UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA OS CONTROLES INTERNOS COMO FERRAMENTA DE GESTÃO DOS CONDOMÍNIOS

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA OS CONTROLES INTERNOS COMO FERRAMENTA DE GESTÃO DOS CONDOMÍNIOS Por: Washington de Queiroz Santos Orientador Prof.ª Luciana Madeira Rio de Janeiro

2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA OS CONTROLES INTERNOS COMO FERRAMENTA DE GESTÃO DOS CONDOMÍNIOS Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em AUDITORIA E CONTROLADORIA Por: Luciana Madeira 2

3 AGRADECIMENTOS... a Deus... 3

4 DEDICATÓRIA...a minha querida esposa Ana pela sua grande amizade e paciência, ao meu filhão Pedro por ser uma grande fonte de felicidade e alegria e ao meu pai Carlos por seu exemplo de vida. 4

5 RESUMO Nos últimos cinco anos vem ocorrendo um grande crescimento do numero de lançamentos imobiliários, residenciais, comerciais e mistos, incentivados por diversas ações governamentais, como: subsídio e linhas de crédito especiais para as camadas mais baixas e de poder econômico menor, como exemplo pode-se citar o programa MINHA CASA MINHA VIDA, uma economia aquecida, gerando assim, uma grande oferta de crédito imobiliário no mercado, facilitando o acesso aos imóveis. Numa visão macro do presente cenário, existe tanto crescimento para o mercado de condomínios de luxo como para os populares. Estes empreendimentos são compostos por unidades independentes que pertence aos condôminos 1, nome dado ao proprietário de um imóvel dentro de um condomínio, onde a responsabilidade de manutenção é de responsabilidade exclusiva do mesmo, isto quer dizer que os gastos relativos a esta unidade de total responsabilidade dele. Neste ponto, surge a figura do condomínio, pois é por intermédio dele que os condôminos irão administrar as despesas comuns geradas pelas áreas pertencentes ao coletivo. Neste momento entra o objetivo deste estudo, que é apontar e divulgar os benefícios de um controle interno dentro da administração dos condomínios acesso em 20/04/2012 5

6 METODOLOGIA A metodologia utilizada será consulta a quatro livros principais como referência bibliografia dos seguintes autores: Schmidt e Santos (2006); Oliveira, Perez Jr e Silva (2008); Megginson, Mosley e Pietri Jr (1986) e Chiavenato (2003), dos quais serão tiradas as bases teóricas que serão aplicadas no desenvolvimento do trabalho de pesquisa. Serão também utilizados artigos, entrevistas e consultas na internet, sempre com o foco na informação sobre a administração de condomínio. Serão utilizados também os balancetes dos últimos cinco anos de um condomínio, com a finalidade de exemplificar os tópicos a serem citados. 6

7 Sumário INTRODUÇÃO...8 CAPITULO I CONDOMÍNIO COMO UMA ORGANIZAÇÃO...9 CAPITULO II CONTROLE DAS ATIVIDADES ORGANIZACIONAIS CAPITULO III OS CONTROLES INTERNOS NO CONDOMÍNIO CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ÍNDICE FOLHA DE AVALIAÇÃO

8 INTRODUÇÃO Os condomínios são organizações humanas que nascem por conta do compartilhamento de despesas geradas por conta da manutenção de áreas comuns ao coletivo 2. Estas organizações são regidas por lei especifica (Lei do condomínio /2002) onde são determinados o formato de administração, as responsabilidades e direitos dos membros ou condôminos. Com base nesta lei, todas as outras regras e regimentos são desenvolvidos. No campo administrativo, a maioria dos condomínios sofre com a falta de padronização e continuidade de seus procedimentos e processos administrativos. Isto ocorre por conta da falta de regras escritas e pré-definidas nas assembleias, como manuais que orientem os novos e antigos síndicos, que muitas vezes se veem, de certa forma, sem um manual e regras para orientá-los e até mesmo controlá-los na gestão de condomínios. Da mesma forma, os conselhos fiscais e consultivos ficam sem saber e como proceder na fiscalização da gestão do condomínio. Este ambiente sem regras e normas de procedimentos faz com que o condomínio se torne uma terra fértil para os erros e as fraudes em sua gestão. Tanto nos erros como nas fraudes, os condomínios sofrem na perda de tempo e de recursos, tirando assim o foco, missão e objetivo da administração condominial, criando um ambiente de insatisfação e de desconfiança entre aqueles que são os seus clientes, os condôminos. Por conta do exposto, este trabalho estará focado no capitulo I, na análise dos condomínios como uma organização do ponto de visto da Sociologia da Burocracia, criada por Max Weber, o modelo de organização proposto nesta teoria pode de alguma forma ajudar no entendimento e no aprimoramento da administração de um condomínio do ponto de vista de controle e racionalismo; o capitulo II, apresentará a necessidade do controle dentro das organizações, Encontrando resposta ao questionamento de como evitar os erros e fraudes na gestão dos condomínios; o capitulo III, será visto os controles internos, propriamente dito, aplicados no condomínio e como os mesmos podem ser implantados acesso em 20/04/2012 8

