Sistemas de Informações Organizacionais: guia prático para projetos em cursos de administração, contabilidade e informática.

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1 Livro: Editora Atlas 2005 Sistemas de Informações Organizacionais: guia prático para projetos em cursos de administração, contabilidade e informática. Rezende, Denis Alcides. Dr. Conteúdo 2. Sistemas de informação e o planejamento estratégico organizacional 3. Projeto e implementação de sistemas de informação 4. Perspectivas em sistemas de informação Sistema Conjunto de partes que interagem entre si para atingir um objetivo ou resultado. Partes interdependentes. Vários subsistemas. Enfoque no negócio empresarial e nas atividades públicas principais. Objetivam auxiliar os processos decisórios. Atuam como ferramentas nas organizações. Abordagem sistêmica Atividades de racionalização nas organizações. Abordagem integrativa e corporativa dos sistemas. Combina ciência administrativa com comportamental (integração sistêmica). visão de floresta / harmonia olhar de cima para baixo (o todo) (caixa d água)

2 Teoria geral de sistemas (TGS) Oriunda da ciência da administração. Ferramenta de apoio para a análise e solução dos problemas complexos das organizações. Permite analisar problemas dividindo-os em partes, sem perder a visão do todo e o relacionamento entre as partes, inclusive social. A organização e suas relações ambientais A organização é um sistema. Com as suas relações internas e externas forma o maior de todos os sistemas de informação. Possui diversos objetivos com foco na inteligência organizacional. Possui cultura, filosofia e políticas. A organização e suas relações pessoais Pessoas competentes são fundamentais. Estabelecem cultura e clima organizacional. Trabalho em grupo e equipes de trabalho multidisciplinar, uníssona e conjunta no mesmo fim. Os indivíduos possuem repertórios diferentes. Sistema organizacional e modelos de gestão Organização como um sistema aberto ou fechado. O sistema organizacional aberto pressupõe permutas com o meio ambiente externo. Modelos de gestão - autoritário - democrático - participativo - situacional

3 Gestores Organização carece como função (não cargo, nem profissão). Deve ter o entendimento sistêmico. Habilidades requeridas - pessoas ou recursos humanos - processos da organização ou de projetos - recursos diversos Ex.: Chief Information Officer (CIO) Funções empresariais ou organizacionais Macroatividades das organizações, sem as quais as mesmas não funcionariam em sua plenitude. Presentes em todas as organizações privadas ou públicas, independente do seu tipo de negócio, de atividade, de objetivo e de tamanho. Devem estar integradas por meio de seus módulos ou subsistemas que as decompõem. Não são unidades departamentais. Funções empresariais ou organizacionais Módulos das funções organizacionais PRODUÇÃO ou SERVIÇOS COMERCIAL ou MARKETING FINANCEIRA Não é um organograma. MATERIAIS ou LOGÍSTICA RECURSOS HUMANOS JURÍDICO LEGAL Produção ou serviços: planejamento e controle; engenharia; sistemas de qualidade e produtividade; custos; e manutenção de equipamentos, produtos ou serviços. Comercial ou marketing: planejamento e gestão; prospects, clientes e consumidores; pedidos de vendas; faturamento; administração de vendas, contratos e distribuição; exportação; pesquisas e estatísticas. Financeira: contas a pagar; contas a receber; movimentos bancários; fluxo de caixa; orçamentos e adm. do capital.

4 Módulos das funções organizacionais Materiais ou logística: fornecedores; compras ou suprimentos; estoque; recepção e expedição de materiais; e importação. Recursos humanos: recrutamento e seleção; administração de pessoal, férias, admissão e demissão; folha de pagamento; cargos e salários; treinamento e desenvolvimento (capacitação); benefícios e assistência social; segurança e medicina do trabalho. Jurídico-legal pode contemplar esses módulos: contabilidade; impostos e recolhimentos; ativo fixo ou patrimônio; livros fiscais de entrada e saída. Funções organizacionais A informática ou tecnologia da informação não é uma função organizacional ou um módulo. Esse recurso tecnológico se constitui numa ferramenta opcional para harmonizar e integrar. Antes de informatizar é necessário estruturar interna e externamente a organização. Considerar as atividades de organização e métodos (O&M) ou organização, sistemas e métodos Informação nas organizações 1.2. Informação nas organizações Informação Recurso efetivo e inexorável para as organizações, principalmente quando planejada e disponibilizada de forma personalizada, com qualidade inquestionável e preferencialmente antecipada para facilitar as decisões. dados depositado útil interpretado (RH/TI) resultados (+- ) informações auxiliar nas propiciar as decisões ações conhecimentos pensar atos mentais executar atos físicos

