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2 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria

3 Apresentação O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir: ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVcollege Módulo Acadêmico Secretaria ERP GVcollege Módulo Acadêmico Pedagógico ERP GVcollege Módulo Financeiro Cobrança ERP GVcollege Módulo Financeiro Caixa/Bancos ERP GVcollege Módulo Financeiro Cheques a Receber ERP GVcollege Módulo Financeiro Contas a Pagar ERP GVcollege Portal Aluno ERP GVcollege Portal Professor ERP GVcollege Portal Coordenador ERP GVcollege Vestibular ERP GVcollege Protocolo ERP GVcollege Contábil Contabilidade ERP GVcollege Contábil Patrimônio ERP GVcollege Suprimentos Compras ERP GVcollege Suprimentos Estoque ERP GVcollege Business Intelligence ERP GVcollege Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVcollege Ferramentas: Intercâmbio ERP GVcollege Gerador de Relatórios Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Acadêmico - Secretaria, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria

4 Sumário 1. Convenções Conceitualização Cadastro de Pessoa Pessoa Física Endereço/Contato Informações Pessoais Documentos Informações Profissionais Dados Adicionais Autenticação Pessoa Jurídica Visualização de Papeis Cadastros Básicos Cadastros que vinculam aos papeis Cadastro de Turnos Feriados Cadastro de Salas Cadastro de Resultados Cadastro de Causas de Saída Cadastro de Situações do aluno Cadastro de Causa de Dispensas Origens de Matrículas Cadastro de Avisos para o Portal Cadastro de Agendas de Entrevista Liberação de inscrição de Cursos na Web Manutenção de inscrição de curso na web Cadastro de Justificativa de Faltas Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria

5 4.14. Cadastro de Observações do Curso Parametrizações Parâmetros Acadêmicos Parâmetros de Secretaria Cadastro de Coordenador Cadastro de Núcleo de Coordenação Cadastro de Curso Cobrança Ciclos Coordenação Período de matrícula Parâmetros de ciclo Geral Módulos Resultados Avaliação Forma de avaliação Boletim Conversão de conceitos Faixas para Notas/Cálculo Disciplinas Currículos Currículo Base curricular Cadastro de Turma Replicar Turmas Horários da Instituição Planos de horário Cadastro de professores Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria

6 6. Matrícula de Alunos Novos Cadastro de Aluno Matrícula Observações Situação de documentos Matrícula Principal Inclusão de Matrícula Editar Ajustar Afastar Remanejar Excluir Tesouraria Liberações Situações do Aluno Forma de Ingresso Matrícula por disciplina Liberação para matrículas em disciplinas já aprovadas Montagem de Turmas Ajuste de Turmas Fechamento de Turmas Geração de Boletins Avaliações Formas de avaliação Pareceres por turma Cadastro de pareceres e recomendações (parecer sócio-afetivo) Objetivos Grupos para objetivos Cadastro de objetivos Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria

7 Pareceres Descritivos Notas e Conceitos Por aluno Por turma Liberação de Digitação na WEB Encerramento de Turma Históricos, Certificados, Disciplinas Modelos de históricos Histórico Ciclo Inclusão Observações do aluno Emissão Histórico de Cursos por Disciplina Inclusão Aproveitamento simples Aproveitamento com equivalências Emissão de histórico Planos de Ensino Relatórios Mapas de turmas Mapa de avaliações e faltas Mapa de pareceres por disciplina Planilha de objetivos Extrato de notas Estatísticas de matrícula Estatística de alunos Movimentação de alunos Relação de Famílias Relatórios cadastrais Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria

8 Diário de classe Boletim Ata final Produtos Complementos Atividades Recados Ferramenta de envio de s Suporte às Atividades Supervisionadas Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria

9 1. Convenções Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de botões padrão. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo: Combo box: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das opções. relacionada a ele. Checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não exista um valor informado no campo, o botão abrirá uma tela para incluir um valor. Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes dizem, respectivamente. botão. Localizar: Para pesquisar um valor de um determinado campo, usa-se este Consulta cadastro: Ao ser clicado, exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. não listadas na tela. Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda Estes botões servem para selecionar ou desfazer a seleção de certos valores ou parâmetros. Portanto, serão chamados, em ordem de cima para Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 9

10 baixo, de: Selecionar tudo, Selecionar, Desfazer seleção, Desfazer seleção de tudo, respectivamente. Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que servirão de orientação para o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo: Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor. Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos. Para melhor exemplificar alguns conceitos de trechos do manual, este símbolo será acompanhado de informações que exemplificarão ou darão mais detalhes sobre o assunto. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 10

11 2. Conceitualização O GVcollege trabalha com os conceitos de Pessoas e seus Papeis. Esse conceito é a maneira utilizada pelo sistema para dizer que uma pessoa física ou jurídica pode ter várias funções em apenas um cadastro, exercendo mais do que um papel. Por exemplo, pode ser uma unidade, um aluno, um professor, um pai, uma empresa, um fornecedor, uma instituição, ou outro papel padrão do sistema. Há ainda o cadastro de papeis, utilizado para atender a situações específicas que uma IE possa ter. O diagrama a seguir demonstra alguns dos papeis que podem ser associados aos tipos de pessoa. Uma Instituição de ensino pode trabalhar usando apenas uma unidade, ou ter mais de uma unidade em funcionamento. No segundo caso, a Instituição de Ensino (IE) pode optar por ter parâmetros distintos para cada unidade ou usar esses dados compartilhados. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 11

12 Os cursos podem ser definidos por ciclo ou por disciplina. No cadastro de cursos é definida sua estrutura, como será sua cobrança, quais responsáveis podem ser selecionados (financeiro, educacional...), se terá base curricular, entre outras funcionalidades. As avaliações dos alunos podem ser feitas através de: Notas/Conceitos Pareceres descritivos Pareceres e recomendações por aluno Pareceres e recomendações por disciplina Objetivos Estas formas de avaliação serão corretamente detalhadas no tópico Avaliações. No Período de matrícula, se libera um curso para receber matrículas em um determinado período. Em Parâmetros Ciclo são definidas as regras de funcionamento do ciclo de um curso dentro um determinado período. No Currículo é informado o seu período de funcionamento e sua base curricular, ou seja, para cada ciclo do curso são cadastradas as disciplinas que o compõem. Nas Turmas, além da sua criação, podemos definir quais são seus professores e os horários. Todas as informações podem ser extraídas do sistema em forma de relatórios ou de documentos. Estes podem seguir um padrão do Sistema ou então serem criados através da ferramenta chamada Gerador de Relatórios. Isso permite a personalização de relatórios para cada cliente. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 12

13 3. Cadastro de Pessoa Pad_CadPessoa.dll O cadastro de uma pessoa no GVcollege pode ser feito de várias formas: no momento em que estamos incluindo um responsável financeiro, um responsável educacional, um pai ou mãe, um aluno, empresa, entre outros. Na página a seguir é possível visualizar um diagrama que ilustra as abas da tela de cadastro de pessoa (nos círculos) e os cadastros adicionais (nos retângulos). Os itens contidos nos retângulos podem ser acessados independentemente do Cadastro de pessoa. As pessoas cadastradas no sistema GVcollege podem ser de dois tipos: Pessoas Físicas e Pessoas Jurídicas. Esta diferenciação é feita no momento em que elas estão sendo inclusas, através da seleção do Tipo. Vale salientar que, uma vez que o tipo da pessoa tenha sido selecionado e o cadastro tenha sido salvo, este campo não pode mais ser editado. Outro ponto importante sobre o funcionamento do sistema é a possibilidade de inclusão de uma pessoa associando-a diretamente a um papel. Isso é feito de forma simples, ao incluir uma pessoa no cadastro de professor, onde o sistema já entende que o seu tipo é física e o papel, Professor, por exemplo. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 13

14 Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 14

15 A ilustração a seguir demonstra de forma mais clara como o sistema organiza os dois grupos de pessoa: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 15

16 3.1. Pessoa Física Endereço/Contato 1) Campo no qual indicamos o local para onde as correspondências deverão ser enviadas. Caso a opção marcada for Comercial, o endereço comercial deve estar informado na aba informações profissionais. É possível informar o endereço manualmente indicando uma pessoa no tipo de vínculo ou através do preenchimento do CEP (forma automática). Também é possível efetuar uma busca de CEP através da consulta clicando no botão pesquisar. Para que estas instruções do último parágrafo funcionem corretamente, a base de CEP deve estar instalada no banco de dados e configurada no sistema. 2) Para enviar s e comunicados a esta pessoa, o Checkbox recebe comunicado deve estar marcado. Os contatos inseridos devem ser pertinentes somente à pessoa que está sendo cadastrada, e não às pessoas relacionadas a ela. Para a inclusão de uma foto, existem três opções: a foto é carregada de um arquivo; a foto é capturada de uma câmera instalada no computador que está sendo usado, ou ainda, através da DLL de importação de fotos (ACD_ImportaFotosAluno.dll). Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 16

17 Informações Pessoais Esta aba é dividida em três: Geral, Formação Profissional e Necessidades Especiais. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 17

18 Documentos O número de CPF informado deve ser válido, pois o sistema faz o cálculo para consistir sua autenticidade. Caso o CPF informado já exista no cadastro de outra pessoa, será exibida uma tela alertando sobre a situação. O usuário poderá Continuar e cadastrar este número mesmo assim, ou trocá-lo Informações Profissionais Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 18

19 O cadastro do endereço comercial que existe nesta aba é essencial caso ele tenha sido selecionado como endereço para correspondência na aba Endereço/Contato Dados Adicionais Nessa aba são informadas informações bancárias da pessoa. Caso a instituição trabalhe com débito em conta, esta aba deve ter seus dados preenchidos para que o arquivo a ser enviado para o banco possa ser gerado corretamente O campo Enquadramento tributário não será tratado nesse manual e sim no do módulo contábil, pois diz respeito ao cadastro de fornecedores. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 19

20 Autenticação Nessa aba será mostrado o login da pessoa que é utilizado para acesso ao portal web. Como padrão, o login de uma pessoa física é o nº do seu CPF e o da pessoa jurídica, o seu CNPJ. A senha não pode ser visualizada aqui, mas pode ser inicializada ou reinicializada. Essas duas funções são definidas de acordo com a máscara parametrizada no programa Configuração (PAD_configuracao.dll). A geração de senha para pais e responsáveis (ACD_GerarLoginSenhaProfAluno.dll) tem por função reiniciar a senha das pessoas que possuem este papel. Porém o login e/ou senha só serão gerados se a pessoa não possuir papel de aluno ou professor, se tiver CPF informado e ele não estiver duplicado, e a data de nascimento estiver informada (caso a máscara de geração de senha utilize a data de nascimento). Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 20

