Será estável, mecânico. Se as E/S forem desconhecidas, indefinidas, e não predizíveis Sistema adaptativo, orgânico.

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1 Introdução aos Sistemas de Informação 1/2005 Aula 1 - Conceitos Gerais Sobre Sistemas (material elaborado pelas Profas. Rosângela e Junia) Sistema: - combinação de partes coordenadas, de modo que concorram para realização de um conjunto de objetivos. Os sistemas aparecem, em nosso mundo, de forma estruturada, em hierarquias. Assim, um sistema pode sempre ser decomposto em sistemas menores SUBSISTEMAS. Quando se pensa em sistema, deve-se ter em mente 5 considerações básicas: 1. objetivos totais do sistema Ex: sistema Universidade Reitor: formar líderes para o país Coordenador da pós graduação: desenvolver pesquisa Coordenador de estágio: treinamento técnico visando o mercado 2. ambiente do sistema elementos fora do sistema que afetam e são afetados por mudanças nos atributos do sistema Ex: sistema Editora Agentes, distribuidora, leitores 3. recursos do sistema meios que o sistema necessita para desempenhar suas funções Ex: sistema Empresa Dinheiro, equipamentos, instalações, pessoal, suprimentos e serviços 4. componentes do sistema elementos responsáveis pelo funcionamento do sistema Ex: sistema Empresa Funções de pesquisa, produção, marketing, finanças, pessoal 5. administração do sistema elementos responsáveis pela elaboração, implantação e acompanhamento do sistema, de modo que os objetivos do sistema sejam alcançados com o máximo rendimento. Classificação de Sistemas figura 1. Fechado Estável Mecânico Figrua 1 Classificação dos Sistemas Aberto Adaptativo Orgânico 1 Sistema Fechado tende a ser autocontido, ou seja, raramente ou nunca interage com o meio ambiente para receber entradas ou para gerar saídas. As interações entre as entidades são estáveis e previsíveis. Não precisam interagir com o meio ambiente para existir, somente para continuar sua operação. Ex: motor elétrico movido por bateria. Sistema Aberto interage continuamente com seu meio ambiente para reabastecimento de material, energia e informação. Portanto, as entidades externas são de interesse. Possui capacidade de adaptação às mudanças das condições internas e do meio ambiente. Em geral são auto organizados e podem mudar sua organização em resposta a mudanças de condições.(figura 2) Ex: sistema educacional, empresa, livraria. Entrada Saída Estudantes com certas características Figura 2 - Comportamento de um sistema como ele age ou reage às entradas de seu ambiente. Em sistemas têm-se as partes: Inerentes- (internas) Transientes introduzidas no sistema e subseqüentemente retiradas dele, depois de algum processo de transformação ter ocorrido. Tanto antes como depois de serem retiradas, essas partes são externas ao sistema. EX: sistema educacional inerente: instalações, livros, administradores, equipamentos transientes: estudantes Ambiente algo externo a um sistema. Professor livros administração Estudantes Prédios outros equipamentos Estudantes com novas características Efeito das Entradas e Saídas A freqüência de interações do sistema com o meio ambiente depende também das características das E/S do sistema. Se as E/S são previsíveis, definidas, conhecidas, mesmo que o sistema não seja fechado 2

2 Será estável, mecânico. Se as E/S forem desconhecidas, indefinidas, e não predizíveis Sistema adaptativo, orgânico. Ex: motor de combustão interna E: gasolina, ar S: potência e descarga Controle do Sistema Para assegurar a operação apropriada do sistema, independentemente de sua classificação, deve existir um processo de readaptação do sistema de acordo com a avaliação de seu desempenho. (figura 3) processo de feedback Sem feedback, com propósitos reguladores, o sistema não pode se adaptar às mudanças das entidades internas ou externas e está sujeito à decadência lenta entropia. Entrada ativador Sistema comparador sensor Saída Ex: controle dos níveis de temperatura de uma caldeira Troca de óleo do motor Troca da bateria do motor elétrico Contratação de novos professores devido ao aumento no número de novos alunos Entropia tendência que os sistemas tem para o desgaste, para desintegração. À medida que a entropia aumenta os sistemas se decompõem em estados mais simples. Segundo Miller, à medida que aumenta a informação diminui a entropia, pois a informação é a base de configuração e da ordem. 