POLÍTICA CORPORATIVA CONFLITO DE INTERESSES

Transcrição

1 POLÍTICA CORPORATIVA CONFLITO DE INTERESSES

2 ÍNDICE 1. NORMAS GERAIS INTRODUÇÃO OBJETIVO ABRANGÊNCIA OUTRAS NORMATIVAS CONFLITO DE INTERESSES ATUAÇÃO RESPONSÁVEL MODALIDADES DE CONFLITOS DE INTERESSE TREINAMENTO TREINAMENTO CONTINUADO E MONITORAMENTO SANÇÕES VIOLAÇÃO À POLÍTICA DE CONFLITO DE INTERESSE DO ULTRA CANAL DE ORIENTAÇÃO E DENÚNCIA CANAL ABERTO ULTRA ANEXO I - DEFINIÇÕES ANEXO II - RELAÇÕES DE UNIÃO E PARENTESCO

3 1. NORMAS GERAIS 1.1. INTRODUÇÃO Este documento contém a Política Corporativa Para Conflitos de Intereses da Ultrapar Participações S.A. ( Política de Conflito de Interesses do Ultra ). As atividades desempenhadas pelo Ultra e seu ambiente de relacionamento com os diversos agentes de mercado podem expor a Companhia a situações - reais ou potenciais - de conflito de interesses Entende-se por conflito de interesses: (i) qualquer influência, interesse ou relacionamento que, direta ou indiretamente, possa ser considerado, qualquer seja seu resultado, como sendo incompatível com uma conduta íntegra e objetiva. (ii) qualquer circunstância em que o indivíduo ou entidade atue em mais de uma capacidade ou relacionamento, podendo causar ou causando perda ou prejuízo efetivo ao Ultra ou aos seus negócios. (iii) assumir estratégias financeiras ou comerciais em descompasso com as boas práticas de gestão, que coloquem em risco resultados sustentáveis, a perenidade e a reputação do Ultra. (iv) utilizar em benefício próprio informações privilegiadas. (v) contratar pessoas para cargos de direção que não estejam alinhadas com os valores, os propósitos e as estratégias do Ultra OBJETIVO Promover todas as medidas razoáveis e necessárias de modo a zelar pela transparência e independência nas relações do Ultra, bem como gerir de forma eficaz os conflitos de interesses que possam surgir ABRANGÊNCIA Por Pessoas Sujeitas a esta Política entende-se eventual Acionista Controlador, Administradores, Sócios, Colaboradores, Terceiros e Parceiros do Ultra que, de alguma forma, se relacionem com este ou representem seus interesses ( Pessoas Sujeitas à Política ) OUTRAS NORMATIVAS No que tange situações que envolvam potenciais conflito de interesses, sem prejuízo das disposições aqui previstas, deverão ser observadas as legislações e normas a seguir:

4 (i) Lei das Sociedades por Ações nº /1976; (ii) Lei de Conflito de Interesses nº /2013; (iii) Deliberação CVM nº. 642/2010; (iv) Estatuto Social da Ultrapar; (v) Código de Ética Ultra; (vi) Política Corporativa Anticorrupção e de Relacionamento com Agentes Públicos; (vii) Política de Divulgação de Fatos Relevantes e Política de Negociação de Valores Mobiliários; (viii) Código de Boas Práticas de Governança Corporativa IBGC. 2. CONFLITO DE INTERESSES 2.1. ATUAÇÃO RESPONSÁVEL As Pessoas Sujeitas à Política, quando atuarem em nome do Ultra, deverão fazê-lo de forma responsável, com diligência e transparência, tomando decisões que não contrariem os interesses do Ultra, buscando sempre preservar a boa reputação da organização, o valor de seus negócios e de suas marcas, a solidez e a perenidade de suas atividades Conflito de interesses causa prejuízos à organização, aos envolvidos e à sociedade em geral, dado que: (i) colocam em risco a reputação do Ultra ou podem lhe causar perdas financeiras; (ii) prejudicam pessoas e empresas; (iii) comprometem o desempenho profissional; e (iv) diminuem a credibilidade dos envolvidos, dando margem a suspeitas sobre a lisura de sua conduta Aquele que porventura venha a se encontrar em situação de conflito ou potencial conflito de interesses deverá interromper imediatamente a situação em que o conflito se manifeste, comunicando tempestivamente tal fato ao seu superior direto. Caberá a este último avaliar se: (i) a participação da pessoa conflitada produziu efeitos ou resultados prejudiciais ao Ultra, comunicando tal situação à sua Diretoria e à Diretoria de Auditoria e Compliance, desfazendo tais efeitos ou resultados, se possível; ou (ii) tal situação se trata apenas de um potencial conflito. Neste caso, caberá ao superior imediato consultar à sua diretoria para decidirem sobre a existência ou não de conflito de interesses. Em qualquer caso a Diretoria de Auditoria e Compliance estará disponível para orientação de dúvidas através do Canal Aberto Ultra. Esta, por sua vez, a depender da orientação que o 3

