Princípios de aquisição

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1 Princípios de aquisição

2 Princípios de Aquisição da Rio Tinto

3 01_02 Caros colegas e parceiros Princípios de aquisição A reputação da Rio Tinto de agir de forma responsável desempenha um papel fundamental no nosso sucesso empresarial e na nossa capacidade de criar valor para os acionistas. Na função de Aquisição, nós assumimos esta responsabilidade seriamente em cada fase do nosso processo desde o pessoal de armazém ou especialistas de aprovisionamento à nossa equipa de liderança. ajam da mesma forma. Os nossos Princípios de Aquisição refletem os quatro valores fundamentais da Rio Tinto: Responsabilidade, Respeito, Trabalho de Equipa e Integridade. Estes valores resumem a forma como pretendemos operar em parceria com os nossos clientes e fornecedores. Representam igualmente as nossas expetativas em relação a cada funcionário e contratante. Preparámos este documento para afirmar que esperamos que todos os intervenientes chave ajam com transparência em todas as atividades relativas a aquisição levadas a cabo para a Rio Tinto. Representa igualmente uma oportunidade para comunicarmos os princípios que orientam o nosso comportamento ideal enquanto organização. Este documento substitui A forma como compramos e reflete os princípios delineados no código global de conduta empresarial da Rio Tinto A forma como trabalhamos. Por favor, reserve um tempo para ler e compreender os Princípios de Aquisição da Rio Tinto e utilize-os como uma referência contínua no seu trabalho. Scott Singer Diretor de Serviços Empresariais Globais Dezembro 2011

4 Princípios de Aquisição da Rio Tinto Rio Tinto A Rio Tinto é uma empresa líder global que cria valor em cada fase da produção de minerais e de metais. O Grupo inclui a Rio Tinto plc, uma sociedade de responsabilidade limitada listada nas Bolsas de Valores de Londres e de Nova Iorque, e a Rio Tinto Limited, listada na Bolsa de Valores Australiana. A nossa estratégia bem estabelecida, o nosso conjunto único de padrões e valores e a nossa carteira diversificada de ativos de qualidade posiciona-nos para um crescimento a nível global. À medida que trabalhamos para alcançar a nossa visão de nos tornarmos na empresa metalúrgica e de mineração líder global no setor, iremos maximizar a rentabilidade dos acionistas através da prospeção, desenvolvimento, mineração e processamento dos recursos naturais de forma sustentável. Alcançaremos este objetivo empregando uma estratégia de investimento e operação de minas e empresas de grande porte, de longo prazo e competitivas em termos de custos, estratégia esta que será impulsionada não pela escolha do produto mas pela qualidade de cada oportunidade. Os nossos principais produtos são o alumínio, cobre, diamantes, minério de ferro, carvão, urânio, ouro e minerais industriais (incluindo boratos, dióxido de titânio e sal). A maior parte das nossas operações estão situadas na Austrália e América do Norte, mas também temos unidades na América do Sul, Europa, África Austral e Ásia. O nosso compromisso com o desenvolvimento sustentável constitui a estrutura que serve de base à nossa atividade empresarial. O nosso empenhamento na saúde, segurança e prosperidade do nosso pessoal está no cerne das nossas operações, bem como a determinação de manter a integridade ambiental da nossa atividade. Colaboramos estreitamente com os países e comunidades que nos acolhem, respeitando as suas leis e costumes e assegurando uma partilha equitativa dos benefícios e oportunidades.

5 03_04 Índice Princípios de Aquisição da Rio Tinto 5 Aplicação dos Princípios de Aquisição da Rio Tinto 6 A quem se aplicam? 6 O papel da função de Aquisição da Rio Tinto 7 Como trabalhamos com os nossos clientes internos 8 Governação 8 Aprovisionamento 8 Compras 9 Cadeia de fornecimento interno 10 Gestão de risco 10 Como trabalhamos com os nossos fornecedores 11 Qualificação do fornecedor 11 Comércio eletrónico 12 Responder a ofertas 12 Mercados emergentes 12 Adjudicação de contratos 13 Ordens de compra 13 Expetativas de serviço 13 Pagamento 13 Revisão de contratos 14 Utilização do nosso nome, logótipo e marcas registadas por parte de fornecedores 14 O nosso local de trabalho 15 Segurança 15 Drogas e álcool 15 Saúde 15 Emprego 16 Meio-Ambiente, desenvolvimento sustentável e direitos humanos 17 Meio-Ambiente 17 Desenvolvimento sustentável 17 Fornecedores locais e autóctones 18 Direitos humanos 18 Integridade empresarial 20 Concorrência e antitruste 20 Suborno e corrupção 20 Presentes e entretenimento 20 Confidencialidade 21 Conflitos de interesse 21 Comércio internacional 22

