DESENVOLVER SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA PEQUENAS EMPRESAS

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1 Palestras Gerenciais DESENVOLVER SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA PEQUENAS EMPRESAS O NEGÓCIO E AS NECESSIDADES DO MERCADO Manual do participante

2 Autoria: Egnaldo Cesar O. Paulino Jorge Luiz da Rocha Pereira Suemitsu Osada Responsáveis pela atualização: Consultores de Informática da Unidade de Orientação Empresarial de São Paulo Projeto Gráfico: Editoração Sebrae-SP Diagramação: Adão Ferreira Revisão: Magda Calegari Fotolito e Impressão:

3 Obrigado por participar de mais esta oportunidade de disseminarmos e dividirmos conhecimento. Afinal, é o conhecimento a grande ferramenta competitiva no ambiente empresarial de hoje e o será, mais ainda, no futuro. Portanto, aproveite esse tempo que você está dedicando a essa palestra e abra-se para os novos conceitos, as novas idéias e para uma grande troca de experiências e conhecimentos. Sua participação e a troca de informações e idéias serão de grande valia para o seu aproveitamento. Esperamos que essa palestra lhe proporcione conhecimento que, agregado à sua atividade, melhore a performance da sua empresa, no seu ambiente interno e na sua atuação no mercado. Procure compartilhar este conhecimento com todos que colaboram, direta e indiretamente, com o seu negócio. Transforme o que você está adquirindo aqui em processos de mudança e aperfeiçoamento. Desejamos a você um ótimo aproveitamento. O SEBRAE conta sempre com sua presença e participação e, principalmente, com a sua interação contínua conosco. Nossa organização estará sempre de portas abertas para atendê-lo. Se tiver dúvidas ou o desejo de conhecer melhor como podemos ajudar e orientar no desenvolvimento do seu negócio, procure-nos. Obrigado, SEBRAE Palestras Gerenciais 3

4 Todas as ações, serviços e produtos SEBRAE visam, sobretudo, a geração de mudanças, pela disponibilização de técnicas, tecnologias e conhecimentos, que resultem em impactos diretos e indiretos no desenvolvimento e sustentação das micro e pequenas empresas. O objetivo final é que as empresas possam ter a base de conhecimento que as tornem cada vez mais competitivas, contribuindo para sua continuidade com sucesso no mercado. 4 Palestras Gerenciais

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6 6 Palestras Gerenciais Desenvolver Sistemas de Informação para Pequenas Empresas

22 TELEFONES DOS ESCRITÓRIOS DO SEBRAE NO BRASIL ACRE Fone: (68) MARANHÃO Fone: (98) RIO DE JANEIRO Fone: (21) ALAGOAS Fone: (82) AMAPÁ Fone: (96) AMAZONAS Fone: (92) BAHIA Fone: (71) CEARÁ Fone: (85) DISTRITO FEDERAL Fone: (61) ESPÍRITO SANTO Fone: (27) GOIÁS Fone: (62) MATO GROSSO Fone: (65) MATO GROSSO DO SUL Fone: (67) MINAS GERAIS Fone: (31) PARÁ Fone: (91) PARAÍBA Fone: (83) PARANÁ Fone: (41) PERNAMBUCO Fone: (81) PIAUÍ Fone: (86) RIO GRANDE DO NORTE Fone: (84) RIO GRANDE DO SUL Fone: (51) RONDÔNIA Fone: (69) RORAIMA Fone: (95) SANTA CATARINA Fone: (48) SÃO PAULO Fone: (11) SERGIPE Fone: (79) TOCANTINS Fone: (63) SEBRAE NACIONAL Fone: (61) Palestras Gerenciais