9 CAPITULO I CONDOMÍNIO COMO UMA ORGANIZAÇÃO 1-1- Definição Os condomínios são organizações com objetivos definidos 3, por este motivo, para entender melhor o funcionamento e a estrutura dos condomínios deve-se conhecer algumas definições, características da teoria sobre as organizações. As organizações devem ser administradas e controladas, para que consigam chegar aos objetivos de seus controladores. Isto vale para empresas privadas, públicas, com ou sem fins lucrativos. Segundo o dicionário Aurélio, organização é uma associação ou instituição com objetivos definidos entre duas ou mais pessoas com um objetivo em comum. Segundo Chiavenato (2003), Weber em sua obra definiu que para melhor entender as organizações do ponto de vista da Teoria da Burocracia deveria distinguir três tipos de sociedades: SOCIEDADE TRADICIONAL, onde na organização predomina as características patriarcais e patrimoniais; SOCIEDADE CARISMÁTICA, onde predominam características místicas, arbitrárias e personalísticas; SOCIEDADE LEGAL, RACIONAL OU BUROCRATICA, onde predominam normas impessoais e uma racionalidade na escolha dos meios e dos fins. O condomínio se caracteriza por ser uma sociedade, ou organização, legal, racional ou burocrática, pois o mesmo é regido pelo Código Civil, em capitulo especifico onde são tratadas todas as características estruturais e como deve-se proceder para o seu registro, passando a existir como uma organização com um objetivo. Com base neste capitulo do Código Civil, também são apresentadas as formas de administração e os direitos e deveres dos condôminos. Art Institui-se o condomínio edilício por ato entre vivos ou testamento, registrado no Cartório de Registro de Imóveis, devendo constar daquele ato, além do disposto em Lei especial: acesso em 20/04/2012 9

10 Art A convenção que constitui o condomínio edilício deve ser subscrita pelos titulares de, no mínimo, dois terços das frações ideais e torna-se, desde logo obrigatória para os titulares de direito sobre as unidades, ou para quantos sobre elas tenham posse ou detenção. Parágrafo único. Para ser oponível contra terceiros, a convenção do condomínio deverá ser registrada no Cartório de Registro de Imóveis. Segundo Chiavenato, a autoridade é constituída e legitimada por fundamentos legais nas sociedades burocráticas, no caso dos condomínios verifica-se que a autoridade é constituída da mesma forma, onde a legislação confere a Assembleia dos condôminos, a responsabilidade de escolher e definir quem exercerá a autoridade, fazendo valer assim a vontade da maioria. Art A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se. Então o condomínio é uma organização burocrática por ser calcada em lei, a qual lhe dar todas as diretrizes para sua constituição e elaboração de sua convenção, que estabelecerá as normas preestabelecidas por dois terços dos titulares Dos objetivos Os condomínios são organizações criadas com o objetivo de cuidar, ou melhor, administrar as áreas que são comuns a todos os condôminos 4. A estas áreas denominamos de áreas comuns, áreas de responsabilidades de todos os condôminos e para que estas áreas sejam mantidas é necessário que ocorra o rateio das despesas a serem divididas em partes iguais ou proporcionais. Art São deveres do condômino: I Contribuir para as despesas do condomínio, na proporção de suas frações ideais; ACESSO EM 20/04/

11 Segundo Chiavenato (2003), as organizações para conseguirem alcançar sucesso em seus objetivos de forma eficiente, necessitam detalhar antecipadamente e nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas. Para que isto seja possível é necessário que a organização tenha algumas características da burocracia segundo a teoria de weber, que são elas: Caráter legal das normas e regulamentos: as normas e regulamentos são racionais porque são coerentes com os objetivos visados. Neste sentido, as organizações são uma estrutura social racionalmente organizada. As normas e regulamentos são escritos para assegurar uma interpretação sistemática; Caráter formal das comunicações: a burocracia é uma organização ligada por comunicações escritas. As regras, decisões e ações administrativas são formuladas e registradas por escrito para que exista uma comprovação e documentação adequada. Além disso, a interpretação unívoca das comunicações também é assegurada. Como muitas vezes certos tipos de comunicações são feitas reiteradas e constantemente, a burocracia lança mão de rotinas e de formulários para facilitar as comunicações e para criar uma rotina de procedimentos formalizados; Caráter racional e divisão do trabalho: há uma divisão sistemática do trabalho, do direito e do poder, estabelecendo as atribuições de cada participante, os meios de obrigatoriedade e as condições necessárias. Assim, as incumbências administrativas são altamente diferenciadas e especializadas e as atividades são distribuídas de acordo com os objetivos a serem atingidos; Impessoalidade nas relações; a administração da burocracia é realizada sem considerar as pessoas como pessoas, mas como ocupantes de cargos que ocupam. Também a obediência prestada pelo subordinado ao superior do cargo que ocupa. Também a obediência prestada pelo subordinado ao superior é impessoal. Ele obedece ao superior, não em consideração à sua pessoa, mas ao cargo que o superior ocupa. As pessoas vêm e vão, os cargo e funções permanecem; 11

12 Hierarquia da autoridade: a distribuição de autoridade dentro do sistema serve para reduzir ao mínimo o atrito, por via do contato amplamente restritivo em relação às maneiras previamente definidas pelas regras de organização. Desta forma, o subordinado está protegido da ação arbitrária de seu superior, dado que as ações de ambos se processam dentro de um conjunto mutuamente reconhecido de regras; Rotinas e procedimentos estabelecidos: as regras e normas técnicas regulam a conduta do ocupante de cada cargo, cujas atividades devem ser executadas de acordo com as rotinas e procedimentos fixados por elas. Esses padrões facilitam a pronta avaliação do desempenho Competência técnica e meritocracia: a admissão, a transferência e a promoção dos funcionários são baseadas em critérios, válidos para toda a organização, esses critérios universais são racionais e levam em conta a competência, o mérito e a capacidade do funcionário em relação ao cargo ou função considerada; Especialização da administração que é separada da propriedade: em outros termos, os administradores da burocracia não são os seus donos ou proprietários. O dirigente não é necessariamente o dono do negócio ou um grande acionista da organização, mas um profissional especializado na sua administração; Profissionalização dos participantes: cada funcionário da burocracia é um profissional pelas seguintes razões: é um especialista, é assalariado, é ocupante de cargo é nomeado por superior hierárquico. Seu mandato é por tempo indeterminado, segue carreira dentro da organização, não possui a propriedade dos meios de produção, é fiel ao cargo, identifica-se com os objetivos da empresa e tende a controlar cada vez mais; Completa previsibilidade. O modelo burocrático de Weber parte da pressuposição de que o comportamento dos membros da organização é perfeitamente previsível. Todos os funcionários comportam de acordo com as normas e regulamentos da organização. Algumas destas características não se aplicam aos condomínios, mas podem-se destacar algumas que se encaixam perfeitamente a este tipo de 12