6 Princípios de Aquisição da Rio Tinto Princípios de Aquisição da Rio Tinto Os Princípios de Aquisição da Rio Tinto representam o nosso código de conduta empresarial global em relação à função de Aquisição. Este documento estabelece: o papel da função de Aquisição no seio do Grupo Rio Tinto e a forma como pretendemos operar; as expetativas e compromissos entre a Aquisição e os seus clientes internos; as expetativas entre a Aquisição e os fornecedores; e as expetativas da Rio Tinto em relação aos seus funcionários e contratantes. Os Princípios de Aquisição da Rio Tinto são propriedade da função de Aquisição da Rio Tinto e abrangem o ciclo completo de aquisição incluindo: obter fontes de fornecimento globais e locais e iniciar pedidos de bens e serviços; obter quotas em relação a preços e disponibilidade dos fornecedores; efetuar encomendas de bens ou serviços; receber e aceitar os bens e serviços; e autorizar pagamentos a fornecedores. Os Princípios de Aquisição da Rio Tinto foram redigidos para assegurar que todas as atividades relativas à aquisição são levadas a cabo com transparência e compreendidas por todos os intervenientes chave. Este documento complementa a política interna de Aquisição do Grupo Rio Tinto. Os Princípios de Aquisição da Rio Tinto destinam-se a ser colocados em prática em todo o Grupo Rio Tinto e aplicam-se à função de Aquisição bem como a entidades individuais no aprovisionamento de bens e/ ou serviços.

7 05_06 Aplicação dos Princípios de Aquisição da Rio Tinto A quem se aplicam? Este documento aplica-se a todos os funcionários das empresas do Grupo Rio Tinto bem como a fornecedores e contratantes. Qualquer indivíduo, grupo ou empresa que leva a cabo atividades relativas a aquisição com a, ou em nome da, Rio Tinto deve cumprir os Princípios de Aquisição da Rio Tinto, bem como A forma como trabalhamos em todos os aspetos dessas atividades. Isto inclui funcionários que não executam a função de Aquisição, mas que necessitam de levar a cabo atividades de aquisição com vista à obtenção de bens e serviços em nome de uma determinada entidade do Grupo Rio Tinto. As nossas expetativas de cumprimento dos Princípios de Aquisição da Rio Tinto são universais. Desta forma, esperamos que sejam efetuados todos os esforços para assegurar que os padrões de conduta estabelecidos neste documento são respeitados em todas as relações comerciais, incluindo transações com parceiros de joint venture e empresas onde a Rio Tinto tem participações mas que não são controladas por esta. Nos Princípios de Aquisição da Rio Tinto, os termos empresa, Grupo, Rio Tinto, ou Grupo Rio Tinto referem-se à Rio Tinto plc e à Rio Tinto Limited e quaisquer subsidiárias, empresas associadas e outras entidades jurídicas nas quais a Rio Tinto plc e/ou a Rio Tinto Limited detém uma participação maioritária. Violações da lei, dos Princípios de Aquisição da Rio Tinto e de A forma como trabalhamos pode dar azo a ação disciplinar, e no caso de um consultor, agente, contratante ou fornecedor à rescisão ou não renovação do respetivo contrato. Os Princípios de Aquisição da Rio Tinto e o nosso código global de conduta empresarial A forma como trabalhamos podem ser descarregados e imprimidos acedendo a www. riotinto.com/library Condições de Emprego Todo o pessoal da Rio Tinto é regido pelos termos e condições de emprego acordados com a Rio Tinto. Nada constante do presente documento contradiz esses termos e condições. Termo de isenção de responsabilidade As políticas e procedimentos indicados nos Princípios de Aquisição da Rio Tinto são disposições internas do Grupo Rio Tinto e nem a função de Aquisição nem qualquer uma das entidades do Grupo Rio Tinto serão obrigadas a divulgar quaisquer documentos que decidam não divulgar a um terceiro. Os Princípios de Aquisição da Rio Tinto constituem um guia e não são legalmente vinculativos em relação à Rio Tinto. Não se destinam a criar quaisquer obrigações contratuais ou direitos. A Rio Tinto reserva o direito de interpretar as suas políticas e de alterar os seus procedimentos (incluindo os Princípios de Aquisição da Rio Tinto) quando o considerar apropriado. A Rio Tinto pode, a seu critério exclusivo, fazer exceções aos, ou suspender os, princípios do presente documento, em qualquer momento e sem aviso prévio. Os clientes internos da Aquisição incluem todas as entidades do Grupo Rio Tinto que efetuam despesas externas em nome da Rio Tinto

