SESI - DEP. REGIONAL DO ESTADO DE S.CATARINA

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1 Unidade Auditada: SESI - DEP. REGIONAL DO ESTADO DE S.CATARINA Exercício: 2012 Processo: Município: Florianópolis - SC Relatório nº: UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE SANTA CATARINA Análise Gerencial Senhor Chefe da CGU-Regional/SC, Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º , e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pelo SESI - Dep. Regional do Estado de S. Catarina. 1. Introdução Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 03/06/2013 a 21/06/2013, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela unidade auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames. 2. Resultados dos trabalhos Verificamos na Prestação de Contas da Unidade a existência das peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN-TCU-63/2010 e pelas DN TCU 119/2012 e 124/

2 #/Fato# Em acordo com o que estabelece o Anexo IV da DN-TCU-124/2012, e em face dos exames realizados, efetuamos as seguintes análises: 2.1 Avaliação da Conformidade das Peças A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se as seguintes questões de auditoria: (i) A unidade jurisdicionada elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de referência? (ii) As peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU nº 119/2012, da DN TCU nº 124/2012 e da Portaria-TCU nº 150/2012? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise censitária de todos os itens que compõem o Relatório de Gestão e as peças complementares. A partir dos exames referente ao Processo de Prestação de Contas Nº / e ao Relatório de Gestão do SESI/SC conclui-se que foram apresentados em conformidade com as normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de referência. Identificamos algumas inconsistências, as quais consideramos oportuno registrar, não representando, contudo, motivo para ressalvas. Seguem abaixo as inconsistências observadas: 1. Determinações exaradas pelo TCU no exercício (itens e do Relatório de Gestão) - não foi incluída informação sobre o tratamento dado às determinações contidas no item 9.2 do Acórdão nº 6784/2012 Primeira Câmara. De outra sorte, as informações incluídas pelo SESI/SC no Relatório de Gestão (Item 9.1., Deliberações do TCU Atendidas no Exercício) dizem respeito a questões que não foram objeto de determinações para a Entidade; 2. Gestão do Patrimônio Imobiliário o item 6.2 do Relatório de Gestão trouxe apenas as informações relativas aos imóveis locados de terceiros. Não foram incluídos os imóveis próprios, conforme item 7.2 da DN TCU 119/12; 3. O item 11.1 do Relatório de Gestão Metas de Educação e Gratuidade - trouxe uma tabela cujos números sofreram pequenas correções, conforme apresentado em campo, em Anexo à Resposta à Solicitação de Auditoria Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se a seguinte questão de auditoria: (i) Os resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência dos objetivos e metas físicas e financeiras planejados ou pactuados para o exercício, foram cumpridos? O SESI/SC possui 15 ações (Módulos-Tipo) distribuídas entre os 4 Programas Estratégicos da Unidade (Educação, Saúde, Tecnologia e Gestão e Apoio à Gestão.) A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise das ações (Módulos-Tipo) do Programa de Educação do SESI/SC, incluídas aí as modalidades dos programas federais de Gratuidade (Decreto 6.637/2008) e do Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego - PRONATEC (Bolsa-Formação - Lei nº , Art. 4º, IV). 2

3 #/Fato# Execução Física e Orçamentária das Ações (Módulos-tipo de Educação Realizadas (*) Ação Educação Infantil Ensino Fundamental Educação de Jovens e Adultos Educação Continuada Unidade de Medida Meta prevista Meta Realizada Meta Realizada / Meta Prevista Orçamento Previsto Orçamento Realizado Orçamento Realizado / Orçamento Previsto Matrículas ,62% ,83% Matrículas ,59% ,65% Matrículas ,83% ,81% Matrículas ,10% ,75% TOTAL ( 3) - (*) Nos dados físicos e financeiros da tabela acima estão incluídos todos os recursos gerenciados na área de educação, considerando as demandas legais por Gratuidade, os acordos e ajustes celebrados do PRONATEC, bem como as demandas custeadas pela entidade em cumprimento à sua missão institucional. Conforme os dados apresentados, verificou-se o cumprimento do percentual mínimo de aplicação da Receita Líquida de Contribuições em ações de educação e, mais especificamente, em ações de Gratuidade em Educação. O Decreto n.º 6.637/2008, que alterou o Regulamento do SESI (Decreto /65), estabeleceu um percentual de 31%, em 2012, para as ações de educação e 12% para as de Gratuidade em Educação. Os percentuais atingidos para essas ações, no mesmo ano, foram de 41%, respectivamente. Essas duas modalidades representaram, juntas, 97% das matrículas realizadas no ano. Considerando as 4 ações do programa Educação, sem distinção de modalidade (Gratuidade, PRONATEC e demais ações do SESI), verificou-se que as execuções físicas e financeiras são compatíveis com as metas de mesma natureza. De qualquer forma, a Unidade realizou a devida análise crítica no Relatório de Gestão acerca da execução e do atingimento de metas de cada uma das ações executadas, sejam elas do Programa de Educação, ou dos demais programas (Saúde, Tecnologia e Apoio a Gestão). 2.3 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ O Relatório de Gestão do SESI/SC apresenta uma relação com 33 indicadores definidos no documento Plano Estratégico alinhados como os objetivos estratégicos da Unidade. A maioria deles está relacionada diretamente ao desempenho da gestão. O SESI/SC possui o seu Manual de Planejamento Estratégico, o qual define que o monitoramento da estratégia ocorre durante as Reuniões de Análise Estratégica, trimestralmente, para acompanhamento do alcance dos objetivos estratégicos, por meio da análise de desempenho dos indicadores estratégicos. Essas reuniões contam com a participação de Diretores, Coordenadores e Gerentes e são organizadas pela Coordenação de Gestão Estratégica CGE, a qual supervisiona o gerenciamento e 3

