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1 Código A-ADF-20 Versão 2 Emissão Atualização VIAGENS CORPORATIVAS ÍNDICE OBJETIVO... 3 ALCANCE... 3 ÁREA GESTORA... 3 CONSIDERAÇÕES GERAIS Introdução Conceitos Aquisição de Passagens Aéreas e Reserva de Hotéis Transporte Aéreo Viagens em Grupo Perda de Bagagem Pernoite por Atraso no vôo Hospedagens, Refeições e Representações Hospedagem Lavanderia Frigobar Cosméticos, Boutique e Cigarros Ligações Telefônicas Café da Manhã Refeição Verba de Representação Programa de Racionalização de Gastos de Viagens Transporte Terrestre Prestação de Contas Adiantamento de Viagem Devolução dos Comprovantes de Embarque Treinamento Documentação e Legislação Alfandegária Notas Importantes Responsabilidades Prazos PROCEDIMENTOS Solicitação de Viagem Alteração de Viagem Cancelamento de Viagem Viagem Adiantamento de Numerário SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 1 de 31

2 5. Viagem Acerto de Contas do Adiantamento Viagem Acerto de Contas do Adiantamento Moeda Estrangeira Viagem - Despesas de Viagem Viagem - Sistema Viagens - Cadastrar Colaborador RISCOS E CONTROLES Solicitação de Viagem Alteração de Viagem Cancelamento de Viagem Viagem Adiantamento de Numerário Viagem Acerto de Contas do Adiantamento Viagem Acerto de Contas do Adiantamento Moeda Estrangeira Viagem - Despesas de Viagem Viagem - Sistema Viagens - Cadastrar Colaborador FORMULÁRIOS ANEXOS SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 2 de 31

3 OBJETIVO Este manual tem como objetivo estabelecer procedimentos relativos a viagens a serviços das empresas do GRUPO MAPFRE Seguros, desde a autorização da ordem de serviço até a apresentação de contas, definindo os gastos permitidos e estabelecer um padrão uniforme de acompanhamento e controle do processo de viagens nacionais e internacionais, resultando em um bom nível de serviço ao menor preço possível. Entende-se por viagem de negócios, toda aquela realizada por razões de trabalho, dentro do país ou exterior, autorizada pela Empresa. O Grupo MAPFRE Seguros estabelece três premissas: Em toda viagem deve ser considerada a segurança, a comodidade e a produtividade dos colaboradores. Fazer uso da vantagem do poder de compra por meio de acordos corporativos e descontos negociados com a Agência de Viagens, Companhias Aéreas, Hotéis e Locadoras de Veículos. Todos os colaboradores deverão observar e cumprir as diretrizes desta política. ALCANCE Aplica-se a todos os Colaboradores e/ou outras pessoas autorizadas por interesse da empresa que necessitem deslocar-se a serviço do GRUPO MAPFRE Seguros em local diferenciado de sua sede de trabalho. ÁREA GESTORA Área de Gestão de Viagens Diretoria de Controladoria Corporativa. CONSIDERAÇÕES GERAIS 1. INTRODUÇÃO Este manual tem a finalidade de estabelecer critérios para a realização de viagens dos Colaboradores do GRUPO MAPFRE Seguros, bem como regular a concessão de aquisição de passagens aéreas, hospedagem e locomoção terrestre, e a prestação de contas das despesas efetuadas. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 3 de 31

4 2. CONCEITOS Viajante: é todo funcionário Colaborador, membro do conselho deliberativo e prestador terceirizado em viagem a serviço do Grupo MAPFRE Seguros. Viagem: A locomoção do Colaborador, a serviço ou treinamento desta, para fora da localidade na qual habitualmente presta serviços. Despesa de viagem: Todos os gastos diretos e indiretos em que incorra o funcionário em viagem, quando a serviço da empresa; Diária: é a importância concedida ao viajante para custeio das despesas de hospedagem, alimentação, transporte urbano, por dia de viagem. Despesa de hospedagem: todos os gastos relacionados às diárias de hotel, quando a serviço da empresa; Pacote de viagem: Termo que representa, em conjunto ou isoladamente, os diversos itens de despesas efetuados em viagens, tais como: bilhetes aéreos, diárias de hospedagem, diárias de locação de veículos; Posto Virtual de Viagens: é a uma configuração