Palavras-chave: arquitetura de sistemas de informação, setor público, sistemas de informação, informática

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1 Elementos para uma Arquitetura de Sistemas de Informação: um estudo no núcleo de processamento de dados de uma universidade pública* Autores: Tania Fatima Calvi Tait e Roberto Carlos dos Santos Pacheco Resumo: A partir do estudo realizado no Núcleo de Processamento de Dados da Universidade Federal de Santa Catarina, são apresentados elementos que contribuem para a elaboração de uma arquitetura de sistemas de informação, em seu contexto mais amplo, que encampa tanto aspectos técnicos como organizacionais, no âmbito de uma organização pública. É apresentada, também, uma estrutura simplificada de uma arquitetura de sistemas de informação, que relaciona os elementos abordados: organização, negócios, sistemas, tecnologia e usuários. Palavras-chave: arquitetura de sistemas de informação, setor público, sistemas de informação, informática 1. Introdução A informática pública brasileira está entrando na era da modernidade tecnológica pelo uso de equipamentos e serviços disponíveis à população e por informações fornecidas por softwares cada vez mais sofisticados. Pesquisas recentes retratam a necessidade de aprimorar esses serviços (Teixeira & Santana, 1995; Johnson et al, 1996; Ortolani, 1997; Rossetto, 1998; Tait, 1999). Contudo, essa fase de transição, muitas vezes, esbarra em problemas inerentes ao setor público, como escassez de recursos, rotatividade de pessoal, mudança de gestão, entre outros (Cast-Baril & Thompson, 1995; Kramer et al, 1993; Nidomulu et al, 1996; Schall, 1997), que influenciam no desenvolvimento e implementação de sistemas de informação (SI). Assim, contribuir para o aprimoramento dos SI na área pública é uma tarefa que exige o conhecimento adequado das estruturas públicas e dos próprios SI que as sustentam. O presente trabalho procura, a partir de um estudo de caso realizado no Núcleo de Processamento de Dados da Universidade Federal de Santa Catarina (NPD-UFSC), (Tait, 1999), levantar problemas peculiares ao desenvolvimento e uso dos SI e colocar à tona aspectos relevantes para se elaborar uma arquitetura de sistemas de informação (ASI), que contribua para o aprimoramento dos SI em áreas do setor público. Para tanto, na primeira parte é colocada a metodologia de desenvolvimento do estudo, apresentando os recursos utilizados como entrevistas, documentos e protocolo de estudo de caso. A segunda parte traz uma abordagem histórica da evolução dos SI, contemplando os enfoques dados à ASI. A descrição da estrutura organizacional analisada é realizada na terceira parte, a qual aponta, inclusive, os aspectos positivos e problemas no desenvolvimento e uso dos SI no NPD-UFSC. Após a abordagem descritiva da estrutura organizacional são apresentados os elementos encontrados que contribuem para se elaborar uma ASI, relacionando os problemas levantados e as preocupações existentes na realidade da estrutura pesquisada. * Agradecemos à colaboração dos servidores da Universidade Federal de Santa Catarina que contribuíram para a realização deste trabalho. 1

2 2. Metodologia de desenvolvimento do trabalho O critério para escolha do Núcleo de Processamento de Dados (NPD) como estudo de caso, deu-se pelo fato de ser um órgão do setor público, pela experiência em informática na UFSC, pela existência de equipe própria de desenvolvimento de software e pela situação de transição que o setor se encontra, com a desativação do equipamento IBM e uso disseminado de redes de microcomputadores pela organização. Para o estudo de caso adotou-se a análise de documentos e as entrevistas, os quais contribuíram para formar o cenário da estrutura organizacional analisada. Elaborou-se, também, um plano para conduzir o estudo de caso, de acordo com Yin (1991), considerando os procedimentos de contato inicial com o organização, a determinação das pessoas a serem entrevistadas e das outras fontes de informação, as questões e os relatórios do estudo de caso com a avaliação das informações obtidas. Os entrevistados, categorizados como diretor de informática, analistas de sistemas e usuário, foram escolhidos com base no envolvimento com o desenvolvimento de software na Universidade e experiência em sua área de atuação (mais de 10 anos). Alguns destaques devem ser realizados com relação ao perfil do usuário: os analistas tem o mesmo tipo de formação (Graduação em Ciência da Computação na própria UFSC) e experiência com equipamentos mainframe; participaram nas instâncias decisórias do NPD, nos cargos de diretor ou coordenador; envolvem-se com novos produtos e com o desenvolvimento de software e possuem visão da estrutura universitária. Após as entrevistas, elaborou-se o cenário do NPD-UFSC, considerando-se as informações prestadas pelas três categorias de entrevistados, corrigindo-se distorções. Este cenário serviu de base para a análise