23 COMENTÁRIOS FINAIS SOBRE A PALESTRA DESENVOLVER SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA PEQUENAS EMPRESAS COMO DESENVOLVER UM APLICATIVO PARA ATENDER AS NECESSIDADES DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS? As Micro e Pequenas Empresas apesar de apresentarem processos administrativos e financeiros, na maioria das vezes, simples em relação as médias e grandes empresas, as dificuldades no desenvolvimento de aplicativos residem na transferência das necessidades empresariais para o sistema, através do conhecimento técnico na elaboração estrutural do software, pois a simplicidade visual exige a integração dos bancos dados básicos, rapidez, segurança e confiabilidade, além da total facilidade na compreensão, por parte dos usuários, nem sempre familiarizados com a informática, para a plena utilização do aplicativo, onde o empresário tenha acesso fácil aos controles e análises necessários à gestão do seu negócio. É preciso, portanto, para a elaboração de um sistema, entender as rotinas típicas das pequenas empresas e suas formas próprias de realizar negócios em cada uma das atividades empresariais. Necessidades Típicas Genéricas: Controle de estoque; Cadastros de clientes, fornecedores e produtos; Controle Financeiro Fluxo de Caixa; Faturamento ECF (emissor de cupom fiscal). Os fornecedores de soluções à informatização empresarial devem elaborar um aplicativo com telas e botões que atendam a essas particularidades empresariais, evitando o formato estrutural baseado apenas na lógica de desenvolvimento do analista de sistemas, mas sim buscando um aplicativo de telas limpas, com o objetivo central de facilitar a compreensão e a utilização completa do sistema, por parte do empresário. Como demonstram os quadros 1 e 2, existem duas formas de apresentar uma mesma solução de telas de acesso, uma, no quadro 1, voltada à empresa e seus processos, o que hoje seria ideal, e outra, no quadro 2, que satisfaz somente o técnico desenvolvedor. COMO APRESENTAR UM APLICATIVO PARA AS EMPRESAS No desenvolvimento de aplicativos as empresas fornecedoras de soluções empresariais, em função da relação custo X benefício, sempre procuram o maior alcance empresarial possível do software, isto é, que ele consiga atender aos mais variados tipos de negócios, nestes casos é fundamental que os técnicos responsáveis da criação precisam obter o Palestras Gerenciais 23

24 conhecimento multidisciplinar das atividades empresariais, procurando um padrão de sistema, contendo os módulos básicos: cadastros, controles de estoque e financeiro. Os empresários das MPE são especialistas em seus empreendimentos, porém poucos são os que conhecem a complexidade da informática, a ponto de oferecer o suporte adequado à informatização da empresa, mesmo que na pessoa de usuário. Os desenvolvedores de soluções de informatização devem procurar encontrar a união feliz entre o que a empresa deseja e o que o aplicativo precisa oferecer. Portanto, quando do primeiro contato com a empresa que pretende adquirir um aplicativo, é fundamental para a empresa fornecedora de soluções, realizar o diagnóstico de implantação, contendo alguns pontos fundamentais para a definição do nível de conhecimento da empresa na área de informática e também para adequar a linguagem tecnológica a ser adotada, para conseguir compreender as necessidades reais e também demonstrar o sistema de forma convincente em todas as suas funções. É sempre importante neste momento mais ouvir do que falar e/ou demonstrar. Estar ciente da interação do aplicativo com a atividade desenvolvida pela empresa, explicando a importância disto para os processos a serem informatizados na empresa. A demonstração do aplicativo sempre é importante, assim sempre é interessante ter um Notebook para as mais diversas eventualidades que possam surgir. Explicar o sistema através de um plano esquemático macro, no papel, demonstrando e explicando as principais funções do aplicativo, possibilitará ao cliente um maior entendimento do sistema e suas diversas telas, botões e caminhos. Procurar, com apoio do plano esquemático do aplicativo, realizar um comparativo entre o sistema e os processos e necessidades da empresa, deixando claro para o cliente as deficiências e eficiências do aplicativo. QUAIS SÃO AS NECESSIDADES DAS MPE, PARA COM UM APLICATIVO As necessidades das MPE podem ser divididas em: Básicas: cadastro de produtos, clientes e fornecedores, controles de estoque e financeiro, incluindo o faturamento, fluxo de caixa e demonstrativos de resultados; Específicas: voltadas aos controles, administração e gestão específicos do seu negócio. 24 Palestras Gerenciais

25 Lembrando que um dos grandes problemas para os empresários é a digitação inicial dos diversos bancos de dados, que no caso do de produtos poderia ser disponibilizado pela empresa fornecedora do aplicativo. Em alguns casos, a venda de cadastro de clientes, desde que autorizada, é também um grande diferencial para o atendimento das empresas. COMO SE COMPORTA O MERCADO DE EMPRESAS DE DESENVOLVIMENTO DE APLICATIVOS É um mercado bastante competitivo e também, infelizmente, repleto de piratas, desenvolvedores de sistema sem conhecimento técnico abrangente e nenhum profissionalismo. Muitas empresas, principalmente MPE, ficaram ou estão afastadas da informatização devido a péssima primeira experiência com os profissionais de informática, devidos aos mais diversos motivos, como por exemplo atendimento baseado no descaso, promessas infundadas, implantação desastrosa, esquecimento de pontos fundamentais para o correto funcionamento do sistema, etc.. Mas existem, felizmente, um número bem maior de empresas e profissionais de alto nível, fornecendo aplicativos genéricos ou específicos, com a total satisfação dos seus clientes. Com o crescimento e a necessidade das empresas adentrarem para o comércio eletrônico, os aplicativos baseados no sistema operacional DOS, estão sofrendo a imposição do mercado de migrar para sistemas baseados em linguagens visuais. Assim os aplicativos desenvolvidos em Clipper, instrumento utilizado pela grande maioria dos fornecedores de sistemas, principalmente durante a década de 80, estão, também em massa para o Delphi, por razões técnicas, de mercado e de mão-de-obra, pois existe uma farta opção de escolas especializadas para o aprendizado desta linguagem. QUAIS SERIAM AS OPORTUNIDADES DE NEGÓCIOS As MPE estão encontrando na informatização uma forma de atender melhor a seus clientes e com isso aumentando sua chance de sobreviver no mercado, como também conhecer melhor o próprio negócio estabelecendo critérios para sua competitividade no mercado. Também a obrigatoriedade da utilização dos emissores de cupom fiscal ECF, está forçando as empresas a procurarem as empresas de informática, muitas delas com a idéia da solução integrada, contendo em um único conjunto: o aplicativo, os computadores e periféricos e o próprio ECF. As empresas de desenvolvimento de aplicativos precisam, além de criarem excelentes e práticos sistemas para atividades empresariais específicas, também realizarem parcerias com seus complementos para Palestras Gerenciais 25