de atendimento/ unidade da Agência de Viagens instalada nas dependências da agência homologada, cujos serviços serão prestados por Colaboradores previamente selecionados e contratados pela Agência de Viagens. Self-Booking Tool: sistema de auto reserva de vôos, hospedagens e outros serviços de viagens parametrizadas a atender as necessidades dos colaboradores e do Grupo com objetivo em realizar a reserva apresentando a menor tarifa oferecida, seja sua tarifa acordo ou a tarifa promocional do momento. Operador Turístico: Toda e qualquer pessoa jurídica e/ou física que exerça atividade relacionada ao turismo, viagem e lazer, tais como: agente e/ou agência de viagens, cia aérea, estabelecimento hoteleiro, locador de veículo. EBTA (Enhanced Business Travel Account): é um cartão virtual com Contrato Firmado com a Instituição Bradesco Cartões pela Empresa Banco American Express S/A, operacionalizado por meio da Agência de Viagens com as Cias. de Transportes Aéreos, exclusivo para pagamento de passagens aéreas. CTA Corporate Travel Account): é um cartão virtual da Administradora de Cartões Credicard Citi, pela Instituição Banco Citibank operacionalizado por meio da Agência de Viagens com as Cias. de Transportes Aéreos, exclusivo para pagamento de passagens aéreas. 3. AQUISIÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS E RESERVA DE HOTÉIS A aquisição de passagens aéreas e as reservas de hotéis para todos os Colaboradores e prestadores de serviços que necessitem viajar a serviço da empresa, cuja despesa seja de responsabilidade do Grupo MAPFRE Seguros, estão centralizadas na área de Gestão de Viagens e poderão ser solicitados e reservados através do sistema de auto reserva disponível na Intranet Corporativa. O sistema de auto reserva terá a prerrogativa de apresentar uma listagem de tarifários das companhias aéreas por meio de navegação online e facilitar a solicitação de reservas de SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 4 de 31

5 diárias de hotel e diárias de locação de veículos aos consultores da Agência de Viagens, considerando, como fator decisivo, o custo dos serviços. Nota: As faturas recebidas de outras agências de turismo que não a da Agência de Viagens vigente serão submetidas à aprovação superior pelos Diretores Executivos do Grupo MAPFRE Seguros, valendo dizer que todos os Colaboradores deverão utilizar, exclusivamente, os serviços da referida Agência de Viagens. 4. TRANSPORTE AÉREO Deve-se optar pelas viagens aéreas quando a viagem for dentro do território nacional, em percurso de distância acima de 300 km ou quando a viagem for fora do território nacional. Os deslocamentos aéreos devem se restringir às situações em que sejam inviáveis outras formas de comunicação, como: telefone, internet, vídeo conferência, bem como outras formas comunicação que possam substituir, sem prejuízos, o deslocamento. Diante da necessidade de executar uma viagem, o colaborador deverá, com antecedência mínima de 05 (cinco) dias úteis para vôos domésticos e 20 (vinte) dias corridos para vôos internacionais, solicitar reservas de bilhetes aéreos, hospedagem e locação de veículos, através do sistema de auto reserva online autorizado pelo Grupo MAPFRE Seguros disponível na Intranet Corporativa. O responsável pelo cadastro das informações deverá preencher os dados para a busca e reserva da passagem aérea nacional e solicitar opções de passagens aéreas internacionais, hotéis e locação de viagens para a agência de viagens através do sistema de auto reserva. O Colaborador deverá acessar o Sistema de Viagens através do link: Intranet Gestão de Viagens Sistema de Viagens e deverá optar pelo vôo de menor tarifa, devendo justificar eventual decisão por outro vôo, que não mais o econômico sujeita a aprovação da Diretoria e/ou Vice Presidência da respectiva área solicitante. Não será aceita como justificativa preferência por companhia aérea específica. Se a viagem para vôo doméstico for solicitada com menos de 05 (cinco) dias de