Manual Prático 2007/2010

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1 Manual Prático Microsoft Access 2007/2010

2 2 P á g i n a Manual Prático Microsoft Access 2007/2010

3 Este manual foi desenvolvido tendo em atenção as novas regras do acordo ortográfico. P á g i n a 3

4 INDICE APRESENTAÇÃO... 7 CONCEITOS BÁSICOS... 8 O que são Registos e Campos?... 8 O que é uma Tabela?... 9 O que é uma Chave Primária?... 9 O AMBIENTE DE TRABALHO FERRAMENTAS Frisos Friso Base Friso Criar Friso Dados Externos Friso Ferramentas da Base de Dados Friso Folha de Dados OPERAÇÕES BÁSICAS Aceder a uma base de dados Criar uma base de dados a partir de um modelo Criar uma base de dados vazia CRIAR TABELAS Criar uma tabela a partir de um modelo Criar uma tabela na Vista Estrutura Tipo de dados Criar campos de pesquisa PROPRIEDADES DOS CAMPOS DE UMA TABELA Modificar as propriedades dos campos Tamanho do campo Formatação Máscara de Introdução Campos obrigatórios Valor predefinido Permitir comprimento zero Indexação de campos Validação de dados P á g i n a

5 Campos de pesquisa CHAVES EM TABELAS Chaves primárias Chaves externas ou secundárias RELAÇÕES ENTRE TABELAS Definir uma relação Eliminar uma relação Adicionar tabelas à janela Relações Eliminar tabelas da janela Relações Gravar relações entre tabelas OPERAÇÕES COM TABELAS Introduzir, alterar e eliminar dados numa tabela Consulta de dados numa tabela Eliminar registos Ordenar registos Filtrar registos por seleção Imprimir uma tabela CONSULTAS Criar uma consulta com o assistente Criar uma consulta na Vista Estrutura Alterar a posição dos campos Visualizar e ordenar registos de tabelas Adicionar ou remover tabelas da consulta Executar uma consulta Definir critérios Cálculos nas consultas Cálculos de totais em grupos de registos Criar uma consulta com parâmetros FORMULÁRIOS Criar um formulário utilizando o assistente Criar um formulário na Vista Estrutura Formatação automática Alterar um formulário Utilizar controlos P á g i n a 5

6 Formulários com subformulários RELATÓRIOS Estrutura de um relatório Criar um relatório com o Assistente de relatórios Alterar a estrutura de um relatório Gravar um relatório Imprimir um relatório Visualizar um relatório NOTAS P á g i n a

7 APRESENTAÇÃO: O Microsoft Access 2007 é um Sistema de Gestão de Base de Dados e define-se como um conjunto de utilitários que fornece não só a possibilidade de gestão e armazenamento de grandes quantidades de informação, mas também a interface entre os dados guardados e as aplicações que lhes dão acesso. Por serem guardados de uma forma estruturada, os dados podem, mais tarde, ser acedidos no formato que melhor se adequa às necessidades do utilizador. Um Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) é algo que tem de ser muito bem desenhado, estruturado e construído a pensar em quem o vai utilizar, como o vai utilizar e que dados vão adicionar, consultar, etc., nesse sentido aconselho a leitura do artigo no site da Microsoft. Clique aqui. NOTA: As ferramentas que serão mostradas neste manual estão igualmente disponíveis na versão 2010 do Microsoft Access, no entanto se quiser saber quais as novidades e/ou diferenças entre versões, clique aqui. HA aspx P á g i n a 7

8 CONCEITOS BÁSICOS O que são Registos e Campos? Ainda antes de começar a desenvolver a sua base de dados com a ajuda deste manual, é necessário que tenha bem presente alguns conceitos básicos. O Microsoft Office Access 2007 organiza as informações em tabelas (ver página seguinte). Numa base de dados simples, poderá ter apenas uma tabela. Na maioria das vezes é necessária mais do que uma. Por exemplo, poderá ter uma tabela que armazena informações sobre produtos, outra tabela que armazena informações sobre encomendas e uma outra com informações sobre os clientes. Cada linha é designada também por registo e cada coluna é também designada por campo. Um registo consiste numa forma útil e consistente de combinar informações sobre um determinado tema. Um campo consiste num item de informações individual: um tipo de item que aparece em todos os registos. Na tabela Produtos, por exemplo, cada linha ou registo teria informações sobre um produto. Cada coluna ou campo tem um tipo de informações sobre esse produto como, por exemplo, o nome ou o preço. 8 P á g i n a

9 O que é uma Tabela? Uma tabela contém dados sobre um determinado assunto, como, por exemplo, empregados ou produtos. Cada registo numa tabela contém informações sobre um item como, por exemplo, um determinado empregado. Um registo é composto por campos, tais como nome, morada e número de telefone. Normalmente, um registo também é designado por linha e um campo é frequentemente denominado por coluna. 1. Registo ou linha 2. Campo ou coluna Uma base de dados pode incluir várias tabelas, em que cada uma delas armazena informações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vários campos de tipos diferentes, incluindo texto, números, datas e imagens. A lista que se segue mostra alguns exemplos comuns de tabelas que poderá criar: Uma tabela de clientes que mostra os clientes e as respetivas moradas Um catálogo de produtos comercializados, incluindo preços e imagens de cada item Uma tabela de tarefas que regista as tarefas e as datas para conclusão Um inventário do equipamento ou do stock disponível Deverá planear e estruturar a base de dados cuidadosamente, a fim de garantir a sua exatidão e evitar vir a ter de efetuar muitas alterações posteriormente. O que é uma Chave Primária? A chave primária de uma tabela é composta por um ou mais campos que identificam exclusivamente cada linha armazenada na tabela. Normalmente, um número de identificação exclusivo, como, por exemplo, um número de ID, um número de série ou código, que funciona como chave primária. Por exemplo, poderá ter uma tabela Clientes, na qual cada cliente tem um número de código de cliente exclusivo. O campo Código do cliente é a chave primária da tabela. Um bom candidato a chave primária apresenta várias características. Em primeiro lugar, identifica de forma exclusiva cada linha. Em segundo lugar, nunca está vazio nem é nulo (tem sempre um valor). Em terceiro lugar, raramente é alterado (idealmente, nunca). O Access utiliza os campos de chave primária para associar rapidamente os dados provenientes de várias tabelas. P á g i n a 9

