Gerência do Posto Fiscal Novo Portal de Notas

Transcrição

1 Gerência do Posto Fiscal Novo Portal de Notas

2 ESCOPO A Oi, através do seu Posto Fiscal, está implementando o novo Portal de Notas Fiscais! Com o objetivo de melhorias nos processos, garantias fiscais e operacionais. Além de facilitar, garantir e agilizar a entrega das notas fiscais pelo fornecedor e acompanhamento dos mesmos até o momento do pagamento. Com isso, disponibilizou aos fornecedores em 01/Ago/01, o sistema em execução de testes para que ocorram as adequações necessárias. Seguindo também o manual de instruções. O próprio fornecedor irá efetuar o Upload das notas fiscais eletrônicas (materiais e serviços) tanto em lote quanto unicamente. Após o cadastro dos dados da nota fiscal (serviço e material), o fornecedor deverá: 1) Nota Fiscal Eletrônica: incluir sua respectiva imagem no sistema por meio de upload ) Nota Fiscal Física: Entregar fisicamente nos Protocolos Fiscais com sua respectiva etiqueta de protocolo afixada (Durante o período de testes, as notas fiscais não deverão ser encaminhadas para os Protocolos Fiscais).

3 ESCOPO 3 O endereço da versão de homologação do Portal SANF é: O fornecedor deverá entrar em contato com a central de atendimento e solicitar o primeiro acesso para o ambiente em homologação. Abaixo seguem os links do manual e do layout do cadastro em massa de notas. Manual: (inserir link aqui) Layout de cadastro: (inserir link aqui) Central de Atendimento: (31) Horário das 08:00 às 18:00 atendimento.portaloi@montreal.com.br

4 PRINCIPAIS BENEFÍCIOS 4 Um dos principais benefícios será a garantia das entradas das notas fiscais eletrônicas de serviços e materiais, onde o próprio fornecedor fará o upload das mesmas em pdf e txt, podendo acompanhar o status até o momento da finalização da escrituração para pagamento. Otimização no tempo de disponibilização das notas fiscais. Garantia das notas fiscais emitidas para o Grupo Oi dentro da Cia. Eficiência fiscal através da validação das notas eletrônicas de materiais no programa do Órgão público competente. Redução nos erros de input e cadastramento das notas fiscais.

5 PONTOS DE ATENÇÃO Este novo processo foi prorrogado para entrada em produção no dia 01/10/01. Após esta, não serão aceitas notas fiscais no processo antigo. O mês de setembro continuará somente para testes com exceção de quatro fornecedores que já estão em produção. O projeto contempla somente as notas fiscais da RI e RIII. Para a RII, somente entrará em produção no ano de 013 e ocorrerá um novo comunicado. Com isso, para RII o processo permanece o mesmo. Para as notas fiscais eletrônicas de materiais (Nfe), os fornecedores deverão seguir o novo procedimento e, obrigatoriamente, após a entrega da mercadoria enviar o Danfe (físico) para o protocolo fiscal (que seguirá para arquivamento). Todas as notas fiscais que forem testadas no ambiente homologação deverão ser entregues também no processo antigo (entrega no protocolo ou Montreal). Caso contrário, não serão escrituradas. Se ocorrer erro no cadastro da nota fiscal, o próprio fornecedor deverá efetuar a correção. Na opção de cadastro Nfe Estoque Somente pode ocorrer o cadastro para os casos de envolvimento com Logística Oi 5

6 PRINCIPAIS PAPÉIS E RESPONSABILIDADES 6 Escriturar as notas fiscais até 48 horas úteis após a aprovação do Gestor. Posto Fiscal Garantir a integridade fiscal atuando de acordo com as legislações federais, estaduais e municipais Atender aos gestores/clientes internos sobre possíveis dúvidas e problemas dos processos e procedimentos da área Trabalhar dentro dos procedimentos da empresa e da área, buscando desenvolver a melhor performance para atendimento ao SLA acordado com os clientes internos maior rapidez com melhor qualidade Garantir a escrituração de todas as notas fiscais recebidas no mês sob responsabilidade do Posto Fiscal considerando as datas definidas no cronograma anual. Seguir os prazos estabelecidos pelo cronograma anual definido pela Cia.

