unesp UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA JÚLIO DE MESQUITA FILHO ORGANIZAÇÃO DE MEGAEVENTOS: um estudo a respeito dos Jogos Pan-Americanos Rio 2007

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1 unesp UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA JÚLIO DE MESQUITA FILHO CURSO DE TURISMO Campus de Rosana-SP DÉBORA FERNANDA DE FARIA ORGANIZAÇÃO DE MEGAEVENTOS: um estudo a respeito dos Jogos Pan-Americanos Rio 2007 ROSANA SÃO PAULO 2011

2 1 DÉBORA FERNANDA DE FARIA ORGANIZAÇÃO DE MEGAEVENTOS: um estudo a respeito dos Jogos Pan-Americano Rio 2007 Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso de Turismo da UNESP/Rosana, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Turismo. Orientadora: Profª. Ms. Fabiane Nagabe ROSANA SÃO PAULO 2011

3 2 DÉBORA FERNANDA DE FARIA ORGANIZAÇÃO DE MEGAEVENTOS: um estudo a respeito dos Jogos Pan-Americano Rio 2007 Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso de Turismo da UNESP/Rosana, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Turismo. Orientadora: Profª. Ms. Fabiane Nagabe Data de Aprovação: 08/12/2011 MEMBROS COMPONENTES DA BANCA EXAMINADORA: Presidente e Orientadora: Profª. Ms. Fabiane Nagabe Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho Membro Titular: Savanna da Rosa Ramos Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho Membro Titular: Fernando Protti Bueno Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho Local: Universidade Estadual Paulista UNESP Campus Experimenta de Rosana

4 Dedico este trabalho aos meus pais, Márcia e Paulo, e ao meu irmão, Paulo Eduardo, pessoas símbolo do amor incondicional. 3

5 4 You may say I m a dreamer, but I not the only one (John Lennon)

6 5 RESUMO Este trabalho de conclusão de curso possui como objetivo analisar a organização de megaeventos, em específico a dos Jogos Pan-Americanos Rio 2007, bem como as fases de seu planejamento. Os Jogos Pan-Americanos são classificados como megaeventos esportivos e podem ser considerados os Jogos Olímpicos das Américas, pois são sediados, apenas, em países do continente americano. As metodologias escolhidas para efetuar a pesquisa foram a pesquisa bibliográfica e documental, e o estudo de caso. As pesquisas bibliográfica e documental englobaram obras e publicações a respeito dos conceitos de eventos, megaeventos esportivos e seus legados e, ainda, organização e planejamento de eventos. Para o estudo de caso, foi considerada como bibliografia principal o Relatório Oficial dos XV Jogos Pan- Americanos e III Jogos Parapan-Americanos, publicado pelo Ministério do Esporte em parceria com o Comitê Olímpico Brasileiro. Os principais resultados obtidos com esta pesquisa foram acerca dos investimentos e do usufruto das infraestruturas construídas para a realização do Pan Palavras chave: Jogos Pan-Americanos Rio 2007; Megaeventos Esportivos; Organização; Planejamento; Legados.

7 6 ABSTRACT This end of course project analyses the organization of mega events, in particular that of the Pan American Games Rio 2007, and the phases of planning. The Pan American Games are classified as mega sporting events and can be considered the Olympic Games in America, since they took place only in American countries. Bibliographic research and study of case were the chosen methodology of this project. The methods chosen to conduct the survey were the research literature and public documents, and case study. The research encompassed bibliographic and documentary works and publications on the concepts of events, sports mega-events and their legacies, and also organizing and planning events. For the case study was considered as the main bibliography Official Report of the XV Pan American Games and III Parapan American Games, published by the Ministry of Sport in partnership with the Brazilian Olympic Committee. The main results of this research were about the investments and the utilization of the infrastructure built for the realization of Pan Keywords: Pan American Games Rio 2007; Sports Mega Events; Organization; Planning; Legacy.

8 7 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 Esquema de Planejamento de Britto e Fontes (2002) Figura 2 Esquema de Planejamento de Paiva e Neves (2008) Figura 3 Esquema de Planejamento de Zanella (2008) Figura 4 Esquema de Planejamento de Watt (2004) Figura 5 Esquema de Planejamento de Martin (2007) e Matias (2007) Figura 6 Proposta de Fluxograma Organizacional para Megaeventos Figura 7 Logomarca dos Jogos Pan-Americanos Rio Figura 8 Esquema de Planejamento dos Jogos Pan-Americanos Rio Figura 9 Localização das Regiões das instalações esportivas do Pan Figura 10 Mascote dos Jogos Pan-Americanos Rio Figura 11 Complexo Cidade dos Esportes Figura 12 Complexo Riocentro Figura 13 Clube Marapendi Figura 14 Morro do Outeiro Figura 15 Cidade do Rock Figura 16 Centro de Futebol Zico Figura 17 Complexo Esportivo Deodoro Figura 18 Complexo Esportivo Miécimo da Silva Figura 19 Estádio João Havelange Figura 20 Completo Esportivo do Maracanã Figura 21 Arena Posto Figura 22 Arena de Copacabana Figura 23 Estádio de Remo da Lagoa Figura 24 Instalações da Vila Pan-Americana

9 8 LISTA DE QUADROS Quadro 1 Classificação dos Jogos Pan-Americanos Quadro 2: Impactos em potencial ao sediar grandes eventos esportivos nas comunidades locais Quadro 3: Edições dos Jogos Pan-Americanos Quadro 4: Esportes e modalidades realizados em suas respectivas instalações... 87

10 9 LISTA DE TABELAS Tabela 1: Empresas Organizadoras de eventos (congressos, convenções e congêneres) cadastradas no Ministério do Turismo, segundo Grandes Regiões e Unidades da Federação

11 10 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ABEOC Associação Brasileira de Empresas de Eventos ABIH Associação Brasileira da Indústria de Hotéis AFs Áreas Funcionais CBC&VB Confederação Brasileira de Conventions and Visitors Bureaux CNC Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo COB Comitê Olímpico Brasileiro COI Comitê Olímpico Internacional CON Comitê Olímpico Nacional CO-RIO Comitê do Rio de Janeiro CUFA Central Única de Favelas C&VB Convention and Visitors Bureaux EIM Exercício de Instalação Modelo Embratur Instituto Brasileiro de Turismo FGV Fundação Getúlio Vargas ICCA International Congress and Convention Association LGT Legislação Geral do Turismo ODEPA Organización Desportiva Panamericana ODESUL Organização Desportiva Sul-Americana OMT Organização Mundial do Turismo SENASP Secretaria Nacional de Segurança Pública SPE Sociedade de Propósito Específico USP Universidade de São Paulo

12 11 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CAPÍTULO I - O MERCADO DE EVENTOS E SUAS CONCEITUAÇÕES Eventos: conceitos, mercado e suas interrelações Classificação do setor de eventos: megaeventos Megaeventos esportivos e seus Legados CAPÍTULO II A IMPORTÂNCIA DA REALIZAÇÃO DE EVENTOS E SEUS MODELOS DE PLANEJAMENTO A importância da organização de eventos O planejamento dos eventos e seus organizadores Proposta de um fluxograma de planejamento e organização de eventos CAPÍTULO III ESTUDO DE CASO: JOGOS PAN-AMERICANOS RIO Histórico dos megaeventos esportivos, origem e dias atuais: Jogos Pan-Americanos O processo de captação de eventos Processo de captação dos Jogos Pan-Americanos Rio A organização do Pan 2007: o planejamento dos Jogos O Evento: como ocorreu a realização do Pan Análise da organização do Pan Fase de Concepção Fase de Pré-evento Fase de Trans-evento Fase de Pós-evento CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS

13 12 INTRODUÇÃO Eventos, em sua definição mais simples, são acontecimentos que reúnem pessoas com objetivos em comum, em locais e datas pré-determinados. Não podem ser testados previamente, fato que aumenta as expectativas e o nível de exigência de seus públicos para com seus organizadores (SENAC, 2005). Os primeiros eventos registrados na história da humanidade foram os Jogos Olímpicos da Grécia Antiga, datados de 776 a.c., que possuiam o intuito de honrar e exaltar os deuses no Olímpo. No decorrer dos séculos, os Jogos Olímpicos e as competições esportivas se tornaram referência mundial como forma de apaziguar as guerras e incentivar a paz entre os povos. Neste contexto, no século XX, os Jogos Pan-Americanos surgiram com o objetivo de incentivar o esporte e difundir o espírito olímpico nas Américas. Atualmente, os Jogos Olímpicos, bem como a Copa do Mundo e os Jogos Pan-Americanos, são megaventos integrantes do calendário esportivo mundial (BRASIL, 2004). Os Jogos Pan-Americanos são realizados com frequência, de quatro em quatro anos, desde a sua primeira edição, em 1951, em Buenos Aires, na Argentina. O Brasil conquistou a sede dos Jogos em dois momentos: em 1963, na cidade de São Paulo, quando o evento ainda estava em sua quarta edição; e em 2007, na cidade do Rio de Janeiro, já na décima quinta edição, quando o evento já contava com mais de 5 mil atletas e 42 países participantes (BRASIL, 2007a). Desta forma, a presente pesquisa possui como objeto de estudo o XV Jogos Pan- Americanos, ocorridos na cidade do Rio de Janeiro em julho de Tal evento pode ser classificado, dentro do setor de eventos, como um megaevento esportivo, ou seja, um evento desportivo e de competição, considerado de grande porte e com abrangência internacional (MATIAS, 2007). Os megaeventos, assim como os Jogos Pan-Americanos, podem ser considerados grandes impulsionadores do desenvolvimento sócio-econômico mundial, pois as suas realizações, conforme planejamento prévio, podem gerar para a localidade-sede 1 uma série de impactos e legados 2 positivos e negativos. Entretanto, para que a cidade se beneficie, não basta apenas que seus organizadores efetuem um planejamento adequado do evento, mas também que estejam dispostos, juntamente com as esferas governamentais, a colaborarem 1 Espaço geográfico em que o megaevento se realiza. 2 Ações e/ou infraestruturas que a realização de megaeventos pode deixar à localidade-sede, a longo prazo.

14 13 com as necessidades da população em questão, utilizando como instrumento a realização de megaeventos (RUBIO, 2007). O objetivo geral deste trabalho é analisar a organização de megaeventos, em específico os Jogos Pan-Americanos Rio Os objetivos específicos são: Compreender o mercado do setor de eventos, seu histórico e desenvolvimento até os dias atuais; Propor um fluxograma eficaz para organização de megaeventos baseado em autores renomados da área; Descrever a organização de tal evento em todas as suas fases: concepção, pré-evento, trans-evento e pós-evento. A opção por estudar o setor de eventos justifica-se, principalmente, por este segmento estar em constante crescimento no Brasil desde a década de 1990 e ser considerado, de acordo com o Instituto Brasileiro de Turismo Embratur (BRASIL, 2009), como a vertente de maior projeção de ganhos sócio-econômicos para o país atualmente. No âmbito dos megaeventos, pelo fato do Brasil ter conquistado o direito de sediar a Copa do Mundo de 2014 e as Olimpíadas de 2016, torna-se essencial o estudo específico dos Jogos Pan-Americanos Rio 2007 e a análise da sua organização, pois podem servir como base para que os organizadores de futuros megaeventos esportivos se atentem à possiveis falhas e planejem a sua organização, a fim de alcançarem resultados satisfatórios aquém dos anteriores. A metodologia utilizada, inicialmente, para a realização deste trabalho foi a pesquisa bibliográfica, tanto em obras de autores renomados do setor de eventos como Matias (2007), Martin (2007) e Rubio (2007), quanto em publicações de instituições governamentais acerca de realizações de megaeventos como Ministério do Esporte (BRASIL, 2007a, 2007b e 2008a), Embratur (BRASIL, 2009) e Ministério do Turismo (BRASIL, 2008b, 2010a e 2010b). As bibliografias estudadas abordam os principais conceitos a respeito dos assuntos evidenciados neste trabalho, como: eventos, classificação dos eventos, megaeventos esportivos, planejamento de eventos e a organização dos Jogos Pan-Americanos Rio A pesquisa bibliográfica, de acordo com Dencker (1998, p. 125), [...] permite um grau de amplitude maior, economia de tempo e possibilita o levantamento de dados históricos. Desta forma, a pesquisa bibliográfica será utilizada como base de todo o estudo, desde a explanação acerca dos conceitos, até a apresentação do objeto de estudo deste trabalho. Para a descrição da organização dos Jogos Pan-Americanos Rio 2007 foi utilizada a obra do Relatório Oficial dos XV Jogos Pan-Americanos e III Jogos Parapan-Americanos,

