MARCO AURELIO RAFAEL NOGUEIRA

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1 MARCO AURELIO RAFAEL NOGUEIRA PROPOSTA DE MÉTODO PARA GESTÃO DE EVENTOS BASEADO NA METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO PMI: ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DE PROMOÇÃO DE EVENTOS Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em gerenciamento de projetos Orientador: Luciano da Silva Ramalho, M. Sc. Niterói 2010

2 MARCO AURELIO RAFAEL NOGUEIRA PROPOSTA DE MÉTODO PARA GESTÃO DE EVENTOS BASEADO NA METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO PMI: ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DE PROMOÇÃO DE EVENTOS Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em gerenciamento de projetos Aprovado em 24 de julho de BANCA EXAMINADORA Luciano da Silva Ramalho, M. Sc. Orientador Universidade Federal Fluminense UFF Margarida Lima, M. Sc. Universidade Federal Fluminense UFF Luiz Claudio Meuren, PMP Universidade Federal Fluminense UFF Niterói 2010

3 Dedico este trabalho Aos meus pais, Graça e Nogueira, pela referência e ensinamento de valores de honestidade, respeito ao ser humano e perseverança. Ao amigo de sempre Dudu P. Nossa admiração incondicional pela música resultou na criação do projeto Submusica, um orgulho em nossas vidas como DJs. Aos meus amigos, pelo carinho e apoio em todas as festas inesquecíveis em que estivemos e estaremos juntos. Aos amigos DJs que contribuíram de forma direta ou indireta para o sucesso do Submusica. Sem a luta de todos, em uma profissão que está em busca de espaço e respeitabilidade, não seria possível a realização deste projeto. À música em muitas de suas vertentes, minha eterna e fiel companheira.

4 AGRADECIMENTOS Ao mestre e amigo Luciano Ramalho, por todo o carinho, respeito e amizade de muitos anos, desde o tempo da graduação em Engenharia de Produção. Seu apoio foi fundamental para a realização deste trabalho. Ao corpo de docentes do MBA em Gerenciamento de Projetos da UFF pelas aulas e exemplos práticos que tornaram o assunto interessante e o aprendizado prazeroso.

5 "Sem música, a vida seria um erro." Friedrich Nietzsche

6 6 RESUMO O presente trabalho está baseado em desenvolver uma experiência em gerenciamento de eventos como projetos, utilizando as melhores ferramentas para adequar a metodologia proposta pelo Project Management Institute (PMI) à um estudo de caso sobre uma festa. Obedecendo esta linha, tem por objetivo geral, propor uma estrutura de gerenciamento dos eventos, baseada na estruturação da fase de planejamento das festas realizadas pelo Submusica, projeto informal da Internet que tem como foco a música, artistas e DJs. Este estudo foi realizado após o encerramento da festa Dance! que foi realizada em uma casa noturna localizada no bairro da Lapa, Rio de Janeiro. Com o apoio da equipe que compõe o Submusica, buscou-se identificar e mapear as atividades que estavam relacionadas com o estudo de caso em questão. Desta forma é proposta uma Estrutura Analítica de Projeto para auxiliar seus idealizadores a organizarem seus eventos como projetos. Em seguida é apresentado o Cronograma, uma Matriz de Responsabilidades e a Curva S Financeira, os quais direcionarão o gerenciamento das próximas propostas de festas a serem produzidas, baseadas no crescente mercado brasileiro de turismo, fomentado após a escolha para sediar os jogos da Copa do Mundo de 2014 e os Jogos Olímpicos de Palavras Chave: Eventos; Gerenciamento de Projetos; EMBOK, PMBOK; Turismo.

7 ABSTRACT Motivated by the growing Brazilian market for tourism, promoted after the election to host the World Cup games 2014 World and 2016 Olympic Games, the purpose of this research is to develop an expertise in event management as projects. This study proposes a management structure for events, using tools to adapt the methodology proposed by the Project Management Institute (PMI). It was developed based on the planning phase of the parties produced by Submusica, an informal internet project focused on music, artists and DJs. The structure was applied as case study to the party Dance! after its conclusion. The party was hosted at a nightclub located in the neighborhood of Lapa, on Rio de Janeiro. With the support of the team that composes Submusica, the activities related to the case study were identified and mapped. Subsequently, it was proposed a Project Breakdown Structure, a Project Schedule, a Responsibility Assignment Matrix and a Financial Curve "S", to support the team to organize their events as projects and to direct the management of the forthcoming parties proposed to be produced. Keywords: Events, Project Management; EMBOK, PMBOK, Tourism.