3 Sistema total é aquele representado por todos os objetos, atributos e relações necessárias para a realização de um objetivo, dado um certo número de restrições. O objetivo do sistema total define a finalidade para que foram ordenados todos os objetos, atributos e relações do sistema, enquanto que as restrições do sistema são as limitações introduzidas em sua operação, que definem a fronteira do sistema e possibilitam explicitar as condições sob as quais ele deve operar Subsistemas Como todo sistema é parte de um sistema maior, ele também é um subsistema. A interface entre subsistemas consiste na troca e E/S de material, energia, informação, etc. Sistemas de Informação um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações para apoiar a tomada de decisões, a coordenação e controle de uma organização. (Figura 4) suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. Elementos do SI informação dados apresentados em uma forma significativa e útil para os seres humanos. Dados, ao contrário, são correntes de fatos brutos que representam eventos que estão ocorrendo nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem sido organizados e arranjados de uma forma que as pessoas possam entendê-los. Exemplo: considere uma caixa de supermecado: Dados: detergente x, café y, bolacha z, arroz k Informação: Região de Vendas de São Carlos Loja: 112 Item descrição: unidades vendidas Total das vendas no ano: 3 arroz k 100 R$ 900,00 Realimentação ou feedback um tipo particular de dados de entrada que gera dados resultantes das atividades do sistema e que retornam ao sistema: Ex: relatórios semanais de vendas efetuadas por um vendedor (feedback para a empresa). 4 Homeostasia: é o equilíbrio dinâmico entre as partes do sistema. Os sistemas têm uma tendência a se adaptar a fim de alcançarem um equilíbrio interno face às mudanças externas do meio ambiente.

3 5 6 Fornecedores AMBIENTE ORGANIZAÇÃO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Clientes Administração, figura 5, é o processo de transformação de informação em ação. decisão informação feedback ação Entrada Processar Classificar Organizar Calcular Saída Figura 5 Administração SI orientar a tomada de decisão nos 3 diferentes níveis: operacional, tático e estratégico. A informação deve ser recebida em tempo hábil para proporcionar as representações desejadas. Pode ser que haja informações que não são mais necessárias após certo tempo. A organização empresarial no contexto de SI: Agências Reguladoras Acionistas Concorrentes Em uma empresa, os sistemas se desenvolvem em 2 dimensões: Vertical: componentes da empresa Horizontal: níveis de decisão na empresa. Figura 4 - Funções de um sistema de informação sistema de processamento de dados transforma dados em relatórios. O computador é a ferramenta Ex: em um hospital: incluem observação de sinais vitais do paciente, preparação de remessas de medicamentos e registro das horas de trabalho dos enfermeiros e outros funcionários. canais de comunicação meios para transmitir as mensagens (informações) de um sistema para outro. Ex: sistema telefônico, correio, seminários, reuniões. Exemplos de Si: SI de contabilidade, de controle de estoque Objetivo do Sistema de Informação: A transformação dos dados em informação é a principal função de um SI. Dentro de uma orientação de SI, os dados se tornam informação quando são a base sobre a qual possam ser tomada decisões eficientes e eficazes. A informação é usada para aumentar a probabilidade de que a decisão correta seja tomada. No contexto empresarial: Nível Estratégico gerência de alto nível e planejamento a longo prazo pela organização. Decisões estratégicas: ocorrem nos altos escalões da empresa, geram atos cujos efeitos são duradouros e difíceis de serem modificadas. Presidente da companhia de petróleo que novas fontes nossa companhia pode utilizar? Deveríamos desenvolver linhas alternativas em nossas negociações para ficarmos menos dependentes do setor de energia? Secretário de Estado que tipo de aliança produzirá melhores resultados, assegurando uma defesa forte contra nossos concorrentes? O que significa o último movimento militar no país X em termos de estratégia global? Informações para planejamento estratégico e alto controle, são obtidas dos outros níveis de tomada de decisão. Nível tático supervisão e planejamento de atividades rotineiras (atividades de gerência por um determinado período) Decisões táticas: ocorrem nos escalões intermediários da empresa e geram atos de efeito a prazo mais curto, tendo menos impacto no funcionamento da empresa. Gerente de Produção: qual o grau de complexidade de cada tarefa em andamento?

