DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT

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1 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT Otacílio Guedes Marques Resumo: Apresenta pesquisa realizada no acervo documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT), com o desenvolvimento de uma proposta de modelo de quadro de arranjo para a descrição arquivística de autos de processos judiciais findos e documentos iconográficos (fotografias). Percebe-se a necessidade de realização de pesquisa relacionada à trajetória histórica do TJDFT e da utilização dos dados processuais disponibilizados nos sistemas processuais para a descrição da documentação judicial e dos documentos imagéticos destinados à guarda permanente. Trata dos conceitos e da relação entre documentação judicial, patrimônio documental e memória institucional, e apresenta possibilidades de uso e disponibilização dos acervos do Poder Judiciário para a pesquisa histórica, devido ao seu valor secundário. Discute a implantação de sistemas e políticas de avaliação, descrição e difusão dos acervos do Poder Judiciário, para acesso amplo à documentação judicial, por meio de um repositório digital, permitindo o acesso às fontes documentais e imagens institucionais. Propõe a criação de quadro de arranjo de acordo com as normas de descrição arquivística, adaptando seus níveis para a unidade de descrição (item) processo judicial ou dossiês e itens da espécie fotografia, utilizandose para isso da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE). Palavras-chave: Poder Judiciário. Descrição. Avaliação. Arranjo. Repositório Digital. 1 INTRODUÇÃO Não é novidade para quem convive com a prática arquivística nas instituições públicas brasileiras que a falta de uma política de gestão documental tem como consequência o acúmulo desordenado e inadequado de documentos, gerando graves problemas de administração, que variam do armazenamento ao acesso. Durante anos, as instituições brasileiras vêm acumulando, de forma indiscriminada, uma grande massa documental, custodiando, em um mesmo ambiente, tanto documentos passíveis de eliminação quanto de valor histórico e, na maioria das vezes, em locais sem a condição adequada à preservação dos mesmos. No Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT), a realidade não se desenhou diferente da retratada acima, o que criou uma situação na qual, por mais de 40 Doutorando em Ciência da Informação pela Universidade de Brasília (UnB) e Analista Judiciário/Arquivista do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT).

2 26 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT (quarenta) anos 1, os documentos foram acumulados sem a prática de ações arquivísticas apropriadas, valendo-se, na maioria das vezes, de métodos empíricos, advindos de iniciativas pessoais, que foram incorporadas, com o passar do tempo, às rotinas de trabalho. Diante da crescente necessidade de políticas voltadas à implantação da gestão documental, ao longo do tempo, foram desenvolvidas iniciativas institucionais tendo em vista a mudança desse cenário. Assim, este trabalho tem o objetivo de apresentar uma proposta de modelo de quadro de arranjo para a descrição arquivística de autos de processos judiciais findos e documentos iconográficos do acervo documental do TJDFT. Ao utilizar conceitos como documentação judicial, patrimônio documental e memória institucional e a forma como se inter-relacionam, pretende-se apresentar as possibilidades de uso e disponibilização dos acervos do Poder Judiciário para a pesquisa histórica, devido ao seu valor secundário (histórico). Por fim, pretende-se propor a implantação de sistemas e políticas de avaliação, descrição e difusão dos acervos do Poder Judiciário, com a criação do quadro de arranjo de acordo com as normas de descrição arquivística, para acesso amplo à documentação judicial, por meio de um repositório digital, permitindo o acesso às fontes documentais e imagens institucionais. 2 GESTÃO DOCUMENTAL NO TJDFT Desde a década de 1970, o TJDFT já possui alguma regulamentação e um setor de Microfilmagem 2 responsável pela migração dos atos normativos, folha de pagamento e de frequência, para microfilme. Em 1983 foi inaugurado o Arquivo Judicial, denominado à época Arquivo Morto, o qual existiu com esta denominação até o final da década de 1990, acumulando de forma empírica os autos de processos findos arquivados e outros documentos, sem, contudo, haver uma efetiva gestão documental, o que acabou formando uma grande massa documental acumulada. Com a consolidação da legislação arquivística brasileira na década de 1990, destacando-se nesse contexto a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a necessidade constante de destinação de espaço físico para o armazenamento de documentos e a crescente conscientização dos gestores sobre a importância dos arquivos organizados para a boa administração de qualquer instituição, o TJDFT deu início, no ano de 1994, às discussões sobre o tema, visando ao desenvolvimento de um sistema informatizado, (...) [à] eliminação de documentos desprovidos de valor histórico ou informativo e 1 A criação do TJDFT ocorreu concomitante à transferência da Capital do Rio de Janeiro para Brasília, em 21/4/1960. A instituição dos órgãos judiciais de Brasília foi estabelecida pela Lei nº 3.754, de 14/4/1960, primeira lei de organização judiciária do DF. 2 A Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968, que Regula a microfilmagem de Documentos Oficiais e dá outras providências, vem sendo utilizada pelo TJDFT desde a década de 1970.

