Conceitos Gerais de Sistemas de Informação Gerencial

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1 Conceitos Gerais de Sistemas de Informação Gerencial Prof.: Érico Oda Sistema de Informação é um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações destinadas à tomada de decisões, para a coordenação e controle de uma organização. (Laudon & Laudon, 2004, p.7) 1. Tomada de Decisões Competência essencial do gestor Quem decide pode errar; quem não decide já errou Herbert von Karajan A palavra decisão é formada pelas expressões latinas de (parar, interromper) e caedere (cindir, cortar), significando parar de cortar ou deixar fluir, e é aplicada para a escolha entre diversas opções para solucionar um problema, possibilitando a continuidade dos eventos (Gomes, 2002, p.11). A tomada de decisão é a atividade central nos processos da administração e, consequentemente, é a competência mais exigida do gestor de uma organização, normalmente exercida para direcionar as suas ações futuras, com o intuito de atingir determinado objetivo. O processo de tomar uma decisão exige, do administrador, a reunião de todas as informações possíveis das variáveis dos contextos, dos fatos e dos comportamentos dos recursos e elementos envolvidos na situação. Também se faz necessário o conhecimento sobre as conseqüências decorrentes da escolha das diversas opções disponíveis, avaliando e decidindo qual a melhor das opções, frente aos resultados finais desejados. Para maximizar a probabilidade de acerto da decisão, deverão ser consideradas a abrangência (amplitude, raio de alcance), severidade (responsabilidade e profundidade das conseqüências) e prioridade (tempo disponível) da decisão a ser tomada, que determinarão a quantidade e qualidade das informações necessárias, e de suas viabilidades, isto é, o tempo para a obtenção das mesmas. Devido a esta quantidade, qualidade e prazo para obtenção das informações, a partir das quais o administrador poderá construir o conhecimento que o permitirá tomar a melhor decisão, é imprescindível a utilização de Sistemas de Informação Gerencial, que permitem adquirir e armazenar dados para, mediante seus tratamentos, obter as informações pertinentes à decisão a tomar.

2 2. Conceitos de Dado, Informação e Conhecimento Dados são fatos ou observações crus, normalmente sobre fenômenos físicos ou transações de negócios... Informações são dados que foram convertidos em um contexto significativo e útil para usuários finais específicos. (O Brien, 2004, p.12 e 13). Em um contexto empresarial, podemos definir os seguintes elementos e etapas do ciclo de utilização da informação: Dados: são elementos básicos relativos a pessoas, objetos e/ou fatos, em estado original e bruto, coletados, armazenados e tratados para a obtenção de Informações. Exemplos: Nome de funcionários, horas trabalhadas, código e numero de peças em estoque, Tratamento de Dados: é um conjunto de ações coordenadas sobre dados pesquisados e coletados, referentes a determinado elemento, fato ou situação, com a finalidade de obter informações para maior conhecimento sobre o mesmo. Exemplos: Seleção, classificação, soma, multiplicação. Informações: são resultado do tratamento de dados, com critérios definidos, com o objetivo de caracterizar e explicitar um elemento, um fato ou uma situação. Exemplos: Salário de funcionário, obtido pela soma das horas trabalhadas no mês multiplicadas pelo valor unitário da hora; valor total do estoque = somatório das multiplicações das quantidades de cada peça em estoque pelos seus valores unitários respectivos. Conhecimento: é um estado de esclarecimento sobre um elemento, fato ou situação, obtido mediante o domínio de informações, interpretação de seus significados e relacionamentos com informações já existentes, a respeito do mesmo. Exemplos: Constatação que a folha de pagamento está alta e que o montante em caixa não será suficiente para pagá-la; Verificação que o valor total do estoque é suficiente para atender as vendas do mês. Com estes elementos e processos em ação, o gestor terá maiores conhecimentos para efetuar a tomada de decisões, que deflagrará ações, que gerarão novos dados, dando início a um novo ciclo (ver Figura 1). A qualidade das ações administrativas será proporcional ao grau de acerto destas decisões, resultando em maior ou menor sucesso da empresa em suas atividades e em seu mercado de atuação.