do setor e para o levantamento de elementos para uma ASI. 3. Sistemas de Informação: de tarefa rotineira à enfoque estratégico 3.1 Evolução dos Sistemas de Informação Os sistemas de informação evoluíram ao longo do tempo, procurando encampar as tecnologias que possibilitam o desenvolvimento de novas aplicações e as diferentes maneiras de tratar a informação nas organizações, acrescentando em cada etapa aspectos relevantes ao uso dos SI, com ênfase na necessidade de seu planejamento; na integração com a tecnologia de informação (TI) e no envolvimento no ambiente organizacional. Desta forma conceitos como vantagem competitiva e arma estratégica foram adicionados às finalidades dos SI, que deixaram de exercer apenas o papel de facilitador das tarefas rotineiras nas organizações. O quadro 01 abaixo mostra esta evolução. Quadro 01 Evolução dos SI e do conceito de informação (Laudon & Laudon, 1996). Período Conceito de Informação Sistemas de Informação Finalidade Mal necessário Necessidade burocrática Máquinas de contar eletrônica Processamento de papel e contabilização rápida Suporte de finalidade geral Sistemas de Informação Gerencial Fábrica de informação Requisitos de rapidez nos relatórios gerais Controle de gerenciamento customizado Recurso estratégico Vantagem competitiva Arma estratégica Sistema de Suporte a Decisão Sistema de suporte à executivos Sistemas estratégicos Melhorar e customizar a tomada de decisão Promover sobrevivência e prosperidade da organização 2

3 O novo conceito de informação combinou aspectos de hardware e software para viabilizar seu tratamento, conceitos como datawarehouse (Inmon et al, 1997) surgem para propiciar que as informações mostrem os rumos para os negócios organizacionais, com informações que vão além daquelas estáticas. Com a evolução dos conceitos de sistemas de informação e do uso da informação surgiram vários tipos de SI, classificados de acordo com sua finalidade. Assim, tem-se: sistemas de nível operacional; sistemas de conhecimento; sistemas de nível gerencial e sistemas de nível estratégico (Laudon & Laudon, 1996). Os sistemas de nível operacional são aqueles que monitoram as atividades e transações elementares da organização, direcionados aos procedimentos ditos rotineiros. Os sistemas de conhecimento tem como finalidade auxiliar a integrar novos conhecimentos e os negócios e a auxiliar a controlar o fluxo de papéis. Os sistemas de nível gerencial são projetados para monitoramento, controle, tomada de decisão e atividades administrativas dos gerentes médios. Sistemas de nível estratégico auxiliam o gerente senior a planejar suas atividades e suportam planejamento a longo prazo. O desenvolvimento tecnológico proporcionou o desenvolvimento dos sistemas de informações, notadamente os sistemas de suporte a executivo, com apresentação de gráficos e simuladores para apresentação das informações, atendendo a um tipo específico de usuário que manipula as informações à nível estratégico nas organizações. A evolução dos sistemas de informação volta-se, portanto, aos usuários finais, que podem manipular seus dados, a partir de sistemas definidos especialmente para este fim, sem o procedimento moroso que marcou a história dos SI, de verificação de relatórios densos para extrair as informações necessárias Problemas na área de sistemas de informação Indubitavelmente, a evolução do SI aperfeiçoou o uso e disseminação das informações, no entanto, problemas ainda existentes na área de sistemas de informação complicam o desenvolvimento e implantação dos SI. Dentre os problemas existentes destacam-se: metodologias de planejamento inadequadas (Martin & Leben, 1989); não integração dos SI com negócios da empresa (Tait, 1994); falta de pessoal qualificado para planejamento de SI (Tait, 1994); visão de arquitetura como tecnológica; (Laudon & Laudon, 1996); SI pobremente projetados; (Laudon & Laudon, 1996); fornecimento de dados inseguros e incompletos; (Laudon &Laudon, 1996); SI subutilizados e não atendimento das necessidades dos usuários (Laudon &Laudon, 1996); sistemas construídos fora de contexto, não integrados e que não fornecem suporte a toda a empresa (Zachman, 1996); 3.3. Arquitetura de Sistemas de Informação Na busca do aprimoramento dos SI, apresenta-se o conceito de Arquitetura de Sistemas de Informação (ASI), como o estabelecimento de um conjunto de elementos cuja finalidade é proporcionar um mapeamento da organização no tocante aos elementos envolvidos com o processo de desenvolvimento e implementação de um SI. Diferentes enfoques têm sido dados à ASI, ora reforçando aspectos de negócios, ora referenciando o aspecto tecnológico. O quadro 02 mostra de forma sintética esses enfoques. 3

