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1 Universidade São Judas Tadeu Anna Karoline Diniz Fortaleza Camila Moura Favaro Fernando dos Anjos Reinaldo Francisco Carvalho Tiago Souza Tecnologia da Informação no Transporte São Paulo

2 Tecnologia da Informação no Transporte Trabalho da matéria de Tecnologia da Informação aplicada à Logística apresentado no curso de Pós-Graduação em Gestão Integrada da Logística, na Universidade São Judas. São Paulo

3 Sumário INTRODUÇÃO Logística A Tecnologia da Informação e a Logística TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) Objetivos do TMS Funcionalidades do TMS Funcionalidades Operacionais Funcionalidades na gestão de frotas Funcionalidades na Gestão de Fretes Funcionalidades na determinação de Rotas Principais benefícios da implantação de um TMS CONSIDERAÇÕES FINAIS Referências

4 INTRODUÇÃO A Tecnologia da Informação (TI) é uma grande aliada do desenvolvimento e aprimoramento das atividades logísticas. Este trabalho busca apresentar as principais ferramentas utilizadas nestas atividades, dando foco à utilização do TMS, que é uma dos principais softwares utilizados no gerenciamento de transporte. O uso da tecnologia da Informação possibilita às empresas desse segmento, com base em informações acumuladas em bancos de dados próprios e de seus clientes, anteciparem e solucionarem problemas relacionados aos processos produtivos e à gestão da cadeia de suprimentos. 4

5 1 Logística Logística e Tecnologia da Informação (TI) Na sua origem, o conceito de Logística esteve ligado à operações militares de distribuição de suprimentos, transporte e armazenagem de materiais utilizados na guerra, e transporte de efetivos militares até o campo de batalha. A Logística Empresarial é um campo relativamente novo do estudo da gestão integrada, das áreas tradicionais das finanças, marketing e produção. A logística no ambiente empresarial estuda como a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controle efetivo para as atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos. (BALLOU, 1993, p. 17) Mais recentemente, um novo conceito surgiu, a Gestão da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management), mais abrangente que a Logística Empresarial porque envolve a integração com os processos dos fornecedores da empresa, ou seja, Segundo Novaes (2001), é o longo caminho que se estende desde as fontes de matéria-prima, passando pelas fábricas dos componentes, pela manufatura do produto, pelos distribuidores, e chegando finalmente ao consumidor através do varejista. Dentre as principais atividades da logística, podemos destacar as atividades de transporte, que é uma atividade de grande importância para o gerenciamento logístico, pois é responsável por quase 70% do custo logístico. Além disso, utiliza grande número de ativos, que geralmente encontram-se dispersos geograficamente, tornando a gestão mais complexa. Se isolarmos os custos logísticos relacionados ao processo de distribuição, podemos constatar que se trata de uma das parcelas mais representativas no Custo Logístico Total. Essa característica financeira, aliada ao fato do processo de distribuição ter uma participação fundamental na qualidade do atendimento ao cliente, faz com que o mesmo tenha que ser adequadamente gerenciado. 5

6 Nesse contexto, as empresas procuram obter um alto nível de desempenho e redução significativa de custos e a tecnologia da informação não poderia deixar de dar sua contribuição, visto que pode colaborar significativamente na redução dos custos de distribuição, bem como na melhoria do nível de serviço aos clientes. Com a possibilidade das empresas monitorarem em tempo real o seu produto, em todo o ciclo de distribuição, até os mesmos chegarem às mãos de seus clientes, inúmeras possibilidades de serviços adicionais são sugeridas por conta do cenário atual, o que poderá ser traduzido em vantagens competitivas se as empresas souberem explorar adequadamente estas soluções. 1.1 A Tecnologia da Informação e a Logística Diante da grande competitividade dos dias de hoje, o mercado necessita que suas operações logísticas cada vez mais eficientes. As empresas dependem de informações precisas e não basta apenas reduzir o tempo de fabricação do produto. O grande potencial de redução do tempo total é a troca de informações e de materiais entre empresas, e a tecnologia da informação tem grande importância neste processo, pois colocam à disposição da gerência informações confiáveis sobre o local exato dos materiais e sobre o fluxo das operações. A Tecnologia da Informação (TI) é utilizada em larga escala e adquire importância sem precedentes, aperfeiçoando os processos de produção, distribuição, transporte, comunicação, comércio e finanças. O termo Tecnologia da Informação serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos (hardwares, seus dispositivos e periféricos; softwares e seus recursos; rede de telecomunicação; sistemas de gerenciamento de dados e informações) utilizados para dar suporte para a geração e uso da informação. Alguns dos principais hardwares utilizados em atividades logísticas são: 1. Código de barras, tecnologia de colocação de códigos legíveis por computador em itens, meio eficaz de identificar produtos mediante a conversão pelo computador da leitura feita por um sensor. Segundo Gonçalves (2007, p. 336), o código de barras é uma das mais 6