10 O AMBIENTE DE TRABALHO Barra de Titulo Fornece o nome da aplicação e o nome da base de dados aberta (se aplicável) 2. Categoria de modelo Opções que permitem aceder a modelos já estruturados com base em determinadas áreas de atividades. 3. Nova Base de Dados em Branco Permite criar uma base de dados de raiz, se recurso a qualquer modelo. 4. Modelos Online Apresentados Opções que permitem aceder a modelos já estruturados, baseados em determinadas áreas de atividades disponíveis no Microsoft Access Online. O acesso a estas opções requer uma ligação ativa à Internet. 5. Office Online Opções que permitem aceder a vários recursos disponíveis no Microsoft Access Online. O acesso a estas opções requer uma ligação ativa à Internet. 6. Abrir Base de Dados Recente Esta área mostra as bases de dados previamente gravadas e permite aceder-lhes diretamente sem recurso a menus. 10 P á g i n a

11 FERRAMENTAS Frisos O Microsoft Office 2007 introduz uma nova forma de trabalhar com os programas nele incluídos e o Access não é exceção. Ao invés de usar um sistema de menus, como o que foi usado até à versão 2003, a versão 2007 junta os diferentes comandos em grupos contextuais, que aparecem no topo da janela da aplicação e a que se dá o nome de frisos. Aqui fica a descrição dos cinco principais frisos do Access 2007/2010. Friso Base Substituir / Ir Para / Selecionar Localizar Filtro por seleção / Opções avançadas para filtros / Ativar-Desativar Filtro Filtro Ordenação Ascendente/Descendente Totais / Ortografia / Outras opções de tabelas Novo / Guardar / Eliminar Atualizar Orientação do texto da esquerda para a direita Cor do realce do texto Diminuir / Aumentar nível de lista / Numeração / Marcas Alinhamento Esquerda / Centro / Direita Linhas de Grelha / Cor de Fundo / Preenchimento Alternativo Tamanho da Fonte / Fonte Cor de Fundo / Preenchimento Cor do Tipo de Letra Negrito / Itálico / Sublinhado Cortar / Copiar / Pincel de Formatação Colar Vista Alternar entre as diferentes vistas de cada objeto do Access: Folha de Dados; Tabela Dinâmica; Gráfico Dinâmico e Estrutura. P á g i n a 11

12 Friso Criar Criar Macros Criar consulta de Vista Estrutura Assistente de consultas Criar Relatório na Vista Estrutura Assistente de Relatórios Relatórios em Branco Etiquetas do relatório Criar Relatório Criar Formulários na Vista Estrutura Outras Opções de Formulários Criar Formulário em Branco Criar Gráfico Dinâmico Criar Formulário de múltiplos Itens Criar Formulário dividido Criar Formulário Criar Tabela na Vista Estrutura Listas do SharePoint Criar Tabela a partir de um modelo Criar Tabela 12 P á g i n a

13 Friso Dados Externos Mover para SharePoint Religar Listas Colocar dados da lista em cache Rejeitar Alterações Sincronizar Trabalhar Online Gerir respostas Criar mensagens de correio eletrónico Outras Exportações Exportar para PDF ou XPS Exportar para lista do SharePoint Exportar para folha de cálculo Excel Exportações guardadas Outras Importações Importar Lista do SharePoint Importar folha de cálculo Excel Importar base de dados Access Importações Guardadas P á g i n a 13

14 Friso Ferramentas da Base de Dados Criar ACCDE Gestor de Painéis de Navegação Encriptar com Palavra-Passe Suplementos Gestor de Tabelas ligadas Dividir a base de dados em dois ficheiros: um para tabelas e outro para os formulários e consultas Migrar base de dados para SQL Server Documentador da Base de Dados Analisar desempenho Analisar tabela Folha de propriedades Dependências do Objeto Barra de Mensagens Relações entre tabelas Executar uma macro Criar menu de atalho a partir de uma macro Converter macros para Visual Basic Iniciar Editor de Visual Basic 14 P á g i n a

15 Friso Folha de Dados Este friso só é mostrado quando uma tabela é visualizada no modo Vista de Folha de Dados * Dependências do objeto Relações Opções de Formatação Formato Tipo de dados Inserir Eliminar Mudar o Nome Coluna de Pesquisa Adicionar campos existentes a um objecto Novo campo Vista* Alternar entre as diferentes vistas de cada objeto do Access: Folha de Dados, Tabela Dinâmica, Gráfico Dinâmico e Estrutura P á g i n a 15

16 OPERAÇÕES BÁSICAS Aceder a uma base de dados 1. Clique sobre o nome da base de dados que pretende abrir se o encontrar na área Abrir Base de Dados Recente. Caso o nome da base de dados que pretende abrir não se encontrar na lista da área Abrir Base de Dados Recente, terá de aceder ao menu do Office, localizado no canto superior esquerdo do programa. 1. Selecione a opção Abrir 2. Na janela que irá surgir no ecrã, indique a localização da base de dados que pretende abrir. 3. Clique sobre o nome da Base de Dados 4. Clique no botão Abrir 16 P á g i n a

17 Criar uma base de dados a partir de um modelo 1. Clique sobre a opção Modelos Locais 2. Na secção Modelos Locais, escolha o tipo de base de dados que pretende criar 3. Na secção que surgiu à direita do ecrã, escreva o nome que pretende dar à sua nova base de dados. 4. Clicar no botão Criar. P á g i n a 17

18 5. A sua base de dados foi criada, mas, por predefinição, o Access desativa algumas opções. Para poder usar a base de dados em pleno, clique no botão Opções. 6. Selecione a opção Ativar este conteúdo. 7. Clique no botão OK 18 P á g i n a

19 Criar uma base de dados vazia Se não quiser usar um dos modelos disponibilizados pelo Access para criar a sua base de dados, pode sempre optar por criar uma base de dados vazia e só depois começar a preenche-la com tabelas, consultas e formulários. Este método é mais flexível do que o apresentado anteriormente, mas é também mais complexo, porque implica definir todos os elementos que compõem a base de dados. 1. Clique sobre a opção Base de Dados Vazia. Ou No menu do Office, clique na opção Novo. 2. Na secção que surgiu à direita do ecrã, introduza o nome que pretende dar à sua nova base de dados. 3. Clique no botão Criar. P á g i n a 19

20 CRIAR TABELAS Se criou uma base de dados vazia, terá agora de criar tabelas para estruturar a informação que irá depois inserir. Numa tabela é um conjunto de dados sobre um determinado assunto organizada por linhas (registos) e colunas (campos). Criar uma tabela a partir de um modelo 1. No friso Criar, escolha a opção Modelos de Tabela. 2. Entre as opções que irão aparecer, escolha a mais indicada para cada tipo de tabela que pretende criar. 3. O Access cria uma tabela predefinida com colunas correspondentes ao tipo de tabela que escolheu. Para gravar esta tabela, clique no botão Guardar. 4. Introduza um nome para a tabela. 5. Clique no botão OK. Para adicionar uma coluna à tabela, clique com o botão direito do rato em cima de uma coluna qualquer e escolha Inserir coluna. Para eliminar uma coluna da tabela, clique com o botão direito do rato em cima da coluna correspondente e escolha Eliminar coluna. Para mudar o nome de uma coluna, clique com o botão direito do rato em cima da coluna correspondente e escolha Mudar o nome da coluna. 20 P á g i n a