7 PRINCIPAIS PAPÉIS E RESPONSABILIDADES 7 Gestor Sanf/Portal Verificar se a emissão da NF está de acordo com o pedido de compra: validando empresa, CNPJ, valores, serviços contratados ou materiais adquiridos. Acompanhar o ciclo do processo de registro da NF até o momento do pagamento ao fornecedor de acordo com os prazos contratuais. Análise das NF x pedido de compras Acompanhar o ciclo do processo de registro da NF até o momento do pagamento ao fornecedor de acordo com os prazos contratuais. Validar ou informar as quantidades e itens do pedido que estão sendo recebidos no portal RII ou no SANF RI. Consultar e acompanhar o status da NF no SANF, SAP e PORTAL Comunicar ao Posto fiscal quando ocorrer o cancelamento de NF que foi processada, para realização do estorno do pedido de compras e NF desde que o registro tenha ocorrido dentro do mês (respeitando o cronograma).

8 PRINCIPAIS PAPÉIS E RESPONSABILIDADES 8 Efetuar a upload das notas fiscais de acordo com o manual disponibilizado. Respeitar o prazo estabelecido de acordo com o cronograma oficial Oi. Fornecedor Garantir a eficiência fiscal de acordo com as regras municipais, estaduais e federais. Para os casos de emissão de nota fiscal de serviço, detalhar de forma clara a real prestação do serviço. A descrição do serviço a ser destacado na Nota Fiscal deve estar de acordo com a descrição de serviço relacionada na Lista de serviços anexa à Lei Complementar nº 116, de 31 de julho de 003, disponível em: Preencher, obrigatoriamente, no corpo da nota fiscal o do gestor responsável para aprovação e o número do pedido. Consultar e acompanhar o status da NF no Novo Portal. Interagir com o gestor do contrato em caso de dúvidas sobre problemas nas nfs e pagamentos.

9 PRINCIPAIS DÚVIDAS? Para casos de notas emitidas anterior ao novo processo e, que por algum motivo, tenha necessidade de serem retransmitidas, deverá ser adotado o novo procedimento? Resposta: Procurar o Posto Fiscal para esses casos, pois, deverá ocorrer a análise da necessidade de retransmissão? Para os parceiros que emitem outro tipo de documento, como Recibo/IN VOICE /Fatura, deverá ser adotado o novo procedimento? Resposta: Estarão disponíveis para cadastro as seguintes opções: Nota Fiscal de Serviço Nota Fiscal de Material Invoice Nota Fiscal de Serviço e Material Documento Fiscal de Serviço - Adm. Financeiro Nota Fiscal de Material Estoque Nota Fiscal de Transferência de Ativo Anexos Nota Fiscal de Simples Remessa Repasse Nota Fiscal de Simples Remessa para Devolução Para os casos de notas manuais, nota de débitos e recibos deverão ser encaminhadas ao Protocolo e seguir o procedimento atual.? Uma nota fiscal de simples remessa, necessariamente precisa ser cadastrada no portal? Sem pedido de compra ela não poderá de forma alguma ser cadastrada, é isso mesmo? Resposta: A nota fiscal de simples remessa precisa ser cadastrada e não é necessário informar pedido de compra. 9

10 PRINCIPAIS DÚVIDAS 10? Para as notas de Detraf e Cobilling, será adotado o novo procedimento? Resposta: Não? Qual login e senha para homologação? Resposta: Ligar para o canal de dúvidas (no manual página 6) Dúvidas: (horário de atendimento das 08:00 às 18:00) atendimento.portaloi@montreal.com.br? Para as notas fiscais eletrônicas de serviços entendemos que é possível fazer o cadastro manual e em lote dos mesmos, porém após cadastro devemos fazer Upload das NFS, entendo então que teremos 0 cenários para cadastro destas notas. A Quando do cadastro manual de uma única NF, devemos fazer o upload da NF, incluir os dados de cadastro e não será necessário o envio da NF fisicamente ao posto fiscal. É isso mesmo, está correto? Resposta: Se for nota de material o Danfe deverá seguir para o protocolo para arquivamento B Quando do cadastro em lote de várias NFs, devemos fazer o upload do arquivo.xls (conforme layout definido), após isso devemos fazer upload das imagens desde primeiro arquivo que devem estar em PDF e o arquivo a ser enviado estar zipado. Entendemos que para estes casos não será necessário o envio da NF fisicamente ao posto fiscal. É isso mesmo, está correto? Resposta: Idem a letra A

