Instrução Normativa IN CO Política de Conformidade da CIP

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1 Instrução Normativa IN CO Política de Objetivo: Formalizar as diretrizes da função de Compliance da CIP, em consonância com a Visão, a Missão, os Valores e Princípios da CIP. Autor do documento: Contato: Compliance Público-alvo: Todos os funcionários da CIP e prestadores de serviços com acesso lógico e/ou biométrico. O responsável deve ser contatado nos casos de: Dúvidas sobre as informações tratadas neste documento; Falhas ou vulnerabilidades encontradas no processo; Necessidade de adequação identificada internamente, ou apresentada por auditoria, por órgão regulador, ou por participante. Corporativo CIP

2 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 2/12 SUMÁRIO 1. OBJETIVO DIVULGAÇÃO VIGÊNCIA ABRANGÊNCIA PROCESSO DE REFERÊNCIA DOCUMENTOS COMPLEMENTARES APLICÁVEIS TERMOS E DEFINIÇÕES ESCOPO ESTRUTURA DE COMPLIANCE PAPÉIS E RESPONSABILIDADES CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO COMITÊ DE RISCOS, CONTROLES INTERNOS E COMPLIANCE SUPERINTENDENTE GERAL COLEGIADO RISCOS, CONTROLES INTERNOS E COMPLIANCE COMPLIANCE FUNCIONÁRIOS GESTORES DESENVOLVIMENTO HUMANO CONTROLE DO DOCUMENTO ATUALIZAÇÃO CICLO DE REVISÃO GUARDA E RETENÇÃO CLASSIFICAÇÃO DA SEGURANÇA... 12

3 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 3/12 1. OBJETIVO Este instrumento tem por objetivo formalizar as diretrizes da função de Compliance da CIP e disseminar a prática de Compliance para todos os colaboradores da CIP, demostrando a importância de conhecer e executar as determinações legais e regulamentares para mitigação de riscos. Ele se alinha integralmente ao Código de Ética e Conduta, e normas Internas da CIP, e às práticas de governança corporativa, porém, não substitui as legislações vigentes. 2. DIVULGAÇÃO Onde este documento pode ser encontrado: 3. VIGÊNCIA Portal Corporativo da CIP; Site da CIP. Este normativo deverá ser revisto periodicamente, quando do vencimento de sua vigência, ou quando necessário. 4. ABRANGÊNCIA Este documento se aplica a todos os administradores, funcionários, estagiários, jovens aprendizes e prestadores de serviços com acesso lógico e/ou biométrico. 5. PROCESSO DE REFERÊNCIA Gerir ambiente de controle e aderência regulatória. 6. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES APLICÁVEIS IN-CO Diretrizes do Programa de Integridade;

4 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 4/12 MAPI-CO Manual de Procedimentos do Programa de Integridade; Lei Federal n , de 1 de agosto de 2013; Decreto n 8.420, de 18 de Março de 2015; Resolução n de 28 de agosto de 2017; Norma ISO/IEC 37001:2017 Sistemas de Gestão Antissuborno. Estatuto Social da CIP; Regimento Corporativo da CIP; Regimentos Internos dos Comitês de Assessoramento; Código de Ética e Conduta CIP; Termo de Confidencialidade e Conformidade com as Normas Internas; Contrato de Trabalho. 7. TERMOS E DEFINIÇÕES Compliance: É o dever de cumprir, estar em conformidade e alinhar-se aos regulamentos internos e externos impostos às atividades da CIP. Ciclo Revisional: Conjunto de normativos emitidos pela CIP para direcionar a interação entre as pessoas elencadas no item 3 desta política com os valores, estratégias, diretrizes, procedimentos definidos para o desenvolvimento das atividades e para a realização dos negócios. Programa de Integridade: conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e na aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta, políticas e diretrizes com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos.

5 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 5/12 8. ESCOPO Esta política considera que o negócio da CIP é realizar a compensação e a liquidação de pagamentos interbancários em tempo real, efetivar registro de cessão de crédito referentes a contratos de crédito consignado e licenciamento de veículos, e oferecer produtos e serviços acessíveis a todo mercado financeiro do Brasil. Além disso, tem como negócio um serviço on-line que tem como objetivo realizar a gestão, cálculo e controle centralizado de Consignações, de forma segura e contingenciada, visando padronizar a operação do consignado e fomentar a utilização de uma plataforma única do sistema financeiro pelos entes consignantes. 9. ESTRUTURA DE COMPLIANCE A estrutura de Compliance visa garantir que as funções que suportam as práticas de Conformidade sejam adequadas e em linha com as melhores práticas de mercado, possuindo suficiente autoridade, independência, recursos e acesso ao Conselho de Administração. É de responsabilidade do Colegiado definir a estrutura e as pessoas adequadamente capacitadas e com experiência necessária para o exercício das atividades para que se estabeleça a função de Compliance eficaz. A figura a seguir representa a governança atual de Compliance na CIP:

