PAULA PEREZ BOJIKIAN ESTUDO SOBRE A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP COMO APOIO AO PROCESSO DE MUDANÇA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

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1 PAULA PEREZ BOJIKIAN ESTUDO SOBRE A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP COMO APOIO AO PROCESSO DE MUDANÇA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Trabalho de Formatura apresentado à Escola Politécnica da Universidade de São Paulo para obtenção do Diploma de Engenheiro de Produção. São Paulo 2004

2 PAULA PEREZ BOJIKIAN ESTUDO SOBRE A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP COMO APOIO AO PROCESSO DE MUDANÇA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Trabalho de Formatura apresentado à Escola Politécnica da Universidade de São Paulo para obtenção do Diploma de Engenheiro de Produção. Orientadora: Profª. Drª. Márcia Terra da Silva São Paulo 2004

3 À minha família.

4 AGRADECIMENTOS Este trabalho contou com o apoio e a colaboração direta e indireta de muitas pessoas. Manifesto meus agradecimentos a todas elas. À Professora Doutora Márcia Terra da Silva, minha orientadora, por todos os conselhos que tornaram esse trabalho possível. A todos os professores do Departamento de Engenharia de Produção da Escola Politécnica pela dedicação e pela qualidade de ensino que proporcionam a nós alunos. Especialmente, agradeço a meus pais, João e Luciana, por todo o apoio e confiança e, principalmente, pelo exemplo de princípios, amor e luta. Por tudo o que fizeram por mim e continuam fazendo, pelas oportunidades que me ofereceram e pela compreensão nos momentos de dificuldade. A meus avós, Clóvis, Marina, Alzira e Naylor, in memoriam, por todo carinho e pelos conselhos sábios. Pelo exemplo de vida que sempre foram. A meu irmão, Pedro, por sua amizade, seus conselhos e pelo modelo que é para mim de determinação e carisma. A minha tia, Maria Apparecida Marcondes Bussolotti, vencedora do Prêmio Jabuti de Literatura em 2004, pela revisão cuidadosa deste trabalho. Aos companheiros de turma da Engenharia de Produção, pelas pessoas brilhantes que são, por me ensinarem tanto e pela divertida convivência nesses últimos cinco anos. A todos meus amigos pela alegria dos bons momentos e pela ajuda nas horas difíceis. A todos da Editora Abril, pela ajuda no desenvolvimento deste trabalho.

5 RESUMO O presente trabalho apresenta recomendações para a implantação dos módulos restantes do sistema ERP (Enterprise Resource Planning) na Editora Abril, elaboradas a partir de um estudo sobre a visão dos usuários a respeito dos problemas ocorridos na implantação dos dois primeiros módulos do software adotados pela empresa. O sistema foi implantado para viabilizar a mudança da estrutura organizacional. A empresa migrou de uma configuração totalmente agrupada por mercado para uma configuração na qual os serviços de apoio pertencem a uma área de serviços compartilhados. O levantamento das opiniões dos usuários sobre o sistema foi feito utilizando ferramentas da qualidade. As recomendações geradas para as próximas implantações surgiram da comparação entre críticas dos usuários, a visão da área de sistemas da empresa e os fatores críticos de sucesso para esse tipo de aplicação.

6 ABSTRACT This paper presents recommendations for the implementations of the remaining ERP (Enterprise Resource System) modules at Editora Abril. The recommendations were elaborated from a study of the users vision of the problems occurred during the implementation of the first two software modules adopted by the company. The system was implemented to support a change of the organizational structure. The company changed from a configuration totally grouped by market to a configuration in which the support services belong to a shared services area. The survey of the users opinions was made using quality tools. The recommendations for the next implementations arose from the comparison between the users complaints, the systems area of the company and the critical success factors for this kind of application.