3 Figura 1: Ciclo de utilização da informação Ação Novos dados Dados Tratamento - SIG Sistema de Informação Gerencial Decisão Informações Conhecimento Interpretação Relacionamento Explicação: Com os dados de vendas de uma loja, o gerente tem o total mensal de vendas por produtos. Interpretando os dados de venda de um determinado produto e relacionando com vendas do mesmo nos meses anteriores, toma conhecimento de que o referido produto não está vendendo como planejado. Para alcançar o objetivo de venda do produto, toma a decisão de reduzir o preço de venda do mesmo, e efetua as ações de novas vendas, gerando novos dados, verificando que os objetivos foram alcançados. O ciclo então se repete para todos os demais produtos. ] 3. Obtenção, Tratamento, Armazenamento e Recuperação de Informações; Como em qualquer ciclo produtivo, a obtenção de informações obedece a uma seqüência lógica de etapas e/ou procedimentos, a serem efetuados sobre os dados iniciais: 3.1. Pesquisa e/ou determinação de fontes Quando se deseja uma informação, verificam-se os dados necessários para a sua constituição e, se forem externos à empresa, estabelece-se uma busca sistemática de fontes de tais dados, com a metodologia de obtenção, qualidade e quantidade estabelecidas de acordo com a informação desejada. Caso sejam dados internos das operações da empresa, verifica-se e viabiliza-se a disponibilização dos mesmos. Em ambos os casos devem ser analisadas a validade, confiabilidade e a agilidade na forma de acesso aos mesmos. A validade é determinada pela recência e abrangência dos dados, definidas pela amplitude e períodos recentes compreendidos, pois o tempo deteriora a fidelidade dos mesmos;

4 A confiabilidade é proporcional à sua quantidade e precisão, isto é, quanto mais dados e com maior precisão possível, mais confiáveis serão para obter a informação desejada. A agilidade na forma de acesso deve ser analisada pela maior ou menor dificuldade da metodologia de obtenção de tais dados, estudando-se o esforço e tempo necessários neste intento Coleta e registro de dados Após analisada a viabilidade, e definida a fonte dos dados, executam-se as ações para a obtenção e captura dos dados desejados, mediante instrumentos e/ou ferramentas adequadas Armazenamento de dados Os dados coletados devem ser registrados de forma ordenada em um meio adequado, preferencialmente digital, com a utilização de facilidades de tecnologias de informação, na forma de tabelas, planilhas e/ou textos ordenados, para a formação de bancos de dados estruturados, que permitam a sua fácil manipulação e tratamento Tratamento de dados O tratamento dos dados coletados e armazenados sob a forma de registros de um banco de dados, compreende a execução de operações sobre os mesmos, para a obtenção da informação desejada. Estas operações podem ser matemáticas, como totalizações, subtrações, multiplicações e divisões, e lógicas como a seleção, segmentação, classificação e relacionamentos. Seleção: filtragem da massa de registros armazenados para a escolha restrita a dados com determinados requisitos. Ex: em um cadastro de clientes, selecionar só os que morem em determinada bairro ou cidade, ou que estejam acima de uma determinada idade; Segmentação: separação e agrupamento dos registros selecionados mediante determinados critérios. Ex: agrupar os registros selecionados por faixa de renda, ou de idade; separar por grupos masculinos e femininos; agrupar o resultado pela escolaridade; Classificação: ordenação dos registros selecionados e segmentados obedecendo uma regra. Ex: ordenar os clientes selecionados por ordem crescente de compras dos últimos 3 meses, listar os clientes em ordem alfabética do nome; classificar por ordem de idade; Operações matemáticas: no caso de listas, a operação mais comuns são as de totalização e percentuais. Ex: contagem de quantos clientes existe por faixa de renda, ou de idade. Mas poderão ocorrer tratamentos de dados com o uso das outras operações matemáticas, tais como médias (ticket médio de vendas=total de vendas/total de clientes); subtrações: total de vendas de um supermercado, exceto bebidas.

