Na segunda parada, 2 pessoas saem do ônibus e 2

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1 Módulo 3

2 TESTEDEATENÇÃO Você está dirigindo um ônibus que vai do Rio de Janeiro para Fortaleza. No início temos 32 passageiros no ônibus. Na primeira parada, 11 pessoas saem do ônibus e 9 entram. Na segunda parada, 2 pessoas saem do ônibus e 2 entram. Na parada seguinte, 12 pessoas entram e 16 pessoas saem. Na próxima parada, 5 pessoas entram no ônibus e 3 saem. Qual a cor dos olhos do motorista do ônibus? 23/9/2009 2

3 PENSE! A chave para entender o problema é prestar atenção na informação certa. Se nos preocupamos com o número de pessoas que entra e sai do ônibus, estamos dando atenção à informação desnecessária. Ela nos distrai da informação importante. A resposta para o problema está na primeira sentença. VOCÊ está dirigindo o ônibus. Então a cor dos olhos do motorista é a cor dos SEUS olhos. Se você não acertou, não se preocupe. A maioria das pessoas não responde corretamente. Se você acertou, você é uma pessoa atenta ao que acontece a sua volta. 23/9/2009 3

4 Implementação do GUIA Simplificação Administrativa Plane ejamento da Sim plificação Pré-requisitos da Simplificação Administrativa Definição Elaboração do Marco de do Plano de Referência Trabalho Mapeamento do Processo Eta apas Mapeament to do Process so Análise e Melhoria do Processo Levantamento Levantamento Identificação Desenho dos das Atividades e dos Fluxogramas das Etapas e Normas Elementos do Atuais Normas Processo Árvore de Soluções Modelagem do Processo Sistema de Medição de Desempenho Análise e Melhoria do Processo Implementação das Melhorias Impleme entação das Me lhorias Proposta de Simplificação Implementação do Novo Processo Fim 23/9/2009 4

5 PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAÇÃO I - PRÉ-REQUISITOS DA SIMPLIFICAÇÃO São as condições necessárias que devem ser criadas para que se possa iniciar o processo de Simplificação Administrativa. Condições: Instituir a Equipe; Capacitar a Equipe; e Mobilizar a Organização. 23/9/2009 5

6 Instituição da Equipe Perfil dos membros da Equipe Ter acesso a alta administração e às informações da organização; Ter capacidade de articular e sensibilizar os colaboradores para o trabalho da Simplificação; Ter credibilidade junto aos demais colaboradores da organização; Conhecer da sua responsabilidade enquanto Facilitador para a condução do trabalho. 23/9/2009 6

7 Atribuições i da Equipe Planejar e conduzir as ações de mobilização da organização para implementar as etapas de Simplificação; Viabilizar ar a realização ação das etapas de Simplificação previstas no Guia; Providenciar os recursos físicos, didáticos e audiovisuais necessários para a realização das ações de reunião de trabalho; Providenciar o registro do material produzido nas reuniões de trabalho, bem como sua guarda para necessidades futuras; Planejar a melhor forma de divulgação dos resultados alcançados; 23/9/2009 7

8 Implementação do GUIA Simplificação Administrativa Plane ejamento da Sim plificação Pré-requisitos da Simplificação Administrativa Definição Elaboração do Marco de do Plano de Referência Trabalho Mapeamento do Processo Eta apas Mapeament to do Process so Análise e Melhoria do Processo Levantamento Levantamento Identificação Desenho dos das Atividades e dos Fluxogramas das Etapas e Normas Elementos do Atuais Normas Processo Árvore de Soluções Modelagem do Processo Sistema de Medição de Desempenho Análise e Melhoria do Processo Implementação das Melhorias Impleme entação das Me lhorias Proposta de Simplificação Implementação do Novo Processo Fim 23/9/2009 8

9 PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAÇÃO II - ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO Consiste na elaboração de um plano de trabalho, visando formalizar e acompanhar o processo de implementação da Simplificação Administrativa no Órgão. Passos: Estabelecimento de Prioridades; Elaboração do Documento Objetivo; Justificativa; Cronograma de ação (passos do Guia); e Estimativa de custo. Modelo 23/9/2009 9

10 PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAÇÃO ESTABELECIMENTO DE PRIORIDADE Identificar o processo de trabalho que deverá ser simplificado, ou seja, melhorado, otimizado, aprimorado. Ferramentas: Técnica de Moderação por Cartelas; Matriz GUT; e Matriz Básico. 23/9/

