Indicator. Manual do Sistema de Acompanhamento de Desempenho Operacional Utilizando Excel

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1 Indicator Manual do Sistema de Acompanhamento de Desempenho Operacional Utilizando Excel

2 ÍNDICE Introdução... 1 Preparação das Planilhas de Apuração... 1 Montando as Planilhas... 3 Para o berço Para o conjunto de berços 5 a Formatando as Células... 6 Planilhas dos Berços 11 e Porto de Vila do Conde Disquete para Utilização... 11

3 Introdução A apuração sistemática dos indicadores de desempenho, de forma que venham a servir como elementos de gestão, nos níveis estratégico, tático e gerencial, poderá ser desenvolvida a partir do sistema operacional de processamento de dados da empresa, utilizando-se dos mesmos elementos que servem ao faturamento das receitas de tarifa e ao controle dos operadores portuários. Entretanto, à falta desse sistema integrado, poderão ser utilizadas outras fontes de informações da operação portuária, tais como as que foram fornecidas para a elaboração do Relatório Anual de Gestão. O que se propõe, neste momento, é o aperfeiçoamento dos processos e procedimentos, mantendo-se a utilização dos mesmos aplicativos atualmente em uso nas administrações dos portos. Assim, são apresentados, a seguir, os procedimentos e processamentos a serem adotados em Belém e Vila do Conde para a apuração sistemática dos indicadores. Ressalte-se que, com a adoção dos procedimentos sugeridos, o gestor ou gerente poderá obter informações gerenciais constantes e em curto espaço de tempo acerca das operações em curso em qualquer dos terminais e para qualquer navio ou operador. O aplicativo sugerido para a apuração dos indicadores é o EXCEL, disponível no programa Office instalado em todos os computadores da empresa, não havendo necessidade da aquisição de nenhum programa ou aplicativo adicional. Preparação das Planilhas de Apuração Em cada porto deverão ser abertas, a cada mês uma pasta do Excel para o lançamento dos dados operacionais e apuração dos indicadores. Cada pasta deverá conter tantas planilhas quanto forem os terminais berços ou conjuntos de berços selecionados para análise. No porto de Belém estão selecionados quatro terminais, a saber: Berço 4, onde atracam os navios de cruzeiros marítimos, navios de recreio, de pesquisa, da Marinha de Guerra e outros que não movimentam cargas; Os berços de 5 a 8, onde é possível atender, ao mesmo tempo, até três navios de carga geral ou de contêineres dentro dos padrões que atualmente freqüentam o porto: Berço 11 1

4 Berço 12 ou silos. Manual de Acompanhamento de Desempenho Em Vila do Conde são selecionados 4 (quatro) berços, seguindo a mesma designação atual, a saber: 101, 102, 103 e 104. A figura seguinte mostra a configuração sugerida para a pasta mensal para o porto de Belém. Abrir uma pasta para cada mês, por exemplo: Belém Jan 2002 O cabeçalho sugerido para cada berço (ou cada planilha) tem conteúdo diferente, vez que se destinam a analisar operações com diferentes cargas ou serviços: Berço do Armazém 4 operações de navios de cruzeiros marítimos, da Marinha, de pesquisa e outros (eventualmente de carga geral ou de contêineres); 2

