ANÁLISE ERGONÔMICA DO TRABALHO: UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DE CONTABILIDADE

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1 ANÁLISE ERGONÔMICA DO TRABALHO: UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DE CONTABILIDADE Thiago de Oliveira Souza José Orlando Gomes Mário César Rodriguez Vidal Departamento de Engenharia Industrial DEI/EP/UFRJ GENTE /COPPE/UFRJ The purpose of this study is to identify the problems related to work at thefiscal Department of MAC Assessoria Contábil and propose solutions.this is done by means of the methodology of Ergonomic Work Analysis (EWA), which seeks to improve work conditions, promote employees's health and prevent accidents, in order to increase productivity, but considering work fewer expenses with dismissals of employees and worker absenteeism Ergonomics, Production Management, Work Analysis 1. INSTRUÇÕES E ANÁLISE DA DEMANDA Este trabalho foi realizado em uma empresa de contabilidade denominada MAC Assessoria Contábil situada na cidade de Juiz de Fora, em Minas Gerais. Trata-se de uma microempresa que presta serviços nas diversas áreas de contabilidade: Departamento de Pessoal (trabalhista); Departamento Fiscal (impostos em geral) e Departamento Contábil, (escriturações de movimentação e fechamento). Diversos problemas emergiram quando da instrução e análise da demanda. De uma maneira geral estão relacionados ao ambiente de trabalho: circulação de ar deficiente, mobiliários inadequados e uma queixa muito expressiva relacionada a uma permanência excessiva no computador, mais especificamente no Departamento Fiscal. 2. ESTUDOS PRELIMINARES 2.1. Contingências e contexto da empresa A empresa atua no setor de prestação de serviços contábeis e é caracterizada como uma empresa de tamanho médio se comparada às demais. Devido ao seu tempo de funcionamento no setor, a empresa goza de prestígio junto ao empresariado local e tem uma certa estabilidade de clientela. Esta é formada basicamente por micro e pequenas empresas (aproximadamente 55 no total, contra 300 da líder). A competição na cidade é muito acirrada, visto o grande número de concorrentes, bem como a existência de escolas de formação de técnicos de contabilidade que anualmente coloca uma quantidade nada desprezível deles no mercado. Em 1995 foi implantada a informatização na empresa. Anteriormente, os relatórios, formulários, balancetes, tudo era feitos manualmente. Quando da implantação da informática no escritório houve resistência por parte dos empregados e alguns se desligaram da empresa. Os programas são feitos sob encomenda por uma firma de programação que também fornece suporte e atualizações. Atualmente quase tudo é feito nos computadores dos três setores. Os gerentes classificam o sistema de informatização da empresa como razoável e pretende-se adquirir novos computadores num futuro próximo.

2 2.2. Estudo da população de trabalho O horário de trabalho é de 8h às 18h com duas horas de almoço de segunda-feira a sextafeira. A princípio foram detectados alguns problemas de saúde tais como: rinite e sinusite além de reclamações de dores nos pulsos nas semanas de maior intensidade de trabalho, além de ardência nos olhos devido à exposição frente à tela do computador. Sexo Idade Formação Trajeto casa-trabalho Homens: 66% 20 a 30: 33,3% 2º Grau: 16,7% Até 15 min: 50% Mulheres: 34% 30 a 40: 33,3% Técnico: 33,3% Até 30 min: 50% 40 a 50: 33,3% 3º Grau: 50% Tabela 1: Dados da população de trabalho 3. ESCOLHA DE SITUAÇÕES CARACTERÍSTICAS De acordo com a demanda e o estudo sobre os trabalhadores e a empresa, e seguindo os critérios para escolha das situações características (VIDAL, 1998) centrado em queixas, conseqüências, centralidade e modernidade, a escolha de situações características recai sobre o posto de trabalho do auxiliar do Departamento Fiscal. Isto devido à suas queixas relacionadas ao ambiente: faltas de janelas, fumaça de cigarros, dor nos pulsos, cansaço visual e dores lombares. No que diz respeito às conseqüências da atividade, verificamos a existência de uma pressão temporal razoável: um erro ou falta nesse posto é considerado grave pelo fato deste departamento alimentar o fluxo de informações para o Departamento Contábil. Portanto, um problema aqui terá repercussões com efeito cascata ou dominó. Quanto à centralidade verifica-se que este posto se apresenta como gargalo no processo, pois um atraso ou falta nesse posto teria reflexos a posteriori. Já quanto à modernidade apreende-se que já existe equipamento disponível no mercado com uma performance melhor Queixas Conseqüências Centralidade Modernidade Fiscal Contábil Tributário Figura 1: Os critérios de conseqüências, centralidade e modernidade recebem notas de 1 a 5 a título de comparação.

