UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES DEPARTAMENTO DE LETRAS E ARTES CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILÍNGUE

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES DEPARTAMENTO DE LETRAS E ARTES CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILÍNGUE RÔMULO SIQUEIRA SANTOS Tecnologias da Informação e Comunicação: Uma análise da percepção dos graduandos em Secretariado Executivo sobre o Conhecimento e o Uso da Tecnologia de smartphones para a profissão. MONOGRAFIA Viçosa MG Dezembro 2010

2 UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES DEPARTAMENTO DE LETRAS E ARTES CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILÍNGUE Tecnologias da Informação e Comunicação: Uma análise da percepção dos graduandos em Secretariado Executivo sobre o Conhecimento e o Uso da Tecnologia de smartphones para a profissão. Monografia apresentada ao Departamento de Letras da Universidade Federal de Viçosa, como exigência da disciplina SEC 499 Monografia e como um dos requisitos para conclusão do curso de bacharelado em Secretariado Executivo Trilíngue, tendo como orientador o Professor Mauro Nacif Rocha. Rômulo Siqueira Santos Viçosa MG 2010 ii

3 A monografia intitulada Tecnologias da Informação e Comunicação: Uma análise da percepção dos graduandos em Secretariado Executivo sobre o Conhecimento e o Uso da Tecnologia de smartphones para a profissão. Elaborada por Rômulo Siqueira Santos Como exigência da disciplina SEC 499 MONOGRAFIA e requisito para conclusão do curso de Secretariado Executivo Trilíngue foi aprovada por todos os membros da banca examinadora. Viçosa, 1 de dezembro de Professor Mauro Nacif Rocha (DPI/UFV) Orientador Professora Rosália Beber de Souza (DLA/UFV) Co-orientadora Professora Maria Cecília Teixeira Reis (ESUV) Examinadora Professora Nathalia Carvalho Moreira(DLA/UFV) Examinadora Conceito S iii

4 Agradecimentos Gostaria de agradecer primeiramente a minha família pelo apoio e amor dado durante toda a composição deste trabalho. Também agradeço a minha namorada pelo amor, paciência e compreensão que teve para comigo durante toda a minha graduação. Agradeço também aos meus professores que me tornaram uma pessoa melhor, um profissional capaz e portador de conhecimentos inestimáveis. Em especial agradeço ao meu orientador, Prof. Mauro pela atenção e auxílio prestado, bem como pela confiança em minha capacidade de desenvolver um trabalho em uma área diferente da qual trabalha. À minha Co-orientadora Rosália, por todo o tempo, paciência e disposição para me auxiliar sempre que necessário, não obstante a difícil situação que se encontrava na ocasião. Também agradeço às professoras Maria Cecília e Nathalia por aceitarem compor minha banca de monografia, bem como por todas as dicas e críticas construtivas que possibilitaram o melhor desenvolvimento e finalização desta monografia. Agradeço também aos professores acima pela amizade que pudemos construir durante a realização deste trabalho monográfico, e espero que esta perdure por muito tempo ainda, como companheiros, amigos e colegas de profissão. Agradeço a todos, pois sem ao menos um de vocês, nem este trabalho, nem a minha pessoa poderiam ter se tornado tudo aquilo que são hoje. Muito Obrigado. iv

5 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO OBJETIVOS JUSTIFICATIVA QUANTO AO DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO QUANTO À OPÇÃO PELOS SMARTPHONES QUANTO AO FOCO EM GRADUANDOS METODOLOGIA NATUREZA DA PESQUISA MÉTODO DE COLETA DE DADOS POPULAÇÃO E AMOSTRA MÉTODO DE ANÁLISE DOS DADOS REFERENCIAL TEÓRICO O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAIS BUSINESS INTELLIGENCE SMARTPHONES Sistemas Operacionais Formas de Conexão Desvantagens e dificuldades no uso de smartphones ANÁLISE E DISCUSSÃO CONSIDERAÇÕES FINAIS SUGESTÃO DE PESQUISA REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS APÊNDICE QUESTIONÁRIO APLICADO v

