MRedPN tt : Metodologia para Redesenho de Processos de Negócios com Transferência Tecnológica - Versão 1.1

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1 MRedPN tt : Metodologia para Redesenho de Processos de Negócios com Transferência Tecnológica - Versão 1.1 Prof. Dr. Jorge Henrique Cabral Fernandes Departamento de Ciência da Computação Universidade de Brasília 25 de Junho de 2004

2 Histórico de Alterações Data Versão Responsável Comentário 20/04/ Jorge Henrique Cabral Fernandes Versão inicial 25/06/ Jorge Henrique Cabral Fernandes Ajustes na coleta de dados e transferência tecnológica.

3 Licença A MRedPN tt pode ser livremente usada ou adaptada por qualquer organização, brasileira ou não, de natureza pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, contanto que sejam preservadas as referências originais de autoria. Embora a MRedPN tt tenha sido elaborada dentro dos princípios da boa engenharia, e objetivando produzir os melhores resultados para qualquer organização que a adote, seu uso é de inteira responsabilidade de quem a adota. Sendo assim, as conseqüências e resultados negativos produzidos em decorrência da adoção da MRedPN tt não poderão, em hipótese alguma, serem imputadas a Jorge Henrique Cabral Fernandes ou ao Departamento de Ciência da Computação da Universidade de Brasília.

4 Objetivos Este documento apresenta uma visão geral da Metodologia para Redesenho de Processos de Negócios com ênfase em Transferência Tecnológica - MRedPN tt, aplicável a organizações de natureza pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte. Por ser de domínio público, a MRedPN tt permite que qualquer organismo que a adote, em especial o público, inicie o uso e disseminação de um método padronizado de redesenho de processos organizacionais, fundamentado em práticas universalmente aceitas, que tem potencial de permitir ampla uniforme desta atividade no âmbito da gestão pública. Espera-se portanto que tal modelo de processo de reengenharia possibilite uma maior uniformidade de procedimentos e eficiência na reorganização do Estado Brasileiro, em suas instâncias federal, estadual e municipal.

5 Referências e Acrônimos As seguintes referências e acrônimos embasam a concepção da metodologia MRedPN tt [1] Sawy, Omar A. Redesigning Enterprise Processes for e-business. McGraw-Hill Livro sobre redesenho de processos de negócios, no âmbito do comércio eletrônico. [2] CMMI Product Team. Standard CMMI SM Appraisal Method for Process Improvement (SCAMPI SM ), Version 1.1: Method Definition. CMU/SEI-2001-HB-001. Software Engineering Institute. Dec Available site: Software Engineering Institute. URL: [3] Hammer & Champy. Reengenharia. Livro clássico que motiva a adoção de práticas de reeengenharia a fim de permitir aumento quântico na produtividade de organizações de grande porte. [4] IBM/Rational. The Rational Unified Process Framework para modelagem e implementação de processos na área de engenharia de software. [5] IBM Websphere Business Integration Workbench Ferramenta de software para apoio à modelagem, simulação e redesenho de processos de negócios. [6] BPML - Business Processos Modelling Language. Linguagem visual para modelagem de processos de negócios produzida pelo BMPI Business Processes Modeling Institute.