4 Quadro 02. Enfoques dados à ASI. (Fonte: Tait, 1999) Enfoque Objetivo Autores Arquitetura integrada extrapola dados ou tecnologia; visões de organização, dados, controle e função; (Zachman, 1987; Tait, 1994; Tait et al, 1998); (Scheer, 1992, 1997) Arquitetura específica para uma aplicação específica (Stecher, 1993; Gilbreath, 1995) Arquitetura e recursos de informação ênfase nos aspectos de planejamento de (Kim & Everest, 1994) ASI, envolve configurações de hardware e software Arquitetura e planejamento estratégico de SI apresenta etapas de arquitetura de dados, de sistemas e tecnológica como (Furlan, 1991) Arquitetura e desenvolvimento de sistemas Arquitetura e tecnologia de informação Arquitetura e negócios ASI e datawarehouse e datastore integrante do planejamento arquitetura como suporte a toda a atividade de desenvolvimento, produzida antes de desenvolver essa atividade arranjo de hardware, software, dados e redes de computadores visão de negócios de ASI fornece um conjunto conceitual e as ligações entre os SI. Focaliza em dados ou processos. conceito de gerenciamento do conhecimento, ligando a estrutura de arquitetura de Zachman, datawarehouse e datastore (Inmon e Caplan, 1992) (Laudon & Laudon, 1996) (Cook, 1996) (Van Rensburg, 1997) (Inmon et al, 1997) De modo geral, os modelos de arquiteturas estudados apresentam como falhas básicas: não trabalhar a integração de negócios, sistemas e tecnologia; não apresentar a visão do usuário; não trabalhar a visão da empresa como um todo, com suas diversas áreas desde produção até administração e não ser básica para qualquer tipo de empresa. 4. Caracterização do Núcleo de Processamento de Dados da UFSC 4.1 Breve histórico da informática na UFSC A computação começa na Universidade com os projetos de pós-graduação na área tecnológica, em 1970, configurando-se no segundo computador instalado no Estado, que supria as necessidades dos cursos de engenharia, economia, administração e contabilidade. Em 1976 é criado o Departamento de Processamento de Dados. Neste mesmo ano, há uma separação administrativa das atividades de computação na Universidade, ficando as funções de ensino da computação para o Departamento de Ciências Estatísticas e da Computação, do Centro de Tecnologia (CTC) e as atividades de ensino, pesquisa e extensão de toda a Universidade e as aplicações administrativas sob a responsabilidade do DPD, que passa a se chamar Núcleo de Processamento de Dados (NPD), em Na atualidade, o equipamento mainframe está sendo desativado. Adotou-se a filosofia cliente/servidor com redes de microcomputadores. No entanto, a forma de organização continua centralizada, com as informações armazenadas em base de dados única. Um fato que chama a atenção, e já foi detectado pelo setor de processamento de dados, é o usuário estar começando a criar base de dados locais, pelo disponibilização dos microcomputadores nos setores, podendo, inclusive, gerar problemas adicionais como duplicação de dados e falta de segurança nas informações. No ano de 1998 a situação do NPD se apresentava como no quadro abaixo. 4

5 Quadro 03. Situação do NPD. Software Equipamentos Recursos Humanos Situação CVCOBOL - sistemas antigos; Sysbase e DBII para Banco de Dados; IBM em desativação; 2 SP- processamento paralelo; 12 analistas e 5 estagiários Desativação do mainframe; Redes de microcomputadores; Notes -administrativo; 15 estações RISC; Filosofia SQL Windows; Java; Rede TCP/IP cliente/servidor Visualage; Unix, Sistemas para uso na Windows95 e NT Internet 4.2. Estrutura organizacional do NPD-UFSC A estrutura organizacional do NPD, que é vinculado à Secretaria Extraordinária de Informática (SEI), está baseada nas grandes atividades desenvolvidas por este núcleo, seguindo um modelo horizontal e distribui-se da seguinte forma: Gerência de Rede, Gerência de Desenvolvimento, Gerência de Operação, Gerência de Apoio aos Usuários, Gerência de Telemática, com subordinação à Diretoria do NPD. Existe, também, uma Secretaria de apoio. A estrutura adotada no setor é a de pré-distribuição dos software a serem desenvolvidos ou de responsabilidade pela solução do problema apresentado pelo usuário, onde cada membro da equipe já está escalado para um tipo de sistema ou para uma responsabilidade O desenvolvimento de SI no NPD O tipo de SI desenvolvido é o dos sistemas rotineiros, enquadrando-se como Sistema de Processamento de Transações, que trata das transações e eventos, fornece relatórios detalhados e atende pessoal de operações e supervisores, ou seja o nível operacional. De acordo com o diretor do NPD, ainda não existe o fornecimento de informações pelos sistemas para a tomada de decisão na Universidade, considerando este fato como uma decisão da administração universitária. Os sistemas fornecem informações ao nível operacional que faz o tratamento das mesmas e repassa o solicitado aos níveis superiores. A prioridade para o desenvolvimento de sistemas cabe à administração central e a liberação de verbas para aquisição de software ou equipamentos cabe ao departamento interessado. Os sistemas corporativos atendem mais os departamentos administrativos e o desenvolvimento dos sistemas se dá por diretorias. Os analistas