6 LISTA DE QUADROS Tabela 1 Evolução das Atribuições Secretariais Tabela 2 - Exemplo de planilha de análise das capacidades de um smartphone Tabela 3 Impacto da Aplicação das ferramentas de BI Tabela 4 Relação aplicativos Android VS. Funções de Secretáriado Executivo Tabela 5 Relação de Aplicativos do Ios VS. Funções de secretariado Tabela 6 Cobertura 3G no Brasil em Outubro de Fonte: Teleco Tabela 7 Previsão de cobertura 3G nos próximos anos Tabela 8 Relação entre Velocidade de Conexão e preço médio no Brasil.. 34 vi

7 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Parcela de Sistemas Operacionais pelo mundo. Fonte: adaptado de Admob Metrics... 5 Figura 2 - Parcela de Sistemas Operacionais por Região. Fonte: adaptado de Admob Metrics... 5 Figura 3 Nível de satisfação de usuários de smartphones. Fonte: adaptado de Admob Metrics... 6 Figura 4 Estrutura de funcionamento de um Data Warehouse Fonte: Reginato (2007) Figura 5 Gráfico de penetração de mercado Adaptado de Arokyamari, Figura 6 Quota de Mercado de Sistemas Operacionais. Fonte: Admob Metrics Figura 7 Visão da evolução das tecnologias utilizadas nos modelos 2G a 3G. Fonte: Arokymari (2009) Figura 8 Cobertura 3G no Brasil em Outubro de Fonte: Teleco Figura 9 Relação do preço do iphone (8Gb) com os planos de compra. Fonte: Balanço Huawei de Tecnologia Móvel Figura 10 Gráfico de conhecimentos. Fonte: Resultados da pesquisa Figura 11 Gráfico de funções secretariais. Fonte: Resultados da pesquisa vii

8 RESUMO SANTOS, Rômulo Siqueira. ROCHA, Mauro Nacif. Tecnologias da Informação e Comunicação: Uma análise da percepção dos graduandos em Secretariado Executivo sobre o Conhecimento e o Uso da Tecnologia de smartphones para a profissão. 61 pág. Monografia (Bacharelado em Secretariado Executivo Trilíngue) Viçosa: UFV/DLA, Este trabalho objetivou identificar a percepção dos estudantes sobre a aplicabilidade dos smartphones para o profissional da área de Secretariado Executivo, tendo em vista a grande popularização deste aparelho recentemente. Para isso foi realizado um estudo bibliográfico onde foi possível demonstrar o que são smartphones, como funcionam, e como podem ser úteis no dia-a-dia profissional, relacionados com as necessidades de um Secretário Executivo e diversas ferramentas que este pode utilizar para o trabalho de informações e para comunicação. Assim foi possível perceber que esta ferramenta pode ser útil no sentido de trazer a mobilidade a este profissional, tirando os limites que restringem seu trabalho ao escritório. Também foi realizada uma análise dos conhecimentos e da formação de futuros profissionais da área, sendo estes estudantes do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da Universidade Federal de Viçosa, UFV, onde foi possível concluir que estes alunos possuem uma base relevante e estão dispostos a trabalhar com tais ferramentas no futuro, porém também se percebeu que a formação destes não possui foco específico para este tipo de conhecimento. Dessa forma, verificou-se que o smartphone é uma ferramenta viável de aplicação nesta área e que os futuros usuários estão parcialmente preparados para esta realidade, podendo ser usuários deste equipamento, caso se preparem de forma adequada para esta nova perspectiva. Palavras Chaves: Business Intelligence, Secretariado Executivo, Sistemas de Informação Gerenciais, smartphones, Tecnologias da Informação e Comunicação. viii

9 1. INTRODUÇÃO As novas tecnologias ganham repercussão e credibilidade a cada dia que passa e estas surgem e se atualizam cada vez mais rapidamente. A capacidade de mudança como pessoa e profissional que está no século XXI é condição sine qua non para sobreviver, viver, ser feliz e ter sucesso (GARCIA e D ELIA, 2005, p.123). Assim percebeu-se a inegável evolução tecnológica pela qual passamos e que, para se manter competitiva, a empresa deve acompanhar tal processo, bem como seus funcionários em especial o profissional de Secretariado Executivo. Estando situado entre o nível tático e o nível estratégico da instituição, este profissional atua, organizando a comunicação e disseminando as informações necessárias para todos os níveis da organização. Por esse motivo, o Secretário Executivo surge como um dos usuários dos Sistemas de Informação Gerenciais (SIG), bem como das Tecnologias da Informação e do Business Intelligence dentro de uma empresa. Sabino e Rocha (2004, p.95) afirmam que um dos saberes necessários à profissão de Secretariado Executivo é conhecer a tecnologia de informação. Para utilizar melhor o SIG, o profissional faz uso das tecnologias da informação (TI) para coordenar de forma mais eficiente os dados trabalhados. Atualmente, não é difícil imaginar que as empresas gastam grandes quantias para obter informações, mas podem perder muito mais com informações desnecessárias. Ou seja, para que seu trabalho tenha real sentido e consiga auxiliar o andamento da empresa, o Secretário Executivo deve repassar às diversas áreas da empresa apenas as informações que interessam a cada um destes setores, sempre atentando para a 1