15 14 Livros I e II, publicada pelo Ministério do Esporte (BRASIL, 2007a e 2007b), em parceria com o Comitê Olímpico Brasileiro (COB), considerada como uma bibliografia documental. O uso exclusivo desta bibliografia para relatar a organização dos Jogos se justifica, principalmente, pela dificuldade encontrada de contactar e realizar entrevistas com membros dos Comitês Organizadores. Entretanto, considerou-se que a publicação, tratando-se do relatório final do evento, apresentava as informações necessárias para que se alcançasse os objetivos propostos neste trabalho tais como: características dos Jogos, a construção das instalações, o planejamento e a organização do evento, bem como os legados que esperavam ser alcançados e as falhas que ocorreram durante a realização do Pan Esta pesquisa, por possuir um objeto de estudo específico os Jogos Pan-Americanos Rio 2007, pode ser categorizada, de acordo com Gil (2009, p. 5), como um estudo de caso. O autor alega que o estudo de caso, assim como o experimental e o levantamento, indica princípios e regras a serem observados ao longo do processo de investigação, e que apresentam a rigidez dos experimentos e dos levantamentos, pois [...] envolvem as etapas de formulação e delimitação do problema, da seleção da amostra, da determinação dos procedimentos para coleta e análise de dados, bem como dos modelos para sua interpretação. A questão-problema levantada para iniciar esta pesquisa foi verificar a forma de gestão de megaeventos. A amostra utilizada para se obter a resposta foi o Relatório Oficial dos Jogos Pan-Americanos, sendo o procedimento para a coleta dos dados as pesquisas bibliográfica e documental. Gil (2002, p. 54) afirma, ainda, que o estudo de caso [...] consiste no estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento. Desta forma, um estudo de caso pode ser utilizado apenas para a obtenção de resultados individuais e particulares ou também para chegar a generalizações amplas baseadas em evidências específicas. No caso deste trabalho, os resultados obtidos com a análise da organização do Pan 2007 serão generalizados a fim de servirem como exemplo para a organização e realização de outros megaeventos a serem realizados Brasil. Para melhor leitura e entendimento do que foi proposto, a estrutura deste trabalho está organizada em três capítulos principais, além das considerações finais. O primeiro capítulo é O Mercado de Eventos e Suas Conceituações. O segundo é A Importância da Realização de Eventos e Seus Modelos de Planejamento. Por fim, o terceiro é o Estudo de Caso dos Jogos Pan-Americanos Rio No primeiro capítulo serão explanados conceitos de diversos autores acerca dos eventos e suas classificações como Britto e Fontes (2002), Matias (2007), Martin (2007) e

16 15 Zanella (2008); interligados com informações do mercado atual do setor. Ainda será evidenciada a categoria de megaeventos e os legados que podem ser alcançados com suas realizações. No segundo capítulo serão expostas informações acerca da importância da realização de eventos e o estudo detalhado de seu planejamento, bem como apresentados modelos de planejamento organizacional nas perspectivas de autores como Britto e Fontes (2002), Watt (2004), Martin (2007), Matias (2007), Paiva e Neves (2008) e Zanella (2008). No último item deste capítulo, baseada nos modelos dos autores citados, será apresentada uma proposta de planejamento organizacional com enfoque em megaeventos, que servirá como base para a análise da organização dos Jogos Pan-Americanos Rio No terceiro e último capítulo, o estudo de caso a respeito dos Jogos Pan-Americanos Rio 2007, serão descritos o histórico do evento e as edições anteriores, o processo de candidatura e captação da XV edição para o Brasil, as fases do seu planejamento e a sua realização em Para finalizar o capítulo, o último item apresentará a análise de sua organização baseada no esquema proposto no capítulo anterior. Por fim, para concluir este trabalho, nas considerações finais serão relatadas as principais informações acerca dos conteúdos expostos nos capítulos apresentados, bem como os apontamentos considerados relevantes e observados durante a realização da pesquisa. Destacar-se-á, ainda, algumas características peculiares da organização dos Jogos Pan- Americanos Rio 2007, as falhas na concretização dos legados propostos e as alternativas viáveis para melhorar o planejamento de megaventos similares, a fim de contribuir com o sucesso dos futuros eventos sediados pelo Brasil: a Copa do Mundo 2014 e as Olimpíadas 2016.

17 CAPÍTULO I - O MERCADO DE EVENTOS E SUAS CONCEITUAÇÕES 16 Neste capítulo serão retratados aspectos do mercado de eventos, bem como sua conformação atual no Brasil, na busca por revelar o crescimento do setor na última década. Entrelaçada às informações do referido setor serão apresentados debates teóricos a cerca dos conceitos de: eventos, megaeventos e megaeventos esportivos, esse último com vistas a expor seus legados. Para composição de tal capítulo, foram consideradas obras de cunho acadêmico e também estudos de mercado realizados por entidades vinculadas ao setor de eventos. 1.1 Eventos: conceitos, mercado e suas interrelações A origem da palavra evento vem do termo eventual ou casual e pode ser entendida como um acontecimento. Simplificadamente, o Senac (2005, p. 11) define como [...] qualquer acontecimento que foge à rotina, sempre programado para reunir um grupo de pessoas. Complementando essa definição, ainda que de forma simples, Goidanich (2003, p. 9) afirma que eventos são acontecimentos criados e planejados para um determinado espaço de tempo e lugar. Estes acontecimentos devem despertar um interesse especial capaz de atrair um determinado público com objetivos em comum e a mobilização de meios de comunicação. Zanella (2008) sustenta a idéia que eventos são acontecimentos importantes, previamente planejados, com data e local definidos, que concentram uma quantidade de pessoas, formal ou informalmente, que estabelecem contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica, etc., e objetivam o engajamento de pessoas a uma idéia ou ação. Já Meirelles (2003, p. 25) define evento como [...] um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de

18 tempo com a aproximação entre participantes, quer seja física, quer seja por meios de recursos da tecnologia. 17 De maneira mais completa, Matias (2007, p. 81) sugere para eventos uma definição de fácil compreensão: [...] ação do profissional mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir seu público-alvo com medidas concretas e resultados projetados. Considerando os autores citados anteriormente, chega-se a seguinte conclusão: evento é um acontecimento previamente planejado com horário e local determinado. Nota-se que as idéias dos autores são complementares, o que demonstra a abrangência e o dinamismo desta atividade. Sabe-se que a existência dos eventos foi moldada ao longo da história pelas necessidades e conjunturas sociais e econômicas dos lugares onde são registrados. Na Antiguidade, por exemplo, os eventos visavam à promoção política. Já na Idade Média, possuiam objetivo religioso, sendo alguns grandes eventos pagãos e/ou destinados aos ricos que formavam as altas camadas da sociedade. Os primeiros registros de deslocamento de pessoas com objetivos em comum foram acerca dos primeiros Jogos Olímpicos, em 776 a.c. na Grécia, considerados como o primeiro evento da humanidade (BAHL, 2004). Os Jogos Olímpicos realizados na Grécia Antiga eram bem diferentes dos atuais. Eram dedicados à Zeus, o maior dos deuses, no santuário de Olímpia. A cada quatro anos, milhares de gregos se deslocavam a fim de participar ou assistir aos jogos, o qual somente os homens livres podiam competir. Os atletas se concentravam em alojamentos, os mais ricos e os membros das delegações abrigavam-se em tendas e pavilhões, e a maioria das pessoas dormia ao relento. A programação dos jogos era extensa e incluía cerimônias religiosas, sacrifícios, discursos feitos pelos filósofos, recitais de poesias, paradas, banquetes e celebrações pelas vitórias conquistadas (REJOWSKI, 2002). Somente a partir do século XX a Copa do Mundo de Futebol, os Jogos Pan- Americanos e outros eventos esportivos ganharam destaque mundial. O Brasil marcou a sua entrada ao mercado de megaeventos esportivos ao sediar, em 1963, os Jogos Mundiais Universitários em Porto Alegre e os Jogos Pan-Americanos, na cidade de São Paulo. Já nos anos 1970, iniciaram-se as promoções de participações esportivas populares como corridas de rua, passeios em bicicletas e travessias aquáticas. Apesar dessas realizações, foi somente no início da década de 1990 que os megaeventos esportivos tiveram grande impulso no Brasil

19 18 com a popularidade da Fórmula I de Automobilismo, evento que, atualmente, bate recorde mundial na geração de capital (BRASIL, 2008a). Como os eventos citados anteriormente, muitos outros proporcionam encontros entre pessoas e culturas, modificam comportamentos e agregam valores de cooperativismo e responsabilidade social. Pode-se citar como eventos de caráter: as feiras e as convenções; como eventos artísticos: exposições, mostras e vernissages; e como eventos culturais: concursos, entrevistas e tarde de autógrafos (LUKOWER, 2005). De acordo com Canton (2002), evento é um produto que não pode ser testado previamente e o que induz as pessoas a adquiri-lo é a perspectiva de satisfazer suas expectativas. Em complemento, Watt (2004) ainda coloca que cada evento é único e, se realizado de maneira adequada, pode trasmitir uma grande emoção ao seu público. Caso contrário, pode se transformar em uma experiência desagradável para todos seus envolvidos. Verifica-se que há uma certa similaridade nas definições descritas anteriormente, sendo que uma sempre completa outra. Assim, somando a idéia de todos os autores citados, é preciso considerar que os eventos devem ser realizados a partir de um projeto, planejamento e organização prévios, a fim de reunir o público alvo interessado no tema abordado, gerar divisas e colaborar com o desenvolvimento das localidades-sedes. É necessário frisar, ainda, que são acontecimentos que ocorrem em um determinado momento, não podendo ser testados previamente, o que pode gerar grandes expectativas para o seu público. Os eventos podem atingir diferentes tipos de públicos, uma vez que possuem diversas vertentes sendo registradas desde a Antiguidade. Entretanto, os estudos teóricos dessa área foram reconhecidos apenas na segunda metade do século XX e os estudos mercadológicos 3 foram iniciados somente no final do mesmo século e início do século XXI, juntamente com a ascensão desta atividade em todo o mundo. No contexto mercadológico nacional, a Embratur (BRASIL, 2009) aponta o setor de eventos como a vertente de maior projeção de ganhos para o Brasil nos âmbitos social e econômico. A atividade está em franca expansão e é considerada por diversos estudiosos como uma das grandes impulsionadoras do desenvolvimento sócio-econômico mundial e, por isso, há um constante investimento em sua estruturação e sua consolidação como negócio. Segundo a Embratur (BRASIL, 2009), o Brasil vem se consolidando no mercado de eventos. Em 2005, no início da implantação do Plano Aquarela Marketing Turístico 3 Estudos relativos ao mercado.

20 19 Internacional 4, as metas eram que o país chegasse a ser o país líder na América do Sul no setor de eventos até o ano de Em 2008, já havia conquistado sua meta. Outro fator relevante que influenciou no crescimento desta atividade foi o seu reconhecimento, em 2008, como uma das 6 atividades econômicas relacionadas à cadeia produtiva do turismo, inserida na nova Legislação Geral do Turismo (LGT), ao lado de agências de viagens e turismo, hotelaria, transportadoras turísticas, parques temáticos e acampamentos turísticos (ABEOC, [2011?]). A inserção do setor de eventos na LGT (2008) pode colaborar para que a atividade continue em constante crescimento no Brasil, pois, sendo reconhecida por lei como uma atividade relacionada ao setor do turismo, pode atrair uma quantidade maior de investimentos privados voltados ao setor. Além destes investimentos, a atividade de eventos pode colaborar com o aumento do fluxo de turistas na localidade (ABEOC, [2011?]). O Art. 1 da LGT nº de 17 de setembro de 2008 dispõe que esta Lei estabelece normas sobre a Política Nacional de Turismo, define as atribuições do Governo Federal no planejamento, desenvolvimento e estímulo ao setor turístico e disciplina a prestação de serviços turísticos, o cadastro, a classificação e a fiscalização dos prestadores de serviços turísticos. De acordo com a LGT (2008), a responsabilidade pelo fomento da atividade turística no Brasil foi atribuida ao Governo Federal, assim como também seu planejamento e seu desenvolvimento. O estímulo do Governo Federal ao setor turístico engloba o cadastro, a classificação e a fiscalização de todos os prestadores de serviços relacionados a atividade turística como, por exemplo, as empresas organizadoras de eventos. Consideram-se empresas organizadoras de eventos todas as empresas que tem como objetivo a prestação de serviços de gestão, planejamento, administração, organização, coordenação e acessoria de eventos. Essas empresas ainda colaboram com a promoção, operacionalização e produção dos eventos, para que os mesmos ocorram de maneira eficaz e satisfatória para o seu público (ABEOC, [2011?]). Para confirmar o crescimento do setor de eventos e a colaboração do Governo Federal no incentivo às instituições do ramo (como a Embratur e os Conventions Bureaux 5 ), a tabela 1 4 Plano Aquarela: Lançado em 2005 pela Embratur e atualizado anualmente, o Plano Aquarela Marketing Turístico Internacional é o instrumento que define estratégias, metas e objetivos para que o trabalho de promoção do turismo brasileiro no exterior seja coerente e flexível às mudanças do mercado turístico global. 5 Instituições fomentadoras do setor de eventos.