11 PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAÇÃO Observações para estabelecer prioridades: A prioridade já pode estar dada pela própria Gerência, portanto, não precisará aplicar GUT; eventuais pesquisas internas e externas podem apontar para uma necessidade premente de atender a um determinado problema específico; o histórico institucional pode demonstrar que alguma questão importante deve ser resolvida com prioridade; processo como Fator Crítico de Sucesso (FCS), é uma consideração relevante para priorizar o processo (FCS: são as variáveis que, quando devidamente gerenciadas, podem ter um impacto significativo ifi sobre o sucesso dasimplificação dos processos). 23/9/

12 PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAÇÃO TÉCNICA DE MODERAÇÃO POR CARTELAS OU VISUALIZAÇÃO MÓVEL É uma metodologia utilizada para condução de trabalhos em grupo. Tem como objetivo tornar mais participativos e eficientes os processos de discussão e de construção conjunta do conhecimento. Condições C õ para aplicação: Papel do Facilitador; Preparação das reuniões de trabalho; Material necessário à moderação; Regras de escrita. 23/9/

13 PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAÇÃO MATRIZ GUT G (gravidade): diz respeito ao custo, ao quanto se perderia pelo fato de não se melhorar/otimizar determinado processo de trabalho ou adotar determinadas medidas de inovação deste processo; U (urgência): refere-se ao prazo necessário para implementar melhorias ao processo, em que espaço de tempo o processo deve ser melhorado/otimizado, sob o risco de causar danos; T (tendência): refere-se à inclinação do processo em piorar, o grau de propensão em tornar-se problemático ou em agravar sua situação. 23/9/

14 VALOR G GRAVIDADE PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAÇÃO U URGÊNCIA T TENDÊNCIA G x U x T Os prejuízos ou 5 dificuldades são extremamente graves. Os prejuízos ou 4 dificuldades são muito graves É necessária Se nada for uma ação feito, a situação imediata. irá piorar rapidamente. É necessária uma ação com alguma urgência. Se nada for feito, a situação vai piorar em pouco tempo Osprejuízos jí ou É necessária ái Se nada for 27 dificuldades uma ação o feito, a situação são graves mais cedo vai piorar a possível médio prazo. 2 Os prejuízos ou dificuldades são pouco graves Pode esperar um pouco. Se nada for feito, a situação vai piorar em longoprazo. 8 Os prejuízos ou Não tem Se nada for 1 dificuldades pressa feito, a situação são sem não vai piorar e gravidade pode até melhorar. 23/9/

15 PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAÇÃO Sempre deve-se perguntar: Se o problema x não for resolvido, qual a gravidade da situação? Poderá obter várias respostas de 1 a 5 (veja tabela). Digamos que a resposta seja 4. Passa-se, então, para a urgência e deve-se perguntar: Qual a urgência do problema X? Novamente, pode-se obter várias ái resposta de 1 a 5 (veja tabela). Digamos que a resposta desta vez tenha sido 3. Desta vez, deve-se perguntar: Qual a tendência do problema x se nada for feito? Digamos que a resposta tenha sido 5. Então, na finalização desta atividade será : 4X3X5 = 60 Deve-se fazer isso com os demais processos e obter-se a multiplicação dos fatores para cada um. Do maior para o menor, no final serão classificados por importância e, portanto, por prioridade para a simplificação. 23/9/

16 PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAÇÃO VARIAÇÃO PARA APLICAÇÃO NA SIMPLIFICAÇÃO VALOR G U T G x U x T GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA 5 Os prejuízos ou É necessária Se nada for 125 dificuldades uma ação feito, a situação são imediata. irá piorar extremamente rapidamente. graves. 3 Os prejuízos ou dificuldades são graves É necessária uma ação o mais cedo possível Se nada for feito, a situação vai piorar a médio prazo. 27 Os prejuízos ou 1 dificuldades são sem gravidade Não pressa tem Se nada for feito, a situação não vai piorar e pode até melhorar. 1 23/9/

17 What ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO 5W2H O quê Plano de Trabalho Objetivo: processo priorizado Why Por quê Justificativa When Quando Who Quem Cronograma de ação Where Onde PT How Como How much Quanto Estimativa de Custo 23/9/

18 PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAÇÃO MATRIZ GUT Exercício: Priorizar, dentre os processos identificados, o que merece ser simplificado primeiro. Matriz GUT 23/9/

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