Como gerir um armazém e ganhar eficácia

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1 wm Warehouse Management System Software recepção armazenagem inventário expedição Como gerir um armazém e ganhar eficácia

2 Como administrar um armazém com wm wm Recepções Processos para a entrada de mercadorias e produtos no armazém. Armazenagem Operações para guardar os materiais dentro do armazém. Inventário Controlo permanente do estado do armazém. Expedições Tarefas para a preparação de pedidos e saída da mercadoria. Ferramentas Aplicação das regras, controlo, tarefas e segurança. Auto-instalável Pacote básico instalável pelo próprio cliente, sem a necessidade de ajuda de um técnico informático. 2 Software informático de gestão

3 > Recepções O Easy WMS agiliza a recepção de material desde a notificação da recepção de pedidos por parte do sistema de gestão integrada (ERP) até à entrada física. Planeamento de descargas Recepção - Planeamento da capacidade de descarga de mercadorias por faixa horária. - Impressão de relatórios com gráficos que mostram o grau de cumprimento na entrega do transportador ou fornecedor. - Possibilidade de realizar as recepções sem ordem de entrada prévia, ou seja, com o registo da recepção de forma manual. - Capacidade de estabelecer diferentes quantidades de recepções associadas a uma ordem de entrada. Desta forma, numa mesma ordem de recepção é possível receber diversos envios. - A partir do sistema de gestão do cliente (ERP), é possível enviar as ordens de recepção previstas em função das ordens de compras efectuadas. - Possibilidade de rectificar quantidades esperadas por excesso ou defeito (erros de envio). - Possibilidade de realizar a recepção operacional através do terminal de radiofrequência. Captura de dados logísticos Documentação de Recepções - Confirmação da informação da ordem de recepção para evitar erros de recepção. - Confirmação da informação da guia de remessa para evitar erros de recepção. - Criação manual de novos artigos a partir do próprio WMS, caso não existam no sistema. - Possibilidade de estabelecer novas apresentações de artigos (pacotes, paletização, etc.) relacionadas com cada produto. - Controlo de lote, número de série, validade, etc. durante a recepção para os artigos com os atributos logísticos requeridos. - Controlo de temperatura e peso durante a recepção para os artigos com os atributos logísticos requeridos. - Controlo do proprietário da mercadoria. - Impressão de relatórios de recepção standard. - Impressão de relatórios de recepção personalizados. - Impressão de relatórios de diferenças para comparar o material recebido com o esperado (relatório de erros de envio). RECEPÇÕES 3

4 Etiquetagem com código de barras - Impressão de etiquetas de unidades de armazenamento (contentor) com formato standard. - Impressão de etiquetas de produto com formato standard. - Gestão da maioria das impressoras de etiquetas do mercado. - Impressão de etiquetas de unidades de armazenamento (contentor) com formato personalizado. - Impressão de etiquetas de produto com formato personalizado. Fecho das recepções - Fecho das ordens de recepção e das recepções feitas manualmente. - Cancelamento das recepções para executar fechos parciais das ordens de recepção. - Fecho das ordens de recepção e das recepções associadas a esta no sistema de gestão (ERP) RECEPÇÕES Entradas de produção Controlo de erros de gabarito Devoluções Comunicações com o ERP - Reconhecimento dos contentores procedentes de linhas de produção através das etiquetas do contentor. - Gestão de cross-docking: se faltar mercadorias para poder atender um pedido, será gerado um movimento do ponto de recepção directamente ao pulmão de expedição para executar o pedido, sem a necessidade de armazenar previamente a mercadoria. - Controlo dimensional do contentor (altura, controlo de espaços, controlo de tacos) em armazéns automáticos. - Gestão de envios a postos de trabalho de reacondicionamento p ar a s olucionar erro s dimensionais e de qualidade de unidade s de armazenagem. - Possibilidade de comunicar o registro de material nos processos de entrada do sistema de gestão integrada (ERP). Em armazéns automáticos que tenham controlo de gabarito disponível: - Representação visual de erros de gabarito em armazéns automáticos. - Possibilidade de solucionar problemas de leitura de etiqueta. - Impressão de relatórios e estatísticas de erros de gabarito. - Registo manual de devoluções. - Registo de devoluções associadas a um pedido de recepção. - Tratamento e armazenagem de contentores de acordo com as regras estabelecidas nas áreas específicas destinadas ao controlo de qualidade. - Comunicação automática do material recebido ao sistema de gestão integrada (ERP). - Comunicação automática do material armazenado ao sistema de gestão integrada (ERP). 4 Software informático de gestão