4 #/Fato# controle dos indicadores da Unidade. De acordo com o Manual, os indicadores e metas são propostos pelas Coordenações e Gerências e validados pela Diretoria. Com o intuito de realizarmos exames para verificação do cumprimento de requisitos relacionados à efetividade dos indicadores, selecionamos um amostra com 2 indicadores de gestão de relevância para a apuração do desempenho operacional da Unidade: Nome Indicador do Receita Compulsória investida em ações educativas Qualidade dos serviços (nota de qualidade) Área da Gestão Resultados Quantitativos e Qualitativos Resultados Quantitativos e Qualitativos Relacionado ao Macroprocesso Finalístico Descrição do Indicador Sim Verifica os percentuais de aplicação da Receita Compulsória em ações de Educação Sim Verifica as Notas de Avaliação de cada produto das diversas Unidades de Negócio em cada Área de Negócio (Educação, Saúde, Alimentação, Lazer, Farmácia e Consultoria) Fórmula Cálculo de (Receita Compulsória investida em ações educativas / Total do Compulsório) x 100 Nota Final da Unidade de Negócio apurada através da média das notas de cada produto. Consideramos que os indicadores acima são adequados quanto à sua efetividade. Relativamente aos mesmos observarmos que: - estão sendo avaliados pelos gestores para a tomada de decisões gerenciais; - representam a situação que a UJ pretende medir; - possuem seletividade e simplicidade; - refletem a expressão de produtos essenciais das áreas de negócio da UJ ; - proporcionam séries históricas que possibilitem a comparação da situação pretendida ao longo do tempo (Comparabilidade); - possuem metodologia para coleta; - existe facilidade de obtenção dos dados e de compreensão dos resultados (acessibilidade); O Quadro abaixo apresenta o resumo da avaliação da equipe em relação aos indicadores analisados: Nome do Indicador Receita Compulsória investida em ações educativas Qualidade dos serviços (nota de qualidade) (*) requisito não avaliado Completude Comparabilidade Acessibilidade Confiabilidade Economicidade SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM (*) 2.4 Avaliação dos Indicadores dos Programas Temáticos 4

5 #/Fato# Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 4 - Indicadores dos Programas Temáticos e das Ações Orçamentárias sob responsabilidade da Unidade, do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação da Gestão de Pessoas As informações extraídas do Relatório de Gestão de 2012 trouxeram que o quadro de pessoal do SESI/SC estava assim constituído no final do exercício de 2012, sendo que a força de trabalho da Unidade frente às suas atribuições foi considerada compatível e adequada. Tipologias dos Cargos Lotação Efetiva Ingressos em 2012 Egressos em Celetista Funções de confiança Terceirizados Fonte: Relatório de Gestão O índice de rotatividade geral em 2012 foi de 45,12%, entre os valores obtidos em 2010 e 2011, respectivamente de 46,83% e 42,67%. A explicação da Unidade auditada para índices superiores a 45% se deu principalmente devido aos negócios de serviço de alimentação e de farmácia. Considerando que o número de ingressos foi superior ao de egressos e que a força de trabalho teve um aumento efetivo de 4,9%, o alto índice de rotatividade apurado não representou um risco para o cumprimento das atribuições da Instituição sob o aspecto quantitativo. Limitado ao escopo abrangido pelos exames realizados, foi possível atribuir consistência e suficiência aos controles internos da área de RH do SESI. Para a fragilidade encontrada no sistema informatizado gerador da folha de pagamento está prevista solução pela administração no exercício de 2013 com a aquisição de software mais adequado e robusto às necessidades da Unidade. Em função dos exames realizados, pode-se inferir que os registros pertinentes no sistema contábil e demais sistemas corporativos são fidedignos à política escolhida e adotada pela Unidade auditada na sua gestão de recursos humanos. Os indicadores de pessoal de que a Unidade auditada se utiliza constam do seu Relatório de Gestão e possuem características de adequabilidade. Os referidos indicadores, todavia, foram apresentados textualmente, sem quantitativos numéricos ou em séries históricas, prejudicando uma avaliação gerencial dos seus valores, situação revertida pelo fornecimento desses dados por meio de Solicitação de Auditoria, mas que podem ser aprimoradas para os futuros Relatórios de Gestão. No tocante à admissão de pessoal à luz da legislação, durante os trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2012, constatou-se que a unidade está cumprindo com todas as formalidades legais na admissão de recursos humanos, notadamente quanto ao processo de seleção, vis a vis as regras estabelecidas na regulamentação interna de admissão de pessoal, como também as normas legais. Não obstante, com vistas a conferir maior transparência e oportunizar o direito de defesa dos candidatos, podem-se aprimorar os normativos internos no sentido comprovar, nos respectivos autos, a disponibilização dos atos das Comissões responsáveis pelos 5