3 Otacílio Guedes Marques 27 (...) [à] destinação dos processos para guarda permanente. (Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, 2001, p. 4). A partir desse marco histórico, as ações de gestão documental do TJDFT começaram a tomar forma com ações como: a formação de uma Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD); elaboração do esboço de uma Tabela de Temporalidade, inicialmente sem previsão de eliminação (1995); a determinação da construção de um arquivo central com capacidade para acolher todos os documentos produzidos 3 ; e a criação da Secretaria de Documentos e Informações (SEDI) e da Subsecretaria de Armazenamento Geral de Documentos (SUDOC), responsáveis pela organização e gestão dos Arquivos do TJDFT (1998). Com a criação da SEDI, deu-se início aos estudos que culminaram no Plano Básico de Gestão das Informações Arquivísticas do TJDFT, documento basilar da Política de Gestão Documental que foi implantada no Tribunal. Esse documento traz em seu escopo um diagnóstico básico da massa documental acumulada do TJDFT. O diagnóstico foi realizado entre julho e agosto de 1998 e revelou que o tribunal possuía até aquele momento aproximadamente metros lineares de documentos, acondicionados em mais de caixas-arquivo. (Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, 2001, p. 8). Os conjuntos documentais identificados foram: Processos Judiciais; Documentos Administrativos; Pastas Funcionais; Processos Administrativos Funcionais e Documentos Contábeis. As principais dificuldades e necessidades encontradas foram: inexistência de Código de Classificação e Tabela de Temporalidade; ausência de sistema informatizado de gestão de arquivos; deterioração de originais devido à inadequação das instalações físicas; falta de tratamento arquivístico; carência de recursos humanos, físicos e materiais nos depósitos de arquivo e de mobiliário e invólucros adequados. De posse dos dados do diagnóstico e baseado na legislação e em práticas arquivísticas, a SEDI elaborou uma política de gestão de documentos de arquivos do TJDFT nos seguintes termos: Prover as diversas unidades organizacionais do TJDFT de instrumentos capazes de transformar os documentos arquivísticos em uma reserva informacional para apoio às atividades judiciais e administrativas cotidianas, nas tomadas de decisão e no registro da trajetória do Tribunal e de sua relação com a sociedade civil. (Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, 2001, p. 8). 3 Em 1998 foi realizado diagnóstico dos arquivos do TJDFT, que identificou um acervo de caixas-arquivo a serem tratadas, correspondendo a cerca de ,26 metros lineares de documentos.

4 28 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT No ano 2000 foi criado o cargo de Analista Judiciário Apoio especializado Arquivologia, e foi realizado concurso público para contratação desse profissional, inicialmente com duas vagas. Atualmente o TJDFT conta em seus quadros com 14 arquivistas. Posteriormente, em 2001, foi inaugurado o Complexo de Armazenamento do TJDFT 4, reservando um dos prédios para o Arquivo Central, que passou a armazenar e gerenciar de forma centralizada, com mobiliário e acondicionamento adequado, todos os autos de processos judiciais, que estavam distribuídos por diversos locais, sem o devido tratamento, de forma precária e sem segurança, o que acarretou a deterioração de diversos documentos. Com a aprovação da política de gestão de documentos de arquivos, o tribunal iniciou o Projeto de Modernização dos Arquivos (PROMA), que foi concebido, por uma iniciativa da Vice-Presidência, por sua Secretaria de Gestão Documental (SEGD) 5, com o objetivo de resolver de forma gradual, sistemática e duradoura o problema de armazenamento de autos judiciais findos, promovendo a definição de critérios e procedimentos para a destinação final de documentos judiciais e a utilização de ferramentas tecnológicas que garantam armazenamento em ambiente seguro e viabilizem a adoção de sistema digital para o rito processual como alternativa à forma tradicional. Figura 1 Etapas do PROMA Etapas do PROMA Classificação Arranjo Transporte Cadastro/Digitação Eliminação PROMA Higienização Guarda Permanente Avaliação Armazenamento Remontagem Digitalização/ Microfilmagem Fonte: elaboração própria. 4 O Complexo de Armazenamento do TJDFT era composto em 2001 por três galpões: Arquivo Central, Depósito Público e Almoxarifado. Atualmente, são cinco galpões, sendo três destinados à gestão documental. 5 A Secretaria de Documentos e Informações (SEDI) foi renomeada para Secretaria de Gestão Documental (SEGD) em 2003.