10 qualidade destas, trabalhadas adequadamente para sua total compreensão e, principalmente, em tempo hábil. O computador se tornou a ferramenta de trabalho atual do secretário, que agora faz uso de TI substituindo a agenda de papel por agendas eletrônicas e o repasse de documentos impressos pelo , por exemplo. A partir deste pensamento este trabalho defende o pressuposto de que, num futuro próximo o computador poderá ser acompanhado de uma nova ferramenta para o Secretariado Executivo: o smartphone. Com base nesse instrumento, surge a possibilidade do profissional Secretário Executivo trabalhar o SIG e prestar assistência, independente de sua localidade. Isso é mais que uma idealização, nos dias de hoje o trabalho colaborativo em equipe a quilômetros de distância tornou-se uma realidade (LAUDON & LAUDON, 2005). 2

11 2. OBJETIVOS De modo geral, este trabalho tem o objetivo de conceituar e demonstrar o funcionamento da tecnologia de informação e comunicação dos smartphones em algumas funções da área de Secretariado Executivo, mostrando sua relevância no meio empresarial. Além disso, pretende-se identificar se os alunos do curso de secretariado executivo da Universidade Federal de Viçosa tem conhecimento da relevância desta tecnologia no meio empresarial. Em termos específicos, busca-se: identificar e ressaltar a aplicabilidade de aplicativos de smartphones nas funções da área de Secretariado Executivo; Demonstrar a importância do uso de tal tecnologia e da atualização profissional. Averiguar qual o nível de conhecimento que os graduandos da UFV possuem e a opinião que têm sobre a tecnologia em questão com base na relevância observada. 3

12 3. JUSTIFICATIVA 3.1. QUANTO AO DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO O motivo pelo qual o pesquisador motivou-se optar por realizar este trabalho foi, primeiramente, devido à minha vontade de contribuir com o desenvolvimento da área de Secretariado Executivo Trilíngue. Mesmo sendo relativamente nova no universo acadêmico, julgo que ainda há grande escassez de literaturas que abordem este tema. Além disso, a bibliografia já existente, em grande parte, trata apenas de técnicas secretariais de escritório e praticamente não aborda as considerações técnicas relativas às tecnologias da informação que já fazem parte da realidade do profissional QUANTO À OPÇÃO PELOS SMARTPHONES A escolha pelos smartphones está atrelada ao fato de ainda ser uma novidade e a possibilidade de ser a próxima principal ferramenta do trabalho de um Secretário Executivo. Isso se deve pelo fato de que estes aparelhos já conseguem realizar várias operações que atualmente são realizadas localmente através de um computador, além de outras que são específicas a eles, como o rastreamento por GPS. Eles possuem o fator da mobilidade como os Notebooks e Tablets, porém podem ser carregados a todo o momento no bolso, por se tratarem, basicamente, de um aparelho celular, e ainda incorporam todas as funcionalidades de um PDA (Personal Digital Assistant, também conhecido como Palmtop) sendo então o mais relevante para o uso secretarial fora do escritório. 4

13 Para ilustrar a necessidade de conhecimentos técnicos e a relação dos diferentes aplicativos disponíveis visando o aumento da produtividade móvel, foram escolhidos dois Sistemas Operacionais de smartphones, dentre os diversos existentes hoje: o ios da Apple e o Android da Google. Esta escolha se deu devido ao fato de que estes são, atualmente, os sistemas operacionais que mais crescem em uso e nas opiniões de seus usuários no mundo, como mostram os gráficos abaixo. Figura 1 Parcela de Sistemas Operacionais pelo mundo. Fonte: adaptado de Admob Metrics Figura 2 - Parcela de Sistemas Operacionais por Região. Fonte: adaptado de Admob Metrics 5

