Avaliação Independente da Ferramenta Avaliador de Economia com Colaboração por Áudio e na Web da Siemens Enterprise Communications

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1 Avaliação Independente da Ferramenta Avaliador de Economia com Colaboração por Áudio e na Web da Siemens Enterprise Communications 09 de março de 2011 Mainstay Partners LLC 901 Mariners Island Blvd Suite 105 San Mateo CA 94404

2 Sumário Resumo Executivo... 3 Sobre a Mainstay Partners... 4 Abordagem de Avaliação e Metodologia de Estudo... 5 Avaliação de Preços... 5 Avaliação do Investimento... 7 Validação de Algoritmo... 9 Copyright 2011 Mainstay Partners LLC 2 3/18/2011

3 Resumo Executivo A Mainstay Partners LLC, por solicitação da Siemens Enterprise Communications ( a Empresa ), realizou uma avaliação independente para comprovar a viabilidade dos valores e dos pressupostos usados na ferramenta da Empresa denominada Avaliador de Economia com Colaboração por Áudio e na Web ( ferramenta de Economia ). A ferramenta de Economia oferece uma estimativa da possível economia para uma empresa que pretende trocar as ferramentas antigas de audioconferência e/ou ferramentas competitivas de colaboração na Web pelo OpenScape, por esta ser uma solução com recursos de colaboração por voz e/ou Web. A economia estimada baseia-se em benchmarks e médias do setor para analisar os custos e as taxas de uso normais de uma organização que usa conferência na Web e com áudio de outros provedores. Os custos baseiam-se nos preços de tabela da Empresa na América do Norte, e foram revistos e validados por especialistas regionais da Alemanha, EMEA, América do Sul e Reino Unido. Este relatório delineia o processo, os procedimentos e as fontes de análise para validar os pressupostos adotados nos cálculos realizados na ferramenta. A análise independente foi executada pela Mainstay Partners LLC por meio de entrevistas com importantes especialistas da área na Empresa, junto com uma pesquisa independente das publicações existentes e de outros fornecedores de conferência na Web e com áudio. Declaração de Opinião Nossa opinião é de que a metodologia e a abordagem utilizadas pela Empresa na criação da ferramenta de Economia são viáveis. Essa opinião fundamenta-se em nossa avaliação, que incluiu análise amparada por valores de benchmark, requisitos de investimento da solução fornecidos pela Empresa e fatores analíticos usados para calcular os resultados financeiros estimados. Abordagem e Metodologia de Avaliação da Mainstay Para processarmos nossa opinião, incluindo relatórios e outras informações inseridos no processo de análise (coletivamente, a Opinião ): (i) (ii) (iii) Analisamos documentos, inclusive o OpenScape Conference Xpress Financial Calculator, que foi originalmente desenvolvido para a equipe de vendas da Empresa e que é a base da ferramenta de Economia, e outras informações fornecidas pela Empresa adotadas na criação e no desenvolvimento da ferramenta de Vendas; Entrevistamos membros da equipe operacional de vendas da Empresa, inclusive a gerência regional, para validar os pressupostos da ferramenta de Vendas; e Realizamos somente os procedimentos de análise descritos aqui, incluindo qualquer informação anexada. Os procedimentos de avaliação mencionados na cláusula (iii) acima e nossa Opinião baseiam-se exclusivamente nas informações escritas e orais mencionadas nas cláusulas (i) e (ii) acima. Nossa Opinião vale somente a partir da data aqui informada. Limitações e Isenções da Avaliação Ao apresentarmos nossa Opinião, supomos e confiamos na precisão e na integridade dos preços de tabela e nas informações de investimento para implementação, fornecidos pela Empresa, nas informações de preços disponíveis publicamente para os concorrentes da Empresa, nos benchmarks do capital intelectual proprietário da Mainstay e nas informações descritas nas cláusulas (i) e (ii) acima. Foi realizada a análise dos algoritmos da ferramenta de Vendas descritos em (i), a base para a criação da ferramenta de Economia. Nossa equipe não avaliou a ferramenta de Economia diretamente, mas entrevistou os autores para verificar se esses mesmos algoritmos estavam refletidos com consistência e precisão na ferramenta de Economia. A Mainstay não verificou essas informações independentemente, e isenta-se de qualquer responsabilidade de fazê-lo. A não ser pelo que está expressamente comunicado neste documento, não emitimos opinião sobre qualquer outro aspecto da Empresa. Nossa Opinião é emitida para fins informativos e assistência à Empresa em relação à ferramenta de Economia. Nossa Opinião não pode ser divulgada, mencionada, publicada nem usada, seja integral ou parcialmente, nem deverão ser feitas referências públicas à Mainstay sem nosso consentimento prévio por escrito. Nossa Opinião não garante que o uso futuro da ferramenta de Economia vá gerar economia conforme apresentado na ferramenta. Copyright 2011 Mainstay Partners LLC 3 3/18/2011