5 > Armazenagem O Easy WMS permite configurar as regras de localização do stock a partir de uma série de condições seleccionáveis. Gestor de regras de localização Cross-docking Consolidação As regras de localização, ou seja, o procedimento de localização do stock, pode ser composto por diferentes estratégias, que podem ser aplicadas ou não em função das necessidades: - Por área e características dimensionais. - Por produto e/ou apresentação. - Por fornecedor. - Por proprietário. - Por rotação do produto. - Por estado do material. - Por peso. - Por perigosidade do produto. - Por tipo de contentor. - Por temperatura. - Por tipo de produto. Caso faltem mercadorias para poder satisfazer um pedido, será gerado um movimento do ponto de recepção directamente ao pulmão de expedições para executar o pedido, sem a necessidade de armazenar previamente a mercadoria. Permite consolidar o material por unidade de armazenagem ou referência.altera a localização da mercadoria ou de uma unidade de armazenagem para outra, com o objectivo de conseguir uma maior optimização do espaço do armazém.o utilizador pode efectuar a consolidação de pedidos de modo a compactar o material de acordo com os seguintes critérios: - Produto - Proprietário - Lote - Número de série - Data de validade - Zona - Corredor - Intervalo de coordenadas. ARMAZENAGEM 5

6 Rastreabilidade Todos os movimentos realizados com o stock e as unidades de armazenagem são registados, obtendo desse modo uma rastreabilidade total dentro do armazém desde a sua entrada até à sua saída. Reorganização automática Nos armazéns automáticos, o sistema tem a capacidade de reorganizar as unidades de armazenagem nos corredores, através da programação de tarefas por intervalos de tempo ou pelo período de inactividade de produção. ARMAZENAGEM Reposições Reservas manuais de stock - Reposição manual. - Reposição automática nas localizações de picking para que tenham sempre stocks disponíveis. O sistema realiza reservas de stock manualmente, de acordo com os seguintes critérios: - Associando um stock específico a um cliente. O stock especificado será somente utilizado para atender um determinado cliente. - Associando um determinado stock a uma ordem de expedição. Este stock somente será utilizado para atender esse pedido. 6 Software informático de gestão

7 > Inventário O Easy WMS facilita a gestão e o controlo das mercadorias do armazém e as mudanças de estado (correcto, fora da validade, danificado...) do stock. Gestão de localizações Visualização do armazém e do seu stock Gestão dinâmica de rotação Recontagens Gestão de localização Lost & Found - Gestão do percurso de localização para optimizar o movimento do operário até chegar ao local de destino. - Possibilidade do operador alterar manualmente a localização sugerida pelo sistema. - Reposições: o sistema gera reposições automáticas nas localizações configuradas de picking para manter um stock permanente. - O sistema conta com uma ferramenta gráfica, que mostra o desenho das estantes com seus respectivos stocks, na qual é possível definir e alterar os estados do stock e posições, assim como a aplicação de reservas e os bloqueios de localizações. - Cálculo da rotação de cada artigo num intervalo de datas seleccionável pelo utilizador e a partir dos movimentos produzidos. Também é possível gerar um relatório com a sugestão de alterações na rotação das referências. - Permite gerar tarefas de reposição do stock baseado nas alterações de rotação dos produtos e outras regras de localização, como por exemplo as alterações do estado do material. - O utilizador pode fazer recontagens (tarefas de inventário de armazém) de acordo com as seguintes características: - Proprietário de produto ou armazém - Produto - Unidade de armazenagem - Lote - Número de série - Corredor - Zona do armazém - Intervalo de coordenadas de armazém - A recontagem pode ser feita através dos seguintes tipos: - Informada - Cega - Parcialmente informada É disponibilizada uma localização virtual (perdidos e achados) para gerir stock com problemas. Os contentores quando saem do sistema vão para esta localização, o que possibilita cancelá-los manualmente ou recuperá-los caso seja necessário. INVENTÁRIO 7