8 Princípios de Aquisição da Rio Tinto O papel da função de Aquisição da Rio Tinto Aquisição é uma função interna da Rio Tinto e o seu objetivo é o de aumentar o valor para os acionistas colocando em prática os nossos conhecimentos especializados em matéria de aquisição e tirando partido da abrangência do Grupo. Fornecemos serviços de Aquisição que criam valor para o Grupo Rio Tinto através do aprovisionamento e compra estratégicos de bens e serviços para as operações da Rio Tinto, a nível global e regional. Somos igualmente responsáveis pela gestão da cadeia de fornecimento interno. A nossa função é a de assegurar que os bens e serviços certos são entregues, de forma segura, no local certo à hora certa. O nosso objetivo é o de alcançar um Custo Total de Propriedade competitivo para os nossos clientes. Colaboramos com os nossos clientes internos e outra funções no seio da Rio Tinto para alinhar estratégias, planos operacionais e iniciativas de melhoramento contínuo. Somos responsáveis por assegurar que a cadeia de fornecimento se desenvolve de forma segura e eficiente. Pretendemos criar valor de longo prazo para os nossos clientes tirando partido das relações com os fornecedores e de uma eficaz gestão dos contratos. Gerimos e desenvolvemos, de forma proativa, uma base de fornecimento eficaz e comercialmente segura. Ajudamos igualmente o Grupo Rio Tinto a alcançar os seus objetivos de desenvolvimento sustentável através do apoio a esta base de fornecimento. Somos o proprietário, arquiteto e guardião do processo Da compra ao pagamento, que é gerido através do sistema de planeamento de recurso empresarial (PRE) e outras das melhores soluções do setor. Todos os compromissos de bens e serviços devem ser efetuados através dos nossos sistemas autorizados e utilizando os nossos processos. Gerimos o processo de aquisição empregando especificações e critérios de avaliação fornecidos pelos nossos clientes. O cliente toma a decisão de adjudicação e dá-nos autorização para as despesas. Processamos todas as compras e pedidos de serviço autorizados em nome dos nossos clientes internos e gerimos os ficheiros de dados necessários para dar assistência a estas atividades, incluindo informações de fornecedores, ficheiros de preços e dados de catálogos. Estamos envolvidos no desenvolvimento de estratégias de aquisição para projetos de investimento, incluindo avaliar como as sinergias e conhecimentos especializados do Grupo podem ser usados eficazmente. Em colaboração com clientes internos, implementamos e gerimos processos de cadeia de fornecimento e logística de insumo. Todos os fornecedores atuais e potenciais da Rio Tinto devem estabelecer uma relação comercial com o Grupo através da Aquisição Rio Tinto.

9 07_08 Como trabalhamos com os nossos clientes internos Os clientes internos da Aquisição Rio Tinto são todas as entidades do Grupo Rio Tinto. Para permitir à Aquisição operar em nome dos nossos clientes, são implementadas várias práticas e condições de apoio. Um princípio dominante de todas as nossas ações é o nosso empenhamento em zero acidentes nos objetivos de saúde, segurança e ambiente. Consulte a página 14 para obter mais informações. Governação A nossa atribuição de fundos do cliente é autorizada, executada e registada em conformidade com práticas comerciais apropriadas e aprovada pelas relevantes autoridades financeiras da função ou entidade empresarial. Cumprimos as políticas e padrões do Grupo Rio Tinto e os dos próprios clientes. Um fornecedor só pode iniciar o seu trabalho após ter recebido uma ordem de compra válida. Avaliamos e relatamos o desempenho de aquisição aos nossos clientes regularmente. Levamos a cabo ações, sempre que necessário, para corrigir e melhorar o desempenho e dar resposta às expetativas dos clientes. Testamos, de forma competitiva, todos os compromissos importantes, para assegurar que a Rio Tinto obtém o melhor valor possível tendo em consideração todos os fatores relevantes, incluindo segurança, qualidade, sustentabilidade, distribuição, especificações, preços, impacto ambiental e na comunidade e desenvolvimento sustentável. Aprovisionamento A Política de Aquisição do Grupo Rio Tinto estabelece os requisitos mínimos para o aprovisionamento de bens e serviços por parte da Rio Tinto. Responsabilidades da Aquisição No âmbito desta política, levamos a cabo o seguinte: Consultamos os clientes para compreender as suas necessidades e resultados pretendidos, com vista a desenvolver estratégias de aprovisionamento adequadas aos bens e serviços fornecidos; Desenvolvemos estratégias para dar resposta a requisitos empresariais de curto prazo e perspetivas estratégicas de longo prazo; Contratamos fornecedores de serviço através de transações pontuais, acordos plurianuais ou acordos estratégicos de longo prazo; Contactamos com fornecedores após termos consultado os clientes para desenvolver uma estratégia de aprovisionamento apropriada que colocamos em prática no mercado; Com base na resposta dos fornecedores, iniciamos e negociamos contratos de fornecimento em nome das funções e/ou unidades empresariais do Grupo Rio Tinto; Adotamos um procedimento uniforme para o processo de contrato de fornecedor e estabelecemos termos contratuais padrão, sempre que possível;

