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1 FACULDADE SETE DE SETEMBRO FASETE DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CURSO DE BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CARLOS EDUARDO DA SILVA XAVIER TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: Uma Análise Nos Escritórios de Contabilidade da Cidade de Paulo Afonso - Bahia PAULO AFONSO / BA JUN. / 2010

2 CARLOS EDUARDO DA SILVA XAVIER TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: Uma Análise Nos Escritórios de Contabilidade da Cidade de Paulo Afonso - Bahia Monografia apresentada à Banca Examinadora do Curso de Graduação da FASETE Faculdade Sete de Setembro, como exigência para a obtenção do título de Bacharel em Sistemas de Informação. Orientador: Prof. Esp. Salomão David Vergne Cardoso. PAULO AFONSO / BA JUN. / 2010

3 Dedico este trabalho primeiramente a Deus, que me deu sempre forças para nunca desistir quando os problemas apareceram. Em especial aos meus pais José Salvador Xavier e Luzinete Maria da Silva Xavier que me apoiaram sempre.

4 AGRADECIMENTOS Meu agradecimento em especial é ao meu Deus, que por toda minha vida me acompanha, sempre me iluminando em minhas conquistas e me consolando nas derrotas. A minha mãe Luzinete Maria da Silva Xavier pelo amor constante de mãe, que sempre se preocupou com meu futuro me dando apoio sempre que precisei, a meu pai José salvador Xavier que com suas palavras sábias sempre me incentivou e me ensinou a grande virtude da honestidade e humildade. A minha irmã Claudia Denise da Silva Xavier pessoa importante em minha vida, pessoa em quem eu busco me espelhar. A todos os amigos do EJC Encontro de Jovens com Cristo que me dão sempre apoio e são pessoas que estão sempre dispostos a dar uma palavra de amizade, apoio e direção, em especial a Jailton e minha esposa Débora. Ao meu orientador Salomão David Vergne, por todo o conhecimento passado, pela sua competência, dedicação, paciência e incentivo do desenvolvimento desse trabalho. A todos os professores da FASETE que fizeram parte dessa jornada em especial aos professores Ricardo Azevedo Porto e Esdriane Cabral Viana.

5 As palavras de amizade e conforto podem ser curtas e sucintas, mas o seu eco é infindável. Madre Teresa de Calcutá

6 XAVIER, Carlos Eduardo da Silva. Tecnologia da Informação: Uma Análise nos Escritórios de Contabilidade da Cidade de Paulo Afonso Bahia f. Monografia de graduação em Sistemas de Informação. FASETE. Paulo Afonso - Bahia. Com o avanço da Tecnologia da Informação (TI), as empresas estão cada dia mais dependente dos seus recursos. É notável que a evolução da TI tenha se estendido principalmente para o setor contábil, que faz uso de softwares e hardwares buscando melhorias no funcionamento interno quanto na qualidade dos serviços. O investimento em TI pode trazer diversas vantagens para a organização contábil. Dentro desse contexto, as organizações contábeis ao investir em TI estão providas de recursos que atendem todas as necessidades da rotina de trabalho contábil, porém, esse investimento deve ser bem planejado anteriormente para que seja evitado maiores gastos futuramente. Uma tecnologia indispensável para um bom funcionamento de uma empresa contábil é o uso de um Sistema de Informação Contábil (SIC), que disponibiliza todas as ferramentas necessárias para as rotinas de trabalho da contabilidade empresarial, fornecendo informações precisas para uma boa tomada de decisão. Dessa forma, o objetivo desse trabalho é levantar a realidade da área de Tecnologia da Informação no setor contábil, mais detidamente escritórios de contabilidade de Paulo Afonso/BA, buscando fatores, tendências e impacto causado com a sua implantação. Como também fazer uma analise das tecnologias usadas na empresa. Para obter essa análise, uma pesquisa de campo qualitativa e quantitativa foi realizada, através de dois questionários respondidos pelos contabilistas e funcionários, onde participaram 29 empresas, onde 28 utilizam SIC. Os resultados alcançados com base na analise dos dados recolhidos, confirmam que o SIC é uma ferramenta indispensável nas rotinas de trabalho dos escritórios de contabilidade. Conclui-se que a tecnologia tem influencia constante nas empresas de contabilidade e que investir em recursos tecnológicos e principalmente em um bom SIC é a melhor maneira de garantir um bom desempenho da organização no mercado. Palavras Chave: Tecnologia da Informação (TI), Sistema de Informação Contábil (SIC), Escritórios de Contabilidade, Planejamento.

7 XAVIER, Carlos Eduardo da Silva. Information Technology: An Analysis of Accounting Offices in the City of Paulo Afonso - Bahia. In f. Senior thesis in Information Systems. FASETE. Paulo Afonso - Bahia. With the advancement of Information Technology (IT) companies are increasingly dependent on its resources. It is remarkable that the evolution of IT has been extended mainly to the accounting industry, which uses proprietary software and hardware seeking improvements in internal operations as well as in quality services. Investing in IT can bring several advantages to the accounting organization. Within this context, the accounting organizations to invest in IT are provided with features that meet all the needs of the routine accounting work, but this investment must be well planned in advance so as to avoid higher costs later. A technology essential for the proper functioning of an accounting firm is the use of an Accounting Information System (AIS) that provides all the tools necessary for the work routines of business accounting, providing accurate information for sound decision making. Thus, the objective of this research is to bring the reality of the area of Information Technology in the accounting industry, accounting firms more closely Paulo Afonso / BA, seeking factors, trends and impact to its deployment. While also offering an analysis of the technologies used in the company. For this analysis, a field research was conducted qualitatively and quantitatively by means of two questionnaires answered by accountants and officials, attended by 29 companies, where 28 using AIS. The results based on analysis of data collected confirm that the AIS is an indispensable tool in the routine work of accounting firms. It is concluded that the technology has constant influence in accounting firms and to invest in technological resources and mostly in a good AIS is the best way to ensure good performance of the organization in the market. Key - words: Information Technology (IT), Accounting Information System (AIS), Office of Accounting, Planning.