afirmam que o desenvolvimento de software está voltado para a missão da empresa, uma vez que desenvolvem para a Universidade. Com relação ao uso de metodologia para o desenvolvimento de software cada equipe adota uma metodologia específica e software direcionado para a aplicação que está sendo desenvolvida. Não existe uma política de treinamento e aperfeiçoamento para os técnicos do NPD, motivada por um fator básico: escassez de recursos financeiros, visto que os cursos são realizados fora da Universidade e da região. Os técnicos procuram realizar cursos fornecidos pelas empresas fornecedoras de equipamentos e software, para se manterem atualizados. A viabilização de hardware e software e de outros recursos para o desenvolvimento e implantação de sistemas, de acordo com o diretor de informática é feita, primeiro mostrando serviço e depois o recurso vem de forma mais facilitada. Para proceder a implantação dos sistemas é adotada a metodologia de implantação piloto, na qual é escolhido um setor para a implantação e, após o funcionamento adequado, a aplicação é distribuída para toda a Universidade. 5

6 Ainda na questão do desenvolvimento de software, muitas das necessidades da Universidade vem de solicitações do usuário, sendo que o NPD atende quem solicita primeiro devido a grande demanda por novos serviços. Com relação aos software em funcionamento, o NPD não tem estatísticas das consultas realizadas para resolução de problemas, contudo a procura maior se dá, principalmente, em períodos específicos como matrícula e final de semestre ou em períodos de mudança de equipamento ou aplicativo, quando surgem muitas dúvidas quanto à forma de procedimento. A participação dos usuários Na área administrativa da UFSC, existem dois tipos básicos de usuários: o nível operacional e o nível gerencial. Basicamente, os software desenvolvidos, por estarem direcionados aos níveis rotineiros, são utilizados pelos níveis operacionais que filtram as informações fornecidas pelo aplicativo e as repassam ao nível gerencial. A participação do usuário no desenvolvimento de software começa com a colocação dos problemas junto ao NPD. A partir daí ocorre uma interação do usuário com o desenvolvimento. Existe uma política de treinamento para usuário em caráter permanente para utilização dos recursos comuns de informática. A nível da visão de usuário, as informações geradas, também, não contribuem para a realização das atividades na organização de forma integrada, caindo na questão de poucos recursos humanos e muita demanda de serviços solicitados. Problemas desta ausência de integração, do ponto de vista do usuário, são: a falta de uniformidade no tratamento das informações; informações desencontradas; fontes diferentes; formas de alimentar, critérios e período de atualização diferentes. O uso da TI As TI existentes na organização são as mais atuais do mercado, de acordo com os entrevistados. Os analistas de sistemas consideram que uma dificuldade encontrada no NPD, é o tempo para combinar o estudo das novas tecnologias com a produção diária. O acesso a TI esbarra, em alguns momentos, em escassez de recursos financeiros. A integração dos sistemas Os analistas consideram boa a integração entre os sistemas, salientando, contudo, que há necessidade de um administrador de banco de dados que controlaria a administração dos dados, evitando a duplicação de informações. Arquitetura de Sistemas de Informação As respostas em torno da ASI denotam que, na área de informática na Universidade não existe uma estrutura de ASI vista como a integração de organização, negócios, sistemas, tecnologia e usuários. Existe um fragmento de ASI, quando consideram, para o desenvolvimento de software, aspectos de hardware e software necessários. Planejamento estratégico de SI A Universidade faz planejamento estratégico a nível de instituição e não especificamente da área de informática. A decisão fica a cargo da administração e o setor desenvolve seu plano desde que esteja em sintonia com as decisões superiores. As principais estratégias do NPD são: recuperar a autonomia orçamentaria e financeira; ampliar a captação de recursos financeiros; manter atualizada a infra-estrutura; manter e ampliar a integração com a comunidade universitária e melhorar a comunicação interna. 6