4 Sobre a Mainstay Partners Pesquisa e análise desta avaliação independente foram realizadas pela Mainstay Partners LLC, a firma líder em consultoria de gerenciamento de boutique de investimentos, dedicada a quantificar e comunicar o valor da tecnologia de negócios. A Mainstay Partners realizou centenas de estudos de ROI para importantes provedores de TI, incluindo Siemens, Oracle, SAP, Microsoft, Dell, Lexmark, HP, Cisco, EMC, NetApp, Fortify Software e HP na última década. Para obter mais informações sobre a Mainstay Partners, visite nosso site em Copyright 2011 Mainstay Partners LLC 4 3/18/2011

5 Avaliação de Preços Resumo Nossa avaliação das metodologias seguidas pela Siemens Enterprise Communications está detalhada abaixo. O objetivo da ferramenta de Economia da Empresa era estimar o potencial de economia para os clientes que estão considerando a solução OpenScape da Empresa por seus recursos de conferência com voz e Web. Os benchmarks do setor foram localizados através de uma combinação de pesquisa independente dos preços, por minuto e por mês, de soluções comparáveis de conferência com voz e Web de outros provedores. Toda discrepância significativa de outras regiões consideradas (EMEA, Reino Unido, Alemanha e América Latina) está observada abaixo. Metodologia Procedimentos de Avaliação Benchmarks do setor são usados para estimar os custos atuais com conferência do cliente A Siemens Enterprise Communications estima os custos com o atual sistema de conferência com voz e na Web do cliente usando um número médio de minutos por usuário, de acordo com as taxas cobradas por semana e por minuto, ambas estipuladas pelos benchmarks do setor. Pressupostos iniciais são considerados conservadores e razoáveis A pesquisa demonstrou que os pressupostos iniciais para estimar o custo da conferência na Web e com voz são os menos importantes nas faixas competitivas encontradas. Os dois valores usados para o número médio de minutos por usuário por semana e o custo médio por minuto na ferramenta de Economia estavam abaixo da média da faixa de benchmarks encontrados. Sendo assim, os pressupostos iniciais são considerados valores conservadores e razoáveis a serem usados para estimar o nível de economia que um cliente ganha mudando para o OpenScape. Foram pesquisados os preços publicados de outros importantes provedores de soluções de audioconferência e webconferência, como Citrix, Cisco e Microsoft, para determinar uma faixa geral e a média dos preços publicados. Valores de uso foram encontrados nos estudos publicados, e estimam os custos financeiros e o impacto de audioconferência e webconferência, bem como as médias usadas pelos concorrentes para avaliar os custos e o planejamento da capacidade dos recursos de conferência. Os pontos iniciais para a conferência com voz são os seguintes Número médio de minutos por usuário, por semana: 150 minutos Custo médio por minuto: US$ 0,066 Os principais recursos da solução de colaboração com voz da Siemens Enterprise Communications incluem os recursos de conferência com reserva e sem reserva, e funcionam para até 100 usuários. A pesquisa para os seguintes pontos de dados da conferência com voz demonstrou Número médio de minutos por usuário, por semana: 47 a 293 minutos Custo médio por minuto: as soluções competitivas variam de US$ 0,014 a US$ 0,100 Copyright 2011 Mainstay Partners LLC 5 3/18/2011