8 > Expedições Através deste processo são realizadas saídas de material do armazém, a partir da preparação de pedidos. A separação dos pedidos pode ser feita de duas maneiras: manual ou automática. Manual: o material é seleccionado ou são realizadas operações de picking manualmente a partir do terminal de radiofrequência e sem associar a qualquer expedição de pedidos, ou seja, sem que o sistema de gestão integrada (ERP) tenha comunicado a saída do stock ao WMS. Automática: o material é selecionado com uma ordem de expedição, ou seja, o ERP informou ao WMS a saída do stock e, portanto, existe uma gestão de preparação da tal ordem por parte do WMS. Modo automático Este modo de trabalho é empregado quando se utilizam ordens de expedição enviadas do ERP ao WMS para implementar as saídas (preparação de pedidos) e as posteriores expedições de mercadorias. EXPEDIÇÕES O sistema trabalha com os seguintes conceitos: Pulmão de expedição. Local anterior ao cais de carga, onde os contentores são depositados para a expedição. Modo manual Aqui o operador utiliza uma lista (normalmente impressa em papel a partir do ERP) com o material selecionado. Através do terminal de radiofrequência (RF) são registadas as operações de saída que o sistema deduzirá do stock. Expedição de pedidos. São incluídas em cada pedido de cliente (têm um único ponto de descarga). Cais. Cada ponto de descarga realizado pelo veículo que transporta o pedido do cliente. Rota. Trajecto executado pelo transporte que sai do armazém e que, habitualmente, leva mais de um pedido. 8 Software informático de gestão

9 Termos utilizados Rota. Agrupamento de pedidos de clientes num transporte comum e sequenciados por paragens. O WMS gere os carregamentos dos pedidos no veículo de acordo com a sequência de paragens que tenham, começando a carregar o veículo pelo último pedido a ser distribuído. Expedição de pedidos.cada um dos pedidos de clientes ou saídas de material de qualquer tipo, geralmente por compra, transferência de armazém ou devolução ao fornecedor. No caso de estar associados a uma rota é necessário especificar o número de paragens (sequência de paragens). Pode haver mais de uma ordem ou expedição de pedidos para cada paragens. Paragem. Cada um dos pontos de descarga de pedidos dentro de uma rota. O sistema selecionará o material na ordem inversa das paragens para permitir que a primeira carga corresponda à última paragem. Agrupamento de pedidos de expedição. O sistema propicia realizar agrupamentos de pedidos de expedição de duas formas: - Formulário de pedidos. Agrupamento para poder executar todas as ordens de saída contidas no formulário de forma conjunta. Assim, o movimento dos operadores na execução do pedido é optimizado, obtendo, desta forma, uma maior produtividade. As ordens de saída agrupadas no formulário são tratadas individualmente, indicando ao operador qual é a quantidade de produto que deve ser seleccionada para cada pedido. - Grupos de pedidos. Somatório de todas as ordens de saída de modo que estas sejam realizadas pelo total do material a preparar. Ou seja, é indicada ao operador a selecção global de produto, fruto da soma dos pedidos agrupados. Posteriormente, terá que desagrupar os produtos em suas ordens originais. ARMAZÉM PULMÃO MONTAGEM DE KITS EXPEDIÇÕES EXPEDIÇÃO CONSOLIDAÇÃO DE FRETE 9

10 Funções de expedições Rotas/ Expedição de pedidos Preparação de pedidos O sistema aceita as ordens de expedição através de um interface de comunicação. Estas, por sua vez, são o equivalente a ordens de venda ou saídas de material. Podem conter dados específicos dos contentores que vão sair ou apenas das quantidades de material, por referência, acompanhados dos dados logísticos necessários. - Realização de saídas de material de forma manual. - O sistema permite planificar em faixa horária, o rendimento das expedições. - O sistema possibilita a impressão de relatórios com gráficos para visualizar o grau de cumprimento das expedições com formato standard. - O sistema possibilita a impressão de relatórios personalizados. Saída de material de acordo com as seguintes modalidades: - Gestão de saída de contentor completo. - Gestão de rotas de envio (transporte). Todos os pedidos que formam uma rota de envio são agrupados. - Gestão de saídas de contentor completo ordenando o pedido por linhas. EXPEDIÇÕES Picking Pick/Put to light Saída de material - Realização de picking através de terminais de radiofrequência ou em postos fixos através de um PC. - Gestão de diferentes apresentações do produto. - Gestão de empilhamento de mercadorias. - Gestão de contentor/cliente e gestão de retorno do contentor/ cliente ao armazém. - Gestão de dispositivos PTL (Pick to Light e Put to Light) para efectuar o processo de picking. - Saída de stock realizada manualmente a partir do terminal de radiofrequência ou de um PC fixo. - Gestão de pedidos gerados directamente no mostrador de vendas sob pedido do cliente e enviados através de radiofrequência. O sistema gere a aceitação ou não do produto pelo cliente. Se o produto for recusado, o sistema vai gerir a sua relocalização no armazém. 10 Software informático de gestão