6 Características Gerais e Aplicação da MRedPN tt A Reengenharia de Processos de Negócios (Business Process Reengineering BRP) é uma técnica de aprimoramento organizacional baseada na análise e reorganização de processos produtivos que, aliada ao apoio da Tecnologia da Informação (TI), permite o alcance de maiores níveis de produtividade em organizações formais, de natureza pública ou privada. A Reengenharia de Processos de Negócios RPN, em sentido amplo, contempla cinco fases[1]: (i) Definição do Escopo Executivo da Reengenharia, (ii) Mobilização de Recursos para Reengenharia, (iii) Modelagem e Redesenho de Processos, (iv) Implementação e Transformação Organizacional, e (v) Monitoramento e Manutenção do Processo. A metodologia MRedPN tt é uma simplificação e adaptação dos princípios de uma metodologia geral de reengenharia de processos, que visa atender a um contexto específico de reestruturação do setor público brasileiro, no qual já existem as seguintes condições definidas: (i) Existência de uma Visão Executiva do Projeto de Reengenharia isto é, a alta gestão do organismo público já está sensibilizada para os benefícios da reengenharia de processos, seja por iniciativa própria ou por orientação de organismos de apoio à Reforma do Estado, (ii) mobilização de recursos para BPR isto é, já existem recursos humanos e financeiros disponíveis na organização pública, em quantidade suficiente para suportar o redesenho e posterior implantação e manutenção do processo redesenhado, através da contratação de serviços de consultoria externa. Em vista do estabelecimento das condições supra-citadas, a MRedPN tt se aplica em várias situações, entre elas na ocorrência da contratação de um terceiro para realizar um serviço que compreende o Redesenho de Processos de Negócios e a Transferência de Tecnologia sobre o serviço contratado. A MRedPN tt visa portanto, possibilitar a futura independência do organismo contratante no tocante à implantação das fases posteriores de Implementação, Monitoramento e Manutenção dos Processos Reorganizados.

7 Premissas Gerais da MRedPN tt As seguintes premissas norteiam a arquitetura da metodologia MRedPN tt 1. A metodologia é aplicável em um contexto de consultoria, onde existem a figuras jurídicas do contratante e do contratado (consultoria), ambos representados por suas respectivas equipes técnicas. 2. Deverá ser realizada a transferência de conhecimento sobre a aplicação da metodologia à equipe técnica do contratante, que lhe permita, se assim desejar, coordenar a execução técnica de todas as atividades do projeto e manter o processo de reengenharia após a conclusão da consultoria. 3. Privilegiar a integração de pessoal, tarefas, produtos e ferramentas tecnológicas entre o contratante e o contratado. 4. Realização de todas as atividades de coletas de dados (reuniões, entrevistas em questionário aberto ou fechado, coleta de documentos não públicos, em papel ou meio digital) através de agendamento prévio e aprovação por parte da coordenação técnica do contratante, evitando interrupções não planejadas na atividade do organismo sob estudo. 5. Uso de dados coletados para suporte à execução do projeto, condicionados a aprovação prévia pela coordenação técnica do contratante, quanto ao uso. Os dados serão respaldados por evidência documental, que indica a local, data, fonte e aprovação para uso. 6. Concessão plena de propriedade sobre os dados de execução do Projeto para o contratante, principalmente no que se refere a todas as evidências documentais e dados de acesso não público do organismo. As evidências e documentais e dados serão sumarizados e entregues ao contratante após a conclusão do serviço, não cabendo ao contratado a guarda futura de nenhum dado ou evidência documental sobre os detalhes de execução do projeto e seus resultados. 7. Concessão plena de propriedade, para o contratante, sobre todos os resultados, documentos, textos, comunicações, sejam em meio impresso ou digital, produzidos durante a execução do projeto,. Os resultados, documentos, textos e comunicações serão entregues ao contratante após a conclusão do serviço, não cabendo ao contratado guardar qualquer resultado documental nem restringir ao proprietário dos mesmos o acesso aos dados que lhes pertencem. 8. Manutenção de registro histórico detalhado das ocorrências em cada etapa de execução do Projeto - da participação dos membros do projeto, das conclusões, sugestões, oportunidades, observações e problemas encontrados durante a execução do projeto. Tal registro será fornecido ao contratante ao fim de cada etapa. 9. Deve ser feito, sempre que possível, o uso de ferramentas automatizadas para aumentar a qualidade e eficiência na coleta de dados relevantes para o redesenho organizacional.