5 Montando as Planilhas Manual de Acompanhamento de Desempenho Berços de 5 a 8 (considerados conjuntamente como tendo três pontos de operação), destinando-se, preferencialmente, para navios de carga geral ou de carga geral e contêineres; Berço 11 para atendimento preferencial aos navios de contêineres; Berço 12 ou Silos atendimento de navios de trigo em grão a granel. A primeira tarefa é fazer o preenchimento do cabeçalho de cada planilha com a designação das colunas a serem preenchidas com os dados de movimentação para cada navio que operar no berço ou conjunto de berços. Os cabeçalhos sugeridos para as planilhas do porto de Belém são os seguintes: Para o berço 4 As diversas colunas deverão ser preenchidas conforme as instruções e figuras seguintes: As colunas A até F são destinadas ao lançamento dos dados básicos operacionais dos navios, a saber: Coluna A: numero de entrada o número seqüencial do navio, designando o processo de cobrança e faturamento; é o número identificador da viagem ou entrada de um navio no porto; A B C D E F Dados Operacionais dos Navios Entrada Atracação Desatracação Nome Dia e Hora Dia e Hora Dia e Hora Nº entrada Coluna B: o nome do Navio; Operador Portuário Coluna C: a data de entrada (dia e hora) o dia, mês, ano e hora que o navio entrou no porto. Esta data deverá corresponder ao posicionamento do navio aguardando atendimento (ou atracação), após sua entrada na barra e manobra até o local de fundeio (ou de espera para atracação); quando o navio atracar imediatamente após a entrada no porto a data de entrada deverá ser igual à data de atracação (na coluna D). O formato da célula será mostrado em item especial, a seguir. Coluna D: a data de atracação (dia e hora) semelhante à coluna anterior, tomando como início da atracação o lançamento do primeiro cabo de amarração do navio ao berço. 3

6 Coluna E - data de desatracação (dia e hora) da mesma forma que as colunas anteriores, neste caso tomando como hora de desatracação a desamarração do último cabo ao berço. Coluna F Operador Portuário (ou agente do navio) indicado por sigla ou nome abreviado do operador ou agente designado para atender ao navio. As colunas G a J destinam-se à apuração imediata dos indicadores relativos a cada um dos navios atendidos no conjunto de berços, conforme a seguir: Coluna G tempo de espera obtido pela diferença entre a data de atracação e a de entrada, ou seja, as células dessa coluna deverão conter a seguinte operação; = (D C) *24 G H I J Indicadores Básicos Tempo de Espera Tempo Atracado Taxa de Ocupação Nível de Serviço Coluna H tempo atracado obtido pela diferença entre a data de desatracação e a de atracação, ou seja, as células dessa coluna deverão conter a seguinte operação 1 : = (E D)*24 Coluna H taxa de ocupação obtida pela relação entre o tempo atracado (coluna H) e o tempo total do mês (31 dias x 24 horas, no caso de janeiro) ou: = H/(31*24) Coluna J nível de serviço dado pala relação entre o tempo de espera e o tempo atracado ou seja, as células dessa coluna deverão conter a seguinte operação; = H/G As colunas K, L e M são destinadas à caracterização das embarcações atendidas neste berço, quais sejam as indicadas na figura seguinte. 1 Observação: a multiplicação indicada, por 24, decorre da diferença obtida nos cálculos estar em frações de dias. 4

7 K L M Tipo de Navio Passageiros ou Turistas Transportados Observações Para o conjunto de berços 5 a 8 As colunas A até J são idênticas às já mostradas para o berço 4. As colunas subseqüentes de K até V - referem-se aos dados e indicadores básicos relativos à movimentação das cargas. As colunas de K a Q deverão conter os dados básicos sobre as mercadorias transportadas em cada navio sob a forma de carga geral solta e contêineres. Coluna K Carga Geral Solta (t) onde deverão ser lançadas as quantidades de carga geral solta movimentadas pelo navio, em toneladas (ou em quilos, separando-se os três últimos algarismos por virgula). Coluna L Mercadoria Principal onde deverá ser indicada a principal mercadoria movimentada pelo navio (madeira, pimenta, etc.); K L M N O P Q Dados sobre a Carga Carga Contêineres Mercadoria Geral Unidades de 20' Unidades de 40' Principal Peso (t) Solta (t) Cheios Vazios Cheios Vazios Colunas M a R dados sobre contêineres, sendo: Colunas M e N as quantidades de unidades de 20 cheias e vazias movimentadas pelo navio; Colunas O e P - as quantidades de unidades de 40 cheias e vazias movimentadas pelo navio; Coluna Q o peso total do conteúdo dos contêineres transportados. As colunas de R a V contêm alguns indicadores e informações sobre quantidades movimentadas de contêineres. R S T U V Dados sobre a carga Prancha de Total dos contêineres por navio Observações Atendimento Sentido em Unidades em TEU (t/dia) 5