3 4. ANÁLISES GLOBAIS DAS ATIVIDADES NAS SITUAÇÕES CARACTERÍSTICAS 4.1. Atividade em si mesma Os principais características do trabalho são: leitura de guias, notas fiscais e recibos, além de alguns contratos, procurações e movimentos das empresas. Organizam-se os mesmos dentro de pastas, sendo uma para cada cliente, num total aproximado de 55. Observou-se que, em média, eram lançadas cerca de 500 notas fiscais por dia (o restante do tempo sendo gasto com cálculos, telefonemas, organização dos documentos, redação de textos tais como relatórios e contratos). Via de regra, as notas fiscais lançadas não são todas do mesmo cliente. Algumas empresas têm poucas ou nenhuma nota fiscal, outras, empresas com movimento, tem muitas. Em média, são consultadas/arquivadas notas fiscais de 12 clientes diferentes a cada dia, sendo portanto 12 pastas. Há também a digitação dessas informações no computador (numa média de toques no teclado por dia, entre digitação dos textos e lançamento de notas). As posturas típicas são variações na posição sentada e deslocamentos. As consultas e outras tomadas de informação são, em geral, feitas ao material escrito (contratos, procurações, notas fiscais, movimentos, movimentos acumulados, guias, recibos). Os fluxos de maior atividade nesse departamento são as entradas de impostos no final do mês, em geral a partir do dia 25 (sendo muito intenso a partir do dia 30, seguindo até o 5º dia útil (vencimento do ISS) e, em grande intensidade também até o dia 10 (vencimento dos impostos federais) do mês seguinte, quando a trabalhadora fica por até 8 horas em frente ao computador. 5. PRÉ-DIAGNÓSTICO A mobília inadequada e o excesso de horas em frente ao computador parecem ser os responsáveis pelas dores nos pulsos e lombares. A falta de janelas, o grande número de fumantes e o calor que obriga o uso de ventiladores podem ser os responsáveis pelo agravamento da renite e sinusite. A pouca e inadequada iluminação, a falta de proteção anti-reflexiva na tela, e o excesso de horas em frente ao computador devem estar causando o cansaço, principalmente visual. As fotos ilustram alguns dos problemas encontrados relativos à mobília. 6. DO PRÉ-DIAGNÓSTICO AO DIAGNÓSTICO ERGONÔMICO: AS OBSERVAÇÕES SISTEMÁTICAS De acordo com os problemas relacionados pela diretoria, bem como, principalmente, pelos funcionários, e seguindo o pré-diagnóstico, decidiu-se aprofundar o estudo no Dep. Fiscal. Nesse setor algumas posturas, olhares e gestos de trabalhos foram considerados como relevantes e relacionadas num estudo detalhado que se segue Escopo da Observação sistemática A observação constou de 10 visitas com duração entre 20 e 60 minutos. Observou-se com mais atenção a postura da trabalhadora sentada em frente ao computador devido a suas reclamações. A direção do olhar também teve atenção especial ainda de acordo com a demanda Observáveis mais freqüentes Os principais gestos de trabalho foram separados para facilitar as anotações. Os olhares, devido à demanda de cansaço visual, foram divididos em duas categorias: Olhares curtos, que são olhares para verificação, cópia, comparação, olhares que, em geral, não implicam maior entendimento do que se está copiando ou verificando. Olhares Longos, são aqueles onde o funcionário tem de entender o que está lendo, implica entendimento, apreensão de alguma