antecedência a aprovação será obrigatória. A Agência de Viagens deverá enviar pelo menos 3 (três) opções de vôo internacional que atenda a necessidade do passageiro através do sistema e em um prazo máximo de 2 (duas) horas. Foram determinadas as classes de vôos, conforme segue: Viagens domésticas classe econômica Viagens Internacionais classe econômica Viagens internacionais em tempo superior a 5 horas de viagem classe executiva para os Diretores Estatutários, Vice-Presidentes e Presidentes ou Colaborador que por motivo excepcional estiver em acompanhamento junto aos Diretores Estatutários, Vice- Presidentes e Presidentes do Grupo MAPFRE no mesmo vôo. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 5 de 31

6 Em caso de necessidade de cancelamento, o Colaborador deverá comunicar imediatamente a Agência de Viagens responsável que adotará as medidas cabíveis para reemissão ou reembolso. Será permitido ao Colaborador fazer uso das bonificações - programa de milhagens, das Companhias Aéreas, desde que isso não conflite com a política de viagem (economia) e que não acarrete maiores custos para o Grupo MAPFRE Seguros. Nota: Os Colaboradores deverão utilizar exclusivamente os serviços oferecidos pela Agência de Viagens vigente através do Sistema de auto reserva. As faturas recebidas de outras agências de turismo não serão pagas pelo Grupo MAPFRE Seguros. 4.1 Viagens em Grupo Todas as reservas de hotéis serão feitas através do Sistema de auto reserva online autorizado pelo Grupo MAPFRE Seguros disponível na Intranet Corporativa. Por motivos de segurança, para viagens em grupo em que os Colaboradores pretendam viajar por qualquer meio de transporte, incluindo, mas não se limitando ao transporte aéreo, devem ser observadas as seguintes restrições: Não poderá viajar no mesmo avião: O Diretor Presidente e mais de um Vice-Presidente ou mais de um Diretor; Mais de 02 Vice-Presidentes; Mais de 02 Diretores; Mais de 05 Gerentes, independente de serem de áreas distintas; Mais de 03 níveis sucessivos do mesmo departamento ou Unidade; Mais de 10 profissionais de qualquer nível. 4.2 Perda de Bagagem Corresponderá ao próprio colaborador cumprir com os requisitos fiscais, alfandegários e os que outras Secretarias exigirem para a saída ou entrada da bagagem de uso pessoal. Somente será reembolsado o custo do excedente quando for bagagem relativa a transporte de material e/ou equipamento da empresa. As companhias aéreas deverão se responsabilizar pela recuperação e pelo ressarcimento de Bagagens Perdidas. Para minimizar o risco de perda de bagagem: a) Sempre carregue com você os objetos de valor (jóias, computadores, laptop, máquinas fotográficas etc.); b) Carregue sempre com você documentos importantes e/ou confidenciais para dentro do avião; c) Preencha as etiquetas, escrevendo com clareza seu nome, endereço e número de telefone; SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 6 de 31

7 d) Não perca os tickets de identificação das bagagens. Em caso de perda de bagagem, proceda da seguinte forma: a) Peça um formulário de comunicação de perda ao representante da companhia aérea; b) Faça uma lista detalhada do conteúdo de sua bagagem, anexando recibos, sempre que possível; c) A Agência de Viagens ajudará o viajante no processo de rastreio da bagagem. 4.3 Pernoite por Atraso no vôo Havendo atraso ou cancelamento de vôo, que resulte na necessidade de estada, o colaborador deverá solicitar que a companhia aérea se responsabilize pelos custos de transporte, alojamento e refeição. Caso a companhia aérea não se responsabilize, o viajante deverá pagar seu pernoite mediante aprovação do superior e solicitar reembolso para a companhia aérea ou empresa responsável munido de comprovante fiscal. 