13 organização. Os condomínios na maioria das vezes são administrados pelos proprietários das unidades autônomas os quais são escolhidos pelos condôminos nas assembleias realizadas anualmente. Geralmente são levadas em conta as caraterísticas pessoais e não as de capacidade técnica. Isto ocorre por se tratar de um grupo de pessoas que se unem não para administrar uma empresa com fins lucrativos e sim administrar as áreas comuns entre eles, que muitas vezes possui uma arrecadação maior que muitas empresas. Por este motivo, é de grande importância a aplicação de algumas características citadas anteriormente, como por exemplo: Caráter legal das normas e regulamentos, Caráter formal das comunicações, Hierarquia da autoridade, Rotinas e procedimentos estabelecidos e Completa previsibilidade. Segundo Larry J. Philip R. Thomas (1992), Weber não previu nenhuma variação no comportamento humano dentro da organização. Antes, pelo contrário, a burocracia assenta-se em uma visão padronizada do comportamento humano. Weber não considera a organização informal. Parece ignorá-la. Na verdade, a organização informal aparece como fator de imprevisibilidade das burocracias, pois o sistema social racional puro de Weber pressupõe que as reações e o comportamento humano sejam perfeitamente previsíveis, uma vez que tudo estará sob o controle de normas racionais e legais, escritas de forma exaustiva. A organização informal surge como uma consequência imprevista da impossibilidade prática de se bitolar e padronizar o comportamento humano nas organizações. Em organizações como o condomínio, predominam-se muitas vezes as características de uma organização informal com uma autoridade carismática. Isto é causado por um único é grande motivo ambiental, nos condomínios o sindico é escolhido entre os condôminos, geralmente um morador, o qual muitas vezes tem algum tipo de relação com o outro e por sua vez a pessoa escolhida não reconhecendo as normas ou até mesmo ignorando-as solenemente não cumpre as deliberações da Assembleia Geral. Por este motivo, o modelo de organização proposto pela Teoria da Burocracia, mesmo com os seus pontos negativos, é a melhor que se encaixa, dentro da estrutura administrativa de um condomínio, o 13

14 sindico e o conselho fiscal é de estrema importância para que o mesmo tenha sucesso em seus objetivos. Podemos afirmar que o papel do conselho fiscal e consultivo é primordial no que diz respeito ao respeito às normas e deliberações das assembleias de condôminos. O sindico é importante no ponto dos controles operacionais e na realização das ações definidas pela maioria do condomínio e evidentemente o sindico tem que ter uma grande flexibilidade no trato e no relacionamento condomínio e condôminos, funcionários e a comunidade em torno do condomínio, ficando o formalismo da Teoria da Burocracia presente na estrutura funcional do condomínio. 14

15 CAPITULO II CONTROLE DAS ATIVIDADES ORGANIZACIONAIS 1-1- Definição Uma organização, com sua missão e visão definidas e com uma estrutura burocrática bem elaborada e não pesada, não voltada para sua própria existência mais sim para a busca da máxima eficiência para alcançar os seus objetivos como organização, se relacionando com o ambiente onde esta inserida, não frustrando a criatividade dos seus colaboradores e sendo sensível com as necessidades dos seus clientes, ela será sem duvida uma organização de sucesso em seu seguimento, sendo assim, para que isto ocorra de fato à administração desta, deverá criar controles que possibilitem que os objetivos sejam alcançados com sucesso e com o máximo de previsibilidade, isto só é possível quando temos um sistema de controle bem elaborado. Para um melhor entendimento sobre o que é de fato controle segue-se a apresentação de algumas definições. Segundo o dicionário Aurélio, controle é o ato ou poder de controlar, fiscalização exercida sobre as atividades de pessoas, órgãos, etc., para que não se desviem das normas preestabelecidas. Segundo o Dicionário de Contabilidade, defini controle interno como sendo o controle que a empresa exerce sobre determinado fato ou série de fatos, de acordo com suas rotinas próprias 5. Anthony e Govindarajan (2002, p. 27), defini como sendo os dispositivos que assegurem que a organização siga na direção pretendida por seus executivos. Segundo o Conselho Federal de Contabilidade, os controles internos é o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pela entidade na proteção de seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade de seus registros e demonstrações contábeis e de sua eficácia operacional 6. Segundo a American Institute of Certified Public Accountants, é a seguinte: O controle interno é composto, pelo plano de organização e pela coordenação dos métodos e medidas implantados pela empresa para proteger seu patrimônio, seu recursos líquidos e 5 A. Lopes de Sá, Ana M. Lopes de Sá. (1990) 6 - CFC (2000) - acesso em 07/06/

16 operacionais, por meio de atividades de fiscalização e verificação da fidedignidade dos administradores e da exatidão dos processos de manipulação de dados contábeis, promovendo, desta forma, a eficiência operacional e a adesão às politicas e estratégias traçadas pela alta gestão". Desta forma, pode-se afirmar que os sistemas contábeis e de controles internos, são um conjunto de procedimentos que, integrados ao fluxo operacional da empresa, visa detectar e prevenir desvios, erros e irregularidades, intencionais ou não, que possam afetar negativamente o desempenho da entidade, ocasionar impactos em sua lucratividade e estrutura financeira e resultar em reflexos significativos em suas demonstrações contábeis para o usuário interno ou externo, relatórios gerenciais e demais análises e demonstrativos operacionais e financeiros Os tipos de controles econômicos Dentro das organizações existem vários níveis de controles com as suas respectivas funções e objetivos, quanto maior os níveis de controle das operações mais segura são as informações e consequentemente os riscos de fraudes e falhas são menores. Os controles dentro de uma organização são necessários também para que se tenham condições de se avaliar, não tendo controle não podemos como realizar uma avalição do desempenho da organização. Estas avaliações serão realizadas nos controle das atividades operacionais da empresa, alimentar os sistemas de incentivos dos funcionários, conduzir a estratégias competitivas, identificar problemas que necessitam da intervenção dos gestores e verificar se a missão da organização está sendo atingida, portanto, o controle serve como uma ferramenta para que os gestores planejem ações futuras. Desta forma Os atos administradores ou de seus agentes pelo quais todos os fatos da gestão são determinados e presumidos primeiramente; são registrados, provados, recordados e confrontados depois, e toda administração é regulada em seus movimentos e estudada em suas causas e em seus efeitos. Os atos dos que exercem a autoridade eminente mediante os quais intervêm na administração, seja para determinar as formas gerais e estáveis, seja para assinalar circunstancialmente o caminho a ser seguido pelo administrador e pelos agentes 16