4 informação, os olhos ficam mais fixos (quantitativa e qualitativamente) no objeto, como por exemplo, a leitura de um documento. Foram observadas atenta e detalhadamente as posturas adotadas e pausas na atividade. Observaram-se ainda as comunicações e deslocamentos Verbalizações Dado à natureza da atividade e necessidade de concentração da funcionária, além, naturalmente, do respeito por seu trabalho, decidiu-se utilizar verbalizações provocadas consecutivas. Assim, poder-se-ia esperar que a funcionária terminasse sua ação e depois esclarecesse o que, exatamente, foi feito. As verbalizações tiveram importância fundamental na construção da análise ergonômica pois inclusive algumas nuances do trabalho foram elucidadas a partir de esclarecimentos verbais da funcionária. Alguns aspectos das atividades de trabalho não puderam ser diretamente observados. As observações são limitadas no tempo e muitas conseqüências das atividades não são aparentes. Os conteúdos das verbalizações não foram apenas úteis, mas indispensáveis à análise do trabalho. 7. DIAGNÓSTICO ERGONÔMICO 7.1. Construção de hipóteses de trabalho Nesta parte da análise, buscar-se-á explicar, de forma substantiva, o porquê das atividades que são realizadas. Além disso, restringir-se-á a formulação de hipóteses aos dias/postos onde ocorre o maior volume de trabalho obedecendo às situações características. Uma hipótese que explica porque as dores em geral, o cansaço visual, e as outras reclamações se intensificam (as vezes só aparecem) no início do mês no Dep. Fiscal é a concentração de trabalho nesta época. Isso acontece porque as empresas precisam do fechamento dos impostos do mês anterior no início do seguinte e só dispõe dos documentos necessários (notas fiscais) no final do mês anterior. Portanto, os funcionários desse setor dispõe desse prazo (muito curto) onde o trabalho, e as reclamações por conseqüência, intensificam-se. Além disso, o posto de trabalho tem defeitos de projeto. Esses defeitos podem passar despercebidos quando a atividade não é tão grande mas ficam evidentes quando ela aumenta. Algumas hipóteses para os problemas posturais da funcionária são a mobília inadequada, os dispositivos utilizados, arranjo dos periféricos e os hábitos/técnicas de trabalho Argumentação e demonstração Através das observações sistemáticas procuramos demonstrar as nossas hipóteses: A cadeira é baixa, não tem suporte lombar ou para os braços, não é ajustável e o apoio para as costas é pequeno. A parte lombar da coluna não é apoiada na cadeira o que vai forçar a musculatura das costas. A funcionária precisa manter os pulsos flexionados para cima a fim de alcançar o teclado e o mouse. Observam-se ombros e braços em contração estática. A mesa do computador não tem parte alguma ajustável. Além disso, o lugar onde o teclado se encontra é muito estreito, não cabendo junto o mouse, que fica em cima da mesa, distante da funcionária. Observam-se, novamente, pulso, braço e ombro direitos (lado onde fica o mouse) em constante contração estática. O monitor está abaixo da linha dos olhos, levando a funcionária a abaixar o pescoço em 45º quando o ângulo máximo deveria ser de 30º (IIDA, 1995). Além disso, fica a menos de 50 cm dos seus olhos.