5. HOSPEDAGENS, REFEIÇÕES E REPRESENTAÇÕES Todas as reservas de hotéis serão feitas através do Sistema de auto reserva online suportadas pelos consultores do Posto Virtual da Agência de Viagens autorizado pelo Grupo MAPFRE Seguros disponível na Intranet Corporativa. O Colaborador deverá acessar o sistema através do link: Intranet Gestão de Viagens Sistema de Viagens e solicitar cotações de hotéis preenchendo seu destino e horário aproximado. A Agência de Viagens deverá enviar pelo menos 3 (três) opções que atenda a necessidade do passageiro através do sistema e em um prazo máximo de 2 (duas) horas. O Colaborador deverá optar pela reserva de menor tarifa, devendo justificar eventual decisão por outra escolha, que não a mais econômica sujeita à aprovação da Diretoria e/ou Vice- Presidência da respectiva área do solicitante. É permitido o padrão de hotéis até quatro estrelas e se houver necessidade de reserva de hotel 5 estrelas, deverá haver aprovação da Presidência, Vice-Presidência ou Diretoria Estatutária. Quando dois ou mais Colaboradores participarem de um mesmo evento é conveniente que cada Colaborador pague suas próprias despesas e seja reembolsado separadamente, sendo obrigatória a apresentação de comprovação individual de despesas. Quando isto não for possível, cabe ao Colaborador de maior graduação hierarquicamente ser o responsável pelo pagamento geral e pela prestação de contas da despesa, observando-se que na prestação de contas a nota fiscal deverá ter em seu verso a descrição do rateio com o nome e centro de custo dos participantes. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 7 de 31

8 5.1 Hospedagem Todas as reservas de hotel deverão ser realizadas por meio do sistema de auto reserva (selfbooking) da Agência de Viagens homologada, utilizando os hotéis com os quais o Grupo MAPRE Seguros ou a Agência de Viagens tenha convênios especiais. Os hotéis serão sugeridos pela Agência de Viagens através do sistema de auto reserva online, que analisará custos, localidades e necessidades do viajante. Os limites de hospedagem estão descritos no quadro do anexo 1 (item a), observando sempre a prática do bom senso pela regra do menor custo x benefício possível. Estadias de Colaboradores que estiverem em companhia de superiores hierárquicos poderão seguir os critérios estabelecidos para estes últimos. Em face das vantagens de custo, as reservas serão emitidas com Garantia de No Show, isto é, com o compromisso de que o hóspede efetivamente se hospedará e, em assim sendo, a tarifa será cobrada normal e integralmente mesmo que o Colaborador não compareça ao hotel. Desta forma, toda e qualquer reserva deve ser solicitada apenas e tão somente quando o Colaborador estiver certo da necessidade de sua permanência no destino. Reservas sem esta Garantia, além de terem tarifas mais altas, geralmente são canceladas pelos hotéis entre 17h e 18h, correndo o Colaborador risco de não encontrar mais o apartamento reservado. Os horários máximos de check-in (entrada) e check-out (saída) dos hotéis no Brasil acontecem às 12h (salvo exceções), ou seja, o hóspede deverá observar esses horários para evitar transtornos na recepção do hotel. Os hotéis internacionais geralmente têm horário de check-in às 15h e de check-out às 12h, porém é sempre bom verificar as regras de cada um. O cancelamento da reserva deverá ser feito sempre com pelo menos 24h de antecedência da data de entrada do hóspede, a fim de evitar a cobrança da diária. É de responsabilidade do Colaborador notificar a Agência de Viagens vigente sobre o cancelamento de reserva de hotel. 5.2 Lavanderia Os serviços de lavanderia poderão ser utilizados quando a duração da viagem for superior a 03 dias, observando-se, porém, os limites do anexo 1 (item b). 5.3 Frigobar Serão reembolsadas somente as despesas referentes à água, refrigerante e sucos. As demais despesas de frigobar que não sejam as acima citadas, inclusive as bebidas alcoólicas, ficarão por conta do Colaborador que as efetuar, devendo ser pagas diretamente para o hotel no ato do fechamento da conta e estas não deverão constar na nota fiscal emitida para o Grupo MAPFRE Seguros e nem cobradas através do cartão de crédito corporativo. 5.4 Cosméticos, Boutique e Cigarros Não serão reembolsadas despesas referentes a estes itens. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 8 de 31