21 Criar uma tabela na Vista Estrutura 1. No friso Criar, escolha a opção Tabela. 2. No friso Folha de Dados, clique na opção Vista e depois em Vista de Estrutura. 3. Escreva um nome para a tabela. 4. Clique em OK. 5. Na secção Todas as Tabelas, clique com o botão direito do rato no nome da tabela que acabou de criar e escolha a opção Vista de Estrutura. 6. Introduza o nome da coluna 7. Selecione o Tipo de dados adequado. 8. Insira um descritivo para a coluna. Não é obrigatório, mas pode ajudar a identificar a coluna no futuro. P á g i n a 21

22 Tipo de dados No Access 2007, existem vários tipos de dados que são associados a colunas de forma a garantir que o conteúdo é inserido de forma consistente e no formato correto. Tipo De Dados Texto Memo Número Data/Hora Moeda Numeração automática Sim/Não Objeto OLE Hiperligação Anexo Assistente de pesquisas Descrição do conteúdo a inserir Letras e números com um máximo de 255 caracteres Letras e números com um máximo de caracteres Valores numéricos inteiros ou fraccionários Datas e horas Quantias monetárias Número sequencial ou aleatório atribuído automaticamente pelo Access Valor Sim/Não, Ativar/Desativar ou Verdadeiro/Falso Ficheiro ligado ou incorporado numa tabela (imagem, sons, documentos, etc.) Ligação que abre um endereço web, localização ou ficheiro Ficheiro ligado a uma tabela (imagem, sons, documentos, etc.) Lista de valores derivados de uma coluna, tabela ou consulta existente ou de uma lista introduzida diretamente. Criar campos de pesquisa O Access permite inserir um campo em que os dados são extraídos de uma coluna de outra tabela ou inseridos diretamente através do tipo de dados Assistente de Pesquisas. 1. Selecione o campo de pesquisa. Escolha a opção Assistente de Pesquisas na coluna Tipo de dados. 2. Na janela Assistente de Pesquisas, escolha uma das duas opções apresentadas. 3. Carregue no botão Seguinte e siga as instruções que lhe são dadas. No final clique em Concluir. 22 P á g i n a

23 PROPRIEDADES DOS CAMPOS DE UMA TABELA Modificar as propriedades dos campos Os campos constantes numa tabela de uma base de dados têm propriedades que podem ser definidas e, mais tarde, modificadas. Estas propriedades variam consoante o tipo de dados atribuído a cada campo. Para as modificar, siga os seguintes passos: 1. Selecione o campo correspondente que pretende modificar. 2. Escolha a propriedade que pretende modificar. 3. Indique o novo valor pretendido. Ou Indique o valor a partir de uma lista de propriedades indicadas pelo programa. Ou Clique sobre o botão que encontra quando clica na caixa de propriedades ou no ícone Construtor de Expressões situado no friso Estrutura. Tamanho do campo Esta propriedade diz respeito ao número de caracteres que um campo pode ter, independentemente de se tratar de texto ou valores numéricos. Em campos do tipo Número, deverá escolher um dos itens apresentados pelo programa, conforme indicado na imagem ao lado. P á g i n a 23

24 Formatação O formato define a forma como o conteúdo de um determinado campo será apresentado. O Access tem formatos predefinidos para dados dos tipos Data/Hora, Textos e Sim/Não. Independentemente do tipo de campo, é possível utilizar os símbolos abaixo indicados para a sua formatação: Símbolo Função! Alinha o conteúdo do campo à esquerda texto Mostra o texto do campo entre aspas (espaço) Introduz um espaço em branco \ Mostra o caractere seguinte exatamente como foi introduzido * Substitui todos os espaços em branco pelo caractere indicado a seguir ao * [cor] Mostra o conteúdo do campo na cor escolhida As instruções de formatação limitam-se a alterar a forma como os dados são visualizados e não altera a sua integridade. Em campos de texto, podem usar-se os seguintes símbolos: Símbolo Obriga a inserir um caractere ou um espaço < Coloca todas as letras em minúsculas > Coloca todas as letras em maiúsculas & Indica caractere não obrigatório Os tipos de dados Número, Data/Hora e Sim/Não têm formatos predefinidos pelo Access. No entanto, é possível criar novos formatos. 24 P á g i n a

25 Os valores predefinidos para os campos do tipo Número são os seguintes: Formato Descrição Exemplo Valor Introduzido Valor Visualizado Número Geral Mostra os números tal como foram digitados 12345, ,6789 Moeda São aplicadas as definições regionais para ,00 que a visualização se adeque à moeda introduzida. Euro Coloca o símbolo a seguir ao valor e ,00 aplica as definições regionais. Fixo O número é visualizado com pelo menos 3, ,00 uma casa decimal e são aplicadas as definições regionais. Padrão O número é visualizado com pelo menos 3456, ,00 uma casa decimal e o separador de milhares. São aplicadas as definições regionais. Percentagem O número introduzido é multiplicado por 1 100% 100 e é acrescentado o símbolo % Cientifico É aplicada a notação científica padrão 3456,123 3,46E+03 As definições regionais podem ser acedidas e alteradas no Painel de Controlo do seu Windows e variam consoante o país e/ou linguagem do seu sistema operativo. Exemplos: Dados Introduzidos Formatação aplicada Dados visualizados Nome: pedro jesus > PEDRO JESUS Morada: rua do NORte < rua do norte Código Postal: Telemóvel: Valor Unitário: 1500 #.## Valor Unitário: 1500 [Vermelho] #.##0, ,00 Os seguintes símbolos podem ser usados para criar novos formatos: Símbolo Função. (ponto) Separador decimal, (virgula) Separador dos milhares 0 Para visualizar um dígito ou 0 # Para visualizar um dígito, sinais de mais (+) ou menos(-) e espaços $ Para visualizar o símbolo $ % O valor introduzido é multiplicado por 100 e é inserido o símbolo % E- ou e- Notação científica P á g i n a 25

26 Máscara de Introdução As máscaras de introdução caracterizam-se por modelos predefinidos para a inserção de dados. São utilizados quando se pretende aplicar um tamanho e/ou formato. É possível aplicar máscaras de introdução manualmente ou através do Assistente de Máscaras de Introdução. No entanto, este assistente só funciona com os tipos de dados Texto e Data/Hora. Para dados do tipo Moeda, é necessário inserir a máscara de introdução manualmente. Siga os seguintes passos para aplicar uma máscara de introdução com o assistente: 1. Selecione o campo em que pretende aplicar uma máscara 2. Clique sobre o botão Compilar. Assistente de Máscaras de Introdução para campos do tipo Texto 3. Selecione a máscara que pretende aplicar. 4. Introduza algum texto de exemplo apenas para verificar que o resultado será o previsto. 5. Clique sobre o botão Seguinte. 6. Clique sobre a lista para escolher um carácter marcador de posição. 7. Clique sobre o botão Seguinte. 26 P á g i n a