11 Redesignação manual de stock Carga do veículo Documentação da expedição - Redesignação de stock de forma manual entre pedidos de diferentes clientes (os pedidos são adaptados no cais de carga para atender de maneira urgente os clientes). - O sistema controla o volume de carga de cada pedido no veículo de transporte designado para evitar erros de envio. - Gestão de rotas de envio - Guia de remessa não avaliadas por pedido ou por agrupamento de pedidos. - Relatório de diferenças entre material pedido e entregue. - Relatório de material por contentor (packing list). - Relatório de composição de uma expedição consolidada para poder desfazê-la manualmente em pedidos. - Relação de contentores, referências e pedidos carregados num veículo. - Elaboração de relatórios personalizados. Etiquetagem de mercadorias Comunicações com o ERP - Contentores etiquetados com formato padrão. - Produto etiquetado com formato padrão. - Contentor etiquetado com formato personalizado. - Produto etiquetado com formato personalizado. - Comunicação automática do material expedido ao sistema de gestão integrada (ERP). - Comunicação automática ao ERP do material carregado no veículo de transporte. EXPEDIÇÕES 11

12 > Ferramentas Possibilitam a customização e personalização da aplicação de acordo com os critérios do próprio cliente, assim como a aplicação das regras de segurança exigidas. Gestão das estações Designer de relatórios Permitem gerir bloqueios e alterações básicas de funcionamento nas estações de trabalho (PC, terminais de radiofrequência, etc.) do sistema. O sistema vem com um designer de relatórios dentro da própria aplicação. Isto permite à equipa informática do cliente adaptar os relatórios existentes às suas necessidades ou criar relatórios novos. Na mesma instalação, podem ser gerados relatórios padrão e personalizados, ao mesmo tempo. Designer de etiquetas O sistema vem com um designer de etiquetas que possibilita à equipa informática do cliente adequar os formatos de etiquetas de acordo com os seus requisitos. FERRAMENTAS Segurança Consultas genéricas Navegação Maneabilidade Relatórios e estatísticas O sistema torna possível a gestão de utilizadores e grupos de utilizadores, gerindo a segurança de acesso à aplicação, o uso e a visualização das diferentes opções da mesma, assim como a restrição operativa para cada utilizador. A gestão de permissões de utilizadores, em caso de estrutura multi-armazém, poderá ser configurada de forma independente para cada armazém. O sistema dispõe de uma grande colecção de consultas e relatórios genéricos, com possibilidade de serem adaptados pelo cliente de acordo com suas necessidades de informação. Possibilidade de aceder a diversos níveis de informação a partir de um mesmo ecrã, o que facilita uma melhor ergonomia da aplicação. O sistema permite ser usado a partir do terminal de radiofrequência, de um PC ou por suporte de papel. Programa gráfico de relatórios. O sistema vem com um configurador gráfico de relatórios que permitirá ao cliente criar os seus próprios relatórios do zero ou basear-se nos já existentes, com o objectivo de obter a informação que seja mais útil e imprescindível em qualquer momento. 12 Software informático de gestão