9 5.5 Ligações Telefônicas O Colaborador em viagem tem direito a utilizar o telefone do hotel para ligações particulares, com duração máxima de 05 minutos diários, admitindo-se que possam ser cumulativos, conforme os exemplos abaixo: Exemplo Duração da Viagem Total de Ligações Duração por Ligação Tempo Total 1º 5 dias 5 5 minutos 25 minutos 2º 5 dias 1 25 minutos 25 minutos Os limites acima estendem à utilização de telefone da Unidade que está sendo visitada ou de celular em nome de uma das Empresas do Grupo MAPFRE Seguros que porventura o Colaborador seja portador. É proibido fazer ligações internacionais, exceto quando em viagens ao exterior. 5.6 Café da Manhã Quando em viagem, os Colaboradores deverão tomar o café da manhã no próprio hotel. Caso o hotel não forneça café da manhã, o que é fato raro em se tratando do território nacional, o Colaborador poderá tomá-lo em outro local, desde que esta situação esteja descrita na Nota Fiscal. 5.7 Refeição Os gastos com refeição são limitados à tabela apresentada no anexo 1 (item c) As refeições feitas no próprio hotel onde o Colaborador estiver alojado serão reembolsadas na totalidade, desde que não haja abusos e que o valor esteja próximo aos limites do anexo 1 (item c). O couvert, por ser item opcional, não será reembolsado. Se dois ou mais Colaboradores fizerem refeição juntos, poderá ser emitida uma única Nota Fiscal, desde que sejam descriminados no verso os nomes de todos os participantes. Os Colaboradores que fizerem refeições acompanhadas de superiores têm o mesmo limite do superior. 5.8 Verba de Representação Os gastos com terceiros (Corretores, autoridades, etc) referentes à Verba de Representação deverão seguir os critérios do Manual de Processos e Controles A-ADF-13 - Verba de Representação. 5.9 Programa de Racionalização de Gastos de Viagens As orientações abaixo devem ser seguidas por todos os colaboradores: Solicitar as reservas de passagens e hospedagens com a maior antecedência possível; SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 9 de 31

10 Evitar viagens nacionais em horários de vôos com maior ocupação - entre 06h00 e 09h00 e após 17h00; Combinar em uma mesma viagem mais de um compromisso ou destino; Otimizar o tempo de permanência no destino para evitar custos adicionais com hospedagem, alimentação, deslocamento, etc; Utilizar sempre os fornecedores preferenciais da empresa; Usar o cartão de crédito corporativo para evitar adiantamento de viagem; Utilizar ferramentas tecnológicas para substituir viagens, como NetMeeting, Teleconferências e Videoconferências; Minimizar o número de colaboradores para a mesma viagem/destino; Evitar viajar em períodos de alta temporada e eventos, como feiras e convenções; Na medida do possível, planejar o compromisso de acordo com a opção mais econômica de vôo; Reemitir passagens aéreas não utilizadas ao invés de cancelar e solicitar o reembolso; Recomenda-se incluir o café da manhã na diária do local de hospedagem. 6. TRANSPORTE TERRESTRE Para percursos de curta distância inferiores a 300 km, deve-se: - Utilizar transporte rodoviário; - Veículo de frota considerando a duração, o roteiro e o custo/benefício da viagem ver Política de Utilização de Veículo de Frota. - A utilização de automóvel particular para viagens a serviço da Empresa deve ser autorizada pelo gestor imediato, exceto nos casos de deslocamentos dentro do município ou percursos de curta distância conforme descrito acima desde que o veículo possua seguro de carro total. - O Colaborador autorizado a viajar em automóvel particular terá direito a ser reembolsado pela quilometragem havida e por despesas com pedágios e taxas de estacionamento mediante comprovantes. O valor reembolsável por km rodado será informado pela área de Gerência de Serviços Administrativos, através de Circular Informativa. - A Empresa não assume responsabilidade por multas decorrentes de infrações ou contravenções praticadas pelo colaborador na condução de seu veículo ou de veículo locado, bem como por danos pessoais e/ou patrimoniais perante terceiros ou perante o próprio colaborador. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 10 de 31