6 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 6/ PAPÉIS E RESPONSABILIDADES Todas as pessoas elencadas no item 3 desta política são responsáveis por cumprir e seguir as regras e procedimentos aqui contidos, garantindo o cumprimento de todas as leis vigentes aplicáveis. Em complemento ao Estatuto Social, Regimento Corporativo e Regimentos Internos dos Comitês de Assessoramento, estão evidenciados nessa Política os papéis e responsabilidades da governança da CIP, sempre prevalecendo à descrição vigente nos documentos institucionais, em situações que venham a diferir. 11. CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO A gestão da CIP compete ao Conselho de Administração (art. 26 do Estatuto Social), cabendo, dentre outras atribuições ali previstas, definir as diretrizes e estratégias, incluindo, mas não se limitando àquelas relacionadas à gestão de pessoas e riscos (art. 37): Estabelecer a orientação geral das operações e atividades que constituem o objeto social da CIP, fixando as políticas e diretrizes a serem observadas pelos que exercerem, como contratados, as funções administrativas e operacionais; Prover meios necessários para que atividades relacionadas à função de Compliance sejam exercidas adequadamente; Aprovar a Política de COMITÊ DE RISCOS, CONTROLES INTERNOS E COMPLIANCE Competirá ao Comitê de Riscos, Controles Internos e Compliance, além de outras tarefas que lhe sejam determinadas pelo Conselho de Administração, sem a prerrogativa de deliberação, as atribuições abaixo, nos termos do art. 2.º do seu Regimento Interno:

7 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 7/12 Recomendar o direcionamento estratégico relativo à Compliance; Efetuar análise crítica e aconselhar sobre a definição da metodologia de Compliance, bem como as ações de tratamento de riscos regulamentares relevantes; Acompanhar o reporte de Compliance e recomendar melhorias; Acompanhar as atividades exercidas pela CIP no que tange ao monitoramento da eficácia de Compliance e a efetividade dos planos de ação; Acompanhar as atividades exercidas pela CIP no que tange ao cumprimento e aderência às leis e regulamentos internos e externos; Desempenhar papel consultivo de ações estratégicas no âmbito de Compliance e do Programa de Integridade; Zelar pela observância do Código de Ética e Conduta da CIP e propor alterações, quando entender necessário; Comunicar ao Conselho de Administração outras informações relevantes referentes ao Programa de Integridade da CIP SUPERINTENDENTE GERAL Patrocinar a estrutura, a metodologia e as iniciativas de Compliance. Prover as condições necessárias para a prática da função de Compliance. Avalizar a integração da estratégia de Compliance com os objetivos de negócios e estratégia corporativa. Patrocinar a disseminação da cultura de Compliance. Validar a definição de papéis e responsabilidades da Liderança e Compliance, bem como demais áreas em relação à abrangência desta Política (Política de ).

8 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 8/12 Arbitrar sobre eventuais questões controversas, não previstas nesta Política (Política de ) COLEGIADO Desempenhar papel deliberativo nos seguintes termos: Propor o Planejamento Estratégico de Compliance, em consonância com os direcionadores estratégicos da CIP, aprovado pelo Conselho de Administração; Validar a estratégia de Compliance, bem como conceitos, metodologias, procedimentos (critérios, métricas e premissas), ferramentas e sistemas relacionados à Compliance. Acompanhar e monitorar as questões relacionadas à Conformidade, por meio dos reportes periódicos enviados por Compliance. Sinalizar e envolver a Equipe de Compliance em todas as demandas e/ou projetos previstos para iniciar. Avaliar a integração da estratégia de Compliance com a estratégia corporativa e objetivos de negócios. Submeter a Política de à aprovação do Conselho de Administração, e propor alterações, quando entender necessário RISCOS, CONTROLES INTERNOS E COMPLIANCE Como representante de Compliance na CIP e responsável pelo Programa de Integridade, deve garantir que os instrumentos, processos e estruturas permaneçam eficazes; Reportar ao Comitê de Riscos, Controles Internos e Compliance os indicadores e métricas sobre Compliance e sobre o Programa de Integridade da CIP;