7 SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS LISTA DE TABELAS 1 INTRODUÇÃO A EDITORA ABRIL A história do Grupo Abril Os negócios A crise A busca por investimentos estrangeiros A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SUA TRANSFORMAÇÃO A estrutura Mudança da estrutura Impacto da forma de agrupamento Tipos de agrupamento A escolha da Editora Abril INTEGRANDO A NOVA ESTRUTURA Alternativas O uso da TI Workflow management systems A TI E OS SISTEMAS ERP Tecnologia de Informação Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) Implicações do sistema ERP Ciclo de vida de sistemas ERP Fase de planejamento Fase de introdução Fase de adaptação Fase de utilização Terceirização em sistemas ERP... 36

8 5.2.4 Terceirização via ASPs Fatores críticos de sucesso Composição da equipe de trabalho Suporte da alta administração Comunicação eficaz Gerenciamento de projeto Programa de gerenciamento de mudança e cultura Reengenharia de processos e customização mínima Desenvolvimento do software, testes e detecção de erros Documentação Visão de negócios e monitoramento de performance Medindo o sucesso da implantação do ERP Implantação do ERP Corporativo Compras Recebimento Contabilidade Finanças Tecnologia de Informação METODOLOGIA Técnica do incidente crítico Diagrama de Pareto Diagrama de Causa e Efeito (Espinha de Peixe) Análise de Modo e Efeito de Falha (FMEA) LEVANTAMENTO DOS INCIDENTES CRÍTICOS Módulo de Suprimentos O fluxo de atividades de compras Usuários do módulo de Suprimentos entrevistados Incidentes críticos positivos levantados em Suprimentos Incidentes críticos negativos levantados em Suprimentos Áreas de compras Marginal e NEA Área de Contratos... 66

9 Área de Planejamento e Estratégia de Suprimentos Módulo de Finanças O fluxo de atividades financeiras Usuários do módulo de Finanças entrevistados Incidentes críticos positivos levantados em Finanças Incidentes críticos negativos levantados em Finanças Recebimento Integrado Obrigações Fiscais Obrigações a Pagar Conciliação Bancária Cobrança Contabilidade Observações IDENTIFICANDO AS CAUSAS Problemas mais citados e suas causas Problemas de lentidão e travamento Problemas de adaptação ao processo Sistema tem operação complexa Faltam modificações para atender a empresa FMEA RECOMENDAÇÕES E CONCLUSÕES Conclusões Recomendações ANEXO A Modelo da entrevista de incidentes críticos ANEXO B Tabelas de itens de satisfação negativos área por área ANEXO C Tabela de itens de satisfação negativos de todas as áreas LISTA DE REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA

10 LISTA DE FIGURAS Figura 2.1 Logotipo da Editora Abril...5 Figura 2.2 Mercados de atuação do Grupo Abril...5 Figura 2.3 Participação dos negócios do grupo na sua receita total...6 Figura 3.1 Organograma do Grupo Abril até Figura 3.2 Organograma da antiga Uniser Figura 3.3 Organograma atual do Grupo Abril Figura 4.1 Risco e retorno dos tipos de mudanças por SIs (LAUDON; LAUDON, 2002) Figura 5.1 Arquitetura de um sistema ERP, adaptada de Davenport (1998)...26 Figura Fases do ciclo de vida do ERP, adaptado de Markus; Tanis (2000)...32 Figura 6.1 Relação hierárquica entre incidentes críticos, itens de satisfação e requisitos dos clientes, Hayes (1998)...50 Figura 6.2 Diagrama de Pareto, adaptado de Rotondaro (2002) Figura 6.3 Diagrama Espinha de Peixe, adaptada de Rotondaro (2002)...53 Figura 6.4 Modelo da tabela básica do FMEA, adaptada de Rotondaro (2002)...54 Figura 6.5 Modelo da tabela do FMEA que será utilizada para este trabalho, adaptada de Rotondaro (2002) Figura 7.1 Fluxo das atividades de compras, elaborado pela Autora...59 Figura 7.2 Organograma da área de Suprimentos...62 Figura 7.3 Gráfico dos pontos fortes do sistema, segundo os usuários das áreas de Suprimentos e o número de incidentes críticos associados...63 Figura 7.4 Gráfico dos problemas do sistema citados pelas áreas de compras...65 Figura 7.5 Gráfico dos problemas do sistema citados pela área de Contratos...67 Figura 7.6 Gráfico dos problemas do sistema citados pela área de Planejamento e Estratégia de Suprimentos...68 Figura 7.7 Fluxo de atividades financeiras, elaborado pela Autora...70 Figura 7.8 Organograma da diretoria de Finanças...72 Figura 7.9 Gráfico dos pontos fortes do sistema segundo os usuários das áreas financeiras e o respectivo número de incidentes críticos associados...73 Figura 7.10 Gráfico dos problemas citados pela área de Recebimento Integrado...74