5 A luminosidade não é suficiente, especialmente quando a funcionária está na mesa onde faz os trabalhos gerais (cálculos, preenchimento de tabelas, carimbos e outros serviços fora do computador). Seu corpo faz sombra sobre os documentos à sua frente. Ela não usa um suporte para documentos dentro de seu campo de visão enquanto digita os dados, precisando virar continuamente seu pescoço a fim de ler os dados de que precisa. Isso causa desconforto e dores musculares na região do pescoço. Pausas na atividade com o computador para alongamentos não foram observadas, bem como pausas regulares a intervalos de 30 a 45 minutos. A funcionária faz algumas pausas tentando relaxar os olhos, esfregando-os, mas há falta de objetos distantes em que possa focalizar a fim de diminuir a tensão ocular. Não há janelas e o departamento é muito pequeno. Durante o dia, observa-se que tarefas semelhantes são executadas em conjunto. Agrupando as tarefas semelhantes aumentam-se as repetições e, consequentemente, as reclamações. Problemas respiratórios da funcionária são agravados pelo uso contínuo do ventilador. O motivo seria a fumaça de cigarro vinda do Departamento Contábil (contíguo ao Fiscal). O software utilizado é inadequado pois não permite a impressão (sequer a visualização) do movimento acumulado dos clientes. Tal fato contribui sobremaneira para aumentar a atividade no setor. Isso tende a piorar pois um desses relatórios, justamente o de menor periodicidade (mensal) passou a ser obrigatório 1 para todas as empresas, aumentando a necessidade de confecção dos mesmos. Por fim, não há treinamento ergonômico dos funcionários Da observação ao diagnóstico Observou-se a orientação a determinados focos ou objetos. Os fatos que emergiam da observação de uma situação eram confrontados com os de outra. Confrontando, pôde-se perceber o contexto em que se desenvolviam as atividades. A partir das hipóteses de trabalho, procurou-se observar o comportamento da funcionária, especialmente em situações de maior fluxo de atividades. Quanto à organização do espaço, observou-se principalmente a disposição e tipos dos periféricos O Fluxo de atividades O fluxo de atividades pode ser resumido nos passos: As notas fiscais chegam (em geral no final do mês anterior àquele dos lançamentos) a funcionária as organiza e faz os lançamentos (digitação) dos seus valores, datas de vencimento e números (das notas). Após essa primeira etapa, procede-se o carimbo sob o título LANÇADO com espaços a serem preenchidos manualmente à tina destinados à data em que foi feito o lançamento, e à assinatura da funcionária. Após carimbados, datados e assinados, as notas são ordenadas e guardadas na pasta do cliente. 1 A partir do mês de agosto/00, todas as empresas serão obrigadas a apresentar o DAPI, relatório de periodicidade mensal onde são discriminados o valor acumulado de todas as notas emitidas pelo estabelecimento. Até esta data, apenas empresas com movimento eram obrigadas a apresentar esses relatórios. Empresas com movimento são empresas que têm notas de entrada (compra) e de saída (venda).

6 As mesmas notas são usadas na confecção do movimento que consiste em uma tabela preenchida manualmente 2 (sem uso do computador) onde constam os totais acumulados de cada mês e os cálculos (usando a máquina de calcular) de todos os impostos. Tal instrumento, herança da pré-informatização do escritório, é usado para conferência dos valores dos impostos e, principalmente, auxilia na construção dos relatórios que são entregues às Receitas Estadual e Federal periodicamente (variando de acordo com o tipo de relatório). 