8 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1: Metodologia Proposta...20 Figura 2: Relação entre o produto e os ciclos de vida do projeto...29 Figura 3: Mapeamento processos de gerenciamento de projetos e o ciclo PDCA...29 Figura 4: Áreas de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos...34 Figura 5: Detalhamento do Escopo x Complexidade no gerenciamento...37 Figura 6: Visão geral do gerenciamento do escopo do projeto...38 Quadro 1: Tipologia de eventos...51 Quadro 2: Os Processos do EMBOK...53 Quadro 3: As fases do EMBOK...53 Quadro 4: Exemplos de aplicabilidade da estrutura EMBOK...55 Figura 7: Planos e documentos criados a partir da EAP...58 Figura 8: Página do Submusica na Internet...63 Figura 9: Página de podcasts do Submusica...64 Gráfico 1: Os maiores eventos do mundo...67 Figura 10: Fachada do Casarão Cultural dos Arcos...74 Quadro 5: Escopo Submusica e Escopo Grupo Matriz...74 Quadro 6: Produtos, Atividades e Custos do Evento...83 Figura 11: Abordagem do ciclo de vida de um evento...79 Figura 12: O ciclo PDCA da Gestão de Eventos...79 Figura 13: Planejamento e Controle de Escopo, Prazo e Custo de um Evento...80 Figura 14: Proposta de EAP padrão para Gestão do Escopo de Eventos...83 Figura 15: Cronograma relacionado com a EAP padrão para gestão dos Eventos...87 Gráfico 2: Curva S Financeira do Evento...90 Quadro 7: Matriz de Responsabilidades do Submusica...93

9 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ABEOC BID CDJ CET-RIO CFEE CIC CMP CNT COI CSEP FIFA IFEA ISES ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DAS EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS BANCO INTERNACIONAL DE DESENVOLVIMENTO CD CONTROLLER COMPANHIA DE ENGENHARIA DE TRÁFEGO DO RIO DE JANEIRO CERTIFIED FESTIVAL & EVENTS EXECUTIVE THE CONVENTION INDUSTRY COUNCIL CERTIFIED MEETING PROFESSIONAL CONSELHO NACIONAL DE TURISMO COMITÊ OLÍMPICO INTERNACIONAL CERTIFIED SPECIAL EVENTS PROFESSIONAL FEDERATION INTERNATIONALE DE FOOTBALL ASSOCIATION THE INTERNATIONAL FESTIVAL & EVENTS ASSOCIATION INTERNATIONAL SPECIAL EVENTS SOCIETY MP3 MPEG 1 LAYER-3 (CAMADA 3) MPI MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL MTUR PIB SWOT UEFA MINISTÉRIO DO TURISMO PRODUTO INTERNO BRUTO STRENGTHS, WEAKNESSES, OPPORTUNITIES THREATS UNIÃO DAS FEDERAÇÕES EUROPEIAS DE FUTEBOL

10 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO CONSIDERAÇÕES INICIAIS FORMULAÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Específicos DELIMITAÇÕES DO ESTUDO IMPORTÂNCIA DO ESTUDO QUESTÕES DE PESQUISA METODOLOGIA DO ESTUDO Pesquisa e Análise Desenvolvimento ESTRUTURA DO TRABALHO 22 2 A ABORDAGEM TEÓRICA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS O CONTEXTO BRASILEIRO OS PROJETOS Conceitos e Definições A GERÊNCIA DE PROJETOS O Conceito PROGRAMAS E PROJETOS PROCESSOS DOS PROJETOS AS ÁREAS DE CONHECIMENTO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS OS PROCESSOS ESSENCIAIS PARA ORGANIZAR UM PLANO DE GERENCIAMENTO DE UM PROJETO Processo de iniciação Processo de planejamento e detalhamento do escopo Processo de Definição das Atividades do Projeto Processo de Planejamento de Recursos Processo de Seqüenciamento das Atividades Processo de Estimativa de Duração de Atividades Processo de Estimativa de Custos Processo de Desenvolvimento do Cronograma Processo de Orçamentação dos Custos Processo de Desenvolvimento de Plano do Projeto O SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CONFIGURAÇÃO E CONTROLE DE MUDANÇAS FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE DESENVOLVIMENTO DE UM PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO O GERENCIAMENTO DE EVENTOS Os Eventos Os processos essenciais para organizar um plano do projeto de um evento Processo de iniciação em eventos O EMBOK 53 3 ESTUDO DE CASO A APRESENTAÇÃO DA EMPRESA O histórico da empresa A descrição da empresa Os clientes da empresa CONTEXTUALIZAÇÃO Os eventos no Brasil Os eventos no Rio de Janeiro O CASO 74