14 Figura 3 Nível de satisfação de usuários de smartphones. Fonte: adaptado de Admob Metrics 3.3. QUANTO AO FOCO EM GRADUANDOS O uso de smartphones na área secretarial ainda não é uma realidade completa devido à novidade da tecnologia e faz parte da visão de uma futura possibilidade. Por isso a escolha de graduandos de Secretariado Executivo Trilíngue, visto que, caso o aparelho se torne, de fato, a ferramenta de trabalho do profissional, estes serão os responsáveis por esta transição e serão seus usuários. Mesmo os formandos de hoje fazendo parte da chamada Geração Y 1, muito mais acostumada com a tecnologia, existe a necessidade de um conhecimento que, muitas vezes, não se possui ainda hoje, mesmo já existindo a possibilidade de trabalhar com estes aspectos em um computador. Isto levanta o questionamento de até onde o conhecimento empírico e os conhecimentos disponibilizados pelas instituições de ensino superior atendem esta necessidade. 1 Segundo Khoury (2009), se refere aos nascidos entre 1978 e 1989 e também são chamados de geração do milênio. Ainda de acordo com a autora, estes possuem maior facilidade de adaptação a novas tecnologias e são estimulados pela velocidade de acesso a grande quantidade de informação na internet e pela ação dos videgames (KHOURY, 2009 p.127). 6

15 4. METODOLOGIA 4.1. NATUREZA DA PESQUISA Levando em consideração os objetivos gerais e específicos para este estudo, foram utilizadas duas metodologias: realizou-se um levantamento bibliográfico e uma aplicação de questionário. Assim, foi feita uma pesquisa bibliográfica que, segundo Lakatos (2008, p.12), é um apanhado geral sobre os principais trabalhos já realizados, revestidos de importância por serem capazes de fornecer dados atuais e relevantes relacionados com o tema, o qual, no caso, discorre sobre os aparelhos ditos smartphones, a Gestão da Informação e da atuação do Secretário Executivo, bem como sobre a relevância do uso de smartphones para este profissional. A vantagem no uso desta metodologia consiste em, segundo Macedo (1996, p.13), revisar a literatura existente e não redundar o tema de estudo em experimentação MÉTODO DE COLETA DE DADOS Também foi aplicado um questionário, definido por Lakatos (2008, p.86) como um instrumento de coleta de dados, constituído por uma série de perguntas, que devem ser respondidas por escrito. Anterior à aplicação dos questionários no público alvo, foi realizado um pré-teste com o fim de identificar possíveis falhas e, reformular o que se mostrasse necessário (LAKATOS, 2008). 7

16 4.3. POPULAÇÃO E AMOSTRA Inicialmente, nesta pesquisa, pretendia-se utilizar mais de uma forma de questionários a fim de maximizar o alcance deste, sendo estas: questionário impresso, devendo ser respondido à caneta ou lápis, e um questionário virtual, desenvolvido através da ferramenta de formulários da Google (Google Spreadsheets). Porém, dado o grande sucesso obtido através do uso do questionário virtual, não se fez necessário o uso de um questionário escrito. Para este trabalho, considerou-se que 40 pessoas seria um número significante de participantes, visto que englobaria praticamente duas turmas do curso de Secretariado Executivo da UFV. O questionário aplicado obteve a participação de 44 respondentes dentro do período do dia 19/10/2010 até 22/10/ MÉTODO DE ANÁLISE DOS DADOS Foram realizadas perguntas de múltipla escolha, onde os participantes poderiam marcar apenas uma ou várias opções, dependendo do objetivo da questão. Os dados obtidos foram analisados e trabalhados através de software de análise estatística descritiva simples (SPSS Statistics 17.0) para cálculo e análise mais precisas dos dados quantitativos. 8