10 Princípios de Aquisição da Rio Tinto Gerimos a relação comercial com os fornecedores, incluindo a gestão de contrato e administração da atividade; No âmbito da função de gestão e administração do contrato, sempre que aplicável, nós - realizamos reuniões com fornecedores e revisões de preços; - fiscalizamos e atualizamos índices de preços relevantes para o contrato; - revemos o desempenho do fornecedor em intervalos de revisão contratuais; - recolhemos e mantemos atualizados certificados de seguro; - gerimos a data de validade do contrato; e - mantemos uma base de dados de contratos. As responsabilidades dos nossos clientes Para dar apoio ao processo de aprovisionamento, as unidades empresariais do Grupo fornecem-nos: prazos suficientes para permitir um processo de aquisição organizado; especificações completas e abrangentes e âmbitos de trabalho que incluem aprovisionamento local e outras considerações de desenvolvimento sustentável; uma análise de riscos documentada em relação ao desenvolvimento de qualquer novo contrato; uma lista de potenciais fornecedores (a Aquisição convidará outros fornecedores potenciais para participar, se for caso disso); um Pedido de Exceção de Fornecedor Único completo e aprovado quando não são levados a cabo concursos para seleção; quaisquer termos específicos de cliente, incluindo regras de saúde, segurança e ambiente ou requisitos locais de fornecedores; critérios definidos para adjudicação de contratos; e aprovação de faturas e receção atempadas para permitir o pagamento dentro do prazo. O cliente é também responsável pela supervisão da execução dos serviços no local. Isto inclui: supervisão e gestão da saúde e segurança dos contratantes e funcionários; supervisão e gestão de impactos ambientais e na comunidade; verificação e aprovação de horas de trabalho, custos, resultados e conclusão do projeto. Compras Artigos em estoque No caso de artigos em estoque, os fornecedores serão normalmente précontratados, com encomendas de reabastecimento automaticamente geradas pelo sistema de planeamento de recurso empresarial (PRE) com base em níveis exigidos de estoque. Os funcionários da entidade empresarial do Grupo devem fazer uma reserva no sistema de PRE da entidade para que estes artigos sejam reabastecidos. Serviços e artigos não em estoque Os serviços e artigos não em estoque podem

11 9_10 ser catalogados. Para os serviços e artigos não em estoque é exigido que o cliente faça um pedido de compra. Posteriormente, a Aquisição Rio tinto determina onde obter o artigo e emite uma ordem de compra. A Aquisição Rio Tinto acompanha a ordem de compra para assegurar que o fornecedor cumpre os prazos e quantidades especificados. Cadeia de fornecimento interno A cadeia de fornecimento interno dá apoio ao processo Da compra ao pagamento. Alcançamos uma gestão de cadeia de fornecimento interno eficaz através da coordenação dos intervenientes envolvidos no planeamento operacional, aprovisionamento, relação com fornecedores, e gestão de armazéns, estoque, transporte, eliminações, reparações fora do local e bases de dados. Se for caso disso, a Aquisição é responsável por: definir normas adequadas de cadeia de fornecimento para as operações da Rio Tinto; avaliar e relatar o desempenho da cadeia de fornecimento; efetuar auditorias às normas e processos de gestão de armazéns e de estoque; fornecer aconselhamento em relação ao Custo Total de Propriedade para quantificar as opções de cadeia de fornecimento; fornecer avaliações de risco de capacidades de cadeia de fornecimento por região, unidade empresarial ou categoria; patrocinar iniciativas de melhoramento de cadeia de fornecimento; e gerir fornecedores externos de serviços de logística e armazéns. Estratégias de gestão de ativos Em colaboração com o Grupo Tecnologia e Inovação, também ajudamos os nossos clientes internos a desenvolverem estratégias de gestão de ativos que podem ser apoiadas pela cadeia de fornecimento. Por sua vez, os clientes determinam e informam antecipadamente a Aquisição Rio Tinto sobre as alterações importantes em termos de necessidades de consumo. Gestão de risco A função de Aquisição da Rio Tinto é responsável por níveis significativos de despesas e a gestão de funções operacionais essenciais. Colaboramos com entidades relevantes do Grupo Rio Tinto para desenvolver e colocar em prática estratégias adequadas para gerir riscos em relação a, mas não limitado ao preço, segurança do fornecimento e termos contratuais.

12 Princípios de Aquisição da Rio Tinto Como trabalhamos com os nossos fornecedores Fornecedores que trabalhem de forma segura, eficiente e inovadora são estrategicamente importantes para o sucesso da Rio Tinto. Com vista a um mercado de trabalho justo e competitivo aplicamos o mesmo processo de seleção e avaliação a todos os potenciais fornecedores. A Rio Tinto espera que todos os fornecedores: tenham objetivos comerciais semelhantes aos nossos, incluindo - procurar alcançar zero lesões e zero acidentes mortais no local de trabalho - aumentar o valor - aumentar a eficiência operacional e/ou de energia - reduzir e/ou eliminar resíduos - reduzir o Custo Total de Propriedade para os nossos clientes; possuam uma boa situação financeira; sejam o fabricante direto dos bens, ou um agente/distribuidor autorizado; possam efetuar transações comerciais eletronicamente (podem ser concedidas exceções a fornecedores de comunidades locais onde não existem as infra-estruturas adequadas); possuam pessoal competente para dar assistência aos bens e/ou serviços fornecidos; coloquem em prática sistemas e processos de garantia de qualidade e de Saúde, Segurança e Meio-Ambiente; concordem em fornecer os seus serviços em conformidade com os termos e condições da Rio Tinto; e mantenham políticas que apoiam a concorrência justa e a integridade, exigem o cumprimento das leis, normas e regulamentos aplicáveis, e proíbem a oferta e aceitação de subornos, colocando em prática um processo para assegurar a conformidade. Valorizamos os fornecedores que partilham do nosso compromisso de alcançar uma cadeia de fornecimento sustentável, com ênfase na segurança, prosperidade económica, bem-estar social, gestão ambiental e forte governação. Reconhecemos que podem ser alcançadas vantagens socioeconómicas significativas através do aprovisionamento local de bens e serviços. Estamos empenhados em trabalhar com fornecedores autóctones e outros fornecedores da comunidade local para assegurarmos que têm a oportunidade de fornecer os seus serviços para as operações da Rio Tinto. Para mais informações, consulte a página 16. Os fornecedores podem estar certos de que a Aquisição Rio Tinto tirará partido das suas capacidades de: assegurar a segurança do fornecimento e proteger o Grupo contra riscos comerciais; encorajar inovação na cadeia de fornecimento; e promover o fornecimento sustentável. Qualificação do fornecedor A qualificação dos fornecedores é essencial