17 num dado espaço de tempo, retê-los nesse caminho e ver logo se realmente o seguiram (BESTA, apud ESTRADA, 1977). Segundo Besta, podemos classificar os controles internos de acordo com o momento em que, com referência aos fatos administrativos, se efetuam e de acordo com a sua natureza. Desta forma podemos classificar em controles antecedentes, concomitantes e subsequentes. Controles antecedentes são aquelas que precisam ser previamente delimitadas em cada fase, uma vez que nenhuma operação deve ser iniciada sem que sejam determinadas suas relações de lugar, tempo e pessoas com os dados referentes à natureza e espécie dos bens que constituem o seu objeto. Caracteriza este tipo de controle os estatutos, os contratos, os regulamentos, as atas, as escrituras públicas, as notas, as circulares, os inventários nos quais é determinada a composição patrimonial da entidade, as demonstrações de entradas e saídas de fundos previstos para um determinado período e todo tipo de documento que regule o funcionamento da entidade 7. A segunda espécie de função de controle, a concomitante, caracteriza-se pela vigilância das tarefas determinadas para cada pessoa. É preciso que os indivíduos sejam vigiados e estimulados enquanto executam as tarefas ou imediatamente depois. Esta vigilância deve ser feita pelos que exercem a autoridade direta, pelos administradores ou por outras pessoas indicadas para este fim com o objetivo de proteger a entidade. Esta função de vigilância pode contar com o auxílio de instrumentos tais como: cartões, medidores, apontamentos etc. 8. A função subsequente caracteriza-se pelo exame dos fatos em seus aspectos jurídicos e econômicos, ou seja, confrontando o que foi feito com o que deveria ter sido feito. Os instrumentos destes controles anteriores, assim como os registros contábeis dos fatos administrativos, as prestações de contas, os balanços, o exame de tais prestações e sua aprovação ou rejeição. Desse modo, os administradores devem estar envolvidos diretamente em todos os estágios da 7 Schmidt e Santos ( 2006) 8 Schmidt e Santos ( 2006) 17

18 função do controle, que vai desde a análise de sistemas de informações à identificação de problemas e implementação de mudanças, finalizando nos relatórios de controle que registram os resultados das alterações efetuadas Controle como elementos de proteção das organizações Para o CFC Conselho Federal de Contabilidade, o sistema contábil e de controles internos compreende o plano de organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pela entidade na proteção de seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade de seus registros e demonstrações contábeis e de sua eficácia operacional. 10 Uma outra definição bem completa é a que diz que o controle interno é composto pelos planos de organização e pela coordenação dos métodos e medidas implantadas pela empresa para proteger seu patrimônio, seus recursos líquidos e operacionais, por meio de atividades de fiscalização e verificação da fidedignidade dos administradores e da exatidão dos processos de manipulação de dados contábeis, promovendo, desta forma, a eficiência operacional e a adesão as politicas e estratégias traçadas pela alta gestão. 11 Em uma terceira definição, pode-se afirmar que os sistemas contábeis e de controles internos é o conjunto de procedimentos que, integrados ao fluxo operacional da empresa, visa detectar e prevenir desvios, erros e irregularidade, intencionais ou não que possam: afetar negativamente o desempenho da entidade; ocasionar impactos em sua lucratividade e/ou estrutura financeiro bem como resultar em reflexos significativos em suas demonstrações contábeis para o usuário interno ou externo, relatórios gerenciais e demais analise e demonstrativos operacionais e financeiros. 12 Segundo o COSO, definiu controle interno como sendo um processo, efetuado pela diretoria de uma instituição, seus gerentes e demais colaboradores, concebido para prover razoável segurança no sentido de que seus objetivos sejam atingidos em três diferentes categorias: 9 Schmidt e Santos ( 2006) CFC (2000) - acesso em 07/06/ Oliveira, Perez Jr e Silva (2008) 12 Oliveira, Perez Jr e Silva (2008) 18

19 eficácia e eficiência das operações; confiabilidade dos reportes financeiros e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis. 13 Sendo assim, os controles devem buscar: deverão ser realizadas reconciliações periódicas nos registros de ativos físicos e nas contas contábeis; avaliação: deverão ser realizadas avaliações buscando a garantia de que os ativos estão apropriadamente valorizados e de acordo com os princípios de contabilidade vigente: proteção física dos bens: os ativos físicos devem estar sob a custódia física daqueles responsáveis pela sua guarda, o acesso aos ativos deverá ser restringido á pessoas autorizadas; conferência da exatidão e da fidelidade dos dados contábeis; promoção da eficiência operacional: os controles deverão criar mecanismos de estímulo à eficiência operacional, não permitindo o consumo de recursos sem que se busque efetivamente a geração de resultado, visando ao atingimento da missão da entidade; estímulo à obediência das diretrizes administrativas estabelecidas: os controles deverão permitir que todas as transações realizadas estejam dentro dos padrões estabelecidos pela administração e que os limites definidos de autorização de contratações, de investimentos e demais procedimentos realizados estejam sendo seguido; implantação de projetos de Governança Corporativa. 14 O ambiente de controle focaliza aspectos comportamentais dos colaboradores de uma organização, ou seja, suas competências e seus comportamentos éticos e morais no atingimento dos objetivos organizacionais. Essa preocupação comportamental das pessoas em relação aos controles internos ficou latente com a promulgação da Lei Sarbanes-Oxley, tanto que a Lei passou a exigir que as entidades abrangidas por essa regulação passem a divulgar, se possuírem, um código de ética para diretores financeiros seniores, aplicável aos seus principais diretores encarregados de assuntos financeiros. Em relação aos condomínios não é diferente, a postura dos administradores em relação aos controles internos nele implantado. Pois os condomínios são organização de administrar os bens e áreas comuns a diversas 13 Schmidt e Santos ( 2006) 14 Schmidt e Santos ( 2006) 19