5 Otacílio Guedes Marques 29 O PROMA teve duração de cinco anos (2005 a 2010), tratando todas as caixasarquivo 6, além de ter sido elaborado um termo aditivo para tratar mais caixas, finalizando o contrato. Com o fim dos trabalhos do PROMA, surgiu a necessidade de atualização da Tabela de Temporalidade Documental da Área Fim, com o intuito de incluir novos parâmetros no processo de Gestão Documental 7, além de atualizar a TTD com novas tipologias, classes e assuntos 8. Para tanto, foi aprovada a Resolução nº 013/2011, que atualiza a Tabela de Temporalidade Documental Área Fim (TTD-AF), até então regida pela Resolução nº 8/2005. A partir de então foi criado o Projeto de Expansão do Tratamento Arquivístico dos Processos dos Arquivos Intermediários Judiciais (PROPAE), iniciado em 2011, que vem dando continuidade ao trabalho iniciado pelo PROMA. Com o crescimento exponencial do acervo, os prédios de arquivo localizados no Complexo de Armazenamento contavam com a seguinte estrutura e quantitativo de caixas em 2012: Prédio 1 Arquivo Permanente (SUGAP), inaugurado em Capacidade: caixas caixas tratadas pelo PROMA (permanente e aguardando eliminação) e caixas da área meio; Prédio 2 Arquivo Intermediário de Brasília (SERAIP), prédio transformado em arquivo em Capacidade: caixas caixas do arquivo intermediário de 1ª instância e caixas do arquivo intermediário de 2ª Instância; Prédio 3 Arquivo Intermediário das Cidades-Satélite (SUGAI), inaugurado em Capacidade: caixas caixas do arquivo intermediário das Cidades-Satélite. O restante do espaço é destinado à Reserva Técnica para tratamento dos processos do PROPAE. 3 CONSIDERAÇÕES TEÓRICAS A gestão de documentos e a preservação da memória na administração pública vêm incorporando a utilização de novas tecnologias que facilitam o gerenciamento da informação a fim de atender às demandas administrativas e históricas da sociedade, além do considerável aumento da produção de documentação de caráter arquivístico, que demanda um acesso rápido e seguro às informações, no momento de tomada de decisão. A aplicação dos princípios e das funções arquivísticas no contexto organizacional do Poder Judiciário deve estar pautada à luz dos conceitos de documentação judicial, patrimônio documental e memória institucional com o intuito de garantir o acesso e a recuperação não só de 6 Tamanho do acervo à época. 7 Entre eles, a definição dos critérios de valor secundário que convalidaram a rotina de eliminação de documentos. 8 De acordo com o proposto na Recomendação nº 37 de 2011, do Conselho Nacional de Justiça.

6 30 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT documentos e informações atuais (correntes), como também de fatos históricos relacionados à trajetória das instituições. Para uma aplicação segura dos procedimentos arquivísticos, é imprescindível possuir conhecimentos do contexto administrativo da produção do documento, especialmente aqueles referentes à estrutura organizacional e às funções do organismo produtor, que podem possuir um papel fundamental na solução das dúvidas e dificuldades, teóricas e práticas, que surgem na definição de um fundo de arquivo. Assim, o conhecimento histórico-administrativo constitui-se um instrumental que garante maior segurança e estabilidade ao trabalho do arquivista no tratamento dos documentos produzidos e acumulados pelos órgãos no exercício de suas funções públicas (CABRAL, 2012, p. 6) 3.1 Memória Institucional No que diz respeito à preservação da memória institucional, com destaque para o Poder Público, é importante ressaltar o recente interesse na preservação e difusão da memória oficial, seja ela de instituições, cidades, estados ou países, de forma a ampliar o sentimento de pertencimento dos cidadãos. [...] organizações nacionais e internacionais promovem ações para nutrir e valorizar a memória, sobretudo aquela que espelha o caráter coletivo, a nação, a identidade étnica, religiosa ou de grupo, embora suas formas diversificadas de construção sejam tarefa de poucos especialistas que, por vezes, se (sic) situam humildemente como meros sistematizadores de lembranças e apreciações dos não especialistas (LOVISOLO, 1989, p. 16). A fim de garantir que a memória, em um ambiente institucional, seja a mais autêntica possível em relação aos fatos históricos retratados, deve-se trabalhar com um número representativo de fontes e registros de informação no presente, organizados e acessíveis, de forma que o pesquisador ou o público interessado nas informações relativas à memória institucional tenham referências que se aproximem o máximo possível da realidade. A memória institucional [...] remete-nos a experiências híbridas, [...]. Na perspectiva do tempo, seria o retorno reelaborado de tudo aquilo que contabilizamos na história como conquistas, legados, acontecimentos, mas também vicissitudes, servidão, escuridão. E, mais importante ainda, por mais paradoxal que possa parecer, precisamos construir uma memória institucional no tempo presente, o único de que dispomos, já que o passado já passou, e o futuro está em nossas mãos (COSTA, 1997, p. 147).

7 Otacílio Guedes Marques Patrimônio Documental É costume das pessoas guardarem e preservarem registros do cotidiano, da sua vida e de seus antepassados a fim de recordar aquilo que foi vivido e de deixar como legado para as gerações futuras, de alguma forma, a história da família. Ao mesmo tempo, instituições, sejam elas públicas ou privadas, tentam desenvolver práticas e ações a fim de recuperar, preservar e dar acesso aos registros do passado, em arquivos permanentes, museus e outras unidades de informação de forma concomitante à necessidade de gestão documental de caráter imediato (corrente). O patrimônio arquivístico pode ser entendido, segundo definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, como Conjunto dos arquivos de valor permanente, públicos ou privados, existentes no âmbito de uma nação, de um estado ou de um município. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 130). É nesse conjunto documental, de caráter permanente, que se espera que esteja representada à memória institucional. Esta necessidade de preservação da memória institucional, que não se restringe apenas aos documentos tradicionais, causou uma extrema revolução na maneira de atuação das unidades de informação que tratam, de alguma forma, da memória. Entretanto, deve-se atentar para a identificação do que é o patrimônio documental, pois, segundo Jardim: À medida que a informação arquivística torna-se menos utilizada ao longo do processo decisório, tende-se a eliminá-la ou a conservá-la temporariamente (arquivos intermediários [...]). Para tal, consideram-se possibilidades de uso eventual da informação pelo organismo produtor, ou a sua condição de documento de valor permanente. A esta configuração chegariam, segundo a UNESCO, 10% dos documentos produzidos (arquivos permanentes), após submetidos a um processo de avaliação e seleção que se inicia na fase corrente [...]. Constituindo os arquivos permanentes, estes documentos têm sua guarda pelas instituições arquivísticas públicas justificada em dois aspectos. De um lado, em função do uso desses documentos para a pesquisa científica e, de outro, como fator de testemunho das ações do Estado e garantia de direitos dos cidadãos. Com frequência, estas práticas buscam legitimar-se (sic) no discurso da preservação do patrimônio histórico e democratização da memória nacional. (JARDIM, 1995, p. 3, grifo nosso) 3.3 Documentação Judicial Segundo a Lei nº 8.159/91, pilar da legislação arquivística brasileira, arquivos são os Art. 2º [...] conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (BRASIL, Lei nº 8.159, 8 jan. 1991).