11 Figura 7.11 Gráfico dos problemas citados pela área de Obrigações Fiscais...75 Figura 7.12 Gráfico dos problemas citados pela área de Obrigações a Pagar...76 Figura 7.13 Gráfico dos problemas citados pela área de Conciliação Bancária...77 Figura 7.14 Gráfico dos problemas citados pela área de Cobrança...78 Figura 7.15 Gráfico dos problemas citados pela área de Contabilidade Figura 8.1 Gráfico dos problemas mais citados em todas as áreas Figura 8.2 Gráfico de causa e efeito dos problemas de lentidão e travamento do sistema.84 Figura 8.3 Gráfico de causa e efeito dos problemas de adaptação ao processo Figura 8.4 Gráfico de causa e efeito da operação complexa do sistema Figura 8.5 Gráfico de causa e efeito da falta de adaptações para atender a empresa... 89

12 LISTA DE TABELAS Tabela 3.1 Tipos de agrupamento da estrutura, elaborada pela Autora Tabela 5.1 Razões para adoção do ERP, adaptada de Markus; Tanis (2000) Tabela 5.2 Razões para adoção do ERP na Editora Abril Tabela 5.3 Benefícios e riscos da implantação via ASPs, elaborada pela Autora.. 37 Tabela 8.1 FMEA criado em conjunto com a área de TI da empresa Tabela B.1 - Tabela dos itens de satisfação negativos das áreas de compras e o número respectivo de incidentes críticos Tabela B.2 - Tabela dos itens de satisfação negativos da área de Contratos e o número respectivo de incidentes críticos Tabela B.3 - Tabela dos itens de satisfação negativos da área de Planejamento e Estratégia de Suprimentos e o número respectivo de incidentes críticos Tabela B.4 - Tabela dos itens de satisfação negativos da área de Recebimento Integrado e o número respectivo de incidentes críticos Tabela B.5 - Tabela dos itens de satisfação negativos da área de Obrigações Fiscais e o número respectivo de incidentes críticos Tabela B. 6 - Tabela dos itens de satisfação negativos da área de Obrigações a Pagar e o número respectivo de incidentes críticos Tabela B.7 - Tabela dos itens de satisfação negativos da área de Conciliação Bancária e o número respectivo de incidentes críticos Tabela B.8 - Tabela dos itens de satisfação negativos da área de Cobrança e o número respectivo de incidentes críticos Tabela B.9 - Tabela dos itens de satisfação negativos da área de Contabilidade e o número respectivo de incidentes críticos Tabela C.1 - Tabela dos itens de satisfação negativos de todas as áreas entrevistadas e o número respectivo de incidentes críticos

13 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS TI ERP ASP FMEA Tecnologia de Informação Enterprise Resource Planning Application Service Provider Failure Mode and Effect Analysis LAJIDA Lucros antes dos juros, impostos, depreciações e amortizações UN SI MRP WMS NEA OC RI Unidade de Negócio Sistema de Informação Manufacturing Resource Planning Warehouse Management System Novo Edifício Abril Ordem de compra Recebimento Integrado