20 pessoas, sendo assim imprescindível uma postura ética no trato dos recursos arrecadados nos condômino e o respeito às delimitações tomadas pela Assembleia, pois ela é a maior representação dos condôminos no que diz respeito ao respeito aos objetivos traçados por ela. 20

21 CAPITULO III OS CONTROLES INTERNOS NOS CONDOMÍNIOS Escolhendo o modelo de gestão O condomínio como qualquer organização, deve ter definido o objetivo e a razão de sua existência, partindo deste ponto, os administradores poderão traçar a sua estratégia de ação, definindo a missão e a visão do condomínio. Sendo assim os administradores que na maioria dos casos são os próprios condôminos, deverão conhecer ou mesmos ter noção da razão da existência do condomínio. Tendo estas informações eles poderão traçar e definir o modelo de gestão que a administração irá adotar. Segundo Teles e Vartanian (1998). O modelo de gestão, que, de forma explícita ou não, sempre existe numa empresa, é constituído de princípios permanentes que orientam a atuação dos gestores, procurando potencializa-la. O ponto de partida do modelo de gestão é, logicamente, o conjunto de crenças e valores dos donos ou dos principais executivos da empresa 15. Pode-se considerar como crenças e valores: simplicidade, criatividade, integridade, ética, respeito, honestidade, comprometimento, espírito de equipe, responsabilidade social, autodesenvolvimento, disciplina, preservação ambiental, qualidade, relacionamento com clientes, fornecedores, funcionários, comunidade, órgão públicos etc. 16. Com base na definição das crenças e dos valores do condomínio, a assembleia poderá definir a missão do condomínio, sua gestão, neste momento se faz necessário muita atenção na elaboração da missão. A missão de uma organização (condomínio) pode ser entendida como verdadeiro motivo de sua existência. A declaração de missão deve ser o mais precisa possível para que sirva de guia para todas as decisões de uma organização. Para isso, ela deve ser o mais fiel possível com relação à vontade dos condôminos. 15 Teles e Vartanian ( 1998) Acesso em: 5 out

22 Uma declaração de missão fraca ou com propósitos focados apenas em aspectos socialmente aceitáveis, porém, longe da real meta da organização, pode levar a decisões contrarias aos reais propósitos que deveriam nortear as decisões dos gestores 17. Para Steiner (1997), missões cuidadosamente preparadas tem sido a fonte de sucesso das empresas. Missões revisadas têm mudado o rumo de empresas. Por outro lado, missões pobremente formuladas têm trazido desastre para algumas empresas. A filosofia de cada empresa é definida em função das crenças e dos valores individuais de seus sócios e administradores., Um empresário que acredita dever conduzir seus negócios com base nas crenças indicadas estabelecerá uma filosofia para sua empresa, contemplando provavelmente pagamentos de salários justos a seus funcionários, treinamento constante, estrita obediência às leis fiscais, tributárias, eleitorais e outras relacionadas a seu ramo de atividades, intenção de produzir sem agredir o meio ambiente e assim por diante 18. Exemplo de missão da Natura Cosméticos S/A: Nossa razão de ser é criar e comercializar produtos e serviços que promovam o Bem-Estar. Bem-estar é a relação harmoniosa, agradável, do individuo consigo mesmo, com o seu corpo. Estar Bem é a relação empática, bem-sucedida, prazerosa, do indivíduo com o outro, com a natureza da qual faz parte e com o todo 19. Exemplo de missão da Agência de Publicidade e Propaganda Art&design: Aperfeiçoar a comunicação de nossos clientes para que mantenham e conquistem novos mercados 20. A clara compreensão da missão possibilitará uma definição mais coerente da direção em que uma entidade deverá mover-se para atingir seus objetivos. Assim, as estratégias de ação poderão ser mais bem explicitadas, considerando que toda organização bem administrada possui uma ou mas estratégia. 17 Schmidt e Santos (2006) 18 Oliveira, Peres Jr. e Silva ( 2008) acesso em: 07/06/ acesso em: 27 maio de

23 1-2- Plano estratégico Segundo O planejamento estratégico procura estabelecer metas que, se atingidas possibilitarão à organização alcançar os objetivos definidos. Desse modo, ele indica a forma e os meios pelos quais essas metas serão alcançadas a curto e médio prazo 21. O objetivo do planejamento estratégico é definir as direções e as politicas que servirão de base para os demais planos. O plano estratégico concentra a atenção nas necessidades, nos perigos e nas oportunidades que a organização deverá enfrentar nos próximos anos 22. Na formulação do plano, deverão ser analisados fatores externos e internos à entidade, suas oportunidades, os riscos, os pontos fortes e fracos inerentes à atividade, buscando a harmonização de capacidades internas e oportunidades externas, visando ao atingimento de sua missão 23. Em um condomínio não é diferente dos outros tipos de organização, mas pode-se ressaltar um ponto muito importante, que a difere das outras, e esta característica em muitos momentos cria uma barreira que faz com que as decisões a serem tomadas possam demorar uma pouco mais que nas outras organizações. Isto não chega ser um impedimento na elaboração do plano e na definição das metas e no atingimento dos objetivos do condomínio mas faz com que as discursões sobre os temas, sejam bem mais demoradas que o normal. Desta forma dando continuidade a analise ambiental do condomínio podese determinar os principais fatores externos, como: legislação; fornecedores; vizinhança; aspectos sociais, econômicos e políticos. Por outro lado, devem-se levar em conta os fatores internos que impactam a determinação das estratégias, tais como: gerenciamento dos conflitos internos, nível de satisfação interna, comunicação e transparência etc. Com estes pontos já definidos e identificados a administração do condomínio poderá classificar de muitas maneiras diferentes. A maneira pela qual o planejamento é classificado determinará o conteúdo dos planos e como é 21 Oliveira, Perez Jr. e Silva (2008) 22 Schmidt e Santos (2006) 23 Schmidt e Santos (2006) 23