6 #/Fato# #/Fato# processos seletivos no site da Entidade, bem como a formalização dos motivos que levaram à desclassificação dos candidatos, que é objeto de recomendação estruturante específica deste Relatório. 2.6 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se as seguintes questões de auditoria: Análise dos convênios firmados e vigentes no exercício de A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise das Transferências Concedidas pela UJ durante a gestão 2012 por meio do Acompanhamento Permanente da Gestão (APG). Foram selecionadas as transferências conforme o período de execução do APG, dessa forma não pode extrapolar os resultados. No exercício de 2012 não foi celebrado nenhum novo convênio, porém existem convênios firmados em exercícios anteriores ainda vigentes, com impacto financeiro no exercício objeto dos exames. Objetivo do Convênio Quantidade total de transferências concedidas no exercício Volume de recursos total de transferência no exercício R$ Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade Volume dos recursos em que foi detectado alguma irregularidade 0 0, , ,19 Conforme melhor detalhado na parte Achados de Auditoria, o SESI/SC firmou convênio com a FIESC, SENAI/SC, CIESC, IEL, e Condomínio FIESC/SESI/SENAI, sem Plano de Trabalho e prestação de contas dos recursos, possibilitando o remanejamento de parte dos recursos do SESI/SC para outras entidades pertencentes ao grupo FIESC. 2.7 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item foram analisados processos licitatórios e de convênios. A metodologia empregada pela equipe de auditoria foi diferenciada conforme o item. Quanto à regularidade dos processos licitatórios, às dispensas e inexigibilidades foram considerados os processos já analisados durante o exercício de 2012, como resultado do Acompanhamento Permanente da Gestão (APG) e Avaliação da Execução de Programas de Governo (AEPG). Como foram selecionados os processos licitatórios, as dispensas e inexigibilidades durante o período de execução do APG (2012), não houve como se extrapolar os resultados, haja vista que o universo somente foi conhecido ao final do exercício. No que tange à verificação da utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras, a metodologia consistiu em selecionar de acordo com os critérios de materialidade, relevância e criticidade alguns procedimentos licitatórios destacando-se as aquisições e contratações relacionadas à Tecnologia da Informação (TI) e Obras a fim de propiciar uma análise e relatoria mais 6

7 #/Fato# setorizada e precisa das possíveis constatações e/ou boas práticas levantadas. Posteriormente, foram incorporados os resultados já obtidos durante a execução do APG. Licitação - Geral Quantidade total Processos Licitatórios Volume total de recursos dos processos licitatórios (R$) Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade , , Dispensa de Licitação Quantidade total Dispensas Volume total de recursos de dispensas (R$) Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade , , Volume dos recursos em que foi detectada alguma irregularidade Volume dos recursos em que foi detectada alguma irregularidade Inexigibilidade de Licitação Quantidade total Volume total de recursos Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade , , Volume dos recursos em que foi detectada alguma irregularidade Destaca-se que, a despeito da Entidade não estar obrigada a observar a IN 01/10 SLTI/MOG e da Portaria 02/10 SLTI/MPOG, no exercício de 2012 não houve registros (editais de licitação) na Unidade que permitam avaliar a realização de processos licitatórios e processos de compras sustentáveis. Portanto, pode-se concluir que o SESI não tem observado os critérios de sustentabilidade ambiental nas aquisições de bens e serviços e não está adotando providências com objetivo de conseguir maior aderência às normas regulamentadoras da matéria. 2.8 Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se as seguintes questões de auditoria por tema: Tema 1 - PDTI (i) O PDTI está sendo efetivo para direcionar as ações de TI? (ii) O PDTI está alinhado com os objetivos do negócio do órgão definidos no Plano Estratégico Institucional (PEI)? Tema 2 - Recursos Humanos 7

8 O órgão mantém independência em relação aos empregados das empresas contratadas? Tema 3 - Política de Segurança da Informação O órgão/entidade definiu e documentou a Política de Segurança da Informação e Comunicação POSIC, com apoio da alta gestão da UJ? Tema 4 - Desenvolvimento de Software O órgão/entidade definiu, documentou e implantou um processo de desenvolvimento software, utilizando padrões de gestão para o monitoramento dos projetos de desenvolvimento e adotando métricas para mensuração de esforço e custo relacionadas à entrega de produtos? Tema 5 - Contratações de TI (i) As contratações de Soluções de TI, realizadas no período de exame, foram baseadas nas necessidades reais do órgão/entidade, estão alinhadas com o PDTI ou documento similar? (ii) Os processos licitatórios para contratação de Soluções de TI foram baseados em critérios objetivos, sem comprometimento do caráter competitivo do certame, e realizados preferencialmente na modalidade pregão? (iii) Os controles internos adotados para gestão do contrato foram suficientes e adequados para garantir, com segurança razoável, a mensuração e o monitoramento dos serviços efetivamente prestados? Para cada tema estabeleceu-se a seguinte metodologia de análise constante no quadro abaixo considerando inclusive os resultados já obtidos no Acompanhamento Permanente da Gestão PDTI Tema Recursos Humanos Política de Segurança da Informação Desenvolvimento de Software Contratações de TI Metodologia Avaliação do PDTI ou documento equivalente. Avaliação dos editais, contratos e ordens de serviços de TI vigentes em Avaliação da política de Segurança da Informação e Comunicação e/ou outros documentos correlatos; e de documentos que comprovassem a participação da alta direção nas decisões relacionadas a POSIC. (Atas, s, memorandos) Avaliação do processo de desenvolvimento de Software utilizado tanto pelo órgão/entidade como pela contratada Avaliação dos processos de formalização e de pagamento das contratações realizadas pela UJ no exercício em análise. A partir dos registros constantes o tópico "Achados de Auditoria" pode-se chegar as seguintes conclusões por tema. Tema 1 - PDTI Inicialmente, cabe registrar que o SESI/SC está vinculado à estrutura do Sistema FIESC (Federação das Indústrias do Estado de SC), o qual também inclui outras entidades (SENAI/SC, FIESC, CIESC e IEL) e que vem sendo desenvolvido um projeto de racionalização, com centralização e unificação de processos de diversas áreas não finalísticas e de serviços de apoio à gestão, incluídos aí os serviços de Tecnologia da Informação. 8