8 32 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT Quanto ao Poder Judiciário, a lei define que: Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. (Ibid.). A eliminação de autos judiciais findos é um assunto suscetível a grandes discussões e, como até então não existem critérios para seleção com vistas à preservação e à eliminação, os órgãos do Poder Judiciário acabam guardando o acervo, mantendo-o na sua totalidade. Os arquivos tornam-se grandes depósitos de papel, onde é impossível separar e identificar o que é histórico do que é eliminável. Avaliar documentos é tarefa essencial, permanente e vital para os arquivos e, a fim de respaldar essa importante tarefa, o artigo 9º da lei nº faculta às instituições arquivísticas públicas, na sua específica esfera de competência, o poder de autorizar a eliminação de documentos, já selecionados para tal fim. Esse dispositivo legal garante ao órgão ou entidade produtor-acumulador o estabelecimento de parceria técnica com a instituição arquivística, a oportunidade de apresentar propostas de prazo de guarda e de destinação e amplia o debate acerca dos documentos destituídos de valor para a guarda permanente, garantindo que a eliminação ocorra somente após ampla análise dos documentos. (OLIVEIRA, 2007, p. 139). Percebe-se que o acervo documental de cada órgão do Poder Judiciário brasileiro representa os registros históricos legítimos dos fatos e acontecimentos judiciais que permitem conhecer parte da trajetória da nossa sociedade. Deste modo, os registros alusivos à prestação dos serviços jurisdicionais contêm o relato primário de diversas situações cotidianas da nossa história, denotando a possibilidade de que o acervo contenha processos e documentos com valor histórico. Devido a essa possibilidade, a gestão documental nos arquivos e a destinação final dos documentos devem ser balizadas pela função arquivística da avaliação e pelo princípio de que a eliminação de autos judiciais findos e documentos deve ser resultado da aplicação de critérios técnicos e racionais, com ênfase na preservação da memória institucional. Destaca-se que uma gestão documental integrada deve conjugar outras funções arquivísticas além da avaliação, como a classificação na fase corrente/intermediária, vislumbrando o arranjo/descrição na fase permanente. Nota-se que se essa avaliação for realizada de forma

9 Otacílio Guedes Marques 33 empírica, pode acarretar em uma significativa perda de documentos e informações potencialmente com valor secundário. 4 QUADRO DE ARRANJO DO TJDFT, CONFORME A NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO ARQUIVISTICA (NOBRADE) Para a efetiva organização e disponibilização dos documentos de arquivo, a fim de cumprir os objetivos para os quais eles se destinam (valor primário e secundário), os conceitos de classificação e arranjo devem ser considerados. Segundo Schellenberg, classificação é definida: [...] enquanto aplicada aos documentos correntes, a criação de um sistema de classes dispostas em determinada ordem, segundo a qual se possam agrupar os documentos e a localização dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema. A classificação também pode incluir a invenção de notações, isto é, de símbolos estenográficos para designar as classes (SCHELLENBERG, 1959, p ). Já arranjo é definido como: [...] processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas, e de tais unidades entre si. Cabe ao arquivista, contínua e instintivamente, impor ordem e relação a coisas não relacionadas classificando, dividindo em categorias a fim de que se revelem o sentido e o conteúdo dos documentos com os quais opera. É mister encontrar neles uma significação que possa comunicar a outros. O êxito que alcance como arquivista é determinado pela ordem que consegue estabelecer e pelos meios de busca que lhe é dado produzir. (Ibid., p. 89). Com a aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade Documental no TJDFT 9, o armazenamento e acondicionamento dos autos de processos judiciais e documentos passou por significativas mudanças, pois estes deixaram de ser arquivados somente pelos métodos numérico, alfabético ou cronológico, e passaram a ser classificados e ordenados também por assunto, ação que permite uma avaliação mais rápida e um arranjo mais próximo da realidade de um arquivo permanente. O quadro de arranjo do TJDFT foi elaborado no primeiro semestre de 2013 como parte de um projeto institucional que visa à criação do novo Arquivo Permanente do Tribunal. No seu desenvolvimento, observou-se a necessidade de garantir uma lógica de organização de documentos simples e direta, que permitisse o aproveitamento da organização física prevista no plano de classificação, na atividade de arranjo e descrição. 9 Com o PROMA os processos e documentos começaram a ser classificados e rearranjados de acordo com a Tabela de Temporalidade Documental.