17 5. REFERENCIAL TEÓRICO 5.1. O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO O primeiro registro que se tem da figura de um secretário executivo é a figura do escriba (AZEVEDO e COSTA, 2006). Estes profissionais da antiguidade já usufruíam das regalias do serviço público da época e, por terem domínio da escrita e estarem próximos aos governantes, tinham acesso a informações e conhecimentos que não estavam acessíveis ao povo (GARCIA e D ELIA, 2005). Nesta época a profissão era exclusivamente masculina, porém com o passar do tempo este quadro foi se alterando, sendo que, após as duas grandes guerras, dada a pouca mão de obra masculina, surgiu a atuação predominantemente feminina na área (AZEVEDO e COSTA, 2006). As décadas de 60 e 70 trouxeram consigo a expansão da profissão, que foi devidamente reconhecida na década de 80 com a regulamentação da profissão 1 (AZEVEDO e COSTA, 2006). A partir de então, a profissão está sofrendo diversas mudanças e já teve diferentes nomes, mas sempre mantendo uma característica inerente sua: a proximidade ao topo das hierarquias. Isto demonstra que este profissional sempre esteve relacionado a posições de poder, o que ainda permanece (SABINO e ROCHA, 2004). O tratamento de informações por parte dos Secretários Executivos é inerente à profissão e também sofreu diversas mudanças. Oliveira (2002) afirma, ainda, que o assessor é uma extensão do executivo em termos de tempo e de aspectos técnicos. Em certo 1 Lei nº7.377 de 30 de setembro de

18 momento, notou-se que não apenas o conhecimento técnico era importante para a área, mas também habilidades gerenciais, eficiência, criatividade e produtividade (GARCIA e D ELIA, 2005). Outra característica reside no fato de que está em permanente contato com departamentos da organização, servindo de elo entre aqueles e a alta administração (SABINO e ROCHA, 2004, p.13). Assim nasce um profissional com estrita relação ao papel comunicativo e informacional, sendo necessários conhecimentos de SIG e uso das tecnologias da informação e do BI. Este profissional passa a coletar e tratar dados, documentos, informações confidenciais, sistemas de informações e bancos de dados informatizados, sendo fornecedor vital de informações para o processo de tomada de decisões (TORQUATO apud GARCIA e D ELIA, 2005). Tabela 1 Evolução das Atribuições Secretariais Ontem Hoje Futuro Falta de qualquer requisito para o aprimoramento Cursos de reciclagem e conhecimentos peculiares Constante aprimoramento e desenvolvimento contínuo Organizações burocráticas com tarefas isoladas Organizações participativas, tarefas definidas, trabalho com qualidade, criatividade e participação Organizações empreendedoras, trabalho em equipe, visão global, metodologia flexível, divisão de responsabilidade. Tarefas traçadas pela chefia Tarefas definidas pelo novo estilo Tarefas globais com autonomia para Falta de recursos gerencial Domínio em Informática e outros conhecimentos. execução Necessidade constante de aprimoramento e de novos conhecimentos e de visão do negócio. Fonte: adaptado de Garcia e D Elia (2005, p.25,26) O profissional de secretariado atua, ainda hoje, junto a grandes executivos, estando próximo ao poder que, historicamente, é representado pela informação e pelo conhecimento (GARCIA e D ELIA, 2005). Dessa forma, para se manterem competitivas, as empresas precisam evoluir e se adequarem a esta realidade que vive uma constante metamorfose, e para isso depende da capacidade de renovação, através de profissionais dinâmicos, flexíveis e atualizados (SABINO e ROCHA, 2004, p97), principalmente os profissionais da área de Secretário Executivo. Estes autores ainda afirmam que "As empresas não sobrevivem mais sem as redes de informação e comunicação. Portanto, a competência profissional está intimamente ligada à capacidade de atuação no novo mercado digital" (SABINO e ROCHA, 2004, p.50). A globalização continua trazendo efeitos sobre a forma como as empresas se estruturam e se posicionam neste mercado. Barreiras continuam sendo retiradas todos os dias pelas novas tecnologias, reduzindo ou anulando as distâncias que separam as pessoas e diferentes comércios. Laudon e Laudon (2005, p. 21) afirmam que "Uma característica-chave 10