7 4.4. Aspectos positivos e problemas no uso da informática na UFSC A partir das entrevistas puderam ser levantados aspectos positivos e problemas com o uso da informática na UFSC. Primeiro, os aspectos positivos, colocados por todos os entrevistados: a informática como auxílio ao desenvolvimento das tarefas rotineiras; acesso às informações com mais rapidez; coesão e profissionalismo da equipe do NPD; organização de uma base de dados única; comunicação mais rápida entre os setores; tecnologia atualizada utilizada em termos de hardware e software. Os problemas citados foram: carência de recursos humanos na área de informática; o que culmina em não atendimento de imediato de todas as solicitações dos usuários; diferenças de carga horária trabalhada na Universidade que gera desmotivação; defasagem salarial, que se reflete no setor de informática com a perda de pessoal para as organizações privadas; ausência de treinamento para técnicos da área de informática; falta de tempo para estudar novas tecnologias; devido a escassez de recursos humanos diante da demanda dos setores; escassez de recursos financeiros; espaço físico pequeno; com divisão de espaço com outro setor; equipamento que saem de linha muito rapidamente e a Universidade não tem condições de acompanhar, ocasionando defasagem no uso das ferramentas de apoio ao desenvolvimento de software; não seguir a definição das linhas sobre a informática na Universidade; ausência do envolvimento da comunidade universitária para a compra de equipamentos para os setores onde são implantados os sistemas; indefinição dos setores quanto a utilização da informática; mudanças de gestão que influenciam na prioridade dos sistemas. pressão para atender poucos usuários; o NPD tem procurado mostrar para toda a Universidade como trabalha e o que pretende fazer, como uma forma de tomada de consciência do que pode ser feito; dificuldades existentes no relacionamento com professores, quando estes estão na Administração e começam a desenvolver sistemas, sem o envolvimento do NPD; terceirização mal feita, com a contratação de serviços sem saber o que tem na Universidade, gerando duplicação de dados e sistemas; redundância de sistemas; o uso inadequado do microcomputador por parte do usuário, com o desenvolvimento de sistemas que duplicam informações já existentes e geram dados não confiáveis; a ausência de sistemas de informação gerencial. As considerações realizadas sobre os aspectos negativos pelos entrevistados podem ser agrupadas em dois grandes grupos: os específicos do uso da informática, como redundância de informações e os problemas gerais da Universidade, como, a defasagem salarial; diferenças de carga horária etc. 5. Avaliação da situação do NPD A constatação da inexistência de sistemas de informações voltados aos níveis gerenciais em uma instituição que, de acordo com os depoimentos, possui recursos atualizados de hardware e software, esbarra em uma questão estrutural de falta de 7

8 envolvimento dos níveis gerenciais no desenvolvimento e implantação de sistemas, o que seria corrigido com o comprometimento necessário. Esse comprometimento é necessário porque não se admite que os níveis gerenciais se eximam das responsabilidades do uso da informática diante de gastos gastronômicos em tecnologia (Sauter et al, 1998), dos benefícios advindos e da rapidez com que as informações podem ser alcançadas para auxílio ao processo decisório sem a intermediação da filtragem das informações pelos funcionários operacionais. Mesmo que a organização estudada, no caso o NPD-UFSC, não tenha vinculação direta com a área de negócios empresariais, ela atua em uma comunidade, faz uso de informações e os níveis gerenciais baseiam-se nestas informações para tomada de decisão que devem estar em sintonia com os objetivos a que se propõe a instituição universitária. O desafio das novas tecnologias tem mantido as organizações em constante estado de alerta, devido às facilidades e atendimento à soluções que surgem a cada momento, combinadas com o alto custo que uma atualização de tecnologia impõe. O critério adotado por muitas empresas diante do uso de tecnologia tem sido o bom senso, pautado em um planejamento adequado que traz resultados positivos (Brito, 1997) e (Camargos, 1997). Um aspecto fundamental trazido pelo estudo de caso é a questão dos recursos humanos e seu envolvimento com o desenvolvimento de SI e, aqui pode ser traçado um perfil interessante a ser confirmado em estudos de caso futuros. Este perfil indica que tem-se ligado ao envolvimento dos sistemas, os analistas de sistemas e os usuários, que a princípio se resumiria na relação de quem apresenta os problemas e as solicitações e quem propõe as soluções via uso do computador. Contudo, esta simplificação do relacionamento desenvolvedor/usuário é incorreta e compreende muitos fatores adicionais como: os fatores motivadores para o uso da informática; o grau de conhecimento dos usuários da informática; os fatores motivadores para a apresentação de soluções inovativas; o envolvimento e comprometimento do nível gerencial com o desenvolvimento de software, enfim, questões que fazem parte da cultura organizacional. Por fim, uma reflexão imprescindível: qual a necessidade da ligação da missão da organização com o desenvolvimento de um aplicativo específico para um determinado setor da organização? Em que esta ligação contribui? Ao tratar todos os elementos envolvidos no desenvolvimento de software, que trata as informações que circulam na organização, estabelecendo a comunicação e o relacionamento entre os setores e que, em última instância, todos os trabalhos realizados devem estar em sintonia com a missão da organização, o desenvolvimento de um software específico para um setor entra nesta caracterização, contribuindo efetivamente para a missão definida para a organização. Este fato pode ser evidenciado na prática, onde os entrevistados do NPD-UFSC colocam a questão da missão presente no desenvolvimento de seu trabalho, independente do nível que o mesmo aconteça. Enfim, a realidade apresentada no presente estudo de caso pode ser esboçada em uma estrutura de arquitetura de sistemas de informação conforme figura 01. 8