5 3.5. Recuperação e disseminação da informação As informações, obtidas pelo processamento e tratamento dos dados, devem ser acessadas, distribuídas e disponibilizadas, em: meios - consulta em tela, relatórios, arquivos eletrônicos etc., formatos - texto, resumos tabelas, gráficos etc. conteúdos - dados e informações desejados a serem definidos pelos usuários finais. 4. Tipologia de uso da Informação As informações empresariais podem ser classificadas de acordo com o nível dos usuários a que se destinam: Estratégicas as destinadas a abastecer as decisões de altos dirigentes, a respeito dos planos e estratégias que definem os destinos da empresa; Exemplos: desempenhos gerais da empresa e de suas unidades de negócio, por região e mercado, para decidir a respeito de investimentos na abertura de novas unidades; monitoração da velocidade da empresa e das tendências do mercado, no desenvolvimento e lançamento de novos produtos, para decidir sobre a adoção e aquisição de novas tecnologias (ex: softwares, novas máquinas Táticas informações a serem utilizadas por gerentes de nível médio das organizações nas decisões sobre os processos e resultados planejados, referentes às suas áreas de atuação; Exemplos: Constatação da necessidade de treinamento dos funcionários pela queda dos índices de satisfação dos clientes; na gestão uma loja, decidir sobre quais produtos comprar, baseado nas informações de vendas e estoque de cada um; Operacionais informações que auxiliam nas decisões transacionais, envolvidas nas atividades e tarefas cotidianas das operações da empresa. Exemplos: decidir se libera um empréstimo para determinado cliente do banco, baseado nas informações pregressas do mesmo; conhecer a margem de contribuição de cada produto para conceder ou não o desconto que um cliente está solicitando. 5. Sistemas de Informação Gerencial Conceitos e Utilidades Para Ludwing von Bertalanffy, autor da Teoria Geral de Sistemas, sistema são conjuntos de partes interagentes e interdependentes, que formam um todo que exerce uma função, construídos e estruturados para atingir um determinado objetivo.

6 As partes que compõe um sistema podem ser denominadas subsistemas e também, por sua vez, podem ser decompostas em suas partes componentes, até a unidade mais singular, a depender da necessidade do observador e/ou do estudo e estruturação do mesmo. Este conceito é utilizado em sistemas de informações gerenciais, podendo abranger toda uma organização, suas diferentes funções (áreas), desdobrando-se até a mais simples das atividades efetuadas pelas mesmas. Para uma definição mais específica, segundo Oliveira (2002, p.40), Sistema de Informação Gerencial (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados. Quando se implantam sistemas de informação para informatizas as tarefas administrativas de uma empresa (ex.: emissão de notas fiscais), os mesmos geram e armazenam todos os dados referentes às operações efetuadas (vendas realizadas). O tratamento lógico (separação, classificação) e/ou matemático (soma, percentuais etc) destes dados, resulta em informações (totais de vendas, por cliente, por produto), que são essenciais para que os gestores tenham o conhecimento pleno sobre os negócios da empresa e possam tomar decisões mais acertadas sobre as futuras ações a adotar. A escolha correta do sistema de informação gerencial mais adequado para uma empresa pode propiciar melhores condições de gestão e/ou auxiliar nas seguintes atividades e tarefas (Oliveira, 2002, p.42), possibilitando: Na área Comercial e Mercadológica: - Constatação e análise de perfis do mercado atual e potencial: dimensionamento do marketshare, segmentação demográfica, distribuição geográfica; - Estudo e identificação de necessidades dos clientes e do mercado, pela maior ou menor demanda de determinados produtos; - Pesquisa e desenvolvimento de novos mercados e nichos, pela análise da evolução de indicadores econômicos e sociais como a renda per capita, escolaridade; - Acompanhamento da concorrência e de seus preços e evoluções, mediante benchmarking e dados de mercado; - Avaliação de retorno de investimentos em Marketing; Na de Produção de bens e/ou Prestação de serviços: - Acompanhamento da evolução da tecnologia utilizada pela empresa, monitorando ao novas implementações nos produtos e serviços; - Estudo e racionalização dos produtos/serviços existentes, efetuando estudos de valor percebido pelo cliente, privilegiando as funcionalidades mais destacadas; - Desenvolvimento de novos produtos/serviços, com estudos e projeções de requisitos e custos envolvidos; - Analise e otimização de processos produtivos, mediante estudos e pesquisas de novas tecnologias de processo, ferramental, benchamarking; - Monitoração e controle de recursos produtivos (Mão-de-obra,Matéria prima e Capital), registrando a evolução da produtividade e qualidade - Controles de aquisição, armazenamento e movimentação de estoques, com análise de lotes econômicos, rotatividades dos estoques;