8 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Certificado Digital da Autoridade Certificadora Raiz Brasileira ICP Figura 2: Tela do Mastermaq Folha em plataforma MS-DOS Figura 3: Tela do Mastermaq NG Folha com plataforma NG Mastermaq Figura 4: Tela do Domínio Contábil Plus LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1: Utilização de SIC na empresa Gráfico 2: Avaliação do SIC usado pela empresa Gráfico 3: Avaliação da qualidade dos relatórios gerados pelo SIC Gráfico 4: Avaliação da interface com usuário Gráfico 5: Integração do SIC com outras áreas da empresa Gráfico 6: Avaliação da integração do SIC com outras áreas da empresa Gráfico 7: Formação dos funcionários e contabilistas em informática básica Gráfico 8: Realização de Backup diário Gráfico 9: Uso de unidade especifica para backup Gráfico 10: Formatação dos computadores Gráfico 11: Certificado Digital contribuiu com o cotidiano da empresa? Gráfico 12: Planejamento da rede de computadores da empresa Gráfico 13: Possue contrato com empresas de serviço técnico em informática

9 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS AC Autoridade Certificadora CEF Caixa Econômica Federal CEFET Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais DAM Documento de Arrecadação Mercantil DARF Documento de Arrecadação da Receita Federal FGTS Fundo de Garantia do Tempo de Serviço GPS Guia da Previdência Social ICMS Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços IPI Imposto Sobre Produtos Industrializados ITI Instituto Nacional de Tecnologia da Informação SEFIP Sistema Empresa de Recolhimento SEGET Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia SI Sistemas de Informação SIC Sistema de Informação Contábil SEBRAE Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas TI Tecnologia da Informação UFSC - Universidade Federal de Santa Catarina

10 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO DELIMITAÇÃO DO PROBLEMA OBJETIVOS Geral Específicos HIPÓTESES JUSTIFICATIVA REFERENCIAL TEÓRICO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO TI Aplicada nos Escritórios de Contabilidade Tecnologias para o Mercado Contábil SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL (SIC) PLANEJAR ANTES DE INVESTIR EM TI METODOLOGIA E COLETA DE DADOS DELINEAMENTO DA PESQUISA SELEÇÃO DE AMOSTRA COLETA DOS DADOS TRATAMENTO E ANÁLISE DOS DADOS ANÁLISE DOS RESULTADOS RESULTADOS E ANÁLISES DO QUESTIONÁRIO APLICADO ÀS EMPRESAS DE CONTABILIDADE SOBRE SIC Utilização de SIC na Empresa De que Forma o SIC Colaborou na Empresa? O SIC Trouxe Beneficios a Empresa? Eficácia do SIC Usado Pela Empresa Avaliação do SIC Usado Pela Empresa Atualização dos Registros e Controles Contábeis Gerados pelo SIC Avaliação da Qualidade dos Relatórios Gerados pelo SIC Avaliação da Interface com Usuário Integração do SIC com Outras Áreas da Empresa Avaliação da Integração do SIC com Outras Áreas da Empresa

11 4.2. RESULTADOS E ANÁLISES DO QUESTIONÁRIO APLICADO ÀS EMPRESAS DE CONTABILIDADE SOBRE TI A Tecnologia tem Influenciado no Rendimento da Empresa? Formação dos Funcionários e Contabilistas em Informática Básica Realização de Backup Diário Uso de Unidade Especifica para Backup Formatação dos Computadores Uso do Certificado Digital Certificado Digital Contribuiu com o Cotidiano da Empresa? Segurança Antivírus Planejamento da Rede de Computadores da Empresa Possue Contrato com Empresa de Serviço Tecnico em Informática? CONCLUSÃO REFERÊNCIAS APÊNDICES APÊNDICE A QUESTIONÁRIO BASEADO EM SIC APLICADO ÀS EMPRESAS DE CONTABILIDADE APÊNDICE B QUESTIONÁRIO BASEADO EM TI, APLICADO ÀS EMPRESAS DE CONTABILIDADE

12 12 1. INTRODUÇÃO Dentro das organizações as mudanças vêm acontecendo constantemente e cada vez mais as empresas tem se tornado dependentes de infra-estrutura tecnológica para suprir as suas necessidades. Para o ambiente empresarial a Tecnologia da Informação (TI) vem trazendo cada vez mais benefícios para solucionar problemas diários que atrapalham o progresso das empresas. Para MEDEIROS et all (2007) a TI serve como base a novos modelos empresariais, novos processos de negócio e novos modos de compartilhamento de informações. Isso quer dizer que, a TI não sustenta apenas as operações de negócio existente, mas também permite que possa viabilizar novas estratégias empresariais. A TI é um conjunto de atividades e soluções que vem acompanhada de recursos de computação para auxiliar o gerenciamento de informações para tomada de decisão. Este trabalho estuda a implantação e os efeitos da Tecnologia da Informação nos escritórios de contabilidade da cidade de Paulo Afonso Bahia por meio de pesquisa bibliográfica e pesquisa de campo baseada em questionário e entrevista. Na contabilidade o avanço tecnológico é visto positivamente uma vez que, a alguns anos os escritórios limitavam-se a maquinários que não atendia as necessidades e a pilhas de papéis que se acumulavam em cima das mesas e dentro de armários. Os efeitos da informatização foram significativos e com essa evolução aquele que estiver mais bem informatizado terá maiores condições de se manter em um mercado cada vez mais competitivo. As empresas de contabilidade têm um forte fator que gira a favor da melhoria nos escritórios que é o avanço tecnológico, atualmente o número de ferramentas disponíveis no mercado tem crescido devido à necessidade dessas empresas. Para FERREIRA (2006) a informática proporciona para a área contábil benefícios que facilitam os trabalhos habituais como, lançamentos, processamentos de informações e geração de relatórios.