9 Comunidade Externa Processamento de transações Usuários Operacionais Técnicos - Funcionários Comunidade Interna Infraestrutura Tecnológica Redes; software básico; Software família Microsoft; Sistemas via Internet; Acesso doméstico; etc Figura 01. Estrutura arquitetural de sistemas de informações na UFSC. O conhecido Triângulo de Anthony é adaptado aqui propositadamente, pois o original retrata os níveis de Planejamento Estratégico, Gerencial e Controle Operacional (in Kanter e Miserendino, 1989). Apesar de estar começando a ocorrer uma preocupação com as informações para os níveis gerenciais no NPD-UFSC, os sistemas de informação ainda atendem as tarefas rotineiras (chamados sistemas corporativos), com o envolvimento de funcionários e técnicos, e não fornecem informações para os níveis gerenciais e de topo da organização. Esta situação é retratada na figura 01, na qual tem-se que o nível operacional (controle operacional) está sendo atendido pelos serviços informáticos na Universidade. A comunidade externa não está sendo afetada diretamente pelos sistemas de informações da Universidade, sendo o contato universidade-comunidade externa realizado, via Internet, pelo acesso à página da UFSC. Pelo lado da comunidade interna, além do processamento das tarefas rotineiras, tem-se o acesso doméstico que permite a utilização dos serviços de rede e, o atendimento realizado pelo setor de apoio aos usuários. 6. Um modelo de Arquitetura de Sistemas de Informação A avaliação realizada a partir dos dados obtidos no estudo de caso levam a inferir alguns pontos, que estão em consonância à idéia básica de uma ASI, de integração dos elementos envolvidos no desenvolvimento e implementação de um SI: a necessidade de visão de conjunto, englobando a organização, os negócios, a tecnologia, os sistemas e os usuários; a presença constante do usuário para o qual devem ser definidas políticas mais abrangentes do que o simples treinamento do uso de determinados software; a definição do planejamento de informática, que por si só, não implica em integração de todos os elementos envolvidos no desenvolvimento e implantação de software; o desenvolvimento de software tendo como alvo a missão da organização que contribui para um princípio de integração com a estrutura organizacional; a falta de visão de conjunto por parte dos usuários que implica em duplicação de sistemas (por desenvolvimento próprio no setor ou terceirização); a falta de visão de conjunto por parte do usuário que implica na definição de sistemas de processamento de transações rotineiras, quando dado o nível tecnológico existente 9

10 já deveria estar em outro patamar de fornecimento de informações aos níveis superiores na escala organizacional; a falta de visão da integração dos sistemas e do fluxo de informação na organização que leva a baixa utilização das informações fornecidas; a necessidade de um modelo de ASI como mecanismo de contribuição para melhorar a qualidade do processo de desenvolvimento de SI. Estes pontos já indicam alguns elementos para o modelo de ASI a ser proposto: a integração dos objetivos organizacionais com o uso da informática; a visão de conjunto proposta por Zachman (1987); a participação e o envolvimento dos usuários tanto de nível operacional como gerencial; a visão de negócios para um modelo de ASI (Cook, 1996); os desafios às organizações pelo uso e pelo crescente aparecimento de novas tecnologias; a ligação da missão da organização com o desenvolvimento de um aplicativo específico para um setor da organização; a necessidade de envolvimento com comprometimento entre analistas de sistemas e usuários. A visão de conjunto colocada por Zachman (1987) e acrescentada de pessoas e tempo (Sowa & Zachman, 1992) fornecem o princípio para adequar todos os elementos envolvidos no desenvolvimento de um software e que foram elencados no setor NPD-UFSC, onde cada participante tem sua visão particular, não alcançando o todo necessário para concretizar a integração de negócios, sistemas e tecnologia. Um destaque imprescindível deve ser dado a três problemas levantados na organização estudada: escassez de recursos financeiros; defasagem salarial e mudanças de gestão, uma vez que são problemas peculiares ao setor público e influenciam na continuidade ou abandono dos SI. A escassez de recursos financeiros influencia na compra de recursos tecnológicos