5 caso requeira, poderá submetê-la à análise do Comitê de Conduta do Ultra Quando o conflito ou o potencial conflito - de interesses verificar-se em matéria submetida à deliberação de órgão colegiado da Companhia, a pessoa conflitada deverá informar o fato aos demais membros e não participará da deliberação, deixando a reunião. Caso exista dúvida quanto à efetiva existência ou não do conflito de interesses, o colegiado deverá previamente decidir se este se verifica ou não de fato, sem a participação do membro potencialmente impedido MODALIDADES DE CONFLITO DE INTERESSES Situações de conflitos de interesse surgem quando a capacidade de decidir com imparcialidade e de agir com responsabilidade encontram-se efetiva ou potencialmente abaladas, com risco de favorecimento pessoal em detrimento dos interesseses do Ultra. Os conflitos de interesses podem dar-se de forma real, potencial ou aparente Esta política não esgota todas as situações de conflito de interesses que possam surgir entre o Ultra e as Pessoas Sujeitas à Política. Nada obstante, esta política destaca as situações mais frequentes de transações com Partes Relacionadas, conflito de interesses no ambiente de trabalho e no relacionamento com clientes e fornecedores, sejam estes entes públicos ou privados Transações com Partes Relacionadas. São transações com entidades, físicas ou jurídicas, cujos vínculos descaracterizem a independência entre as partes, independência esta tipicamente encontrada em transações com um terceiro qualquer. Quando houver a perda da independência, real, potencial ou aparente, por conta de vínculos com a contraparte, a pessoa conflitada deve se afastar da transação, comunicando tal fato ao seu superior imediato que decidirá sobre a continuidade ou não da mesma, mediante a determinação de novos interlocutores Conflito de interesses no ambiente de trabalho. Pessoas Sujeitas à Política podem indicar a contratação de prestadores de serviços ou outros fornecedores - pessoas físicas ou jurídicas - que, em algum momento, tenham sido Pessoas Sujeitas à Política, desde que o processo seja conduzido com transparência e de forma a evitar suspeitas de favorecimento pessoal. Referidas contratações deverão, em qualquer hipótese, observar as condições de mercado, sem qualquer favorecimento em razão do vínculo entre as partes envolvidas na relação. É facultada a participação societária em outras empresas por Pessoas Sujeitas à

6 Política, mas estas não poderão: a) deter qualquer participação capaz de influenciar em decisões de empresas concorrentes do Ultra, b) exercer função igual ou semelhante àquela desempenhada no Ultra, ou c) comprometer quantidade de tempo que conflite com suas atividades no Ultra. Pessoas Sujeitas à Política poderão indicar parentes para trabalhar no Ultra sem, no entanto, participar do processo de contratação. O Ultra, antes de contratálos, verificará se os cargos e as rotinas de trabalho entre os parentes acarretará constrangimentos ou situações de conflito de interesses real ou aparente Conflito de interesses no relacionamento com parceiros, clientes e fornecedores, sejam estes entes públicos ou privados. Essas relações devem sempre pautar-se na boa-fé e no respeito aos legítimos interesses do Ultra, devendo os eventuais conflitos de interesses ser tempestivamente resolvidos, com observância desta política e com equidade e transparência. 3. TREINAMENTO 3.1. TREINAMENTO CONTINUADO E MONITORAMENTO O Ultra promoverá treinamentos continuados destinados a disseminar os princípios e as diretrizes do Código de Ética e desta Política, além de identificar e preparar as Pessoas Sujeitas à Política a lidar com transparência e equidade diante de eventuais situações de conflito de interesses O conteúdo e a periodicidade de tais treinamentos serão determinados pela Diretoria de Auditoria e Compliance do Ultra, respeitadas as particularidades de cada Divisão de Negócio Caberá à Diretoria de Auditoria e Compliance do Ultra monitorar a realização dos treinamentos e seus resultados, bem como informar aos diretores de administração e controle das Divisões de Negócio sobre os resultados e eventuais necessidades de treinamentos adicionais. 4. SANÇÕES 4.1. VIOLAÇÃO À POLÍTICA DE CONFLITO DE INTERESSES Qualquer desrespeito ou violação à Política de Conflito de Interesses do Ultra será investigada com observância das leis aplicáveis, do Código de Ética e dos interesses do Ultra, para que sejam tomadas as medidas cabíveis. 5