13 13 Segundo HERNANDES (2009), já passou o tempo em que existia contador sem recursos tecnológicos e que a alguns anos era comum ver empresas de contabilidade anunciar em propagandas o uso de informatização nos seus escritórios para efeito de concorrência. Nos dias atuais as empresas de contabilidade não podem se manter na postura de antigamente, fazendo utilização de equipamentos velhos e software que não satisfaz as necessidades, mas pelo contrario, devem investir em equipamentos e ferramentas que possam suprir a necessidade do escritório. Segundo SILVA (2007), para obter sucesso no uso dos recursos de TI algumas condições básicas são necessárias como, utilização de Sistemas de Informação (SI), hardware adequados às necessidades e finalidades desejadas, além de pessoas capacitadas. Entretanto muitas empresas optam por investir em infra-estrutura de TI sem o devido planejamento se deixando levar pelo barateamento de recursos de hardware e software, e acabam tendo que amargar perdas consideráveis e resultados insatisfatórios. Para evitar esses tipos de problemas é preciso uma avaliação antes de investir em recursos tecnológicos, deve ser levado em conta fatores como, demanda, análise financeira, quantidade de empregados, quantidade de registros e documentos entre outros fatores, para que depois das necessidades levantadas a empresa possa avaliar o que realmente precisa e então comparar todos os aspectos oferecidos no mercado (custo/benefício) e escolher o que é mais eficaz para a organização. (MEDEIROS, PARENTE e MINORA, 2007). De acordo com BERALDI e FILHO (2000), a Tecnologia da Informação ajuda na organização e eficácia da empresa, traz benefícios como redução de arquivamento de papeis, fichas, pastas, contratos e uma infinidade de outros documentos que são arquivados. A modernização empresarial com TI pode facilitar e até eliminar atividades burocráticas que podem ser feitas facilmente no computador agilizando os trabalhos. Com a implantação de Tecnologia da Informação em um escritório contábil toda a rotina de trabalho muda facilitando os serviços, garantindo bom desempenho, lucro, competitividade e organização.

14 14 Mesmo com todo beneficio oferecido pela informatização algumas empresas ficam defasadas tecnologicamente optando por utilizar maquinário velho, hardware de má qualidade, software desatualizado e métodos que atrasam o cotidiano da organização. Talvez esse atraso seja pelo fato de não ter um capital favorável para investir em tecnologia ou simplesmente por existir certa resistência do empresário com a informatização. Com base nesses conceitos citados, foi importante à realização desse diagnóstico nos escritórios de contabilidade da cidade de Paulo Afonso BA, para que através desse estudo o empresário do ramo de contabilidade possa ficar ciente de como deve investir em TI, como um bom planejamento antes de investir pode trazer ainda mais benefícios para a empresa e as tendências tecnológicas para o mercado contábil DELIMITAÇÃO DO PROBLEMA Para uma empresa de contabilidade ter sucesso atualmente, o uso da tecnologia é de fundamental importância na organização. Com base nisso surgiram alguns questionamentos a respeito da aplicação da TI nos escritórios de contabilidade no município de Paulo Afonso. Assim como verificar que tipo de tecnologia os escritórios fazem uso e se os componentes tecnológicos atendem as necessidades do serviço prestado. Como a Tecnologia da Informação pode ser viável para os escritórios de contabilidade e de que forma pode ser implantada na organização. Também identificar quais os recursos disponíveis atualmente no mercado para uma empresa contábil. Será que estas empresas e seus gestores estão tecnologicamente e conceitualmente adequados a real necessidade de uma empresa contábil nos dias atuais? Com base nesses problemas identificados se faz necessário a realização desse trabalho.

15 OBJETIVOS GERAL Levantar a realidade da área de Tecnologia da Informação no setor contábil, mais detidamente escritórios de contabilidade de Paulo Afonso, buscando fatores, tendências e impacto causado com a sua implantação ESPECÍFICOS Elencar os efeitos do avanço tecnológico na área contábil. Realizar um levantamento Bibliográfico sobre Tecnologia da Informação (TI). Identificar algumas tecnologias que estão no mercado que possam ser úteis nas empresas de contabilidade. Fazer uma pesquisa nos escritórios de contabilidade da cidade de Paulo Afonso - Bahia para avaliar a quantidade de empresas que fazem uso de tecnologia da informação. Fazer uma pesquisa nos escritórios de contabilidade da cidade de Paulo Afonso - Bahia identificando os tipos de tecnologias adotadas pela organização assim como a sua viabilidade HIPÓTESES Algumas empresas do ramo contábil perdem a oportunidade de crescer e ficam de fora da concorrência do mercado por não investir em Tecnologia da Informação e as que investem não fazem um planejamento prévio adequado. As empresas que investem em planejamento e implantação de Tecnologia da Informação têm resultados superiores em relação as que não investem.

