionassem independentemente. (FURLAN,1994, p. 22) Características dos Sistemas Dois conceitos retratam duas características básicas de um sistema, segundo Furlan (1994, p. 25): Propósito ou objetivo: todo sistema tem um ou alguns propósitos ou objetivos. Globalismo ou Totalidade: todo sistema tem uma natureza orgânica, pela qual uma ação que produza mudança em uma das unidades do sistema, com muita probabilidade deverá produzir mudanças em todas as outras unidades deste Tipos de Sistemas Furlan afirma que quanto à sua constituição, os sistemas podem ser físicos ou abstratos (1994, p. 34; 35): Sistemas físicos ou concretos: quando são compostos de equipamentos, de maquinaria e de objetos ou coisas reais, (hardware). Sistemas abstratos: quando compostos de conceitos, planos, hipóteses e idéias (software). Quanto à sua natureza, os sistemas podem ser abertos ou fechados. Sistemas fechados: são os sistemas que não apresentam intercâmbio com o meio ambiente que os circunda, pois são herméticos a qualquer influência ambiental. Sistemas abertos: são os sistemas que apresentam relações de intercâmbio com o ambiente, através de entradas e saídas.

18 O Homem Funcional A Teoria de Sistemas baseia-se no conceito do homem funcional, que comporta-se em um papel dentro das organizações, inter-relacionando-se com os demais indivíduos como um sistema aberto. (FURLAN 1994, p, 98). A perspectiva sistêmica trouxe uma nova maneira de ver as coisas, não somente em termos de abrangência, mas principalmente quanto ao enfoque. o enfoque do todo e das partes, do dentro e do fora, do total e da especialização, da integração interna e da adaptação externa, da eficiência e da eficácia. A visão gestáltica e global das coisas, privilegiando a totalidade e as suas partes componentes, sem desprezar o que chamamos de emergente sistêmico: as propriedades do todo que não aparecem em nenhuma de suas partes.

19 CAPÍTULO II 2 - A INFORMAÇÃO E OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Para ser um administrador eficiente em qualquer área de negócios, é preciso entender que a informação é um dos recursos mais importantes e valiosos de uma empresa. (STAIR, 1998, p. 82) Cada empresa deve determinar o tipo e a quantidade de informação necessária. Não é o excesso de informação que vai determinar o sucesso de uma organização. É a qualidade da informação. É a utilização adequada da informação que vai definir seu sucesso. A informação permite que a empresa avalie constantemente seu desempenho, comparando os resultados obtidos com os resultados desejados. Para influenciar positivamente na tomada de decisão, é preciso que a informação esteja disponível no momento em que é necessária, no formato mais resumido possível, ofereça flexibilidade para alterações e adaptações, e seja relevante e confiável. Para manusear toda a informação existente, as organizações estão realizando investimentos maciços em equipamentos e sistemas voltados para o manuseio da informação, a chamada Tecnologia da Informação, vulgarmente conhecida como Informática. O valor do computador para a organização resume-se no fato em que, a partir do momento em que grande parte do trabalho administrativo é organizar informações para a tomada de decisões estratégicas, a Tecnologia da Informação é a ferramenta que torna mais ágil esse processo, conseqüentemente, tornando mais ágil o processo decisório. Essa ferramenta permite à empresa Captar, Armazenar, Processar e Disseminar Informação, para que todos na empresa possam utilizá-la em sua rotina diária.

20 19 Toda a atividade administrativa baseia-se em quatro etapas básicas, conforme proposto, inicialmente, por Henry Fayol: Planejamento, Organização, Direção e Controle (OLIVEIRA, 1995, p. 42). Se essas atividades não forem desempenhadas não se pode afirmar que as empresas são administradas. Elas são tocadas por alguma pessoa que não possui formação profissional. Dessa forma, há indícios de que as empresas não avaliam os resultados obtidos com os investimentos realizados em Tecnologia da Informação. Há indícios de que as empresas não planejam os investimentos realizados em Tecnologia da Informação. Uma vez que as atividades básicas da administração não estejam sendo desempenhadas, pode-se afirmar que as empresas não estão aproveitando todo o potencial estratégico da Tecnologia da Informação. É necessário criar novos processos, possibilitados pela tecnologia, de modo a permitir evoluções reais e profundas no modus operandi dessas organizações. É necessário utilizar toda a criatividade existente nas organizações para que se possa reinventar a empresa e seus processos, de modo a explorar ao máximo o potencial de mudança oferecido pela Tecnologia da Informação. Você não precisa saber como funciona um computador, com detalhes técnicos, você só precisa saber como utilizá-lo em sua empresa 2.1 Conceito de Informação Informação: é qualquer espécie de conhecimento ou mensagem que pode ser usada para aperfeiçoar ou tornar possível uma decisão ou ação. (OLIVEIRA, 1995, p. 68). Podemos dizer que nesse intercâmbio de informações foi dividido em: Comunicação pessoal: de pessoa para pessoa, mas com o passar dos anos o telefone passou a fazer parte desse grupo.