13 11_12 para assegurar a saúde e segurança das pessoas, um impacto mínimo para o ambiente, e a qualidade dos bens e serviços fornecidos aos nossos clientes. A qualificação do fornecedor envolve obter provas suficientes para assegurar que um fornecedor cumpre ou excede os padrões mínimos para fornecer bens e serviços à Rio Tinto. Este processo inclui, sem limite, a avaliação das seguintes áreas: Saúde, Segurança e Meio-Ambiente; gestão de qualidade e melhoramento contínuo; solidez financeira; ética e desenvolvimento das comunidades; Gestão de RH; serviços e referências e; serviços jurídicos e segurança das informações. Antes de iniciarem o trabalho, todos os fornecedores que entram numa unidade da Rio Tinto terão de ser devidamente qualificados e de seguirem o programa de iniciação em conformidade com os requisitos do local. Comércio eletrónico A Rio Tinto está empenhada numa estratégia de comércio eletrónico que inclui a automatização do processo Da compra ao pagamento e a transmissão de ordens de compra, faturas e documentos de transação associados através de uma estrutura de aquisição comum baseada na Internet. Os fornecedores são encorajados a serem capazes de conduzir os seus negócios com a Rio Tinto desta forma. Reconhecemos a necessidade de desenvolver soluções locais em algumas comunidades remotas onde as infra-estruturas necessárias são limitadas. Em alguns casos, será dada prioridade às políticas de desenvolvimento sustentável. Responder a ofertas A Aquisição Rio Tinto considera as ferramentas eletrónicas e os mercados essenciais para a forma como interagimos com os fornecedores. Usamos ativamente estas ferramentas nas nossas atividades empresariais diárias, incluindo no processo de concursos. Normalmente, convidamos potenciais fornecedores, que são considerados pela Rio Tinto como tendo a capacidade de cumprir os critérios de adjudicação e que são pré-qualificados, a apresentarem as suas propostas. Quando potenciais fornecedores são convidados a responderem a um processo de concurso, é-lhes exigido que se registem no sistema de aquisição online da Rio Tinto. Este processo de registo permite o acesso: ao tipo de contrato e outros termos e condições em que serão baseados as suas propostas; às normas, especificações e requisitos comerciais aplicáveis aos bens e serviços relevantes; e às instruções sobre o processo de concurso. Estamos empenhados em proteger a confidencialidade das informações dos fornecedores e em assegurar que é colocado em prática um processo justo e coerente para todos os fornecedores.

14 Princípios de Aquisição da Rio Tinto Mercados emergentes Para criar valor adicional para os nossos clientes, a Aquisição envolve-se ativamente numa estratégia de aprovisionamento nos mercados emergentes. Ao trabalharmos com mercados de fornecimento emergentes procuramos desenvolver uma base de fornecedores mais extensa, o que permite aplicar estratégias de gestão de categorias inovadoras e criadoras de valor. É importante notar que será exigido a todos os fornecedores de mercados emergentes que cumpram as mesmas normas de Saúde, Segurança e Meio-Ambiente, governação, e responsabilidade social empresarial que são exigidas aos fornecedores dos mercados tradicionais. Os fornecedores dos mercados emergentes terão igualmente de cumprir os mesmos requisitos de qualificação de todos os outros fornecedores. Adjudicação de contratos A Aquisição Rio Tinto, em colaboração com o relevante cliente interno, terá em consideração uma variedade de fatores ao decidir qual a proposta, se alguma, será aceite, ou se todas as propostas serão rejeitadas. Só serão feitas adjudicações a fornecedores que têm a capacidade de: cumprir as normas de Saúde, Segurança e Meio-Ambiente da Rio Tinto; cumprir todos os requisitos da proposta; cumprir as necessidades declaradas e normas exigidas do cliente interno; apresentar a melhor ofertas em relação aos critérios de seleção relevantes; e respeitar os valores estabelecidos neste documento e o código global de conduta empresarial da Rio Tinto A forma como trabalhamos. Valorizamos os fornecedores que estão preparados para trabalhar em colaboração com a Rio Tinto em oportunidades de criação de valor, desenvolvimento de uma base de fornecimento eficaz e comercialmente segura e que nos ajudem a alcançar os nossos objetivos de desenvolvimento sustentável. Ordens de compra Os bens ou serviços só devem ser fornecidos após ter sido emitido um número de ordem de compra válido por parte da unidade do Grupo para o fornecedor. A Rio Tinto reserva o direito de recusar pagamento a fornecedores se não for apresentada uma fatura válida e completa que inclua a referência à respetiva ordem de compra. Reconhecemos que em alguns locais podem não existir infra-estruturas suficientes para permitir a utilização do sistema PRE e do processo formal de ordem de compra. Nestes casos, serão aplicadas soluções alternativas a critério da unidade empresarial. Expetativas de serviço Espera-se que os fornecedores garantam o fornecimento completo e atempado dos bens e serviços de acordo com as especificações. Espera-se a entrega completa de todas as encomendas de materiais no prazo estabelecido.