16 JUSTIFICATIVA A Tecnologia é algo indispensável em uma empresa, e quando se trata de setor de contabilidade não é diferente. NORTON (1996, p. 493) diz que, nenhum departamento depende tão fortemente de tecnologia do que os setores de contabilidade. Em torno desta afirmação e tendo em vista este cenário, é importante fazer uma análise nos escritórios de contabilidade no município de Paulo Afonso para saber das reais necessidades dessas empresas e ver claramente que investimento em recursos tecnológico promove benefícios a favor do bem estar da organização, para isso é necessário que a aquisição desses recursos sejam bem planejados. Por outro lado um mau planejamento pode vir a fazer perder tempo e dinheiro e o resultado não ser o esperado. O tema Tecnologia da Informação: Uma Análise Nos Escritórios de Contabilidade da Cidade de Paulo Afonso - Bahia foi escolhido por conter informações importantes para empresários de escritórios de contabilidade que não tem e pretendem adotar a TI em sua empresa ou até saber mais informações de novas tecnologias do mercado para a área de contabilidade. Este trabalho apresenta um conjunto de resultados sobre teorias que possam ser aplicadas para compreender o impacto da TI, sua utilização e identificar fatores relacionados ao sucesso da sua implantação nas organizações.

17 17 2. REFERENCIAL TEÓRICO Apresenta informações do levantamento bibliográfico sobre Tecnologia da Informação (TI) sua aplicação nos escritórios contábeis, bem como, tendências tecnológicas para as empresas de contabilidade como o Sistema de Informação Contábil (SIC) e planejamento para implantação de TI TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Com o grande avanço e inovações da tecnologia e a integração empresarial à informatização, a Tecnologia da Informação (TI) tem um papel fundamental nos negócios e na administração das empresas. REZENDE apud BEAL (2001) diz que, Tecnologia da Informação serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. A TI está fundamentada nos seguintes componentes Segundo ORTOLANI (2006) [...] a Tecnologia da Informação também existe quando se trata de planejamento da informática, desenvolvimento de software, suporte ao software, aos processos de produção e operação, ao suporte de hardware. A Tecnologia da Informação não se limita somente a hardware, software e comunicação de dados. A TI serve para auxiliar o empresário com informações importantes sobre tecnologia e orienta-lo nos processos de investimento de melhoria dos recursos a serem aplicados ou melhorados, com isso, aumentando o conhecimento sobre TI e tornando apto a uma melhor tomada de decisão. WIKIPEDIA (2008) diz que A informação trata-se do resultado do processamento, manipulação e organização de dados, que represente uma modificação no conhecimento de quem a recebe. Segundo CRUZ et al. (2003), não se pode negar que a tecnologia tenha influência constante sobre as empresas de contabilidade. Mas com a competitividade empresarial, os mais informados estão superando facilmente os desinformados quando se trata de investir em tecnologia na organização. Em torno disso se propõe

18 18 que o contador se atualize e busque informações dos processos de atualização do mercado, a fim de prestar seus serviços com qualidade TI APLICADA NOS ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE De acordo com FERREIRA (2007), nos últimos trinta anos ocorreram importantes mudanças nos procedimentos contábeis se tratando de evolução tecnológica, desde a escrituração manuscrita, passando pelo procedimento mecânico até o informatizado. OLIVEIRA apud FERREIRA (2007), explica a evolução desses processos na contabilidade da seguinte forma: Procedimento Manuscrito: Este procedimento era feito manualmente desde preenchimento de livro caixa, livro razão, livro diário, controle de duplicatas, controle de contas a pagar e etc.; Procedimento Mecânico: A escrituração era feita através de maquinas de datilografia; Procedimento Informatizado: Este é o novo cenário vivido pelas empresas de contabilidade. A escrituração é feita de forma eletrônica fazendo uso de computador. Todos os livros foram substituídos por formulários contínuos ou folhas soltas. E ainda tem a disposição aplicativos na internet para a área fiscal da empresa como, guias de recolhimento de impostos e contribuições, termos de abertura e encerramento, antes tudo feito à mão ou em maquinas de datilografia. Levando em consideração a citação descrita acima, fica claro que o avanço tecnológico tem trazido benefícios para as empresas contábeis e que esses benefícios que a TI tem proporcionado fez com que essas empresas obtivessem ganhos em qualidade de serviço, agilidade entre outras vantagens. Segundo DIÓGENES (2006), a informatização oferece as empresas contábeis varias facilidades seja nos lançamentos e processamentos de informações, relatórios ou qualquer outro serviço exercido pela empresa. Atualmente as empresas estão

19 19 aprendendo a ser mais abertas as informações. É imprescindível que os contadores atentem para a velocidade, segurança e atualização das informações para uma tomada de decisão eficaz. Com o adequado tratamento da informática aplicada na contabilidade, é possível obter vantagens competitivas no mercado de trabalho como mostra a seguir. Aumento da produtividade: Com a velocidade no processamento das informações ao utilizar o computador, gera aumento na produtividade. Ao se realizar os trabalhos de balancete ou outro relatório no sistema informatizado ganha tempo agilizando o serviço. Melhoria na qualidade dos serviços: O uso de bons equipamentos como impressoras torna o trabalho mais apresentável. Mais estimulo para os profissionais da área: O trabalho se torna menos cansativo, com isso mais estimulante. Facilidade para leitura prévia de relatórios: Os relatórios gerados pelo sistema podem ser pré-visualizados antes da impressão, sendo permitido alterações caso tenha algum erro. Facilidade de acesso às informações da empresa: Através do sistema é possível ter acesso às informações da empresa de forma mais rápida, localização de lançamentos, demonstrativos, relatórios de receitas e despesas. Maior segurança das informações: Os discos compactos (CD) facilitam a guardar e manusear as informações já processadas e ao organizar ocupa menos espaço nos armários do que os arquivos de papeis. Essas são algumas das vantagens que justificam a implantação de tecnologia da informação nas empresas de contabilidade, levando em conta a necessidade operacional e organizacional da empresa, e que a qualidade obtida na organização com aquisição de tecnologias se adquire um bom rendimento empresarial. SEBRAE (2009), diz que a TI contribui com fatores como redução de custo, mais produtividade, pesquisa sobre informações, bom relacionamento com clientes e fornecedores e outros fatores que são de grande importância para empresas que buscam seu espaço no mercado.