5 1.2. Informação nas organizações Sinergia da informação Coerência e integração. Relações e integrações verticais e horizontais das informações. Desinformação 1.2. Informação nas organizações Conceitos, palavras, paradigmas etc., vistos de forma paralela ou divergente por diferentes pessoas ou unidades departamentais (seja eletrônica, manual ou verbal). Acontecem com grande freqüência, gerando propositadamente informações desvirtuadas, deformadas ou falseadas, provocando erros, incertezas, dúvidas e insatisfação. Um dicionário de termos pode minimizar Informação nas organizações Informação como recurso estratégico Informação é fundamental nas organizações. Diferencial nos negócios / atividades. Ciclo evolutivo na forma de estágios - iniciação; contágio; controle; - integração ( com redundâncias) - administração de dados (eliminação redundâncias) - maturidade ( sem redundâncias) Posterior inclusão do estágio de conhecimento Informação nas organizações Informação como recurso estratégico Facilitada e efetiva se os gestores da organização e os clientes (ou usuários) estiverem participativos, conscientes e plenamente envolvidos com a utilização dos recursos da tecnologia da informação.

6 1.2. Informação nas organizações Informação personalizada Peculiar ou específica pode ser chamada de informação personalizada. Pode estar relacionada com uma característica ímpar de um prospect, cliente, consumidor ou concorrente e até mesmo de um produto ou serviço. informação inteligente 1.2. Informação nas organizações Informação oportuna De qualidade inquestionável, porém antecipada. Antítese da informação do passado e a que não gera um cenário futuro e indiscutível. Não pode ser confundido com previsão ou palpite. Deve ser baseada em dados e respectivos cálculos ou algoritmos. informação inteligente Todo sistema, usando ou não recursos de tecnologia da informação, que manipula dados e gera informação pode ser S. I. Tais como: relatórios de controles; relato de processos; coleção de informações; conjunto de procedimentos; - conjunto de partes (quaisquer) que geram informações. Com tecnologia da informação = software (grupo de telas e de relatórios) Objetivo e foco Auxiliar os processos de tomada de decisões nas organizações. Ou sua existência não será significativa para a organização. O foco dos sistemas de informação está direcionado principalmente ao negócio empresarial nas organizações privadas e às atividades principais nas organizações públicas.

7 Benefícios para as organizações Controlar suas operações; diminuir a carga de trabalho das pessoas; reduzir custos e desperdícios; aperfeiçoar a eficiência, eficácia, efetividade, qualidade e produtividade da organização; aumentar a segurança das ações; diminuir os erros; contribuir para a produção de bens e serviços; prestar melhores serviços; agregar valores ao produto; suportar decisões profícuas; oportunizar negócios ou atividades; e contribuir para sua inteligência organizacional. Como diferenciais Ferramentas de solução de problemas. Capacidade do gestor de analisar problemas e tomar efetivas decisões. Proporciona alternativas de retornos profícuos. Informações sistematizadas e preferencialmente personalizadas e oportunas = diferenciais em suas atuações. Ciclo de vida CON- CEPÇÃO IMPLANTAÇÃO CONS- TRUÇÃO IMPLEMENTAÇÃO MATURIDADE UTILIZAÇÃO PLENA DECLÍNIO SIG / SIE MANUTENÇÃO DECLÍNIO MORTE Aspectos humanos e políticos da informação Soluções e decisões não são técnicas e racionais. Configuraram-se relações humanas. Toda organização é uma instituição política envolve emoção, necessidades, desejos e a tensão, peculiares a cada pessoa. 3 primeiras fases erradas morte acelerada tecnologia mutável e crescente os SI Operacionais são mais constantes informações sistematizadas podem contribuir