21 apresenta a quantidade de empresas organizadoras de eventos no Brasil nos anos de 2008 e 2009, registradas no Ministério do Turismo: 20 Grandes Regiões e Unidades da Federação Organizadoras de eventos (congressos, convenções e congêneres) Brasil Norte Acre 1 1 Amapá 2 3 Amazonas Pará Rondônia - 1 Roraima 3 4 Tocantins 2 5 Nordeste Alagoas 7 2 Bahia Ceará Maranhão Paraíba 8 13 Pernambuco 8 11 Piauí 3 4 Rio Grande do Norte 8 10 Sergipe 2 10 Sudeste Espírito Santo Minas Gerais Rio de Janeiro São Paulo Sul Paraná Rio Grande do Sul Santa Catarina Centro-Oeste Distrito Federal Goiás Mato Grosso Mato Grosso do Sul Tabela 1: Empresas Organizadoras de eventos (congressos, convenções e congêneres) cadastradas no Ministério do Turismo, segundo Grandes Regiões e Unidades da Federação Fonte: BRASIL (2010a, p. 31). De acordo com a tabela, podemos perceber o aumento do número de empresas organizadoras de eventos em todas as regiões do Brasil. Observa-se que a maior aglomeração

22 21 destas empresas está na região sudeste, entretanto as regiões nordeste, centro-oeste e sul, respectivamente, foram as que mais cresceram em quantidade de 2008 para Tais dados apontam para o crescimento e o fortalecimento do país na captação de eventos e demonstram alguns dos fatores que contribuíram para este desenvolvimento: a profissionalização do setor, o crescente investimento na infra-estrutura turística e de eventos (em especial a construção de centros de eventos e redes hoteleiras; modernização dos aeroportos e, consequentemente, o aumento do fluxo de vôos), a qualificação da prestação de serviços, além das opções de lazer relacionadas à diversidade dos recursos naturais e culturais que podem ser agregadas na atividade de eventos (BRASIL, 2008b). Segundo a Revista Exame (2011), os principais fatores que colaboraram para o crescimento do setor de eventos no ano de 2010 foram: aumento da renda da população brasileira, queda no preço do dólar e a crise na Europa e nos Estados Unidos. Esse último fator foi o principal influenciador da migração do show business para o Brasil. Atrelado ao crescimento do setor de eventos, na última década houve um significativo aumento na quantidade de Conventions & Visitors Bureaux (C&VB) no Brasil. Em 1997 existiam apenas 8 C&VB, ao passo que em 2006 esse número aumentou para cerca de 70 entidades em todo território nacional, como São Paulo, Rio de Janeiro, Salvador, Fortaleza, Brasília, Florianópolis, Curitiba, entre outras (CBC&VB, 2006). Os C&VB estão inseridos na Confederação Brasileira de Convention & Visitors Bureaux (CBC&VB) cuja finalidade é promover e representar as entidades associadas em todo e qualquer pleito do interesse do segmento de atividade por elas integrado. A CBC&VB é uma instituição de referência internacional na representação, gestão e fortalecimento de redes de C&VB. Seus objetivos são: desenvolver e implantar um plano de comunicação entre os associados e o trade turístico 6 ; criar unidades de negócios para o desenvolvimento de produtos e serviços; e consolidar a representatividade profissional e institucional. (CBC&VB, 2006, 2011). Além da CBC&VB, outra entidade importante com representatividade internacional na captação de eventos é a International Congress and Convention Association (ICCA), que é uma rede com mais de 900 fornecedores na indústria de reuniões internacionais, distribuídos em 86 países, que permite gerar e manter uma uma vantagem competitiva e significativa entre 6 Trade turístico: conjunto de equipamentos e infraestruturas constituintes do produto turístico, como: meios de hospedagem, bares e restaurantes, centros de convenções e feiras de negócios, agências de viagens e turismo, empresas de transportes, lojas de souveniers e outras atividades relacionadas à atividade turística.

23 22 seus associados. É a única associação mundial composta e representada por membros especialistas no manuseio, transporte e acolhimento de eventos internacionais (ICCA, 2011). Segundo o Presidente da ICCA, Arnaldo Nardone, em um futuro próximo, o continente latino-americano será o destino preferido para a realização de eventos e o Brasil se encaixará como o maior da América Latina nesse mercado e um dos líderes mundiais no setor. Atualmente, no ranking da Associação, o país ocupa o 7º lugar como destino de eventos internacionais (ICCA, 2011b). De acordo com o Ministério do Turismo (BRASIL, 2010b), em 2008, São Paulo foi, pela segunda vez consecutiva, a cidade das Américas que mais recebeu eventos internacionais, saltando onze posições no ranking mundial da ICCA, da 23ª para a 12ª. Outras cidades brasileiras também figuraram neste ranking realizando, no mínimo, cinco eventos internacionais por ano, como: Rio de Janeiro, Foz do Iguaçu, Porto Alegre, Salvador, Brasília, Belo Horizonte, Florianópolis, Recife, Fortaleza e Campinas. É muito importante que o Brasil esteja inserido no ranking da ICCA, pois nele estão inclusas todas as organizações que têm como principal compromisso oferecer produtos e serviços de alta qualidade na captação e realização de eventos itinerantes. Seus membros representam os principais destinos do mundo e seus fornecedores são especialistas e experientes no setor, fazendo com que os eventos sejam sempre bem-sucedidos. De acordo com Watt (2004) e Canton (2002), os eventos bem-sucedidos só acontecem por meio da ação de um indivíduo ou grupo capacitado para controlar as atividades. Os organizadores de eventos devem possuir conhecimentos e habilidades em administração, gerência, e ainda criatividade para visualizar e solucionar problemas de maneira estratégica. As idéias de Watt (2004) e Canton (2002) complementam os simples conceitos a respeito dos eventos já vistos neste trabalho, bem como os pontos atuais do mercado deste setor. Para aperfeiçoar as informações citadas, Britto e Fontes (2002) ainda completam as definições de eventos de maneira precisa, englobando todas as fases que devem conter no planejamento desta atividade. O evento é muito mais do que o planejamento, a programação, a execução e o monitoramento de uma seqüência de atividades destinadas a um público específico e realizadas em local apropriado. Deve ser pensado como uma atividade econômica e social que gera uma série de benefícios para os empreendedores, para a cidade promotora, para o comércio local, restaurantes, hotéis e para a comunidade (BRITTO; FONTES, 2002). De uma forma mais ampla, Britto e Fontes (2002, p. 14) afirmam que evento [...] é a soma de esforços e ações planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos junto ao

24 23 seu público-alvo [...], ou seja, uma atividade que possua planejamento, organização e ação profissional em três fases: antes, durante e depois, com o intuito de atingir às expectativas do seu público. Por isso, envolver uma gama variada de empresas colaboradoras e prestadoras de serviços e produtos durante as fases do evento, faz com que o mesmo tenha mais credibilidade diante de seu público. Além da ampla gama de conceitos e de sua organização poder ser dividida em três fases, os eventos ainda podem ser classificados de diversas maneiras, como, por exemplo, pela sua área de interesse, seu público-alvo, sua abrangência e frequência. No próximo item deste trabalho serão retratadas algumas dessas classificações, principalmente as quais se enquadram os Jogos Pan-Americano Rio 2007, objeto de estudo desta pesquisa. 1.2 Classificação do setor de eventos: megaeventos Como visto no item inicial deste capítulo, o setor de eventos possui inúmeras conceituações e está em franca expansão no mercado brasileiro. A realização desta atividade pode ser dividida em três partes: antes, durante e depois (explanadas no próximo capítulo), e podem receber diversas classificações, o que tornam os eventos diferentes entre si. Devido ao dinamismo e à abrangência da atividade de eventos, as prestadoras de serviços deste setor devem atender às suas inúmeras denominações. Watt (2004) utiliza diversas maneiras para nomeá-las, como: apresentações e festivais (artísticos, teatrais, esportivos), feiras e exposições (comerciais, agrícolas, de animais), concursos (de beleza, de bandas), maratonas, competições, torneios e muitos outros. Existem inúmeras formas de se classificarem os eventos, mas no caso dos Jogos Pan- Americanos, a categorização por área de interesse e a tipologia que melhor se encaixam é de evento desportivo e de competição, respectivamente. Britto e Fontes (2002) e Matias (2007), de maneira simplificada, definem evento desportivo como qualquer evento dentro do universo esportivo, independente de sua modalidade e o Senac (2005) rotula eventos de competição como aqueles que estabelecem situações de concorrência, permitem o aprimoramento do atleta e a integração de pessoas, povos e culturas. Os Jogos Pan-Americanos possuem data fixa, pois são realizados sempre de quatro em quatro anos. Pode-se classificar os espaços de sua organização como internos e externos, pois são realizados tanto em ambientes fechados ou semi-fechados, como a céu aberto. Quanto à

25 24 localização, possui abrangência internacional e, quanto ao seu objetivo, podem ser classificados como eventos culturais (SENAC, 2005; BRITTO; FONTES, 2002). Além das classificações citadas, os eventos ainda podem ser divididos em relação ao público. Utilizando a definição de Matias (2007), os Jogos Pan-Americanos são considerados eventos abertos em geral, pois atingem e atraem todas as classes, ou seja, o perfil dos participantes não são definidos. Complementando as nomeações e classificações descritas anteriormente, podemos inserir ainda a categoria dimensional de megaeventos, onde se enquadram os Jogos Pan- Americanos. Os megaeventos e os Jogos Pan-Americanos possuem características e peculiaridades similares, como serem um evento em larga escala, de curta duração e propiciar resultados permanentes nas cidades que os sediam associados à criação de nova infraestrutura e algumas comodidades (MATIAS, 2007). Para retratar, de maneira abrangente, as diversas classificações dos Jogos Pan- Americanos, criou-se o quadro que segue: Classificação dos Jogos Pan-Americanos Área de Interesse Data Dimensão Espacionalidade Localização Objetivo Perfil dos Participantes Tipologia Desportiva Fixa Megavento / Macroevento Internos e Externos Internacional Cultural Geral Evento Competitivo Quadro 1 Classificação dos Jogos Pan-Americanos Fonte: adaptado a partir de Britto e Fontes (2002), Matias (2007) e Senac (2005). Dessa forma, podemos classificar os Jogos Pan-Americanos como eventos com características competitivas, realizados frequentemente de quatro em quatro anos, sendo sempre no ano seguinte da Copa do Mundo, possuindo abrangência internacional, objetivos culturais, público-alvo geral ou não definido, que utilizam espaços internos e externos para sua organização e, conforme sua dimensão, são considerados macro ou megaeventos. Os megaeventos diferem de outros eventos devido à sua dimensão, pois o número de participantes e a logística necessária os tornam eventos de grande porte. Quando são bem sucedidos, projetam e valorizam a imagem da cidade-sede por meio de mídias nacionais e internacionais, e podem ajudar a acelerar o processo de regeneração de diversas áreas como

26 25 habitação, transporte, segurança, convivência, educação e outras (MATIAS, 2007; BRASIL, 2008a). Outra classificação similar a megaeventos é a de macroeventos. Segundo Senac (2005, p. 19), macroeventos são [...] eventos que, por suas dimensões, ocupam todo o parque hoteleiro de uma ou várias cidades, mobilizam milhares de pessoas em sua organização e operação, envolvem entidades privadas e públicas, assim como exigem divulgação em âmbito internacional. Além de atraírem um grande público estrangeiro, são promovidos por empresas de grande reconhecimento nacional e internacional. Em suma, megaeventos ou macroeventos, são acontecimentos ou reuniões de pessoas que possuem abrangência internacional, conquistam e atraem públicos de diversas idades para a cidade-sede e podem gerar melhorias para a economia e comunidade local. É de grande relevância ressaltar também que este tipo de evento exige profissionais qualificados e capacitados em sua organização. Desde 2003, quando a Embratur assumiu o papel de promover o Brasil como destino turístico global, os eventos internacionais ganharam uma importância estratégica na propaganda e no marketing utilizado pelo Instituto. O Brasil já figura entre os 10 países que mais recebem eventos internacionais no mundo e alcança um novo patamar com a consquista da Copa do Mundo FIFA 2014 e com os Jogos Olímpicos 2016 (BRASIL, 2009). Com essas conquistas, o Brasil comprova a sua enorme potencialidade em ser palco de grandes eventos. Nesse contexto, Zobaran (2004) afirma que os megaeventos são um dos combustíveis do setor do turismo, lazer e entretenimento, pois geram recursos para as cidades que os recebem, reconhecimento da marca para as empresas que participam ou colaboram com o evento e, ainda contribuem com o aumento da renda da localidade e com a promoção dos hábitos culturais de uma população ou grupo social. Outra situação que pode colaborar para o crescimento do setor de eventos é o fato de que as empresas, médias e grandes, atualmente, criaram em seu organograma áreas exclusivas para os cuidados do setor. Essas empresas utilizam os eventos como forma de propaganda e marketing, ou seja, como estratégia na divulgação de seu serviço ou produto a fim de colaborar com o crescimento de suas vendas (Revista EXAME, 2011). Analisando os eventos como estratégia de marketing, Allen et al. (2008, p.03) sugerem que [...] os governos de hoje apóiam e promovem eventos como parte de suas estratégias para o desenvolvimento econômico, crescimento da nação e marketing de destino. Os autores afirmam, ainda, que os eventos são mais essenciais a nossa cultura do que jamais foram e que o entusiasmo de grupos comunitários e indivíduos por seus próprios interesses e