27 8. Escolha se deseja que os dados sejam guardados com ou sem máscara. 9. Clique sobre o botão Concluir. Assistente de Máscaras de Introdução para campos do tipo Data/Hora 1. Repita os passos 1 e 2 da página anterior 2. Selecione a máscara que pretende aplicar 3. Introduza alguns valores de exemplo apenas para verificar que o resultado será o previsto. 4. Clique sobre o botão Seguinte. 5. Clique sobre a lista para escolher o carácter marcador de posição. 6. Clique sobre o botão Seguinte. 7. Clique sobre o botão Concluir. P á g i n a 27

28 Os símbolos que se seguem podem ser usados para inserir uma Máscara de Introdução manualmente. Símbolo Função 0 Dígito obrigatório (de 0 a 9) 9 Digito não obrigatório (de 0 a 9) # Qualquer dígito ou espaço L Letra obrigatória (A a Z)? Letra opcional (A a Z) > Os caracteres seguintes aparecem em maiúsculas < Os caracteres seguintes aparecem em minúsculas A Carácter alfanumérico (0 a 9 ou A a Z) obrigatório a Carácter alfanumérico (0 a 9 ou A a Z) opcional & Carácter ou espaço obrigatório C Carácter ou espaço opcional Exemplo: O campo relativo ao Telemóvel pode ser definido com o tipo de dados Texto e a Máscara de Introdução pode ser do tipo Telemóvel (00) Campos obrigatórios A importância de alguns campos pode fazer com que o seu preenchimento seja obrigatório. Para fazer com que um campo seja de preenchimento obrigatório, selecione Sim na propriedade Necessário. Esta indicação obriga que o campo seja preenchido. Se isso não acontecer, irá surgir uma mensagem de erro. Valor predefinido Se for previsível que o campo de uma tabela tenha sempre ou quase sempre o mesmo conteúdo, é conveniente definir esse valor predefinido. Numa base de dados dos distribuidores, por exemplo, é previsível que o campo relativo à Nacionalidade do distribuidor tenha o conteúdo PT (Portuguesa), na maioria dos casos. Deste modo podemos definir os caracteres PT como um valor predefinido, sendo possível alterá-lo quando necessário. 28 P á g i n a

29 Permitir comprimento zero A propriedade Permitir comprimento zero aplica-se a tipos de dados Texto, Memo e Hiperligação. A sua função é diferenciar um campo que não foi preenchido e um que, intencionalmente, não tem qualquer conteúdo. Para permitir que um campo seja intencionalmente deixado em branco, selecione a opção Sim na propriedade Permitir comprimento zero. Para indicar que um determinado campo não tem conteúdo intencionalmente, pode inserir uma cadeia de comprimento zero introduzindo duas aspas ( ) sem espaços ou caracteres entre elas. Nota: Os campos com o tipo de dados Hiperligação servem para guardar endereços de páginas Web. Indexação de campos A criação de um Índice numa tabela consiste em obrigar a que a ordenação dessa tabela seja feita através de um determinado campo. Os índices são particularmente úteis para facilitar o processo de pesquisa numa base de dados. Para indexar um campo, clique na lista que encontra na propriedade Indexado e selecione Sim. Nota: A escolha dos índices numa tabela não deve ser feita ao acaso, pois, sempre que existem modificações numa tabela, todos os índices são atualizados. Um excesso de índices ou a indexação de campos referentes a ficheiros ou imagens pode tornar o processo de inserção ou atualização de dados mais lento. P á g i n a 29

30 Validação de dados Em algumas tabelas, podem existir campos em que a inserção de dados deve ser condicionada a determinados parâmetros. Para especificar os critérios de um determinado campo, introduza a regra pretendida na propriedade Regra de validação ou clique sobre para aceder ao Construtor de Expressões e criar a regra de valida- o botão Compilar ção pretendida. Exemplo: Numa base de dados de alunos, o campo Nota, correspondente à classificação do estudante, não pode ter valores inferiores a 0 ou superiores a 20. Para garantir esta condição, é necessário criar uma Regra de validação. Sempre que é introduzida uma nota para o aluno, a Regra de validação é verificada. Se forem introduzidos valores que não satisfaçam a condição imposta, o utilizador receberá em forma de mensagem de erro o texto inserido na propriedade Texto de validação. É também possível criar uma regra de validação através do Construtor de expressões. Para isso siga os seguintes passos: 1. Abra o Construtor de expressões clicando no botão Compilar na propriedade Regra de validação. 2. Selecione a opção Funções, Constantes ou Operadores. 3. Escolha um subgrupo para ter acesso apenas às opções que lhe estão associadas. 4. Selecione a função mais adequada à sua regra de validação. Estes botões correspondem a Funções, Constantes e Operadores. 30 P á g i n a

31 Campos de pesquisa É possível que os dados que pretendemos inserir numa tabela já estejam presentes numa outra. Se quisermos introduzir um campo para Código Postal numa tabela de Distribuidores, por exemplo, poderá ser útil irmos buscar essa informação a uma tabela de Códigos Postais, onde estes dados já estão associados às respetivas localidades. Para ter acesso a uma outra tabela num campo de introdução de dados, este campo deve ser definido como Campo de Pesquisa. 1. Selecione o campo que pretende definir como Campo de pesquisa. 2. Selecione a opção Assistente de pesquisa. 3. Selecione a opção Quero que a coluna de pesquisa pesquise os valores numa tabela ou consulta. 5. Escolha a tabela ou consulta a partir da qual pretende extrair os dados. 4. Clique em Seguinte 6. Clique em Seguinte P á g i n a 31

32 7. Selecione os campos que pretende que sejam visíveis no campo de pesquisa. 9. Escolha os campos pelos quais pretende ordenar a informação 8. Clique em Seguinte 10. Clique em Seguinte 11. Defina a largura das colunas 13. Dê um nome ao seu campo de pesquisa 12. Clique em Seguinte 14. Clique em Concluir No caso exemplificado nas páginas anteriores, a informação adicionada ao campo de pesquisas que criámos é extraída de uma outra tabela constante na base de dados. No entanto, quando essa informação não está em nenhuma tabela mas, ainda assim, as possibilidades de preenchimento do conteúdo são limitadas, podemos criar uma lista de valores para associar ao campo pesquisa. 1. Selecione o campo que pretende definir como Campo de Pesquisa. 2. Escolha a opção Assistente de Pesquisa. 32 P á g i n a