8 Etapas da MRedPN tt A execução de um Projeto através da MRedPN tt é composta por oito etapas: 1. Contatos e Levantamentos preliminares; 2. Seminário de Transferência Tecnológica I; 3. Definição de escopo de processos da organização contratante; 4. Escolha de focos de processo para redesenho inicial; 5. Coleta de informações e modelagem de processos escolhidos; 6. Proposição e validação de redesenho de processos; 7. Elaboração de plano de implantação; 8. Seminário de Transferência Tecnológica II; 9. Encerramento do Projeto. O detalhamento de etapas, atividades e resultados entregáveis é descrito abaixo. 1. Contatos e Levantamentos preliminares Compreende os primeiros contatos com a equipe da organização com a qual se vai trabalhar. Define-se um protocolo de trabalho onde: (i) a equipe de trabalho, (ii) o escopo global do projeto, (iii) a metodologia de trabalho, (iv) os instrumentos de coletada e análise de dados e (v) o plano de execução do projeto são apresentados. Adicionalmente, são coletados e documentados: (vi) dados gerais sobre o escopo, função e tamanho da organização sob estudo. A organização sob estudo pode atuar nas mais diversas atividades econômicas e sociais, destacando-se a indústria, comércio e serviços. A organização varia quanto à natureza, sendo pública ou privada, e deste modo se faz necessário um reconhecimento de toda a legislação e regulamentação pública que rege suas atividades. O levantamento de escopo da organização define quais os limites de atuação da organização e suas relações com outras organizações e grupos sociais. O levantamento do tamanho da organização avalia globalmente o quantitativo da estrutura organizacional e sua relação com pessoas, processos e tecnologias. Por fim, as informações pertinentes, registradas em um documento são validadas pelos representantes do contratante. Entregáveis: E1.1 Plano de Projeto; E1.2 Documento de Interface de Trabalho Contratante-Contratado; E1.3 Definição Preliminar da Organização sob Estudo. Atividades: A1.1 Estabelecimento de interface de trabalho. A1.2 Delimitação da natureza, missão e funções organizacionais; A1.3 Levantamento de escopo da organização; A1.4 Levantamento quantitativo da organização. 2. Seminário de Transferência Tecnológica I Compreende a realização de um seminário, de curta duração, durante a qual será apresentado o plano de transferência tecnológica que permitirá à contratante incorporar a tecnologia sobre a metodologia e técnicas a empregar durante a realização do serviço. No seminário serão apresentados todos os métodos de coleta e análise de dados, com possíveis discussões e ajustes quanto à viabilidade dos mesmos. Entregáveis: E2.1 Seminário de Transferência Tecnológica; E2.2 Métodos de Coleta e Análise de Dados