27 26 paixões motiva o surgimento de eventos em praticamente todos os assuntos e temas imagináveis. No caso dos Jogos Pan-Americanos e megaeventos em geral, o marketing é promovido por grandes marcas nacionais, podendo até possuir abrangência internacional. Por se tratarem de empresas renomadas no mercado, além de colaborarem com a credibilidade do evento, conseguem divulgar seus serviços e/ou produtos para uma gama maior de pessoas, o que influencia diretamente no aumento de suas vendas e de sua margem de lucro. Além das empresas que investem nos eventos como forma de marketing, muitas redes hoteleiras têm se empenhado em adequar sua estrutura para reuniões de negócios, a fim de motivar e fidelizar esse tipo de público. Canton (2001, p. 301) afirma que a hotelaria investe consideravelmente e estrategicamente no setor, os núcleos potencialmente turísticos passaram a entender a importância dos eventos como alavancador da demanda turística. As companhias aéreas investem nos seus departamentos de eventos e incentivam as suas realizações. Observa-se, assim, que o setor de eventos pode ser realizado para diversos fins, como culturais, sociais, esportivos, comerciais, entre outros, todos colaborando com a movimentação da economia. Analisando as vantagens de sua realização, empresas e hotéis têm investido em melhorias em sua infraestrurua e utilizado os eventos como forma de propaganda e marketing colaborando com o crescimento do setor. No Brasil, o segmento de turismo de negócios e eventos tem apresentado números expressivos, resultado dos crescentes investimentos em infra-estrutura e equipamentos turísticos na promoção da imagem do país no exterior e na crescente profissionalização dos serviços. No entanto, a consolidação desse segmento em todo território nacional exige, ainda, uma melhor estruturação e organização relacionada à oferta de serviços qualificados (BRASIL, 2008b). Para colaborar com o crescimento do mercado de eventos, os destinos e os setores privados que estão envolvidos em sua organização, devem estar preparados para promover uma reunião de pessoas, como também para criar espaços e serviços que permitam que vários eventos aconteçam simultaneamente envolvendo esse público (BRASIL, 2010b). Dessa forma, o público possuirá várias opções de eventos e poderá escolher e participar de todos aqueles que despertarem seu interesse. As pessoas e os setores envolvidos na organização de um evento são os principais responsáveis pelo seu sucesso ou fracasso. Por isso, o mercado atual exige que seus

28 27 organizadores possuam criatividade, flexibilidade e conhecimentos técnico, científico e prático para a realização de eventos, pois estes podem ser desde pequenas reuniões de negócios de fácil organização, até grandes feiras, exposições, congressos e megaeventos que necessitam de um planejamento mais completo e minucioso. Analisando os conceitos relatados no decorrer deste capítulo, podemos considerar, de maneira concisa, que eventos e megaeventos são acontecimentos únicos que devem ser planejados com antecedência, que possuem data e local determinados, podem ser classificados de diferentes maneiras e realizados para diversos fins. Além de ser um setor em evidência no mercado brasileiro atualmente, a realização de um evento e/ou megaevento exige um planejamento eficiente e eficaz de profissionais capacitados, os grandes responsáveis pelo seu sucesso ou fracasso. A consequência desse planejamento é a geração de legados positivos ou negativos. Os impactos e legados criados por meio da realização de megaeventos podem ser de curto ou longo prazo, temporários ou até mesmo inexistentes. Na próxima sessão deste capítulo serão explanadas idéias de alguns autores a respeito de legados voltados para a realização de megaeventos esportivos. 1.3 Megaeventos esportivos e seus Legados Como visto na sessão anterior, a realização de eventos e megaeventos dependem de um planejamento prévio. Esse planejamento é o principal responsável pela criação dos legados que serão deixados pelo evento na cidade-sede. A maioria dos autores que discutem legados de megaeventos os fazem de maneira positivista, porém poderemos observar no decorrer desta sessão que nem sempre esses legados serão apenas positivos. Os legados explanados aqui serão focados na realização de megaeventos esportivos, pois é a classificação principal dos Jogos Pan-Americanos. Antes de iniciar a discussão acerca dos legados consequentes da realização de megaeventos esportivos, primeiramente temos que compreender o que são estes legados. Para isso, serão apresentados alguns conceitos a respeito do tema, o que facilitará o entendimento da discussão que virá em seguida. De acordo com o Ministério do Esporte (BRASIL, 2008a, p. 117, grifos do autor) legado pode ser definido no senso comum como algo que se recebeu, ou melhor, que

29 28 deixou a outrem ou a posteridade. Podem ser tangíveis ou intangíveis e ainda variar de uma cidade para outra, em: construções, monumentos, obras de arte, galerias e museus, souveniers, recordações, placas, nomes de rua, entre outros, além daquele que fica registrado na memória da população. O Ministério do Esporte (BRASIL, 2008a, p. 118) afirma, ainda, que legado não é um status a alcançar um resultado ao contrário, descreve a expansão progressiva de realizações multiformes. Assim, todas as cidades sedes de megaeventos almejam por legados positivos e contínuos, porém estes serão consequência da realização de ações bem sucedidas. Completando os conceitos descritos anteriormente, Rubio (2007, p. 14) declara que [...] os legados de megaeventos esportivos são multifacetados, dinâmicos e dependentes de fatores locais e globais. A autora acredita que criam-se legados diferentes para cada megaevento, mesmo que sejam realizados nas mesmas cidades, pois as infraestruturas construídas para um necessitam de reformas, alargamento e renovação para que seja utilizada para outro megaevento. Rubio (2007) ainda ressalta a importância de se diferenciar impactos de legados. O primeiro apresenta um carater mais imediato, com uma duração curta no tempo, podendo ser positivo ou negativo e, ainda, controlado e medido. O segundo engloba a idéia de longo prazo, e pode ser planejado previamente. Tomamos como exemplo o caso dos Jogos Pan-Americanos na cidade do Rio de Janeiro em De acordo com o Ministério do Esporte (BRASIL, 2007a), as infraestruturas construídas foram satisfatórias para o evento, porém algumas deverão ser reformadas e outras novas serão edificadas para a realização dos Jogos Olímpicos em Neste caso, muitas construções não foram utilizadas após a realização do evento e não serão reutilizadas para o próximo por não atingirem o nível de capacidade necessária. Em suma, podemos inferir que legados são ações que, conforme planejamento, perduram por um indeterminado período de tempo. Podem ser diferentes para cada megaevento e cidade-sede e, ainda, serem positivos ou negativos. Os legados positivos são resultados de ações bem sucedidas que podem transformar a realidade da localidade-sede. Para cada evento criam-se diferentes legados, mesmo que sejam sediados na mesma cidade. Para os megaeventos esportivos, no entanto, algumas infra-estruturas podem ser similares. É preciso reconhecer que este tipo de evento pode estruturar possibilidades para uma cidade, ou até mesmo para um país, nos setores de habitação, transporte, segurança, convivência, sucesso econômico e outras (BRASIL, 2008a; RUBIO, 2007).

30 29 Além da colaboração em todos esses setores, os megaeventos ainda podem proporcionar legados fundamentais para a maximização de seus resultados, conforme expõe a Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC, 2011): Ganhos significativos de imagem do país frente à maciça exposição na mídia internacional, com importantes reflexões também para o mercado doméstico; Carta branca à realização de futuros campeonatos mundiais, além de uma enorme janela para a consolidação do Brasil como destino de grandes eventos corporativos e, também, de turismo de lazer; Colocação do mercado consumidor do país, inserido em um contexto diferenciado sob o ângulo de sua economia, sob o foco de interesse de todo o planeta; Geração de negócios e melhorias em todos os campos infraestrutura, imobiliário, urbano, até publicidade e comunicação, além do aporte de novos conhecimentos e tecnologias; Abertura de um grande número de sedes de companhias estrangeiras no Brasil; Avanço do país no ranking entre as 10 economias do esporte no mundo, posição ocupada hoje; Excelente oportunidade para o Brasil mostrar o que as nossas empresas estão fazendo no terreno da inovação ao cenário global; Incremento do desempenho brasileiro nas competições de alto nível, impulsionando, com isso, o desenvolvimento da prática esportiva como instrumento de inclusão social; Ampliação dos projetos de inclusão pelo viés esportivo a outras áreas, envolvendo o ensino fundamental e o ensino universitário, com a atração do apoio de empresas a esses novos atletas; Fortalecimento da autoestima do povo brasileiro; Aproveitamento integral, pós-eventos, de edificações e equipamentos esportivos e urbanos em geral, evitando-se que, por falta de planejamento adequado para seus usos futuros, tornem-se ociosos, acarretando altos custos de manutenção, sem a via de retorno do capital (CNC, 2011, p. 84). De acordo com a CNC (2011), a realização de megaeventos pode deixar legados excepcionais para o país. Entretanto, não se pode esquecer que, para que esses legados realmente aconteçam, o planejamento do evento é essencial nos âmbitos social, econômico e cultural. Deve-se, ainda, ter a consciência de que, mesmo que seja constituído um planejamento impecável, nem sempre esses legados serão alcançados. Analisando os legados expostos pela CNC (2011), observa-se que nem todos podem ser efetuados apenas com a realização de um megaevento, tais como: ganhos significativos de imagem ao país; carta branca à realização de futuros megaeventos; abertura de um grande número de sedes de companhias estrangeiras no Brasil; e o aproveitamento integral de edificações e equipamentos após o término do evento. Estes legados, para que sejam realmente executados, dependem não só de um bom planejamento, mas também da

31 30 colaboração de variáveis externas, como: o envolvimento da população; a potencialidade do país para gerar ganhos às empresas estrangeiras após a realização do evento; e a criação de projetos para que se utilizem, posteriormente, as infraestruturas e os equipamentos que foram adquiridos. Caso contrário, não se pode afirmar com veemência que estes legados serão gerados em todas as realizações de megaeventos esportivos. Em complemento, Trigueiros Jr (2011, p. 6) afirma que os megaeventos não são grandiosos para o turismo pelo volume de investimentos ou recursos gerados e nem pelo número de pessoas envolvidas ou atraídas por ele, mas sim se estes forem capazes de superar os limites atuais da atividade turística. Desta forma, as vantagens de se realizar megaeventos vão além da geração de investimentos e fluxos de pessoas, mas também colaboram para o desenvolvimento da atividade turística na localidade-sede. Nesse contexto, o Ministério do Turismo (BRASIL, 2010b, p.47) afirma que desde os Jogos Panamericanos, em 2007, ficou ainda mais evidente a importância de investir na vocação brasileira para sediar eventos esportivos. Estes eventos estimulam investimentos em infraestrutura, desde grandes obras de acesso, mercado hoteleiro, até a realização de obras de saneamento básico, que ficam de herança para as comunidades e contribuem para a qualidade de vida das mesmas, além de gerar emprego e renda, antes, durante e após as competições. A afirmação anterior é o melhor exemplo que o Brasil possui a respeito da execução de megaeventos esportivos, uma vez que, para a realização dos Jogos Pan-Americanos na cidade do Rio de Janeiro em 2007, investiu-se em infraestrutura esportiva, hoteleira, obras de acesso, segurança e até em saneamento básico, que deveriam ficar como herança para a localidade, como afirmado pelo Ministério do Turismo (2010b). Entretanto, sabe-se que nem todos estes investimentos foram transformados em legados positivos para a comunidade, tais como: a segurança que não continuou tão eficaz; algumas instalações esportivas que ficaram ociosas; e muitos empregos que foram apenas temporários. Para a Copa do Mundo 2014 e Olimpíadas 2016, seus organizadores devem atentar-se melhor ao planejamento destas questões, a fim de que a população local usufrua, integralmente, de todos os legados inferidos na realização de megaeventos esportivos. Analisando o evento sob o âmbito econômico, Capela (2006) completa que os Jogos Pan-Americanos e outros megaeventos esportivos não estão mais sendo vistos sob a ótica do lazer. O que era lazer, tornou-se esporte; o que era esporte, transformou-se no mais importante produto da indústria cultural do lazer da modernidade. Ou seja, as grandes competições

32 31 esportivas passaram a ser vistas, atualmente, como atividades de negócios que envolvem capital e geram lucros. A visão capitalista a respeito da realização de megaeventos esportivos como Copa do Mundo de Futebol, Jogos Olímpicos e Jogos Pan-Americanos está relacionada à oportunidade lucrativa para as iniciativas privadas, pois em suas organizações já estão implícitas estratégias de negócios e obtenção de lucros. Assim, muitas empresas que investem, colaboram e patrocinam eventos desse porte como uma estratégia de marketing, esperam alto retorno financeiro por meio do aumento das vendas de seus serviços e/ou produtos. Entretanto, há quem acredite que megaeventos esportivos são muito mais do que movimentação econômica e obtenção de lucros. Como exemplo, De Jesus Jr (2010) afirma que estes megaeventos são mais do que simples competições, são momentos de celebrações, convivência pacífica entre torcidas, harmonização entre povos, etnias e culturas e, ainda, aceitação de diferenças. Logo, as vertentes sociais e culturais deveriam ser igualmente importantes e evacionadas quanto a econômica. As primeiras competições esportivas celebradas desde a Antiguidade que demonstraram regras, organização e planejamento foram os Jogos Olímpicos. Provavelmente foi o passo inicial para o surgimento e realização de tantos outros eventos esportivos de igual ou maior abrangência (POIT, 2006). O Brasil possui alguns históricos de eventos esportivos, como exemplo, em 1846, celebrou a primeira competição esportiva na modalidade de remo na cidade do Rio de Janeiro. Após esse marco, o Rio também foi palco do primeiro evento esportivo nacional, em 1898, com a natação. Anos mais tarde, em 1950, o país sediou a sua primeira Copa do Mundo (POIT, 2006). Somente na década de 1960 o Brasil experimentou seus primeiros megaeventos esportivos propriamente ditos ao sediar, em 1963, os Jogos Mundiais Universitários em Porto Alegre, e os Jogos Pan-Americanos na cidade de São Paulo. Na época, como não foi realizado um estudo sobre os impactos de megaeventos esportivos, poucos ou nenhum legados foram deixados posteriormente por ambos os eventos (DACOSTA; MIRAGAYA, s/d). Já na década de 1990, os megaeventos esportivos ganharam notoriedade no Brasil com o crescimento brusco da Fórmula I de automobilismo. Em 2007, este evento se tornou o maior da cidade de São Paulo, ocupando 100% da rede hoteleira na semana de sua realização. Nesse mesmo ano, a cidade do Rio de Janeiro sediou o XV Jogos Pan-Americanos, conjugados com o III Jogos Parapan-Americanos (DACOSTA; MIRAGAYA, s/d).