8 Aspectos humanos e políticos da informação Perfil profissional que contempla o domínio das habilidades: - técnica, - de negócios e - humana ou comportamental. As habilidades de negócios e humanas são as mais difíceis de adquirir. Estruturas organizacionais - alta administração - corpo gestor - corpo técnico (níveis hierárquicos) Exigências: menos níveis hierárquicos menor número de pessoas maior comprometimento melhor capacitação (modelo convencional) Procedimentos PROCEDIMENTOS QUE ANTECEDEM SISTEMA Processos, ações (SISTEMA) PROCEDIMENTOS QUE SUCEDEM fundamentais para SI Gerenciais formalizados (documentados) juntos formam os sistemas definição dos requisitos funcionais Procedimentos Também podem ser: - procedimentos operacionais manuais; - procedimentos sistêmicos manuais; - procedimentos sistêmicos informatizados. É recomendado o uso de simbologias de fluxograma, de diagrama e da descrição narrativa de processos ou procedimentos. Linguagens naturais estruturadas, tais como: português estruturado; português logicamente compacto. Normas da ABNT, da ISO ou outras.

9 1.4. Classificações de sistemas de informação Visam contribuir para as atividades de planejamento, desenvolvimento ou aquisição de soluções para as organizações. Podem ser classificados de diversas formas: - suporte a decisões - abrangência da organização - forma evolutiva - entrada na organização 1.4. Classificações de sistemas de informação Suporte a decisões Sistemas de informação operacionais (SIO) com informações detalhe Sistemas de informação gerenciais (SIG) com informações agrupadas Sistemas de informação estratégicos (SIE) com informações macrorrelacionadas com os meios ambientes internos ou externos Sistemas de conhecimentos (SC) com os conhecimentos das pessoas Livro: Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informação Empresariais.Editora Atlas Classificações de sistemas de informação Abrangência da organização S.I. pessoais utilizados por uma determinada pessoa S.I. de um grupo ou departamental utilizados por um grupo de pessoas ou por um único departamento da organização S.I. organizacional utilizados por toda a organização S.I. interorganizacional utilizados por toda a organização e por um grupo de outras organizações ou de parceiros 1.4. Classificações de sistemas de informação Forma evolutiva S.I. manuais não utilizam os recursos da T.I. SI mecanizados utilizam os recursos da T.I. sem valor agregado S.I. informatizados utilizam os recursos da T.I. com valor agregado S.I. automatizados automação comercial, bancária e industrial S.I gerenciais e estratégicos

10 1.4. Classificações de sistemas de informação Entrada na organização Desenvolvimento projeto, elaboração e implantação Aquisição atividades de administração de compras Manutenção ou adaptação atividades de melhorias ou ajustes Diferentes vantagens e desvantagens. As informações requeridas devem ser modeladas a partir das necessidades da organização Modelos de sistemas de informação Representação diagramada das informações sistematizadas nas organizações. Não são tipos de software. Apresentam o comportamento da informação nas organizações ao longo de sua história: - convencional ou trivial - dinâmico - com a utilização dos recursos da T.I. - sistemas de conhecimentos (nova perspectiva) 1.5. Modelos de sistemas de informação Objetivo Auxiliar os processos decisórios nas organizações (operacionais, gerenciais ou estratégicas) Modelos de sistemas de informação Convencional Foco Negócio empresarial (organizações privadas) Atividades principais (organizações públicas). A forma triangular ou piramidal retrata o grande volume de informações e também o número de usuários dos sistemas de informação em sua base. ênfase no tipo das informações

11 Dinâmico 1.5. Modelos de sistemas de informação Características do modelo - sem divisões para separar os sistemas SIE, SIG e SIO (empresa / organização é dinâmica) - base de dados única (sem redundância de dados) - geram informações oportunas (com qualidade e antecipada) demais características são iguais seleção dos dados e informações é fundamental modelo acompanha o dinamismo das organizações a organização define níveis de acesso e formas de interação 1.5. Modelos de sistemas de informação Dinâmico ênfase no uso das informações 1.5. Modelos de sistemas de informação Com tecnologia da informação destaque: info. executivas ou inteligentes EIS ERP SAD SGBD DW IA SE DM ST NET AE outras EIS - Executive Information Systems Ferramenta de consulta às bases de dados da empresa toda Enterprise. (Origem:MIT) Características: - simplicidade de uso; - orientação para gráficos (drill-down); - complementação em vez de substituição. Opções de funcionamento: - digitação das informações necessárias; - alimentação através de software; - acesso direto as bases de dados.