4 7 8 qual é a ordem das tarefas a serem iniciadas? Como uma greve no suprimento de matéria prima afeta o esquema de produção? Fornecedor de material de construção: como ajustar nossos preços aos aumentos salariais e a escassez de certos materiais? devemos oferecer descontos? Informações para planejamento e controle executivo. São utilizados relatórios mais regulares, estando mais preocupados com exceções existentes ou por vir. Nível Operacional atividades de trabalho ou tarefas de rotina da organização. Decisões operacionais: ligadas ao controle operacional da empresa, visando alcançar os padrões de funcionamento pré-estabelecidos. Responsável pela compra de equipamento hospitalar: o material cirúrgico já chegou? está em boas condições? Veio tudo o que foi encomendado neste mês? o que deve ser encomendado neste mês? Responsável pela bagagem de companhias de aviação: qual a carga que deve ser retirado do avião que posou? Quanto tempo temos para isso? Há bagagem que precisa ser transferida para um vôo de conexão? DIFERENTES TIPOS DE SISTEMAS Como existem diferentes interesses, especialidades e níveis em uma organização existem diferentes tipos de sistemas. Nenhum sistema pode fornecer todas as informações de que uma empresa necessite. A Figura 6ilustra a organização dividida em níveis e suas áreas funcionais. Nível Operacional dá suporte aos gerentes operacionais, acompanhando atividades e transações elementares da organização, como vendas, contas a receber, depósitos à vista, folha de pagamento, concessão de crédito e fluxo de matérias-primas dentro de uma fábrica. O principal propósito de um sistema desse nível é responder a perguntas de rotina e acompanhar o fluxo de transações pela organização: quantas peças há no estoque? O que aconteceu com o pagamento do sr. X? Para responder a perguntas desse tipo, geralmente a informação deve ser de fácil acesso, atualizada e precisa. Exemplos de sistemas do nível operacional são: o de registro de depósitos bancários em terminais ou um que acompanhe o número de horas trabalhadas por dia pelos trabalhadores do chão-de-fábrica. Sistemas do nível de conhecimento: dão suporte aos trabalhadores do conhecimento e de dados da organização. O propósito desses sistemas do nível é auxiliar a empresa comercial a integrar novas tecnologias ao negócio e ajudar a organização a controlar o fluxo de documentos. Exemplos: aplicações sob a forma de estações de trabalho e sistemas de automação de escritórios. Nível de conhecimento Nível Operacional Vendas e marketing Nível gerencial Nível Estratégico Gerentes Seniores Gerentes médios fabricação contabilidade finanças pessoal Figura 6 Tipos de Sistemas de Informação (Laudon, 2004) Trabalhadores do conhecimento e de dados Sistemas do nível gerencial: atendem às atividades de monitoração, controle, tomada de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios. As coisas estão indo bem? é a principal consulta endereçada a esses sistemas. Esses sistemas têm a característica de produzir relatórios periódicos sobre as operações, em vez de informações instantâneas. Um exemplo é um aplicativo de controle de realocação que informa os custos totais da mudança, procura de moradia e financiamento imobiliário para funcionários de todas as divisões da empresa e indica se os custos reais excederam os orçados. Alguns sistemas gerenciais apóiam a tomada de decisões não rotineiras. Nesse caso, se preocupam em responder perguntas do tipo E se?: qual seria o impacto sobre os programas de produção se as vendas dobrassem no mês X? O que aconteceria com nosso retorno sobre o investimento se a programação da fábrica fosse retardada em seis meses? As respostas para essas perguntas, quase sempre, exigem dados fora da organização, bem como dados internos, que não podem ser facilmente retirados dos aplicativos do nível operacional existentes. Sistemas do nível estratégico: ajudam a gerência sênior a atacar e enfrentar questões estratégicas e tendências de longo prazo tanto na empresa quanto no ambiente externo. Sua principal preocupação é compatibilizar as mudanças no ambiente externo com a capacidade da organização. Quais serão os níveis de emprego em cinco anos? Quais são as tendências de longo prazo do custo do setor e onde nossa empresa se encaixa? Que produtos deveremos estar fazendo dentro de cinco anos? Sistemas de informação também atendem às principais funções empresariais, como vendas e marketing, fabricação, finanças, contabilidade e recursos humanos. Uma organização típica tem aplicativos nos quatro níveis citados acima. Por exemplo, a função de vendas geralmente tem um sistema de vendas do nível operacional para registrar resultados diários e processar pedidos. Um sistema do nível de conhecimento elabora displays promocionais dos produtos da empresa. Um do nível administrativo rastreia os resultados mensais de vendas por território e informa em quais territórios as vendas excederam ou não alcançaram os níveis esperados.