21 3.2. Pessoa Jurídica No cadastro de uma pessoa jurídica temos, além das abas já vistas na pessoa física (Endereço/Contato, Dados Adicionais e Autenticação), aba Informações comerciais, onde serão informados os dados que são característicos da natureza jurídica. Tipo de empresa: Este é um cadastro auxiliar utilizado para armazenar dados referentes à classificação de uma empresa. Área de atuação: Este campo corresponde também a um cadastro auxiliar e é usado para indicar a área/ramo em que a empresa atua Visualização de Papeis Para exibir o papel de uma pessoa cadastrada, selecione-a e clique no item de menu Exibir da tela de cadastro, e então, na opção Papeis. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 21

22 4. Cadastros Básicos A seguir estão listados os cadastros básicos necessários na utilização de diversas rotinas Cadastros que vinculam aos papeis Veja a seguir as principais telas de cadastros que associam as pessoas jurídicas e físicas aos principais papeis: Exclusivo de Pessoa Jurídica: Instituição: Neste cadastro são incluídas as instituições. Nele é possível selecionar se as definições da mesma, se é somente instituição, se é uma empresa, ou ainda, ambas. Unidade: É onde são cadastradas todas as informações das unidades da própria instituição de ensino. Fornecedor: É um cadastro usado por outro módulo do sistema, o módulo Financeiro e será abordado futuramente. escola. Exclusivo de Pessoa Física: Aluno: É o papel que permite que a pessoa seja matriculada nos cursos da Pai/Mãe: Normalmente estas pessoas tem mais papeis além deste. Responsável financeiro e responsável educacional são exemplos. Professor: A pessoa que tem este papel associado pode ser vinculada a uma turma e ter seu nome impresso no diário de classe da turma. Comum entre os dois tipos de pessoa: Responsável financeiro: É a pessoa que responde pelo pagamento das mensalidades de um aluno, por exemplo. Responsável educacional: É a pessoa que tem responsabilidade pedagógica sobre o aluno na escola. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 22

23 Responsável contrato: É a pessoa que assina o contrato pelo aluno. Responsável seguro: É a pessoa responsável pelo seguro educacional que a instituição oferece ao aluno. Para realizar estes cadastros, são necessárias algumas parametrizações nos cursos que podem variar entre eles Cadastro de Turnos Acd_CadTurno.dll Aqui são cadastrados os turnos em que a instituição de ensino irá oferecer seus cursos. Este cadastro é utilizado nos horários (plano de horário e no cadastro de turmas). Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 23

24 4.3. Feriados Pad_CadModeloFeriado.dll O cadastro de feriados existe para informar os feriados necessários para o sistema considerar no diário eletrônico e também no módulo Financeiro Cobrança. Este cadastro é usado no diário de classe, cálculo de juros, geração de parcelas e na exportação contábil do caixa. Esses cadastros podem ser compartilhados entre as outras unidades da instituição ou apenas usados para a própria unidade. Conforme a figura é possível notar duas opções para tipo de feriado: Fixo : São os feriados que ocorrem em datas fixas todos os anos. Por exemplo: Natal, Dia do Trabalho, entre outros. Interativo : São os feriados que não tem dia fixo para acontecer. É possível citar como exemplo, o Carnaval, a Páscoa, entre outros. Pad_CadFeriado.dll Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 24

25 Neste cadastro são informados os feriados que ocorrerão no período letivo. Nele é possível incluir um-a-um, ou então, importá-los do modelo de feriado através do botão Opções na alternativa Importar Feriados Cadastro de Salas Acd_CadSala.dll Neste cadastro é definida a estrutura física da unidade de ensino. Se o cadastro for uma sala, é possível selecionar a capacidade de alunos, bem como se ela comporta alu- Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 25

26 nos com necessidades especiais e a quantidade destinada. Este cadastro é utilizado no processo seletivo e no cadastro de turmas disciplina, para controlar a ocupação das turmas Cadastro de Resultados SEC_CadResultado.dll Aqui são cadastrados os resultados dos alunos. Estes resultados podem ser do tipo Aprovado, Cancelado, Cursando, Dependência, Exame, Reprovado, Terapêutica e serão visualizados na impressão de documentos do aluno. Devem estar de acordo com o regimento da instituição Cadastro de Causas de Saída ACD_CadCausaSaida.dll Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 26

27 Este cadastro indica as possíveis causas de saída de um aluno e serão utilizadas no afastamento do aluno. Por exemplo: ao afastar o aluno da escola, é necessário informar o motivo de afastamento. Esse cadastro indica um resultado para o aluno, conforme a causa citada. Todas as causas que indicam desligamento devem ter o Resultado e Situação do Aluno indicados. Assim como toda causa de saída que indique Exclusão deverá indicar Desligamento Cadastro de Situações do aluno SEC_CadSituacaoAluno.dll Os dados inseridos neste cadastro servirão para listar o histórico de ações relacionadas às matrículas do aluno. Podem ser inseridas automaticamente, através da configuração nos parâmetros da Secretaria ou manualmente, na tela de matrícula Cadastro de Documentos ACD_CadDocumento.dll Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 27

28 Aqui são cadastrados os documentos que poderão ser exigidos para a matrícula de um aluno. Para cadastrar um documento, informe a Idade mínima e o Sexo para o qual ele será exigido. Também é necessário informar se o documento que está sendo cadastrado é Obrigatório para estágio, Obrigatório para transferência, Obrigatório para certificado de conclusão, ou Obrigatório para matrícula. Se a Idade informada for igual a 0 (zero), o sistema não consistirá a idade mínima exigida para o documento Cadastro de Causa de Dispensas SEC_CadCausaDispensa.dll Esse cadastro refere-se às possibilidades de dispensas que um aluno pode ter: parcial (somente em algum(ns) módulo(s) ou integral (dispensa total em um ou mais componente curricular dentro de um período letivo). O campo Isentar cobrança desconsidera a disciplina com essa dispensa do cálculo do valor da mensalidade para cursos com cobrança por crédito ou por disciplinas. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 28

29 4.10. Origens de Matrículas ACD_CadOrigemMatricula.dll Efetuamos nesse item o cadastro das origens que serão utilizadas no momento da matrícula de um aluno. Essas informações são utilizadas em vários relatórios com filtros de seleção para apresentação de dados. O campo Controle de número de créditos limita a quantidade de créditos a ser matriculada ou cobrada de um aluno de um curso por disciplina. Situação de aluno: situação que o sistema atribuirá automaticamente ao aluno vinculado a essa origem. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 29

30 4.11. Cadastro de Avisos para o Portal ACD_CadAvisoPortal.dll Neste cadastro informamos as mensagens de avisos que serão disponibilizadas nos portais. Para cadastrar um aviso, informe o seu título e descrição e a data de validade (intervalo de tempo em que o aviso será exibido nos portais) dele. ACD_GeracaoAvisoPortal.dll Após ter cadastrado o aviso, ao clicar no botão Gerar serão disponibilizados os parâmetros a serem configurados que serão considerados pelo sistema na exportação do aviso. Para isto, observe o que deve ser informado nos campos: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 30

31 Análise de alunos com base em: indica se os avisos serão enviados para os alunos com matrículas afastadas ou ativas no período selecionado. Enviar aviso para: selecione os papéis para os quais o aviso será enviado. Filtrar período de horário das turmas: o sistema fará a geração de avisos somente para as turmas que tiverem o mesmo horário informado nestes campos. Turno da turma: somente as turmas do(s) turno(s) selecionado(s) receberão o aviso. Os avisos tem sua origem cadastrada, ou seja, de onde eles foram cadastrados, podendo ou não serem editadas essas origens, conforme permissões Cadastro de Agendas de Entrevista SEC_CadAgendaEntrevista.dll O agendamento de entrevistas permite informar os horários disponíveis para entrevistas com pessoas da instituição, determinando os períodos de agendamento para que as entrevistas sejam geradas. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 31

32 Neste cadastro devem ser informados os horários que serão disponibilizados no portal para o cadastro de entrevistas. Para cadastrar uma entrevista, é necessário nomeá-la no campo Descrição. A seguir, no botão Incluir, informe o nome do entrevistador, o primeiro dia em que as entrevistas poderão ocorrer no campo Dia inicial, e o último dia das entrevistas em Data término. No campo Hora inicial, indique o horário inicial diário das entrevistas, e em Duração entrevista informe em quanto tempo cada entrevista deverá ocorrer. Finalmente, digite quantas entrevistas ocorrerão por dia no campo Quantidade de entrevistas. Observando a figura acima, note que a Agenda 1 ocorrerá somente no dia 7 de julho e que as entrevistas iniciarão diariamente às 8 horas com duração de 15 minutos cada, sendo que durante este período de tempo ocorrerão 16 entrevistas. Este número de entrevistas que duram quinze minutos, correspondem a quatro horas de entrevistas dentro da Agenda 1 (das 8h às 12h) Liberação de inscrição de Cursos na Web SEC_CadLiberacaoInscrCursoWeb.dll A liberação de inscrições é usada para informar quais os cursos que estarão disponíveis nos Portais Web permitindo a inscrição da pessoa. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 32

33 Nessa tela, informe o período em que estarão liberadas as inscrições de cursos na web. Em seguida, indique qual o curso estará liberado nos portais para que os alunos (de acordo com o tipo de público) possam se inscrever. Para liberar inscrições na web é importante que o tipo de matrícula nos parâmetros acadêmicos seja Estruturado. Isto porque o portal precisa gerar uma matrícula automaticamente, e para isso, é utilizada a máscara da matrícula estruturada. Indique uma Origem de matrícula que será associada ao aluno que se matricular no curso através do portal. Selecione o tipo de público e, clicando no botão Instruções para inscrição, informe o texto que será exibido na web com orientações sobre a inscrição para os alunos. Tipo de público Interno refere-se aos alunos da instituição (com matrícula ativa ou não). Caso o curso liberado seja para este tipo de público, somente os alunos citados acima poderão efetuar inscrição nele através do portal. O público Externo representa todas as pessoas que não foram e não são alunas da instituição. Isso significa que o curso liberado para este público permitirá que somente pessoas que nunca foram alunas da instituição se inscrevam nele. O tipo de público Ambos permitirá que qualquer pessoa, aluna/ex-aluna ou não, possa se inscrever neste curso. Clicando em Incluir é necessário indicar qual Ciclo do curso anteriormente selecionado estará disponível para inscrição. No próximo item, informe a Turma que será disponibilizada para inscrição, e as datas de início e de término das inscrições. Informe se a inscrição neste ciclo não será cobrada do aluno assinalando a Checkbox Isenta valor da inscrição e qual Agenda de entrevistas (previamente cadastrada) será usada para os alunos inscritos neste ciclo. O campo Agenda não é obrigatório. Caso ele não seja informado, o aluno não precisará agendar uma entrevista. Informe logo abaixo, um ou mais planos de pagamento que estarão disponíveis para a turma selecionada no momento da inscrição do aluno através do portal. Neste campo Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 33