14 1 INTRODUÇÃO 1 1 INTRODUÇÃO

15 1 INTRODUÇÃO 2 1 INTRODUÇÃO A adoção de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) tem sido o caminho adotado por diversas empresas para resolver problemas de integração, viabilizar a reengenharia de processos ou para cortar custos. Nesse trabalho será analisado o caso da Editora Abril, uma empresa que adotou o sistema para possibilitar a mudança da estrutura organizacional. Foram implantados primeiramente apenas dois módulos do sistema, de Suprimentos e Finanças, em algumas empresas do Grupo Abril. Hoje, a empresa possui planos de implantar outros módulos e, também, de estender a utilização do sistema para as empresas recém-adquiridas pelo Grupo. No entanto, existe um clima de insatisfação entre os usuários com relação ao sistema, como conseqüência de alguns problemas ocorridos no processo de implementação. A proposta deste trabalho é pesquisar as causas de insatisfação e relacioná-las com o que ocorreu durante a implantação. Por fim, serão elaboradas recomendações para que os problemas não se repitam nas implementações futuras. A relevância do tema para a Editora Abril foi detectada pela Autora durante o estágio que realiza na empresa, na área de Suprimentos. O dia-a-dia da área sofreu grandes mudanças com a implantação do sistema e com a mudança organizacional. No capítulo 2 será apresentada uma visão geral sobre a Editora Abril, seus negócios e a situação atual da empresa. No terceiro capítulo explica-se como ocorreu a mudança da estrutura organizacional. Primeiramente, mostra-se a estrutura anterior da empresa, em seguida, são apresentadas diferentes formas de agrupamentos e, então, analisa-se a nova estrutura adotada. No capítulo 4, são mostradas as diferentes maneiras de se integrar a nova estrutura e a escolha da Abril pelo uso da tecnologia da informação (TI). O capítulo 5 traz informações sobre TI e sistemas ERP. São apresentados os estágios da implantação do sistema, a possibilidade de terceirização desse processo e

16 1 INTRODUÇÃO 3 os fatores críticos de sucesso. O capítulo apresenta também os principais objetivos que a Editora Abril pretendia alcançar com a implantação do ERP. O capítulo 6 mostra qual será a metodologia utilizada para a análise dos problemas ocorridos durante a implementação do sistema. No capítulo 7, apresenta-se um resumo das observações feitas pelos usuários sobre o ERP, área por área. No capítulo seguinte, são estudadas as causas dos problemas citados pelos usuários na visão dos especialistas da empresa. Nas considerações finais, apresentam-se as conclusões deste trabalho e as recomendações para as futuras implantações de módulos do sistema nas empresas do grupo.

17 2 A EDITORA ABRIL 4 2 A EDITORA ABRIL

18 2 A EDITORA ABRIL 5 2 A EDITORA ABRIL 2.1 A história do Grupo Abril A Editora Abril foi fundada em 1950, por Victor Civita, com a publicação da revista em quadrinhos do Pato Donald. Dois anos mais tarde, a editora lançou mais um título, desta vez uma revista feminina, a Capricho, e em 1959 foi lançada a revista Criativa. Na década de 1960, a aposta em publicações em fascículos trouxe bons resultados à empresa, que não parou de crescer, tornando-se hoje a maior editora de revistas da América Latina. 1 Figura 2.1 Logotipo da Editora Abril. 2.2 Os negócios A editora, buscando diversificar o seu ramo de atuação, passou a adquirir e criar empresas de outros ramos da comunicação. Atualmente o Grupo Abril emprega cerca de funcionários e atua nos mercados de revistas, livros didáticos, conteúdos e serviços on-line, Internet de banda larga, música, TV segmentada e por assinatura e database marketing. Com receita líquida de 1,862 bilhão de reais em 2003, é um dos maiores grupos de comunicação da América Latina. Revistas Livros TV segmentada TV por assinatura Database Marketing Internet em banda larga Conteúdo e serviços online Música Figura 2.2 Mercados de atuação do Grupo Abril. 1 Informações extraídas de documentos internos da empresa e da intranet.