15 13_14 Sem limitar as suas obrigações contratuais, espera-se que os fornecedores informem a Aquisição, o mais depressa possível, em caso de alteração dos prazos, quantidades ou locais de entrega acordados. Pagamento Após a ordem de compra e os requisitos de expetativa de serviço terem sido satisfeitos, o pagamento será efetuado o mais tardar na próxima série de pagamentos seguinte à data limite da fatura. Revisão de contratos Durante o período de vigência de um contrato, pode ser pedido aos fornecedores que se reúnam periodicamente com representantes da relevante unidade empresarial do Grupo Rio Tinto e Aquisição Rio Tinto. O objetivo destas reuniões pode incluir a revisão do desempenho do contrato, examinar oportunidades de melhoramento futuro e/ou acompanhamento de questões contratuais pendentes. O fornecedor deve designar um representante de nível apropriado para comparecer a estas reuniões. Utilização do nosso nome, logótipo e marcas registadas por parte de fornecedores Exceto se exigido pela legislação aplicável, ou de outra forma autorizado por contrato, não é permitido aos fornecedores ou potenciais fornecedores utilizar o nome, logótipo ou marcas registadas de qualquer entidade do Grupo Rio Tinto ou de fazer qualquer anúncio ou divulgação pública em relação ao conteúdo do seu contrato, ou das suas transações com qualquer entidade do Grupo Rio Tinto, sem a prévia autorização por escrito da empresa relevante.

16 Princípios de Aquisição da Rio Tinto O nosso local de trabalho As seguintes informações devem ser lidas juntamente com o código global de conduta empresarial da Rio Tinto, A forma como trabalhamos, que fornece detalhes dos nossos compromissos e referências de apoio, bem como as expetativas do comportamento dos funcionários. Segurança Estamos empenhados num local de trabalho livre de acidentes e lesões. O nosso objetivo é zero acidentes. É exigida uma implementação completa e sistemática das normas, sistemas e procedimentos de segurança da Rio Tinto onde quer que operemos. O comportamento de todos contribui para um local de trabalho livre de acidentes e lesões. Esperamos um empenhamento idêntico em matéria de saúde e segurança por parte das empresas com quem trabalhamos. No mínimo, exigimos que os nossos fornecedores cumpram todos os requisitos de segurança das entidades do Grupo Rio Tinto com quem trabalham. Valorizamos os fornecedores que: gerem e comunicam os riscos em relação aos produtos em matéria de saúde e segurança; mantêm um compromisso organizacional para com a gestão da saúde e segurança e a eliminação de lesões e doenças no local de trabalho; e colocam em prática um processo para garantir o cumprimento das políticas de segurança, a nível interno e externo, incluindo auditorias regulares, revisões, e relatórios de segurança. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais sobre o compromisso de segurança e referências de apoio da Rio Tinto. Drogas e álcool Não é permitido possuir ou consumir drogas ilegais ao levar a cabo atividades para a Rio Tinto ou em qualquer um dos seus locais de trabalho. É exigido que os nossos fornecedores cumpram os padrões da Rio Tinto em matéria de drogas e álcool ao levar a cabo atividades para a Rio Tinto ou em qualquer um dos seus locais de trabalho. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio. Saúde Estamos empenhados em proteger a saúde e bem-estar das pessoas com quem trabalhamos. É exigido que os nossos fornecedores cumpram todos os requisitos de saúde das

17 15_16 entidades relevantes do Grupo Rio Tinto. É igualmente exigido que os fornecedores demonstrem empenhamento em programas de gestão de saúde responsável e na eliminação de doenças no local de trabalho. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio. Emprego Respeitamos os direitos e dignidades dos funcionários em todas as nossas operações e nas operações dos nossos parceiros empresariais. Exigimos relações de trabalho seguras e eficazes em todos os níveis na Rio Tinto, tal como delineado em A forma como trabalhamos. Se os funcionários ou contratantes pretenderem colocar questões ou comunicar comportamento inapropriado são encorajados a utilizar o sistema Speak-OUT. Informações sobre o Speak-OUT, incluindo números de telefone locais, estão disponíveis em todos os locais de trabalho da Rio Tinto. É exigido aos nossos fornecedores que cumpram a legislação, normas e regulamentos aplicáveis. Opomo-nos e proibimos trabalho forçado, escravo ou infantil. Valorizamos os fornecedores que adotam políticas semelhantes às da Rio Tinto e que não cometem violações nesta matéria. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio.