34 será possível selecionar os planos de pagamentos ativos, onde o tipo de plano de pagamento seja WEB, e onde o plano de pagamento esteja vinculado ao ciclo da turma selecionada Manutenção de inscrição de curso na web SEC_InscricaoCursoWeb.dll Permite acompanhar as inscrições e as entrevistas geradas, adicionar novas entrevistas, ou editar as entrevistas já marcadas. A mesma ferramenta permite informar nestas entrevistas os pareceres do entrevistador, a avaliação do mesmo, e o resultado se a pessoa foi ou não aprovada Cadastro de Justificativa de Faltas SEC_CadJustificativaFalta.dll Esse cadastro tem como objetivo permitir informar a justificativa de faltas no Diário de Classe. Cadastrar e manter as justificativas para as faltas de alunos, para serem utilizadas pelos professores e/ou secretaria. Informe a descrição principal da justificativa. A seguir, indique se o aluno receberá falta, mesmo que ela tenha sido justificada, através da Checkbox Abona falta. Os cam- Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 34

35 pos que contém Permite lançamento (...) referem-se à possibilidade dos usuários indicados poderem incluir a justificativa. A Faixa etária deve ser usada para indicar a idade mínima e máxima dos a- lunos a quem as justificativas serão associadas. No campo Sexo, informe os alunos de qual sexo poderão associar-se à justificativa (este campo não é obrigatório) Cadastro de Observações do Curso SEC_CadObservacaoCurso.dll Neste programa é possível cadastrar observações do curso e/ou ciclo que poderão ser visualizadas no relatório de Ata Final, relatório do Boletim, Histórico por Ciclo, Histórico por Disciplina. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 35

36 Para cadastrar uma observação selecione o Curso, Ciclo e se o curso for por produto, indique-o no campo Produto. Clicando no botão é possível incluir uma ou mais observações para o mesmo ciclo e/ou curso. Selecione uma das observações cadastradas através do programa Cadastro de Observações e clique em adicionar. Então, selecione o período de início e término de utilização desta observação. Indique logo abaixo, quais relatórios poderão utilizar a observação que está sendo cadastrada. Cursos por disciplina não terão a opção Ciclo disponível. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 36

37 5. Parametrizações 5.1. Parâmetros Acadêmicos ACD_CadParametro.dll Nessa tela configuramos informações gerais de funcionamento do GVcollege: Ano corrente e semestre corrente: informações do período letivo atual. Permitir cadastro de turma via matrícula: indica se será possível cadastrar uma nova turma através do programa de matrícula. Este Checkbox indica que, quando a primeira parcela do aluno for liquidada, sua matrícula será automaticamente confirmada no sistema. Responsável do seguro é igual ao responsável financeiro: se a instituição trabalha com responsável financeiro, indica se serão a mesma pessoa. Esta opção indica se o sistema consistirá ou não os horários de aula associados ao professor na Montagem de horários em relação à disponibilidade de horários que ele possui (informados no cadastro de professor). Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 37

38 O tipo de matrícula exibe duas opções: Informado: ao matricular um aluno, será necessário informar, manualmente, no cadastro de alunos, o número de matrícula. Estruturado: é necessário configurar a "máscara" (regra) para que o sistema a- tribua automaticamente o número de matrícula para o aluno no momento da inclusão da primeira matrícula. As instituições que utilizam o portal para inscrições em cursos devem utilizar o tipo de matrícula Estruturado, caso contrário não será possível a liberação na Web Parâmetros de Secretaria SEC_CadParametroSec.dll Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 38

39 Neste cadastro de parâmetros, são configurados alguns itens que indicarão como o sistema deverá se comportar no módulo Acadêmico Secretaria e também no módulo Financeiro. No campo Máscara referente ao Certificado, é necessário informar uma máscara para geração do número dos certificados dos alunos. A Checkbox Sequência compartilhada tem a funcionalidade de indicar se a numeração do certificado, configurada nesta unidade, será compartilhada com as demais. A Máscara referente ao Contrato do Professor funciona da mesma forma que a máscara anterior, porém deve ser usada para parametrizar estas informações referentes ao professor. A Origem Tributária a ser configurada aqui é usada na geração do pagamento dos professores (módulo Financeiro) para indicar se ela será como um Serviço ou um Produto. No campo Idade máxima do responsável do seguro deve ser preenchida para indicar qual o limite de idade para que uma pessoa possa ser associada a um aluno como responsável do seguro. No Tipo de geração de escala é configurada a ordem que a instituição efetua as matrículas na web (módulo Portais). No campo nome para as atividades supervisionadas deve ser preenchido o nome que elas vão ser denominadas no sistema.(vide Suporte às Atividades Supervisionadas item 19) Existe a opção de disponibilizar para matrícula turmas de outras unidades. Nas opções referentes às situações do aluno, temos as seleções das ações que o sistema deverá obedecer para que atualize o histórico de situação de cada aluno automaticamente nessas opções (confirmação da matrícula principal, exclusão da matrícula principal e geração de certificados na conclusão do curso). Selecione a checkbox Usa integração com a Pergamum para bibliografia e indique o nome da base de dados para integração. Este parâmetro permitirá que a bibliografia da Pergamum possa ser integrada ao GVcollege possibilitando que a bibliografia seja selecionada no cadastro de base curricular para cada disciplina. Para configurar este parâmetro Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 39

40 é necessário que o arquivo dbxparamspartners.ini esteja configurado no diretório de arquivos do APS. Nas opções de dias limites podem ser cadastrados o numero de dias até que os professores e os coordenadores recebam um aviso, através do portal, lembrando do atraso na digitação das notas e/ou na entrega da digitação dos diários de classe. Essa particularidade está diretamente ligada à data dos diários de classe.n 5.3. Cadastro de Coordenador ACD_CadCoordenador.dll Da mesma forma que no cadastro de alunos, apenas a aba Coordenador, referente a este papel, será especificada neste momento. Observe abaixo a sub-aba deste cadastro: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 40

41 Nesta aba são apenas listados os cursos em que a pessoa possui vínculo de coordenação (indicado no cadastro do curso, na aba Coordenação ). Aqui não é possível realizar nenhuma alteração, esta aba somente é utilizada para visualizar os vínculos deste professor nos demais cursos, unidades e empresas da instituição Cadastro de Núcleo de Coordenação ACD_CadNucleoCoordenacao.dll Este cadastro serve para agrupar em Núcleos de Coordenação, um ou mais Coordenadores atribuindo-lhes o papel de Integrante de núcleo de coordenação. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 41

42 Para cadastrar um núcleo de coordenação, basta clicar no botão Novo e selecionar os coordenadores pré-cadastrados. Também é possível executar o cadastro de coordenador dentro deste programa através do botão Cadastro de Curso ACD_CadCurso.dll Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 42

43 1) Se a opção "Compartilhar" estiver selecionada, outras unidades da instituição terão acesso a esse curso. 2) Esse campo é específico para cursos por disciplina. Indica se uma disciplina poderá se repetir a cada ciclo do currículo ou se haverá um cadastro único da mesma no curso. 3) O campo "Grau" indica a hierarquia dos cursos oferecidos. 4) Tipo de Estrutura define se a matrícula será no curso ou no produto. 5) Área de estudo é um campo utilizado para as instituições que utilizam o módulo Vestibular e indica a área de conhecimento desse curso. 6) Quantidade de ciclos para matrícula indica quantos ciclos, além do que o a- luno está cursando, cujas disciplinas serão disponibilizadas para sua rematrícula nos portais e na manutenção de matrícula. 7) "Permite múltiplas matrículas" é um campo disponível quando o curso é por disciplina; habilita a possibilidade de mais de uma matrícula principal dentro de um mesmo período letivo. 8) Estrutura acadêmica é usada para organização dos cursos dentro do sistema. Nela deverá ser indicado a qual grupo o curso pertence, a fim de que este possa ser listado para seleção na emissão de relatórios de forma amigável ao usuário. 9) "Tipo de consistência de carga horária nos horários" faz um comparativo entre a quantidade de CH informada para o professor na montagem de horários e a informada na base curricular ativa do curso Cobrança Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 43

44 nanceiro Cobrança. Nesta aba é definida com o será a cobrança do curso. Será vista no módulo Fi Ciclos Na aba ciclo, são informados os ciclos (etapas, séries, semestres) que compõem o curso. Por exemplo, o Ensino Médio que possui 3 ciclos: 1, 2 e 3 ano. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 44

45 Nesta aba podem ser cadastradas as classificações financeiras de cada ciclo, mas esta é uma parametrização que será abordada no manual do módulo Financeiro Tesouraria. No cadastro do ciclo é necessário atenção no campo número, pois é ele quem indica a hierarquia dos ciclos deste curso Coordenação Esta aba deve ser utilizada para informar o coordenador e o núcleo de coordenação que estão relacionados ao curso selecionado. O Coordenador a ser informado pode ou não fazer parte do mesmo núcleo de coordenação informado abaixo. Aqui é possível informar o núcleo de coordenação e o coordenador para que nos portais seja possível realizar o controle de permissões para os dois tipos de papéis de pessoa (coordenador e participante de núcleo de coordenação) Período de matrícula Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 45

46 Acd_CadPeriodoMatricula.dll Neste programa, vinculam-se os cursos ao período letivo selecionado, possibilitando o início do processo. Para exibir a lista dos cursos e visualizar quais tem período de matrícula aberto ou fechado, clique em "Listar". Caso haja algum curso novo que ainda não tenha sido vinculado ao período letivo atual, o sistema perguntará ao usuário se deseja vinculá-lo ao período. Para encerrar o período de matrícula de um curso é necessário que as turmas estejam encerradas Parâmetros de ciclo Sec_CadParametroCiclo.dll Esse programa configura as regras de funcionamento (dias letivos, resultados, avaliação) de cada curso e ciclo da instituição. Nos cursos por disciplina, o Combo box Ciclo ficará desabilitado e os parâmetros cadastrados valerão para todo o curso Geral Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 46

47 baixo: 1) O Controle de frequência oferece duas opções que serão exemplificadas a- Dias Letivos: para frequências e faltas, o aluno de um ciclo com esse controle de receberá apenas uma registro por dia (comumente usado até as séries iniciais do Ensino Fundamental). Horas Aula: neste caso, o aluno recebe o número de presenças e faltas correspondente à quantidade de períodos (horas aula - comum a partir do 5 ano do Ensino Fundamental). 2) Faixas para frequência é o parâmetro que define qual a porcentagem de freqüência mínima exigido para aprovação, de acordo com uma faixa de CH cursada e também o percentual mínimo de freqüência para recuperação terapêutica. 3) Duração de 1 h/aula deve ser configurado, caso a instituição utilize, de acordo com o tempo em minutos que representa 1 hora/aula. Exemplo: se preenchido com o valor 50, o sistema compreenderá que 1 hora/aula possui 50 minutos. Esta informação será utilizada na emissão de histórico por ciclo que possui a opção avançada de listagem da carga horária em hora/minuto Módulos Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 47