11 11 4 PROPOSTAS: UM MÉTODO PARA O GERENCIAMENTO DE EVENTOS BASEADO NA METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROJETOS DO PMI GESTÃO DE PROJETO E GESTÃO DE EVENTOS PLANEJAMENTO DO ESCOPO Declaração de Escopo Desenvolvimento da EAP PLANEJAMENTO DOS CUSTOS PLANEJAMENTO DO PRAZO O CONTROLE DE ESCOPO, CUSTOS E PRAZOS EM EVENTOS Solicitação de Alteração de Escopo do Evento Curva S Financeira do Evento A Matriz de Responsabilidade 90 5 CONCLUSÃO CONSIDERAÇÕES FINAIS ANÁLISE DAS QUESTÕES RECOMENDAÇÕES DE TRABALHOS FUTUROS 96 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 98 APÊNDICE A: PROPOSTA DE DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO EVENTO 100 APÊNDICE B: EAP COMPLETA DO EVENTO 102 APÊNDICE C: CRONOGRAMA FÍSICO 103 APÊNDICE D: SOLICITAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE ESCOPO DO EVENTO 106

12 1 INTRODUÇÃO 1.1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS As recentes mudanças ocorridas no cenário mundial, especialmente no reposicionamento do Brasil, economicamente forte e estável e de políticas de estímulo ao crescimento interno, iniciaram uma abertura ao investimento do capital privado, motivando novas empresas a entrarem no mercado e, concomitantemente, estimulando as empresas nacionais a buscarem a excelência de seus processos e o pronto atendimento das necessidades de seus clientes. O país conquistou recentemente, no ano de 2009, o direito de sediar dois megaeventos internacionais de grande importância no conceito esportivo mundial e que atrairá toda a atenção dos demais países do mundo; A Copa do Mundo de Futebol de 2014 e os Jogos Olímpicos do Rio de Janeiro em Diante desse novo cenário internacional, faz-se preciso o surgimento por parte do governo, empresas e os novos empreendimentos que serão criados de um posicionamento estratégico destinado a excelência, capacitação e retenção dos profissionais com técnica diferenciada que atuarão nos inúmeros eventos. Desta forma espera-se que os investimentos contínuos resultem no sucesso e, conseqüentemente, em lucro aos empresários. Visando promover atividades, o Governo Federal viabilizou, por exemplo, segundo o MTur (2010), diversos programas, incluindo o Bem Receber Copa que objetiva a qualificação profissional, em parceria com entidades do setor, que tem como objetivo capacitar o setor de turismo para atingir padrões internacionais de qualidade nos serviços turísticos, focando em pessoas, empresas e destinos. Ainda de acordo com MTur (2010), o programa batizado com o slogan O Sucesso do Brasil na Copa está em Nossas Mãos será implementado em parceria com entidades integrantes do CNT dos segmentos de alimentação, transporte, receptivo, hospedagem, entretenimento, negócios e eventos.

13 13 O programa, que está neste caso focado no setor de Turismo, pretende qualificar 306 mil profissionais do turismo até 2013, com metodologia adotada pelo MTur, em cursos presenciais e a distância. Nessa conta, incluem-se todos aqueles profissionais da chamada linha de frente, ou seja, aqueles que terão contato direto com os turistas da Copa, em diversas áreas. No primeiro momento serão atendidos: motoristas, camareiros, garçons, recepcionistas, pessoal de aeroportos, entre outros. Este envolvimento do setor público, sem desconsiderar também a atuação do setor privado, demonstra o incentivo ao desenvolvimento de competências que visa a capacitação de pessoas para atuação de forma profissional frente, principalmente, ao recebimento dos dois maiores eventos do mundo. Este novo cenário, em que pela primeira vez o Brasil recebe de forma simultânea os dois eventos acima citados, deflagra um ambiente de oportunidades para os diversos níveis sócioeconômicos. Segundo Zarko (2009), um estudo encomendado pelo Ministério dos Esportes à Fundação Instituto de Administração (FIA), da Universidade de São Paulo (USP) constata que, em se mantendo o Brasil o ritmo de crescimento, serão gerados, apenas com os Jogos Olímpicos no Rio de Janeiro, 120 mil empregos por ano até a realização dos Jogos e mais 130 mil empregos anuais até 2027, fruto do legado a ser deixado por este evento. Neste momento cabe ressaltar, frente ao incremento das atividades produtivas do país nos próximos anos, as oportunidades frente ao desenvolvimento de inúmeros novos projetos e eventos que estão por se iniciar e/ou já estão em fase de planejamento e execução. Vale lembrar que ainda existem os inúmeros eventos que acontecem independentemente destes no Rio de Janeiro com foco, por exemplo, nas Olimpíadas. Eventos corporativos, Workshops, festas realizadas nas noites das cidades, mega-shows de artistas nacionais e internacionais e os congressos universitários entre tantos outros que precisam ser gerenciados de forma