5 SEIS TIPOS MAIS IMPORTANTES DE SISTEMAS A organização tem sistemas de apoio executivo (SAE), sistemas de informação gerenciais (SIG), sistemas de apoio à decisão (SAD), Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STC), sistemas de automação de escritórios, sistemas de processamento de transações (SPT). Exemplos de (SAEs): previsão quinzenal de tendências de vendas, plano operacional qüinqüenal, previsão qüinqüenal de orçamento, planejamento de lucros, planejamento de pessoal. Exemplos de SIGs: gerenciamento de vendas, controle de estoque, orçamento anual, análise de investimento de recursos, análise de realocação. Exemplos de SADs: análise das vendas por região, programação da produção, análise de custos, análise de custo de contratos. Exemplos de STCs: estações de trabalho de engenharia, estações de trabalho gráficas, estações de trabalho administrativas. Exemplos de sistemas de automação de escritório: edição de texto, tratamento de digitalização de imagens, agendas eletrônicas. Esemplos de SPTs: acompanhamento de pedidos, processamento de pedidos, negociação de seguros, gerenciamento do caixa, folha de pagamento, contas a pagar, contas a receber. Tabela 1 Características dos Sistemas de Processamento da Informação Tipo do Informação de entrada Processamento Informação de usuários sistema saída SAE Dados agregados: externos, internos Gráficos, simulações, Projeções; consultas Gerentes seniores SAD SIG STC Automação de escritório Baixo volume de dados ou banco de dados; modelos analíticos e ferramentas de análise de dos Sumário das transações: alto volume de dados: versões simplificadas. Especificações de projeto: base de conhecimentos Documentos, cronograma interatividade Interatividade; simulações: análise Relatórios de rotina: modelos simples: análise de baixo nível Modelagem: simulações Gerenciamento de documentos; programação; comunicação SPT Transações, eventos Classificação: listagem; junção, atualização Relatórios especiais: análise de decisão; consultas Relatório sumários e de exceções Modelos: gráficos Documentos, cronogramas, correspondência Relatórios detalhados: listas, resumos Profissionais, assessores da gerência Gerentes médios Profissionais, pessoal técnico Funcionário s de escritório Operadores; supervisores. 9 ORGANIZAÇÃO: é uma estrutura social estável e formal que retira recursos do ambiente e os processa para processa para produzir resultados. Essa definição foca três elementos: capital e trabalho são os fatores primários de produção fornecidos pelo ambiente. A organização (empresa) transforma essas entradas em produtos e serviços por meio de uma função de produção. Os produtos e serviços são consumidos pelos ambientes, que os devolvem como entradas de suprimento, figura 7 Organizações Fatores Intervenientes Ambiente Cultura Estrutura Procedimentos padrão Processos de negócio Políticas Decisões administrativas Acaso Figura 7 - O relacionamento de duas vias entre as organizações e tecnologia de informação. Características Estruturais de todas as Organizações: clara divisão de trabalho, hierarquia, regras e procedimentos explícitos, julgamentos imparciais, qualificações técnicas para cargos, máxima eficiência organizacional. As organizações podem influenciar o uso de tecnologia de informação (TI)de diversas maneiras: a) por meio de decisões sobre as configurações técnicas e organizacionais dos sistemas. b) Pelas decisões sobre quem irá projetar, montar e manter a sua infra-estrutura de TI essas decisões determinam como os serviços de TI serão entregues. Departamento de Sistemas de Informação é o responsável pelos serviços tecnológicos manutenção de equipamentos (hardware), programas (software), armazenagem de dados e redes que compreendem a infra-estrutura de TI da empresa. Esse departamento é composto por especialistas como: programadores, analistas de sistemas, lideres de projeto, gerentes de SI. Muitas empresas têm um executivo-chefe de informática no comando de um departamento de SI. Usuários finais são representantes de departamentos externos ao grupo de sistemas de informação para quem as aplicações são desenvolvidas. Há dois tipos de Organização: a) Informal: surge naturalmente como fruto da interação social dos seus membros. Podem existir muitas dentro da empresa. A liderança está ligada mais às qualidades pessoais do indivíduo do que à posição hierárquica dentro da empresa. b) Formal Estrutura Organizacional é concebida como o agrupamento das atividades necessárias para realizar objetivos e planos, a atribuição dessas atividades e setores especializados, a delegação e coordenação da autoridade. Componentes: autoridade, responsabilidade e comunicação. Tecnologia de Informação 10