6 Os pontos iniciais para webconferência são os seguintes Número médio de minutos por usuário, por semana: 35 minutos Custo médio por minuto: US$ 0,15 A pesquisa para os seguintes pontos de dados da webconferência demonstrou Número médio de minutos por usuário, por semana: 30 a 121 minutos Custo médio por minuto: as soluções competitivas variavam de US$ 16 a US$ 56 por mês, o que equivale a US$ 0,07 a US$ 0,39 por minuto, supondo-se 35 minutos por semana Referências: A Cisco unificou os limites de capacidade do sistema de reuniões para novas implantações Cisco 2011 Conferência com multimídia da Nortel: criação de uma estratégia eficaz para conferências - Nortel 2008 Planejamento de capacidade da Microsoft Microsoft 2011 Copyright 2011 Mainstay Partners LLC 6 3/18/2011

7 Avaliação do Investimento Resumo Nossa análise dos pressupostos e das fórmulas de custo usados pela ferramenta de Vendas da Empresa está detalhada abaixo. Os pressupostos e as fórmulas de custo foram desenvolvidos inicialmente para o cliente norte-americano. Outras regiões validaram os mesmos pressupostos e fórmulas para confirmar seus requisitos de investimento em hardware, software e implementação. Toda discrepância significativa de outras regiões consideradas (por exemplo, EMEA, Reino Unido, Alemanha e América Latina) está observada abaixo. Metodologia Os requisitos para o investimento no OpenScape baseiam-se nos preços de tabela da Empresa As informações sobre preços do OpenScape Audio Collaboration e OpenScape Web Collaboration da Empresa, incluindo todo software, hardware, serviço de implementação e suporte anual contínuo, basearam-se nos preços de tabela informados pela divisão norte-americana da Empresa. Os preços de tabela podem variar de acordo com as regiões Os preços de tabela da Empresa variam de acordo com cinco regiões de preços globais. Além disso, os custos anuais com manutenção podem diferir; atualmente, a ferramenta de Vendas estima um custo anual de manutenção que pode ser substituído por um serviço de garantia de software mais baixo, fornecido pela Empresa, que abrange as atualizações e os patches de software para seus clientes. A aplicação de custos anuais de manutenção mais altos oferece uma visão mais conservadora da possível economia e do prazo do retorno do investimento. Variações nos preços entre as regiões podem ocorrer devido a possíveis flutuações no câmbio das moedas e aos planos competitivos de preços e descontos que podem ser empregados tanto pela Empresa quanto por seus concorrentes. Valores de configuração basearam-se na experiência anterior da Empresa Além dos preços, os valores de configuração, como porcentagem do número máximo de usuários simultâneos, custo por minuto do suporte WAN, basearam-se na experiência anterior da Empresa e nas implantações do cliente. Conjuntos de soluções tornam o preço independente mais complexo De acordo com nossa avaliação, as soluções regionais de audioconferência e webconferência podem ser fornecidas com soluções de entroncamento UC e SIP, o que torna o preço independente mais complexo. Procedimentos de Avaliação Os valores de preços foram inicialmente validados por meio de uma entrevista com um gerente de vendas técnicas da América do Norte. Foi inspecionada a ferramenta, baseada em Excel, para avaliação da Economia com colaboração com áudio e na Web, incluindo os valores específicos usados para calcular o preço da implementação e execução completas do OpenScape Audio Collaboration e do OpenScape Web Collaboration. Foram realizadas entrevistas com especialistas regionais da América do Norte, América Latina, EMEA, Reino Unido e Alemanha, para validar os valores iniciais dos EUA. O preço da colaboração com voz é determinado, principalmente, pelo número de usuários, o que afeta o número de portas necessárias para o cliente. O número de portas necessárias equivale ao número máximo de usuários simultâneos esperados. Há 48 portas no sistema base, com bases adicionais comportando 24 portas. Os componentes embutem um preço único de implementação e hardware, junto com um custo anual de manutenção. O preço da colaboração na Web é determinado, principalmente, pelo número de usuários, o que afeta o número de espaços de colaboração na Web exigidos pelo cliente. O número desses espaços é determinado pelo número esperado de usuários simultâneos, o número médio de chamadas por dia e a duração média das chamadas. Detalhes precisos sobre a fórmula não estavam disponíveis durante a criação da ferramenta de Economia na Web. Três espaços de conferência foram incluídos no pacote base, com espaços subsequentes para acomodar usuários adicionais. Os componentes embutem um custo único de hardware, junto com um custo anual de manutenção. Os custos de implementação são taxas fixas e únicas, independentemente do número de espaços de conferência necessários. Copyright 2011 Mainstay Partners LLC 7 3/18/2011