9 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 9/12 Promover o aculturamento sobre Compliance e sobre o Programa de Integridade da CIP; Assegurar a implementação e o monitoramento contínuo de Compliance e do Programa de Integridade da CIP; 11.5 COMPLIANCE Atuar de forma independente e autônoma com livre acesso às informações necessárias para o exercício de suas atribuições; Acompanhar e divulgar as alterações ocorridas no ambiente regulatório, proporcionando condições de aderência às áreas envolvidas, a quem compete o cumprimento das determinações legais; Verificar o cumprimento do arcabouço legal, da regulamentação infralegal, das recomendações dos órgãos de supervisão, do programa de integridade, bem como dos documentos normativos da CIP; Auxiliar na informação e na disseminação de todos os funcionários e dos prestadores de serviços com acesso lógico e/ou biométrico, em assuntos relativos à integridade e conformidade; Coordenar os processos referentes ao Código de Ética e Conduta, ao Programa de Integridade, respeitando as atribuições da Comissão de Acompanhamento; Revisar, periodicamente, o Programa de Integridade, visando ao aperfeiçoamento na prevenção, detecção e combate às violações; Acompanhar as demandas com os órgãos reguladores, facilitando o compartilhamento das informações e garantindo a devida execução e o cumprimento tempestivo do posicionamento da CIP;

10 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 10/12 Auxiliar as áreas de negócios na análise de suas estruturas, produtos e serviços a fim de alinhá-los às normas emitidas pelos órgãos reguladores e à estrutura normativa interna; Participar de discussões a respeito de projetos ou alterações normativas, objeto de audiência ou consultas públicas; Relatar sistemática e tempestivamente os resultados das atividades relacionadas à Compliance ao Comitê de Riscos, Controles Internos e Compliance e ao Conselho de Administração; Revisar e acompanhar a solução dos pontos levantados no relatório de descumprimento de dispositivos legais e regulamentares elaborado pelo auditor independente; Elaborar relatório, com periodicidade mínima anual, contendo o sumário dos resultados das atividades relacionadas à função de conformidade, suas principais conclusões, recomendações e providências tomadas pela administração da instituição FUNCIONÁRIOS Conhecer, disseminar e cumprir todos os termos destas diretrizes; Participar dos programas de capacitação fornecidos pela CIP relacionados a estas diretrizes; 11.7 GESTORES Garantir que TODOS os funcionários, estagiários, jovens aprendizes contratados participem dos programas de capacitação fornecidos pela CIP relacionados a estas diretrizes;

11 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 11/12 Garantir que os TODOS prestadores de serviços com acesso físico ou lógico contratados após a publicação desta norma participem dos programas de capacitação fornecidos pela CIP relacionados a estas diretrizes; Cuidar para que as normas e leis vigentes sejam obedecidas e aplicadas pelos seus funcionários e prestadores de serviços; Dirimir possíveis dúvidas de seus funcionários e prestadores de serviços sobre estas diretrizes ou contatar Compliance para assegurar a perfeita compreensão das instruções aqui contidas DESENVOLVIMENTO HUMANO Apoiar Compliance no desenvolvimento das capacitações sobre o Código de Ética e Conduta CIP, bem como na sustentação do Programa de Integridade da CIP e de Compliance; 12. CONTROLE DO DOCUMENTO 12.1 ATUALIZAÇÃO VERSÃO REV. DATA DE PUBLICAÇÃO DESCRIÇÃO ÁREA RESPONSÁVEL DATA DE VENCIMENTO Elaboração inicial Compliance CICLO DE REVISÃO Este documento será revisto e atualizado se necessário, quando: Houver solicitação de atendimento, a correção, ou adição de informações;

12 CÓDIGO: IN-CO FOLHA: 12/12 Existir a necessidade de atender requisitos legais, boas práticas ou recomendações de Auditoria; Existir mudança na organização que tenha impacto relevante na atividade abordada neste documento; Conforme prazo de revisão programado no item 12.1 ATUALIZAÇÃO deste documento GUARDA E RETENÇÃO As versões deste documento deverão ser armazenadas por cinco anos, após o vencimento de seu prazo de validade DISPONIBILIDADE DE DOCUMENTO A última versão deste documento poderá ser obtida pelo sitio da CIP na Internet no endereço: CLASSIFICAÇÃO DA SEGURANÇA Este documento é de livre acesso para consulta e só há garantias da integridade de seu conteúdo quando obtido diretamente no local estabelecido no item anterior. A CIP, como proprietária do documento, possui todos os direitos de elaboração, reprodução e distribuição em caráter exclusivo. A CIP não se responsabiliza por versões desatualizadas, modificadas por qualquer circunstância ou provenientes de outras fontes que não a fonte oficial designada para fornecer este material. CIP, São Paulo, 02 de Janeiro de 2018.