13 Requisitos de hardware O Easy WMS precisa dos seguintes elementos de hardware para poder ser utilizado: - PC, estação de trabalho. É usado normalmente como ferramenta para os processos de recepção, expedição e consulta. Deve ter instalado Windows XP SP 2 ou Windows Vista. - Terminais. São empregados para realizar toda a operação de recepções, armazenagem, preparação de pedidos, expedições e recontagens. Devem ter instalado Windows CE versão 5.0 ou superior. - Servidor. Vem com a base de dados do Easy WMS instalada. Regista, processa e armazena todas as transações que são produzidas no armazém. Deve ter instalado Windows 2003 R2 Server. A arquitectura de Easy WMS é desenvolvida em três camadas: Ecrã de utilizador Serviços de aplicação Lógica de aplicação e acesso a dados. Arquitectura do hardware O Easy WMS foi desenvolvido sob os mais modernos padrões de hardware e software actuais. Tem uma arquitectura cliente-servidor moderna, na qual o servidor contém os dados e as regras de negócio e o PC cliente somente contém funcionalidades gráficas para melhorar a velocidade de resposta. Host Servidor Easy WMS Rede Ethernet local Impressora de relatórios PC - Estação de trabalho Ponto de acesso (Wi-Fi) Ponto de acesso (Wi-Fi) ) ) ) ) ) ) Impressora de etiquetas Terminal RF (Wi-Fi) Terminal RF (Wi-Fi) 13

14 wm oferece a máxima FLEXIBILIDADE para gerir até o armazém mais complexo O Easy WMS é um software de gestão de armazéns desenvolvido integralmente pela Mecalux. É um sistema de gestão de armazéns multi-sectorial, dirigido a empresas de qualquer tamanho que queiram melhorar a gestão dos seus armazéns de maneira optimizada, eficaz e integrada. O Easy WMS é uma ferramenta flexível e modular que optimizará seus processos de gestão de armazéns automáticos ou convencionais de forma fácil e eficiente. Também ajuda a reduzir tempos de trabalho, erros, entre outras diversas vantagens. 14 Software informático de gestão

15 Os diferentes níveis de funcionalidade do Easy WMS permitem que seja instalado em armazéns de diversas características. De seguida, são expostos alguns casos práticos como exemplo de aplicação em diferentes tipos de armazéns. > Caso prático 1 Armazém convencional Descrição: armazém convencional de tamanho médio com um cais de carga e descarga de mercadoria. Preparação de pedidos de paletes completos e também de caixas soltas através de picking. Solução: é instalado o software Easy WMS, nível 2, parameterizado e configurado para gerir um armazém convencional através de radiofrequência. O armazém é dividido em quatro tipos de localizações: localizações de picking para a preparação de pedidos, localizações de stock de material para a armazenagem da mercadoria, localizações de consolidação de pedidos e área de recepção e expedição. Todos os movimentos e operações do armazém são realizados através dos terminais de radiofrequência portáteis e terminais de radiofrequência montados em empilhadores. Nos armazéns convencionais, cuja capacidade operacional pode ser atendida com as funcionalidades marcadas com na listagem, o próprio cliente poderá instalar e auto-configurar a aplicação Mecalux Easy graças à ferramenta de instalação que vem com o software de forma padrão. 15

16 > Caso prático 2 Gestão integral com multi-armazém convencional e automático de caixas e paletes. Descrição: depois da implementação do Easy WMS nível 2, o cliente aumentou a sua produtividade e precisa de maior capacidade de armazenamento para o stock dos seus produtos. Por este motivo, obtém um novo armazém anexo destinado a armazenar stock e a efectuar saídas de paletes completas. Solução: instalação de um armazém automático com três corredores operados por transelevadores para paletes Mecalux. Implementação de um sistema de manutenção com transportadores para paletes com caminhos de rolos e correntes. Dentro do sistema de transporte, são habilitados vários postos de entrada e saída de paletes, com controlos de gabarito para assegurar uma correcta entrada das paletes no armazém automático. Da mesma maneira, o sistema terá um posto de trabalho automatizado para a preparação de pedidos. O software Easy WMS é adaptado do nível 2 ao nível 5 para a gestão de armazéns convencionais e automáticos. Este nível permitirá ao cliente gerir todos os processos logísticos do seu armazém: entrada e recepção de mercadorias; localização das mesmas em cada uma das distintas zonas de armazenamento (convencionais ou automáticas), preparação e consolidação de pedidos, assim como expedição dos mesmos através de rotas de expedição e carga controlada de veículos. 16 Software informático de gestão