14 14 apropriada para proporcionar atendimento das necessidades determinadas por seus produtores, sponsors e patrocinadores, mas considerando todas as partes interessadas. De acordo com Gallina (2008), a produção de eventos é uma atividade que cresce anualmente em números, proporções e grau de sofisticação, movimentando bilhões de reais em negócios no mercado brasileiro. Os eventos são cada vez mais essenciais à imagem e a vida econômica das empresas. No Brasil o número de eventos é cada vez maior, com registro de expansão média anual de 7%, de acordo com a ABEOC. Segundo esta associação, os eventos, que somam em número cinqüenta mil por ano, geram negócios superiores a trinta bilhões de reais. A motivação vinda desta crescente demanda interna incrementa, entre outros, a celebração de contratos e a busca de investimentos públicos e privados, o que sugere a necessidade da gestão adequada dos eventos. Gestão esta que ainda carece de estudos mais aprofundados mediante a comprovada carência de literatura relevante e que permanece mais baseada em experiência de seus gestores do que em estudos acadêmico-científicos. Gestão de um evento que o autor pretende tratar como a gestão de um projeto, considerando que com as devidas adaptações que serão apresentadas nos próximos capítulos é possível exercer melhor planejamento, execução e controle dos mesmos. 1.2 FORMULAÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA Este trabalho foi desenvolvido em uma empresa virtual promotora de eventos Submusica na noite carioca, a qual realiza também outros serviços ligados à música. O evento escolhido foi uma festa na casa noturna Cine Lapa, localizada no centro da cidade Rio de Janeiro. A opção foi motivada pela percepção de nãoconformidades durante a sua execução, dos quais se destacam a falta de planejamento e controle de escopo, custos e prazos.

15 15 Durante a ocorrência do evento, tentou-se seguir as práticas oriundas das experiências individuais dos seus componentes. As vantagens de realizá-lo competentemente seriam fundamentais para a divulgação e o aumento no número de visitantes do sítio na Internet, sendo abordados os diversos critérios técnicos de infra-estrutura mínima para o atendimento eficiente às expectativas do público presente. Contudo, a ausência no tratamento igualitário entre projetos e eventos ocasionou diversos contratempos. De acordo com Allen (2008), a gestão dos projetos de eventos concentra-se no processo de gestão para criar o evento, não apenas no que acontece nele. Segundo o autor, muitos textos e artigos confundem o evento com a sua gestão, que é o produto do processo da gestão. Um evento pode ocorrer em um período de horas ou dias, mas seu processo de gestão pode levar muitos meses e anos. 1.3 OBJETIVOS Objetivo Geral Considerando o objetivo geral, este trabalho desenvolve um método para gerenciar eventos festivos baseado nos parâmetros de gestão de projetos preconizados pelo Project Management Institute (PMI) Objetivos Específicos Compõem os objetivos específicos deste trabalho a identificação do relacionamento fundamental entre projetos e ocasiões festivas com os produtos oriundos das diversas áreas do conhecimento, quer sejam:

16 16 Apresentar estrutura que relacione os ciclos de vida de um projeto e o de um evento; Propor um modelo de gerenciamento do escopo do evento; Propor um modelo de gerenciamento do custo do evento; Propor um modelo de gerenciamento do prazo do evento; Propor matriz de responsabilidade para gestão dos recursos humanos do evento. 1.4 DELIMITAÇÕES DO ESTUDO As limitações servem como referências de análise, objetivando atingir claramente os pontos de referência do estudo. Seja qualitativa ou quantitativamente, do referencial teórico escolhido e dos procedimentos metodológicos utilizados, este estudo apresenta como limitações o estilo da festa que foi realizada, sem a participação de cantores, instrumentistas e demais artistas do cenário musical. O formato dos eventos implica também em não assumir todas as atividades inerentes ao processo de implementação das mesmas. O foco é desenvolver, através do apoio das ferramentas de controle previstas nas melhores práticas de gerenciamento de projetos, a fase do planejamento e todos os seus respectivos processos. Somado a isso temos a concorrência de diversos eventos concomitantes ao realizado neste estudo, bem como às demais empresas que atuam no cenário atualmente. A isonomia de tratamento aos clientes é um dos valores fundamentais para a empresa que oferece o serviço de suporte à realização do projeto. Considerando que o evento em estudo é uma festa, este trabalho não pretende se aprofundar no gerenciamento dos setores técnicos de som e iluminação das festas, contabilização dos valores obtidos nas bilheterias, bem como a estrutura de bares, restaurantes, segurança interna, manutenção e limpeza dos ambientes. As áreas

17 17 do conhecimento do PMBOK que não serão abrangidas neste trabalho são: Qualidade, Comunicação, Riscos e Aquisições. Por fim, este estudo apenas foca o gerenciamento dos fatos ocorridos durante o trabalho de montagem, planejamento, execução e fechamento do evento, excluindo-se do mesmo os problemas de outros requisitos políticos, econômicos ou de interesses particulares necessários para a criação da proposta, cuja gestão ultrapassa o objetivo deste trabalho. 1.5 IMPORTÂNCIA DO ESTUDO O processo baseado na intuição pode não ser a melhor estratégia porque esta pode falhar por não ter base sólida. É necessário, então, que as rotinas atuais de análise e o armazenamento dos dados sejam alterados, de modo a passar a utilizar um processo mais lógico e adequado às melhores práticas do controle dos entregáveis, garantindo assim que o processo tenha realmente desarmado todos os requisitos que impedem a sua ocorrência. A possibilidade do desenvolvimento de um método que permita viabilizar a aplicação das boas práticas de gestão de projetos, adaptadas ao mercado dos eventos, é relevante e estratégica diante da crescente demanda por serviços especializados na promoção de produtos em diversos setores da economia. Para Piscopo (2004), o desenvolvimento de eventos exige uma gestão mais eficiente dos processos de planejamento e execução, para a satisfação das necessidades e desejos dos clientes, associada à otimização dos recursos, condição necessária, entretanto não suficiente, à obtenção de retornos financeiros acima da média do mercado. Paralelamente, a dinâmica dos cenários competitivos deixa clara a necessidade de a empresa se posicionar estrategicamente no mercado. Para tanto, é preciso considerar o processo de formulação estratégica de curto e longo prazo, o que envolve as estratégias operacionais, estratégias no nível de negócios e estratégias corporativas.

18 18 Observando o dia a dia operacional das empresas fornecedoras de prestação de serviços específicos para a noite (bebidas, gelo, alimentos etc.), foi detectada uma eminente necessidade de melhorias que abrangem todo o processo de concepção de um projeto, das pendências no tempo. Este se mostrou ser um dos gargalos do processo e, concomitantemente, o cartão de visitas aos empresários do setor, pois demonstra o grau de maturidade e comprometimento com a excelência na realização dos eventos. Realizar um estudo de melhoria do gerenciamento representará não apenas um aperfeiçoamento na rotina operacional, mas também uma otimização no controle do prazo e dos custos respeitando o escopo do empreendimento, agregando novos conhecimentos para o gerenciamento de eventos. Ressalta-se ainda a necessidade humana de entretenimento está sendo estimulada, pois indivíduos que freqüentam com regularidade eventos são comprovadamente mais felizes, sociáveis e apresentam melhor rendimento em suas atividades profissionais. 1.6 QUESTÕES DE PESQUISA Apresentada a proposta deste trabalho, partir-se-á para a formulação de questões relevantes ao estudo. O foco está no aspecto de como melhorar o planejamento, acompanhamento, controle e fechamento da realização do evento. Com isso podemos ressaltar as seguintes questões: Como estabelecer relacionamento entre a gestão de um projeto e a gestão de um evento? Qual é a estrutura mínima de planejamento e controle do escopo, custo e prazo de um evento? Como propor uma gestão simplificada de pessoas?