8 O Reino Unido é mais propenso a vender colaboração com áudio e na Web como parte de um pacote de soluções maior, o que pode incluir entroncamento SIP e comunicações unificadas. Esse conjunto permite a obtenção de mais descontos dos fornecedores; porém, também dificulta a identificação do preço independente para a colaboração com voz e na Web. Nossa pesquisa detectou que, em média, os clientes conseguem cerca de 20% a 30% de desconto em colaboração com voz e na Web para os conjuntos. Por fim, em vez de ajustar o custo do número de portas e do número de espaços de conferência para colaboração com voz e na Web respectivamente, como o avaliador faz, o custo é ajustado diretamente pelo número de usuários. Copyright 2011 Mainstay Partners LLC 8 3/18/2011

9 Validação de Algoritmos Resumo Nossa avaliação dos algoritmos usados para calcular o nível de economia, investimento e retorno na ferramenta de Vendas está detalhada abaixo. A avaliação foi realizada com a ferramenta de Vendas por meio de teste das contribuições de usuários e da comparação dos resultados com os valores esperados. Os principais resultados finais avaliados quanto à sua precisão foram o total de economia e o prazo do retorno do investimento. Metodologia A ferramenta de Vendas calcula a economia gerada pela adoção do OpenScape para colaboração com áudio e na Web A ferramenta de Vendas calcula a economia obtida com a troca do sistema antigo de conferência com áudio e na Web pelas soluções OpenScape da Empresa. A economia é calculada usando o número de usuários, o número médio de minutos utilizados por usuário e o custo médio por minuto. Nossa análise das fórmulas da ferramenta de Vendas detectou que elas funcionaram como pretendido e produziram os resultados esperados. A ferramenta de Vendas calcula a necessidade de investimento para a adoção do OpenScape para colaboração com áudio e na Web A ferramenta de Vendas calcula os custos para implementar e operar o OpenScape Voice Collaboration e o OpenScape Web Collaboration. Os custos baseiam-se nos preços de tabela da América do Norte, incluindo os custos com software essencial, hardware obrigatório, implementação e manutenção anual. Para a colaboração com voz, os custos adicionais são considerados para as chamadas originadas fora do ambiente WAN do cliente. Para a colaboração com voz, os custos adicionais são considerados para as chamadas originadas fora do ambiente WAN do cliente. Para a colaboração na Web, os custos são calculados com o uso do número estimado de espaços de conferência na Web necessários, com base no número de usuários, número médio de chamadas por dia, fator de carga de pico e as taxas de uso esperadas. Os pressupostos feitos na fórmula referentes aos cálculos de espaço baseiam-se em informações do setor e na experiência da Siemens Enterprise Communications. Nossa análise das fórmulas para calcular os custos de implementação e operação do OpenScape Audio Collaboration e do OpenScape Web Collaboration funcionaram como o pretendido e produziram os resultados esperados. O prazo para o retorno do investimento é calculado em um modelo de fluxo de caixa O modelo de fluxo de caixa, usado para calcular o prazo do retorno do investimento, adota os valores nominais de futuras economias para calcular o número de anos esperado para que o investimento inicial no OpenScape seja totalmente pago. Nossa análise da fórmula para calcular o prazo do retorno do investimento concluiu que ela funcionou bem e gerou os valores esperados durante o teste. Procedimentos de Avaliação As fórmulas foram avaliadas com o autor da ferramentas de Vendas para a compreensão da metodologia e da lógica que determinam como a economia e o custo são calculados. A ferramenta de Vendas foi testada com diferentes níveis de inserção de dados para as principais variáveis (número de usuários, número médio de minutos por usuário e custo médio por minuto) a fim de observarmos a economia, o custo e o prazo do retorno do investimento gerados pela ferramenta de Vendas. Os cálculos em etapas importantes, incluindo o cálculo do número de usuários, número de espaços de conferência na Web, número de portas e número de servidores, foram observados para garantir que os valores estavam sendo calculados da forma esperada. Os valores foram acompanhados durante os cálculos até os valores finais de economia e custo usados para calcular o prazo do retorno do investimento. Copyright 2011 Mainstay Partners LLC 9 3/18/2011

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