12 ERP - Enterprise Resource Planning Tecnologia (pacotes) para gestão organizacional ou sistemas integrados. Registra e processa fatos a partir de um único input e disponibiliza a informação para todos. Propõe otimizar os processos cotidianos e gerenciais de toda a organização. SAD - Sistemas de Apoio à Decisões Ferramenta de TI que utiliza o paradigma: - diálogo ou "interface (regra e se ), dados e modelos (D.D.M), controlados pelo usuário. Composição: - sistema gerenciador de banco de dados (SGBD); - sistema gerenciador de banco de modelos (SGBM); - gerenciador de interface. Foco: variáveis para cenários e simulações. SGBD Sistema Gerenciador de Banco de Dados O banco de dados é uma coleção de dados organizada ( chave ou índice ) O SGBD possibilita a manipulação dos dados por diferentes recursos tecnológicos de interface (database management system) Componentes: linguagem de definição de dados; linguagem de manipulação de dados; e dicionário de dados. DW - Data Warehouse Grande banco de dados (BD) que armazena dados e informações integradas a partir de BD operacionais da organização. Propõe a integração dos dados e a eliminação das redundâncias das informações. Contempla dados de dentro e fora da organização. Moldado por todos na organização, incluindo os engenheiros e usuários dos DSS (Decision Support System).

13 IA - Inteligência Artificial Simulação da inteligência humana. Realização de atividades elaboradas por pessoas. Requer grande capacitação dos Engenheiros do Conhecimento, para elaboração de algoritmos complexos. Facilita o diálogo do sistema entre o usuários e os recursos computacionais. Pode ser empregada em todos os SI. SE - Sistemas Especialistas Tecnologia com recursos de Inteligência Artificial. Agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e em um domínio. São como um profissional especializado (expert). Composição: - base de conhecimento; - base de regras e respectivos algoritmos; - motor de inferência. DM - Data Mining Mineração para real valor dos dados. Relacionado com lógica, inteligência artificial, redes neurais e banco de dados. Com altíssimo grau de sofisticação tecnológica. Dados históricos podem revelar padrões e sugerir previsões. Foco: geração de conhecimento por meio de regras. ST - Sistemas de Telecomunicações Conjunto organizado de pessoas, procedimentos e dispositivos usados para compartilhar e transferir dados e informações. Contemplam: - sistemas de telefonia e comutação de dados; - recursos wireless; - teleconferência, videoconferência; - internet, intranet e extranet; - eletronic data interchange (EDI); - sistemas e-commerce.

14 Recursos NET Internet (a rede mundial de comunicações) Intranet (meio interno de uma organização) Extranet (conexão de redes distintas em longa distância ou externas à organização) Podem contribuir para as organizações na busca da vantagem competitiva e na a valorização do ser humano e da adaptação de seus sistemas. AE - Automação de escritórios Para o uso das informações em escritórios e suporte nas atividades de gestão e de comunicação. Gestão de documentos gestão de projetos comunicação eletrônica groupware sistemas especialistas agendas database marketing OLAP/OLTP, etc. (Laudon) SIE,EIS SIG,SAD AE,SE SIO,SPT Instrumento para contribuir para as organizações no planejamento, desenvolvimento ou aquisição de sistemas de informação. Níveis da informação e de decisão (pirâmide organizacional) Estratégico, tático ou gerencial e operacional. A não-elaboração desse documento nas organizações tem causado inúmeros prejuízos financeiros e pessoais, principalmente quando do desenvolvimento ou da aquisição de soluções que requerem sistemas de informação ou tecnologia da informação. O tipo de decisão que é tomada em cada nível requer diferente grau de agregação da informação. Requerem diferentes informações em seus diversos tipos de produtos externados, tais como telas, relatórios etc.

15 Níveis da informação e de decisão Níveis da informação e de decisão No nível estratégico, as decisões ocorrem no alto escalão (ou alta administração) Geram atos cujo efeito é duradouro e mais difícil de inverter. Emanam do planejamento em longo prazo. No nível tático ou gerencial as decisões táticas ocorrem nos escalões intermediários (ou corpo gestor) e geram atos de efeito a prazo mais curto. Essas decisões emanam do controle tático e do planejamento gerencial da organização. O nível da informação é macro, contemplando a organização em sua totalidade, ou seja, relacionando-se com meio ambiente interno e externo. Níveis da informação e de decisão Documento do modelo de informações No nível operacional, as decisões operacionais estão ligadas ao controle e às atividades operacionais da organização. Essas decisões visam alcançar os padrões de funcionamento preestabelecidos, com controles do detalhe ou do planejamento operacional. O nível da informação está detalhado (informação analítica, singular), contemplando pormenores de um dado, de uma tarefa ou atividade. Relata (descreve) todas as informações necessárias para a gestão de atividades ou de negócios da organização, focadas nas funções organizacionais (Produção ou Serviços; Comercial ou Marketing; Materiais ou Logística; Financeira; Recursos Humanos; e Jurídico Legal). As informações devem atender a todos os requisitos funcionais requeridos de um ou mais sistemas de informação.