20 20 A Contabilidade tem evoluído significativamente através dos tempos, no atual cenário em que a classe contábil está vivendo é de fundamental importância que as empresas façam investimento em TI, pois o mercado está cada vez mais competitivo e as organizações que estiverem bem equipadas com recursos tecnológicos que atenda as suas necessidades estarão à frente no mercado TECNOLOGIAS PARA O MERCADO CONTÁBIL Com a introdução de tecnologia da informação na contabilidade foram adquiridos inúmeros benefícios para esses profissionais. Para isso é preciso que os contabilistas estejam sempre bem informados das inovações tecnológicas presentes no mercado. Universidade Federal de Santa Catarina - UFSC (2009), diz que, um escritório de contabilidade atualmente precisa investir em atualização de hardware e software para que seja suprida a necessidade da empresa tendo em vista um mercado cada vez mais competitivo. É notável que a evolução da tecnologia tenha sido grande, vários sistemas foram criados e para nível contábil varias outras ferramentas, recursos ou sistemas estão disponíveis no mercado para melhor atender as necessidades das empresas, são: Internet, intranet, certificação digital, smart card, Sistema de Informação Contábil (SIC), backup, Antivírus. Internet: Para BARRETO (2010), a internet é um conjunto de diversas redes que se comunicam através de protocolos TCP/IP, permite a troca de informações como, enviar e receber mensagens, busca de informações seja ela de qualquer ponto do planeta, permite o contato entre pessoas e etc. Na contabilidade é indispensável o uso de internet, uma vez que, a maioria dos trabalhos realizados pelos escritórios de contabilidade é feito através da rede, um software que precisa de uma conexão para que seja necessário o envio de informações processadas por exemplo, alguns dos serviços utilizados pelos escritórios através da internet segundo SEBRAE (2010), são:

21 21 Abertura, transferência, fechamento de empresa através da Junta Comercial; etc.; Serviço Contábil: Lucro Real, Lucro Presumido, Simples, Balancetes, e Serviço Fiscal: Livros de Entrada, Saída, Apuração do Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI), Apuração do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), entre outros; Serviço Trabalhista: Folha de Pagamento, Guia da Previdência Social (GPS), Sistema Empresa de Recolhimento (SEFIP), Documento de Arrecadação da Receita Federal (DARF), Documento de Arrecadação Mercantil (DAM), Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e etc.; Intranet: Segundo CHOO (2007), intranet é um grupo de computadores em uma rede fechada e exclusiva, onde são liberados somente computadores registrados na rede. A comunicação intranet é muito importante dentro de um escritório de contabilidade, pois ainda de acordo com CHOO (2007), fica possível a utilização de programas de forma simultânea entre os usuários da mesma rede. Certificação Digital : De acordo com ITI (2010), a certificação digital é a garantia de privacidade de informações para utilização de serviços pela Receita Federal (Nota Fiscal Eletrônica, Escrituração Contábil Digital e Escrituração Fiscal Digital), Caixa Econômica Federal (CEF) entre outros disponíveis na internet. Este certificado pode ser armazenado tanto no computador quanto em um Smart Card e contem dados como nome, identidade civil, assinatura da Autoridade Certificadora (AC) que o emitiu, entre outras informações. Segundo UFSC (2010), o certificado digital veio para substituir os papeis, pois esta tecnologia tem a mesma validade jurídica de um documento de papel assinado a próprio punho.

22 22 Figura 1: Certificado Digital da Autoridade Certificadora Raiz Brasileira ICP Fonte: ITI, Smart Card: De acordo com TORRES (2002), o Smart Card é um cartão que contem um chip responsável por gerar e armazenar certificados digitais e informações do usuário. É uma ferramenta de segurança que está começando a ser utilizada e tem a finalidade de garantir que a integridade e o sigilo das informações sejam protegidas seja ela pessoa física ou jurídica. Com o Smart card é possível acessar serviços disponíveis na internet através do Smart Card e-cnpj como, por exemplo, os serviços oferecidos pelo Governo Federal nesse caso as empresas podem enviar a declaração de Imposto de Renda pela internet. (ITI, 2010). Backup: Existem inúmeras formas de se perder informações em um computador, uma queda de energia, uma imprevista falha no disco rígido, um descuido e pressionar no teclado do computador shift + delete e todas as informações selecionadas são perdidas. Por isso a importância do escritório de contabilidade ter um sistema de backup diário. De acordo com UFSC (2009) existem muitas ferramentas no mercado que ajudam a realizar essa