33 32 A captação desses eventos para 2007 pode representar o crescimento brasileiro no setor de eventos internacionais, como visto nas pesquisas realizadas pela ICCA demonstradas no item 1.1. Para os Jogos Pan-Americanos, o Brasil buscou superar as expectativas da população e, para isso, procurou se basear em organizações de megaeventos esportivos como os Jogos Olímpicos, a fim de que os investimentos planejados para sua realização continuassem como legados para a localidade. No contexto dos legados positivos, a realização de megaeventos esportivos deveria abrir oportunidades não só na economia, consolidando o país como potência no setor de eventos e no turismo mundial, mas também contribuir com o desenvolvimento social a partir da criação de projetos de inclusão. Poderia, ainda, colaborar com o aperfeiçoamento da infraestrutura, com a geração de empregos para a população local, com o aumento do consumo de produtos e, consequentemente, com o pagamento de tributos (DE JESUS JR, 2010). Complementando as inúmeras vantagens citadas pelos autores sobre a realização de megaeventos, Rubio (2007) insere: o sentimento de orgulho e maior envolvimento da população, o estímulo à prática de esportes que pode ser relacionada a realidade social do país e o uso da infra-estrutura pela comunidade após o evento. A mesma autora, contrapondo os positivistas, ainda afirma que, qualquer megaevento, por sua natureza, gera transtornos para a comunidade local, como: superlotação da cidade, congestionamento e uma modificação na rotina da comunidade. Analisando a fundo a realização de um megaevento e as consequências que esta pode gerar, concorda-se com Rubio (2007) a respeito dos transtornos que modificam a rotina da comunidade antes, durante e após o evento. Tratando-se de eventos que envolvem um grande número de pessoas, esses contratempos podem acontecer. Por exemplo, em todo planejamento de organização de megaeventos insere-se alternativas que minimizem o congestionamento da cidade, como a criação de faixas especiais e a restrição do acesso de uma determinada área apenas para o público do evento. Entretanto, essas medidas podem gerar desconforto para a população do entorno das áreas por não poderem circular livremente no local. De acordo com a Organização Mundial do Turismo (OMT), um evento internacional, como os megaeventos esportivos, pode demandar serviços de mais de 50 segmentos da economia, como transporte, hospedagem, lazer, alimentação, comércio e demais serviços especializados que um evento pode demandar ou oferecer (BRASIL, 2010b). A causa do aumento na demanda desses serviços durante a realização dos eventos é o alto fluxo de pessoas, nacionais e estrangeiras, que estes eventos podem provocar.

34 33 No âmbito mundial, a KPMG International (2001, p. ii) afirma que sediar eventos esportivos globais muitas vezes é um catalisador de um grande redesenvolvimento urbano e de infraestrutura que pode ir além das instalações esportivas. Esses projetos de infraestrutura adicionais (entorno) podem incluir melhorias nas rodovias, no sistema de transporte público (por exemplo, linhas de veículos leves de transporte e outros transportes ferroviários) e nos aeroportos, bem como na construção comercial, como hotéis, além de significar oportunidades de melhorias na tecnologia e nos sistemas de telecomunicação. Compreende-se da citação anterior que a realização de megaeventos esportivos internacionais colabora com investimentos em áreas da cidade que necessitam de reparos e que talvez, individualmente, não seriam reformadas. Como exemplo, podemos citar as melhorias em: saneamento básico e áreas da saúde, rodovias, transporte público, entre outras áreas que já necessitavam de investimentos e as esferas governamentais incubidas deste serviço não os efetivaram. Os grandes eventos esportivos da atualidade atraem importantes investimentos por parte do governo, nas esferas federais, estaduais e municipais, devido à sua abrangência e de seus patrocinadores. Esses investimentos são utilizados na abertura de oportunidades e espaços na mídia e colaboram para que os megaeventos esportivos figurem como um dos mais importantes fenômenos socioculturais da atualidade (GAISO, 2010). Os investimentos governamentais captados para a efetivação de megaeventos esportivos são utilizados para sanar as necessidades básicas da população local como: saneamento básico, redes de transportes públicos, sistema de saúde, entre outros, que devem estar impecáveis durante a realização do evento. Além de suprir as premências locais, os mesmos investimentos também são voltados para a construção das infraestruturas necessárias para a concretização do evento (BRASIL, 2007a). Uma vez que os investimentos governamentais são utilizados para execução de obras voltadas para a localidade, a maioria dos investimentos privados são empregados para a criação de negócios que agregam valor ao evento, como a atividade turística. Nesse contexto, Gomes Novo (2010, p. 45) acredita que o turismo é uma das áreas que mais criam oportunidades para negócios em eventos esportivos, pois engloba uma gama de serviços que são utilizados pelo público, colabora com a atratividade do evento e contribui para o crescimento da movimentação econômica da localidade.

35 34 De maneira ampla, abrangendo quatro aspectos, Rubio (2007) descreveu os principais impactos positivos e negativos que podem ser causados com a realização de megaeventos esportivos, como está demonstrado no quadro que segue: Tipo de Impacto Positivos Negativos Prejuízos ecológicos; Mudanças em processos Construção de novas estruturas; naturais; Físico e Melhora na infraestrutura local; Poluição arquitetônica; Ambiental Promoção Ambiental; Destruição de patrimônio; Impactos esportivos. Superlotação; Estruturas não-usadas. Aumento no nível permanente de interesse local e participação a tipos de atividades Comercialização de atividades que eram livres; relacionadas ao evento; Potencial aumento do Fortalecimento de valores e crime; Social e Cultural tradições regionais; Mudanças na estrutura da Diminuição local do crime; comunidade; Enobrecimento; Enobrecimento; Movimento Voluntário mais Deslocamento social. forte. Aumento do orgulho nacional e local e do espírito de Tendências a atitudes comunidade; defensivas tratando da Aumento da consciência região sede; Psicológico ecológica; Choque cultural; Político e Administrativo Nacionalismo saudável; Atmosfera festiva durante o evento. Aumento do reconhecimento internacional da região e de valores; Desenvolvimento de habilidades entre planejadores, políticos e outros; Entendimento internacional. Manipulação comercial. Exploração econômica da população local para satisfazer ambições políticas da elite; Distorção da real natureza do evento para refletir os valores da elite; Inabilidade em atingir os objetivos; Aumento dos custos administrativos; Corrupção. Quadro 2: Impactos em potencial ao sediar grandes eventos esportivos nas comunidades locais Fonte: RUBIO (2007, p. 23). De acordo com o quadro, percebe-se que o fator enobrecimento no impacto social e cultural aparece tanto no positivo quanto no negativo, pois ao mesmo tempo em que pode colaborar para transparecer uma imagem positiva da comunidade, também pode influenciar

36 35 negativamente nas características da identidade da mesma. Outra observação a ser feita são os impactos negativos que poderiam ser controlados, como: poluição arquitetônica, destruição de patrimônio, exploração econômica da população local, corrupção, entre outros. Analisando os impactos citados por Rubio (2007), verifica-se que alguns inseridos no aspecto positivo nem sempre podem ocorrer, como: diminuição local do crime, pois mesmo que sejam criadas medidas de segurança durante o evento, se não forem contínuas após o seu término, não colaborarão a longo prazo; o fator enobrecimento, pois nem sempre a realização de megaeventos está relacionada ao desenvolvimento da economia local, mas sim à movimentação econômica; e o aumento da consciência ecológica, ao menos que o evento trate do assunto e suas atividades sejam pautadas em um desenvolvimento sustentável 7. No aspecto negativo, entre os fatores que eventualmente ocorrem, citam-se: estruturas não usadas, pois pode-se inserir no planejamento do evento sugestões e/ou programas que utilizem as infraestruturas após seu término; o choque cultural, pois a diversidade e o intercâmbio de culturas proporcinado pela realização de megaeventos podem não entrar em conflito com a cultura local; e a exploração econômica da mão-de-obra local para satisfazer ambições políticas da elite, uma vez que o envolvimento da população local pode ser voluntário ou, mesmo se capacitados, podem não estar ligados à questões políticas. Já na ótica dos impactos que geralmente acontecem, no aspecto positivo pode-se citar: a construção de novas estruturas; a melhoria na infraestrutura local; e o reconhecimento internacional da região. Entre os impactos negativos estão: prejuízos ecológicos, pois caso haja a necessidade de construir novas instalações, áreas verdes ou edificações já existentes podem ser derrubadas; superlotação da cidade, com ênfase maior nas áreas próximas ao evento; mudanças na estrutura da comunidade; e o deslocamento social, principalmente da população carente, a qual quase não tem acesso ao evento, devido ao alto preço dos ingressos. De um modo geral, a implantação de instalações esportivas para realização de megaeventos podem gerar impactos negativos e legados positivos. Os impactos negativos podem surgir quando o planejamento da comissão organizadora for negligenciado, o que pode até conduzir à inevitáveis desgastes políticos e de imagem para o país e para a organização dos megaeventos, bem como quando a construção das infraestruturas necessitarem o desmatamento de uma área verde ou a alocação da população. Já os legados positivos ocorrem 7 O desenvolvimento capaz de suprir as necessidades da geração atual, sem comprometer a capacidade de atender as necessidades das gerações futuras (WWF, 2011, disponível em:

37 36 quando as instalações construídas são usufruídas pela população ou para realização de outras atividades no período posterior ao evento (BRASIL, 2008a). Para que um megaevento possa deixar heranças positivas nos aspectos esportivo, econômico, social e ambiental, é preciso obter, primordialmente, total sucesso em seu planejamento. Entretanto, sabe-se que mesmo com um planejamento adequado, sua eficácia é bastante utópica e nem todos os legados almejados poderão ser alcançados. Sabe-se que impactos negativos geralmente ocorrerão, seja por falta de alternativas, seja por descuido de seus organizadores; porém, a fim de minimizá-los, é necessário que sejam previstos, analisados e, possivelmente, transformados em ações positivas para a localidade a fim de tentar amenizar os transtornos à mesma. Para tanto, faz-se necessário uma equipe organizadora profissional e capacitada para realizar o desenvolvimento do projeto do evento e sua viabilização, buscando minimizar os impactos negativos sobre a sociedade. Assim, é fato que o planejamento de um megaevento nem sempre desenvolverá melhorias para a cidade-sede em todos os parâmetros, porém as vantagens que podem ser alcançadas não devem apenas ser medidas no período momentâneo do evento. Os legados que são planejados a longo prazo podem colaborar com o avanço da atividade turística, com as necessidades da comunidade local e com a consolidação do país no panorama internacional. Para garantir que a realização de megaeventos traga o retorno desejado, deve-se atentar para a responsabilidade e a transparência da comissão organizadora na aplicação dos recursos públicos. Os organizadores deverão obter um bom plano inicial que considere os possíveis impactos, negativos e positivos, da realização do evento e a futura utilização de suas infraestruturas, considerando as dificuldades da comunidade local e as necessidades da sociedade em geral. Analisando todas as informações anteriores, verifica-se que a grande maioria dos autores citados possuem abordagens frequentemente econômicas e acreditam na efetivação de muitos legados positivos. Porém, na prática, para que se tenha uma verdadeira dimensão dos desdobramentos da intervenção de um evento na região-sede, é necessário que se avalie os aspectos sociais, ambientais, culturais, de turismo, de infra-estrutura, de localização, responsabilidades civis e direitos dos cidadãos, assim como do crescimento econômico induzido. Desta forma, a probabilidade de se obter sucesso na realização do evento e legados bem sucedidos e contínuos para a localidade-sede é muito maior.