26 a informatização, que são as revendas de computadores e periféricos, revendas de ECF, prestação de serviços em redes, manutenção de computadores, etc.. QUAIS SERIAM OS TIPOS DE APLICATIVOS A SEREM OFERECIDOS NO MERCADO As empresas desenvolvedoras poderiam estar disponibilizando quatro categorias de aplicativos: Genérico: atende um grande número de empresas, dentro de diversas atividades empresariais, onde as organizações em alguns casos necessitam adequar-se ao aplicativo; Especializado: atende um razoável número de empresas, dentro de uma determinada atividade empresarial, onde as empresas precisam realizar poucas ou nenhumas adequações; Específico: atende a um único cliente-empresa, onde o aplicativo está totalmente voltado para as necessidades, processos, interesses e modo de gestão da empresa; ERP - CRM: sistemas complexos e integrados que visam a Gestão do Negócios em praticamente todas as situações, inclusive o comércio eletrônico, normalmente implantados em módulos, necessitando de toda uma reorganização empresarial e principalmente uma nova visão de mercado, tanto do cliente-empresa, como também da empresa desenvolvedora. COMO PODE SER O CONTRATO DE VENDA DE UM APLICATIVO O contrato deve estar dividido em cinco variedades: A venda do aplicativo, total ou por módulos, com a cessão das fontes; A venda do aplicativo, total ou por módulos, sem a cessão das fontes; O aluguel do aplicativo, total ou por módulos, inclusive através do ASP (application service provider serviço de aluguel de sistemas aplicativos via o provedor de acesso); A prestação de serviços complementar à venda / aluguel do aplicativo, envolvendo desde o diagnóstico, a implantação, a adequação, o desenvolvimento, o treinamento, a consultoria e a evolução do aplicativo; A prestação de serviços com a cessão do aplicativo, envolvendo o próprio aplicativo, o diagnóstico, a implantação, a adequação, o desenvolvimento, o treinamento, a consultoria e a evolução do sistema. 26 Palestras Gerenciais

27 As formas de oferecer um aplicativo são muitas, porém o contrato deve ser elaborado de forma a oferecer o pleno entendimento dos direitos e deveres das partes envolvidas, salientando datas e prazos de validade do aplicativo, da manutenção gratuita, da garantia de qualidade e outros detalhes técnicos que possam surgir, como o acertos em função de novas tendências e acertos tecnológicos. COMO PROCEDER A IMPLANTAÇÃO DO APLICATIVO A implantação de qualquer aplicativo deve ser precedido de um treinamento genérico de informática, nos parâmetros básicos como sistema operacional, técnica básica do computador, suíte escolhida pela empresa, etc.. Estar ciente da qualidade da infra-estrutura para os computadores, rede elétrica, rede de computadores, modem, cabeamento de impressoras e periféricos, etc. Após isto, o aplicativo poderá ser implantado, com acompanhamento de um funcionário e/ou sócio da empresa compradora, se a venda for a distância, através de um manual passo à passo, com carta resposta da satisfação do aplicativo, quanto a implantação e primeiros acessos ao sistema. Implantação = volume de módulos implantados Tempo = tempo de implantação em horas técnicas Na prática, à variável tempo é a principal razão de desentendimentos entre o fornecedor e o comprador de uma solução de informatização, seja um software, ou um hardware. Como citado anteriormente o treinamento é o passo básico para o sucesso de um sistema, e ele depende muito dos interesses funcionais dos interlocutores, além de estar diretamente ligado à capacidade de utilização dos softwares integrados, como sistemas operacionais e suítes (conjunto de softwares básicos como editor de textos, planilha eletrônica, etc.). Como o tempo de implantação significa custos para ambas as partes, fornecedor e consumidor, todos os recursos técnicos, funcionais e operacionais, precisam estar direcionados à maior produtividade possível da adequação da empresa ao aplicativo, para isso são necessários alguns materiais de apoio, como seguem: Apostila voltada ao modelo de empresa e consumidor; Apostila inserida no passo à passo dentro do aplicativo (help); Apostila e manuais de instrução por módulo do sistema, oferecendo exemplos reais; Palestras Gerenciais 27