7 O descumprimento das disposições aqui previstas poderá sujeitar o infrator a penalidades cíveis, trabalhistas e administrativas, sem prejuízo das demais medidas disciplinares corporativas A Diretoria de Auditoria e Compliance do Ultra e, se for o caso, o Comitê de Conduta, ao analisarem o descumprimento aos termos da presente Política, ponderarão sua materialidade no contexto das atividades Ultra e eventual reincidência do infrator. 5. CANAL DE ORIENTAÇÃO E DENÚNCIA 5.1. CANAL ABERTO ULTRA Sem prejuízo do disposto no item acima, em caso de dúvidas ou denúncias relacionadas aos assuntos aqui tratados, bem como a quaisquer outras políticas ou diretrizes do Ultra, entre em contato com o Canal Aberto Ultra: Telefone: Site: O Ultra garante o sigilo da apuração e aceita denúncias e manifestações anônimas e proíbe qualquer ato de ameaça, intimidação ou retaliação a qualquer pessoa que (a) denunciar violações a esta Política e qualquer outra política ou legislação aplicável ao Ultra, ou (b) manifestar suas dúvidas, suspeitas ou preocupações em relação a esse assunto. ANEXO I - DEFINIÇÕES Considera-se, para os efeitos dessa Política: Acionistas Controladores : Acionista ou Grupo de Acionistas que seja titular e exerça o poder de controle da Companhia direta ou indiretamente, conforme definido no Estatuto Social. Administradores : com relação à Companhia e às suas Controladas, os membros do Conselho de Administração, os diretores estatutários, os membros do Conselho Fiscal, quando instalado, e os membros de quaisquer outros órgãos com funções técnicas ou consultivas eventualmente criados por disposição estatutária. Canal Aberto Ultra : mecanismo de recebimento de dúvidas, preocupações e denúncias oferecido pelo Ultra, o qual permite o anonimato e é gerido por empresa especializada terceirizada contratada pelo Ultra.

8 Código de Ética : Código de Ética do Ultra. Colaboradores : empregados, estagiários (na forma da Lei de Estágio - Lei /2008), e jovens aprendizes (na forma da Lei de Aprendizagem - Lei /2000). Companhia ou Ultrapar : Ultrapar Participações S.A. Cônjuge : são esposos(as) ou companheiros(as). Dependentes : qualquer dependente incluído na declaração anual de imposto de renda de Pessoas Sujeitas à Política. Diretoria de Auditoria e Compliance : área do centro corporativo da Ultrapar responsável pela gestão e aplicação desta Política com o apoio do Comitê de Conduta do Ultra. Divisão de Negócio : inclui a Ultrapar e os segmentos em que atua através de suas sociedades controladas. Parceiros : distribuidores, revendedores, representantes comerciais, fornecedores, prestadores de serviços (exceto por aqueles prestadores de serviço já contemplados na definição Terceiros) e todos aqueles que tenham relação comercial, profissional ou de confiança com o Ultra. Partes Relacionadas : qualquer pessoa natural ou jurídica que: a) Direta ou indiretamente por meio de um ou mais intermediários: Controlem, forem controlados por, ou estiverem sob controle comum do Ultra. Tenham interesse no Ultra que lhes confira influência significativa sobre a organização. b) Forem coligadas do Ultra, conforme Lei das Sociedades Anônimas (Lei 6.404/76). c) Forem consideradas pessoas-chave, isto é, pessoas que exerçam cargo de administração no Ultra, em suas controladas ou em seus controladores. d) Forem, parentes em relação a qualquer pessoa mencionada na alínea a ou c (vide relações de parentesco no Anexo II.) e) Sejam controladas por qualquer pessoa referida na alínea c ou d. f) De cujo capital participe com mais de 10% (dez por cento), direta ou indiretamente, qualquer pessoa referida nas alíneas c ou d. 7

9 Pessoas Sujeitas à Política : tem o significado que lhe é atribuído no item Sócio : titular de ações do Ultra que venha a se manifestar em nome do Ultra. Terceiro : pessoa física ou jurídica que representa os interesses ou manifeste-se em nome do Ultra, independentemente da existência da outorga de procuração ou formalização contratual, incluindo mas não se limitando à assessores, consultores, contadores, intermediários, advogados e despachantes. Ultra : Ultrapar e suas sociedades controladas no Brasil e no exterior. ANEXO II RELAÇÕES DE UNIÃO E PARENTESCO RELAÇÕES DE UNIÃO Casamento Cônjuge União Estável Companheiro/a RELAÇÕES DE PARENTESCO Pais, avós, tios, tio avós Filhos e netos Irmãos, primos e sobrinhos Padrastos, madrastas e sogros Enteados, noras, genros Cunhados e concunhados

10