7 Na área financeira da organização: - Apuração e análise de custos e de retornos de investimentos, mediante análise de margens de contribuição, custos diretos, indiretos e de despesas; - Controle e agilização de giro de capital e ativo circulantes, com controles de alavancagem financeira por capital próprio e de terceiros; - Identificação de origens e destinos mais adequados de capital, estudando as melhores fontes de recursos e a prioridade das aplicações dos mesmos; - Controle pleno do fluxo financeiro, com registros e monitorações de recebíveis, exigíveis, disponibilidades e fluxo de caixa ; - Elaboração e controle de orçamento empresarial, com monitorações e auditorias entre o planejado e o realizado ; Nas áreas de apoio administrativo: - Controle de projetos em geral, com o seu planejamento, controle de execução e avaliação de resultados; - Movimentação e manutenção de ativos permanentes, controlando a aquisição, locação, alienação e controles físicos de mobilizados e imobilizados; - Planejamento, obtenção e gestão de recursos humanos, mediante mecanismos de captação e seleção, de treinamento e desenvolvimento, de controle e avaliação e de retenção e manutenção; - Apoiar a definição de melhores métodos e estruturas organizacionais, com a normalização das melhores práticas; - Gestão do conhecimento da empresa, com o gerenciamento eletrônico de documentos, armazenamento e acesso rápido de soluções; 6. Agilidade, Confiabilidade e Integração em Sistemas de Informação Informações empresariais são extremamente perecíveis no tempo, pois os fatos e acontecimentos a que se referem são sucedidos por outros, que geram novas informações, comprometendo rapidamente a sua validade e utilidade. Esta dinâmica torna obrigatória a agilidade nos processos de obtenção de dados, tratamento e disponibilização da informação. A agilidade é decorrente da velocidade do processo, que pode comprometer a confiabilidade da informação pela limitação temporal das atividades de obtenção de quantidade e da qualidade dos dados originais a tratar. Dados a serem tratados podem ser originários de diferentes locais e operações, tornando necessária também a integração prévia de dados e informações das diversas áreas da empresa de forma a assegurar a abrangência e a rapidez da informação a obter. Um bom sistema de informações empresariais deve, então, prever e projetar a informatização de processos e atividades envolvidas com as principais informações a fornecer, e providenciar as integrações e tratamentos dos dados que as compõem, para realizar o processamento e disponibilização em tempo hábil.

8 7. Sistemas de Informações e as Funções Empresariais Com a disseminação do uso de sistemas informatizados, observam-se atualmente uma oferta significativa e diversificada de opções de mercado, com características diferenciadas, variando na abrangência de cada sistema, peculiaridades de ramos de atuação empresariais onde se aplicam, processos e atividades contempladas etc. Apesar da maioria dos sistemas empresariais terem como característica a abrangência e a integração entre as diversas áreas de uma empresa, as partes ou módulos do mesmo são destinadas a auxiliar as diferentes funções empresariais (Marketing, Produção, RH, Finanças etc), automatizando as tarefas específicas e facilitando a gestão de cada uma destas funções. Para efeito de analise e estudo, podem-se classificar os sistemas, ou módulos de um sistema integrado, sob esta perspectiva funcional das principais áreas empresariais atendidas: 7.1. Função Marketing e Vendas A função de Marketing e Vendas é a encarregada da gestão dos clientes efetivos e potenciais para os produtos e serviços da empresa, devendo planejar, organizar, executar e controlar as ações destinadas a incrementar as interações comerciais da empresa. Os sistemas que atendem esta área agilizam o contato com clientes e prospects, registram e acompanham os pedidos de produtos/serviços efetuados pelos mesmos e monitoram o atendimento e a satisfação dos mesmos, auxiliando prospecção de novos produtos e serviços, e o aprimoramento dos existentes Função Produção e de Prestação de Serviços As atividades-fim das empresas devem ser atendidas com cuidados redobrados pelos sistemas informatizados, pois são as que determinam a maior ou menor competitividade das mesmas nos seus mercados de atuação, pois são as responsáveis pela Qualidade (valor para o cliente) e Produtividade (custos diretos de produtos/serviços). Os sistemas implantados desta área deverão auxiliar o planejamento, desenvolvimento e manutenção da estrutura produtiva, monitorando os processos de manufatura dos produtos e/ou de operação dos serviços, desde a obtenção, gestão e controle de insumos e componentes dos produtos até a sua transformação em produtos acabados ou, no caso de serviços, desde a sua solicitação até o pleno atendimento dos clientes. Em ambos os casos deve planejar, apoiar e controlar a otimização da utilização da capacidade produtiva instalada e dos recursos necessários, dentro de limites diponíveis dos mesmos, aplicando técnicas de MRP - Manufactoring Resources Planning e de ERP - Enterprise Resources Planning, bem como monitorar os ciclos produtivos, para maximizar os indicadores de produtividade e de qualidade Função Recursos Humanos