11 PRINCIPAIS DÚVIDAS 11? No momento da emissão das notas eu já tenho um em nosso cadastro que é ou seja, na hora em que ela é gerada em nossos sistemas/prefeitura, elas são enviadas eletronicamente para este , portanto favor avaliar se não teremos problemas com duplicidades de informações no momento do cadastro das notas. Resposta: Não ocorrerá duplicidade de notas, pois, a partir do primeiro dia em produção do portal o e- mail Montreal será desativado. O fornecedor deverá alterar o seu cadastro para o de sua necessidade e retirar o nfe@montreal.com.br.? Temos notas emitidas que contém mais de um pedido de compra, terei como incluir 0 ou mais pedidos de compras para uma única nota? Resposta: Sim? Caso façamos a emissão das notas dentro do prazo estipulado em um determinado mês, porém o cadastro não seja realizado neste prazo, poderemos efetuar o cadastro no mês seguinte, sem que sejamos penalizados? Resposta: Não. O cadastro precisar ser realizado no mesmo mês da emissão, respeitando o prazo do cronograma oficial Oi.? Existe algum tipo de treinamento on-line ou previsto para que possamos tirar dúvidas quando da efetivação de um determinado cadastro? Resposta: Sim Dúvidas: (horário de atendimento das 08:00 às 18:00) atendimento.portaloi@montreal.com.br

12 PRINCIPAIS DÚVIDAS 1? Como será o registro das etiquetas nas notas? Resposta: Para Nfe material: efetuar upload xml (conforme manual), imprimir o Danfe escrever manualmente no Sanf o numero do registro do Sanf, segue o material e após entrega no protocolo. Para Nfe Serviço: Não precisa imprimir e entregar no Protocolo Para NF Serviço e material manual: Cadastra no Portal escreve na nota o registro Sanf e segue para o nf original para o protocolo

13 Informações Complementares

14 EMPRESAS OI 14 As empresas Oi estão organizadas por Região, agrupadas em Região I e III e Região II: Região I e III: Telemar Norte Leste S.A. TNL PCS S.A. Paggo Administradora LTDA Paggo Empreendimentos S.A. Paggo Acquirer Gestão de Meios de Pagamentos LTDA. Calais Participações S.A. Região II Brasil Telecom S.A. 14 Brasil Telecom celular S.A. Brasil Telecom Comunicação Multimídia LTDA. Brasil Telecom Participações S.A. Brasil Telecom Cabos Submarinos LTDA. Brasil Telecom Call Center S.A.

15 15 Sobre a emissão de Notas Fiscais de Serviços - CEPOM Se você é fornecedor de serviço, e irá faturar contra a Oi/BRT dos municípios de São Paulo - SP, Rio de Janeiro - RJ, Porto Alegre - RS ou Curitiba - PR e sua empresa está instalada fora de um destes municípios, cadastra-se no CPOM conforme orientação nos links a abaixo. Atenção: O número do protocolo deverá ser inserido na nota fiscal emitida contra a Oi. Todas as notas fiscais recebidas que não informarem o nº. do protocolo CEPOM sofrerão retenção do ISSQN, sem possibilidade de devolução. CPOM SP Lei n.º de 30 de Agosto de 005. Decreto Nº /05 e Portaria Nº 101/05. s/financas/servicos/cpom CPOM RJ Lei 4.45/006, Decreto 8.48/007 - Resolução SMF.515/007 p CPOM RS Lei 306 de 3 de Dezembro de Decreto n.º 16.8 de 6 de Fevereiro de p?p_secao=135 CPOM PR Lei 40 de 18 de Dezembro de 001 e Lei 73 de 10 de Dezembro de 009 Decreto de Novembro de o.aspx