24 feito o planejamento. Há pelo menos cinco bases para classificar planos. São elas: área funcional coberta como pessoal, produção, marketing e finanças. Cada um destes fatores exige um tipo diferente de planejamento; nível organizacional que inclui a organização inteira ou as suas subunidades. Técnicas e conteúdo diferentes se acham envolvidos em diferentes níveis; características dos planos fatores tais como incerteza, complexidade, formalidade e custo envolvido; tempo envolvido com curto, médio e longo prazo; atividades envolvidas incluindo as atividades desempenhadas com maior frequência, como operações, propaganda, seleção do pessoal, e pesquisa e desenvolvimento 24. Para uma organização como os condomínios, os planos permanentes e os planos de uso único, são os que mais fácil se adapta ao seu planejamento, desta forma estas duas formas será abordada para estudo nas próximas linhas Planos de uso único Segundo Megginson (1986), este tipo de plano onde estão incluídas as politicas para as atividades não recorrentes, onde são elaborados os projetos, programas e outras atividades com tempo determinados, num ambiente como o condomínio ele será muito utilizado para os projetos, como exemplo, novas atividades não determinadas nos planos permanentes. Estes planos de uso único podem ou não a vim a ser transformados em planos permanentes. É de extrema importância que o plano de uso único, esteja de acordo com a missão do condomínio e consequentemente de acordo com a estratégia traçada pela assembleia dos condôminos Planos permanentes Megginson (1986) acrescente que, os planos permanentes são os que estão estritamente ligados a atividades recorrentes ou de longo prazo, aquelas 24 Megginson (1986) 24

25 atividades que estão ligadas com a operação da empresa. Estão incluídos neste plano, as politicas operacionais, ou os enunciados e entendimentos gerais que são guias para, ou canais de pensamento e tomada de decisão pelos administradores e subordinados; procedimentos, que estabelecem um padrão ou método de rotina ou técnica para tratar de atividades recorrentes; regras e regulamentos, que declaram os cursos obrigatórios de ação, escolhidos dentre as alternativas. Estes planos estão sujeitos a mudanças em resposta ao que se espera dos fatores presentes no ambiente onde a organização esta contida. Esta forma de planejamento pode envolver planos, planos alternativos, ou planos de contingência, dependendo do nível e extensão das estratégias a serem usadas e da magnitude e frequência das mudanças previstas. Da mesma forma que os planos de uso único, os planos permanentes devem estar ligados com os valore e crenças e consequentemente a missão do condomínio Politicas São amplas declarações gerais das ações esperadas, e servem como orientação para a decisão gerencial ou para a supervisão das ações dos subordinados. Algumas vezes as politicas são formalmente determinadas e anunciadas; também podem ser estabelecidas informalmente pelas ações dos supervisores, que talvez não tenham a intenção de que se tornem políticas. Elas podem até ser estabelecidas por precedentes. É estabelecido um precedente quando o superior não toma decisão ou não age corretivamente quando os subordinados atuam por si próprios. As politicas podem ser escritas ou não, manifestadas por palavras ou não 25. O único pré-requisito para uma política é que se torne uma orientação para ajudar os administradores a decidirem o que fazer quando não há mais ninguém para decidir por eles, ou quando não existe outra maneira de saberem como decidir ou agir. Uma vez que sejam estabelecidas as politicas gerais, os administradores têm o encargo de formular as politicas menos importantes, porém 25 Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1986) 25

26 muitas vezes as mais urgentes. Estas são de natureza ampla e tendem a cruzar as linhas departamentais 26. Dentro de uma organização como o condomínio, encontram-se diversos exemplos de politicas que servem para que os objetivos da administração e da assembleia geral dos condôminos sejam alcançados. Estas politicas nem sempre são escritas ou definidas de forma formal e sim de forma informal, quando isto ocorre, a continuidade e a padronização ficam prejudicadas, criando a sensação que as decisões são tomadas sem nem um critério. As politicas estão ligadas a áreas especificas da operação do condomínio, normatizando e padronizando as ações fazendo com que o condomínio chegue a seu objetivo, segue algumas destas áreas: politica orçamentaria, politica de cobrança, politica de manutenção, politica de funcionários e etc Procedimentos A partir do momento que o condomínio já tenha a suas politicas organizacionais gerais definidas e bem consolidadas, é chegada a hora da administração juntamente com os condôminos, reunidos em assembleia, debater e definir os procedimentos que ajudarão a administração e o condomínio como um todo, chegar aos objetivos já definidos em sua missão e consequentemente em suas politicas. Os procedimentos devem ser destinados a garantir que a informação pertinente flua para as pessoas que necessitam desses dados e que cada pessoa envolvida no processo compreenda exatamente o que deve fazer com ela. A transferência e a manipulação de informação escrita podem ser coordenadas e simplificadas por meio de formulários e procedimentos padronizados. Formulários padronizados, por seu turno, conduzem à padronização de facilidades para armazenamento de informação 27. Os procedimentos geram benefícios para a operação do condomínio, as vantagens mais importantes são preservar o esforço gerencial; facilitar a delegação de autoridade e estabelecimento de responsabilidades; levar ao 26 Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1986) 27 Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1986) 26