9 Esta função é a responsável pela obtenção da força de trabalho da empresa, pelo seu treinamento e desenvolvimento permanente, pelo controle e avaliação de suas atividades e pela manutenção e retenção dos melhores recursos humanos disponíveis. Os sistemas informatizados utilizados nesta área devem efetuar todos os registros de pessoas e eventos, apoiando o desenvolvimento de talentos (habilidades), capacidades (competências) e da motivação (atitude) dos recursos humanos da organização. Deverão também apoiar o controle e cumprimento de todas as requisições legais e trabalhistas relativas ao trabalho Função Financeira e Contábil O objetivo da função financeira é a de maximizar o retorno dos ativos econômico-fnanceiros da empresa, efetuando o planejamento, execução e controle das operações e fluxos dos mesmos, desde as suas origens até as suas aplicações. Os sistemas informatizados desta função devem gerenciar todas as captações e investimentos de recursos financeiros, registrando e controlando as gerações, manutenções e quitações de recebíveis e exigíveis, bem como direcionar corretamente as disponibilidades de ativos circulantes. Efetuam também todos os cálculos e apurações dos resultados econômico-fnanceiros para o atendimento aos acionistas, e realizam os registros contábeis e fiscais para o cumprimento de obrigações legais e tributárias vigentes Funções e Sistemas Especialistas Além dos sistemas de gestão das funções empresariais, existem os sistemas voltados a auxiliar a solução de problemas específicos de determinadas áreas de atuação das empresas ou de profissionais especializados. São denominados de Sistemas Especialistas, pois contém parte das expertises básicas necessárias à resolução dos problemas, traduzidas em fórmulas e/ou dados para a otimização das soluções dos mesmos. Exemplos: Sistemas de calculo estrutural de estruturas de concreto armado; Sistema de determinação de rotas de entrega e coleta de empresas de transporte de pessoas e cargas; Sistemas de composição nutricional de refeições balanceadas 8. Sistemas de Informações e os Níveis Empresariais Em todas as funções empresariais atendidas pelos sistemas/ módulos funcionais, pode-se também observar a existência de diferentes níveis organizacionais atendidos e contemplados pela automatização e informações: a) SIT - Sistemas de Informações Transacionais: atendem a automatização das atividades e tarefas do nível operacionais de cada uma das áreas empresariais.

10 Normalmente são informações em formato fixo e analítico, de usos freqüentes e repetitivos e apresentados em consultas e relatórios rotineiros. Exemplos de transações operacionais nas funções: Comercial: total da emissão de notas fiscais, mala direta Produção/Operação: dados de peças produzidas e recursos utilizados Recursos Humanos: cálculo da folha de pagamento Financeira: cobranças de recebíveis e pagamentos de exigíveis; b) SIG Sistemas de Informações Gerenciais: fornecem informações consolidadas aos gestores de nível médio de cada uma das funções empresariais, mediante consultas e relatórios. Com formatos sintéticos e consolidados por agrupamentos, somas, percentuais, tem o uso periódico ou por demanda, apresentando indicadores de desempenho das funções, processos e atividades da Organização. Exemplos de informações gerenciais nas funções: Comercial: vendas por período, clientes novos, produtos mais vendidos Produção/Operação: índices de produtividade e de qualidade Recursos Humanos: rotatividade e assiduidade de pessoal Financeira: margens de contribuição, custos, lucratividade; c) SAD Sistemas de Apoio à Decisão: contemplam o nível diretivo da organização, com informações e recursos para determinação de tendências para a elaboração de cenários estratégicos futuros, mediante simulações e modelagens. Apresentam resultados com formatos ad hoc adequados a cada tipo de informação, possibilitando consultas interativas com alterações on-line de valores de variáveis, para simular o comportamento de resultados. Exemplos de decisões apoiadas nas funções: Comercial: campanhas de marketing de maior retorno Produção/Operação: análise de alocação de capacidade produtiva Recursos Humanos: relacionamento de fatores com a motivação Financeira: estratégias de preços e custos; Tabela 1: Comparação entre SIT, SIG e SAD Características SIT Sistema de InformaçõesTransacionais SIG Sistema de Informações Gerenciais SAD Sistema de Apoio à Decisão Formato das Informações Formato fixo e analítico Formato pré- especificado e sintético - consolidados Formato Ad hoc, flexivel e adaptável Forma e Freqüência das Informações Repetitiva, freqüente Periódicas, por demanda Consultas e respostas Interativas Metodologia de Processamento das informações Relatórios e consultas rotineiros Totalizações, e manipulação de dados do negócio Modelagem analítica de variáveis internas e externas Apoio à Decisão Fornecido Decisões operacionais das funções Desempenho das Funções e da Organização Analise de Cenários, problemas e oportunidades Fonte: o autor