48 do ciclo. Nessa tela configuramos a quantidade e demais informações sobre os módulos As informações de data de início e término são obrigatórias para os clientes que utilizam o diário eletrônico, pois é através delas que são calculadas as horas-aula das disciplinas. Nota mínima: indica o valor mínimo que será considerado como nota do módulo. Caso o aluno obtenha um valor abaixo do mínimo, o sistema substitui pela nota informada neste campo. Nota máxima: campo normalmente utilizado por instituições de ensino que trabalham com somatório de pontos. Neste campo é indicado o valor máximo que pode ser obtido pelo aluno em cada módulo. Preventiva máxima: utilizada para informar a nota máxima que poderá ser obtida pelo aluno na recuperação preventiva. Média máxima: deve ser utilizada para informar a nota máxima da média que poderá se obtida pelo aluno em cada módulo. Calcula o módulo atual conforme a quantidade de avaliações informadas para cada aluno: permite que, na mesma turma, haja alunos com resultado Aprovado (com notas informadas) e Cursando (sem as notas informadas). Isso permi- Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 48

49 te que o professor libere as notas parciais de alguns alunos, e para aqueles cujas notas ainda não forem divulgadas continuarão com a situação Cursando Resultados Aqui são selecionados, de acordo com o regimento da instituição, os itens cadastrados no Cadastro de resultados, visto anteriormente. São exigidos de acordo com as configurações da aba Avaliações Avaliação Nesta aba, são configuradas as parametrizações que indicarão como será a forma de avaliação, os boletins, os conceitos, as faixas para nota/cálculo e os instrumentos para avaliação dos alunos do ciclo/curso que está sendo parametrizado Forma de avaliação Aqui são configuradas as informações relativas às avaliações. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 49

50 No Modelo de cálculo existem duas opções que devem ser destacadas: Padrão: efetua o cálculo de acordo com a quantidade de módulos, médias e pesos. Repete última nota: atribui a nota do último módulo como média final. Padrão transformando nota das médias em conceito: efetua o cálculo de a- cordo com a quantidade de módulos, médias e pesos e utiliza a faixa de notas para transformá-las em conceitos. Médias: neste parâmetro dois campos devem ser preenchidos: Passar direto: indica qual a média final o aluno deve obter para ser aprovado ao término do período letivo. Aprovação: este parâmetro indica qual a média mínima anual que um aluno precisa obter após a recuperação ou exame para ser aprovado. Arredondamentos: para media final ou parcial. Ou ainda cálculos de parciais/nota utilizada na web. Recuperação preventiva: indica que será informado no sistema, além da avaliação do módulo, o resultado da recuperação preventiva, oferecida em paralelo ao andamento do módulo. Possui os seguintes modelos de cálculo: Substitui: a avaliação da preventiva substituirá a do módulo. Substitui se maior: consiste se a nota (e/ou conceito) obtida na preventiva é maior que a nota (e/ou conceito) do módulo e a substitui se for maior. Substitui se maior e recursiva. Calcula média: para o cálculo da média do módulo, leva em consideração a nota do módulo e a nota da preventiva. Calcula média se maior: a nota da preventiva será considerada para fins de cálculo de média se for maior do que a nota do módulo. Calcula média acumulada e substitui se maior: este tipo de preventiva somente fica disponível se o modelo de cálculo das avaliações for 3- Repete última nota. Esta opção calcula a média entre a nota do módulo e a recuperação Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 50

51 preventiva. Caso esta média seja maior que a nota do módulo, o aluno ficará com a nota desta média. Recuperação terapêutica: acontece ao fim do período letivo e disponibiliza os seguintes modelos de cálculo da média final: Substitui: indica que a nota da recuperação terapêutica substitui a média parcial do aluno. Calcula média: calcula a média final do aluno entre a média parcial e a recuperação terapêutica. Pega maior: verifica entre a média parcial do aluno e a nota da recuperação terapêutica, qual é a maior e a utiliza como média final do aluno. Calcula média se maior: se a nota da recuperação for maior calcula a média. N disc.: indica a quantidade máxima de disciplina s em que o aluno terá direito a cursar a recuperação terapêutica. Não tendo a média mínima em um número de disciplinas maior do que o informado, o aluno reprovará automaticamente. Exame: é a última avaliação que o aluno pode prestar para evitar a reprovação (ou a progressão, se for utilizada no ciclo) que acontece após as avaliações de recuperação. Neste parâmetro os seguintes campos devem ser informados: Tipo Substitui recuperação: a nota que o aluno obtiver substitui automaticamente a nota da recuperação, independentemente se for maior ou menor. Tipo Substitui média anual: a média obtida pelo aluno será tratada como final. Tipo Calcula média: calcula a média final a partir da média do exame e a média parcial. N disc.: indica a quantidade de componentes em qu e o aluno poderá ter a- cesso ao exame. Peso: se o tipo do exame usado for Calcula média, este campo deve ser informado para que o sistema calcule a média final. Média mínima para exame: indica qual o valor mínimo de média parcial que um aluno deve ter obtido para fazer o exame. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 51

52 Dependência: O termo adotado pela atual LDBEN é Progressão e indica se a instituição oferecerá a possibilidade do aluno reprovado ser promovido para a série seguinte cursando os componentes reprovados. O parâmetro N disc. define qual o número máximo de disciplinas em que o aluno pode ter sido reprovado para ter cursar a progressão. Média parcial: Calcula a média parcial do aluno durante o período letivo. Usar média adicional por pontos: parâmetros criados para atendimento à legislação do Estado de Santa Catarina. Será tratado em um módulo específico Boletim Usar boletim é um parâmetro que indica se os alunos do ciclo em questão terão seus boletins impressos (a maneira de imprimir o boletim será detalhada na seção Relatórios ). Nesta aba os itens selecionados em Forma de avaliação recebem a nomenclatura exibida no relatório. Por exemplo, a instituição pode usar o que o sistema chama de Recuperação, mas o nome usado para esta avaliação é Oportunidade Adicional. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 52

53 Conversão de conceitos Esta aba é usada para ciclos que possuem a forma de avaliação por Conceito ou por Nota/Conceito. Nela, informa-se a maneira como os conceitos serão tratados pelo sistema Faixas para Notas/Cálculo Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 53

54 Funcionalidade utilizada nas instituições que necessitam ter um arredondamento às médias, dentro de faixas cadastradas. Também é possível selecionar a maneira de utilização das mesmas Instrumentos para avaliação Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 54

55 Na aba de Instrumentos para avaliação são parametrizados os meios, além das Formas de avaliação informadas anteriormente, que serão utilizadas em cada curso/ciclo. A cada item que for usado, é necessário que seja informado o nome utilizado pela escola e que será exibido nos documentos Disciplinas SEC_CadDisciplina.dll No cadastro de disciplinas são informadas as que farão parte da base curricular dos cursos que a instituição de ensino oferece e também as oriundas de outras instituições, utilizadas na inclusão de históricos externos Currículos SEC_CadCurriculo.dll No currículo informamos os dados da base curricular de um curso. Observe nas telas abaixo, as principais características deste cadastro. Só poderá haver um currículo ativo por curso. Após sua desativação, ele pode continuar sendo usado pelos alunos que ainda estiverem matriculados nele, mas não poderá ser usado para novas matrículas. Dentro do cadastro de currículos existem as seguintes abas: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 55

56 Currículo Contem as informações principais que vão descrevê-lo e associá-lo a algum curso. Dentro desta aba são encontradas as seguintes sub abas: Geral, onde os seguintes itens devem ser destacados: 1) Máximo períodos conclusão : informação do máximo de períodos que um a- luno tem para concluir um curso. 2) Máximo período afastado : informação da quantidade máxima de períodos que um aluno pode ficar afastado da instituição, mas ainda com vínculo. 3) Mínimo de créditos optativos indica um número mínimo de créditos optativos que o aluno precisa cursar para concluir o curso. 5) Carga horária mínima parametriza qual o valor mínimo de horas que o aluno deve cursar para concluir o curso. Ciclos, que é onde ficará definido qual o número inicial e final de créditos equivalentes a cada ciclo do curso. Atividades onde são vinculadas as atividades complementares exigidas para o aluno obter a certificação. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 56

57 Base curricular É a aba onde as disciplinas são associadas aos ciclos do curso selecionado. Também é nesta aba que são informadas as equivalências de ciclo (de cursos por ciclo). Observe como são inseridas as disciplinas e as equivalências de cursos nas telas abaixo: Base curricular>> Provas através do botão Incluir é possível cadastrar as provas de proeficiência para as respectivas disciplinas. Base curricular>> Disciplinas, usando o botão Incluir, são cadastradas as disciplinas que devem constar no currículo do curso. Créditos matrícula e Créditos cobrança : estes campos devem ser preenchidos de acordo com o respectivo número de créditos a serem contados pelo sistema na matrícula e também para fins de cobrança. Extracurricular: Indica que a disciplina não faz parte dos componentes obrigatórios da base curricular. Usa estágio: informa se essa é uma disciplina específica de estágio, cujas informações deverão ser listadas especificamente. Na aba Carga horária são informados os dados referentes às horas semanais e totais que a disciplina é ministrada. É dividida em horas práticas e/ou teóricas. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 57

58 Programas: Nesta aba é informado o programa da disciplina. Pode ser guardado a cada ano/semestre. Competência: Nesse campo podemos informar as competências que serão desenvolvidas nos alunos. Podem ser listadas em relatórios como boletim e históricos/certificados. Equivalências: rotina utilizada em cursos por disciplina para registro das equivalências automáticas entre cursos e dentro do próprio curso. Dispensa um aluno de cursar uma disciplina já cursada dentro dos critérios: Próprio curso/currículo: o sistema dispensará um aluno de cursar a disciplina que está sendo cadastrada caso ela já tenha sido cursada (com aprovação) dentro do próprio curso e currículo matriculado. Próprio curso/ciclo: o sistema dispensará um aluno de cursar a disciplina que está sendo cadastrada caso ela já tenha sido cursada (com aprovação) dentro do próprio curso e ciclo cujo componente curricular é pertencente. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 58

59 Próprio curso: o sistema dispensará um aluno de cursar a disciplina que está sendo cadastrada caso ela já tenha sido cursada (com aprovação) dentro do próprio curso matriculado. Em qualquer curso: o sistema dispensará um aluno de cursar a disciplina que está sendo cadastrada caso ela já tenha sido cursada (com aprovação) em qualquer curso. Para os casos em que uma disciplina equivale a uma ou mais disciplinas diferentes da que está sendo cadastrada, são inclusas equivalências. Para inserir uma equivalência, informe a validade da equivalência, inserindo período inicial e final, se a turma com disciplina equivalente será disponibilizada para matrícula no portal do aluno, e então, clique no botão Incluir. A tela abaixo será exibida com os seguintes campos a serem preenchidos: Essa rotina é utilizada em cursos por ciclos em que há equivalência de ciclos entre eles. Um exemplo pode ser uma troca do curso técnico (integrado ao ensino médio) para o ensino médio (normal), onde não é necessário cursar novamente os ciclos concluídos. Atividade: aqui é possível selecionar uma atividade que esteja vinculada ao ciclo deste currículo através da DLL Sec_CadAtividade.dll. Ela será associada à disciplina selecionada. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 59