17 > Caso prático 3 Gestão integral com automatismo de caixas, paletes e sistema de transporte complexo de contentores. Descrição: para expansão do negócio e pelas características próprias de distribuição do produto, é necessário ampliar a área de armazenamento automático. Ao mesmo tempo, é exigido um mínimo de manipulação dos contentores dentro do armazém. Solução: o número de corredores é aumentado para permitir uma maior capacidade de armazenamento, nos armazéns automáticos de paletes e caixas. Novos sistemas complexos de transporte são instalados, tanto para a movimentação de caixas como paletes, e são implementados vários níveis de piso para conseguir uma total automatização dos fluxos de transporte no armazém. São incluídas estações de trabalho de picking para aumentar a capacidade de realização de pedidos, assim como estações de trabalho destinadas aos processos de entrada e saída de mercadoria, também para aumentar os fluxos de armazenamento e extração de contentores completos. Os cais de recepção e expedição são modificados para realizar uma carga e descarga automatizada dos veículos. É aplicada uma nova configuração e parameterização do software Easy WMS, nível 5, adaptando-se à nova infra-estrutura dos armazéns. 17

18 Vantagens básicas - Produtividade. Diminui o número de operações e aumenta a produtividade logística. - Controlo total das localizações. O sistema de gestão permite uma visualização gráfica do armazém. Deste modo, é possível conhecer em tempo real o estado de ocupação do armazém, sem a necessidade de vê-lo fisicamente. - Graças ao controlo da preparação de pedidos em tempo real, a qualidade do serviço melhora e diminuem os erros nos envios. - Controlo da produtividade dos operadores. - Controlo da actividade e posição dos processos. - Inventário permanente com o seu valor real. - Eliminação de erros nas expedições e aumento da fiabilidade nas entregas. - Aumento da rapidez na preparação e envio de pedidos. - Melhoria no cumprimento de prazos de entrega de pedidos. - Tempo. Reduz o tempo numa infinidade de tarefas dentro da cadeia de abastecimento, desde a realização de inventários ou planificações de preparação de pedidos até a redução de tempo de paragem dos operadores ou das deslocações realizadas em cada processo. - Recursos. Melhor aproveitamento dos recursos tanto físicos como humanos. - Perdas. Caem drasticamente os custos de perda por validade, por perda desconhecida, etc. Adaptabilidade - O Easy WMS é altamente parameterizável, pode ser personalizado e adaptar-se a uma multiplicidade de necessidades. - O sistema possui uma grande flexibilidade para o crescimento do armazém. É possível seleccionar um nível preciso de sofisticação e ter a confiança de que a solução pode adequar-se facilmente ao crescimento do seu negócio, novos processos, produtos, volumes ou tecnologias. 18 Software informático de gestão

19 Condições de uso da licença Mecalux Easy O Mecalux Easy é uma suíte de software logístico, propriedade da Mecalux, que é protegida pelas leis e tratados internacionais sobre direitos de autor e propriedade intelectual. O Mecalux Easy é fornecido ao utilizador final unicamente sob o regime de licença de uso. Em cada instalação deve ser considerada uma licença global, que compreenderá todas as funcionalidades e configurações para o bom funcionamento do Mecalux Easy. Além disso, muitas licenças de utilizador deverão ser consideradas, como postos de trabalho que utilizam o software. Normalmente são postos de trabalho habilitados com servidores, PC ou terminais de radiofrequência. O Contrato de Licença de Uso do Mecalux Easy concede ao utilizador final uma licença pessoal e intransmissível, não exclusiva, para ser utilizada nas instalações previamente acordadas entre o utilizador e Mecalux, até o número máximo de pontos de trabalho descritos no acordo de compra e venda da aplicação Mecalux Easy. Junto com o Mecalux Easy, o utilizador final recebe uma licença para utilizar o software de terceiros, necessária para o bom funcionamento do programa. Neste caso, podem ser produtos da Oracle, Soti, Bartender ou NetSupport. Os softwares de terceiros fornecidos pela Mecalux estão sujeitos a uma licença de uso restrita e só podem ser utilizados em conjunto com o Mecalux Easy. O direito de propriedade sobre o software de terceiros está licenciado para a Mecalux para a sua utilização junto com o Mecalux Easy. 19

20 LISBOA MECALUX ESTANTES, LDA. Alameda António Sérgio, 7-2º Piso Sala J Linda-a-Velha Tel Fax PORTO MECALUX ESTANTES, LDA. Rua Joaquim Alves da Silva, 763 Freixeiro Perafita Tel /2 - Fax I

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