11 Texto Complementar: O que fazer para não errar (parcial) disponível em: acessado em 11/08/2008 O que fazer para não errar EXAME Quais são as principais dúvidas na hora de tomar decisões na área de tecnologia e o que os especialistas recomendam para as pequenas e médias empresas Por Françoise Terzian Talvez nenhuma outra área de suporte aos negócios de uma pequena ou média empresa evolua mais rapidamente hoje em dia do que as ligadas a tecnologia. Novas oportunidades, sob a forma de produtos e diferentes meios de adquiri-los, aparecem quase todos os dias. As ameaças embutidas em vírus mais fortes e novas estratégias de ataque, também. Crescem as opções e, com elas, as dúvidas sobre como lidar com tudo isso. Eis as respostas para algumas das dúvidas mais freqüentes entre os pequenos e médios empresários antes, durante e depois da implantação de ferramentas e serviços de tecnologia. A hora de escolher serviços e produtos 1 - Como dimensionar corretamente um orçamento para investimentos em tecnologia da informação? É uma porcentagem dos investimentos totais? As estatísticas mostram que empresas de grande porte costumam investir entre 2% e 7% das receitas em TI. Mas essa não é uma regra a ser seguida pelas pequenas e médias, cujas necessidades variam sobretudo em razão de suas velocidades de crescimento. "Deve-se elaborar um orçamento anual para receitas, despesas e investimentos", diz Márcio Iavelberg, da consultoria financeira Blue Numbers. "O planejamento para TI deve fazer parte desses investimentos." O montante destinado a tecnologia vai depender da necessidade de cada empresa de ampliar a rede de computadores, adquirir novos softwares e realizar a manutenção das máquinas. Feitas as contas para a manutenção dos serviços já existentes, deve-se orçar os custos de novas necessidades -- implantar um sistema de ponto eletrônico, intranet ou comprar aparelhos móveis, por exemplo. 2 - Até quanto é razoável investir em tecnologia? O raciocínio para investir em tecnologia não é diferente daquele por trás da decisão de fazer uma nova fábrica ou conquistar um novo mercado. A lógica é incluir na lista os investimentos que claramente trarão retorno para a empresa -- que nem sempre são os mesmos que o concorrente ou as grandes companhias do setor estão fazendo. Pode fazer sentido trocar os monitores de tubo por telas de cristal líquido se a resolução visual for decisiva para uma empresa que desenvolve embalagens, por exemplo. Mas pode ser apenas uma despesa a mais se a preocupação for estética. 3 - Que tecnologias devem ser obrigatórias na rotina da empresa? A partir do momento que um computador entra na empresa, outras ferramentas terão obrigatoriamente de entrar também. Para Márcio da Mata, vice-presidente de negócios da Stefanini IT Solutions, uma das maiores provedoras de soluções de tecnologia do país, é preciso contar pelo menos com uma rede e um servidor de arquivos que compartilha dados para ter acesso a tecnologias básicas, como editor de texto, planilhas, ferramenta de apresentações e e- mail. Para automatizar tarefas administrativas e financeiras há sistemas de gestão empresarial, chamados de enterprise resource planning (ERP), ao alcance das pequenas e médias empresas. O mesmo vale para os sistemas de relacionamento com clientes, conhecidos por customer relationship management (CRM). "Mas é preciso um objetivo para adotá-los, como ganho de produtividade ou redução de custo", diz Silvio Genesini, presidente da subsidiária brasileira da Oracle, que fabrica e comercializa esse tipo de software. Como a tendência é as empresas trocarem informações entre si cada vez mais pela internet, não se pode esquecer dos sistemas de