21 20 Comunicação teledifundida: de um para muitos como palestra, programas de televisão, rádio. Comunicação escrita: memorando, fax, telex. Comunicação on-line: Mail, Internet. Sistemas de informação é uma série de dados trabalhado que possibilitam ao executivo a tomada de decisão, relacionando-se com os diversos departamentos. No caso da empresa o sistema de informação mais visado é o Gerencial mais conhecido como SIG. Gerencial é o processo administrativo, planejamento, organização, direção e controle voltado para os resultados. Esse sistema visa melhor retorno sobre a informação, quer dizer, melhorar o lucro aumentar as oportunidades e por conseqüência diminuir os custos. 2.2 Implementação de um SIG (Sistema de Informação Gerencial) O SIG deve ser muito bem desenvolvido e implementado e ter efetiva colaboração na atividade fim da empresa. Para implementar um sistema desse nível é necessário que se faça, uso da informática, fazer uma pesquisa em dois ambientes organizacionais o interno e o externo. (OLIVEIRA, 1995, p. 89) Externo seria a análise do ambiente como um todo a partir de pesquisas de mercado, espionagem em outras empresas, pesquisas de satisfação do cliente, avaliar como anda a política governamental, quais as medidas econômicas vigentes. O interno é a análise de departamento, como Contabilidade, para analisar os últimos custos em determinados itens, Departamento Financeiro quanto foi faturado nos últimos meses? Recursos Humanos tem desde emprego dos funcionários à níveis de satisfação. Parâmetros devem ser expressos conforme a necessidade de cada empresa, é necessário que o material analisado esteja de acordo com o nível de gerência. Hoje mais do que nunca busca-se a maximização dos lucros e

22 21 minimização dos custo, e o tramite interno e externo de papéis deve acabar nos próximos anos, porque com a tecnologia da informática existente a necessidade de existir o papel é quase nula. A última tecnologia existente em sistemas de informação é um software que uma empresa chamada SAP (Sistemas, Aplicações e Produtos para Processamento de Dados) (OLIVEIRA, 1995, p. 102). Esse software interliga os processos de negócio ajudando toda a empresa a funcionar melhor, possui um mecanismo de linha de lógico de produção no mesmo momento que é dado saída de um material do estoque, um componente verifica se o estoque possui quantidade mínima, ativa o departamento de compras e em algumas empresas nos Estados Unidos determinados fornecedores são acionados para serem feitas solicitações de cotações. A SAP permite reestruturar seu negócio enquanto ele está mudando. Grandes empresas brasileiras em diferentes ramos de negócios já optaram por usar esse software como: Volkswagen do Brasil (Automotiva); Bombril - Cirio Ltda (Bens e Consumo); Cia Antártica Paulista; Natura Cosméticos; Perdigão Agro-industrial S/A; Brasillit ( Engenharia e Construção); Produtos Roche Químicos e Farmacêuticos (Farmacêutica); TV SBT Canal 4 de São Paulo S/A (Mídia), e, Votorantim Celulose e Papel (Papel e Celulose).