10 34 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT Também foi elaborada uma pesquisa de proveniência, que buscou levantar a evolução jurídico-administrativa do TJDFT por meio de estudo das Leis de Organização Judiciárias, dos Regimentos Internos e dos Provimentos da Corregedoria, que ajudaram a identificar as principais funções e atividades exercidas pelo tribunal desde sua instalação em 21 de abril de 1960 até os dias atuais. A estrutura formal do quadro de arranjo foi pensada de forma a tornar o trabalho de descrição lógico e simples, combinando, sempre que possível, as classes e assuntos do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade Documental (área fim e área meio). Após o cadastro do Fundo TJDFT no CODEARQ 10 e a análise de experiências de outros órgãos do Poder Judiciário com descrição, além da utilização da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) (BRASIL, 2006), o quadro de arranjo foi estruturado da seguinte forma: Quadro 1 - Quadro de Arranjo do TJDFT (versão resumida) Unidade de Níveis Classes 11 Descrição 0 1 Entidade Custodiadora Fundo/ Coleção 2 Seção Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - BR DF TJDFT 12 1ª Instância - ÁREA FIM Circunscrições ,5 Subseção Cível Criminal Família Poder Judiciário do DF 2ª Instância - ÁREA FIM Pleno, Turmas e Câmaras ÁREA MEIO Classes nível 1 PJ Territórios Documentos Especiais 13 Territórios Suporte 14 Comarcas Classes nível 1 3 Série Classes nível 2* Ações Classes nível 2* 3,5 Subsérie Classes nível 3 e 4* Tipologias Classes nível 3 e 4* 4 Processos Processos Dossiê 5 Item Item *Classes previstas no Plano de Classificação do TJDFT. Fonte: elaboração própria. Percebe-se que a estrutura de arranjo, sempre que possível, terá no máximo cinco níveis hierárquicos, conforme preconizado pela NOBRADE, sendo que a classificação e o arranjo físico serão efetuados sempre nos níveis equivalentes de classes e assuntos do Plano de Classificação, 10 Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos (CODEARQ), recebido pelo TJDFT mediante cadastro no Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), do Arquivo Nacional. 11 Seguem as Classes do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT (área meio e área fim). 12 CODEARQ. 13 Gênero documental. 14 Espécie documental.

11 Otacílio Guedes Marques 35 nos níveis série (3) ou subsérie (3,5). A partir do nível seção, o arranjo utiliza de forma combinada as classes e assuntos do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade Documental das áreas meio e fim do tribunal. A sistemática de classificação/arranjo dos processos judiciais segue a seguinte estrutura, conforme o exemplo: Quadro 2 - Arranjo do Fundo Poder Judiciário do DF 1 Fundo Poder Judiciário do DF 2 Seção 1ª Instância área fim Circunscrição Judiciária de Brasília e DF 2,5 Subseção Cível 3 Série 150 Ações Previdenciárias 3,5 Subsérie Acidentária/Acidente Típico 4 Processo nº do processo BR DF TJDFT 1ª CIRCBSB xxxx/xx Fonte: elaboração própria. Já para os processos do fundo (fechado) Poder Judiciário dos Territórios 15, a classificação/arranjo dos processos judiciais/administrativo segue a seguinte estrutura: Quadro 3 - Arranjo do Fundo Poder Judiciário dos Territórios 1 Fundo Poder Judiciário dos Territórios 2 Seção Território do Amapá 2,5 Subseção Comarca do Amapá 3 Série 110 Cível 3,5 Subsérie Responsabilidade Civil/Condomínio 4 Processo nº do processo BR DF TJDFT PTJ AP CAm xxxx/xx Fonte: elaboração própria. No arranjo da coleção documentos especiais a estrutura de organização para o arranjo, com a utilização do Plano de Classificação da área meio, faz-se da seguinte maneira: Quadro 4 - Arranjo da Coleção Documentos Especiais 1 Fundo/Coleção Documentos Especiais 2 Seção Fotografias 2,5 Subseção Organização Administrativa (01) 3 Série Comunicação Social (01.06) 3,5 Subsérie Controle de Contatos Sociais ( ) 4 Dossiê Título do Dossiê (número) 5 Item n. foto BR DF TJDFT DE FOT xxx xxx Fonte: elaboração própria. 15 O Fundo Poder Judiciário dos Territórios é um fundo fechado, pois os Territórios foram transformados em Estados a partir da Constituição de 1988.