9 O PDTI, apesar de editado ainda em 2012, já foi elaborado segundo a ótica de integração, não pertencendo, portanto, somente ao SESI/SC, mas a todas as 5 entidades integrantes do Sistema FIESC. O primeiro Plano Diretor de Tecnologia de Informação do SESI/SC (PDTI 2012/2013) foi elaborado e publicado recentemente, em dezembro de Foi possível observar um alinhamento coerente entre os elementos que o integram (princípios, diretrizes, objetivos estratégicos de TI e ações planejadas). Verificando-o em conjunto com o Plano Estratégico do SESI/SC , também observamos, de forma geral, um alinhamento entre os referidos elementos do PDTI com os objetivos e inciativas estratégicos do Plano Estratégico. Quanto aos conteúdos do PDTI os mesmos estão informados de forma adequada, considerando a existência dos Anexos I a IV apresentados. Tema 2 Recursos Humanos de TI O SESI/SC demonstrou não possuir, em seus quadros, funcionários terceirizados atuando na área de Tecnologia da Informação, reduzindo, assim o risco de dependência e de subordinação quanto a esses empregados. Conforme exames nos 8 editais e respectivos contratos de serviços do tipo help desk, selecionados entre os 46 contratos de Tecnologia da Informação vigentes em 2012, não localizamos impropriedades dessa natureza. Os referidos instrumentos apresentam elementos que evidenciam a atenção da entidade para com a adequada manutenção do grau de independência frente aos funcionários das empresas contratadas. Nossos exames tiveram como escopo as seguintes verificações: a) vínculo de subordinação com funcionários da contratada mediante análise de editais, contratos e ordens de serviços de TI do exercício (Ac. 975/2005 TCU Segunda Câmara); b) edital da contratação com previsão de remuneração dos funcionários da contratada (Acórdão 331/2010 TCU Plenário); c) contrato com indicação de pessoas para compor o quadro funcional da contratada (Acórdão 606/2008 TCU Plenário); e) reembolso de despesas com transporte, hospedagem e outros custos operacionais, que devem ser de exclusiva responsabilidade da contratada (Acórdão 1612/2010 TCU Plenário). f) previsão em edital de exigência para que os fornecedores apresentem, em seus quadros, funcionários capacitados ou certificados para o fornecimento da Solução, antes da contratação (Ac / 2009 TCU Plenário); g) gestão de processos de contratação de Tecnologia da Informação (Planejamento da Contratação, Seleção de Fornecedores e Gerenciamento de Contratos), assim como a gestão de segurança da informação, por funcionários dos quadros da Entidade auditada (efetivos) (Acórdão 331/2010 TCU Plenário); h) em caso de remuneração aferida por meio de métrica homens-hora, se a remuneração é sempre vinculada à entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos (Acórdão 2414/2011 TCU Primeira Câmara); i) em caso de contratação por postos de trabalho, se há a previsão de comprovação obrigatória de resultados compatíveis com o posto previamente definido (Acórdão Nº 1382/ TCU Plenário). Tema 3 - Política de Segurança da Informação 9

10 #/Fato# O Sistema FIESC elaborou e publicou seu primeiro Plano Diretor de Tecnologia da Informação PDTI em dezembro/2012 e a Política de Segurança da Informação - PSI é parte integrante do mesmo, integrando a Ação PA 08, cuja previsão de conclusão é dezembro/2013. Conforme cronograma apresentado do PDTI o estágio atual de realização do item PSI está em 40%, tendo como previsão de conclusão até 11/09/2013. A responsabilidade pela gestão da Segurança da Informação está a cargo do Escritório de Tecnologia da Informação (ETI), vinculado à Gerência de Tecnologia da Informação do Sistema FIESC GETIC. Relativamente à Política de Segurança da Informação PSI vigente em 2012, a mesma foi editada em 2005 para todo o Sistema FIESC e revisada em A política está compilada em um documento (manual) intitulado Política de Segurança Sistema FIESC. Foram apresentados elementos que demonstram razoável consistência da política. Segundo informado pela Unidade, esta política já se encontra desatualizada, motivo pelo qual será substituída, conforme as previsões acima. Tema 4 - Desenvolvimento de Software O desenvolvimento de sistemas de TI do SESI/SC está centralizado conjuntamente com as outras entidades que compõe o Sistema FIESC. O Sistema FIESC não adotou até 2012 uma metodologia específica para desenvolvimento de sistemas, fazendo uso de boas práticas. A Unidade dispunha, até então, de um manual (Manual do Núcleo de Desenvolvimento CTI/SESI ) no qual a Metodologia Ágil / FDD estava sendo padronizada para desenvolvimentos internos. Essa metodologia não chegou a ser homologada. Com a edição do Plano Diretor de TI PDTI 2012/2013 (aprovado em dezembro/2012), foi nele incluído o Plano de Ação 03 (PA03), o qual diz respeito à implantação de Metodologia para Desenvolvimento de Sistemas. Essa ação tem prazo de conclusão até dezembro/2013. Em 2012 não foram desenvolvidos, interna ou externamente, novos sistemas de informação. Tema 5 Contratações de TI A Unidade apresentou uma relação contendo 45 contratos e aquisições de Tecnologia da Informação em 2012, com um valor total previsto de R$ ,66. Selecionamos uma amostra com 2 contratos de TI (representando aproximadamente 10%) desse valor, para verificação do adequado cumprimento de requisitos para aquisições (licitações) e respectivas contratações na área. Verificamos os registros quanto à avaliação da necessidade e motivação, identificação e análise comparativa de soluções existentes, envolvimento da área requisitante com a qualidade dos serviços, pesquisa de preços, métricas de aferição quantitativa e qualitativa dos serviços e respectivos faturamentos, previsões contratuais de sanções para o não cumprimento das obrigações dos fornecedores e outros requisitos. De forma geral consideramos que a instrução dos processos examinados, em conjunto com os esclarecimentos prestados à equipe, demonstraram de forma adequada o atendimento aos requisitos acima. Ressalvamos, contudo, a inexistência de uma parametrização de preços de mercado para instrução de um dos processos de licitação (Convite 106/2012). Não ficou evidenciada a pesquisa de preços junto a outros possíveis fornecedores de sistemas, ou mesmo junto a outros clientes da mesma empresa. 2.9 Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário 10