adequados e inibe a solução para determinadas tarefas, a defasagem salarial implica na perda de recursos humanos para a iniciativa privada e as mudanças de gestão torna obrigatório que os SI sejam adaptados às mudanças de prioridades ou às novas plataformas de governos. Na visão de uma ASI, que integre negócios, sistemas e tecnologia, estes problemas têm relevância, à medida que influenciam o uso e desenvolvimento dos SI. Desta forma, um modelo simplificado de arquitetura de sistemas de informação, cuja estrutura é organizada em cinco níveis: visão da organização; visão dos negócios; visão dos sistemas; visão da tecnologia e visão dos usuários, é apresentado, conforme pode ser visualizado na figura 02. Esta estrutura de ASI parte de 3 aspectos básicos: a combinação de negócios, sistemas e tecnologia; a integração entre software e sistemas de informação e as falhas observadas nos modelos existentes. 10

11 Figura 02. Um modelo simplificado de arquitetura de sistemas de informação (Tait, 1994; Tait et al, 1998). A visão da organização exige que se tenham definidos os componentes: missão, estratégia e metas. Esta visão se compõe de, basicamente, três elementos: o escopo de negócios, a estrutura administrativa e a integração dos sistemas. O planejamento de negócios, o segundo elemento da estrutura de ASI, deve ser efetuado, considerando a globalização dos mercados, os ciclos de desenvolvimento de produtos e as rápidas mudanças organizacionais. De modo geral, os elementos a serem estabelecidos na questão dos negócios envolvem: a legislação e as restrições governamentais; a ligação dos negócios com SI; o escopo dos negócios; a satisfação dos clientes; o Planejamento Estratégico (de tecnologia e de SI); o gerenciamento; o relacionamento com o ambiente externo; as responsabilidades, oportunidades e regras; o processo de tomada de decisão, entre outros relacionados aos negócios das empresas. Como terceiro elemento, tem-se os sistemas, cujos componentes podem ser agrupados em: dados, recursos, ciclo de vida, Planejamento Estratégico de Sistemas de Informação (PESI), Sistemas Interorganizacionais (SIO) e metodologias de planejamento e desenvolvimento de sistemas. O quarto elemento, a tecnologia de informação (TI), trata da determinação das políticas e regras para o uso de TI na empresa, tanto a curto como a longo prazo; as tecnologias disponíveis; as ferramentas de hardware e software ; os fatores ambientais e os recursos humanos. Por último, mas integrado em todas as visões de ASI, deve ser abordada a figura do usuário, considerada vital para o planejamento, desenvolvimento e utilização dos SI, ressaltando aspectos de motivação e resistência. Todas as 5 visões consideradas na ASI (organização, negócios, sistemas, tecnologia e usuários) devem estar interrelacionadas, sendo que a ausência ou falha em uma das visões compromete a utilização do SI. 11

12 Assim, o modelo de ASI deve ser viabilizado tomando por base as seguintes questões: 1. as organizações tem diferenças estruturais que não devem ser ignoradas na elaboração de uma ASI; 2. A definição de ASI, que parte do princípio da necessidade de integração de organização, negócios, tecnologia, sistemas e usuários, não se restringindo às aspectos de dados ou tecnologia; e 3. a qualidade de software abordada de uma forma mais ampla que aspectos de métricas, adequação às normas ISO etc, envolvendo toda a organização e os elementos que interagem com a mesma. 7. Considerações Gerais Os aspectos abordados no estudo de caso apresentado confirmam problemas descritos em pesquisas no setor público (Schall, 1997; Nidomulu et al, 1996; Cast-Baril & Thompson, 1995; Kramer et al, 1993; Reinhard & Zwicker, 1993), aliandos-os aos problemas existentes na área de SI. A combinação dos elementos setor público e SI traz um grande desafio à área de SI, uma vez que lida, por um lado com a defasagem existente no setor e, por outro lado, com as novas exigências de informações disponiblizadas aos níveis gerenciais e aos usuários da comunidade em geral, que, também, necessitam das informações atualizadas e confiáveis. Neste contexto, uma arquitetura de sistemas de informação, ao combinar aspectos técnicos e organizacionais e integrar negócios, sistemas e tecnologia, com ênfase na organização e nos usuários (Tait, 1998), se torna relevante, pois busca contribuir para o aprimoramento dos SI. Contudo, faz-se necessário o conhecimento adequado das estruturas organizacionais que se propõe atender, seja pública ou privada, observando as peculiaridades inerentes às suas atividades, configurando em uma tarefa exaustiva de determinação dos elementos para a elaboração de uma arquitetura de SI. Bibliografia BRITO, Mozar José. Tecnologia da Informação e Mercado Futuro - O caso da BM&F. Tecnologia da Informação e Estratégia Empresarial. São Paulo: FEA/USP, CAST-BARIL, William & THOMPSON, Ronald. Manging Information Technology Projects in the Public Sector. Public Administration Review, vol. 55, nr. 6, pp , novembro/dezembro/ CAMARGOS, Silvana P. Tecnologia da Informação e a estratégia de empresas franqueadoras - O caso do Grupo Água de Cheiro. Tecnologia de Informação e estratégia empresarial. São Paulo: FEA/USP, COOK, Melissa. Building Enterprise Information Acrhitectures - Reengineering Information Systems. Ed. Prentice Hall, USA: FURLAN, José D. Como elaborar e implementar Planejamento Estratégico de Sistemas de Informação. Makron Books, São Paulo, 1991, 206 págs. 12