11 - O Colaborador deverá manter seu veículo segurado contra riscos pessoais, materiais e terceiros, pois, do contrário, não será reembolsado por despesas decorrentes de acidentes. - Antes de optar pelo estacionamento em aeroportos, é recomendável efetuar um comparativo de custos em relação a outro meio de transporte (táxi, serviço especial de ônibus etc.). A escolha do colaborador deverá sempre refletir a alternativa menos custosa para o Grupo MAPFRE Seguros. Nota: Nos casos de Colaboradores que contratarem o serviço de aluguel de veículos, caso ocorram avarias nestes veículos, o valor do conserto será descontado da Folha de Pagamento do próprio Colaborador que utilizou e causou estas avarias. 7. PRESTAÇÃO DE CONTAS As prestações de contas com viagens deverão ser efetuadas até 48 horas após o Colaborador retornar da viagem, por meio do preenchimento do formulário ADF Relatório Individual de Despesas de Viagem, ou para os Colaboradores que possuírem Cartão Corporativo, poderá ser utilizado também o formulário ADF Relatório de Despesas. Todas as despesas efetuadas, sem exceção, devem estar devidamente suportadas por documentação original e comprobatória. Entende-se como documentação comprobatória dos gastos aquela que é fiscalmente aceita pela legislação vigente no Brasil. Todos os bilhetes utilizados, por determinação da Companhia, devem ser entregues junto às outras despesas de viagens para o Contas a Pagar. Os bilhetes que não forem utilizados devem ser encaminhados à Área de Gestão de Viagens, para compor o banco de bilhetes, para futura utilização. Devido à alteração na Rede Hoteleira Associadas ao FOHB, a partir do dia 01/07/2006 a maioria dos Hotéis não está mais faturando as despesas-extras com frigobar, internet, telefonia, lavandeira, etc. somente as diárias. Desta forma, os Colaboradores deverão pagar diretamente ao hotel todas as despesas extras e despesas particulares e as diferenças daquelas que excederem os limites estipulados no Anexo1. Em caso contrário, elas serão glosadas e descontadas da Folha de Pagamento. É vedado o pagamento de gastos de acompanhantes, salvo os previamente justificados e autorizados pelo Diretor Responsável. Todos os gastos realizados pelos colaboradores no exercício de suas atividades profissionais e que estejam enquadrados nas normas aqui estabelecidas, são passíveis de reembolso, desde que aprovados, caso a caso, nos termos das presentes normas. As despesas com táxi e refeições fora do hotel devem ser pagas pelo Cartão SAC, seguindose os critérios específicos do Manual de Processos e Controles. 7.1 Adiantamento de Viagem Ao Colaborador que não possuir Cartão Corporativo, ou outro cartão corporativo conveniado com Contrato Firmado às empresas do Grupo MAPFRE Seguros, caso necessário, poderá solicitar um adiantamento de viagem. Para solicitar o adiantamento, o Colaborador que efetuará a viagem (viajante) deverá preencher o formulário ADF Solicitação de Pagamentos, disponível na intranet, com a devida aprovação do superior e encaminhar para o Contas a Pagar com antecedência mínima de 3 dias úteis da data da viagem. Em casos de viagens internacionais, se necessário, o Colaborador poderá solicitar o adiantamento da Moeda Estrangeira (Dólar / Euros) conforme Manual de Processos e Controles A-TES-15 Gestão de Moeda Estrangeira, disponível na intranet. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 11 de 31