19 2 A EDITORA ABRIL 6 O mercado de revistas, no entanto, continua sendo o mais importante para o grupo, responsável por 77% de sua receita total. Em 2003 foram publicados aproximadamente 250 títulos, atingindo 26 milhões de leitores. As revistas publicadas pela Editora Abril voltam-se para diversos públicos: feminino, masculino, jovem, negócios, infantil, entre outros. Entre as dez revistas mais lidas do país, sete são da Editora Abril, incluindo a quarta revista mais lida no mundo, a VEJA, com circulação semanal de aproximadamente exemplares. Entretenimento 15% Educação 8% Publicações 77% Figura 2.3 Participação dos negócios do grupo na sua receita total. O Grupo passou a fazer parte também do mercado de livros didáticos ao adquirir as editoras Ática e Scipione, recentemente. As duas editoras juntas publicam títulos e 40 milhões de livros por ano, e possuem fatia de 40% do mercado de livros didáticos do país. No setor de televisão, o Grupo Abril está representado pela MTV, emissora lançada em 1990, da qual o Grupo Abril detém 70% do controle. A MTV foi a primeira emissora de televisão segmentada do país dedicada ao público jovem e, hoje, possui 7,7 milhões de espectadores por mês, com idades entre 15 e 29 anos. A redação das revistas do grupo está centralizada em um único edifício no bairro de Pinheiros, na cidade de São Paulo. As edições são impressas na gráfica do grupo, localizada no bairro Freguesia do Ó, também em São Paulo. A distribuição é feita a

20 2 A EDITORA ABRIL 7 partir do centro de distribuição da Dinap, empresa do grupo responsável pela distribuição, na Rodovia Raposo Tavares. A Abril está presente também em outras localidades, através das agências da Dinap e das sucursais locais de reportagem espalhadas pelo país. 2.3 A crise Há anos que a Editora Abril vem passando por uma grave crise financeira. Essa crise foi motivada por diversos fatores, entre eles podem-se destacar a tentativa de entrar para o mercado de televisão por assinatura, tendência seguida também por outras grandes empresas brasileiras de comunicação. A entrada no novo mercado exigiu grandes investimentos, que foram possibilitados através de empréstimos em moeda estrangeira. Investimentos em outros mercados como a Internet também demandaram recursos, e com isso, a Editora Abril, assim como grande parte do setor de comunicações brasileiro, assumiu grande dívida no decorrer dos anos 90. Em 1999, com a forte alta do dólar, a dívida tomou proporções bem maiores, porque além da variação cambial, a estagnação da economia e a frustração dos mercados de Internet e televisão por assinatura também contribuíram para resultados negativos. Grande parte da receita da editora obtida com suas publicações é decorrente de publicidade. Se as empresas brasileiras enfrentam crise, o mercado publicitário encolhe e, conseqüentemente, as editoras também sofrem. Nos anos seguintes outros fatos fizeram que a situação se tornasse ainda mais grave. Em 2000, foram proibidos anúncios de empresas de cigarro, responsáveis por pesados investimentos em propaganda. Em 2001, com a crise energética do país, o setor de eletro-eletrônicos sofreu retração, interferindo nos seus gastos com publicidade. 2.4 A busca por investimentos estrangeiros A Constituição Brasileira até 2002 não permitia que as empresas de mídia brasileiras recebessem investimentos internacionais ou mesmo que fossem controladas por pessoas jurídicas, ainda que nacionais. O artigo 222 da Constituição