33 3. Selecione a opção Eu escrevo os valores que quero. 4. Clique em Seguinte. 5. Introduza os valores que pretende incluir na lista. 6. Clique em Seguinte. 7. Dê um nome ao seu campo de pesquisa. 8. Clique em Concluir P á g i n a 33

34 CHAVES EM TABELAS Chaves primárias O Access obriga a que todas as tabelas tenham pelo menos um campo que permite identificar univocamente um e apenas um registo O campo que satisfaça este requisito constitui a chave primária da tabela. Ao criarmos um campo Código para um Distribuidor e ao definirmos esse campo como chave primária, estamos a tornar esse distribuidor único para a base de dados. Para definir uma chave primária: 1. Selecione a linha correspondente ao campo que pretende transformar em chave primária. Se criar uma chave primária com mais do que um campo, carregue na tecla Ctrl ao mesmo tempo que seleciona as linhas correspondentes. 2. Clique com o botão direito do rato numa das linhas selecionadas e escolha a opção Chave Primária. Chaves externas ou secundárias Além da chave primária, uma tabela pode também ter uma ou mais chaves externas que, normalmente, são as chaves primárias de tabelas que estamos a chamar através de campos de pesquisa. Na Tabela Códigos Postais, por exemplo, o campo Código Postal pode ser a chave primária, visto que não existem dois códigos postais iguais. Se criarmos, na tabela Distribuidores, um campo de pesquisa que vai extrair informação à tabela Códigos Postais, esse campo será uma chave externa. De referir que as características deste campo de pesquisa terão de ser iguais às do campo Código Postal na tabela Códigos Postais. O nome do campo pode, no entanto, ser diferente. 34 P á g i n a

35 RELAÇÕES ENTRE TABELAS Para relacionar uma tabela com outra, precisamos apenas que a chave primária de uma esteja presente como chave externa na outra. Relacionar tabelas pode ser muito útil, no sentido em que torna possível, por exemplo: saber a Localidade de um Distribuidor, mesmo sendo a Localidade um campo da tabela Códigos Postais; saber o Preço Unitário de um artigo numa tabela de Faturas, mesmo sendo o Preço Unitário um campo da tabela Artigos. 1. Clique no botão Relações no friso Ferramentas da Base de Dados. 2. Escolha a tabela a relacionar e clique em Adicionar. 3. Repita o segundo passo até que todas as tabelas pretendidas estejam selecionadas. 4. Clique sobre o botão Fechar. Todos os relacionamentos entre tabelas devem ser feitos antes da inserção de dados, não só para evitar erros na consistência da informação, mas também para não haver falhas na articulação dos dados. P á g i n a 35

36 Definir uma relação Neste exemplo, iremos garantir que não é possível inserir um código postal na tabela de Distribuidores que não esteja presente na tabela de Códigos Postais. 1. Clique sobre o campo da chave primária na tabela de Códigos Postais e arraste-o para o campo Código Postal na tabela Distribuidores. 2. Clique na caixa de verificação Impor integridade referencial. 3. Clique sobre o botão Criar. O resultado final será o que pode ver na imagem ao lado. Repare que a ligação é de Um-para-muitos, isto significa, neste caso, que o mesmo código postal, pode estar presente em vários distribuidores. Resumindo: Na tabela Códigos Postais, cada código postal só pode existir uma vez Na tabela Distribuidores, os códigos postais podem repetir-se, visto que pode haver mais do que um distribuidor na mesma área. Chama-se a este tipo de relacionamento uma relação de um-para-muitos. 36 P á g i n a

37 Quando é criada uma relação entre duas tabelas, é importante garantir a consistência dos dados em ambas as tabelas. Desta forma, quando se seleciona a opção Impor integridade referencial, há duas outras que ficam ativas e que também podem ser importantes. Sempre que um valor é alterado na chave primária de uma tabela, o Access atualiza os dados da chave externa de uma outra tabela relacionada. Se, por exemplo, alterarmos um código postal na tabela Códigos Postais, o mesmo código postal será automaticamente alterado no campo Código Postal da tabela Distribuidores. Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos Postais, todos os registos da tabela Distribuidores em que esse código postal esteja presente serão igualmente eliminados. Neste exemplo, estamos perante uma ligação de um-para-muitos. Isto significa que, apesar de não poderem haver dois códigos postais iguais na tabela Códigos Postais, o mesmo não acontece na tabela Distribuidores. Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos Postais, todos os registos da tabela Distribuidores em que esse código postal esteja presente serão igualmente eliminados. P á g i n a 37

38 Eliminar uma relação Para eliminar uma relação entre duas tabelas: 1. Clique com o botão direito do rato sobre a linha que liga as duas tabelas. 2. Escolha a opção Eliminar. Adicionar tabelas à janela Relações Sempre que quiser, pode adicionar tabelas à janela Relações: Abra a janela Relações e clique sobre o ícone Mostrar Tabela, presente no friso Estrutura. Depois disso, siga os passos indicados na página 31 sobre Relações entre tabelas. Eliminar tabelas da janela Relações Para eliminar uma tabela da janela Relações, selecione a tabela que deseja eliminar e carregue na tecla Del. Gravar relações entre tabelas Depois de definir os relacionamentos entre tabelas, deverá clicar com o botão direito do rato no separador da janela Relações e escolher a opção Guardar. Se não o fizer, quando fechar a janela Relações aparecerá uma janela de diálogo que lhe dá a possibilidade de guardar os relacionamentos. 38 P á g i n a

39 OPERAÇÕES COM TABELAS Introduzir, alterar e eliminar dados numa tabela Antes de começar a introduzir dados numa tabela, é conveniente verificar se as formatações, validações e relações estão concluídas e a funcionar corretamente, isto porque alterações posteriores podem implicar a perda ou inconsistência de dados. Para aceder à informação contida numa tabela: 1. Faça duplo clique sobre a tabela que pretende abrir. Ou Selecione a tabela, carregue no botão direito do rato e escolha a opção Abrir. 2. Insira dados na tabela ou altere informação já existente. Nota: Pode abrir e trabalhar em várias tabelas em simultâneo, sem ter de fechar a atual e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com o nome da tabela que pretende. Para se movimentar entre os vários registos de uma tabela, utilize o rato ou as teclas: Tecla Enter ou Tab Shift + Tab Teclas de direção Home End Page Up Page Down Função Passa para o próximo campo. Caso o cursor se encontre no último campo de um registo, este passa para o primeiro campo do registo seguinte. Passa para o campo anterior. Caso o cursor se encontre no primeiro campo de um registo, este passa para o último campo do registo anterior Desloca o cursor no sentido indicado por cada uma das setas direcionais. Coloca o cursor no primeiro campo do registo que está a editar. Coloca o cursor no último campo do registo que está a editar Coloca o cursor no primeiro campo da coluna onde se encontra Coloca o cursor no último campo da coluna onde se encontra P á g i n a 39