38 CAPÍTULO II A IMPORTÂNCIA DA REALIZAÇÃO DE EVENTOS E SEUS MODELOS DE PLANEJAMENTO 37 Neste capítulo será explanada a importância da organização de eventos, em suas diversas vertentes, seu planejamento e seus organizadores, sob a perspectiva de diversos autores da área. Além disso, serão indicados alguns modelos de planejamento para a organização de eventos, de autores renomados e reconhecidos tais como: Britto e Fontes (2002), Matias (2007) e Zanella (2008). E, ainda, é apresentada uma proposta de fluxograma organizacional para eventos baseada em estudos e pesquisas bibliográficas, como parâmetro para que se possa analisar a organização dos Jogos Pan Americanos do Rio em A importância da organização de eventos Como visto no capítulo anterior, o setor de eventos, em toda sua diversidade, está em crescente ascensão no Brasil. O país já foi sede de inúmeros eventos, de portes e temas variados, por isso, considera-se que algumas cidades já possuam uma infraestrutura básica 8 e específica 9 para a realização de congressos, feiras e exposições, além de espaços em hotéis para reuniões de negócios e áreas para criação de megaeventos, o que confirma e demonstra o seu potencial para captação de diversos eventos e o seu interesse em investir na área. Os eventos podem ser realizados para as mais diversas ocasiões podendo ser de caráter profissional, turístico, esportivo, cultural, de lazer, entre outros. Em todos os seus segmentos, suas realizações podem fomentar diversos serviços, gerar divisas e empregos e especializar a mão de obra local, equilibrando e movimentando a economia das cidades que os recebem. Entretanto, se mal planejados, também podem criar transtornos no ambiente da comunidade local (MENEGUCCI, 2007). Desta forma, a realização de eventos é importante em diversas vertentes: no desenvolvimento da atividade turística, na agregação de valor na economia e na imagem dos locais que os recebem, na criação de oportunidades de negócios e, ainda, na propaganda e no marketing de um produto. Nesse contexto, Bahl (2004, p. 11) afirma que 8 Refere-se à infraestrutura básica: saneamento básico, transporte público, educação e saúde. 9 Refere-se à infraestrutura específica: rede de hotéis e restaurantes, e centros e espaços para eventos.

39 38 os eventos se configuram como um dos elementos mais dinâmicos e interativos em aglutinar diversas atividades profissionais dos ramos mais variados. [...] Despontam também como disseminadores de desdobramentos econômicos e turísticos dos mais expressivos, pois ocasionam fluxo de pessoas, geram empregos nos mais diferentes níveis, proporcionam a distribuição de renda e de captação de divisas e podem servir como referencial para a localidade onde ocorrem. De acordo com Bahl (2004), os eventos se tornam ambientes favoráveis não só por proporcionarem a interação social e cultural de um público diverso, mas também por exercerem o papel de disseminadores econômicos e fomentadores da atividade turística regional. Como resultado, propiciam positivamente na imagem da localidade, influenciam no aumento do fluxo de pessoas circulando no comércio da cidade, na geração de emprego para a população local e, ainda, na captação de divisas para investimentos na região. Bahl (2004, p. 27) ainda cita algumas repercussões que os eventos podem causar: Os eventos geram fluxo de pessoas, agregam valor à oferta turística de localidades e podem servir como instrumento de comunicação para a atração dos participantes; Podem se configurar como atrativo ou motivo principal para um deslocamento, competindo com o apelo motivacional das atrações naturais e/ou culturais de uma localidade; Abrangem os demais setores da economia privada que também se beneficiam das suas realizações; Oportunizam ou geram a criação de empregos, de investimentos, distribuição de renda e de captação de divisas. Analisando as repercussões citadas por Bahl (2004), infere-se que estão relacionadas aos aspectos positivos ocasionados pela realização de eventos, como: a geração de fluxo de pessoas; a configuração como atrativo ou motivo principal para um deslocamento; os benefícios gerados à outros setores da economia (por exemplo, meios de hospedagem, restaurantes e transportes); a geração de empregos e investimentos; e a distribuição de renda. Entretanto, as dimensões destas repercussões só podem ser medidas de acordo com a abrangência do evento, pois um de pequeno porte não possui o mesmo efeito catalizador do que um de médio ou grande porte. De modo geral, os eventos criam oportunidades de negócios por meio do reconhecimento de uma marca, produto ou serviço empresarial, e fomentam a economia da cidade-sede pois contribuem com a criação de novos empregos e com o aumento do fluxo de

40 39 pessoas. No âmbito do turismo, ainda podem agregar valor à atividade turística e colaborar para a sua valorização perante o público potencial. Um dos fatores relevantes na organização de eventos em relação ao desenvolvimento do turismo é o seu poder de atração. Qualquer evento bem programado e planejado é tão forte e determinante em atração de pessoas quanto uma praia, uma paisagem ou um museu, visto que os eventos ainda podem influenciar positivamente na sazonalidade do turismo no local (HERNANDEZ PEÑA, 2007). No contexto dos eventos como influenciadores e colaboradores da atividade turística em uma localidade, Menegucci (2007, s/p) afirma que O mercado turístico pode sofrer variações que determinam seu desequilíbrio. Uma cidade que possua vários atrativos, e uma boa estrutura de serviços, passa o ano inteiro lotada. Por outro lado, se ela depende de praias como seu único atrativo, ficará cheia no verão, ocorrendo em outras estações à chamada baixa temporada. Os eventos se apresentam dessa maneira como uma eficiente solução para equilibrar o mercado, constituindo-se de programações organizadas com a finalidade de motivar e orientar a clientela em sua visita à cidade, principalmente nos períodos de ociosidade da oferta, propiciando, assim, um melhor aproveitamento dos seus serviços. Observa-se que os eventos podem ser o fator de multiplicação da atividade turística, ou seja, podem colaborar diretamente para que a mesma aconteça e evolua. Analisando o extenso território brasileiro e considerando que a costa do país possue cerca de km de extensão e que em seu interior está concentrada 12% da água doce do planeta, podemos inferir que as mundanças climáticas são o fator pontual para a sazonalidade da atividade turística no país. Como sugere Menegucci (2007), a realização de eventos pode amenizar a ociosidade da oferta, fazendo com que haja fluxo de pessoas nos períodos de baixa temporada, ou seja, quando as estações climáticas não estiverem favoráveis para a utilização dos recursos naturais brasileiros. De acordo com Neri (2003), existem dois tipos de sazonalidade: a de oferta e a de demanda. A sazonalidade da oferta é difícil de superar visto que está relacionada ao clima, já a de demanda pode ser minimizada com o incentivo da promoção do turismo, em todos os seus segmentos, desde que não estejam relacionados às condições climáticas, e também com a realização de eventos durante a baixa temporada. No caso do Brasil, a sazonalidade que mais se destaca é a de oferta, pois a grande maioria dos atrativos turísticos brasileiros são naturais e, logo, são influenciados pelo clima. Sendo assim, os eventos surgem como principal

41 40 alternativa para a minimização da sazonalidade nas regiões afetadas pelas mudanças estacionárias. Os eventos podem influenciar diretamente no fluxo turístico de determinado destino, uma vez que este pode, ou não, possuir atrativos suficientes para gerar este fluxo durante o ano inteiro, ou ainda nem o possuir. Mesmo que ocorram mudanças climáticas, políticas ou circunstâncias negativas, os eventos podem não ser afetados imediata e diretamente a ponto de cancelamento (MENEGUCCI, 2007). Entre as muitas vantagens ecônomicas proporcionadas pela realização de eventos, pode-se considerar que a mais relevante delas é a colaboração para a estabilidade sazonal da localidade. Quando um evento torna-se chamariz de atenções para um determinado espaço, seja ele uma cidade, estado e/ou país, coloca-os em evidência durante o período de propaganda e venda de sua imagem e durante a realização do evento em si. É sendo esse foco de atenções que os eventos contribuem com o avanço da atividade turística e, consequentemente, com a movimentação econômica da região. Se por um lado Bahl (2004) acredita que os eventos agregam valor à oferta turística e podem ser o fator principal do deslocamento de pessoas, Zanella (2008, p. 3-4), no âmbito sócio-econômico, complementa e cita outras peculiaridades do setor de eventos: Alguns eventos cumprem uma programação regular e tradicional durante o ano, mesmo quando afetados por circunstâncias negativas, principalmente condições estacionais ou cíclicas adversas; Colaboram para assegurar a estabilidade da atividade econômica, pois normalmente utilizam a mão de obra de menor qualificação que não é atingida ou afetada por mudanças tecnológicas a curto prazo; Estimulam e consolidam contatos comerciais e lançamentos de novos produtos e serviços por meio de feiras e workshops com aplicação de técnicas especiais de marketing; Aumentam a taxa de ocupação e, consequentemente, as receitas das empresas de transporte e hotéis nos períodos de recesso e baixa temporada; Incrementam a arrecadação de impostos e tributos em virtude do desenvolvimento das vendas e da atividade econômica em geral; Estimulam iniciativas e investimentos para a instalação, ampliação e construção de centro de eventos, convenções e negócios; Promovem o desenvolvimento de atividades complementares ao evento principal, tais como transporte interno, áreas de alimentação, lazer, serviços de instalações e montagens; Divulgam e consolidam a imagem favorável da localidade-sede e das entidades e empresas que participam do evento; Proporcionam a geração de novos empregos e o aproveitamento da mão de obra local; Contribuem para a melhoria dos serviços de infraestrutura da localidadesede, beneficiando a comunidade.

42 41 Zanella (2008) acredita que a captação de eventos pode contribuir com a movimentação da economia da localidade, porém há alguns aspectos citados pelo autor que nem sempre podem ser concretizados, como: a colaboração com a estabilidade econômica da população, pois, mesmo que se utilize a mão-de-obra local como força de trabalho, não podese afirmar que haverá a estabilidade econômica local; e a promoção da imagem favorável da localidade-sede, uma vez que se houver transtornos durante a realização do evento, a imagem que seu público formará da cidade não será tão favorável. Outros aspectos econômicos que podem ser observados com mais facilidade são: a consolidação de marcas e serviços de empresas engajadas no projeto, devido à sua divulgação no evento; o aumento do fluxo de pessoas nos hotéis e comércios da cidade; o estímulo à investimentos para a criação de infraestruturas de eventos e melhora das já existentes; e o desenvolvimento de atividades e serviços complementares para a realização do evento. Estas repercussões são delimitadas desde o projeto do evento, considerando sua abrangência. Outro fator relevante na realização de eventos citado por Bahl (2004) e Zanella (2008) é a questão do clima. Nem mesmo as mudanças climáticas e estacionárias podem diminuir a força e a proporção que alguns eventos possuem. Podemos citar como exemplo a festa da Oktoberfest 10, realizada com frequência anual desde 1984, sempre no mês de outubro, na cidade de Blumenau. Em setembro de 2011, a cidade ficou destruída após ser alvo de fortes rajadas de chuvas e ventos e muitos moradores foram afetados, mas ainda assim prosseguiram com a tradição e sediaram o evento mais uma vez. Nesse caso, apesar das intervenções climáticas, o evento não precisou ser adiado e a renda arrecadada com a sua realização ainda poderia ser revertida para contribuir com os reparos na cidade. A realização de eventos também contribui para que representantes de orgãos públicos e/ou privados relacionados ao setor e outros investidores se organizem com o intuito de melhorar o espaço físico, as necessidades da comunidade e as condições básicas e turísticas necessárias para que o evento aconteça. Aprimorando espaços de infraestrutura, redes hoteleiras, de transporte público e outros serviços gerais que colaborem para o bom andamento do evento, a localidade-sede tende a ser vista positivamente perante sua comunidade, o público e os participantes do evento, bem como de novos e futuros investidores. 10 Maior festa alemã das Américas realizada em Blumenau-SC, foi inspirada na Oktoberfest da cidade alemã de Munique. Realizada no Brasil desde 1984, a festa reproduz as principais tradições germânicas (OKTOBERFEST, 2011).