11 A metodologia da equipe de auditoria consistiu na avaliação por amostragem não aleatória depois de realizado o levantamento de todos os bens imóveis existentes, bem como dos gastos com manutenção, locação e benfeitorias. Utilizou-se no levantamento informações produzidas pela Entidade a partir do sistema de gestão patrimonial. Levantamento dos Imóveis Quantitativo Bens Imobiliários LOCALIZAÇÃO Quantidade total de imóveis sob a responsabilidade da UJ 2012 BRASIL 141 EXTERIOR 0 Avaliação dos gastos com manutenção de imóveis, bens locados de terceiros e ressarcimento de benfeitorias úteis. Gastos com Benfeitorias em Bens Imóveis. ITEM GASTOS REALIZADOS COM BENFEITORIAS DE IMÓVEIS PRÓPRIOS LOCADOS DE TERCEIROS VALORES TOTAIS R$ ,66 R$ ,41 PERCENTUAL SOBRE O TOTAL 92% 8% ITEM GASTOS REALIZADOS COM A MANUTENÇÃO DE IMÓVEIS PRÓPRIOS LOCADOS DE TERCEIROS VALORES TOTAIS R$ ,53 R$ 0,00 PERCENTUAL SOBRE O TOTAL 100% 0% Pelos testes realizados, identificamos fragilidades nos controles internos do SESI, relacionados com a área patrimonial, o que pode comprometer a fidedignidade das informações coletadas. Avaliação dos Bens Locados de Terceiros Qtde Existente Qtde Avaliada Qtde em que foi detectada irregularidade (preço contratado superior ao preço de mercado) Dos seis processos analisados verificou-se que em um deles o SESI contratou imóvel por valor superior ao valor estipulado no laudo de avaliação. Avaliação das Indenizações das Benfeitorias Úteis ou Necessárias sobre imóveis locados de Terceiros. Qtde Existente em Qtde Avaliada Qtde em que foi detectada 11

12 #/Fato# #/Fato# #/Fato# que houve benfeitorias irregularidade (não foi providenciada a idenização) O SESI não possui um controle patrimonial adequado de forma a permitir identificar o total de gastos com benfeitorias em imóveis de terceiros. Essa fragilidade possibilita ao SESI estar efetuando despesas do tipo benfeitorias úteis em imóveis locados sem que haja ressarcimento Avaliação da Gestão Sobre as Renúncias Tributárias Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 14 - Avaliação da Gestão das Renúncias Tributárias, do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU A metodologia consistiu no levantamento de todos os acórdãos que haja determinação para a UJ e seja citada a CGU com posterior verificação do atendimento do mesmo. O Quadro abaixo mostra os resultados da análise. Qtde de Acórdãos com determinações à UJ em 2012 Qtde de Acórdãos de 2012 com determinações à UJ em que foi citada a CGU Qtde de acórdãos de 2012 em houve menção para a atuação da CGU atendidos integralmente Qtde de acórdãos de 2012 em houve menção para a atuação da CGU atendidos parcialmente Qtde de acórdãos de 2012 em que houve menção para a atuação da CGU não atendidos Diante do exposto, observa-se um esforço do SESI em atender a todas as determinações emitidas pelo TCU Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU Com relação às recomendações emitidas pela CGU em auditorias anteriores, o quadro abaixo mostra o resultado da análise. Quantidade de Recomendações Pendentes (saldo inicial: 01/01/12) A) Quantidade de Recomendações Emitidas em B Quantidade de Recomendações atendidas integralmente - C Quantidade de Recomendações atendidas parcialmente Legenda: D - Considera-se pendente o que não foi atendido ou que foi atendido parcialmente. Quantidade de Recomendações Pendentes (saldo final: 31/12/12) - D = (A + B+C) 12

13 #/Fato# #/Fato# #/Fato# #/Fato# Diante do exposto, observa-se que houve um esforço da Entidade para atender a todas as recomendações expedidas pela CGU Avaliação do Parecer da Auditoria Interna A metodologia consistiu na avaliação do Parecer de Auditoria encaminhado no processo de contas / A partir dos exames aplicados verificou-se que o SESI/SC utiliza os serviços de auditoria do Sistema FIESC, por não possuir Auditoria Interna própria, a qual elaborou o Parecer apensado ao Processo. De outra sorte, o parecer de auditoria não continha todos os elementos. Porém, as informações faltantes no parecer foram sanadas durante os trabalhos em campo, colaborando para minimizar os riscos da Entidade Avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 15 - Conteúdo Específico, do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação dos Controles Internos Administrativos A metodologia da equipe de auditoria consistiu na avaliação de todas as áreas de gestão auditadas (já avaliadas nos itens anteriores) e dos principais macroprocessos finalísticos. A partir da avaliação comparada entre os controles internos por área de gestão e os macroprocessos finalísticos, emitiu-se uma opinião sobre os componentes: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação, monitoramento. Das áreas avaliadas, observou-se que os componentes: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação e monitoramento estão consistentes. Entretanto, ressalta-se que foram verificadas fragilidades nos controles internos na área patrimonial. Diante do exposto, pode-se afirmar com razoável certeza que há suficiência de controles internos para atingimento dos objetivos estratégicos Ocorrências com dano ou prejuízo Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário. 13