16 Documento do modelo de informações Objetivos: Auxiliar a organização nas atividades de aquisição de sistemas de informação no mercado fornecedor (avaliação de pacotes de software ou outras soluções externas); Níveis das Informações Funções Empresariais ou Organizacionais NI FE Estratégica Gerencial ou Tática Prod/Serv Comercial Materiais Financeira R. Humanos Jur. Legal Contribuir para os processos de desenvolvimento ou manutenção de projetos de sistemas de informações, seja com recursos próprios ou de terceiros. Operacional módulos ou subsistemas C. Pagar C. Receber Bancos... negócio: fábrica de sabão; função empresarial ou organizacional: financeira; subsistema (módulo): contas a receber; Relato (descrição) das: - Informações Estratégicas (macrorrelacionadas com o meio ambiente interno e/ou externo); - Informações Gerenciais ou Táticas (agrupadas, totais, sintéticas, percentuais, acumuladores, plurais, etc.); - Informações Operacionais (detalhada, analítica). Subsistema (módulo): Contas a Receber Informações Operacionais (no detalhe): - nome do cliente; - status do cliente (em dia, inadimplente, etc.) - nome do cliente inadimplente; - valor nominal do título; - valor do juro do título; - data de vencimento do título; - data de pagamento do título; - nome do banco recebedor.

17 Subsistema (módulo): Contas a Receber Informações Gerenciais ou Táticas (agrupadas, totais, percentuais, acumuladores, plurais): - valor total do movimento de títulos a receber (dia, mês, ano); - total de valor nominal, juros e correção monetária (dia, mês, ano); - número de bancos com convênio de cobrança (CNR e eletrônica); - número de inadimplentes. Subsistema (módulo): Contas a Receber Informações Estratégicas (macrorrelacionadas com o meio ambiente interno e/ou externo): - percentual do contas a receber com o fluxo de caixa; - valor do total de contas a receber com o ctas a pagar; - valor do total de contas a receber versus valores de folha de pagamento; - percentual do número de clientes inadimplentes com o número total de clientes; - valor da cobrança não registrada com cobrança bancária (por bancos); - valor do contas a receber da empresa versus do concorrente. Pode conter informações integradas dos seguintes tipos: - convencional (trivial), - personalizada e - oportuna. Os dois últimos também chamadas de informações executivas ou inteligentes, que facilitam o mapeamento dos conhecimentos organizacionais. Na fase inicial dos projetos: 1. Quais são as informações necessárias para gerir um determinado negócio (ou módulos de uma função organizacional)? Nas fases seguintes: 2. Como são construídas (elaboradas) as informações. 3. Como são apresentadas (mostradas) as informações.

18 1.7. Modelos decisórios Contribuem para as decisões, principalmente de ordem tática e estratégica. Eles são adequados às situações e às peculiaridades de cada organização, buscando fornecer as informações e conhecimentos efetivos e inteligentes. As organizações necessitam de modelos decisórios para que seus decisores ou gestores possam analisar dados do meio ambiente interno e externo, visando propor soluções pertinentes Modelos decisórios Tipos: Convencional Esse modelo trivial necessita constantemente de controle, avaliação e implementação. Dinâmico Parte da necessidade da informação para a gestão de negócios ou de atividades organizacionais. Visa a geração de novas informações e de novos conhecimentos com mais qualidade e utilidade. Convencional 1.7. Modelos decisórios Dinâmico 1.7. Modelos decisórios

19 1.7. Modelos decisórios Modelos decisórios e gestão da organização Relevância inquestionável. Muito obrigado! Juntamente com os recursos da T.I. e dos S.I., possibilitam as decisões com qualidade, completa, antecipada, peculiar e útil, ou seja, personalizada e oportuna. São instrumentos inexoráveis para manter a inteligência organizacional

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