7 importantes aplicações de hardwares na Logística, já que simplifica a entrada de dados nos sistemas informatizados e, conseqüentemente, facilita as operações nos pontos de vendas, despacho e recebimento de cargas; 2. EPC (Eletronic Product Code),são etiquetas eletrônicas que servem como identificação por rádio freqüência, tecnologia bastante utilizada em itens de maior valor agregado; 3. coletores de dados, amplamente utilizados no varejo, seja na entrada, na movimentação e na saída de produtos, contagem de estoque e inventários; 4. sistemas de rádio freqüência (são constituídos de coletores de dados operados a distância); 5. GPS (Global Positioning Systems), sistema de posicionamento global que possibilita ao usuário determinar sua posição tridimensional em qualquer lugar da Terra, utilizado para rastreamento de frotas. Nas atividades de transporte pode-se citar o TMS (Transportation Management System), uma importante e poderosa ferramenta utilizada para gerenciar todo este sistema de transporte e distribuição, e será tratado a seguir. 7

8 2 TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) TMS é um software que pode funcionar incorporado ao ERP para a administração dos transportes, que permite ao usuário visualizar e controlar toda sua operação logística. A gestão integrada nas organizações chegou também aos sistemas de gestão de transportes, onde soluções específicas para coletar, processar e fornecer informações gerenciais foram desenvolvidas e hoje já são integradas aos ERP (sistemas corporativos). Denominados TMS, sigla que significa Transportation Management Systems, os Sistemas de Gerenciamento de Transporte são uma categoria de produto que vem incrementando a qualidade e produtividade de todo o processo de distribuição. As soluções TMS, como são relacionadas com a distribuição, possuem módulos específicos para apoiar o gerenciamento do processo em questão. 2.1 Objetivos do TMS Um TMS permite obter o custo mínimo de operação, pois permite visualizar e controlar todos custos inerentes à gestão de transporte, controlar a qualidade dos serviços realizados interna e externamente ou por terceiros e estabelecer metas de qualidade conforme as necessidades. Também aumenta a disponibilidade da frota, prevendo possíveis problemas que possam ocorrer nas partes mecânica e elétrica dos veículos e informações detalhadas e de fácil acesso que permitem uma rápida tomada de decisão. Para se ter uma ideia da importância da aplicação do TMS dentro de uma empresa é preciso saber quanto representa o custo do transporte. Numa indústria, o custo do transporte é, em geral, o segundo maior, ficando apenas atrás do custo de produção. Os encargos com o transporte variam entre 1/3 e 2/3 do total dos custos logísticos que englobam abastecimento, movimentação, armazenagem e distribuição. 2.2 Funcionalidades do TMS O TMS é composto por vários módulos que juntos pretendem automatizar os serviços administrativos de planejamento de transportadoras, agentes de carga, operadores logísticos ou outras empresas que operem com 8

9 transporte ou distribuição de cargas, controlando toda operação logística e custo. Suas funcionalidades estão estruturadas a seguir Funcionalidades Operacionais Cadastro do veículo: armazenamento de todas as informações necessárias relacionadas a cada veículo da frota (seguros, leasing, etc.); Gerenciamento da documentação: licenciamento, impostos, taxas, boletins de ocorrência, pagamentos etc.; Planejamento e controle de manutenção: controla as atividades relacionadas à manutenção dos veículos e equipamentos (garantias, manutenção preventiva, corretiva, etc.); Controle de estoque de peças: envolve o cadastro de componentes, localização de componentes, etc.; Controle de funcionários agregados: controla o cadastro de funcionários agregados às atividades de transporte; Gerenciamento de combustíveis e de lubrificantes: controla todas as informações de atividades relacionadas com abastecimento de combustíveis e lubrificantes (frota, data, veículo, custo, local, etc.); Controle de velocidade: monitora o comportamento do motorista durante toda a viagem; Controle de pneus e câmaras: por meio do número gravado a fogo do pneu e etiquetas nas câmaras, pode-se gerenciar a manutenção de pneus, quilometragem rodada por pneu etc.; Controle de engates e desengates de carretas; Controle de frete; Controle das cargas: rastreamento lógico das cargas e dos veículos podendo disponibilizar as informações pela internet; Controle de custos; Planejamento de rotas e modais: permite a elaboração de rotas, podendo ser interligado a roteirizadores, elemento essencial para logística de cargas fracionadas Funcionalidades na gestão de frotas 9