28 Demonstrativo (demo) contendo diversas simulações, por módulo do sistema; Pessoal de apoio treinado para soluções de problemas à distância e presencial; Treinamento de duas pessoas, na empresa consumidora, para os problemas mais freqüentes; Acesso remoto via Internet diretamente no sistema; Serviço de apoio através de um Site da empresa fornecedora do sistema, contendo diversos exercícios e demonstrativos do sistema, além de uma relação de perguntas mais freqüentes dos usuários. COMO APRESENTAR OS PREÇOS DE VENDA E DOS SERVIÇOS A questão dos preços sempre deixa os empresários fornecedores de soluções de informática, com extrema dificuldade em elaborar, divulgar e cobrar, pelos seus produtos e serviços, por diversos motivos, que vão desde o acompanhamento do mercado até o total desconhecimento técnico sobre o assunto custos X preços de venda. O aluguel dos aplicativos ainda é a forma de pagamento mais utilizada, porém com o desenvolvimento de sistemas em ambiente visual, que não necessitam do volume de manutenção que os sistemas em DOS apresentam, o aluguel terá que ser transformado em manutenção evolutiva do sistema, de forma comprovada. Hoje, na verdade o que está sendo cobrado, muitas vezes, são os serviços prestados, e não o desenvolvimento e/ou adequação do aplicativo. No futuro o serviço diferenciado de manter o sistema na vanguarda empresarial será o diferencial entre as empresas desenvolvedoras e não mais o excelente aplicativo de hoje que ao decorrer do tempo fica ultrapassado e repleto de lacunas. ELABORAÇÃO DO PREÇO DE VENDA A primeira dificuldade encontrada pelos desenvolvedores está no tempo (horas) destinado à criação ou elaboração de um aplicativo. Mesmo que o profissional consiga determinar as horas despendidas no sistema, este não será o seu preço real. O preço de venda de um aplicativo é determinado por sua funcionalidade, criatividade operacional/funcional, vanguarda tecnológica e principalmente aceitação por parte do mercado. Todos estes parâmetros são intangíveis, mas, fundamentais para a valorização do software criado, assim o valor de um aplicativo está centrada no poder de satisfazer as necessidades de seus consumidores, como uma pintura em tela, o valor dela não está na quantidade de tinta gasta, mas sim naquilo que ela proporciona ao observador. 28 Palestras Gerenciais

29 Através deste método o consumidor paga sobre os serviços de implantação e utilização plena do aplicativo, onde cada módulo vai sendo inserido sistematicamente na empresa, com sua funcionalidade garantida pelo treinamento e adequação às necessidades da empresa. Neste caso a empresa fornecedora de tecnologia necessita um maior investimento em pessoal, aumentando o seu custo fixo, porém, garante totalmente o conhecimento sobre determinada atividade econômica, além de fidelizar o cliente com um produto voltado para o seu negócio, onde cada centavo investido pode ser visto e acompanhado. O QUE É A EVOLUÇÃO DO APLICATIVO Os atuais aplicativos, na sua grande maioria não acompanham a evolução do mercado onde está inserida a sua empresa - cliente, oferecendo durante anos o mesmo sistema, apenas realizando algumas adequações nos módulos fiscais. Porém as empresas e o mercado onde estão inseridas sofrem constantes mutações, para garantir a sua sobrevivência, os seus negócios precisam acompanhar os desvios constantes dos mercados, onde os aplicativos são partes integrantes e fundamentais à prática de procurar novas e lucrativas saídas às dificuldades apresentadas. Para conseguir praticar a evolução de um aplicativo os desenvolvedores devem estar inseridos no contexto da atividade empresarial ao qual o sistema ofereça seus recursos, estando sensíveis as oscilações dos processos e suas particularidades internas e externas à empresa. Apesar desta prática oferecer um custo a mais às empresas fornecedoras de soluções de informatização, no médio prazo podem fazer a diferença entre a garantia de um sistema que atenda totalmente as expectativas empresariais e um software obsoleto, sem quaisquer atrativos comerciais. Palestras Gerenciais 29

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