27 desenvolvimento de métodos de operação mais eficientes; permitir significantes economias de pessoal; facilitar o controle e auxiliar a coordenação. Os administradoresdores devem ter em mente, que os procedimentos existem para auxiliarem na execução da missão da organização, ele é uma ferramenta que vai auxiliar a administração chegar ao seu objetivo, um grande erro é quando estes se tornam mais importantes que a própria da organização. Os procedimentos devem ser modificados conforme as necessidades da organização podendo ser, até mesmo, dispensados por não ser mais necessário no alcance dos objetivos traçados. Eles não devem ser tratados como algo imutável Regras e Regulamentos Os mais simples, e ainda assim os mais detalhados de todos os planos permanentes, regras e regulamentos declaram especificamente o que pode e o que não pode ser feito sob um dado conjunto de circunstâncias. Assim, são usados para programar outros planos e habitualmente resultam em que se adira a uma politica em cada caso. Quando não são permitidas variações, o plano se torna uma regra ou regulamento, muitas vezes com uma consequência negativa se for violado. FLUXO DOS COMPONENTES DA GESTÃO 1 CREÇAS E VALORES 2 MISSÃO 3 PLANO ESTRATÉGICO 4 POLITICAS 5 PROCEDIMENTOS 6 REGRAS E NORMAS FONTE: ELABORADO PELO AUTOR Figura

28 2-1- A importância da comunicação Comunicação é o processo de transferir significado sob a forma de ideias ou informação de uma pessoa para outra. Um verdadeiro intercâmbio de significados entre as pessoas abrange mais do que as palavras usadas em suas conversações. Inclui sombras de significado e ênfase, expressões faciais, inflexões vocais e todos os gestos não intencionais e involuntários que sugerem o verdadeiro significado. Um intercâmbio efetivo solicita mais do que apenas a transmissão de dados. Exige que as pessoas que enviam as mensagens e aquelas que as recebem confiem em certas habilidades para que o intercâmbio de significado tenha sucesso 28. Portanto, a comunicação é a cadeia de entendimento que liga os membros das várias unidades de uma organização em diferentes níveis e áreas. Este conceito tem os seguintes elementos: um ato de fazer-se entender, um meio de passar informação entre as pessoas e um sistema de comunicação entre dois ou mais indivíduos. Esta visão tradicional de comunicação, contudo, como algo que ocorre entre dois ou mais indivíduos, está sendo modificada pela revolução tecnológica a fim de incluir comunicação entre pessoas, entre pessoas e máquinas, e até entre máquinas e outras máquinas 29. A comunicação representa uma permuta ou troca de notícias entre um emissor, que envia a mensagem, e um receptor, que a acolhe. A ligação entre estes dois elementos se estabelece por um canal de comunicação. A comunicação pode ser verbal ou visual. A teoria da comunicação, em síntese, tem por objetivo o estudo dos conceitos e enunciados fundamentais da comunicação verbal ou visual (MASER, 1975, p.2). Um dos modelos de comunicação mais conhecido é o de Shannon e Weaver. Este modelo foi apresentado por Littlejohn (1982 p. 156), conforme evidenciado na figura Megginson (1986) 29 Megginson (1986) 28

29 MODELO DE COMUNICAÇÃO DE SHANNON E WEAVER Sinal Sinal recebido Fonte de informação Transmisso r Canal Receptor Destino Fonte de ruído FONTE: Littlejohn (1982 p 156) Figura 3.2 A partir desse modelo básico de comunicação, muitos outros autores desenvolveram seus estudos; entre eles destacam-se Bierman Jr.: Drebin (1979), que apresentaram uma adaptação do modelo básico de comunicação de Shannon e Weaver para o processo de comunicação na contabilidade. O modelo de Bierman Jr.: Drebin (1979) pode ser desdobrado nos cinco seguintes elementos básicos: fonte da informação, responsável pela produção das mensagens a serem comunicadas ao receptor; transmissor, opera a mensagem de alguma forma para produzir um sinal possível de ser transmitido através de um canal; canal, meio utilizado para transmissão do sinal; receptor, efetua a operação inversa do transmissor, reconstruindo a mensagem a partir do sinal; destino; é a pessoa (ou coisa) para a qual a mensagem é dirigida 30. As organizações, como os condomínios, despende uma grande percentagem do dia de trabalho em alguma forma de comunicação com os outros. Esta se acha ligado de perto às funções gerenciais de planejar, organizar, preencher os quadros, dirigir e avaliar. A comunicação descendente consiste em políticas, regras, procedimentos e coisas parecidas, que fluem da administração do condomínio para os níveis mais baixos. A comunicação ascendente consiste 30 Schmidt e Santos (2006) 29

30 no fluxo de relatórios de desempenho e outras informações dos níveis mais baixos para os mais altos. A comunicação lateral ou horizontal é essencialmente coordenadora e ocorre entre os indivíduos ou departamentos no mesmo nível. A comunicação diagonal cruza a cadeia de comando da administração, principalmente em resultado dos relacionamentos de linha e assessoria dado x informação Sistema de informação é a combinação de um conjunto de dados sobre os quais se aplica determinada rotina de trabalho, manual e/ou com a utilização dos recursos computacionais, para a obtenção de informação de sídas. Parte dos dados entra no sistema de forma articulada; eles encontram-se com outros conjuntos de dados e/ou tabelas mantidos em arquivos, gerando informações, que podem ser: demonstrações contábeis, relatórios administrativos e gerenciais, listagens, gráficos de atividades, mapas, demonstrativos de desempenho, análises comparativas etc. 32. Segundo Oliveira (1998), O que distingue dado de informação é o conhecimento que esta última propicia ao tomador de decisões. Para melhor entendimento do significado de Sistema de informações Gerenciais, apresentamse os seguintes conceitos: dado, é qualquer elemento identificado em sua forma bruta, que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Pode ser entendido como a matéria-prima que necessita ser trabalhada dentro de determinando contexto para, de forma sistêmica e ordenada, transformar-se no produto acabado, representado pela informação; informação, trata-se do produto acabado em decorrência da lapidação dos dados disponíveis, pronto para ser consumido pelos gestores da corporação, de forma útil e capaz de proporcionar o retorno necessário à realização dos objetivos estabelecidos Informação A teoria da informação, ou teoria matemática da comunicação, denominação dada por Shannon (1949), foi formulada como uma teoria visando à 31 Megginson (1986) 32 Oliveira (1998) 30