10 Identificar qual o pneu, em que posição ele está e quantos quilômetros ele rodou nesta posição; Gerenciar o rodízio por quilômetro rodado ou por sulco; Liberar o abastecimento de combustível para o veículo por meio de uma tecnologia que permite a troca de informações eletrônicas entre o veículo e o posto; Gerenciar o consumo de combustível e pneus de tal forma que qualquer roubo desses itens no veículo é rapidamente identificado pelo sistema; Emitir relatórios gerenciais, geralmente utilizados para tomada de decisão Funcionalidades na Gestão de Fretes Controlar por meio de um cadastro de empresas as transportadoras, as rotas, as taxas etc.; Controlar tabelas de fretes de diferentes empresas; Analisar e calcular o custo do frete por transportadora para subsidiar a escolha da melhor empresa; Possibilitar cálculos e simulações de frete, para que uma transportadora possa avaliar diferentes alternativas de custo e prazo de entrega, oferecendo um melhor serviço ao cliente; Calcular fretes considerando os diferentes modais, por trecho percorrido, bem como todos os custos associados; Controlar conhecimentos de carga voltados a multimodalidade; Apontar as rotas mais adequadas; Controlar o fluxo de informações por EDI ou via Internet; Liberar pagamentos e recebimentos; Conferir documentação Funcionalidades na determinação de Rotas Funcionalidades quanto à determinação de rotas: Determinação das melhores rotas a serem utilizadas; 10

11 Integração da sequencia de entrega proposta com o WMS que direcionará a separação dos pedidos respeitando a programação de carregamento; Análise da distribuição a partir de mais de um centro de distribuição, consolidando o melhor cenário; Gerenciamento do tempo de entrega por cliente, a fim de identificar as dificuldades específicas de carga e descarga em cada empresa; Reprogramações de entrega em função de imprevistos ocorridos (problemas de quebras, acidentes, congestionamentos etc.). Outras tecnologias podem ser associadas aos TMS, como: Rastreamento de veículos: sistema de comunicação móvel para transmissão de dados, monitoramento e rastreamento de frotas, que utiliza recursos de comunicação via satélite e de posicionamento por GPS; Etiquetas de radiofrequência / transponders: a partir da identificação de uma carga (ou de um veículo) com essa tecnologia, a mesma, quando chega ao seu ponto de destino, é identificada automaticamente pelo sistema, visto que a transmissão de dados é baseada em um sistema automático de identificação por sinal de rádio. Isso possibilita um direcionamento automático do veículo para a carga ou descarga, tornando mais ágil a operação. 2.3 Principais benefícios da implantação de um TMS 1. Redução nos custos de transportes e melhoria do nível de serviço; 2. Melhor utilização dos recursos de transportes; 3. Melhoria na composição de cargas (consolidação) e rotas; 4. Menor tempo necessário para planejar a distribuição e a montagem de cargas; 5. Disponibilidade de dados acurados dos custos de frete mostrado de várias formas, como por exemplos, por cliente ou por produto; 6. Acompanhamento da evolução dos custos com transportes; 11

12 7. Disponibilidade de informações on-line; 8. Suporte de indicadores de desempenho para aferir a gestão de transportes. 12

13 CONSIDERAÇÕES FINAIS Não se pode pensar em logística de forma estratégica sem associá-la a tecnologia da informação, que é uma poderosa ferramenta da logística no seu trabalho, pois a tecnologia da informação vem contribuindo não só para que a logística alcance altos níveis de primazia competitiva, mas também que se torne cada vez mais eficiente e eficaz na geração de valores para as empresas.com a tecnologia da informação os processos logísticos são agilizados, além do que são baseados em informações confiáveis. Um TMS é uma ferramenta valiosa e serve para solução em grandes grupos de empresas de transporte (transportadoras, operadores logísticos), empresas que usam transporte próprio como apoio ao seu negócio, empresas que utilizam transportes de terceiros. O custo de um TMS varia de acordo com as necessidades da empresa e a sua área de actuação, já que os módulos são independentes. É interessante lembrar que se pode encontrar uma variedade de soluções no mercado, sendo necessário avaliar a real necessidade de determinados recursos disponíveis nos programas de TMS. Um TMS é uma solução que, se for bem implementada, proporciona economias e maior controle dos recursos materiais, humanos e monetários na gestão do transporte, reduzindo, assim, os custos logísticos relacionados com o transporte, o qual representa uma parcela significativa de custos dentro da cadeia logística. 13

14 Referências BALLOU, Ronald H. Logística empresarial. São Paulo: Atlas, BANDEIRA, Renata A. de Mello; MAÇADA, Antonio C. G. Tecnologia da informação na gestão da cadeia de suprimentos: o caso da indústria de gases. Produção, v. 18, n. 2, maio/ago. 2008, p BANZATO, Eduardo. Warehouse Management System WMS: Sistema de Gerenciamento de Armazéns. São Paulo: IMAM, GONÇALVES, Paulo Sérgio. Administração de materiais. Rio de Janeiro: Elsevier, NOVAES, Antonio Galvão. Logística e gerenciamento da cadeia de distribuição: estratégia, operação e avaliação.rio de Janeiro: Campus, PATTERSON, K.; GRIMM, C.; CORSI, T. Adopting new technologies for supply chain management.transportation Research Part E, v. 39, p , SILVA, Washington Luís Vieira da. Haveria logística sem TI? Qualitas, v. 3, n. 1, SOUZA, Alessandro José. Sistema de erência de informação de processos industriais via WEB. Dissertação (Mestrado em Engenharia Elétrica) Centro de Tecnologia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Natal,

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