23 23 tarefa como Unidade de Backup, CD-ROM, HD externo e etc. O backup tem dois principais objetivos que são a segurança e integridade das informações e a recuperação dos arquivos. Programa Antivírus: Para CEFET (2010), os Antivírus é um software projetado para detectar e eliminar vírus, eles podem ajudar a prevenir a infecção do computador. Os vírus são programas maliciosos que quando executados podem causar danos como destruição de arquivos, alteração no funcionamento do computador e até mesmo prejudicar o seu processamento. Sistema de Informação Contábil (SIC): Segundo ABREU (2005) o SIC é um conjunto de subsistemas integrados seu papel é de receber, processar, armazenar e distribuir as informações. Por meio disso é possível que o contador efetive a contabilidade e a informação contábil na organização. Para LUCENA (2007), o SIC é o sistema de informações que acumula informações de vários outros subsistemas de informações e as comunica a um subsistema de processamento de informações. O SIC é o mais importante instrumento do contador, com o SIC o profissional contábil vai exercer seus trabalhos e controlar todos os níveis, operacional, tático e estratégico da empresa. 2.2 SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL (SIC) Atualmente, com um mercado tão competitivo e exigente, a uma necessidade das empresas contábeis estarem bem informadas, para isso é indispensável e de total necessidade da empresa ter um bom Sistema de Informação Contábil na organização. De acordo com PASSOLONGO e SOUZA (2004), o SIC disponibiliza informações exatas permitindo uma tomada de decisão mais adequada dos administradores, tornando possível o bom desempenho da empresa no mercado com qualidade de serviço, redução de custo e tempo. Na contabilidade existe a necessidade de se ter informações, e é através de demonstrativos contábeis gerados pelo SIC que essas informações podem ser

24 24 fornecidas e analisadas para a tomada de decisões e contribui na geração de informações através de relatórios contábeis e financeiros. Segundo ABREU (2005), O Sistema de Informação Contábil processa dados e os transforma em informações úteis para o processo decisório de toda a empresa em todos os níveis. Ainda de acordo com ABREU (2005), sita os principais subsistemas interligados ao SIC que contribuem com o processo de tomada de decisão que são: Escrita Fiscal: É o banco de dados da contabilidade, ele auxilia no gerenciamento da empresa com a distribuição dos dados para outros sistemas, a principal função é gerar os relatórios dos lançamentos contábeis, livro diário, livro razão e balanço patrimonial. Controle Patrimonial: Atende a movimentação física dos bens da empresa dentro das necessidades legais e fiscais. Custo Contábil: Faz o controle do estoque das movimentações geradas como: valorização do estoque em entrada, saída e saldo. Gestão de Impostos: Distribui os principais tributos como: impostos, taxas, contribuições, mercadorias e serviços, lucro e folha de pagamentos. Analise Financeira e de Balanços: É a analise de gestão da empresa distribuído entre, contas a pagar e receber, fluxo de caixa, etc. Orçamento: Expressa as receitas e despesas do plano operacional da empresa. Custo: São os gastos unitários dos produtos fabricados ou de revenda da empresa. SMITH e ASHBURNE apud SEGET (2005), afirma que o SIC é de inteira importância para o sistema de informação da empresa que possibilita que a contabilidade repasse uma ampla visão da situação da empresa para os usuários com informações úteis para apoiar o processo de tomada de decisão, assim como viabiliza uma integração do sistema com outras áreas da empresa. Em torno desta afirmação e tendo em vista este cenário, pode-se concluir que o Sistema de Informação Contábil se trata de uma tecnologia que tem o objetivo de melhorar o desempenho da empresa através de informações precisas sobre as rotinas da empresa com foco principal nas tomadas de decisão.

25 25 A implantação de tecnologia nas organizações é uma condição básica para que as empresas possam entrar na concorrência do mercado, mas não basta apenas investir, é necessário planejar antes, para que o investimento atual não se torne um problema e ocasione mais gastos, seja ele a longo ou curto prazo. 2.3 PLANEJAR ANTES DE INVESTIR EM TI Ao aplicar TI na organização a empresa está se preparando para se posicionar melhor no mercado e garantir mais benefícios, porém se não for feito um planejamento antes desse investimento a empresa poderá estar fazendo um investimento desnecessário ou até mesmo não conseguindo suprir a necessidade da organização. Segundo ALECRIM (2004), [...] é necessário fazer uso de recursos de TI de maneira apropriada, ou seja, é preciso utilizar ferramentas, sistemas ou outros meios que façam das informações um diferencial competitivo. Além disso, é necessário buscar soluções que tragam bons resultados, mas que tenham o menor custo possível. É preciso fazer uma análise das reais necessidades da empresa, a atividade que é realizada no dia a dia, o grau de conhecimento dos funcionários e empresário com a tecnologia a ser implantada, quantidade de pessoas que serão usuárias, o tipo de serviço prestado, entre outros, para que não se torne um gasto desnecessário ou um investimento inviável e com isso amargar perdas importantes tanto no bolso quanto na competição no mercado. Um exemplo é se uma empresa de contabilidade com quadro de 5 (cinco) funcionários e que trabalha apenas com ferramentas básicas e software leve que tem como funções apenas fornecimento de balancetes, guias de recolhimento, contracheques e outros, fizer investimento em 6 (seis) computadores com placa de vídeo offboard, memória de 4 gigabytes e monitor de 21 cada computador, estaria fazendo um gasto totalmente desnecessário para empresa, uma vez que, se a empresa investisse na quantidade de máquina que fossem ser utilizadas e que cada maquina fosse composta por placa de vídeo integrada, memória de 2 gigabytes e

26 26 monitor de 15 já estaria atendendo as necessidades da organização e com menos custo. De acordo com ROSA (2008), ainda que seja uma pequena rede de computadores para se comunicar com uma filial, por exemplo, contratar serviços sem planejamento e sem um estudo sobre as reais necessidades da empresa pode gerar gastos desnecessários ou não-prioritários para o momento. Então como fazer um investimento correto e sem maiores transtornos? DIOGENES (2006) explica que, devem ser avaliados alguns fatores ainda na fase de implantação do sistema como, por exemplo: Estrutura geral da empresa; Estrutura da contabilidade; Nível de capacitação dos profissionais; Tendência ou perspectivas de crescimento da empresa; Possibilidade da integração do sistema com outras áreas da empresa; Configuração adequada dos equipamentos necessários; Suporte ou apoio técnico necessário; HERNANDES (2009) recomenda alguns cuidados quando a empresa contábil for investir em tecnologia seja na implantação ou na renovação: Trocar 1/3 dos equipamentos a cada ano; Formatar anualmente as maquinas; Computadores com pouca memória RAM e HD de pouca capacidade influenciam na qualidade dos serviços e na produtividade da equipe; Realizar backup diariamente para evitar perda de dados importantes; Segundo SEBRAE (2009), o planejamento técnico é uma ação imprescindível para a implantação da TI na empresa. O objetivo deste planejamento é especificar que tecnologia e quais os padrões, procedimentos e controles deverão ser empregados. Com base nesta afirmação é possível dizer que o planejamento técnico antes de implantar TI na organização é mais que necessário para que a empresa faça uma implantação bem sucedida trazendo bons resultados.