60 Ementa: nesta aba é possível informar a ementa da disciplina. Bibliografia: pode ser integrada com a base de dados Pergamum (configurada nos parâmetros de secretaria) ou não. Observe o diagrama abaixo que ilustra a maneira que a equivalência de currículos funciona: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 60

61 5.10. Cadastro de Turma Acd_CadTurma.dll Nesse cadastro são criadas as turmas de cada ciclo/curso ou disciplina/ciclo/curso. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 61

62 Existem quatro tipos de turma: Principal: turma de vinculação do aluno ao curso/ciclo. A turma principal é usada tanto para cursos por ciclo quanto por disciplina. Nesse último caso, cada disciplina terá uma turma correspondente. Disciplina: Criação das turmas das disciplinas. Livre: turma criada para cursos livres. ciclos. Mista: turma por disciplina que será utilizada para mesclar alunos de diferentes será detalhado neste momento. O botão Horários será tratado em um tópico específico, portanto não Dentro do cadastro de turmas existem 4 abas, listadas abaixo: monitorado. Oferta de estágio: campos utilizados caso a instituição trabalhe com estágio Liberação de vagas mínimo: caso uma turma seja fechada sem o número mínimo de alunos, nessa tela são listadas as informações inseridas pelo usuário que executou essa operação. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 62

63 Situação (histórico): todas as operações envolvendo as turmas são registradas, juntamente com o nome do usuário e uma justificativa. Observações: campos livres para registro de informações. Turma Por Disciplina: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 63

64 A diferença na criação de uma turma por disciplina é que o sistema irá solicitar a disciplina e o currículo aos quais a mesma pertence. As demais atividades do processo Turma devem ser feitas normalmente Replicar Turmas Essa rotina replica, de um período letivo para outro, as turmas existentes (por ciclo ou por disciplina), além de termos opções de replicarmos também os professores que as ministram atualmente e os horários informados. Para a atualização dos dados, é necessária a informação das datas de início e término. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 64

65 5.12. Horários da Instituição Hor_CadHorarioEscola.dll Neste cadastro deve-se informar o horário de funcionamento da instituição. No campo disponibilidade são cadastrados, um a um, os horários em que a escola funciona para cada dia. Dessa maneira é possível alterar o horário qualquer dia da semana, pois seus horários são independentes Planos de horário Hor_CadPlanoHorario.dll o utilizado. O plano de horário é usado para vincular cursos/turnos/períodos de acordo com Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 65

66 Após inserir uma descrição para o plano de horário, deve-se selecionar um tipo para ele, podendo ser: Semanal Simplificado: vincula professor à disciplina, não necessitando de informações sobre dias/horários. Semanal Estruturado: vincula o professor à disciplina, dia da semana e períodos diários. diários. Dia letivo: vincula o professor à disciplina, dia do mês, da semana e períodos Cadastro de professores ACD_CadProfessor.dll Da mesma forma que no cadastro de alunos, apenas a aba Professor, referente a este papel, será especificada neste momento. Observe abaixo cada uma das suas sub abas: Dados do professor: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 66

67 Na aba dados do professor deve-se informar o Apelido no campo Nome de guerra. Também é nesta sub-aba que são inseridas observações para este professor e o tipo de profissional que ele é (normalmente usado para dizer se o professor é efetivo, estagiário ou outro) utilizando o cadastro de tipo de professor. Disponibilidade: A disponibilidade do professor é usada para indicar quais os dias e horários ele está disponível na instituição. Nesta aba é possível incluir as disponibilidades uma a uma, Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 67

68 clicando no botão Incluir, ou importar os Horários da Instituição. Na parte inferior da tela, correspondente ao campo Consulta disponibilidade, é possível visualizar um gráfico do registro dessas informações. Currículo/contratos O campo Currículo é usado para cadastro de informações sobre a vida profissional do professor. Os contratos são vinculados automaticamente e somente nas instituições que controlam o pagamento desses profissionais diretamente pelo módulo GVcollege Cobrança Contas a Pagar. Habilitação: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 68

69 a lecionar. Neste campo serão informadas as disciplinas em que o professor está habilitado Isso faz com que o professor seja vinculado somente às disciplinas, cursos e ciclos cadastrados em suas habilitações Montagem de Horário Hor_MontagemHorarios.dll Essa rotina, dependendo do tipo de plano de horários, vincula o professor a uma turma, disciplina e horário através do botão Professor. Existe a possibilidade de vincular mais de um professor à mesma turma/disciplina, mas somente um será o titular. Há também a opção de Replicação de professores, disponível ao salvar os professores de uma turma/disciplina, (desde que existam outras turmas para o mesmo período). Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 69

70 Caso o curso/ciclo selecionado utilize um plano de horário estruturado ou por dias letivos, o botão Horário ficará ativo para que sejam informados os horários de realização da turma/disciplina. Existe também um botão chamado Exceções, que deve ser usado para informar eventualidades do tipo Aula cancelada ou Aula adicional. Para incluir uma exceção através deste botão, informe a data e o turno em que esta atividade ocorrerá. Na opção Tipo exceção, indique se esta exceção é uma aula cancelada ou uma aula adicional que o professor oferecerá (caso o tipo selecionado seja aula adicional, informe a disciplina que será ministrada). Logo abaixo na lista de períodos disponíveis serão disponibilizados os horários em que o professor poderá cadastrar a exceção. Ao enviar o(s) período(s) par a lista de períodos selecionados, o sistema compreenderá que neste(s) período(s) haverá a exceção informada acima. Essas informações são mostradas no diário eletrônico. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 70

71 6. Matrícula de Alunos Novos 6.1. Cadastro de Aluno ACD_CadAluno.dll O Cadastro de Aluno é a associação direta de uma pessoa física a esse papel (aluno). Por este motivo, a aba Dados de pessoa, detalhada no capítulo referente ao Cadastro de Pessoa, não será mencionada novamente. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 71

72 Matrícula Nesta tela podem ser consultadas informações referentes às matrículas do aluno Observações aluno é oriundo. 1) Em Instituição de origem é informada ou cadastrada a instituição de onde o 2) O cadastro de observações é utilizado para informações gerais. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 72

73 Situação de documentos 1) Neste lado, são listados todos os documentos disponíveis para seleção, de acordo com o Cadastro de Documentos. 2) Nos Documentos exigidos/entregues são listados os documentos que foram solicitados ao aluno e os entregues são marcados no check box. 3) Esse botão acessa o Cadastro de Documentos. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 73

74 6.2. Matrícula Principal Sec_Matricula.dll A matrícula principal é usada tanto para cursos por ciclo quanto por cursos por disciplina. É o vínculo do aluno com a instituição/curso. Nesta tela são encontrados os botões listados abaixo: Através do botão Opções é possível definir quem será listado como padrão na matrícula do aluno para os papeis de: Responsável Financeiro, Responsável Contrato, Responsável Educacional Inclusão de Matrícula Para matricular um aluno é necessário clicar no botão Matricular que abre a seguinte tela para preenchimento: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 74

75 1) Aqui é possível indicar a turma pertinente ao ciclo e curso selecionados em que o aluno será matriculado. estiver habilitado no Parâmetros Acadêmico. O botão de cadastro da turma só estará disponível se Origem de matrícula. 2) Neste item é indicada a origem de matrícula do aluno, conforme o cadastro de 3) Este campo fica disponível somente se a turma estiver aberta e se houver permissão de execução no subprograma Mudarmatriculaconfirmada relacionado à SEC_Matricula.dll. Isso porque uma turma fechada só pode conter alunos com matrícula confirmada. 4) Tem o propósito de apontar ao portal do aluno que o processo de matrícula está liberado para execução na web quando o responsável financeiro pela matrícula não for a própria pessoa, ou seja, caso a matrícula tenha um responsável financeiro que não seja o Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 75

76 próprio aluno, este responsável deverá indicar que permite ao aluno a execução da matrícula pela web. Para as matrículas cujo responsável financeiro é o próprio aluno a matrícula é liberada automaticamente (independentemente do parâmetro) Editar Ao editar uma matrícula, podemos alterar informações como origem de matrícula, confirmação, data e responsáveis ativos. Os responsáveis que estarão disponíveis para edição serão os parametrizados no cadastro de curso Ajustar Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 76

77 Este programa é utilizado para ajustar a matrícula, alterando o curso ou série, inclusive nas parcelas já geradas. Porém ele estará disponível somente aos usuários que tiverem permissão de execução do subprograma Permiteajustarmatricula relacionado à SEC_Matricula.dll. Ao ajustar a matrícula de um aluno para um curso diferente, o sistema atualizará também os registros em relação aos eventos do aluno Afastar No botão Afastar, é onde deve ser indicado que um aluno está se desligando da instituição de ensino. É necessário informar a causa e a data do afastamento. Se o controle de inadimplência for utilizado, neste momento será feita uma verificação das pendências do aluno Remanejar Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 77

78 Remanejar é o termo que indica a troca de turma. No campo Nova turma, indique qual será a turma de destino do aluno. Após a digitação de notas, só é possível remanejar o aluno para uma turma fechada e com boletim gerado Excluir Para efetuar a exclusão de uma matrícula, o sistema verifica se há alguma parcela vinculada e também analisa a situação da turma (não pode ter avaliações informadas). Caso exista algum desses casos a matrícula é mantida, mas afastada com uma causa de saída que indique Exclusão. Nesse caso é desconsiderada como ativa. Caso atenda aos requisitos acima, é excluída definitivamente do sistema Tesouraria Esse botão possui três funcionalidades do módulo GVcollege Cobrança e por isso, depende das permissões do usuário conectado para serem disponibilizadas. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 78

79 Plano de Pagamento: Utilizado quando é necessário efetuar a geração de parcelas para o aluno. Para isso, os planos de pagamento devem ser previamente cadastrados. Manutenção de Parcelas: Nesse item é possível acessar a tela de manutenção de parcelas, onde é listada toda a vida financeira do aluno, além de ser possível incluir novas parcelas. Excluir, editar, imprimir bloquetos, entre outras funcionalidades. os alunos. Contratos: Esta opção é utilizada para efetuar a emissão dos contratos para Liberações Este botão também exibe outras três opções, conforme o que segue abaixo: Liberação vagas: possibilita matricular o aluno em uma turma mesmo que esta tenha atingido o número máximo de alunos matriculados. Liberação afastamento: o sistema faz uma verificação da matrícula do aluno em relação ao máximo de períodos informados no cadastro de currículo, que um aluno pode ficar afastado ainda com vínculo à instituição. Caso o limite tenha excedido, o sistema avisa sobre a impossibilidade de se efetuar a matrícula para esse aluno. Liberação jubilamento: Esta opção libera o aluno do afastamento automático por jubilamento, ou seja, mesmo que o aluno não tenha concluído o curso no limite máximo de períodos, poderá efetuar a sua matrícula. Liberação devedores: Esta opção possibilita que o usuário realize a liberação de dívida do aluno independentemente do aluno ter ou não matrícula na instituição logada. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 79