9 Atividades: A2.1 Planejamento de seminário; A2.2 Seminário; A2.3 Ajustes nos Instrumentos de Coleta e Análise de Dados 3. Coleta e documentação de processos da organização contratante Compreende a coleta, análise e documentação formal dos processos (macro-processos) que formam o modelo global de atuação da organização. Todos os macro-processos são descritos quanto à finalidade, clientes, principais pontos de controle e resultados produzidos. Entregáveis: E3.1 Descrição de macro-processos organizacionais. Atividades: A3.1 Coleta de dados sobre os macro-processos organizacionais; A3.2 Validação e análise dos dados; A3.3 Produção de documentos. 4. Escolha de focos de processo para redesenho inicia Compreende a realização de um seminário que conduz à definição de quais as áreas de processos de negócios serão efetivamente modeladas e redesenhadas. Entregáveis: E4.1 Documento de definição de foco de redesenho. Atividades: A4.1 Análise inicial de impacto dos macro-processos; A4.2 Ajustes dos instrumentos de coleta de dados; A4.3 Preparação e execução de seminário; A4.3 Coleta de indicações de impacto, restrições e oportunidades para redesenho; A4.4 Escolha do foco. 5. Coleta de informações e modelagem de processos escolhidos Compreende a aplicação de instrumentos de coleta de dados no escopo dos processos a redesenhar, a fim de avaliar detalhadamente o estado dos processos existentes. Entregáveis: E5.1 Plano de coleta de dados; E5.2 Instrumentos de coleta de dados; E5.3 Dados validados de processos; E5.4 Modelo de processos validados; E5.5 Resultados de simulação dos modelos de processos (as-is); E5.6 Resultados de validação dos modelos de processos (as-is). Atividades: A5.1 Planejamento de coleta de dados; A5.2 Ajustes nos instrumentos de coleta de dados; A5.3 Aplicação dos instrumentos de coleta de dados; A5.4 Validação de dados quanto ao uso; A5.5 Modelagem dos processos (as-is); A5.6 Simulação e análise dos processos modelados (as-is); A5.7 Validação geral dos processos modelados. 6. Proposição e validação de redesenho de processos Compreende a reestruturação e validação dos processos redesenhados. Entregáveis: E6.1 Definição de princípios e táticas para redesenho; E6.2 Plano de coleta de dados para redesenho; E6.3 Instrumentos de coleta de dados para redesenho; E6.4 Dados validados para redesenho de processos; E6.5 Modelo de processos redesenhados; E6.6 Resultados de simulação e análise dos modelos de processos redesenhados (to-be); E6.7 Resultados de validação dos modelos de processos (to-be). Atividades: A6.1 Refinamento e validação dos princípios e práticas para redesenho de processos; A6.2 Planejamento de coleta de dados para redesenho; A6.3 Ajustes nos instrumentos de coleta de dados para redesenho; A6.4 Aplicação dos instrumentos de coleta

10 de dados para redesenho; A6.5 Validação de dados quanto ao uso no redesenho; A6.6 Aplicação de princípios e práticas validadas no redesenho de processos; A6.7 Simulação e análise. 7. Elaboração de plano de implantação Compreende a criação de um plano que possibilite a implantação total ou parcial dos processos redesenhados. Entregáveis: E7.1 Definição de princípios, táticas, restrições e condições gerais para implantação de redesenho; E7.2 Plano de coleta de dados para implantação de redesenho; E7.3 Instrumentos de coleta de dados para implantação de redesenho; E7.4 Dados validados para implantação de redesenho; E7.5 Plano de implantação de redesenho; E7.6 Resultados de validação do plano de implantação de redesenho. Atividades: A7.1 Planejamento de coleta de dados para implantação de redesenho; A7.2 Ajustes nos instrumentos de coleta de dados; A7.3 Aplicação de instrumentos de coleta de dados para implantação de redesenho; A7.4 Validação dos dados de apoio ao plano de redesenho; A Seminário de Transferência Tecnológica II Compreende a realização de um seminário, de curta duração, durante a qual serão apresentados todos os métodos e resultados obtidos com a execução do projeto. Tal seminário fará ainda a comparação entre o plano inicial apresentado no Seminário de Transferência Tecnológica I e os resultados obtidos. Entregáveis: E8.1 Seminário de Transferência Tecnológica; E8.2 Análise Comparativa: Resultados planejados e resultados obtidos. Atividades: A8.1 Preparação de Análise comparativa; A8.2 Planejamento de Seminário; A8.3 Execução do seminário. 9. Encerramento do Projeto Compreende a entrega protocolar, ao contratante, de todos os dados coletados durante a execução do Projeto. Entregáveis: E9.1 Pacote com dados de execução do projeto. Atividades: A9.1 Empacotamento e entrega dos dados coletados durante a execução do projeto.

11 Conclusões Ainda não foram realizados extensos estudos práticos sobre a efetividade da metodologia MRedPN tt, mas dado o seu embasamento em metodologias de sucesso, como [1] e [2], acredita-se ser a MRedPN tt uma proposta de alta viabilidade para implantação de redesenho de processos em organismos, especialmente os públicos, visando a efetiva implantação dos mesmos, em direção ao maior aperfeiçoamento de excelência e produtividade nas organizações.

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