14 3. Conclusão Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano de Providências Permanente ajustado com a UJ e monitorado pelo Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria. Florianópolis/SC, 13 de Setembro de Achados da Auditoria - nº GESTÃO OPERACIONAL 1.1 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS SISTEMA DE INFORMAÇÕES OPERACIONAIS CONSTATAÇÃO Ausência de pesquisa de preços de mercado e de verificação das diferentes possíveis soluções de TI previamente a contratações dessa natureza. Fato A Unidade apresentou uma relação contendo 45 contratos e aquisições de Tecnologia da Informação em 2012, com um valor total previsto de R$ ,66. Selecionamos uma amostra com 2 contratos de TI (representando aproximadamente 10%) desse valor, para verificação do adequado cumprimento de requisitos para aquisições (licitações) e respectivas contratações na área. Verificamos os registros quanto à avaliação da necessidade e motivação, identificação e análise comparativa de soluções existentes, envolvimento da área requisitante com a qualidade dos serviços, pesquisa de preços, métricas de aferição quantitativa e qualitativa dos serviços e respectivos faturamentos, previsões contratuais de sanções para o não cumprimento das obrigações dos fornecedores e outros requisitos. Seguem abaixo os contratos selecionados: Nº do Processo 106/2012 publicado em 03/12/2012 Contrato de 02/01/2013 Objeto Contratação de empresa para disponibilização de ferramenta de inteligência e mapeamento de empresas e obras do estado SC Empresa Contratada Neoway tecnologia integrada assessoria e negócios S/A. Valor Do Contrato Modalidade ,00 Convite 14

15 #/Fato# 087/2012 publicada em 08/11/ de 18/12/2012 Contratação de empresa para prestação de serviços de assistência técnica em equip. de informática para Joinville. Hannover Serviço de Informática Ltda ,00 Concorrência sem Registro de Preço De forma geral consideramos que a instrução dos processos examinados, em conjunto com os esclarecimentos prestados à equipe, demonstraram de forma adequada o atendimento aos requisitos acima. Identificamos, contudo, a inexistência de uma parametrização de preços de mercado para instrução do processo de licitação (Convite 106/2012). O único orçamento prévio ao Edital foi obtido com a empresa posteriormente contratada (única participante do Convite). Não ficou evidenciada a pesquisa de preços junto a outros possíveis fornecedores de sistemas, ou mesmo junto a outros clientes da mesma empresa. Também não constaram evidências sobre a verificação de outras possíveis soluções de TI que pudessem atender à demanda. Segundo informado à equipe de auditoria, foram feitas consultas junto a três (3) outros fornecedores e também junto a uma das empresas clientes do fornecedor contratado. Contudo, esses fornecedores não dispunham de soluções de TI que bem atendessem às necessidades identificadas, necessitando o desenvolvimento de solução adequada. Esse processo, além de mais moroso e incerto quanto à qualidade do atendimento, provavelmente teria custos superiores ao da contratação da solução pronta oferecida pela empresa contratada. Entretanto, a ocorrência dessas análises não teria ficado registrada. Causa Falhas nos controles internos da área, posto que não foram devidamente apensadas ao processo as evidências de pesquisa de preços, bem como de diferentes soluções de TI para a demanda. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada Diante da Constatação acima, O SESI/SC manifestou-se por meio do Ofício SESI/SUP 07402/2013 da seguinte forma: Resposta: Face à vigência da nova estrutura organizacional do Sistema FIESC, com a implementação das áreas corporativas e compartilhadas, que atendem todas as Entidades vinculadas ao Sistema Indústria do Estado, há também a necessidade de padronização dos processos específicos de cada uma destas áreas. Nesse contexto, estão sendo ultimados normativos internos visando estabelecer padrões de trabalho para a uniformização dos procedimentos de cada uma das áreas compartilhadas. No caso específico das aquisições de TI, será introduzido no normativo que está sendo finalizado pela Gerência de Suprimentos (GESUP), a necessidade de apresentação de parecer técnico emitido pela Gerência de Tecnologia da Informação (GETIC) onde fique evidente a análise das possíveis soluções existentes para a demanda específica que está se querendo contratar/comprar. Além disso, reforçaremos junto às equipes que conduzem os processos de aquisição e destacaremos nos normativos internos, a necessidade de juntar aos processos consulta prévia de valores para embasamento do preço de referência dos editais a serem lançados. 15

16 #/ManifestacaoUnidadeExaminada# #/AnaliseControleInterno# No que tange aos casos em voga, relativos aos processos de contratação das empresas Neoway e Hannover, incluímos nas pastas específicas dos citados processos e respectivos contratos, ofício alertando para que, no caso da renovação contratual dos mesmos, esta somente ocorra após nova análise técnica e consulta prévia de preços. Como evidência, anexamos arquivo eletrônico com este ofício. Após o recebimento da versão preliminar do presente Relatório, a Unidade encaminhou o Ofício SESI/SUP 10215/2013, de 23/08/2013, manifestando-se favorável às três (3) recomendações emitidas pela equipe de auditoria para esta constatação. Análise do Controle Interno A Unidade manifestou-se no sentido de tomar as providências para sanar as deficiências apontadas, acatando as três (3) recomendações emitidas pela equipe de auditoria. Estamos de acordo com a manifestação apresentada. Recomendações: Recomendação 1: Proceder e registrar nos processos de aquisições de TI a análise das possíveis soluções existentes para as demandas de TI. Recomendação 2: Realizar ampla pesquisa de preços de mercado, previamente às contratações efetuadas, de modo que a pesquisa de preços seja utilizada para estimativa do custo do objeto a ser contratado, para definição dos recursos necessários à cobertura das despesas e para análise da adequabilidade das propostas ofertadas. Recomendação 3: Anexar, aos processos relativos às aquisições de bens e contratações de serviços, os documentos comprobatórios das cotações obtidas na pesquisa de preço realizada, objetivando estimar os recursos necessários à cobertura das despesas contratuais e permitir a análise de adequabilidade das ofertas apresentadas pelas licitantes em relação aos preços praticados no mercado. 2 CONTROLES DA GESTÃO 2.1 CONTROLES EXTERNOS ATUAÇÃO DO TCU/SECEX NO EXERCÍCIO INFORMAÇÃO Análise das Determinações do TCU. Fato Em consulta ao site do TCU verificou-se que no exercício de 2012 foram expedidos dois Acórdãos: Acórdão 5455/2012 Segunda Câmara e Acórdão 6784/2012 Primeira Câmara. O primeiro (Acórdão 5455/2012 Segunda Câmara) determinou arquivamento do processo TC / (Relatório de Auditoria), bem como dar ciência ao SESI/SC. Essa informação foi introduzida no relatório de gestão no item Recomendações do OCI no Exercício, em vez de ser informado no campo Deliberações do TCU Atendidas no Exercício. 16