27 27 3. METODOLOGIA DE COLETA DE DADOS São mostrados detalhadamente todos os métodos usados no trabalho de pesquisa, e as formas de coleta, tratamento e analise dos dados DELINEAMENTO DA PESQUISA O tipo de pesquisa utilizada no presente estudo, do ponto de vista da sua natureza, pode ser definida como pesquisa bibliográfica. Conforme REIS & MENDES (2005) a pesquisa só é bibliográfica quando tem base em material já publicado, principalmente de livros, artigos e atualmente com material disponibilizado na internet. Quanto aos meios de coleta de dados foi utilizada a pesquisa de campo, o qual os instrumentos utilizados foram incluídos entrevistas e aplicação de questionários. Segundo ANDRADE (1999, p. 128), a pesquisa de campo utiliza técnicas específicas, que tem o objetivo de recolher e registrar, de maneira ordenada, os dados sobre o assunto em estudo SELEÇÃO DE AMOSTRA Segundo FERREIRA (2008), amostra é um grupo de sujeitos selecionados de um grupo maior (população). Esta pesquisa aqui documentada tem destacado um grupo de microempresas do município de Paulo Afonso no estado da Bahia, das microempresas foram destacados apenas os escritórios de contabilidade, onde são mostrados dados específicos para este meio empresarial COLETA DE DADOS Para ANDRADE (1999, p. 134), Para a coleta de dados deve-se elaborar um plano que especifique os pontos de pesquisa e os critérios para a seleção dos possíveis entrevistados e dos informantes que responderão aos questionários ou formulários. A estratégia de coleta de dados para a pesquisa foi baseada em questionário constituído de perguntas fechadas e abertas. A composição do questionário não

28 28 apresenta qualquer solicitação de dados da empresa como, nome ou qualquer dado fiscal garantindo o sigilo da empresa. Para a realização da coleta de dados é necessário um planejamento, para isso foi feito primeiramente um contato por telefone para agendar a entrega do questionário e também foi informada a segurança da entrevista como, por exemplo, o sigilo do nome da empresa. Ao chegar à empresa foi feita uma apresentação formal com o contador e em seguida explicado resumidamente o objetivo da coleta das informações, no mesmo momento já foi agendado o retorno para o recolhimento do questionário TRATAMENTO E ANÁLISE DOS DADOS Após toda a elaboração da coleta de dados foi analisado todo material coletado e verificada cada informação adquirida transformando todas as respostas em material gráfico para uma melhor visualização e entendimento dos dados obtidos. A composição das perguntas do questionário foi com pleno foco e ligação com o tema abordado neste trabalho. Os questionários foram respondidos por todos os profissionais da área contábil do município de Paulo Afonso. Roesch (2005, p.154), afirma pesquisa qualitativa "como algo independente do paradigma positivista, mais como algo que precede o teste de hipóteses. Seus métodos de coleta e analise de dados são apropriados para uma fase exploratória da pesquisa". Roesch (2005, p. 130), afirma que pesquisa quantitativa "são chamados delineamentos analíticos e relacionais, planejados para explorar as associações entre variáveis especificas". O método aplicado à pesquisa foi quantitativo e qualitativo, os questionários foram compostos por questões de marcação objetiva e por questões subjetivas para que a pergunta fosse respondida abertamente.

29 29 4. ANÁLISE DOS RESULTADOS A base de respondente foi de 29 microempresas do ramo de contabilidade do município de Paulo Afonso - BA, as questões foram respondidas por contabilistas e funcionários dessas empresas, devidamente aptos a responder as perguntas que compunha os questionários, estes divididos entre questões que envolvem a TI e outro especifico sobre o SIC usado pelas empresas pesquisadas RESULTADOS E ANÁLISES DO QUESTIONÁRIO APLICADO ÀS EMPRESAS DE CONTABILIDADE SOBRE SIC. São apresentados os resultados e analises do questionário sobre SIC onde estão demonstradas as respostas no ponto de vista dos empresários do ramo de contabilidade UTILIZAÇÃO DE SIC NA EMPRESA. 66% 3% 97% 31% SIM NÃO MASTERMAQ OUTROS Gráfico 1: Utilização de SIC na empresa. Fonte: Pesquisa de Campo abril/maio/2010. Pode-se visualizar de acordo com o gráfico 1, quando perguntado sobre o uso de algum Sistema de Informação Contábil na empresa que 97% dos respondentes disseram usar um tipo de Sistema de Informação Contábil e apenas 3% não usa, e das empresas que usa algum SIC 66% dessas empresas usam o sistema da Mastermaq e 31% usam outros sistemas.