80 Situações do Aluno Essa tela lista um histórico das situações do aluno em cada curso matriculado. Obedece aos parâmetros da secretaria para a informação automática, mas também pode ser inserida manualmente. As situações desta tela podem ser alteradas desde que não tenham sido incluídas pelo sistema Forma de Ingresso SEC_CadFormaIngressoAluno.dll A forma de ingresso é usada para cursos superiores, onde informar a forma de ingresso é obrigatório para a listagem de documentos. Para ativar essa funcionalidade, é necessário digitar o número 3 no campo Grau do cadastro do curso. Também é necessário cadastrar as formas de ingresso através da DLL SEC_CadFormaIngressoAluno.dll. Caso a instituição utilize o módulo GVcollege Vestibular, os dados referentes ao processo seletivo serão trazidos automaticamente. Caso não utilize tal módulo, mas a forma de ingresso seja Vestibular, é possível efetuar o cadastro através do botão Cadastro. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 80

81 estiver sendo matriculado em um curso de grau 3. A forma de ingresso será exigida pelo sistema quando o aluno 6.3. Matrícula por disciplina Sec_MatriculaDisciplina.dll disciplinas escolhidas. A Matrícula por disciplina é usada para efetuar a matrícula de um aluno nas Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 81

82 1) Neste espaço são exibidas as matrículas principais do aluno no curso selecionado. O campo Disciplina possível contém a lista dos componentes curriculares possíveis do aluno efetuar a sua matrícula (inclusive as disciplinas já cursadas que estejam liberadas através do Cadastro de Liberação de Disciplinas já Cursadas no botão Liberações-> Lib. disciplinas já aprovadas). O programa faz a verificação das disciplinas aprovadas, das equivalências, de pré-requisitos e de aproveitamentos de estudos. Para exibir a listagem destas disciplinas, basta clicar no botão Carregar. Ao clicar com o botão direito em cima de uma das disciplinas temos as opções de equivalências e vagas disponíveis. No campo Disciplina escolhida é possível visualizar as disciplinas em que o a- luno está matriculado e as informações referentes às turmas que estão vinculadas a estas disciplinas. Também são listadas informações como o resultado nas disciplinas, sua situação na turma, suas dispensas e a origem de matrícula. 2) O botão histórico lista as Aprovações, Reprovações, Disciplinas não cursadas, e qual disciplina o aluno está Cursando. Também é através dele que incluímos aproveitamentos e equivalências. 3) O botão dispensar é usado para dispensar um aluno, isentando-o de frequentar as aulas de determinadas disciplinas. Para isto basta selecionar uma Causa de dispensa previamente cadastrada. 4) Este item diz respeito ao cadastro de observações por aluno que serão exibidas no seu histórico. A aba Em outro curso é usada para matricular o aluno em disciplinas de outro curso, não necessitando uma matrícula principal. É possível a seleção de disciplinas não integrantes da base curricular. Ao clicar com o botão direito em cima de uma das disciplinas temos as opções de equivalências e vagas disponíveis Liberação para matrículas em disciplinas já aprovadas SEC_CadLiberacaoDiscAprovadas.dll Informe neste cadastro todas as disciplinas me que o aluno poderá se rematricular mesmo que ele já tenha sido aprovado na mesma. Para isto selecione o curso, currículo, Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 82

83 ciclo a que a disciplina pertence, e finalmente, qual a disciplina poderá ser cursada pelo aluno caso ele já tenha sido aprovado nela. A justificativa deve ser informada obrigatoriamente por motivos de segurança. Caso ela não seja informada, o sistema não prosseguirá com o cadastro da liberação. 7. Montagem de Turmas SEC_MontagemTurmas.dll A montagem de turmas é usada para distribuir alunos entre as turmas disponíveis, conforme a necessidade ou preferência da instituição. Para fazer a Montagem de Turmas, informe o curso e ciclo que será ajustado. No campo à esquerda, selecione a turma de origem, e à direita selecione a turma que receberá estes alunos. Depois disto envie os alunos da esquerda para a direita para que a montagem seja efetuada. O botão Transferir é usado para facilitar o envio de determinado aluno para outra turma através do seu número de matrícula. Ao clicar neste botão, o aluno vai para a turma selecionada à direita. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 83

84 8. Ajuste de Turmas O ajuste de turmas é usado para enviar alunos com matrícula não confirmada para turmas criadas especificamente para recebê-los, e para que na turma inicial constem apenas alunos com matrícula confirmada e ela possa ser fechada. A turma que os recebe fica composta por alunos com matrícula não confirmada, o que impede que elas sejam fechadas, facilitando a movimentação destes alunos caso haja algum que confirme matrícula após o fechamento de turmas, essa movimentação não fica gravada no sistema como um remanejo. Para realizar o ajuste, informe o ciclo que será ajustado. O campo Considerar matrículas confirmadas que não tenham matrículas por disciplinas é usado para indicar se os alunos que possuem matrícula confirmada em turmas principais, mas não em turmas por disciplinas também sejam ajustados. Em Ajuste de turma, informe a data de saída dos alunos do ciclo e uma Causa de Saída que indique exclusão. Utilize a Checkbox correspondente para Excluir parcelas pendentes dos alunos que estão sendo excluídos, e se necessário Cancelar parcelas contabilizadas, indique a data em que foram contabilizadas e, de preferência, mantenha o motivo com o Ajuste de turmas. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 84

85 9. Fechamento de Turmas Rotina utilizada para informar ao sistema que uma turma é oficial, isso é, sem a- lunos provisórios e disponível para a impressão dos diários oficiais. É feita uma verificação dos alunos que não tenham matrículas confirmadas e também se a quantidade mínima de alunos contempla o informado no cadastro de turmas. 10. Geração de Boletins A geração de boletins cria na base de dados os campos necessários para receberem as informações de acordo com o tipo de avaliações informadas nos parâmetros de ciclo. É específica do GVcollege e deve ser rodada antes do cadastro dessas avaliações. 11. Avaliações Formas de avaliação Existem várias formas de avaliar um aluno. O sistema GVcollege contempla esta necessidade com os programas descritos abaixo Pareceres por turma SEC_CadParecerTurma.dll Este programa também pode ser acessado dentro do Cadastro de notas através do botão Outras avaliações. É nele que são informadas as demais avaliações realizadas além dos conceitos e notas. Estas avaliações são: Pareceres e recomendações por aluno Pareceres e recomendações por disciplina Objetivos Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 85

86 Pareceres descritivos Da mesma forma que no cadastro de notas, após a digitação da avaliação de cada uma das abas, clique no botão Salvar e ao término da inserção de todos os dados clique em Calcular para que o sistema calcule as informações Cadastro de pareceres e recomendações (parecer sócio-afetivo) SEC_CadParecer.dll Neste cadastro são informadas as recomendações ou pareceres que serão usados no cadastro de notas. Para isso é necessário selecionar na tela deste cadastro se o que está sendo inserido é um parecer ou uma recomendação e se é válido para aluno, disciplina ou para ambos. Observe na próxima ilustração alguns exemplos de pareceres e recomendações: Para vincular o parecer ao aluno/turma/disciplina, acesse o cadastro de Pareceres por Turma Objetivos Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 86

87 Para que os objetivos sejam usados, é necessário que esteja configurado o uso no cadastro de curso e também os parâmetros de ciclo Grupos para objetivos SEC_CadObjetivoGrupo.dll Este cadastro serve para agrupar os objetivos de acordo com a forma que são avaliados. Exemplo: Desenvolver pensamentos, Concluir e aplicar conceitos Cadastro de objetivos SEC_CadObjetivo.dll Este cadastro é usado para inserir um objetivo por disciplina para os alunos de determinada turma de um curso, conforme seleção. Também é possível selecionar um ou mais módulos do curso que poderão usar os objetivos cadastrados. O mesmo código de identificação pode ser usado para mais de um objetivo desde que para módulos diferentes e com descrição do objetivo também diferente No botão Replicar há a possibilidade de selecionar para qual curso, currículo, ciclo, turma e disciplina o mesmo objetivo poderá ser usado. Há também a opção de Sobrescrever o objetivo existente ou Manter o objetivo original (esta opção mantém o objetivo existente e acrescenta o novo) Pareceres Descritivos Também acessado pelos Pareceres da Turma, esse cadastro possibilita a inserção dos pareceres descritivos dos alunos. Esses pareceres são as descrições em forma de texto de como o aluno de desenvolve e aprende durante um módulo. Também é acessado pelos Pareceres da Turma. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 87

88 Notas e Conceitos Por aluno SEC_CadNotaAluno.dll No cadastro de notas por aluno é possível cadastrar as avaliações individualmente. Deve-se informar o Módulo que terá suas avaliações registradas e os Dias de falta do aluno. Em Cadastrar informe quais informações serão digitadas entre Nota, Aulas e Preventiva (caso o parâmetro do ciclo onde o aluno está matriculado utilize a avaliação preventiva). Se a avaliação do ciclo em que o aluno está matriculado for conceitual, é possível selecionar a opção Converter conceitos para que o usuário possa digitar o código do conceito e para que o sistema converta para o conceito correspondente. No botão Outras Avaliações é possível informar outros tipos de avaliação conforme o parâmetro de ciclo em que o aluno está matriculado, como pareceres e recomendações do aluno (e quantos pareceres e/ou quantas recomendações o aluno poderá receber), os pareceres e recomendações por disciplina (assim como a quantidade de pareceres e recomendações que o aluno receberá em cada disciplina), os objetivos do aluno e, por fim, os pareceres descritivos referente à turma e/ou às disciplinas em que o aluno está matriculado. O botão Just. Faltas é utilizado no diário de classe eletrônico. Refere-se às justificativas do aluno cadastradas através dos portais, e também pode ser usado para informálas dentro do sistema GVcollege. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 88

89 Após o cadastro dessa informação, clique no botão Salvar. Ao fim de toda digitação clique em Calcular para que o sistema realize os cálculos Por turma SEC_CadNotaTurma.dll Selecione o curso, ciclo, turma e a disciplina que terá as avaliações registradas no sistema. Após a avaliação para cada disciplina clique no botão Salvar, e ao fim de toda digitação clique em Calcular para que o sistema realize os cálculos. O botão Outras Avaliações funciona da mesma forma que no cadastro de notas por aluno. Já no botão Avançado, são encontradas as seguintes opções: Atribuir: pode ser utilizado para desfazer a digitação das informações de todas as disciplinas, e também, cadastrar o mesmo resultado avaliativo (nota/conceito e/ou preventiva) para todos os alunos da disciplina. Boletim: exibe as mesmas informações que o botão Boletim do cadastro de notas do aluno. Canhoto: tanto o canhoto de Notas, Notas parciais e Notas parciais completo são pequenos relatórios que podem ser impressos e que contém tais informações de notas de cada aluno da disciplina. Percentual de Digitação do Diário de Classe: permite o acompanhamento da digitação pelos professores das notas e faltas na web. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 89