21 2 A EDITORA ABRIL 8 previa que as empresas deste setor só poderiam ser controladas por pessoas físicas e proibia investimentos estrangeiros. Em 2002, no entanto, foi aprovada uma Proposta de Emenda Constitucional que admite que grupos estrangeiros adquiram até 30% das empresas de mídia brasileiras e que elas sejam controladas por pessoas jurídicas nacionais. A Editora Abril, então, passou a se preocupar em tornar a empresa atraente para receber investimentos estrangeiros. Foram realizadas reestruturações e mudanças de processos. As transformações visavam não apenas à busca de investimentos, mas também ao objetivo maior de reduzir a dívida. Em 2003, a Editora Abril conseguiu alavancar seu LAJIDA (lucros antes dos juros, impostos, depreciações e amortizações) para 242,8 milhões de reais, um aumento de 42,1% em relação a Esses números dizem respeito apenas à Editora Abril S/A e não a todo o grupo. Finalmente, em julho de 2004, a Abril vendeu 13,8% de suas ações a um fundo de investimentos internacional. Apesar de a transação ser permitida legalmente desde 2002, a experiência foi pioneira no setor de mídia brasileiro. O grupo que adquiriu a cota foi o fundo de investimentos americano Capital International Inc. As ações foram vendidas por cerca de 150 milhões de reais. Esse valor reduziu a dívida do Grupo Abril, então estimada em 980 milhões de reais, e aumentou o seu capital de giro.

22 3 A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SUA TRANSFORMAÇÃO 9 3 A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SUA TRANSFORMAÇÃO

23 3 A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SUA TRANSFORMAÇÃO 10 3 A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SUA TRANSFORMAÇÃO 3.1 A estrutura A empresa, até o ano 2000 possuía uma estrutura quase toda agrupada por mercado e o organograma era o seguinte: Presidência Corporativo Fundação VC Grupo Publicações Grupo Entretenimento Grupo Multimídia Grupo MKT Direto Grupo Internet Uniser Veja Negócios Musiclub Jovem Serviços Mkt Abril.com Masculinas Femininas Abril Eventos Staff Multimídia Datalistas Idealyze Casa & Família Caras Abril Music Multimídia Abril Coleções Staff Projetos Staff MTV Staff Publicidade Vendas Assinaturas Entreteni - mento/rádio Operações Serviços Editoriais Abril Produções Abril Marcas Varejo Usina do Som Dinap Labone Figura 3.1 Organograma do Grupo Abril até Nessa estrutura, a única unidade centralizada funcionalmente, e não por mercado, era a Uniser, que abrigava os serviços de suprimentos, viagens e hospedagem, administração predial, planejamento de espaço, segurança e atendimento, alimentação, recursos humanos e revisão de processos. Uniser Suprimentos Administração Predial Segurança e atendimento Recursos Humanos Viagens e Hospedagem Planejamento de espaço Terraço Abril Revisão de Processos Figura 3.2 Organograma da antiga Uniser.

24 3 A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SUA TRANSFORMAÇÃO 11 Esses serviços, no entanto, eram prestados basicamente para a Editora Abril, e as demais empresas do grupo possuíam suas próprias estruturas para suprir essas necessidades de serviços, havendo duplicação de diversas funções. Mesmo dentro da Editora Abril, as revistas possuíam autonomia para realizar algumas destas atividades de apoio internamente, sem utilizar estrutura própria preparada pela organização. 3.2 Mudança da estrutura Como visto, há tempos a empresa enfrentava problemas financeiros e em 1999, no auge da crise, contratou os serviços de uma consultoria para analisar seus processos e torná-los mais eficientes. A empresa precisava cortar custos para poder honrar os compromissos assumidos com os bancos que passaram a administrar suas dívidas. Entre as mudanças propostas pela consultoria e adotadas pela Editora Abril estava a alteração da estrutura da organização. Como a necessidade do redesign surgiu a partir das alterações nas metas da empresa, metas de corte radical de custos, as mudanças ocorreram de cima para baixo. A reestruturação de uma organização em outras formas de agrupamentos tem grande impacto sobre o desempenho e a dinâmica da empresa. Por isso, a escolha do tipo de agrupamento aplicado a determinado grupo de pessoas deve ser cuidadosa Impacto da forma de agrupamento O agrupamento, primeiramente, estabelece diversos tipos de mecanismos de coordenação dos trabalhos. Segundo Mintzberg (2003), ao formar-se um grupo de pessoas e designar uma pessoa como responsável por este grupo, estabelece-se o mecanismo de supervisão direta. Além disso, as pessoas de um mesmo grupo passam a trabalhar juntas, geralmente próximas fisicamente, ou ao menos, têm maior contato uns com os outros. Essa proximidade incentiva o clima informal e a coordenação natural dos trabalhos entre as pessoas. Caso seja estabelecida uma medida de desempenho única para o grupo, tem-se ainda a formação de um terceiro mecanismo de coordenação: o de padronização de outputs.