43 42 Dessa forma, observa-se que a importância da realização de eventos está na grande variedade de vantagens sócio-econômicas que este pode gerar para as localidades que os sediam. Entretanto, como foi discutido no primeiro capítulo deste trabalho, por mais que se almejem, nem sempre esses benefícios são alcançados. Para que se concretizem, deve-se atentar para a formação de um projeto e de um planejamento adequados conforme o tipo de evento a ser realizado, além de incentivar o envolvimento da população local e de investidores, e, ainda, criar medidas mitigadoras a fim de minimizar os possíveis impactos negativos. A importância da realização de eventos também está atrelada aos impactos e legados que podem ser transmitidos para as localidades-sede. Se positivos, pode-se considerar que o evento obteve sucesso total em todas as etapas de seu planejamento; se negativos, infere-se que as algumas etapas de planejamento não foram executadas correta e completamente. Sendo assim, é evidente que a etapa do planejamento é a base fundamental e essencial para o sucesso da execução de qualquer projeto na área de eventos (MATIAS, 2007; RUBIO, 2007). Como sugestão para que os eventos deixem legados contínuos na localidade-sede, Piccin e Dowel (apud MATIAS, 2011, p. 204, 205) acreditam que seus organizadores e patrocinadores devem se preocupar em fazê-lo de maneira mais sustentável, ou seja, norteando os eventos em cinco aspectos: conformidade legal; quatro r s (repensar, reduzir, reutilizar, reciclar); minimizar para compensar; incentivos locais e melhoria do entorno; e engajamento das partes interessadas. Nesse contexto, as autoras afirmam [...] a busca pela sustentabilidade cria uma nova forma de gestão de um evento, o qual, desde sua concepção, deve trabalhar dentro dessa harmonia entre o ambiente, a economia e o social. A sustentabilidade é dinâmica e pressupõe melhoria contínua; é um caminho, algo em que nos apoiamos para decidir, escolher e prosseguir. Compreende-se que planejar um evento de maneira sustentável seja encontrar alternativas que minimizem os impactos nas vertentes ambientais, econômicas e sociais que envolvem a localidade-sede do evento. Agir de maneira sustentável colabora diretamente com a continuidade dos legados deixados para a sociedade. Portanto, pode-se considerar que o planejamento é a base para que se realize de forma adequada todas as atividades programadas anteriormente e para que seus organizadores não se deparem, no decorrer do evento, com algumas situações inusitadas ou eventuais falhas que possam prejudicar o seu resultado final. Esta fase também está relacionada aos legados que serão deixados para a localidade-sede, ou seja, por meio de um planejamento bem estruturado

44 43 e pensado de maneira sustentável pode-se contribuir não só para o sucesso do evento, mas também para a continuidade, a longo prazo, dos seus principais legados, como: a utilização futura das infraestruturas, e a continuidade nos investimentos na área de segurança e transporte. Na próxima sessão deste capítulo serão retratadas as etapas do planejamento e as perspectivas de alguns estudiosos da área sobre as formas de execução do projeto de eventos. Ainda será relatada a importância da contratação de uma equipe organizadora qualificada, responsável por controlar as atividades e efetivar o processo de planejamento de maneira adequada. 2.2 O planejamento dos eventos e seus organizadores Complementando as discussões registradas no item anterior acerca da importância da realização de eventos para as localidades-sede, seguiremos esta sessão com a explanação a respeito do planejamento dos eventos e seus organizadores. Para uma melhor compreensão do assunto que será tratado, inicialmente serão expostos conceitos de planejamento e organização que, logo após, serão relacionados com a importância de seus organizadores. De acordo com Daiuto (1991), planejar é estabelecer metas a serem alcançadas e, a partir de então, determinar e ordenar os meios a fim de atingí-las. Ou seja, o planejamento não deve ser considerado um ato isolado, e sim visualizado como um processo composto de ações interrelacionadas e interdependentes que visam o alcance de objetivos previamentes estabelecidos. No âmbito dos eventos, Martin (2007, p. 70) afirma que o planejamento é a espinha dorsal do evento, [...] é ele que dá o norte, que define o rumo para onde se deve ir, onde obter a sustentação econômica. Já a organização é o pulmão e o coração do evento, sem ela [...] as tarefas deixam de ser feitas, os fornecedores não recebem as informações e os pagamentos necessários para trabalhar e fazer acontecer o evento em toda sua plenitude. O processo de planejamento é o agrupamento das informações necessárias para a realização de ações pré-determinadas, a fim de conquistar os objetivos e as metas préestabelecidas. Se esta etapa for realizada com critério, algumas vantagens podem ser observadas durante a execução do projeto: ganha-se tempo; despendem-se menos esforços;

45 44 evita-se o desperdício; tomam-se medidas que minimizem imprevistos e facilitem sua resolução quando surgirem; e atingem-se os objetivos propostos (SENAC, 2005). Em complemento, Watt (2004, p. 40) afirma que o tempo gasto no planejamento cuidadoso é bem empregado e será recompensado mais tarde, já que ajudará a eliminar esforços inúteis e equivocados. Entretanto, mesmo que se empregue um tempo realizando um planejamento detalhado, este pode não ser suficiente para evitar que ocorram equívocos durante a realização do evento. De acordo com Matias (2007, p. 116), [...] o planejamento, a exemplo de qualquer atividade humana, é a peça fundamental num processo de organização de evento. É o primeiro esforço organizacional que engloba todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento. Pode-se dizer que é o fator decisivo de um evento, pois é por meio dele que serão realizadas a distribuição, coordenação e o controle das atividades. Acrescendo as idéias citadas por Watt (2004) e Matias (2007), Britto e Fontes (2002, p. 104) afirmam que planejar é [...] determinar o que deve ser feito, como deve ser feito, para quem deve ser feito e com que finalidade. De acordo com as autoras, o que deve ser feito reproduz a definição do objeto do evento e seu formato, suas estratégias e sua viabilidade. Como deve ser feito reúne todas as estratégias de organização e implantação do evento a fim de obter sucesso. Para quem deve ser feito abrange questões sobre o público-alvo: quem se deve sensibilizar e para quem se direcionar a promoção e o marketing do evento. E, por fim, com que finalidade deve ser feito representa o motivo principal da realização do evento e seus objetivos. Diante de todas estas definições, entende-se que planejamento é um conjunto determinado de ações pré-estabelecidas que, quando ordenadas adequadamente, colaboram para o cumprimento dos objetivos propostos no projeto do evento. Nesse contexto, Zanella (2008, p. 22) afirma que a concepção e planejamento de um evento deverão ser precedidas de estudo de viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua realização. Além disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica para conhecer a opinião do público-alvo sobre objetivos, sistemática, locais, datas, horários, participantes, convidados. Com base nessa verificação, será definida a estratégia de marketing, os veículos de comunicação e divulgação, bem como as atividades e responsabilidades relacionadas com a promoção do evento. O autor descreve acima características da etapa do planejamento e afirma que deve-se realizar, previamente, um estudo de viabilidade na cidade-sede proposta, além de uma pesquisa completa com o público-alvo, a fim de descobrir suas opiniões sobre o evento e suas

46 45 principais necessidades e expectativas, caso o mesmo seja efetuado. A partir disso, pode-se definir estratégias de propaganda e marketing eficazes que irão colaborar para o sucesso da execução do evento. Complementando as idéias de Zanella (2008), Watt (2004, p. 40) acrescenta que o valor do planejamento está em reduzir a incerteza, concentrar a atenção nas metas, gerar unidade de propósitos, produzir uma operação eficiente e garantir que se estabeleçam sistemas adequados de controle. Dessa forma, a consequência de um planejamento eficiente é o sucesso na realização do evento. Assim, para que os eventos sejam bem sucedidos, devem ser planejados e organizados com antecedência e de maneira consciente, a fim de prever e estudar minuciosamente seus impactos em todas as etapas necessárias para sua realização. O foco inicial é a definição dos objetivos do evento, ou seja, o que se pretende alcançar com a sua criação. Os próximos passos serão a definição do público alvo e a formulação de estratégias para a formatação do evento. Senac (2005) e Matias (2007) apontam em suas obras alguns aspectos que devem ser definidos no início da fase do planejamento do evento, ou seja, no esboço do projeto. De acordo com as características do evento, defini-se: seus objetivos, o tipo do evento, o local em que ocorrerá, a data de realização e o tema que será utilizado. A partir de então, concretiza-se: o programa de organização; a identificação e a análise do público potencial; a definição de estratégias de marketing; a seleção e o treinamento dos recursos humanos; a fonte de recursos financeiros, audiovisuais e de materiais; o transporte e a hospedagem dos participantes, a recepção e os serviços que serão prestados, as atividades socioculturais e/ou de lazer que serão realizadas e, por fim, o cronograma de todas as atividades que serão efetuadas. Somente após a determinação de todos os itens descritos é que será possível iniciar a execução do projeto do evento. De acordo com Britto e Fontes (2002), as etapas básicas do processo de planejamento, independente do tipo de evento, são muito semelhantes, sendo necessárias apenas algumas modificações para determinados casos, a fim de se buscar melhores resultados. As autoras dividem o planejamento dos eventos em quatro fases: Pesquisa de Mercado, Objetivos, Definição de Estratégias e Elaboração do Projeto de Eventos. A Pesquisa de Mercado é a fase onde se realiza o levantamento de dados e as análises que servirão de diretrizes para a concepção do plano de ação do evento. Os Objetivos, inseridos nesse plano de ação, podem ser considerados como as metas a serem atingidas com a realização do evento. As estratégias que serão utilizadas para que se alcance os objetivos propostos estão na terceira etapa,

47 46 Definição de Estratégias. Por fim, na Elaboração do Projeto de Eventos, deve-se atentar para os resultados das fases anteriores, assim como na identificação das restrições do evento e na geração e seleção de alternativas para o mesmo. As etapas desse planejamento podem ser melhor visualizadas pelo esquema: Figura 1 Esquema de Planejamento de Britto e Fontes (2002) Fonte: adaptado a partir de Britto e Fontes (2002) Já os autores Paiva e Neves (2008) dividem a fase do planejamento em quatro etapas: Preparação do evento; Estruturação do projeto do evento; Execução do evento; e Conclusão do evento. A primeira fase consiste na realização de um plano básico com definições preliminares de todas as características do evento. Logo após, na segunda fase, é realizado o detalhamento do plano básico e a contratação e aquisição de recursos humanos e materiais, respectivamente. A execução do evento está inserida na terceira etapa, onde é efetivada a concretização do plano básico e feito o controle de todas as atividades e serviços envolvidos com o projeto. Por fim, a etapa de conclusão do evento consiste na apresentação de um relatório geral do evento, contendo os balanços de todos os recursos que foram utilizados. O esquema deste planejamento pode ser representado como:

48 47 Figura 2 Esquema de Planejamento de Paiva e Neves (2008) Fonte: adaptado a partir de Paiva e Neves (2008). Comparando os esquemas de Britto e Fontes (2002) e de Paiva e Neves (2008), observa-se que os autores utilizam diferentes divisões para as fases de planejamento, bem como de suas etapas. Considera-se que o esquema de Britto e Fontes (2002) demonstre o planejamento programado até concretização do projeto do evento, como demonstrado na última etapa da fase de elaboração do projeto. Já no de Paiva e Neves (2008), a elaboração do projeto está inserida na fase de preparação do evento e seu planejamento está detalhado até a conclusão do evento e apresentação do seu relatório geral. A fim de garantir a eficácia do sistema de planejamento e de suas etapas, Zanella (2008, p ) cita alguns aspectos fundamentais que devem ser relevados durante esse processo: Definir de forma clara e precisa os objetivos, bem como a amplitude do evento. Isso significa ter o domínio absoluto e integral do ambiente, dos limites de atuação e de todas as etapas de sua execução; Estruturar o roteiro de planejamento e o respectivo cronograma de sua execução com bastante antecedência da data prevista para seu início; Prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender às exigências operacionais; Dispor de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela coordenação e execução dos trabalhos; Estabelecer sistema de integração e relacionamento permanente com patrocinadores, promotores, empresas vinculadas, autoridades, especialistas, imprensa, agentes de viagem, fornecedores, participantes e colaboradores colhendo subsídios e sugestões; Instituir canais de comunicação ágeis e eficientes entre rodas as áreas de operação e serviços, a fim de prevenir e corrigir, prontamente, eventuais deficiências ou falhas no decorrer do evento; Assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos necessários para a operacionalização dos eventos; Estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes dos eventos;

49 Implantar sistema de controle e acompanhamento das providências e decisões tomadas no curso do evento. 48 De acordo com Zanella (2008), para executar um bom planejamento deve-se, primeiramente, definir os objetivos e os limites dimensionais do evento, pois estes serão a base de todo o projeto, e estruturar o cronograma de atividades que deverão ser realizadas durante toda a etapa. Neste projeto inicial estarão inseridos todos os recursos materiais, financeiros, humanos e de apoio necessários e em quais situações serão utilizados. Os organizadores do evento devem estabelecer contato permanente com todos os envolvidos em sua organização, a fim de prevenir e corrigir rapidamente eventuais falhas que possam ocorrer durante a fase de planejamento e realização do evento. Além disso, a comissão organizadora deverá ser capaz de tomar decisões que possam colaborar com o bom andamento do evento e, ainda, acompanhar e controlar a execução de todas as atividades. O esquema que melhor representa as etapas do planejamento de Zanella (2008) é: Figura 3 Esquema de Planejamento de Zanella (2008) Fonte: adaptado a partir de Zanella (2008). Percebe-se que, entre os esquemas dos autores Paiva e Neves (2008) e Zanella (2008), existem algumas semelhanças nas descrições das etapas do planejamento do evento, tais como: a definição das características preliminares do evento, seus objetivos e sua amplitude; a contratação de recursos humanos; e a execução do controle das atividades. Entretanto, observa-se que, apesar das similaridades, o esquema de Zanella (2008) não possui divisões de fases e as etapas apresentadas não englobam todas as descritas no planejamento de Paiva e Neves (2008).