30 30 Com base nos resultados obtidos acima, foi analisado que a maioria das empresas de contabilidade do município de Paulo Afonso-BA, possui um Sistema de Informação Contábil, e que o sistema da Mastermaq é predominante entre os escritórios contábeis com 66% das empresas que fazem uso dos seus recursos DE QUE FORMA O SIC COLABOROU NA EMPRESA? Nesta questão foi perguntado aos respondentes como o SIC colaborou na empresa, e as respostas mais freqüentes foram: Organização dos trabalhos diários trazendo qualidade nos serviços. Mais agilidade nos trabalhos, com isso, ganhou-se economia do tempo gasto nas atividades. Exatidão nos trabalhos, disponibilidade de relatórios de maior precisão. Mais produtividade, pois, trabalhos que levariam semanas para serem concluídos, são feitos em um ou alguns dias. As empresas consideram que o SIC trouxe muitas vantagens colaborando principalmente com agilidade dos trabalhos, qualidade nos serviços, organização e precisão dos relatórios, dessa forma pode-se dizer que o Sistema de Informação Contábil é uma ferramenta viável e indispensável em uma empresa de contabilidade O SIC TROUXE BENEFICIOS A EMPRESA? Na questão aqui mencionada foi perguntado se o SIC trouxe benefícios para a empresa, 100% dos respondentes disseram que sim. Tendo em vista o resultado positivo na questão acima mencionada, chegou-se a conclusão que, os profissionais da área contábil vêem uma grande importância de se ter um Sistema de Informação Contábil na organização, uma vez que colabora com os trabalhos diários e traz benefícios para a empresa. Nessa mesma questão foi perguntado também qual o beneficio que o SIC trouxe para a empresa, as respostas mais freqüentes foram: Agilidade e qualidade nos serviços

31 31 Mais comodidade Segurança das informações Aumento na produtividade Precisão das informações Melhor desempenho no trabalho Custo benefício É importante destacar que, os resultados positivos em relação ao SIC deixa claro que depois da inclusão do sistema na empresa toda a rotina de trabalho dos escritórios mudaram trazendo principalmente aumento na produtividade e melhoria na qualidade dos serviços EFICÁCIA DO SIC USADO PELA EMPRESA. Foi perguntado se o sistema é eficaz e ajuda a resolver os problemas diários da contabilidade, 100% dos respondentes disseram que sim. Isso demonstra que os sistemas têm um bom desempenho nas rotinas de trabalho dos escritórios de contabilidade. O resultado indica que de forma geral, o uso de um Sistema de Informação Contábil oferece aos usuários a possibilidade de exercer os serviços com maior qualidade AVALIAÇÃO DO SIC USADO PELA EMPRESA. Gráfico 2: Avaliação do SIC usado na empresa. Fonte: Pesquisa de Campo abril/maio/2010.

32 32 Conforme os dados do gráfico 2 que se refere a avaliação de qualidade do Sistema de Informação Contábil usado na empresa, 36% dos respondentes avaliam como excelente o SIC e 64% avaliam como bom. Essa aceitação acontece devido à confiabilidade e costume do usuário com o sistema, mas apesar de todos esses dados positivos, parte desses usuários demonstraram interesse em trocar o SIC usado na organização, mais especificamente o Mastermaq pelo sistema Domínio Contábil Plus, isso esta ocorrendo com as empresas que usam o sistema Mastermaq defasado com plataforma em MS-DOS, os contabilistas alegam ser caro o processo de atualização e que o sistema concorrente (Domínio Contábil Plus) é mais barato e tem mais funções disponíveis, a figura 2 à seguir mostra a tela do sistema Mastermaq com plataforma MS-DOS. Figura 2: Tela do Mastermaq Folha em plataforma MS-DOS. Fonte: Escritório de Contabilidade ORTAC. Na figura acima apresenta o sistema que algumas empresas de contabilidade ainda estão usando, com plataforma MS-DOS, esse sistema da Mastermaq atualmente está defasado, pois existem no mercado novos sistemas com interface mais agradáveis para os usuários e com mais recursos disponíveis.

33 33 Figura 3: Tela do Mastermaq NG Folha com plataforma NG Mastermaq. Fonte: Escritório de Contabilidade ERISCONT. A figura 3 mostra o sistema Mastermaq, em plataforma atual desenvolvida pela própria empresa chamada NG Mastermaq, a dificuldade que algumas empresas têm de migrar o sistema para o SIC mais atual é que o custo para adquirir esse sistema é muito alto em implantação e treinamento por esse motivo alguns escritórios preferem manter seus dados e trabalharem com o SIC defasado ou migrar para um outro sistema o qual foi citado anteriormente, o Domínio Contábil Plus, que segundo os respondentes a sua implantação é mais barata e possui algumas vantagens em relação à Mastermaq.

34 34 Figura 4: Tela do Domínio Contábil Plus. Fonte: Escritório de Contabilidade JKI Contabilidade. A figura 4 mostra a tela do sistema Domínio Contábil Plus, desenvolvido em plataforma Windows, o sistema tem algumas vantagens em relação ao SIC Mastermac, segundo os respondentes o sistema Domínio Contábil Plus além de ser mais financeiramente acessível possui integração com o sistema Microsoft Word disponibilizando o contrato de abertura de empresa previamente preenchido, uma vez que esse documento é muito usado nos escritórios de contabilidade e tem que ser feito sempre que é preciso fazer abertura de uma nova empresa e oferece um recurso de protocolo que auxilia nas entradas e saídas de documentos da empresa ATUALIZAÇÃO DOS REGISTROS E CONTROLES CONTÁBEIS GERADOS PELO SIC. Com relação a atualizações dos registros e controles gerados pelo Sistema de Informação Contábil, 100% dos respondentes disseram que sim, são feitas atualizações. Mais uma vez é evidenciada a eficácia em outro ponto importante do Sistema de Informação Contábil usado pela empresa, uma vez que as atualizações dos registros e controles trazem mais segurança e precisão das informações adquiridas.

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