31 solução de problemas de otimização do custo na transmissão de sinais. Esta teoria se concentra na medição da informação, ou seja, trata do estudo quantitativo da informação em mensagens e do fluxo de informação entre emissores e receptores. Segundo Littlejohn (1982), a teoria da informação desenvolveu-se em três áreas distintas de interesse. A primeira dessas áreas, ou nível técnico, preocupase com a exatidão de transmissão da informação. O nível semântico trata dos significados da informação para a fonte e o receptor. Finalmente, o nível de eficiência da informação sobre o receptor. A teoria da informação procura definir com precisão o que seja informação. Para definir informação, é preciso entender primeiramente o que seja entropia. Entropia significa a ausência de organização em uma situação, ou seja, quando existe entropia a situação é imprevisível. Informação é segundo Littlejohn (1982), é uma medida de incerteza ou entropia numa situação. Quanto maior for a incerteza na situação, maior será a informação. Em termos quantitativos, pode-se definir informação como sendo uma função do número de mensagens necessárias para reduzir completamente a incerteza na situação. Sendo assim os gestores de condomínios deve dar uma grande importância a comunicação dentro da organização, pois o condomínio possui grande quantidade de regras e normas, que se não divulgadas, não surtirão o efeito desejado dentro de sua estrutura. Da mesma forma é o trato das informações contábeis e financeiras devem estar organizadas de tal forma que possa servir de parâmetro para as tomadas de decisões. Quando não existe a qualidade na informação, o ambiente se transforma em um ambiente de incertezas A qualidade da Informação Um ruído pode ser definido como todo fenômeno que é produzido numa comunicação e não pertence à mensagem intencionalmente emitida (Epstein, 1986). Um ruído pode estar presente em qualquer tipo de comunicação, tanto na visual, quanto escrita, sonora etc. 31

32 A origem do ruído pode ser em função de defeito no canal ou fontes externas. Ele causar desconforto e incerteza na recepção da informação, o ruído é responsável, portanto, pela alteração da recepção fiel da mensagem. Umas das formas de proteger a informações de ruídos externos e internos é a redundância que é um fator capaz de proteger a mensagem contra o ruído, embora onerando a transmissão, uma vez que emprega um número maior de sinais do que o estritamente necessário (Epstein, 1986). Faz necessário que o uso de redundâncias seja suficiente para compensar o montante de ruído presente na transmissão. Caso existam redundâncias em excesso, a transmissão será ineficaz, em função do alto custo de transmissão. Se for insuficiente, a transmissão será inexata A importância da Informação Segundo Littlejohn (1982), existem quatro tipos de generalizações que ajudam a entender o papel da informação na comunicação. A primeira é a de que a informação surge no processo de realização de escolhas, ou seja, a informação é uma medida de liberdade de escolha, Quando aumenta o número de alternativas numa situação, a informação também aumenta. A informação ou liberdade de escolha aumenta igualmente com a falta de previsibilidade dos resultados. A segunda generalização é de que a informação deve ser transmitida. A incerteza de uma mensagem, que consiste em símbolos padronizados, e transmitidos através de um canal para um receptor. Como qualquer situação, uma mensagem possui um grau de incerteza ou informação. A terceira generalização é de que a informação reduz a incerteza. A última generalização altera o estado do organismo. As mensagens têm impacto sobre o receptor. Sendo assim as informações dentro de uma organização, são de extrema importância, pois é, por intermédio delas que as alternativas serão apresentadas e as escolhas serão feitas gerando assim transformações boas ou ruins. De fato o que vai determinar se os impactos serão bons ou ruins, será a qualidade da informação obtida. 32

33 2-6- Sistemas da informação Segundo Laudon (1999), um sistema de informação pode ser interpretado como um conjunto de componentes inter-relacionados que trabalham juntos a fim de coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação para que o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e processo decisório em organizações sejam facilitados. Para Dalfovo (2004) os sistemas de informação surgiram para manter o executivo preparado, mantendo uma visão integrada de todas as áreas da organização, tudo isso sem precisar gastar muito tempo nem requerer do mesmo um conhecimento aprofundado de cada área. Dalfovo (2004) acrescenta ser de extrema necessidade para as organizações poder administrar as informações, devido à crescente demanda e sofisticação na tecnologia da informação (software e hardware). Esses recursos são atualmente de vital importância para a sobrevivência das empresas Sistemas da informação contábil Dentro do campo contábil, a informação sempre representou o principal elemento propulsor de seu desenvolvimento. Como aponta Perez (1994), a informação se transformou em um recurso igual ao trabalho e ao capital. Em matéria de informação contábil, cabe aos profissionais da área, como defende Lesourd (1990), a busca da qualificação dos canais de comunicação, como forma de melhor atender os usuários dos relatórios contábeis. O processo de comunicação contábil deverá gerar informações que sejam úteis para os vários usuários de uma entidade. De acordo com Barsantini (1982), para que a informação contábil seja útil, deve reunir as seguintes características: oportunidades, a informação deve satisfazer ás necessidades dos usuários sempre que necessários; confiabilidade, a informação deve permitir que os usuários possam utilizá-la em suas decisões. Para o usuário a informação deve ser representativa e verificável; claridade, a informação deve ser a mais inteligível 33

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