12 36 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT 5 DESCRIÇÃO DE IMAGENS Trazendo à tona a questão da interpretação de imagens no ambiente organizacional, acadêmico ou pessoal, deve-se observar os diversos fatores ligados à imagem, como também os elementos externos, como metadados e contexto de produção. A não observância desses fatores pode acarretar interpretações distorcidas e errôneas das imagens analisadas. O profissional da informação (documentalista) responsável pelo tratamento, organização e descrição de fotografias em acervos institucionais deve ser (ou ter características de) pesquisador. Somente as experiências pessoais ou a prática não são suficientes para fazer uma leitura com o viés voltado para o interesse dos mais diversos usuários/pesquisadores que possam estar interessados nesse tipo de acervo a fim de balizar suas pesquisas, ou simplesmente ter acesso a uma informação específica que não está explicitamente disponível por meio de signos linguísticos. É sob esta perspectiva que o arquivista que lida com imagens em seu acervo deve atuar: aproximar-se da imagem ao máximo e dela extrair o que de melhor possa interessar ao seu pesquisador usual, ou seja, quanto mais adentrar na fotografia, melhor a traduzirá e poderá oferecer aos usuários uma informação bem tratada, pronta a se transformar em conhecimento, através de outra lente: a do historiador. (MANINI, 2010, p. 22) Esse profissional deve fazer uma leitura diferenciada daquela feita pelo fotógrafo no momento do registro, pois este estava conectado ao objeto retratado. A leitura do profissional deve buscar identificar e encadear os significados desejados pelo fotógrafo, sem, contudo, ser subjetiva, pois se deve ter em mente que essa imagem precisa ser recuperada pelo usuário; logo, sua descrição deve ser o mais objetiva possível. Deve-se ter em mente o nível de profundidade que o profissional da informação deve dar à descrição das imagens organizadas para não acabar fazendo o trabalho do pesquisador, o que pode acarretar o subaproveitamento da imagem pelo usuário. A descrição das imagens deve garantir informações que complementem o sentido do que está sendo visto, com metadados que não são intrínsecos à imagem. Já a forma de uso deve ser uma decisão do usuário, que a utilizará conforme suas necessidades. Para isso, é necessário o mínimo de juízos de valor na descrição das mesmas. Pensando no ambiente institucional, com as conhecidas carências de recursos humanos e materiais, é salutar perguntar-se sobre o nível de aprofundamento que se deve dar à descrição do acervo. O custo-benefício dessa atividade pode não refletir seu efetivo uso para subsidiar pesquisas. É preciso verificar se uma descrição exaustiva se justifica, trabalho que pode vir a ser feito pelo pesquisador a partir dos instrumentos de pesquisas adequados para sua busca. Por não possuir signos linguísticos (aparentes), a leitura de imagens é complementada com a observação de elementos extrínsecos a ela pelo profissional da informação ou leitor/pesquisador,

13 Otacílio Guedes Marques 37 tais como título, data de produção, nome do produtor e legendas, além do repertório de conhecimento do leitor, que pode (ou não) reconhecer elementos, objetos, locais ou pessoas que compõem a imagem, ampliando as possibilidades de interpretação do que está sendo visto. O trabalho ora elaborado pelo TJDFT na descrição dos documentos teve início com a coleção de fotografias em suporte papel, custodiadas pelo Memorial do TJDFT Espaço Desembargadora Lila Pimenta Duarte, transferidas pela Assessoria de Comunicação Social, com datas limite de 1996 a 2006, relativas aos eventos, às inaugurações e solenidades do tribunal, além das imagens disponíveis no acervo do Memorial do TJDFT, recebidas de diversos setores e servidores que fizeram parte da trajetória do Tribunal, desde a década de A descrição da coleção de fotografias até ao nível de dossiê (nível 4) se justifica, pois se pretende organizar e classificar o acervo iconográfico combinando o Plano de Classificação com o arranjo físico por assunto, de acordo com as especificidades da espécie documental propostas pela NOBRADE, além das técnicas de leitura de imagens como as citadas por Manini: Ao conjunto de informações recolhidas a partir da ficha de identificação ou de alguma grade de análise da imagem (quem/o que, quando, onde e como) se pode somar, às vezes, uma ou outra informação obtida através do repertório do profissional da informação, não devendo isto se constituir numa regra com extremos de liberdade, já que repertório é algo variável de pessoa para pessoa. (MANINI, 2010, p. 23, grifo nosso) Ao adotar essa metodologia, pretende-se criar instrumentos de pesquisa 16 capazes de extrair do conjunto documental o máximo de informações possíveis que possam subsidiar a pesquisa de imagens por parte dos potenciais usuários, contextualizando as imagens no marco histórico-institucional, tornando-o conhecido e acessível. Para isso, procurou-se adotar todos os elementos obrigatórios da NOBRADE, além das técnicas de leitura e análise documentária de imagens propostas por Manini (2011), inseridas nos elementos da ficha de descrição, conforme exemplos constantes nos apêndices 1 e 2. 6 REPOSITÓRIO DIGITAL ICA-ATOM De acordo com o publicado no Manifesto Brasileiro de Apoio ao Acesso Livre à Informação Científica, a definição de Repositório Institucional pode ser entendida como: Uma versão completa da obra e todos os materiais suplementares, incluindo uma cópia da licença, como acima definida, é depositada e, portanto, publicada em um formato eletrônico normalizado e apropriado em pelo menos um repositório que utilize normas técnicas adequadas (como as definições 16 Guias, catálogos e inventários.