90 Observações do Diário de Classe: por esse item pode-se editar as observações ou até mesmo incluir outras no diário de classe. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 90

91 12. Liberação de Digitação na WEB SEC_ControleDigitacaoNota.dll Este programa oferece ao usuário a possibilidade de visualizar a situação das disciplinas em relação ao portal de acordo com os filtros disponíveis na tela. Para visualizar tais informações selecione os filtros desejados e clique em Pesquisar. Outra funcionalidade deste programa é Liberar digitação e Bloquear digitação no portal. Para liberar as notas para a web as turmas deverão ter os diarios de classe gerados na Geração de diario de classe. Quaisquer alterações na montagem de horários ou nos parâmetros de ciclo que envolva o diário de classe, tornarão o mesmo em situação de inconsistente e precisarão ser novamente gerados. não é possível realizar a liberação de terapêutica e exame do diário de classe para digitação na web. 13. Encerramento de Turma SEC_EncerramentoTurmas.dll Ao término do período letivo e após todos os alunos terem resultado de conclusão, é possível encerrar as turmas que ocorreram no ano letivo que está terminando. Este é Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 91

92 um procedimento aconselhável por motivo de segurança, porque ao encerrar uma turma não é possível cadastrar nem editar as avaliações dos alunos e a ata final pode ser impressa e considerada um documento oficial e verídico, pois dessa forma há total certeza que nenhuma informação foi alterada através do sistema. Caso haja necessidade, é possível desencerrar uma turma. Serão gravadas as informações referentes ao usuário, dia e horário desse procedimento. Essa rotina verifica a conclusão do curso em cada aluno e gera a certificação, gravando a data de conclusão como data de colação de grau desse aluno. Para cancelar os certificados das turmas encerradas é necessário que o usuário possua permissões no subprograma Cancelar certificados que são informadas no cadastro de programas. Ao encerrar uma turma uma caixa de texto é exibida, que permite optar por imprimir ou não as atas finais das turmas selecionadas. 14. Históricos, Certificados, Disciplinas Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 92

93 14.1. Modelos de históricos SEC_CadModelo.dll O cadastro de modelos de históricos/certificados tem como objetivo diferenciar informações a serem listadas nesses documentos, agrupando-as por curso(s). Caso o tipo de modelo cadastrado seja por Ciclo, é necessário informar a quantidade de ciclos que o aluno deverá ter cursado para que o sistema emita a certificação. A opção de origem da carga horária Horas aula por crédito do currículo do aluno é utilizada para cursos por disciplina. Essa opção calcula a CH de cada crédito e efetua o cálculo multiplicando pela CH das disciplinas. Ao cadastrar o(s) curso(s) pertencente(s) ao modelo de histórico indique se ele é o curso Principal ou Adicional. Este parâmetro é utilizado na emissão de histórico por ciclo caso o modelo contemple emissão de histórico com dois ou mais cursos. Neste caso o curso Principal será impresso na primeira página e o Adicional, nas demais páginas. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 93

94 14.2. Histórico Ciclo Inclusão SEC_HistoricoCiclo.dll este programa. Para a inclusão de históricos de alunos oriundos de outra instituição, utiliza-se A inclusão do histórico pode ser feita por Período ou por Horas minuto. Observe as diferenças existentes entre elas: Período: as horas aula são contabilizadas pelo número de períodos cursados pelo aluno, sendo que cada período é equivalente a uma hora aula. Horas minuto: cada período possui duração em minutos e as horas aula são registradas conforme a soma da duração de cada um. Para cada curso/ciclo já cursado pelo aluno, deve haver um histórico cadastrado no sistema. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 94

95 Na inclusão das disciplinas é possível importar uma base curricular existente no sistema (clicando no botão Importar BC ) ou buscar, clicando no botão Lista, as disciplinas disponíveis na instituição que correspondam às do histórico a ser inserido. Caso o total de faltas informado das disciplinas seja inferior ao número de faltas informado para o total do histórico, o sistema irá questionar o usuário perguntando se ele gostaria de corrigir o problema. Caso o usuário opte por corrigir, o sistema irá ajustar o número de faltas informado para o histórico de acordo com a soma das faltas informadas para cada disciplina. A diferença entre um histórico incluído e um cursado é que o cursado tem a Origem nomeada como Matrícula, e os históricos cadastrados por um usuário têm origem igual a Histórico e podem ser alterados Observações do aluno No botão Avançado do cadastro de históricos, uma das opções é Observações. Esse cadastro é usado para incluir as Observações do aluno que serão impressas nos documentos. Para incluir uma observação já existente no cadastro de observações gerais, clique no botão Incluir e informe a observação que será listada no documento do aluno referente à determinada matrícula. Ou digite um texto livremente para inserir uma observação específica do aluno. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 95

96 Emissão SEC_RelHistoricoCiclo.dll Há duas maneiras de emitir um histórico por ciclo. Uma delas é clicando no botão Avançado e na opção Histórico. Dessa maneira, a emissão do histórico é feita por aluno e fica dividida em quatro etapas até a etapa das opções de impressão. A segunda maneira é usar o programa Emissão histórico ciclo. A diferença é que neste programa também é possível emitir os Certificados para os alunos e a opção Seleção permite que o documento seja impresso Por aluno, Por turma ou Por aluno e currículo. Também existe a opção avançada que possibilita a emissão do relatório listando a carga horária por hora/minuto (configurada nos parâmetros de ciclo). Quando a opção avançada Listar reprovações for selecionada, todas as reprovações do aluno serão listadas, independentemente de sua matrícula atual. É necessário certificar-se de que as opções do botão Avançado estão de acordo com as informações que devem ser listadas no histórico. O histórico pode ser impresso frente e verso com um curso em cada página desde que o modelo contenha os dois cursos indicados e configurados como Principal e Adicional, respectivamente Histórico de Cursos por Disciplina Inclusão Sec_MatriculaDisciplina.dll A inclusão de um histórico por disciplina é feita através do programa Matrícula por disciplina ao clicar no botão Histórico. Esta operação abrirá uma tela onde são listadas as Aprovações, as Reprovações, as Disciplinas não cursadas, e as que o aluno ainda Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 96

97 está Cursando ; ambas separadas por abas. Ao clicar com o botão direito do mouse na aba Aprovações, é possível inserir dois tipos de históricos. Um deles é conhecido por Aproveitamento simples e o outro, chamado de Aproveitamento com equivalências Aproveitamento simples Acontece ao incluir um histórico por disciplina para o aluno. Neste caso diz-se que o aluno já cursou em outra instituição a mesma disciplina que existe na instituição que está lhe recebendo (este é o nome que será impressa no histórico). Este procedimento é feito clicando-se com o botão direito do mouse na tela de histórico e em seguida na opção incluir histórico Aproveitamento com equivalências Para fazer o aproveitamento de estudos com equivalência é necessário ter criado um aproveitamento simples para cada disciplina que terá equivalência e, em seguida, será possível clicar com o botão direito em um histórico e selecione a opção AE. Esta opção é usada para informar que a disciplina cursada pelo aluno equivale a uma existente na instituição que o está recebendo, e para que o nome da disciplina de origem seja impresso no histórico. No botão Manter equivalências as informações da(s) disciplina(s) do histórico de onde o aluno veio devem ser inseridas. É possível informar tantas quantas disciplinas forem equivalentes a uma das oferecidas na instituição que está recebendo o aluno Emissão de histórico SEC_RelHistoricoDisciplina.dll Neste programa são emitidos os históricos por disciplina. Assim como na emissão de histórico por ciclo, aqui também é possível emitir os Certificados Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 97

98 No botão avançado, são configuradas algumas opções como a impressão das disciplinas aproveitadas automaticamente (as que têm a equivalência informada no cadastro de base curricular do currículo). 15. Planos de Ensino Para serem utilizados no portal do professor, podemos montar modelos de estrutura de planos de ensino para serem usados como padrão. Para fazer isso, acesse o Cadastro de Modelos de Planos de Ensino e informe um nome na descrição. Depois, clique no botão INCLUIR e acrescente os campos que serão adotados como padrão. Caso ainda não existam, clique no botão incluir (...) e adicione os campos que serão utilizados. Após, clique em salvar. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 98

99 Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 99

100 16. Relatórios Assim como os cadastros são as entradas de dados no sistema, os relatórios servem para exibir as informações, ou seja, são as saídas do sistema. Outra característica do GVcollege é que a maioria desses relatórios podem ser personalizados conforme a necessidade de cada instituição de ensino. Vejam nos próximos subtópicos quais são os principais relatórios que podem ser extraídos do sistema e como parametrizar cada um deles: Mapas de turmas SEC_RelMapaTurmas.dll Mapa de turmas é um relatório que lista informações sobre a quantidade de turmas e alunos. Para emitir este relatório é necessário escolher se o tipo do mapa impresso será Analítico ou Sintético. O sistema GVcollege traz, automaticamente, o dia atual como data de referência de emissão deste relatório, mas esta informação pode ser alterada conforme a necessidade do usuário Mapa de avaliações e faltas SEC_RelMapaAvaliacoesFaltas.dll O Mapa de avaliações e faltas é um relatório que exibe informações sobre as avaliações (conforme o tipo de avaliação usado pela instituição) e a frequência dos alunos. No botão Avançado temos as opções a seguir: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 100

101 Outra tela importante é a de configuração do que deve ser listado relacionado aos módulos e resultados: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 101

102 16.3. Mapa de pareceres por disciplina SEC_RelMapaPareceresDisciplina.dll Neste cadastro é exibida uma relação de recomendações e/ou de pareceres das disciplinas selecionadas de um ciclo, sendo possível também, selecionar de qual (is) turma(s) e qual (is) módulo(s) essas avaliações serão listadas Planilha de objetivos SEC_RelPlanilhaObjetivos.dll Neste programa são emitidos os relatórios que exibem informações sobre os a- lunos e os objetivos a eles associados. Para emitir este relatório selecione o curso, ciclo, módulo e os alunos com quais situações serão impressos no campo Listar alunos. No botão avançado é possível inserir o nome da planilha que será impresso no topo do documento e configurar alguns parâmetros de impressão Extrato de notas SEC_RelExtratoNotas.dll Este relatório lista todas as notas do aluno obtidas na instituição até o momento da impressão. Para emitir o extrato de notas é necessário escolher uma das opções de Seleção, se a impressão será por turma ou por aluno. Caso a opção por turma seja selecionada, deve-se informar se o relatório deve listar as informações dos horários ou não, e quais origens de matrículas devem ser consideradas. Para a Seleção por aluno, a configuração do programa deve observar se o relatório deve Listar informações de horários ou não. Além disso, é necessário optar por uma das matrículas do aluno para que extrato de notas seja impresso Estatísticas de matrícula SEC_RelEstatisticaMatriculas.dll Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 102