25 3 A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SUA TRANSFORMAÇÃO Tipos de agrupamento São inúmeras as formas de agrupamento que podem ser adotadas. Mas pode-se classificá-las em dois tipos básicos: por mercado; funcional. O agrupamento por mercado atendido pela organização, inclui as bases de agrupamento por produtos ou serviços, e por clientes e locais. Agrupamento por produtos ou serviços (ou por output): separa as unidades da organização por linha de produtos. Agrupamento por clientes: cada grupo deve lidar com um determinado tipo de cliente. Agrupamento por local: esse tipo de agrupamento pode ser feito com base nas posições geográficas onde a organização atua ou na instalação específica em que o trabalho é realizado, por exemplo, as partes de um avião (asa, cauda etc). Já o agrupamento funcional está baseado nos agrupamentos por conhecimento e habilidade, processo de trabalho e função: Agrupamento por conhecimento e habilidade: os grupos são formados de acordo com o tipo de conhecimento e habilidade, por exemplo, área de formação acadêmica. O agrupamento também pode ser estruturado levando em conta o nível de conhecimento das pessoas, por exemplo, aprendizes e profissionais. Agrupamento por processo de trabalho e função: nesse tipo, as unidades são estabelecidas de acordo com o sistema técnico; por exemplo, separa-se torneamento, soldagem e montagem em uma fábrica de autopeças. Esse agrupamento também pode seguir a função básica dentro da organização. Essa forma é muito comum e tem como exemplos as áreas de engenharia, marketing, recursos humanos, etc. Outra forma de agrupamento que pode ser classificada tanto como por mercado ou funcional é a do agrupamento por tempo, que leva em conta o período em que o trabalho é feito, como o trabalho em turnos diferentes.

26 3 A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SUA TRANSFORMAÇÃO 13 Resumindo, tem-se o seguinte quadro: Tabela 3.1 Tipos de agrupamento da estrutura, elaborada pela Autora Tipo de agrupamento Por mercado Funcional Bases Produtos e serviços Clientes Locais Conhecimento Habilidade Processo de trabalho e função Os critérios de seleção do tipo de agrupamento a ser utilizado podem variar dentro de uma mesma empresa de acordo com o nível hierárquico e com a divisão de negócios A escolha da Editora Abril A Editora Abril estava organizada por mercado, de maneira a ter contato mais próximo com seus consumidores. O nível superior de agrupamento era por tipo de produtos e serviços, que incluía Publicações, Entretenimento, Multimídia, Marketing Direto e Internet, como mostra a Figura 3.1. A divisão Uniser era a única agrupada funcionalmente, como explicado anteriormente. O segundo nível hierárquico era dividido por título publicado, ou produto e serviço específico. Cada empresa do grupo possuía total autonomia de gestão e possuía sua própria estrutura de Finanças, Suprimentos e Recursos Humanos. Dentro do grupo de publicações algumas atividades, como as de Finanças, eram realizadas totalmente dentro da redação de cada revista. Outras atividades, como de suprimentos e dos demais serviços de apoio, ora utilizavam a estrutura comum, ora eram realizadas diretamente. A estrutura por mercado possui diversas vantagens. As vantagens advêm do fato de o processo completo para a entrega do produto estar agrupado em uma única unidade. Assim, todos os problemas que surgem no decorrer do processo, são detectados e resolvidos dentro de uma única área, mediante ajuste mútuo. Os