19 da empresa digital emergente é a capacidade de conduzir negócios que ultrapassam essas fronteiras (organizacionais) com tanta eficiência e eficácia quanto o faz dentro de si mesma. Dentro deste contexto surgiu uma nova variável que está afetando a forma como vivemos e, por conseguinte, a forma do trabalho secretarial: a mobilidade. Sendo smartphone uma das possibilidades deste movimento. A cada dia que passa, este aparelho ganha novas capacidades e funções úteis ao mundo dos negócios sem a necessidade de se estar em casa ou no escritório para ter acesso a isso, pois esta tecnologia traz a possibilidade de trabalhar diversos tipos de dados em qualquer lugar, a qualquer hora, da forma que for necessária. Este é o conceito de mobilidade. Os serviços que antes dependiam de uma estação de trabalho fixa como os desktops, ou ainda uma estação móvel, porém muito maior, como no caso dos notebooks ou tablets, está agora dentro do aparelho celular que levamos consigo a todo o momento. Kalakota (2002) explica que "O aparelho móvel está se tornando, rapidamente, uma janela para uma gama de serviços baseados na rede". Este conceito emergente traz diversas possibilidades ao trabalho de um Secretário Executivo. Por exemplo, na parte organizacional de arquivística e biblioteconomia Garcia e D Elia (2005) já afirmavam em realidades anteriores que haverá redução da papelada se os documentos forem bem gerenciados eletronicamente, o que ocorre, por exemplo, através do uso da digitalização para a criação de cópias ou para armazenamento permanente. Apesar disso, ainda são necessárias diversas mídias diferentes e estações de trabalho com grandes CPUs para manter, disponibilizar e compartilhar estas informações. O smartphone faz uso de cartões de memória com um tamanho físico mínimo e relativamente alta capacidade de armazenamento, a preços menores e com capacidade de transporte de grande quantidade de dados (MORIMOTO, 2009). Além disso, há a tecnologia chamada cloud computing, que é algo que lhe permite acessar aplicações que, na verdade, residem em locais diferentes do seu computador ou outro aparelho ligado à internet; na maioria das vezes, será um centro de dados" (VELTE, 2009, pg.4). Isso significa ter acesso, a qualquer momento e em qualquer lugar, a diferentes e diversificadas bibliotecas de arquivos da empresa ou de outros assuntos em um aparelho portátil. Outra vantagem reside na sincronização dos dados de diferentes aparelhos em diferentes plataformas por diversos usuários. Isso significa que, no caso de uma agenda eletrônica, por exemplo, todos os usuários que possuem acesso a ela, independente de estarem 11

20 utilizando um desktop dentro da empresa, ou um smartphone em uma reunião do outro lado do mundo, poderão consultar e modificar esta, conforme sua necessidade. Isto significa que não apenas o secretário, mas também o executivo podem adicionar tarefas em uma agenda que será acessada por ambos em tempo real em locais diferentes. Dessa forma o executivo pode marcar um apontamento pessoal no exato momento em que o combina, levando em consideração outros compromissos que já possam ter sido marcados pelo secretário em outra ocasião, e este último também terá imediato acesso a essa informação. Isso evita que ambos, estando separados, combinem encontros diferentes com pessoas diferentes em um mesmo horário. Outra vantagem é que, como a agenda do smartphone possui um sistema de lembretes automáticos, tanto o secretário quanto o executivo serão lembrados de cada evento, sem que o executivo tenha de depender do secretário ir atrás dele para efetuar o lembrete. Laudon e Laudon (2005, p.18) afirmam que "essas novas tecnologias de conectividade e colaboração podem ser utilizadas para reprojetar e remodelar organizações, transformando a estrutura, o escopo de operações, os mecanismos de controle e de apresentação de relatórios, as práticas de trabalho, os produtos e os serviços". Sabino e Rocha (2004, p.99) complementam afirmando que "O trabalho colaborativo dá ênfase à contribuição e não mais ao desempenho individual". Assim como nos acontece atualmente com os computadores, as possibilidades geradas por este instrumento são inúmeras e podem ser utilizadas de diversas formas e em conjunto de maneira a maximizar a produtividade e a interação entre o pessoal independente de distância e acesso a equipamentos mais robustos. Apesar das vantagens, toda essa tecnologia poderá ter um efeito oposto, dificultando ou atrasando o trabalho, se não forem utilizadas corretamente. Mesmo nos dias atuais onde o uso do computador já se tornou algo comum no cotidiano de um secretário executivo cuja proposta é agilizar tarefas, ainda se discute amplamente a como administrar seu tempo. Isto se deve ao fato de que algumas pessoas não estão acostumadas a utilizar a tecnologia em seu favor (SABINO e ROCHA, 2004), mesmo estando acostumadas a viver rodeado por estes aparatos tecnológicos. Já é reconhecido que profissionais que trabalham com informações, como o secretário devem possuir conhecimentos sociotécnicos (LAUDON e LAUDON, 2005). Ou seja, devem saber conduzir tanto os aspectos comportamentais, quanto técnicos de seu trabalho. Isso não significa que Secretários Executivos devam se tornar tão competentes nesta área quanto profissionais da Tecnologia da Informação, porém devem conhecer um mínimo sobre os 12