18 Princípios de Aquisição da Rio Tinto Meio-Ambiente, desenvolvimento sustentável e direitos humanos As seguintes informações devem ser lidas juntamente com o código global de conduta empresarial da Rio Tinto, A forma como trabalhamos, que fornece detalhes dos nossos compromissos e referências de apoio, bem como as expetativas do comportamento dos funcionários. Meio-Ambiente Excelência de desempenho ambiental e gestão de produtos é essencial para o sucesso da nossa atividade. Gerimos os riscos ambientais através de padrões, estratégias, metas e sistemas aplicados em todo o Grupo. É obrigatório o cumprimento de todos os requisitos ambientais das relevantes unidades empresariais do Grupo Rio Tinto. No mínimo, esperamos que os nossos fornecedores mantenham um forte compromisso para com uma: gestão ambiental responsável; eliminação de incidentes ambientais; minimização dos resíduos; utilização responsável dos recursos; gestão de produtos; redução dos impactos de alterações climáticas incluindo gases de efeito de estufa; abordagem prudente a desafios ambientais; promoção de maior responsabilidade ambiental e o desenvolvimento e difusão de tecnologias amigas do ambiente; gestão e protecção da biodiversidade; e gestão sustentável da água. Valorizamos um registo constante de cumprimento e reparação de perturbações no ambiente. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio. Desenvolvimento sustentável Estamos empenhados numa cadeia de fornecimento sustentável, com ênfase na segurança, prosperidade económica, bem-estar social, gestão ambiental e forte governação. Para a Rio Tinto, o desenvolvimento sustentável significa dar resposta às necessidades do presente sem comprometer as necessidades do futuro; desenvolver e fomentar políticas e princípios sólidos nas nossas operações, bem como nas comunidades locais e globais onde operamos, para assegurar que tudo o que fazemos conduzirá a um melhor futuro para todos. Esperamos que os nossos funcionários e fornecedores façam escolhas informadas e adaptem a sua abordagem de aprovisionamento, compras e logística, sempre que necessário, para dar apoio às estratégias da comunidade definidas pelos nossos clientes internos.

19 17_18 Esta abordagem permite-nos: uma melhor análise e gestão dos riscos; criar opções empresariais para a Rio Tinto, e para os seus fornecedores e clientes; reduzir custos; atrair, formar e desenvolver os melhores funcionários; ter acesso a novos mercados e recursos; proporcionar melhores produtos aos nossos clientes; encorajar um verdadeiro respeito pela população autóctone, pela sua língua, cultura, objetivos e aspirações; e contribuir para a prosperidade de longo prazo das comunidades onde operamos. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio. Fornecedores locais e autóctones Reconhecemos que podem ser alcançadas significativas vantagens socioeconómicas através do aprovisionamento local de bens e serviços. Estamos empenhados na avaliação de opções locais de fornecimento como parte da nossa estratégia de aprovisionamento. Encorajamos igualmente os nossos fornecedores a colaborarem connosco para juntos alcançarmos os nossos objetivos de desenvolvimento sustentável através de iniciativas como: transferência de competências; programas de orientação; e serviços de aconselhamento empresarial. Esperamos que os fornecedores cumpram as leis relevantes do país e os requisitos da unidade empresarial. Valorizamos os fornecedores cujas práticas demonstram o seu compromisso para com os princípios do desenvolvimento sustentável e que ajudam a Rio Tinto a alcançar os seus objetivos de desenvolvimento sustentável. Exigimos que os nossos fornecedores cumpram as normas ambientais e estabeleçam relações responsáveis e produtivas com as comunidades. Valorizamos os fornecedores cujas relações comerciais produzirão a efeitos positivos e duradouros nas comunidades onde operamos. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio. Direitos humanos Apoiamos e respeitamos os direitos humanos em conformidade com a Declaração Universal dos Direitos Humanos, e procuramos ativamente assegurar que não somos coniventes com abusos dos direitos humanos cometidos por outros.

20 Princípios de Aquisição da Rio Tinto adoptem políticas que respeitem a dignidade e direitos humanos básicos, sem distinção de qualquer natureza, incluindo o direito à vida, liberdade, e segurança da pessoa, bem como o direito de não se ser submetido a escravidão e crueldade, e igual proteção ao abrigo das leis e constituições relevantes. Esperamos que os nossos fornecedores coloquem em prática um processo para assegurar o cumprimento nesta matéria. Esperamos que os nossos fornecedores consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio.