8. REGISTRO E TRATAMENTO DE DADOS 8.1. Registro de dados Fez-se o registro de dados através de observações instantâneas de observáveis elementares, pois estas fornecem indicações para a análise e podem elencar fatos não reconhecidos levando a que uma impactação possa ocorrer. Foram realizadas um total de 10, inclusive em dois dias de pico das atividades críticas, no início do mês (de julho especificamente). No início de cada mês, o trabalho aumenta sensivelmente no departamento devido ao lançamento das notas para os impostos, sendo, nessa época, as observações mais interessantes e conclusivas. Escolheuse esse tipo de registro pois muitos observáveis distintos foram julgados importantes Formas de descrição das situações de trabalho Os três principais tipos de descrição são as estatísticas, sendo mais freqüentes as ocorrências, duração e seqüenciamento; as cronológicas, gráfico de fluência, fichas de emprego de tempo e os mapas de interrupções; e as narrativas (VIDAL,1998). As formas de registro de dados escolhidas nessa terceira fase da análise foram basicamente estatísticos principalmente durações e ocorrências associados, algumas vezes, a cronológicos na forma de Fichas de Emprego do Trabalho (FET). 9. A CONSTRUÇÃO DO DIAGNÓSTICO A PARTIR DA EVIDENCIAÇÃO DOS FATOS De imediato e de mais fácil notação percebe-se que a mobília é inadequada, as posturas da funcionária, devido à mobília e ao desconhecimento de ergonomia também o são. Essas são as causas diretas das dores nos pulsos e lombares (e mais tarde, a se intensificar o uso do computador, certamente de outros problemas musculares) e, muito provavelmente, possivelmente aliada a pouca iluminação e falta de janelas, do cansaço visual. A iluminação sobre o computador é uniforme mas fraca. Quando ela está na outra mesa, onde faz cálculos e movimentos, há formação de sombra sobre os documentos da mesa. Esses, no entanto, não parecem ser o centro da questão. Por trás disso, encontra-se um sério problema de prazo e intensificação do trabalho nas épocas que antecedem a entrega de impostos e relatórios. Parte desse problema advém da confecção dos movimentos em tabelas sem uso do computador. A funcionária perde tempo considerável (re)fazendo cálculos via de regra são feitos duas vezes para conferência que além disso já estão feitos no computador. Segundo a análise, esse retrabalho precisa ser eliminado a fim de melhorar as condições gerais no posto em questão. Esse problema deve ser resolvido através da inclusão de uma tela que possibilite a visualização e impressão 3 do movimento acumulado ao software original. Dessa forma, outra parte do diagnóstico trata do software (os movimentos deveriam ser feitos no computador). Poupado esse tempo, permite-se que a funcionária organize as atividades de forma mais variada. Atualmente, ela opta por agrupar as atividades semelhantes para ganhar 2 Aqui fica patente o problema de ergonomia na escolha do software do departamento pois necessita-se de informações não disponíveis da maneira de que se precisa, dessa forma a funcionária tem de recorrer ao (re)trabalho fora do computador para conseguir realizar suas tarefas da melhor maneira, sendo que as informações usadas por ela já haviam sido inseridas no computador. De outra forma, ela teria que buscar mês por mês o total de cada cliente. 3 A possibilidade de impressão do movimento é importante no sentido de facilitar sua visualização. Caso contrário, o problema ergonômico não seria solucionado e muito provavelmente continuar-se-ia fazendo o movimento manualmente.

7 tempo, indo contra sua própria saúde, aumentando a repetição. Além disso, com mais tempo, naturalmente a funcionária trabalharia sob menos pressão, reduzindo o stress. 10. RECOMENDAÇÕES A intervenção ergonômica certamente passa pelo rearranjo e troca da mobília, treinamento e informação da funcionária. Essas contudo, são medidas necessárias mas não suficientes. Algo central mas que escapa a observações menos apuradas é o problema ergonômico da informatização no escritório que não supre todas as necessidades (de visualização do movimento acumulado de cada cliente). Este problema tem reflexos em todo o fluxo de atividades à proporção que diminui o tempo disponível ao resto das tarefas. Desse modo recomendam-se os dispositivos e medidas abaixo: Mesa do computador totalmente ajustável (teclado, mouse, monitor). O mouse deve ficar à mesma altura do teclado. Deve-se ainda ter uma mesa profunda o suficiente (50cm pelo menos) para o monitor. O apoio do teclado/mouse deve ser móvel, permitindo a troca de posições durante a jornada de trabalho, em pé, sentada ereta, sentada reclinada. A nova cadeira deve ter encosto para a coluna lombar, e grande o suficiente para apoiar a maior parte possível das costas. Deve também ser móvel, assim como o apoio do