40 Consulta de dados numa tabela Além das teclas já indicadas para movimentação entre registos, o Access disponibiliza também botões para o mesmo efeito. N.º Total de Registos Registo Seguinte Primeiro Registo Registo Anterior Registo Ativo Último Registo Novo Registo Eliminar registos Para eliminar um registo: 1. Clique sobre o seletor de linha do registo a eliminar 2. Clique sobre o seletor de linha do registo que pretende eliminar com o botão direito do rato e escolha a opção Eliminar. Atenção: A eliminação de registos no Access é irreversível. Se eliminar um registo, não o poderá recuperar. 40 P á g i n a

41 Ordenar registos A inserção de dados não obedece, necessariamente, a uma determinada ordem. No entanto é possível ordenar a informação tendo por base um u mais campos. Para ordenar os registos numa tabela: 1. Clique sobre o campo pelo qual pretende ordenar os registos. 2. No friso Base, clique sobre Ou ou, conforme pretenda que a ordenação seja ascendente ou descendente, respetivamente. Clique com o botão direito do rato sobre o nome do campo e escolha a opção Ordenar do Mais Pequeno ao Maior ou Ordenar do Maior ao Mais Pequeno. Filtrar registos por seleção Aplicar um filtro a uma tabela significa fazer uma consulta que nos permita visualizar apenas um subconjunto de registos mediante determinados critérios. Para aplicar um filtro: 1. Clique no campo onde está o conteúdo que servirá de base ao filtro. 2. Clique sobre o ícone Seleção no friso Base e escolha uma das opções indicadas. Quando aplica um filtro, desaparecem todos os registos que não satisfazem a condição imposta. Para remover um filtro, basta clicar sobre o ícone Ativar/Desativar filtro que se encontra no friso Base P á g i n a 41

42 Imprimir uma tabela 1. Faça duplo clique sobre a tabela que pretende imprimir 2. Aceda ao menu do Office e escolha Imprimir, seguido de Imprimir para imprimir os registos todos. 3. Clique sobre o botão OK. Para imprimir apenas registos selecionados: 1. Repita o passo Selecione os registos que pretende imprimir. 3. Aceda ao menu do Office e selecione Imprimir. 4. Escolha a opção Registo(s) selecionado(s). 5. Clique sobre o botão OK. 42 P á g i n a

43 CONSULTAS Uma consulta é um processo das bases de dados do Access que permite mostrar a informação de uma tabela e relacioná-la com os dados contidos numa outra, mediante determinados critérios Criar uma consulta com o assistente 1. Clique sobre o ícone Assistente de Consultas no friso Criar. 2. Selecione Assistente de Consultas Simples e clique no botão OK. 3. Clique sobre a lista para selecionar uma tabela ou uma consulta já existente. 4. Indique os campos que pretende incluir na consulta fazendo duplo clique em cada um. Ou Selecione um campo, e use os botões 5. Clique sobre Seguinte. 6. Escolha a opção Detalhe (mostra todos os campos para cada registo) 7. Clique em Seguinte. 8. Atribua um nome à consulta 9. Selecione a opção pretendida. 10. Clique sobre o botão Concluir. P á g i n a 43

44 Criar uma consulta na Vista Estrutura 1. Clique no ícone Estrutura da Consulta no friso Criar. 2. Selecione a(s) tabela(s) que pretende incluir na consulta. 3. Clique no botão Adicionar, e quando tiver terminado clique em Fechar. 4. Clique no botão Guardar, e atribua um nome à consulta. 5. Clique no botão OK. A tabela que é mostrada abaixo é o local onde será construída a consulta. A primeira linha corresponde aos campos a incluir, a segunda linha mostra a tabela de onde está a ser extraído o campo. Para incluir todos os campos de uma tabela numa consulta, faça duplo clique sobre o asterisco (*) da caixa que mostra a tabela. Para remover um campo de uma consulta, selecione a coluna onde se encontra e pressione a tecla Del. Para incluir campos de mais do que uma tabela numa consulta, é essencial que as tabelas estejam ligadas entre si pelo menos por uma relação. 44 P á g i n a

45 Alterar a posição dos campos É possível alterar a ordem pela qual os campos aparecem na consulta. Para tal, siga os seguintes passos: 1. Selecione a coluna do campo que pretende mover. 2. Clique com o botão esquerdo do rato e arraste a coluna para a posição pretendida. Visualizar e ordenar registos de tabelas Para ordenar os registos de uma tabela numa consulta, clique sobre a célula Ordenação e indique o tipo de ordenação que pretende. A ordenação pode ser feita por um ou mais campos Se pretender que determinado campo seja incluído na consulta, mas não seja visível, clique na caixa de verificação na célula Mostrar. Adicionar ou remover tabelas da consulta Se existir uma ou mais tabelas em que nenhum campo será incluído na consulta, essa tabela deve ser removida. Para remover uma tabela de uma consulta, selecione a tabela e pressione a tecla Del ou clique com o botão direito do rato e escolha a opção Remover tabela. Para adicionar, basta clicar em Mostrar tabela no friso Estrutura e escolher a tabela pretendida. P á g i n a 45

46 Executar uma consulta Executar uma consulta significa visualizar os registos consoantes na base de dados que correspondem aos critérios estabelecidos na consulta. 1. Faça duplo clique sobre a consulta que pretende abrir Ou Selecione a consulta, carregue no botão direito do rato e escolha a opção Abrir. Nota: Para executar a consulta enquanto está na Vista Estrutura, clique sobre o ícone Executar no Friso Estrutura. O aspeto das consultas depende dos critérios utilizados, mas deverá ser semelhante ao da imagem que se apresenta mais abaixo. As consultas são uma poderosa ferramenta para filtrar informação de uma base de dados. Para complementar as consultas, é necessário usar critérios de seleção de informação que podem variar consoante o objetivo a atingir nessa consulta. Veja na página seguinte como definir critérios numa consulta. 46 P á g i n a

47 Definir critérios A especificação de critérios numa consulta permite que só sejam visualizados alguns dos registos incluídos. Por exemplo, podemos, a dados momento, só ter interesse em ver os distribuidores correspondentes a um determinado código postal. Para definir critérios numa consulta: 1. Clique na célula Critério correspondente ao campo que pretende aplicar um critério. IMPORTANTE: Os critérios têm de ser definidos tendo em conta a forma como estes são armazenados. Ou seja, definir um critério é diferente de Isto porque na página 27 definimos que o código postal era armazenado sem o hífen -. Ver Ponto 8 - Máscara de Introdução (página 26). 2. Introduza o critério pretendido. 3. Clique em Executar no Friso Estrutura. Apenas serão visualizados os registos que correspondem ao critério inserido. Neste caso códigos postais iguais a Para que o Access pesquise exatamente a cadeia de caracteres que pretende, essa cadeia tem de ser inserida entre aspas. Ou no friso Estrutura para aceder à ferramen- Clique sobre o ícone Construtor ta Construtor de expressões. P á g i n a 47