12 segurança e do acesso à internet banda larga. 4 - O que o empreendedor que tem dificuldade com tecnologia deve fazer? Há riscos de complicar a gestão da empresa, em vez de melhorá-la? O sucesso de um negócio não está diretamente ligado a ter ou não um computador. Mas, na medida em que determinadas tecnologias são adotadas pelo mercado, ignorá-las pode significar perda de competitividade. "A tecnologia simplifica e agiliza os processos, o que é uma grande necessidade para empresas em crescimento", afirma Tales Andreassi, professor de empreendedorismo da Fundação Getulio Vargas de São Paulo. Não conhecer ou não gostar do assunto é algo que pode ser resolvido com a contratação de uma consultoria ou assistentes que traduzam como os bits e bytes podem ter impacto positivo no funcionamento da empresa. 5 - Muitas empresas têm problemas de tecnologia que são também de gestão. É melhor arrumar a casa primeiro para identificar quais as aplicações mais úteis ou usar a tecnologia para melhorar a gestão? A implantação de sistemas que gerem informação em tempo real, por exemplo, pode ajudar a solucionar gargalos na produção ou a melhorar outros processos. Ao mesmo tempo, a identificação dos problemas ajuda a entender quais tecnologias são necessárias. O que ocorre é que muitos pequenos e médios empresários acreditam que a implantação de tecnologias vá dar respostas imediatas para necessidades como "vender mais" ou "motivar os funcionários". Essas são missões do empreendedor. As tecnologias são apenas meios para cumpri-las. 6 - A tecnologia permite que um empresário dê mais atenção a questões estratégicas? É verdade que após a implantação de novos sistemas a produtividade cai? Durante quanto tempo e como encurtá-lo? Se as tecnologias forem bem escolhidas e corretamente usadas, o resultado é economia de tempo, aumento de produtividade e mais espaço para as questões estratégicas. Mas é natural que as empresas enfrentem uma queda inicial de produtividade, pois a implantação de novos processos sempre demanda uma fase de adaptação. Esse período pode durar dias ou até meses, dependendo de sua complexidade. Para encurtar esse tempo, é preciso comunicar aos funcionários que a empresa vai adotar uma tecnologia nova e explicar seus objetivos. Deve-se pedir paciência e contar com o auxílio de especialistas que possam acelerar o aprendizado. A boa notícia é que os fabricantes estão atentos a isso. "As desenvolvedoras de software têm investido cada vez mais na criação de ferramentas mais fáceis de usar", diz Ana Cláudia Plihal, gerente corporativa da Microsoft Brasil. Para integrar os processos de gestão 7 - O que faz um ERP e que efeito ele pode ter no crescimento de uma pequena empresa? O ERP -- sigla para enterprise resource planning -- é um sistema integrado de gestão formado por diversos módulos. Cada módulo tem como finalidade controlar determinados processos e recursos do negócio. Com uma ferramenta dessas, é possível integrar de forma rápida tarefas que dependem umas das outras. É o caso de prospectar clientes, fechar encomendas, planejar várias etapas da produção, entregá-las e cobrá-las. "O ERP ajuda a solucionar problemas clássicos de gestão, como dificuldade de obtenção de informações consolidadas, falta ou redundância de informações", afirma Ravenal Moraes Junior, diretor da Cyberlynxx, empresa de consultoria e serviços de tecnologia da informação. Nesse sentido, a visualização dos dados obtidos pelo sistema integrado pode ajudar -- e muito -- a desempenhar com maior eficiência tarefas obrigatórias em qualquer empresa pequena ou média, como controlar o fluxo de caixa ou apurar custos com precisão. Isso ajuda a aumentar a rentabilidade e a melhorar as condições de crescimento. 8 - Por que se diz que esses sistemas não resolvem todos os problemas e que é reciso planejamento para usá-los? "Quando se diz que o ERP não resolve todos os problemas, há grande chance de o erro estar relacionado à implementação do software", diz Silvio Mota, diretor da área de pequenas e médias empresas da Datasul. "É preciso treinar os usuários de acordo com o planejamento de implantação dos módulos." Outro motivo de decepção costuma estar no excesso de personalizações solicitadas por algumas empresas. Cada mudança feita em relação ao ERP original contribui para aumentar o custo do projeto e o prazo de implantação, causando frustração entre os gestores. "É aconselhável que as empresas procurem adaptar seus processos