12 Após o retorno da viagem, o Colaborador deverá prestar contas do adiantamento solicitado no prazo máximo de 48 horas, para a área de Contas a Pagar por meio do preenchimento do formulário ADF-076, disponível na intranet, com os devidos comprovantes de despesas anexados. Orientações para o preenchimento do formulário ADF-076 Relatório Individual de Despesas de Viagem: O Relatório Individual de Despesas de Viagem contém informações necessárias para a identificação da viagem, como nome e cargo do Colaborador, destino e finalidade da viagem, relação discriminada dos gastos realizados, data e assinatura do Colaborador que realizou a viagem e a aprovação do superior hierárquico. Para a correta prestação de contas devem ser obedecidos os seguintes critérios: a) Todos os campos dos Dados do Colaborador deverão estar devidamente preenchidos; b) Só serão aceitas as despesas devidamente comprovadas por documentos fiscais (Notas, Recibos e Cupom Fiscais). As despesas que não possuírem comprovação não serão reembolsadas. 8. DEVOLUÇÃO DOS COMPROVANTES DE EMBARQUE Todos os Colaboradores deverão obrigatoriamente, no prazo de 48 horas após o retorno da viagem, encaminhar os comprovantes de embarque ou bilhetes aéreos utilizados para o Contas a Pagar. 9. TREINAMENTO As solicitações de viagens de treinamento estão centralizadas nas Áreas de Treinamento e Formação Comercial. Somente estas áreas poderão solicitar as viagens e serão também as responsáveis pelas informações que deverão passar para os participantes quando da convocação e demais instruções específicas para estes treinamentos. Os treinamentos efetuados sem a autorização prévia destas áreas não serão reembolsados. 10. DOCUMENTAÇÃO E LEGISLAÇÃO ALFANDEGÁRIA O Colaborador deve estar munido de todos os documentos necessários para sua entrada e saída ao país visitado. É de responsabilidade do Colaborador informar-se sobre a legislação alfandegária brasileira, como também a dos países visitados em viagens a serviço pela empresa, para que não incorra em infrações. O Colaborador viajante deverá levar consigo o comprovante de compra de moeda estrangeira para exibir às autoridades, quando solicitado. Caso necessite de assistência na obtenção de visto ou passaporte, recomenda-se aos colaboradores entrar em contato com a Agência de Viagens homologada pelo Grupo MAPFRE Seguros, que fornecerá a informação e requisitos necessários. Para saber quais vacinas são obrigatórias para o seu local de destino, procure pelo responsável pelo Serviço Médico da empresa. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 12 de 31

13 11. NOTAS IMPORTANTES - As viagens internacionais deverão ser previamente autorizadas pela Vice-Presidência a quem o viajante estiver subordinado; - O horário de atendimento da Agência de Viagens é das 8:30h às 18:30 h de 2ª a 6ª feira. E nos demais horários e finais de semana poderão ser utilizados apenas em caráter emergencial; - O sistema de auto reserva não liberará e não emitirá as passagens/hospedagens sem as devidas aprovações da autorização de viagem quando o critério de escolha de passagem não for o de menor custo e se for pedido com antecedência mínima de 05 (cinco) dias para vôos domésticos; - Os Colaboradores podem acumular os benefícios dos programas de milhagem para uso pessoal. No entanto, a participação nestes programas não deve influenciar a seleção dos vôos, pois isto poderia resultar em um custo adicional ao valor da tarifa mais baixa disponível, como definido neste procedimento; - Upgrades são permitidos, caso a diferença de tarifa seja paga pelo próprio Colaborador; - Informar o Gestor de Viagens do GRUPO MAPFRE quando a viagem for para um grupo de pessoas, a fim de conseguir uma tarifa especial com a Agência de Viagens junto as Companhias Aéreas; - Em viagens internacionais equipamentos eletrônicos como notebooks, câmeras fotográficas, etc. devem ser previamente registrados no departamento da Receita Federal, a fim de assegurar seu retorno ao país sem complicações com as autoridades alfandegárias; - O Colaborador poderá viajar a negócio acompanhado, desde que as despesas decorrentes do acompanhante corram por conta própria; - Todas as situações excepcionais que impossibilitem o cumprimento desta norma devem ser imediatamente informadas a área de Gestão de Viagens e devidamente justificadas na prestação de contas na entrega ao Contas a Pagar. Em caso contrário elas podem ocasionar descontos na Folha de Pagamentos do Colaborador. 