teclado, para permitir alternância de posições durante o dia. Deve ter apoio macio para os braços de modo que o seu braço faça um angulo de 100º a 110º aproximadamente. De importância fundamental é o upgrade ou troca do software usado para lançamento das notas. O novo programa deve conter opção de visualização do movimento acumulado com todos os impostos calculados numa disposição semelhante à atualmente usada. Capital também é a possibilidade de impressão do mesmo, uma vez que os movimentos são usados para preenchimento de campos de outros programas (que fazem os relatórios) e a troca constante de tela não é funcional. Ademais, o principal motivo para a confecção do movimento acumulado é a facilidade de visualização que ele oferece, caso tenham, por exemplo, que rolar uma página para ver o documento por inteiro, o risco de que se continue ignorando o computador é grande. Por fim, sugere-se a mudança de imóvel. Podem até ser feitos alguns novos arranjos no escritório, mas a falta de janelas continuará sendo um ponto crítico. Terminar com o hábito de fumar da diretoria, é uma questão muito delicada e, enquanto não estiver resolvida, o ventilador não pode ser desligado contribuindo com os problemas respiratórios e alérgicos de que reclama a funcionária. A janela contribuiria também para que a funcionária pudesse olhar um lugar longe o suficiente a fim de relaxar seus olhos. Deve-se escolher, dessa forma um escritório arejado e não muito quente, com boas janelas para todos os departamentos. Um suporte de documentos deve ser adquirido e colocado dentro do campo de visão da funcionária. Deve haver, sobre a mesa do teclado, apoio para os pulsos para quando seus braços estiverem em repouso. Deve-se proceder o treinamento ergonômico da funcionária a fim de melhorar seu estado de saúde, englobando, entre outros tópicos, a prioridade à variação (mesmo que a um gasto de tempo maior). Uso, por exemplo, de teclas de atalho em substituição ao mouse, pequenas pausas de 1 a 2 minutos a cada 30 ou 45 minutos que podem ser aproveitadas para alongamentos e para relaxamento visual. Tempo em que ela deve se afastar do computador e levantar da cadeira, além de explicações sobre como prevenir doenças ocupacionais.

8 Sugere-se ainda a compra de duas luminárias: Para a mesa de escritório (onde o corpo da funcionária faz sombra sobre os documentos quando ela está sentada na cadeira) e outra para a mesa do computador onde não há sombra mas a luz ainda é insuficiente à leitura de documentos. 11. BIBLIOGRAFIA: BARNES, R. M(1968). Estudo de Movimentos e de Tempos. São Paulo Edgard Bluecher. GOMES, J. O. (1999). Concepções de organizações em rede: contribuição da Ergonomia na passagem da co-atividade à cooperação. Rio de Janeiro Tese de D.Sc., COPPE/UFRJ. IIDA, I.(1995). Ergonomia; Projeto e Produção. São Paulo, Ed. Edgard Blucher. LARSON, H. J(, 1982). Introduction to Probability Theory and Statistical Inference, Wiley RIO, J.P.(1999). Fundamentos da Prática Ergonômica. São Paulo, Health. VIDAL, M. C.( 1998). Roteiro de Análise Ergonômica do Trabalho. Rio de Janeiro,GENTE/COPPE/UFRJ, outubro, 40p. VIDAL,M.C.( 2000). Introdução à Ergonomia. Rio de Janeiro, GENTE/COPPE/UFRJ, Apostila do Curso de Especialização em Ergonomia Contemporânea, 37p. VIDAL,M.C.( 2000). Demanda Gerencial, Rio de Janeiro, GENTE/COPPE/UFRJ, Apostila do Curso de Especialização em Ergonomia Contemporânea, 19p. VIDAL,M.C.( 2000). Análise Focal e Pré-diagnóstico. Rio de Janeiro, GENTE/COPPE/UFRJ, Apostila do Curso de Especialização em Ergonomia Contemporânea 16p. VIDAL,M.C.( 2000). Análise Focada. Rio de Janeiro, GENTE/COPPE/UFRJ, Apostila do Curso de Especialização em Ergonomia Contemporânea, 16p. A proposta deste estudo é identificar os problemas relacionados aotrabalho no Departamento Fiscal da MAC Assessoria Contábil e propor soluções.este foi feito por meio da metodologia da Análise Ergonômica dotrabalho (AET), que procura melhorar as condições de trabalho, promover a saúde do trabalhador e prevenir acidentes, de modo a incrementar a produtividade, mas sem prejuízo à qualidade de vida no trabalho. Ergonomia, Gerência da Produção, Análise do Trabalho

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