27 3 A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SUA TRANSFORMAÇÃO 14 funcionários podem ter uma visão completa do processo e um maior contato com o cliente final, percebendo suas necessidades e mudanças de opinião. A empresa pode, assim, criar respostas mais rápidas às alterações de mercado. Mas o agrupamento por mercado também tem as suas desvantagens. Quando se dividem as funções por mercado, tem-se duplicação de funções por unidade. Por exemplo, duas divisões podem requerer apenas um funcionário por meio período para o processamento de dados cada uma. Em uma estrutura funcional seria necessária a contratação de apenas um funcionário, mas com a separação da estrutura por mercado, seriam necessárias duas pessoas, uma para cada unidade. Assim, o agrupamento funcional traz ganhos de escala, formando grupos grandes suficientes para trabalharem eficientemente. Unir especialistas de uma mesma área em um mesmo espaço faz também que eles troquem experiências e conhecimentos, o que aumenta a capacitação do grupo. As desvantagens das áreas funcionais são o aumento da distância entre as diferentes áreas e o cliente final e a criação de departamentos com objetivos antagônicos dentro da organização. Por exemplo, a área de marketing exige a customização dos produtos vendidos para atender às exigências dos clientes, enquanto a produção deseja produtos padronizados de maneira a baixar os custos operacionais e entregar os produtos dentro do prazo estimado. Uma área não necessariamente entende a necessidade da outra e nem sempre é possível satisfazer a todas. A consultoria realizou um estudo de quais atividades desempenhadas por cada unidade trariam maiores ganhos de escala para o Grupo, caso passassem centralizadas. A conclusão desse estudo foi a de que as atividades de Suprimentos, Finanças e Recursos Humanos seriam as que mais trariam benefícios, caso fossem desempenhadas por uma estrutura única para todo o grupo. Seguindo a proposta da consultoria contratada, a Abril migrou de uma estrutura agrupada basicamente por mercado para uma estrutura com alguns aspectos funcionais. A nova estrutura é mostrada a seguir.

28 3 A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SUA TRANSFORMAÇÃO 15 Presidência Fundação Victor Civita Escola Escola CARAS Bravo! Bravo! VP VP Serviços Serviços Compartilhados Compartilhados Diretoria Diretoria Geral Geral VEJA VEJA e e EXAME EXAME Diretoria Diretoria Geral Geral VP VP Comercial Comercial Administração Publicidade Corporativa Finanças VEJA VEJA NEGÓCIOS NEGÓCIOS ESTILO ESTILO TURISMO TURISMO e TECNOLOGIA TECNOLOGIA CASA CASA e BEM BEM -ESTAR -ESTAR ALTO ALTO CONSUMO JOVEM JOVEM EDUCAÇÃO EDUCAÇÃO MÍDIA MÍDIA ELETRÔNICA ELETRÔNICA TVA TVA Marketing Corporativo Logística e Distribuição Marketing Publicitário Operações Industriais Veja Exame Cláudia Quatro Rodas Casa Cláudia Viva Mais Almanaque Abril Ática MTV TVA Assinaturas Tecnologia de Informação Veja SP Veja RJ Você S.A. Nova Elle Estilo Placar Info Super Arquitetura e Construção Bons Fluidos Saúde! Ana Maria Contigo! Minha novela Ana Maria Contigo! Disney Scipione Usina do Som Produtora Abril Videos Abril Aj@ato Portal Veja São Paulo Guia da TV Atendimento ao Cliente Dinap Manequim Viagem e Turismo Boa Forma Tititi Witch Revista da MTV Abril Sem Fio DataListas Manequim Noiva National Geographic Cláudia Cozinha Heróis da TV Guia Quatro Rodas Vida Simples SuperSurf Info Corporate Capricho Playboy Figura 3.3 Organograma atual do Grupo Abril.