6 11 12 A coordenação da estrutura Organizacional somente será efetiva se houver Sistemas de Informação administrativos, perfeitamente ajustados à realidade e que representem um conjunto de eventos inter-relacionados de forma a alcançar objetivos pré-estabelecidos. Tarefas Metas Programas definir áreas para desenvolvimento de produtos, técnicas para responder à competição, meios de financiamento, tamanho da organização, imagem que a empresa irá projetar, etc. Alvos específicos a serem atingidos em pontos específicos do tempo Uma meta é a transformação operacional de um ou mais objetivo Conjunto de atividades que consome recursos através das quais as estratégias são implementadas e as metas alcançadas. Elementos da Escolha estratégica para uma unidade de negócio. Missão Objetivos Estratégia Pessoas Estrutura Missão Objetivos Estratégias Metas Cultura Programas Tecnologia o O negócio em que a organização está envolvida. A missão da empresa é uma declaração única que representa a sua identidade estabelecendo o seu objetivo mais amplo. Ela fornece uma descrição ampla do propósito e política da organização. Posições futuras desejadas nos papéis da organização Um objetivo é uma sentença geral sobre a direção que a organização pretende alcançar em uma área específica sem exprimir um alvo específico a ser alcançado em momentos específicos no tempo. Os objetivos da empresa referem-se geralmente a: - aumentar, maximizar, expandir algo; - diminuir, minimizar ou contrair algo; - manter algo Exemplos de Objetivos da empresa: - Maximizar a rentabilidade das operações - Minimizar os custos de fabricação - Manter a liderança de mercado nos produtos da linha de produtos domésticos. A direção geral na qual os objetivos devem ser alcançados A estratégia é um padrão de políticas e planos que especifica como uma organização deve funcionar num determinado período. Uma estratégia pode Missão Fornecimento de componentes de sistemas para o mercado mundial de ar condicionado não residencial. Objetivos Retorno de no mínimo 15% sobre o investimento Imagem social mais consciente Estratégia Produtos existentes com sustentação do mercado Produtos existentes em novos mercados (a) exterior (b) limitado melhora de imagem Novos produtos em mercados existentes (imagem significativamente melhorada) Metas a) 8% de retorno, 5% de melhora na produtividade, sustentação da imagem b) 9% de retorno, 15% de melhora na produtividade acumulada, melhora da imagem no segundo ano. c) 12% de retorno, 25% de melhora na produtividade acumulada, melhora significativa da imagem no terceiro ano. d) 15% de retorno, 30% de melhora na produtividade acumulada no quarto ano. Programas Programa de aperfeiçoamento do custo do produto Programa de aperfeiçoamento de capital de giro Programa de avaliação da imagem Programa de reprojeto de produto Programa de certificação de produto Programa de desenvolvimento de produto. MODELOS DE NEGÓCIO DE INTERNET A Internet pode ajudar as empresas a criar e capturar lucros de novas maneiras, agregando valor extra a produtos e serviços existentes ou provendo as fundações para novos produtos e serviços. A tabela 2 descreve alguns importantes modelos de negócio de Internet que surgiram. Tabela 2 Modelos de Negócio de Internet Categoria Descrição Exemplos Loja virtual Vende produtos diretamente a consumidores Amazom.com ou a empresas individuais. Corretora de Provê informações sobre produto, preços e Edmunds.com informações disponibilidade a indivíduos e empresas. Kbb.com Gera receita com a colocação de anúncios ou indicando compradores aos vendedores. Provedora de Gera receitas provendo conteúdo digital, tal PhotoDisc.com, conteúdo como noticias, musica, foto ou vídeos digitais pela Web. O cliente pode pagar pelo Folha online

7 13 Provedora de serviços on-line Comunidade virtual Portal acesso ao conteúdo ou pode-se gerar receita pela venda de espaço de propaganda. Provê serviços on-line para indivíduos e Xdrive.com empresas. Gera receita a partir de taxas de Employease.com inscrição ou comissões de transação, propaganda ou coleta de informações de marketing dos usuários. Provê um local de reunião on-line onde as Geocities.com pessoas que tenham interesses semelhantes possam se comunicar e descobrir informações úteis Provê um ponto inicial de entrada na Web Yahoo.com. juntamente com conteúdo especializado e MSN.com outros serviços

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