50 49 Apesar de encontrar similaridade nos modelos de planejamento de Paiva e Neves (2008) e de Zanella (2008), há autores que descrevem as atividades de forma minuciosa e outros que apenas citam de forma pontual. Nesse contexto, de maneira abrangente, Watt (2004, p. 18) descreve catorze passos a serem seguidos: 1º passo: faça as perguntas iniciais sobre o evento; 2º passo: esclareça e estabeleça os objetivos e as metas do evento; 3º passo: desenvolva um estudo de viabilidade e avalie seus resultado, produza um relatório escrito e um resumo, quando for necessário; 4º passo: estabeleça metodologias de planejamento e implementação, e elabore um cronograma; 5º passo: garante o financiamento e quaisquer aprovações necessárias; 6º passo: faça o lançamento público do evento; 7º passo: estabeleça estruturas operacionais e contrate o pessoal necessário; 8º passo: desenvolva todo o pré-planejamento e estabeleça sistemas de controle adequados; 9º passo: desenvolva a preparação anterior ao evento, por meio de uma força de trabalho eficaz e treinada e de um bom sistema de comunicação; 10º passo: divulgue o evento; 11º passo: faça uma última verificação detalhada e abrangente de todos os preparativos; 12º passo: realize o evento de acordo com o plano e com sua estratégia de contingência; 13º passo: analise a avalie o evento após o encerramento e finalize sua contabilidade; 14º passo: prepare um relatório detalhado para o pessoal encarregado, para futura utilização. Assim como Britto e Fontes (2002), Paiva e Neves (2008) e Zanella (2008), Watt (2004) também afirma que, antes de se iniciar qualquer projeto para realização de eventos, deve-se levantar questões que resultem em suas principais características: qual é o tipo de evento, seus objetivos e metas, e qual será seu público-alvo. Entretanto, um item essencial no roteiro de planejamento inserido no esquema de Watt (2004) e que não foi citado pelos outros autores é o desenvolvimento de um estudo de viabilidade, ou seja, a preocupação em fazer um evento mais sustentável. A realização deste estudo faz-se necessária para compreender se o projeto possui sustentação para ser concretizado, podendo acarretar resultados positivos e satisfatórios para sua execução, pois é por meio dele que se pode descobrir se a área reservada para a implantação do evento é realmente apropriada e qual a margem de impacto ambientaleconômico-social atrelada à ela. Para facilitar a compreensão, o esquema que segue retrada os catorze passos do processo de planejamento descrito por Watt (2004):

51 50 Figura 4 Esquema de Planejamento de Watt (2004) Fonte: adaptado a partir de Watt (2004). Analisando os esquemas apresentados anteriormente, o que mais se assemelha ao de Watt (2004) é o de Zanella (2008), pois ambos os autores descrevem as etapas do planejamento sem dividí-las em fases específicas para serem realizadas antes, durante ou após o evento. Entretanto, enquanto o esquema de Watt (2004) apresenta catorze passos, o de Zanella (2008) descreve apenas oito. As etapas consideradas semelhantes entre os esquemas de Zanella (2008) e Watt (2004), respectivamente, são: definir objetivos e amplitude do evento, e fazer as perguntas iniciais e estabelecer os objetivos e as metas; prever recursos materiais, financeiros e de apoio, e garantir o financiamento do projeto; contratar pessoal qualificado para separá-los em comissões, e estabelecer estruturas operacionais e contratar pessoal necessário; por fim, implantar sistema de controle das atividades, e desenvolver o préplanejamento e criar sistema de controle. Pode-se observar que Zanella (2008) e Watt (2004) descrevem as etapas do planejamento de forma contínua, ou seja, sem dividi-las em fases de realização do evento. Em contrapartida, Martin (2007) distribui as ações pertinentes a etapa do planejamento em três momentos distintos: pré, trans e pós-evento. Ou seja, as ações realizadas, respectivamente, antes, durante e após a realização de qualquer evento. A primeira fase, denominada de pré-evento, servirá de base para a concretização do evento, logo, deve ser muito bem planejada. Nela estuda-se o projeto e faz-se o planejamento das atividades que deverão ser realizadas, bem como a escolha da comissão organizadora e o levantamento das infra-estruturas necessárias para sua realização. Na segunda fase, o evento propriamente dito, a equipe de organização deve apresentar disciplina, sintonia, bom senso e agilidade na busca de soluções para os problemas que poderão surgir, além de transmitir total

52 51 segurança para o público presente. O pós-evento, ou terceira fase, é a desmontagem da estrutura utilizada na realização do evento e ainda a apresentação do relatório financeiro e de desempenho da equipe como forma de avaliação do trabalho efetuado nas fases anteriores (MARTIN, 2007). Além das três fases citadas por Martin (2007), Matias (2007, p. 115) adiciona uma nova fase anterior ao pré-evento, chamada de Concepção. Sobre esta etapa que ocorre antes da organização do evento em si, a autora afirma que [...] é importante que a idéia seja incorporada por alguns empreendedores, que começarão a lhe dar forma mediante o levantamento do maior número possível de elementos. Ou seja, é necessário que se colete informações sobre o tema do evento e busque investimentos para iniciar o projeto. O esquema do planejamento de Martin (2007) e Matias (2007) pode ser entendido como: Figura 5 Esquema de Planejamento de Martin (2007) e Matias (2007) Fonte: adaptado a partir de Martin (2007) e Matias (2007). Uma vez que a fase de concepção tenha sido efetuada com sucesso, para dar continuidade à etapa do pré-evento e, consequentemente, às outras, deve-se contratar uma equipe especializada. A fim de engajar produtivamente no processo de planejamento, as principais atividades dos organizadores de eventos são: monitorar e avaliar o progresso do projeto; coordenar decisões em todas as áreas a fim de possibilitar a viabilização dos objetivos propostos; além de inspirar e motivar os responsáveis pela execução dos elementos do plano de ação (MARTIN, 2007). Para Nakane (2006), a equipe que trabalha na elaboração dessas fases é a raiz de todo o processo, pois todas as atividades desenvolvidas em um evento englobam esforços técnicos e recursos materiais oriundos e executados por pessoas que possuam capacidade para atingir

53 52 os objetivos e as expectativas do público-alvo. A autora acredita que os organizadores de eventos não inventam nada, apenas criam estratégias que detectam as necessidades e as emoções que devem ser atingidas com a realização desses momentos. Segundo Martin (2007, p. 78), a empresa organizadora de eventos deve-se preocupar em trabalhar em conjunto e em sintonia com a Comissão Organizadora e gerir atividades, como: a coordenação e o planejamento de todas as atividades do evento; a elaboração e a aprovação do orçamento geral; a contratação e o controle dos fornecedores e da mão-de-obra temporária; a criação da logística necessária; entre outras. Nesse contexto, a autora afirma que é o dono do evento quem dá a palavra final em todos os aspectos do evento: técnico, administrativo, operacional, econômico e financeiro. É ele que dá a linha mestra que vai ser seguida pela organizadora de eventos, contratada por ele. A grande maioria dos eventos tem, na Comissão Organizadora, pessoas provenientes da principal entidade de classe da categoria profissional para a qual o evento é realizado. Dessa forma, compreende-se que o trabalho da comissão organizadora é o reflexo das idéias e atitudes do organizador principal, ou seja, o dono do evento. É ele que sugere a criação do evento e contrata a comissão organizadora que, por sua vez, cobra pela prestação de serviços de planejamento e organização, desde a fase anterior ao início do projeto até após o término da realização e concretização do evento. Britto e Fontes (2002) e Watt (2004) consideram que a organização do evento é a parte mais complexa entre todo o processo de preparação e montagem, pois exigem condições de comando de um profissional responsável para coordenar e controlar todas as etapas do projeto. Esse profissional deve conter, dentre muitas outras qualidades, o espírito de liderança e ser flexível quanto a organização dos eventos pois estes podem variar, dos formais aos informais. Nesse contexto, as autoras Britto e Fontes (2002, p. 109) declaram que cada evento tem a sua peculiaridade própria e cabe ajustá-la aos meios disponíveis à sua implantação. Assim, a organização de uma exposição de arte não será igual a de um congresso ou a de um megaevento esportivo. Entretanto, consideram que os princípios do planejamento serão os mesmos para todos os tipos de eventos, ou seja, a definição das supervisões e de suas responsabilidades e a gestão e o controle de todo o processo serão similares. Britto e Fontes (2002) dividem essas supervisões em cinco comissões: Comissão Geral, Administrativa, de Logística, Financeira e de Comunicação. A Comissão Geral é

54 53 responsável por comandar, controlar, ligar, unir, somar, distribuir e harmonizar atribuições e responsabilidades com a finalidade de atingir o objetivo geral proposto. A Administrativa possui como principais funções e atividades a administração de compras, controle de estoque, esforço de vendas e captação de receita. A coordenação de Logística planeja, organiza e gerencia os recursos físicos, materiais, de apoio e manutenção, de segurança e os recursos humanos necessários à realização do evento, dentro de cada etapa estabelecida. A supervisão Financeira irá administrar o evento, atravessando as três fases de organização, o pré, o tras e o pós-evento, onde terá papel relevante no fechamento e avaliação de toda a empreitada. Por fim, os responsáveis pela Comunicação estarão encarregados de criar a estratégia de marketing do evento, definindo as mensagens e os meios de comunicação que serão utilizados para informar e motivar o público-alvo almejado. Martin (2007) e Senac (2005) citam, ainda, os serviços da comissão de Secretaria. Os autores consideram que esta é a supervisão mais importante, pois é responsável por coordenar e controlar todas as áreas do evento, bem como administrar as atividades de lazer, de programação, de transporte e de hospedagem dos participantes. As comissões que participam do pré-evento são: Geral, Administrativa, Financeira, de Comunicação e a Secretaria, que fazem o planejamento de todas as atividades que serão realizadas, o detalhamento das receitas e despesas esperadas, a promoção e divulgação do evento e o controle administrativo. No per ou trans evento insere-se, além das comissões que participaram do pré-evento, a coordenação de Logística, que participa da montagem física do evento e da operacionalização do atendimento ao público. Por fim, no pós-evento, participam todas as supervisões citadas, pois é a etapa de desmontagem física do evento, acertos financeiros, envio de mensagens de agradecimento e entrega do relatório final (BRITTO; FONTES, 2002; MARTIN, 2007). Para que o trabalho e o funcionamento das supervisões citadas sejam eficientes, faz-se necessário o uso de alguns importantes instrumentos que auxiliam no controle e no desenvolvimento das atividades, como o briefing e o checklist. O briefing é o conjunto de informações e instruções facultadas, com antecedência, aos organizadores sobre os aspectos mais relevantes do evento que será realizado, ou seja, é o documento onde se especificam, por exemplo, os objetivos, o local, a data, a duração e outras características do evento. Já o check list é a relação de providências, tarefas ou necessidades do evento, ou seja, o documento onde aparecem discriminadas todas as responsabilidades de cada comissão do evento e a situação em que estas se encontram (MATIAS, 2007). Desta forma, o uso correto de instrumentos que colaboram com o bom planejamento e organização de um evento somado ao

55 54 comprometimento de seus organizadores geram a fórmula mais eficaz para a obtenção do sucesso na execução do projeto do evento. Planejar e organizar um evento com eficiência significa demonstrar arte e competência na prestação de serviços eficientes que correspondam a todos os anseios e superem as expectativas dos participantes. Para isso, os personagens realizadores agentes de viagens, promotores, receptivos, companhias de transporte, hotéis, C&VB, patrocinadores, entre outros devem estar diretamente ligados aos participantes: homens, mulheres e crianças (ZANELLA, 2008). Além de se empenharem em planejar e organizar adequadamente o evento, seus organizadores precisam estar conscientes sobre a questão da sustentabilidade, pois são, também, os responsáveis pelos impactos positivos e negativos que este evento pode gerar. A sustentabilidade está inserida na fase do planejamento, no pré e trans-evento, portanto, devese, inicialmente, definir todas as suas necessidades sustentáveis no briefing e, a partir de então, estabelecer estratégias e ações que viabilizem sua execução, almejando o êxito na etapa do pós-evento. Considerando todos os argumentos expostos até então, é evidente que o sucesso do evento é consequência do bom resultado da etapa do planejamento. A compreensão acerca da importância do planejamento na organização de eventos e os cinco modelos apresentados oferecem a base para o entendimento a respeito do conteúdo e para criar uma nova proposta de fluxograma organizacional, como será demonstrada no item Proposta de um fluxograma de planejamento e organização de eventos Como explanado no item anterior, para que se obtenha êxito na concretização de um evento, seus organizadores devem se preocupar com o bom andamento da etapa de planejamento. O sucesso desse processo está diretamente ligado aos legados que serão deixados para a localidade-sede com a realização do evento. Dessa forma, para colaborar com o conhecimento dos organizadores de eventos, diversos autores que estudam o tema criaram roteiros de planejamento que podem ser utilizados como base para a realização de qualquer tipo de evento, independente de seu tema ou de sua abrangência. Baseando-se nos modelos organizacionais demonstrados no item 2.2 e mesclando as idéias dos autores citados, criou-se um fluxograma organizacional das etapas de

56 planejamento, com enfoque em megaeventos. De maneira didática e abrangente, o novo esquema de planejamento proposto pode ser compreendido desta forma: 55 Figura 6 Proposta de Fluxograma Organizacional para Megaeventos Fonte: adaptado a partir de Martin (2007), Matias (2007), Paiva e Neves (2008), Watt (2004) e Zanella (2008). De acordo com o quadro, a fase de concepção inicia-se a partir de uma idéia inicial, ou seja, as primeiras questões que podem ser levantadas sobre o evento que se quer realizar, seguida da coleta de informações sobre o tema escolhido. Defini-se o tema; determina-se o público-alvo, aquele que o evento pretende atingir; e criam-se estratégias para conquistar as metas estabelecidas. Nesta fase ainda deve-se prever todos os recursos necessários para a efetivação do evento, tais como: materiais, financeiros, humanos e/ou de apoio. Após esclarecer as principais características do evento, cria-se um cronograma de atividades que deverão ser realizadas até sua conclusão.

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