21 serviços disponíveis, como funcionam e como devem ser utilizados, a fim de evitar o mau uso destes. Além disso, dada a grande variedade de aparelhos smartphone e a variedade constantemente crescente de aplicativos disponíveis para uso, é necessário saber avaliar bem as necessidades da empresa e do executivo para que se possa fazer uma escolha adequada, garantindo que não haverá desperdício de recursos na obtenção de aparelhos ou aplicativo obsoletos, desnecessários, ou ainda a falta de um destes. Não há um aparelho perfeito para todos, essa escolha depende das necessidades de cada um (KHAWAND 2007). Para isso, o profissional deve ser capaz de identificar as tecnologias necessárias e as características disponibilizadas por cada aparelho. Isso sugere conhecer não apenas as características da empresa que trabalha e a forma como ocorre o fluxo de seus dados, mas também conhecer quais as tecnologias necessárias para melhor atender a estes propósitos, considerando necessário como algo que tenha uma função empresarial ou pessoal a qual, não sendo satisfeita, teria efeito adverso sobre o trabalho ou vida pessoal, ou ainda que lhe faça perder algum tipo de benefício Khawand (2007). Tendo os conhecimentos necessários, realizar a triangulação destes dados é simples e pode ser feita através de uma planilha, como sugerido por Khawand (2007): Tabela 2 - Exemplo de planilha de análise das capacidades de um smartphone Treo 700p BlackBerry Samsung 8800 BlackJack Telefone Necessário Sim Sim Sim Necessário Sim Sim Sim Agenda Necessário Sim Sim Sim Câmera Necessário Sim Não Sim Editar planilhas Através de Através de Útil Sim do Excel aplicativo aplicativo Banda-larga Útil Sim Não Sim GPS Útil Através de Através de Sim aplicativo aplicativo Fonte: Adaptado de Khawand (2007) A partir de uma análise como esta, é possível escolher o melhor aparelho dentro de uma relação custo benefício, bem como preparar um orçamento real dos gastos em sua 13

22 compra, considerando a necessidade de compra de aplicativos de terceiros, o que pode trazer mais gastos SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAIS A definição de Sistemas de Informações Gerenciais (SIG), de acordo com Laudon & Laudon (2005, p.7) é: um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena, e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Esse mesmo autor ainda coloca os secretários dentro da categoria de trabalhadores de dados. Isso torna fácil a percepção do elo entre essa área com o profissional. Os sistemas de informações gerenciais funcionam através da transformação de dados em informações. Dados são informações brutas, obtidas através de diferentes meios, enquanto informações são conseguidas através da lapidação destes dados brutos, constituindo dados apresentados de forma significativa e útil para os seres humanos (LAUDON & LAUDON, 2005) contendo um mínimo, ou nenhuma informação irrelevante. Uma empresa pode possuir mais de um tipo de SIG, cada voltado a uma área específica, como marketing, produção ou vendas, por exemplo. Ainda sim, os sistemas podem ser alinhados à organização para obter as informações de que seus importantes grupos internos precisam (LAUDON & LAUDON, 2005, p.74). Para efetuar este trabalho dos dados, o SIG funciona através de quatro etapas que, segundo Laudon & Laudon (2005) são entrada, processamento, saída e feedback. A entrada se refere à chegada dos dados brutos através dos diversos meios disponíveis, inclusive algum outro SIG. A partir daí se dá o processamento destes dados, onde são avaliados quanto a sua utilidade e comparados para que se possam ser agrupados e relacionados, constituindo as informações. A saída se refere ao envio, através de mídia adequada, dos dados a quem faça uso destes ou os tenha requisitado. Finalmente, o feedback que é a entrada de dados por parte daqueles que receberam a informação fornecida na etapa de saída, possibilitando uma avaliação e correção do processo como um todo. Apesar de estas etapas serem bem definidas, cada empresa necessita de um SIG que seja compatível com sua realidade. Segundo Oliveira (2002, p.50): 14