19 METODOLOGIA DO ESTUDO A metodologia implementada neste trabalho se baseia na aquisição dos dados que justifiquem ou comprovem as questões previamente levantadas. Neste sentido a opção metodológica adotada foi estruturada considerando a proposição de um estudo de caso. Segundo Yin (2001), o estudo de caso se constitui uma das maneiras de se fazer pesquisa em ciências sociais, enfatizando que, como esforço de pesquisa contribui, de forma inigualável, para a compreensão que temos dos fenômenos individuais, organizacionais, sociais e políticos. Para Yin (2001), os estudos de caso representam a estratégia preferida quando se colocam questões do tipo como e por que ; o pesquisador tem pouco controle sobre os eventos e o foco se encontra em fenômenos contemporâneos inseridos em algum contexto da vida real. Um estudo de caso é uma investigação empírica que investiga um fenômeno contemporâneo dentro do seu contexto da vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidos. A Figura 01 apresenta, graficamente, a proposta metodológica para cumprir os objetivos propostos no item 1.4 deste trabalho. Considerando a sua natureza, tratarse-á de uma pesquisa aplicada, pois objetivará gerar conhecimentos para aplicação prática, os quais são dirigidos a responder questões específicas relacionadas a gestão sócio-ambiental de uma organização.

20 20 Figura 1: Metodologia Proposta Do ponto de vista da abordagem da obtenção das respostas às questões formuladas, será uma pesquisa qualitativa, pois consistirá de: Análise conceitual e aplicada de informações levantadas; Comparação e interpretação de práticas de gestão utilizadas pela organização; e Interpretação de dados e informações disponíveis na literatura especializada, não requerendo, para tanto, o uso de métodos e técnicas estatísticas. Quanto aos seus objetivos, será uma pesquisa exploratória, na medida em que não visará verificar teorias e sim maior familiaridade com as mesmas objetivando obter as respostas às questões formuladas, com vistas a torná-las explícitas.

21 21 Como será elaborada praticamente a partir de material já publicado, constituído principalmente por normas, guias, artigos e livros, tratar-se-á basicamente de uma pesquisa bibliográfica. Desta forma, em virtude da natureza das questões formuladas e dos objetivos propostos, esta pesquisa pode ser classificada como: aplicada, qualitativa, exploratória e bibliográfica. Para que fosse viável conhecer e estudar as principais práticas desenvolvidas pelo Submusica em seus eventos, foi preciso pesquisar os seus processos internos. Em paralelo, foi feita uma pesquisa quanto às boas práticas de gerenciamento de projetos e eventos, modelos de excelência em gestão e ferramentas de gestão, entre outros, em literaturas existentes. O desenvolvimento da metodologia a ser empregada na pesquisa bibliográfica fundamentou-se em literatura e papers (referentes ao conceito de gerenciamento de projetos), em sites da internet, como <http://www.embok.org> (EMBOK), bem como em algumas das práticas de gestão, a serem tratados nos capítulos posteriores Pesquisa e Análise A identificação ocorreu através da análise dos procedimentos de atendimento ao cliente realizado nos horários de trabalho do Submusica, cuja equipe realizou um evento noturno. Para tal, serão utilizadas literaturas existentes que abordem o processo de melhoria contínua previsto no Gerenciamento de Projetos. Foi realizada uma coleta de dados no local onde foi produzida a festa, visando constituir, na prática, a formação de um conjunto de informações pertinentes à melhoria a ser implementada. A pesquisa bibliográfica pautou-se em acervos de bibliotecas e literatura internacional, além do amplo material disponibilizado pelo Governo Federal.