14 38 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT estabelecidas pelo modelo Open Archives) e que seja mantido por uma instituição acadêmica, sociedade científica, organismo governamental, ou outra organização estabelecida que pretenda promover o acesso livre, a distribuição irrestrita, a interoperabilidade e o arquivamento a longo prazo. (IBICT, 2005 apud SAYÃO et. al., 2009, p. 9). Esses repositórios institucionais se caracterizam pelo compartilhamento e pelo livre acesso à informação, que tem sua importância ampliada com a promulgação da Lei de Acesso à Informação 17 que diz: Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; (grifo nosso) Para a concretização do trabalho de descrição e futura criação do Repositório da Memória do Poder Judiciário, pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), no âmbito do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME), do qual o TJDFT fará parte, está em análise a escolha do repositório que atenda aos requisitos da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE). Nesse aspecto, os órgãos do Poder Judiciário buscam assinar 18 um termo de cooperação com a Casa de Oswaldo Cruz (COC), para o compartilhamento da Base Arch 19, software customizado de acordo com as normas de descrição brasileira e internacionais a partir do ICA-AtoM, que é Software livre criado por iniciativa do Conselho Internacional de Arquivos (ICA) para a automação da descrição de documentos arquivísticos. ICA-AtoM significa "Conselho Internacional de Arquivos - Acesso à Memória". É um aplicativo fundamentado em ambiente web e baseado em padrões para a descrição arquivística num contexto multilíngue. (CASA DE OSWALDO CRUZ, 2013) Entretanto, para a efetiva aplicação e utilização de qualquer software arquivístico é necessária a prévia realização do trabalho de descrição dos fundos, a fim de que haja uma mínima organização da documentação com um trabalho de arranjo precedente. Deve-se estabelecer alguns padrões de arranjo predefinidos por se tratar de um trabalho conjunto de todo o Poder Judiciário, que, apesar de suas especificidades, tem nos seus ramos de justiça 20 tabelas de classes e assuntos em comum, o que torna a padronização da descrição possível. 17 Lei nº , de 18 de novembro de O TRF da 2ª Região já assinou o termo de cooperação. Atualmente o software está em fase de instalação e testes pelo Tribunal. 19 A base Arch utiliza a versão 1.3 do ICA-AtoM, migrada da versão 1.1 em outubro de Os principais ramos da justiça são: Federal, Estadual, Eleitoral, do Trabalho e Militar.

15 Otacílio Guedes Marques 39 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS O Poder Judiciário vive um período de grandes mudanças e conquistas, no que tange à gestão documental e à preservação da memória, em paralelo com a iminente revolução tecnológica pautada pela implantação do Processo Judicial eletrônico. Entretanto, para garantir a preservação da memória e dar acesso às informações históricas, independentemente do suporte, é necessário que as políticas e práticas de gestão documental sejam consolidadas e que os arquivistas e demais profissionais da informação participem dos momentos de tomada de decisão em todas as fases do ciclo de vida dos documentos. Por não existir instituição similar ao Arquivo Nacional no Poder Judiciário, torna-se necessário que a custódia dos arquivos permanentes seja feita pelos próprios tribunais, que necessitam criar formas de potencializar os meios de acesso aos pesquisadores das mais diversas áreas do conhecimento em seus acervos, com instrumentos de pesquisa adequados e com políticas de arranjo e descrição que respeitem os princípios arquivísticos (proveniência, ordem original, respeito aos fundos, etc.); além disso, precisam ultrapassar a visão de ser necessária apenas a recuperação da informação simplesmente pelo seu valor primário. Por ser uma atividade recente no Poder Judiciário, a gestão documental vem se dedicando a resolver o problema da massa documental acumulada e à gestão dos arquivos correntes e intermediários, deixando a destinação final dos documentos em segundo plano. Ao ir além do valor primário e da destinação final, com a descrição dos fundos documentais permanentes, é possível identificar nesses acervos questões sociais, econômicas e históricas relacionadas aos mais diversos assuntos, que terão seu potencial de pesquisa ampliado para estudantes, pesquisadores e o público em geral. ARCHIVAL DESCRIPTION IN THE JUDICIAL CONTEXT: AN ANALYSIS OF ACCESS TO THE DOCUMENTARY HERITAGE IN TJDFT Abstract: Presents research conducted in documentary collection of the Judiciary of the Federal District and Territories, with the development of a proposal for a framework arrangement for archival description of records of court proceedings ended and iconographic documents (photographs) model. Realizes the need to conduct related to the historical trajectory TJDFT and use of procedural data available in procedural systems for the description of the legal documentation and pictorial documents intended for permanent custody research. These concepts and the relationship between legal documentation, documentary heritage and institutional memory, and presents possibilities for use and availability of the Judiciary collections for historical research, due to its secondary value. Discusses the implementation of policies and systems evaluation,