16 Acesso no Portal de Notas Fiscais (Região II) 1. Acesse Vá na opção: Solicite acesso aqui. 3. Selecione a opção COLABORADOR (Funcionário da Empresa) ou FORNECEDOR (Empresa Parceira da Brasil Telecom). 4. Preencha os campos NOME/ENDEREÇO/CPF/TELEFONE/CARGO/ /DEPARTAMENTO do USUÁRIO. 5. Preencha os campos CNPJ da EMPRESA e selecione Adicionar. 6. Preencha os campos CONTRATO (Na ausência do mesmo informe 99). 7. Preencha os campos DATA DE VALIDADE DO CONTRATO (Na ausência do mesmo informe 01/01/008). 8. Preencha os campos GERENTE RESPONSÁVEL NA BRT. Seu contato na Brasil Telecom. 9. Preencha os campos FILIAL DO GERENTE NA BRT. O estado onde ele se encontra (Na ausência do mesmo informe TLMZ). 10. Preencha os campos TELEFONE DO GERENTE O número do seu contato na empresa. 11. Por final o Qual o objetivo do acesso? Informe: Cadastrar e Acompanhar os pagamentos. Problemas de senhas enviar para LD-CSC Posto Fiscal - Fisico Fiscal <LD-CSCPostoFiscal-FisicoFiscal@oi.net.br> 16

17 Acesso no Portal de Notas Fiscais (Região II) Acesse Informe o LOGIN (EX: TR13456) e SENHA Informados. (EX: 134). 3. O sistema solicita alterar a senha padrão. 1. Senha Inicial: Os 4 primeiros números do seu CPF.. Senha Atual: Os 4 primeiros números do seu CPF. 3. Nova Senha: 6 dígitos a seu critério. 4. Vá na opção: NOTA FISCAL. 5. Preencha os campos CNPJ Fornecedor O CNPJ da Nota Fiscal. 6. Preencha os campos Nº da NF O número da NF. 7. Preencha os campos Série Série informada na NF. 1. Na ausência da mesma:. NF SERVIÇO série NF MATERIAL série U. 8. Preencha os campos DATA DE EMISSÃO. 9. Preencha os campos Nº Contrato. Seu contato na Brasil Telecom. Na ausência do mesmo NÃO INFORMAR. 10. Preencha os campos Nº Pedido O número do pedido de compra emitido pela Brasil Telecom (SAP)

18 Cadastro no Portal de Notas Fiscais (Região II) 1. Preencha os campos Valor Total Valor total bruto da NF.. Preencha os campos CNPJ do Destinatário O CNPJ da Brasil Telecom informado no PEDIDO DE COMPRA. 3. Preencha os campos Modelo O modelo da NF informada na mesma. 4. Na ausência do mesmo: 1. NF SERVIÇO 3. NF MATERIAL 1/1ª 3. NF Frete 8 4. NF Comunicação 1 5. NF Telecomunicações - 5. Preencha os campos Nº Item Número do Item do pedido de compra informado (campo 14) item Preencha os campos Qtde Sempre número inteiro (O sistema fracionará 00001). 7. Preencha os campos Vl.Total Valor Total do Item (com imposto). 1. Caso haja mais que 1 item Selecionar opção Inserir Novo Item. O somatório dos valores dos itens deve ser igual ao valor total da nota fiscal 8. SALVAR. 18

19 Gerência de Posto Fiscal Novo Cronograma Anual

20 Cronograma Notas Fiscais de Serviço As NFs só podem ser emitidas e protocoladas durante o período de funcionamento dos nossos protocolos e sempre seguindo prazo máximo estipulado no Cronograma abaixo: Notas de material não terão data limite para recebimento no protocolo, mas sua escrituração dentro do mês, deverá obedecer os prazos de fechamento contábil. 0

21 Protocolos para entrega de Notas Fiscais 1 ENDEREÇO DE NOSSOS PROTOCOLOS PARA ENTREGAR DANFE E DEMAIS NOTAS DE FORMULARIO Protocolo Filial Endereço 1 Bahia - BA Rua Silveira Martins, Bairro Cabula - Salvador/BA - CEP: Ceará - CE 3 Paraná - PR 4 Brasília - DF 5 6 Minas Gerais - MG Rio de Janeiro - RJ Av. Domingos Olimpio, 99 - Bairro Farias Brito - Fortaleza/CE - CEP: Av. Manoel Ribas, º andar - Bairro: Mercês - Curitiba/PR - CEP: SCS - Quadra - Bloco E - Projeção 1 - Ed. Brasil Telecom Terreo - CEP: Rua Giovani José Chiodi, Bairro: Novo Eldorado Contagem/MG - CEP: Rua General Bruce, Bairro: São Cristóvão - Rio de Janeiro/RJ CEP: São Paulo - SP Rua Amambaí, Bairro: Vila Maria - São Paulo/SP CEP:

22 Fim