23 22 Um fator muito importante ao se implementar um sistema de informação na empresa é que as pessoas, funcionários, todos os envolvidos no processo devem estar treinados, porque se isso não acontecer a cultura organizacional continua a mesma, sendo assim, a tecnologia pode ser a melhor, mas se as pessoas não estiverem satisfeitas o processo não evolui. Existe uma necessidade constante de evolução do conceito dos instrumentos organizacionais, devido às constantes alterações nos planos econômicos, social, político e fiscal. Por isso, os fatores envolvidos no desenvolvimento de sistemas de informações tem sido objeto de inúmeros estudos. Modelo é a apresentação abstrata e simplificada de uma realidade em seu toda ou em partes, ou seja, o modelo apresenta a descrição simplificada de um sistema explicando o seu funcionamento. Antes de se conhecer o modelo básico, se faz necessário enfocar o modelo geral, que procura alocar o Sistema de Informações Gerenciais SIG, dentro de um processo administrativo. O modelo geral demonstra uma perfeita interação do SIG com os objetivos, estratégias e políticas estabelecidas através dos processos de planejamento (estratégico, tático e operacional); com as unidades organizacionais complementa Rebouças (OLIVEIRA, 1995, p. 142). Existe também a função de gerenciamento destas várias funções apresentadas no modelo geral de SIG, sem a qual nada, ou quase nada, irá ocorrer. O modelo específico pode ser delineado considerando os níveis de abrangência e de influência, os condicionantes e os componentes do SIG. 2.3 Níveis de abrangência do SIG a) Nível corporativo do SIG Este nível de abrangência refere-se ao sistema de informação inerente ao negócio ou grupo de negócios em que a corporação atua e/ou irá atuar. Pela sua própria abrangência, este SIG deve ter sustentação em questionamentos de elevada validade estratégica.

24 23 b) Nível de UEN do SIG Neste caso, o SIG está relacionado a uma Unidade Estratégica de Negócio UEN, que é uma unidade ou divisão da empresa responsável para desenvolver uma ou mais AEN - Áreas Estratégicas de Negócios, que é uma parte ou seguimento do mercado, com o qual a corporação ou a empresa, de suas UEN, se relaciona de maneira otimizada. Uma AEN pode compreender diversas empresas de uma corporação ou, de maneira mais simples, engloba apenas uma divisão de produtos ou algumas poucas linhas de produtos (OLIVEIRA, 1995, p. 156). c) Nível de empresa do SIG Neste caso, o SIG tem a abrangência de uma empresa atuando de forma interativa com o seu ambiente, referindo-se, também, às situações de abrangência corporativa e de UEN. 2.4 Níveis de Influência do SIG Os níveis de influência do SIG são (OLIVEIRA, 1995, p. 164): a) Nível estratégico: que considera a interação entre as informações do ambiente empresarial (estão fora da empresa) e as informações internas da empresa. Corresponde ao SIE - Sistema de Informações Estratégicas. b) Nível táticos: que considera a aglutinação de informações de uma área de resultado e não da empresa como um todo. Corresponde ao SIT - Sistema de Informações Tática. c) Nível operacional: que considera a formalização, principalmente através de documentos escritos das várias informações estabelecidas. Corresponde ao SIO - Sistema de Informações Operacionais.

25 24 A razão básica de considerar, de forma separada, estes três níveis de influência é que cada um deles pode ter um tipo e amplitude de influência sobre o SIG. Na realidade, esta separação dos três níveis de influência do SIG também tem a vantagem de propiciar uma situação de interligação com os três tipos, ou níveis, de planejamento nas empresas, o planejamento nas empresas, o planejamento estratégico, tático e operacional. 2.5 Condicionantes do SIG a) Objetivos, estratégias e políticas da empresa. Objetivo é o alvo ou situação que se pretende alcançar. Estratégia é a ação ou caminho mais adequado a ser executado para alcançar os objetivos estabelecidos. Política é a definição dos níveis de delegação, faixas de valores e/ou quantidades limites e de abrangência das estratégias e ações para a consecução dos objetivos. b) Fatores ambientais da empresa Fatores ambientais são os aspectos externos à empresa que, dentro de um limite específico, se possa conceber como tendo alguma influência sobre a operação da empresa.. São exemplos ambientais: clientes, fornecedores, governos, concorrentes, etc... Cada uma destes fatores ambientais tem maior ou menor condicionamento sobre o delineamento do SIG. (OLIVEIRA, 1995, p. 172). A identificação do que e externo ou ambiental ao sistema depende, basicamente, da abrangência do sistema considerado. É por isso que se poderia ter um quarto nível de abrangência do SIG, que seria o do sistema considerado (contabilidade, custos, produção, recursos humanos, etc.). Não se deve, porém, evidenciar este quarto nível de abrangência do SIG porque se tem verificado que, toda vez que não se considera o todo (corporação, UEN ou empresa), a qualidade do SIG fica prejudicada. O ideal é o SIG ser desenvolvido de "cima para baixo" e de "baixo para cima", ou seja, o SIE ser detalhado em SIT e estes em tantos SIO existentes e,

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