17 O segundo (Acórdão 6784/2012 Primeira Câmara), que diz respeito a apreciação das contas de 2009, determinou à CGU que informe se foram adotadas as seguintes providências pelo SESI: 1. Relatório de gestão contendo esclarecimentos sobre as razões ou causas de eventuais significativas discrepâncias entre a execução orçamentária prevista e a realizada e adequadas informações sobre mão de obra terceirizada. O Relatório de gestão de 2013 não apresentou significativas discrepâncias entre a execução orçamentária prevista e a realizada, motivo pelo qual a determinação não se aplica ao presente relatório. Quanto a questão relacionada com a mão de obra terceirizada entendemos que as informações prestadas são satisfatórias. 2. Saneamento de inconsistências na classificação da despesa, com divergências nas rubricas contábeis correspondentes e nos sistemas utilizados e ausência de transparência na classificação das despesas, indicando falta de integração dos sistemas contábeis aplicados, necessária para que a classificação de despesas seja realizada de forma clara e represente com fidelidade os lançamentos contábeis (item do Relatório de Auditoria/CGU ). Sobre essas questões o SESI prestou os seguintes esclarecimentos: Já há algum tempo, o SESI/SC tem empreendido esforços no sentido de aprimorar os processos vinculados aos diversos módulos do software ERP, visando aperfeiçoar a integração entre eles e, com isto, a confiabilidade nas informações geradas através de relatórios. Algumas melhorias implementadas foram as seguintes: - inclusão do campo tipo de compra na abertura da requisição, no qual identifica a origem que a despesa será contabilizada; - criação de um relatório para fins de conferência destes lançamentos em cada tipo de compra realizada; - a contar de 2013 estaremos utilizando o recurso denominado apontamento para fins de validação das demais rotinas de solicitações decorrentes de processos no formato de Registro de Preços. Este recurso assegura o vínculo da despesa ao tipo de requisição, quando da emissão da Autorização de Fornecimento (AF); - no complemento do apontamento, todos os Contratos celebrados pelo SESI/SC estão sendo registrados nesta mesma rotina, ou seja, por apontamento ou por entrega, assegurando também o vinculo da despesa no decorrer da vigência contratual. - implementação de processo de conferência para, caso necessário, corrigir as requisições que inseriram a conta contábil equivocada pela natureza do objeto, efetuando a alteração para a conta contábil correta. Acrescente-se também, que, em 2010, O Departamento Nacional do SESI implementou o Projeto de Padronização Contábil do Sistema Indústria, que teve o objetivo de padronizar os critérios e práticas contábeis, através da emissão de um Plano de Contas único, aliado ao Manual de Padronização Contábil, aplicável às Entidades Nacionais e Regionais vinculadas à Indústria (CNI, Federações, SESI, SENAI, IEL). Anexamos este documento ao presente ofício. Este documento serviu para o alinhamento, no âmbito de todas as Unidades Regionais do SESI, do Plano de Contas Contábil e dos critérios de contabilização para cada uma das contas. No caso do SESI/SC, além do exposto acima, o Manual de Padronização Contábil também contribuiu para que os lançamentos contábeis sejam classificados com mais assertividade nas rubricas às quais devem constar, aumentando a transparência na 17

18 classificação, especialmente nas contas de despesas, atendendo exatamente o disposto no Relatório de Auditoria/CGU Finalizando, podemos afirmar que os sistemas que tem impacto nos processos contábeis estão em permanente processo de melhoria, que passam pela implementação de mecanismos de controles e pelo treinamento das equipes envolvidas, visando elevar cada vez mais os níveis de transparência e fidelidade na classificação dos lançamentos contábeis, especialmente nas contas de despesas. Em análise sobre a questão, verificou-se que parte das inconsistências relatadas são decorrentes de classificações diferenciadas entre o setor de compras e o setor de contabilidade. Enquanto o Setor de Compras apropria as despesas seguindo o Regime de Caixa, o Setor de Contabilidade utiliza o Regime de Competência. Como exemplo, citamos uma licitação em que gera despesas para vários anos. Neste caso, o Setor de Compras apropriará as despesas de compras integralmente, ao passo que o Setor de Contabilidade apropriará de acordo com os pagamentos efetuados. Além disso, parte das despesas não tem origem em licitações (ex. pagamento de impostos). Essas despesas são apropriadas pela contabilidade, porém não são apropriadas pelo Setor de Compras, causando divergência nos valores totais. Como atualmente o Sistema Corporativo utilizado pelo SESI (Sistema Benner) não possui campos apropriados para se identificar a origem das despesas por tipo de licitação, a padronização dos valores do Setor de Compras com o Setor de Contabilidade fica comprometido. Como sugestão, o SESI poderia verificar a possibilidade junto ao Setor de TI de incluir no Sistema Benner campos apropriados para se identificar a origem das despesas por tipo de licitação. 3. adequado planejamento tático/operacional relativo à área de recursos humanos (item recomendação 2, do Relatório de Auditoria/CGU ); Os exames realizados na presente auditoria demonstram que a determinação encontra-se atendida. 4. divulgação de conteúdo suficientemente detalhado das provas para seleção de pessoal (item do Relatório de Auditoria/CGU ), em cumprimento do Acórdão 871/ Plenário. Efetuados testes, por amostragem, dos processos seletivos de 2012, constatamos que a determinação do TCU foi atendida, havendo divulgação das etapas dos processos seletivos na imprensa local e também no site da Entidade, bem como dos critérios de avaliação das provas aplicadas. #/Fato# 2.2 CONTROLES INTERNOS ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA INFORMAÇÃO Parecer de Auditoria Interna. Fato 18