103 Neste programa é possível selecionar três tipos de relatórios diferentes: Controle de vagas: Possui filtro por tipo de matrícula, que pode ser selecionadas confirmadas, não confirmadas ou ambas. Este relatório exibe uma relação de alunos, turnos e o número de vagas existentes para os ciclos selecionados de um curso. Alunos com matrículas não confirmadas: Com esta seleção é necessário optar por um tipo de quebra (esta opção serve para indicar ao fim de qual ponto o sistema deve gerar uma nova página de relatório). Alunos com matrículas confirmadas: a diferença de configuração deste relatório para o de alunos com matrículas não confirmadas está na possibilidade de filtrar os alunos por data de matrícula, assim como no relatório de Controle de vagas Estatística de alunos SEC_RelEstatisticasAluno.dll Este relatório exibe a quantidade de alunos com matrículas confirmadas ou não confirmadas na instituição, dentro de um intervalo de dias. Possui filtros por tipo de matrícula e também por classificação financeira Movimentação de alunos SEC_RelMovimentacaoDeAlunos.dll Este é um relatório que lista informações sobre qualquer tipo de movimentação dos alunos da instituição de ensino. É bastante usado para a obtenção das informações exigidas pelo CENSO ESCOLAR. Possui como filtros principais os listados abaixo: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 103

104 16.9. Relação de Famílias SEC_RelFamilia.dll Esse relatório lista a quantidade de famílias existentes na instituição. Nele, é possível estabelecer o critério a ser considerado para essa contagem. Também é possível filtrar famílias com determinado número de filhos Relatórios cadastrais ACD_RelCadastralAluno.dll O relatório cadastral traz várias informações pessoais disponíveis no cadastro do aluno e de pessoas vinculadas a ele, como pai e mãe, por exemplo. Possibilita filtragens por lista ou turma, por situação de alunos e também é usado para a emissão de listagem de aniversariantes. Possui três opções de saída: em relatório, documentos (cartas) ou em etiquetas Diário de classe SEC_RelDiarioClasse.dll Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 104

105 Nesse programa fazemos a impressão do diário de classe oficial da instituição. A emissão desse documento dependerá de algumas etapas de configuração: pode ser emitido por professor ou por turma, podem ser disponibilizadas as médias de módulos anteriores (avaliações), e, no último módulo, podem ser filtrados alunos por resultados. Ciclos com parâmetros de ciclo diferentes não podem ser impressos na mesma remessa por haver conflitos de parametrização Boletim SEC_RelBoletim.dll Este é um documento emitido ao fim de cada módulo. Neste mesmo programa é feita a emissão da Ficha Individual, documento utilizado para que um aluno efetue a transferência durante o período letivo. Nele, também é possível emitir gráficos que podem conter um comparativo entre a média do aluno e a média da sua turma, ou também, um comparativo entre a média acumulada do aluno e a média acumulada da turma a qual ele pertence. No último módulo é possível que sejam listadas observações gerais, para alunos acima da média, abaixo da média e entre a média de aprovação e a para passar direto. Só poderão ser impressos boletins ou fichas individuais em cursos que estejam parametrizados no seu ciclo o campo Usa Boletim Ata final SEC_RelAtaFinal.dll A Ata de Resultados Finais é um documento onde são listadas as médias finais e resultado de cada aluno, na sua turma. É expedido pelas escolas e entregue às Coordenadorias Regionais de Educação (CRE). Neste programa há possibilidade de imprimir a Ata final ou a Ata para conselho de classe. Para imprimir um dos documentos é necessário informar qual deles será impresso no campo Ata. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 105

106 No botão Avançado configuram-se alguns itens da impressão e informações que poderão constar no documento. As observações a serem listadas são as mesmas do cadastro de observações do curso, visto anteriormente. Serão listadas aqui as que tiverem Para Ata marcadas no campo Válido para. A diferença entre a Ata final e a Ata para conselho de classe é que nesta última há a possibilidade de selecionar um dos módulos de onde as informações serão impressas, e como o nome diz, é usada para os conselhos de classe da instituição. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 106

107 17. Produtos Fluxo: O cadastro de produtos tem como objetivo a montagem de cursos de extensão baseada numa única estrutura de base curricular. Isso significa que não é necessário criar um curso para cada opção oferecida pela instituição, e sim, um curso geral e montamos os cursos de extensão baseados nesse. Tem por utilidade, também, para as certificações intermediárias. Processo de Configuração para o uso: 1) Cadastro de Curso/Estrutura: Essa estrutura possibilitará a configuração do curso de extensão. É necessário que o tipo de matrícula esteja No produto, pois essa opção fará com que o sistema, para fins de criação de turmas, matrículas e certificações, considere as características do produto (curso de extensão). Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 107

108 Seguindo o mesmo processo, esse tipo de curso terá como próximas etapas a abertura de período de matrícula, o cadastro de parâmetros por ciclo e a criação do currículo. 2) Currículo: O currículo deverá ser cadastrado de forma geral, sem diferenciação de á- reas de disciplinas. Por exemplo, a instituição oferecerá um curso de exten- Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 108

109 são na área de finanças e outro na área da saúde. O usuário deverá cadastrar as disciplinas que compõem ambas capacitações. 3) Produtos: Essa é uma das diferenças de um curso de extensão para um regular. É Aqui criamos o curso de extensão: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 109

110 Gera Certificado: essa opção indica esse curso irá gerar certificação. Aba Versões: esse formato de trabalho permite que sejam cadastradas várias versões, não sendo necessária a criação de novos cursos. É necessário que pelo menos uma esteja ativa para que o curso possa ser utilizado. Abaixo temos as disciplinas que irão compor o curso. Ao incluí-las, o sistema mostrará a lista informada na base curricular e a CH, que pode ser alterada. 4) Criação da turma: A criação de turmas segue o mesmo processo do curso regular, a diferença é a ativação da aba Produto. Nela são encontradas opções como: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 110

111 Descrição: aqui são listados os produtos que possuem versões ativas. Selecione o desejado. Tipo de relacionamento: os tipos dispostos são Autônoma e Vinculada. Autônoma é mais utilizada, significa que a turma é única, enquanto que a Vinculada é uma turma vinculada a outra já existente. Por exemplo, um curso de extensão de Microsoft Office 2007, com disciplinas de Word, Excel e Power Point. Caso a instituição deseje ter um outro curso, somente de Excel, por exemplo, basta criar um novo produto e vinculá-lo à turma de Office. Isso fará com que os alunos fiquem na mesma turma, otimizando recursos. Valor: Valor que será cobrado pelo curso, podendo ser isento. Modalidade: se a turma é presencial, híbrida ou a distância. Recurso: campo destinado à informação do recurso financeiro. Se da própria instituição, se in company, se em parceria com outras instituições,... etc. Local de realização e instituições são campos que só serão habilitados se o curso for in company ou em parceria com outras instituições. O botão Componentes Curriculares permite que sejam informados os dados de cada disciplina que forma o curso, como data de início e término e quantidade de alunos. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 111

112 5) Matrícula: O processo de matrícula permanece o mesmo, a diferença é que no campo Ciclo estarão disponibilizados os produtos O processo restante não se diferencia, há necessidade da turma ser fechada, boletins gerados e demais etapas do processo. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 112

113 18. Complementos Atividades O cadastro de atividades pode ser usado para cursos por ciclo ou por disciplina. O objetivo é registrar as atividades complementares que o aluno faça, podendo ser listadas em diversos relatórios. As dll s envolvidas nessa rotina são: Sec_CadGrupoAtividade, Sec_CadAtividade, Sec_AtividadeAlunoTurma e Sec_AtividadeAluno. Para os cursos de ensino superior que exijam atividades complementares, a primeira parametrização a ser feita para o uso é no cadastro de currículo, a informação do grupo e a quantidade de horas a ser cursada pelo aluno para obter a certificação. Na tela da matrícula principal informamos as atividades cursadas pelo aluno Recados Para a otimização da comunicação entre setores ou mesmo lembretes em relação aos alunos, o GVcollege possui a rotina de Recados. Essa funcionalidade permite, de acordo com configurações e permissões, que uma informação seja visualizada por determinados usuários do sistema, ao entrar em telas específicas. Para configurar para o uso: 1 Tipo de Recado: Essa funcionalidade solicita que os recados sejam agrupados por tipos e esses tenham liberações de uso somente para alguns grupos de usuários. Também é necessário o preenchimento do Grupo: Se Informativo (apenas a título de informação), Exige Finalização (exige que o usuário confirme a leitura) ou Histórico (...) Na direita da tela temos como vincular uma imagem ao tipo de recado, para melhorar a visualização. Abaixo temos a caixa Grupo, onde deverão ser vinculados os grupos de usuários do GVcollege que terão acesso ao uso desse tipo de recado. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 113

114 2) Vinculação do Recado ao aluno: O vínculo de um recado ao aluno irá obedecer as configurações do seu tipo. Hoje um recado pode ser inserido ou visualizado na tela de Matrícula, Parcelas ou Pedagógico. Para inserir, entre em uma dessas telas e clique no botão, à direita na tela, e escola Cadastro de Recados. Após, o sistema mostrará a tela de Manutenção de Recados: Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 114

115 Clique no botão incluir para informar o recado, selecionando o tipo, a data de validade do mesmo no sistema e a descrição, ou seja, o texto Ferramenta de envio de s Essa ferramenta facilita a comunicação entre a instituição e a comunidade escolar, possibilitando o envio de s para papeis específicos. Exemplo: a instituição pode enviar um aviso aos responsáveis sobre a data de uma determinada reunião; ou a instituição deseja avisar aos alunos graduados a abertura de um determinado curso de pós-graduação. Na primeira tela temos a opção de escolha do(s) papel(is) que serão utilizados. Envie para a direita os desejados. No botão Avançado temos a possibilidade de filtrarmos por data de aniversário. Essa opção é utilizada para envio de felicitações. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 115

116 Na tela seguinte temos as opções de filtragem. Nela podemos selecionar as opções condizentes com a necessidade de envio. Nas telas seguintes temos seleção de curso/série/turma e pessoas. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 116

117 A saída pode ser feita tanto em relatório, quanto em arquivo texto e por . Ao selecionar essa última opção o sistema mostra a tela para as informações relacionadas ao envio. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 117

118 Nota: Para utilizar essa última opção são necessárias algumas configurações extras, como a marcação do campo recebe comunicado no cadastro da pessoa, além do endereço de . Além disso, no botão Configurar dessa última tela, são necessárias as informações do servidor de Suporte às Atividades Supervisionadas Para habilitar este cadastro existem alguns passos que devem ser seguidos: Nos parâmetros de secretaria, deve ser colocado o nome que será dado no sistema a estas atividades. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 118

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