22 Desenvolvimento O desenvolvimento da metodologia baseou-se em aspectos teóricos / práticos que, inter-relacionados, foram necessários para a elaboração de uma proposta de melhoria no apoio a decisão pela busca da excelência no oferecimento de serviços de realização de projetos de eventos. 1.8 ESTRUTURA DO TRABALHO O presente capítulo inicia este trabalho, que será desenvolvido em três outros, apresentando aspectos introdutórios sobre o assunto abordado, descrevendo o objetivo e a justificativa do tema, além de uma breve descrição do setor do turismo brasileiro e sua eminente necessidade de diversão. É constituído de uma apresentação que objetiva a redução de não-conformidades detectadas na fase planejamento dos eventos. Em seguida define-se o problema, os objetivos da pesquisa, a relevância da metodologia e a formulação de hipóteses pertinentes para o aprimoramento dos procedimentos a serem utilizados na otimização dos resultados. No capítulo 2 apresenta-se a fundamentação teórica para a solução do problema em questão, através de referenciais bibliográficos que balizem o desenvolvimento do projeto. O 3º capítulo apresenta, inicialmente, o projeto Submusica com seu histórico e principais características de seu sítio virtual. A contextualização é descrita a seguir, destacando as principais motivações de inserção neste mercado de entretenimento musical e, por fim, é apresentado o caso, onde é detalhada a festa temática dos anos noventa e ressaltados os resultados finais desta realização. No capítulo 4, é abordado o novo método de gestão de eventos, baseado no planejamento e controle de escopo, prazo e custo de eventos que venham a ser

23 23 produzidos. Por fim, é tratado todo o projeto de melhoria contínua, desde a apresentação do problema, até o plano de ação sugerido pelo autor. No capítulo 5 são apresentadas as conclusões, referentes as considerações iniciais, análises das questões de pesquisa, recomendações, sugestões para trabalhos futuros.

24 24 2 A ABORDAGEM TEÓRICA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Este capítulo tem o objetivo de apresentar o referencial teórico que será utilizado para que se consiga avaliar a situação problema definida anteriormente. Assim, encontraremos o embasamento teórico para que todas as questões que venham a ser levantadas no decorrer do projeto sejam solucionadas. 2.1 O CONTEXTO BRASILEIRO A partir da inserção do Brasil no cenário mundial de eventos devido às escolhas para sediar a Copa do Mundo de 2014 e os Jogos Olímpicos do Rio de Janeiro de 2016, uma nova abordagem entre as empresas prestadoras desse serviço se tornou fundamental para mensuração de desempenho e qualificação. No caso específico dos eventos, que têm e terão suas atribuições ampliadas a longo prazo, é crucial que a conduta torne os eventos uma possibilidade única, sem comparações dentro do país, somente com outros países mais desenvolvidos e com experiência no assunto. De acordo com Mello (2010), o MPI estima que as mil maiores empresas nacionais realizem, cada uma, duzentos e setenta eventos por ano em média no país. Os principais eventos estão voltados para o relacionamento externo (53%) e cerca de 70% delas já adotam um calendário e mais tempo para planejar seus eventos, cuja ação dura em média quatro meses. Ainda de acordo com a entidade, os gastos atingem cifras de um bilhão de reais investidos anualmente, com cerca de novecentos e setenta mil reais de valor de investimento, além de vinte e dois por cento das empresas que apresentam verbas acima de um milhão de reais.

25 25 Tendo como referência as necessidades acima, nela são realizadas tentativas de identificação de inconsistências, potenciais melhorias e riscos, visando tornar a tomada de decisões o objetivo principal para permitir um processo produtivo mais eficiente, eliminando atrasos e entregáveis fora dos padrões estabelecidos de qualidade, permitindo uma maior confiança daqueles que trarão os investimentos necessários para a realização dos eventos. Objetivando focar prioridades e objetivos em um ambiente em constante velocidade das mudanças, apresentamos neste capítulo as principais ferramentas e conhecimentos adquiridos durante o curso de MBA em Gerenciamento de Projetos para um estudo e otimização do projeto que visa desenvolver e aprimorar a organização dos inúmeros tipos de eventos realizados no Brasil. Este capítulo revê as principais atribuições da gestão dos empreendimentos voltados à divulgação e entretenimento com seus diferentes processos e clientes: fornecedores, marketing, comunicação, produção, materiais (ou compras), controle de qualidade e finanças, tecnologia e influências políticas, trabalhando sempre em conjunto com as nove áreas do conhecimento. Estes fatores permitirão a melhoria na qualidade dos serviços prestados através do conhecimento do projeto como um todo, simplificar a compreensão e visão do problema, monitorar os processos fundamentais para a realização do evento, fomentar a inovação e a criatividade, sintetizar o conhecimento e concluir questões pertinentes ao caso. 2.2 OS PROJETOS Durante as últimas décadas, observou-se um crescimento na cultura de trabalho realizada através de projetos. Esse conceito vem sendo aprimorado com o passar dos anos, trazendo consigo todas as evoluções da tecnologia fundamentais para o atendimento das expectativas de sucesso dos mais variados tipos de acontecimentos.

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