21 19_20 Integridade empresarial A posição da função de Aquisição em relação a integridade empresarial deve ser lida em conjunto com o código global de conduta empresarial da Rio Tinto, A forma como trabalhamos, que fornece informações sobre os nossos compromissos e referências de apoio. Concorrência e antitruste A Rio Tinto está empenhada nos princípios de concorrência livre e justa. Em caso de dúvida em relação à ação adequada a tomar, esperamos que os funcionários e contratantes contactem com um advogado do Grupo Rio Tinto. Devem consultar A forma como trabalhamos e os padrões e notas de orientação antitruste da Rio Tinto para obterem mais informações e referências de apoio. e o seu pessoal cumpram todas as leis, regulamentos, regras e decisões aplicáveis em matéria de antitruste e práticas comerciais e de concorrência desleal. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio. Suborno e corrupção A Rio Tinto proíbe suborno e corrupção sob todas as formas, incluindo pagamentos para agilização, direta ou indiretamente, com vista a obter, conservar ou orientar negócios ou assegurar qualquer outra vantagem indevida na condução da atividade empresarial. Todos os acordos comerciais e doações de caridade apenas podem ser efetuados em conformidade com os padrões de Integridade empresarial da Rio Tinto. Consulte A forma como trabalhamos para obter informações adicionais e referências de apoio. respeitem e cumpram as políticas e padrões da Rio Tinto em matéria de suborno e corrupção. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio. Presentes, entretenimento, viagens e reembolsos diários Presentes, entretenimento, viagens e reembolsos diários não devem ser dados ou recebidos como uma recompensa ou incentivo para obter tratamento preferencial. Em determinadas circunstâncias, é aceitável dar ou receber entretenimento e presentes modestos sujeitos à prévia autorização da gerência da Rio Tinto. Consulte A forma como trabalhamos e os padrões de Integridade empresarial da Rio Tinto para obter informações adicionais

22 Princípios de Aquisição da Rio Tinto sobre exemplos aceitáveis de presentes e entretenimento. respeitem e cumpram os padrões de Integridade empresarial da Rio Tinto e que não ofereçam vantagens inapropriadas aos funcionários da Rio Tinto. consultem A forma como trabalhamos e os relevantes padrões de Integridade empresarial da Rio Tinto para obterem informações adicionais e referências de apoio. Confidencialidade Devemos sempre proteger as informações confidenciais da Rio Tinto, bem como as informações confidenciais que nos são confiadas por terceiros, incluindo clientes e fornecedores. Todas as informações de fornecedores, incluindo preços, desenhos e conhecimentos técnicos, são tratadas de forma rigorosamente confidencial e apenas usadas para o efeito para que foram fornecidas. São mantidas de forma segura em conformidade com a política e normas de documentação da Aquisição Rio Tinto. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio. Exigimos que todos os fornecedores da Rio Tinto respeitem e protejam os direitos de propriedade intelectual da Rio Tinto na prossecução da atividade empresarial. Qualquer propriedade intelectual da Rio Tinto que seja fornecida a um fornecedor, direta ou indiretamente, na prossecução da atividade empresarial, apenas pode ser usada para o efeito para que foi fornecida. Adicionalmente, exigimos que os fornecedores armazenem e mantenham qualquer propriedade intelectual da Rio Tinto de forma segura e confidencial, e que não a disponibilizem a terceiros, incluindo subcontratantes, sem a expressa autorização por escrito da Rio Tinto. Quando um fornecedor pretende divulgar informações confidenciais que lhe pertencem ao Grupo, esse fornecedor deve informar a Rio Tinto antes de fazer tal divulgação para que seja celebrado um acordo de não divulgação ou equivalente. Esperamos que todos os fornecedores consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio. Conflitos de interesse Devemos assegurar que as nossas atividades e interesses pessoais não entram em conflito com as nossas responsabilidades para com a Rio Tinto. Mesmo a aparência de um conflito de interesses deve ser evitada. Conflitos de interesse podem envolver, entre outras coisas: uma relação comercial externa com um fornecedor, cliente ou concorrente,

23 21_22 ou participação numa empresa destas entidades; uma relação comercial em nome da Rio Tinto com qualquer pessoa que seja um parente ou amigo próximo, ou com qualquer empresa controlada por essa pessoa; uma posição de influência ou controlo sobre a avaliação profissional ou remuneração de qualquer pessoa que seja um parente ou cônjuge; e a aceitação, direta ou indiretamente, de vantagens pessoais, que não seja entretenimento ou presentes modestos, de uma pessoa ou organização que faz, ou se espera vir a fazer, negócios com a Rio Tinto em qualquer tipo de transação comercial. Consulte A forma como trabalhamos e os relevantes padrões de Integridade empresarial da Rio Tinto para obter informações adicionais sobre conflitos de interesse. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio, que respeitem e cumpram os padrões de Integridade empresarial da Rio Tinto e que não explorem oportunidades comerciais onde se verificam conflitos de interesse. Comércio internacional Nós operamos numa base global e, assim sendo, estamos sujeitos a leis, regulamentos e riscos locais e nacionais, que variam de país para país. Consulte A forma como trabalhamos para obter informações sobre os nossos compromissos e referências de apoio em relação a comércio internacional. Esperamos que os fornecedores cumpram todas as leis aplicáveis em matéria de importação e exportação e requisitos, regulamentos, regras e controlos alfandegários no fornecimento de bens às unidades empresariais do Grupo Rio Tinto. consultem A forma como trabalhamos para obterem informações adicionais e referências de apoio em relação a comércio internacional.

24 Rio Tinto plc 2 Eastbourne Terrace London W2 6LG United Kingdom T +44 (0) Rio Tinto Limited 120 Collins Street Melbourne, Victoria 3000 Australia T +61 (0)

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