13 ao ERP, e não o contrário", diz Junior, da Cyberlynxx. Em muitos casos, o problema está no treinamento inadequado dos funcionários. A execução das tarefas muda com a implementação do ERP, o que pode causar resistências. 9 - Posso comprar apenas um módulo? Quais as vantagens e as desvantagens em relação a comprar o pacote todo? Alguns fornecedores oferecem a compra de módulos separados. Essa opção permite o descarte de módulos desnecessários num primeiro momento, mas pode tornar-se um obstáculo à integração. Além disso, durante a adoção de um ERP, muitas informações são trocadas entre as áreas. A implantação do módulo de vendas, por exemplo, depende dos módulos de estoque, pedidos e faturamento. "A experiência mostra que as empresas operam por processos que funcionam de forma fragmentada", diz Luís Banhara, diretor para o mercado de pequenas e médias empresas da SAP Brasil. "Quando a compra é feita por módulos, corre-se o risco de deixar algo importante de fora." Além disso, a compra de todo o pacote traz vantagens como maior poder de barganha e melhor gerenciamento das datas de início e fim do projeto. "Comprar módulos pingados implica fazer reprogramações a cada compra para que eles funcionem em conjunto", diz Wilson Correa Junior, gerente de TI da Indukern, distribuidora paulista de produtos químicos, que optou por implantar de uma vez a versão completa de um sistema de gestão. Quando a adoção não é total, a integração é sempre mais trabalhosa, uma vez que as informações podem não estar disponíveis e os consultores do fornecedor provavelmente serão outros Toda empresa tem de ter um ERP? Depende do setor? Do estágio de crescimento? Do tamanho da equipe? Toda empresa com ambição de crescer deve, em algum momento, ter um ERP adequado a sua necessidade. Ter um sistema integrado ajuda a empresa a crescer de forma organizada e a gerar indicadores. Além de necessidades ligadas à gestão, mudanças externas contribuem para isso. As empresas devem se preparar, por exemplo, para a adoção em larga escala da nota fiscal eletrônica. "Esse documento forçará as empresas a organizar-se", diz Banhara, da SAP Brasil. "Será necessário ter sistemas informatizados e bem estruturados." Embora não exista um número mínimo de funcionários que justifique a adoção do sistema, é preciso ter todas as divisões de funções bem definidas para tirar proveito do ERP Se os sistemas de ERP podem ser acessados pelos funcionários em tempo real, isso não deixa as informações da empresa vulneráveis? "O ERP tem um sistema de segurança muito mais complexo e sofisticado do que a maioria dos empresários imagina", diz Paulo Magalhães, diretor da RM Sistemas. A ferramenta costuma ter uma proteção de senhas e acessos configurados por seus administradores. Todas as transações ficam gravadas num arquivo, com informações como data, hora, o que foi feito e por quem. Além disso, o ERP libera o acesso a diferentes informações de acordo com uma autorização prévia. "Um funcionário pode só enxergar as contas a pagar, por exemplo, sem visualizar todos os passos de determinada transação", diz Magalhães. Basta configurar login e senha de acordo com perfis de acesso É verdade que esses sistemas tomam decisões por conta própria? Isso não é perigoso? Esse tipo de medo não tem fundamento na realidade de uma empresa séria. É sempre o gestor quem toma a decisão. Quando bem implementado, o ERP gera indicadores que podem ajudar a decidir. "Os sistemas só tomarão algum tipo de decisão automática se forem programados para isso", diz Mota, da Datasul Atividades

14 Liste os dados e informações necessárias para tomar a decisão mais correta para efetuar, com sucesso, uma viagem de férias, de avião e hospedando-se em um hotel de turismo. Estruture o processo de emissão da lista de chamada de uma turma da escola, desde a obtenção de dados nos cadastros dos alunos, seleção, classificação e emissão. Identifique as Funções Empresariais nos departamentos da empresa onde trabalha (ou que vc. tenha acesso) e identifique os módulos ou sistemas de informação utilizados pelas mesmas. Bibliografia Básica: LAUDON, Kenneth. LAUDON Jane Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital, 5ª. edição. São Paulo: Prentice Hall, 2004 O BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da internet. 2ª.ed. São Paulo: Saraiva, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas de informações gerenciais: estratégicas, táticas, operacionais. 8ª.ed. São Paulo:Atlas, 2002 Bibliografia Complementar: BATISTA,Emerson de Oliveira. Sistema de Informação: o uso consciente de tecnologias para o gerenciamento. São Paulo: Saraiva, 2004 GOMES, Luiz F.A.M.; ARAYA, Marcela C.G.; CARIGNAMO, Claudia. Tomada de decisões em cenários complexos: introdução aos métodos discretos do apoio multicritério à decisão. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, GRAEML, Alexandre R. Sistema de informação: o alinhamento da estratégia de TI com a estratégia corporativa.são Paulo:Atlas, 2000 ROSINI, Alessandro M.; PALMISANO,Ângelo. Administração de Sistema de Informação e a gestão do conhecimento. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, SIQUEIRA, Marcos Costa.Gestão estratégica da Informação. Rio de Janeiro: Brasport, 2005 SOUZA, Alexandre de S,;SACCOL, Amarolina Z. (organ.) Sistemas ERP no Brasil: teorias e casos. São Paulo: Atlas, STAIR, Ralph M.; REYNOLDS, George W. Princípios de Sistemas de Informação. Uma Abordagem Gerencial. 4ª. ed. Rio de Janeiro: LTC, 2002.

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