13 GILBREATH, R. M. D. Health Care Data Repositories: Components and a model. Journal of the Healthcare Information and Management Systems Society, vol. 9, nr. 1, primavera/ INMON, W. H. & CAPLAN, J. H. Information Systems Architecture- Development in the 90 s. QED Publishing Group, Wellesley, INMON, W.H.; ZACHMAN, J. A. 7 GEIGER, J.G. Data Stores, Data warehousing and the Zachman Framework - Managing enterprise knowledge. McGraw-Hill, USA: JOHNSON, B. B.; SAES, F.A.M. DE; TEIXEIRA, H. J. & WRIGHT, J. T. C. Serviços Público no Brasil: Mudanças e Perspectivas. Ed. Edgard Blucher Ltda, São Paulo: KANTER J. & MISERENDINO, J. Systems architecture link business goal and IS strategies. In Development the World Class Information Systems Organizations. The Dooley Group. QED Information Sciences, Inc, 1989, pp KRAEMER, K. L.; DANZIGER, J. N.; DUNKLE, D. E.; KLING, J. L. The Usefulness of Computer-Based Information to Public Managers. MIS QUARTELY, junho/1993, pp KIM, Young-Gul & EVEREST, Gordon C. Building an IS architecture - coletive wisdom form the field. Information & Management, nr. 26, 1994, pp LAUDON, K.& LAUDON, J. Management Information Systems-Organization and Technology. Macmillan Publishing Company, EUA, 1996, 818 págs. MARTIN, James & LEBEN, Joe. Strategic Information Planning Methodologies. Ed., Prentice Hall, Englewood Cliffs, New Jersey, 1989, 329 p. NIDOMULU, S.; GOODMAN, S. VOGEL, D. DANOWITZ, A. Information Technology for Local Administration Support: The Governorates Project in Egypt. MIS Quartely, junho/1996. ORTOLANI, L. F. B. Produtividade e tecnologia da Informação - Evidências e indicadores da administração pública no Paraná. Dissertação de Mestrado em Administração de Empresas, Fundação Getúlio Vargas, São Paulo: REINHARD, N & ZWICKER, R. Informatização do Governo Federal. Revista de Administração, vol. 28, n.2, p , abril/junho/1993, São Paulo. ROSSETTO, Adriana. Fatores influentes na implantação de sistemas de informações geográficas em prefeituras de médio porte: um estudo de caso. Dissertação de Mestrado em Engenharia Civil, Universidade Federal de Santa Catarina, SCHALL, E. Public-Sector Succession: A Strategic Approach to Sustaining Innovation. Public administration Review, vol. 57, nr.1, p. 4-10, jan/fev/1997. SCHEER, August-Wilhelm. Architecture of Integrated information Systems Foundations of Enterprise Modelling, Germany,

14 SCHEER, August-Wilhelm. ARIS Mentor. CD-ROM, SOWA, J.F. & ZACHMAN, J.A. Extending and formalising the framework for information systems architecture. IBM Systems journal, vol.31, nr.3, 1992, pp STECHER, P. Building Business and application systems with the Retail Application Architecture.IBM System Journal, vol.32, nr.2, 1993, pp STONER, James A. & FREEMAN, R. E. Administração. Tradução: Alves Calado. Rio de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 1995, 5.ed. TAIT, Tania F.C. Uma avaliação do processo de planejamento estratégico de sistemas de informação em empresas do mercado brasileiro e uma proposta simplificada de arquitetura de sistemas de informação. Dissertação de Mestrado em Ciência da Computação, Universidade Federal de São Carlos, SP, TAIT, Tania F.C.; BARCIA, Ricardo M.& PACHECO, Roberto. Uma arquitetura de sistemas de informação para integrar aspectos técnicos e organizacionais nos sistemas de informação. Anais do XVIII Encontro Nacional de Engenharia de Produção e IV Congresso Internacional de Engenharia Industrial, Niterói: TAIT, Tania F. C. Um modelo de arquitetura de sistemas de informação para o setor público: estudo em empresas estatais prestadoras de serviços de informática. Exame de Qualificação, PPGEP, Universidade Federal de Santa Catarina, SC, TEIXEIRA, Hélio J. & SANTANA, Solange M. Remodelando a gestão pública. Ed. Edgard Blucher Ltda, São Paulo: 1995, Capítulo 1 ao 5. VAN RENSBURG, A.C.J. An Object-oriented Architecture for Business Transformation. Computers & Industrial Engineering, vol. 33, nr 1-2, p , ISSN YIN, Robert K. Case Study Research - Design and Methods. Sage Publications, 9. ed., London: ZACHMAN, J.A. A framework for Information Systems Architecture. IBM System Journal, vol. 26, nr.3, 1987, pp ZACHMAN, J. A. The framework for enterprise architecture: bacground, description and utility. Zachman International, Enviado por em 22/agosto/1998 por zifa@zifa.com.br. Referências eletrônicas SAUTER, Vicki &... Why General Managers Need to understand Information Systems. UFSC,