12. RESPONSABILIDADES Solicitante da Viagem - Solicitar a reserva de passagens aérea e hospedagem através do sistema de auto reserva disponível na Intranet Corporativa com antecedência mínima de 05 (cinco) dias para vôos domésticos; - Em caso de transporte aéreo, utilizar a companhia aérea que proporcione a tarifa lógica mais baixa; - Controlar as despesas para que permaneçam dentro dos limites vigentes e obter todos os comprovantes e Notas Fiscais para posterior prestação de contas; - Quando da saída do hotel, solicitar o fechamento da conta, conferi-la e assiná-la, e pagar diretamente os serviços e extras passíveis de glosa, conforme previsto neste manual; - Autorizar a empresa a descontar de seu pagamento todas as despesas particulares e/ou em desacordo com este manual, utilizando o formulário RHT Autorização de Desconto em Folha de Pagamento, disponível na intranet. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 13 de 31

14 Agência de Viagens - Instruir o passageiro quanto à documentação, providenciar vistos e sanar suas dúvidas, quando houver; - Acompanhar embarque ao exterior, se solicitado pelo viajante; - Disponibilizar o acesso as informações de viagens, específicas do Grupo MAPFRE Seguros; - Prestar atendimento durante o horário de expediente das 08h30min até as 18h30min. Os atendimentos realizados fora deste horário e/ou finais de semanas e feriados serão classificados como SERVIÇOS EMERGENCIAIS e serão cobrados de acordo com as informações do Anexo 1 (item c); - Observar e monitorar as normas de política de viagens da MAPFRE; - Prestar serviços de consultoria, objetivando melhorar e otimizar o custo global das operações, em conjunto com os responsáveis designados pela MAPFRE; - Utilizar-se dos acordos comerciais firmados entre a MAPFRE e os prestadores sempre que os preços e condições oferecidos sejam mais vantajosos; - Apresentar cobrança com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis da data do seu vencimento, mediante protocolo de um Colaborador representante da Área de Contas a Pagar; - Solicitar reembolso de passagens aéreas junto às companhias aéreas, depois de pedido expresso da MAPFRE e mediante a informação dos bilhetes a serem reembolsados, limitados à atuação da Agência de Viagens ao procedimento de formalização do pedido de reembolso e entrega dos documentos necessários, cabendo exclusivamente à MAPFRE, por sua vez, o controle dos créditos a que tem direito; - Dispor de relatórios periódicos para controle da área de Gestão de Viagens - Em relação ao Posto Virtual: a Disponibilizar pessoal qualificado e equipamentos adequados para a plena execução dos serviços contratados pelo Grupo MAPFRE Seguros; b Respeitar normas e horários de funcionamento do Grupo MAPFRE Seguros; c Arcar com as despesas relativas a equipamentos de uso próprio que tenham sido precificadas na negociação do contrato com o Grupo MAPFRE Seguros; d Arcar com as despesas relativas à mão-de-obra e seguro, que tenham sido precificadas na negociação do contrato com o Grupo MAPFRE Seguros; - Disponibilizar atendimento por meio telefônico e eletrônico ( ) 24h por dia, 7 (sete) dias por semana, para fornecer informações sobre horários, escalas e conexões de vôos, bem como reservas, emissões e alterações em caráter emergencial solicitadas pelos usuários. - Encaminhar à Área de Gestão de Viagens as informações referentes à locação de espaços, a equipamentos e aos serviços de buffet e outros correlatos à infra-estrutura de eventos detalhando o tipo de serviços e produtos, local de realização, período e número de participantes da atividade acadêmica; - Atestar a execução do objeto do contrato por meio de gestor especificamente designado. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 14 de 31

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