19 Em função das lacunas observadas no parecer de Auditoria Interna foi encaminhada Solicitação de Auditoria, que foi respondida como segue: Como é do conhecimento de V.Sª, a obrigatoriedade de apresentação do Parecer da Auditoria Interna no processo de prestação de contas é oriunda do Decreto nº 3.591/2000, que tem por finalidade, entre outros: Art. 2 o O Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal tem as seguintes finalidades: I - avaliar o cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União; II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e à eficiência da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e nas entidades da Administração Pública Federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado; III - exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da União; IV - apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional. (g.n) a) O citado Decreto foi alterado posteriormente pelos Decretos n os 4.440/02, 5.481/2005 e 6.692/2008, sendo que o Decreto nº 4.440/02, que alterou o art. 14, 15, 16 e 17, deixa claro que se destina às Entidades da Administração Pública Federal Indireta. Note-se, que anteriormente a essa modificação, o art. 14 mencionava Administração Pública Federal Indireta, bem assim os serviços sociais autônomos, b) Preliminarmente, temos que ressaltar que as Entidades SESI e SENAI, assim como as demais entidades dos serviços sociais autônomos, no que pesem geriram uma contribuição parafiscal, não integram o Orçamento da União e nem estão incluídas no Plano Plurianual do Governo Federal, assim como, os seus bens e patrimônios não fazem parte dos direitos e haveres da União, portanto, tal dispositivo a elas não seriam destinados. c) Por outro lado, ao excluir formalmente os Serviços Sociais Autônomos pela edição do novo Decreto nº 4.440/2002, o legislador deixou claro e pacífico, que tal obrigação técnica alcançava apenas a Administração Pública Indireta, o que não é o caso das Entidades SESI e SENAI. d) Igualmente, como é cediço na hierarquia das leis, a mencionada Decisão Normativa TCU nº 124, assim como a citada Portaria nº 133/2013 da CGU, não poderão criar obrigações que o Decreto nº 3.591/2000 e suas alterações retro mencionadas, expressamente não criaram ou previram, e até, muito pelo contrário, excluiu formalmente as Entidades Sociais Autônomas, como é o caso do SESI, e as alterações que lhe sucederam não tiveram o condão de modificar o art. 14, que como já informamos foi modificado pelo Decreto nº 4.440/2002, exclusivamente nesse tópico. e) À título de complementação da presente informação, temos que o este assunto já foi objeto de questionamento, defesa e análise no ano de 2004 nos autos do Processo TC nº /2003-4, cujos os argumentos foram aceitos pelo egrégio TCU e desde aquela data, não mais foi objeto de novos pedidos. 19

20 Pelo exposto, o SESI/SC, por sua Unidade de Auditoria Interna do Sistema FIESC, não está obrigado a apresentar o Parecer de Contas e Gestão, estribada na interpretação dos dispositivos legais retro mencionados, assim como, por tratar-se de matéria já apreciada pelo TCU. De qualquer forma, mesmo com o entendimento de que não há obrigatoriedade da manifestação da Auditoria Interna do SESI/SC sobre suas contas, passaremos a explanar sobre os pontos elencados pela presente Solicitação de Auditoria, com o intuito de que os mesmos fiquem esclarecidos. 1. Não constam informações de como a área de auditoria interna está estruturada, como é feita a escolha do titular, assim como qual o posicionamento da unidade de auditoria na estrutura da UJ. Comentário: Como a auditoria interna está estruturada: Em a Auditoria Interna era composta pela Supervisão do Chefe de Controladoria do sistema FIESC, contando com apoio de 01 (uma) Analista de Controladoria e 04 (quatro) Auditores que exerciam a função em tempo integral (estas informações constam na página 40, item 3.3, e na página 82, item 9.2.a, do Relatório de Gestão). Como é feita a escolha do titular: Como trata-se de cargo de confiança, esta indicação é realizada pelo Presidente do Sistema FIESC, que também é Diretor-Regional do SESI/SC. Qual o posicionamento da unidade de auditoria na estrutura da UJ: Está subordinada diretamente à Presidência do Sistema FIESC, que é o Diretor- Regional do SESI/SC (esta informação consta na página 82, item 9.2.a, do Relatório de Gestão). 2. Embora constem informações de que as recomendações dadas pela CGU são cumpridas, não existe uma descrição das rotinas adotadas pela Entidade visando realizar um acompanhamento e implementação das recomendações da auditoria interna. Comentário: O acompanhamento é realizado com relatório de resposta da Unidade Auditada ou com pedido de maiores informações e evidências, bem como em próxima auditoria a ser realizada as recomendações são novamente analisadas e confrontadas com a situação atual (estas informações constam na página 83, item 9.2.d, do Relatório de Gestão). 3. Não constam informações sobre a existência ou não de uma sistemática visando monitoramento dos resultados decorrentes dos trabalhos de auditoria interna. Comentário: Encontra-se em estudo e possivelmente deverá ser implementado o monitoramento dos resultados para o exercício seguinte (esta informação está descrita na página 83, item 9.2.e, do Relatório de Gestão). Acrescentamos que está em estudo a implementação de software de Gestão de Auditoria. 4. Não constam informações de como a auditoria interna se certifica de que a alta gerência toma conhecimento das recomendações realizadas e assume, se for o caso, os riscos pela não implementação de tais recomendações. Comentário: A certificação se dá com o encaminhamento do relatório de auditoria a Direção Executiva da Entidade, se comprometendo com a implantação das recomendações (esta informação está descrita na página 83, item 9.2.f, do Relatório de Gestão). Acrescentamos que todos os Relatórios de Auditoria Interna são encaminhados diretamente, via , para os Gerentes Regionais, para o Diretor de Administração e Finanças e para o Superintendente do SESI/SC. 20

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