48 Caixa de Expressão Local onde se escreve, diretamente ou com recurso a secções inferiores, a expressão adequada à pesquisa. Botões de Operador Operadores que podem ser incluídos na expressão Lista de Pastas Lista de objetos presentes na base de dados: tabelas, formulários e relatórios, assim como diversas funções, constantes, operadores e expressões frequentes. Lista de Elementos Lista de objetos constantes na pasta selecionada Lista de Valores Valores relativos ao elemento e à pasta selecionados Operadores < Menor > Maior <= Menor ou Igual = Igual >= Maior ou Igual <> Diferente AND NOT OR XOR Operadores Lógicos Retorna verdadeiro se todos os elementos da expressão forem verdadeiros A expressão retorna o falso. Exemplo: NOT 0. Retorna todos os valores à exceção de 0. Retorna verdadeiro se pelo menos um dos elementos da expressão for verdadeiro. Retorna verdadeiro se apenas um dos elementos da expressão for verdadeiro. 48 P á g i n a

49 Cálculos nas consultas É possível incluir numa consulta colunas que retornem o resultado de cálculos. Estas colunas são designadas por campos calculados pois advêm do resultado de uma expressão e não de dados armazenados numa tabela. 1. Na linha Campo, posicione o cursor na coluna onde pretende obter um valor calculado. 2. Clique sobre o ícone Construtor no friso Estrutura para construir a expressão ou escreva diretamente no campo. 3. Construa a expressão que irá devolver um valor calculado, neste caso, a idade dos distribuidores. 4. Clique sobre OK. 5. Clique sobre o ícone Executar no friso Estrutura. Informação Importante: A data de nascimento de cada distribuidor está registada na tabela Distribuidores. A função Agora() retorna a data atual A função Int() converte um valor decimal em inteiro A expressão inserida permite visualizar a idade dos distribuidores: (data atual data de nascimento) / numero de dias do ano Quando escrevemos Idade: antes desta expressão, estamos a dar um nome ao campo calculado. P á g i n a 49

50 Cálculos de totais em grupos de registos Existem outros cálculos que podem ser efetuados numa consulta. Podemos, por exemplo, obter informação relativa a totais, médias e número de registos, entre outros. 1. Selecione a consulta e com o botão direito do rato escolha a opção Vista Estrutura. 2. Clique sobre o ícone Totais no friso Estrutura. Irá aparecer uma nova linha (Total) na consulta. 3. Clique na célula Total correspondente à coluna onde pretende efetuar um cálculo. 4. Clique sobre a opção Agrupar para os campos que pretende agrupar Criar uma consulta com parâmetros É possível criar consultas em que o utilizador especifica os valores que serão utilizados como critério. 1. Na linha Critério, escreva, entre parênteses retos [ ], o texto ou valor a ser pedido ao utilizador. 2. Clique em Executar no friso Estrutura. 3. Insira o valor a ser utilizado como critério de consulta. Irá obter como resultado uma listagem de todos os registos que se enquadrem dentro do seu critério de pesquisa 50 P á g i n a

51 FORMULÁRIOS Os formulários são objetos do Access que permitem criar uma interface de utilizador para a inserção de dados nas tabelas. A partir dos formulários, é possível introduzir, alterar, remover e consultar informação constante na base de dados. Pode-se complementar os formulários com menus, janelas de configuração e caixas de diálogo, entre outros. Um formulário é composto por informação variável, que provêm das tabelas da base de dados, e informação constante, como o nome do formulário, as etiquetas, os botões de navegação, etc. Criar um formulário utilizando o assistente 1. Clique no ícone Mais formulários, no friso Criar, seguido de Assistente de formulários. 2. Clique sobre a lista da área Tabelas/Consultas para selecionar a tabela ou consulta em que o formulário será aplicado. 3. Selecione os campos que pretende tornar visíveis no formulário. 4. Clique sobre o botão Seguinte. 5. Selecione o esquema que pretende usar no seu formulário. 6. Clique em Seguinte P á g i n a 51

52 7. Escolha o aspeto visual que pretende para o formulário. 8. Clique em Seguinte. 9. Introduza um nome que pretende dar ao formulário. 10. Clique em Concluir para ver o resultado final. Nota: As alterações que forem feitas aos dados num formulário terão efeito nas respetivas tabelas. 52 P á g i n a

53 Criar um formulário na Vista Estrutura A Vista Estrutura, que já abordámos em outros objetos do Access, também permite criar formulários vazios, onde podemos depois posicionar diversos elementos, como botões, controlos, textos, campos, etc. 1. Clique sobre o ícone Estrutura de Formulário, no friso Criar. 2. Do lado direito do formulário vazio que acabou de criar, deverá surgir um painel de Propriedades. Se isto não acontecer, clique sobre o ícone Folha de Propriedades, no friso Estrutura. 3. Selecione o separador Dados 4. Em Origem dos registos, clique na lista para aceder às tabelas e consultas da 5. Escolha a tabela em que deseja aplicar o formulário. base de dados. 6. Clique no ícone Adicionar campos existentes, localizado no friso Estrutura. 7. Arraste os campos pretendidos da caixa Lista de campos para o formulário. 8. Feche o formulário para aparecer a caixa de diálogo Guardar como. 9. Introduza o nome a atribuir ao formulário. 10. Clique sobre o botão OK para gravar o formulário. P á g i n a 53

54 Formatação automática É possível aplicar modelos aos formulários para melhorar o seu aspeto visual. 1. Com o formulário aberto e na Vista de Estrutura, clique sobre ícone Formatação automática, localizado no friso Dispor, seguido de Assistente de Formatação Automática. 2. Selecione um dos modelos disponíveis. 3. Clique sobre o botão Opções para alterar a formatação de letras, cores e limites. 4. Clique sobre o botão Personalizar para guardar ou atualizar a formatação. 5. Clique no botão OK para aplicar a formatação Alterar um formulário Para alterar um formulário, deve usar a Vista Estrutura. Em seguida, pode inserir ou eliminar campos, alterar a cor do fundo ou substituir caixas, entre outras opções. Mover campos: clique sobre o campo que pretende mover e, quando o cursor assumir a forma de quatro setas, arraste-o para a nova localização. Repare que, quando arrasta uma caixa de texto, esta leva consigo a etiqueta. Se quiser arrastar o campo, posicione o cursor em cima do ponto castanho no canto superior esquerdo da caixa de texto. Eliminar campos: clique sobre o campo e prima a tecla Del. Alterar a cor das letras: selecione o(s) campo(s), carregue no botão direito do rato e escolha a cor na opção Cor do tipo de letra/primeiro plano. Alterar a cor de fundo dos campos: esta opção permite mudar a cor de fundo do formulário. Coloque o cursor numa zona do formulário, sem que nenhum objeto esteja selecionado, e clique com o botão direito do rato. Escolha a opção Cor de fundo/preenchimento. 54 P á g i n a