16 40 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT description and dissemination of the collections of the Judiciary, for broad access to judicial documents, by means of a digital library, providing access to documentary sources and institutional images. Proposes the creation of framework arrangement in accordance with the standards of archival description, adapting their levels for the unit of description (item) or judicial process files and items Species photo, using it for the Standard Archival Description - NOBRADE. Keywords: Judiciary. Description. Evaluation. Arrangement. Repository. 8 REFERÊNCIAS ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 9 jan Disponível em: < Acesso em: 2 out CABRAL, Dilma. A importância da história administrativa no tratamento da informação pública. [Rio de Janeiro]: MAPA, Disponível em: < Acesso em: 12 jul CASA DE OSWALDO CRUZ. Questões frequentes sobre a plataforma tecnológica da base Arch (ICA-AtoM). Rio de Janeiro: Casa de Oswaldo Cruz, [20--?]. Disponível em: < Acesso em: 11 jul COSTA, Icléia Thiesen Magalhães. Memória institucional: a construção conceitual numa abordagem teórico-metodológica Tese (Doutorado em Ciência da Informação)- IBICT, UFRJ/ECO, Rio de Janeiro, IBICT. Manifesto brasileiro de apoio ao acesso livre à informação científica. Brasília, DF, JARDIM, José Maria. A invenção da memória nos arquivos públicos. Ciência da Informação, Brasília, v. 25, n. 2, p. 1-13, LOVISOLO, Hugo. A memória e a formação dos homens. Estudos Históricos, Rio de Janeiro, v. 2, n. 3, p , 1989.

17 Otacílio Guedes Marques 41 MANINI, Miriam Paula. A leitura de imagens fotográficas: preliminares da análise documentária de fotografias. In: ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 12., 2011, Brasília. Anais... Brasília: UnB, p Leitura de informações imagéticas: ajustes ainda necessários ao novo paradigma. In: MANINI, Miriam Paula; MARQUES, Otacílio Guedes; MUNIZ, Nancy Campos (Org.). Imagem, memória e informação. Brasília: Ícone, p OLIVEIRA, Maria Izabel. Classificação e avaliação de documentos: normalização dos procedimentos técnicos de gestão de documentos. Acervo: Revista do Arquivo Nacional, v. 20, n. 1/2, p , jan./dez SAYÃO, Luis et. al. (Org.). Implantação e gestão de repositórios institucionais: políticas, memória, livre acesso e preservação. Salvador: EDUFBA, SCHELLENBERG, Theodore R. Manual de arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS. Plano básico de gestão das informações arquivísticas do TJDFT. Brasília, DF, 2001.

18 42 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT APÊNDICE 1 - MODELO DE FICHA DE DESCRIÇÃO DE IMAGENS NÍVEL DOSSIÊ 1 Área de identificação 1.1 Código de referência BR DF TJDFT DE FOT + código (ex ) 1.2 Título Título do álbum/dossiê 1.3 Data(s) Datas das fotos 1.4 Nível de descrição (4) dossiê 1.5 Dimensão e suporte Documentos iconográficos: xxx itens (cromia: preto/branco ou colorido) 10x15cm 2 Área de contextualização 2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) TJDFT; fotógrafo 3 Área de conteúdo e estrutura 3.1 Âmbito e conteúdo Descrever e identificar as fotos, locais, pessoas e eventos. 6 Área de notas 6.1 Notas sobre conservação Estado de conservação 6.2 Notas Gerais Observações que se fizerem necessárias Localização física (Arquivo, Gaveta, Pasta) 7.1 Nota do arquivista Xxx 7.2 Regras ou convenções Xxx 7 Área de controle da descrição 7.3 Data(s) da(s) descrição(ões) Junho de Área de pontos de acesso e indexação de assuntos 8.1 Pontos de acesso e indexação de assuntos Palavras-chave

19 Otacílio Guedes Marques 43 APÊNDICE 2 - DESCRIÇÃO DE IMAGENS EXEMPLOS NÍVEL ITEM Descrição Item: Lançamento da Pedra Fundamental do Bloco B Código de referência BR DF TJDFT DE FOT Data(s) 1987 (Produção) Título Lançamento da Pedra Fundamental do Bloco B Nível de descrição Item Dimensão e suporte Documentos iconográficos: 1 item (fotografia). (cromia: colorido) 15x21 cm Nome do Produtor TJDFT Âmbito e conteúdo Lançamento da Pedra Fundamental do Bloco B do TJDFT, com a presença do Governador do Distrito Federal, José Aparecido de Oliveira, o Desembargador Presidente do TJDFT, Luiz Vicente Cernicchiaro e a Desembargadora Corregedora do TJDFT, Maria Thereza de Andrade Braga Haynes. Data de descrição junho de 2013 Ponto de Acesso - TJDFT; José Aparecido de Oliveira (Governador do DF); Luiz Vicente Cernicchiaro (Desembargador); local Maria Thereza de Andrade Braga Haynes (Desembargadora); Pedra Fundamental; Inauguração; Bloco B

20 44 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA NO CONTEXTO JUDICIAL: UMA ANÁLISE DO ACESSO AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO TJDFT Descrição Item: Construção do Bloco A Código de referência BR DF TJDFT DE FOT Data(s) 1972 (Produção) Título Construção do Bloco A Nível de descrição Item Dimensão e suporte Documentos iconográficos: 1 item (fotografia). (cromia: P&B) 15x21 cm Nome do Produtor Âmbito e conteúdo TJDFT Obras de Construção do Anexo A do TJDFT Data de descrição junho de 2013 Ponto de Acesso - local TJDFT; Construção; Bloco A