55 Utilizar controlos 1. Abra o formulário na Vista Estrutura. 2. No friso Estrutura, encontrará uma área chamada Controlos. 3. Clique no controlo que pretende incluir no formulário. 4. Defina a área que o controlo irá ocupar. Alguns controlos mais utilizados: Rótulo Texto que não está ligado a nenhum campo ou controlo Caixa de texto Botão de alternar Caixa de seleção Caixa de verificação Caixa de listagem Botão de comando Imagem Linha Retângulo Gráfico Conteúdo de um campo de uma tabela ou consultas Botão que pode ser ativado ou desativado Opção que representa um calor independente. Utiliza-se quando, num conjunto de valores, só um pode ser selecionado Utiliza-se quando, num conjunto de valores, podem ser selecionados vários Lista de valores Opção que executa instruções como abrir, fechar um formulário, imprimir relatórios, fechar a aplicação, etc. Inserir uma imagem Desenhar uma linha num formulário Desenhar um retângulo num formulário Inserir um gráfico P á g i n a 55

56 Formulários com subformulários É possível criar formulários que permitam visualizar os dados de mais do que uma tabela em simultâneo, usando uma área designada por Subformulário. Antes de podermos exemplificar os subformulários, temos de ter pelo menos duas tabelas relacionadas. E com esse objetivo foi criada uma nova tabela, a tabela Artigos. No exemplo que se segue usámos uma tabela Artigos apenas com os campos ID (como chave primária do tipo numeração automática) e Tipo (com o tipo de texto) Na tabela Distribuidores adicionamos o registo Tipo Distribuidor (também como chave primária e com o tipo Número) Preenchemos alguns dados na tabela Artigos e na tabela Distribuidores. Relacionamos as tabelas como mostra a imagem que se segue: Agora temos todas as condições para criar um formulário com subformulário. 56 P á g i n a

57 1. Clique no ícone Mais formulários, no friso Criar, seguido de Assistente de formulário. 2. Selecione as tabelas e os dados que pretende visualizar no formulário e no subformulário. Tabela Artigos: ID / Tipo Tabela Distribuidores: ID / Nome / Tipo / Morada / Código Postal / Telefone / Activo 3. Selecione a tabela principal 4. Escolha a opção Formulário com subformulário(s) 5. Clique em Seguinte 6. Selecione um modelo para a visualização dos dados. 7. Clique sobre o botão Seguinte. P á g i n a 57

58 8. Escolha o estilo para o formulário. 9. Clique sobre Seguinte. 10. Dê um nome ao formulário e outro ao subformulário. 11. Clique sobre Concluir Formulário Subformulário Botões que permitem percorrer os registos do formulário Botões que permitem percorrer os registos do subformulário 58 P á g i n a

59 RELATÓRIOS Os relatórios permitem visualizar os dados de uma forma eficaz e sugestiva no formato impresso. Tal como todos os objetos do Access, permitem criar etiquetas personalizadas. A diferença entre os formulários e os relatórios é que estes últimos não permitem a introdução, modificação ou eliminação de dados na base de dados. Permitem, no entanto, agregar dados de modo a obter totais, subtotais e sumários dos dados listados. Estrutura de um relatório Cabeçalho do Relatório: Secção não obrigatória. Se existir, aparece apenas uma vez e corresponde a um título para o relatório. 2. Cabeçalho da página: Secção não obrigatória. Se existir, aparece uma vez em cada página. 3. Detalhes: Secção obrigatória. Corresponde ao corpo principal dos dados. 4. Rodapé da página: Secção não obrigatória. Se existir aparece no fundo de cada página. 5. Rodapé do relatório: Secção não obrigatória. Se existir, aparece uma vez no final do relatório. P á g i n a 59

60 Criar um relatório com o Assistente de relatórios 1. Clique no ícone Assistente de relatórios, no friso Criar. 2. Clique na lista presente na área Tabelas /Consultas para selecionar a(s) tabela(s) a incluir no relatório. 3. Para cada tabela ou consulta, indique os campos a incluir no relatório. 4. Clique sobre o botão Seguinte. 5. Escolha o campo pretende usar para agrupar os dados. 6. Clique sobre o botão Seguinte 7. Clique sobre as listas de ordenação para indicar os campos pelos quais pretende ordenar o relatório. 8. Clique sobre o botão Seguinte 60 P á g i n a

61 9. Selecione o esquema pretendido. 10. Escolha a orientação da folha. 11. Clique sobre o botão Seguinte 12. Selecione um estilo 13. Clique sobre Seguinte 14. Atribua um nome ao relatório 15. Selecione Pré-Visualizar o relatório para executar o relatório depois de concluído. Ou Selecione Modificar a estrutura do relatório para alterar a sua estrutura. 16. Clique sobre Concluir Exemplo de relatório: P á g i n a 61

62 Alterar a estrutura de um relatório O aspeto do relatório pode ser modificado em qualquer altura. Nenhuma alteração feita a um relatório poderá ter efeito na informação constante na base de dados. 1. Clique com o botão direito do rato sobre o relatório que pretende modificar e selecione a opção Vista Estrutura. Adicionar um campo: Clique no ícone Adicionar Campos Existentes no friso Estrutura. Eliminar um campo: Selecione o campo que pretende eliminar e pressione a tecla Del. Formatar um campo: Quando seleciona um campo, pode alterar aspetos como o estilo de letra, o tamanho, a cor da fonte, cor de fundo, limites, etc. Cada uma das secções do relatório pode também ser formatada. Clique com o botão direito do rato numa área sem informação e selecione as opções disponíveis. Gravar um relatório Para gravar um relatório, clique com o botão direito no separador com o nome do relatório e selecione a opção Guardar. Imprimir um relatório 1. Abra o relatório que pretende imprimir 2. Aceda ao menu do Office e selecione a opção Imprimir, seguida de Imprimir. 62 P á g i n a

63 Visualizar um relatório 1. Com o relatório aberto, clique sobre ele com o botão direito do rato e selecione Pré- Visualizar. Volte a clicar com o botão direito do rato e terá opções de Zoom. 2. Se pretender ver mais do que uma página de cada vez, clique com o botão direito do rato sobre o relatório e escolha a opção Múltiplas páginas, seguida da configuração que pretende. P á g i n a 63

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