8 Coluna R Prancha de Atendimento (em t/dia) ou a relação entre as quantidades totais de cargas movimentadas (carga geral solta e contêineres) pelo navio e o tempo atracado, dado pela operação: = (K + Q)/ H Coluna S total dos contêineres movimentados em unidades ou a soma das colunas M a P: = Σ(M:P) Coluna T total dos contêineres movimentados em unidades equivalentes de vinte pés (TEU) ou a soma das colunas M a P, multiplicando-se as quantidades de 40 por 2, conforme a operação:: = M + N+ 2* (O+P) Coluna U Sentido onde deverá ser indicado o sentido de movimentação das cargas: importação (imp) ou exportação (exp). Caso o navio haja movimentado cargas nos dois sentidos devem ser utilizadas duas linhas consecutivas, uma para cada sentido. Coluna V Observações onde deverão ser anotadas informações relevantes sobre a operação do navio. Os demais indicadores serão obtidos a partir da sistematização das informações lançadas nas planilhas, como se indica na planilha de resumo do mês. Formatando as Células Atenção especial deve ser dada à formatação das células relativas ao lançamento dos dados de entrada, atracação e desatracação dos navios nos respectivos berços, de modo a possibilitar os cálculos da planilha. As datas de entrada, atracação e desatracação deverão ser lançadas de acordo com o formato indicado nas figuras seguintes. ATENÇÃO as datas (e horas) a serem lançadas nas células, relativas a cada navio, devem obedecer à mesma formatação adotada para a célula, ou seja, se um navio atracou no dia 04 de janeiro às 15 horas e 35 minutos, o lançamento na célula deverá ser: 4/1/02 15:35. 6

9 7

10 A partir desse formato de células de datas, é possível calcular, rapidamente, por simples diferença, os tempos operacionais necessários à apuração dos indicadores, como mostrado na figura anterior e no texto acerca dos cabeçalhos. Planilhas dos Berços 11 e 12 Para os berços 11 e 12 as colunas de A até J das planilhas são idênticas às já mostradas para a planilha dos berços 5 a 8. As diferenças decorrem do tratamento específico às cargas do 11 e 12 contêineres e granéis sólidos. Embora a ordem das colunas tenha algumas pequenas variações, a diferença marcante está no cálculo da produtividade ou prancha de atendimento para os navios de contêineres. Neste caso, a unidade indicada é unidades por hora ou boxes por hora, o que acarreta mudança na operação da coluna S, ou seja: = Q/H 8

11 A planilha do berço 12 é simplificada, vez que este movimenta, apenas uma única carga (granéis sólidos) e uma única mercadoria (trigo em grão). A prancha de atendimento é apurada de forma semelhante à carga geral, ou seja, em toneladas por dia, como indica a figura seguinte. 9

12 Porto de Vila do Conde À semelhança dos procedimentos apresentados para o porto de Belém, sugere-se a abertura de uma pasta para cada mês calendário, com tantas planilhas quantos forem os berços operacionais, reservando-se uma última para o resumo mensal e desenho de gráficos. A figura seguinte mostra o exemplo da pasta Vila CondeJAN2002, com as planilhas relativas aos berços 101, 102, 201 e 202 e ao resumo do mês. A organização dos cabeçalhos e formatação das células deverá ser feita de forma semelhante à proposta para o porto de Belém. 10

13 Disquete para Utilização É fornecido, de forma complementar ao presente manual, um disquete contendo os padrões sugeridos para a apuração dos indicadores em ambos os portos. Para sua utilização é bastante salvar diretamente do disquete, todos os meses, o arquivo PastaPadrão relativo ao porto desejado, utilizando-se da opção salvar como e designando como nome do arquivo o porto e o mês desejado. Por exemplo: Belém JAN2002. Em seguida, é bastante lançar os dados básicos que a planilha operará, automaticamente, na obtenção dos indicadores. Para a obtenção dos indicadores médios mensais deverão ser somadas as colunas respectivas aos tempo de espera e tempo atracado para serem obtidas, automaticamente, os valores da taxa média de ocupação e o nível de serviço do berço no mês. O mesmo procedimento de soma deverá ser aplicado às colunas relativas aos dados sobre as cargas (colunas J a P no conjunto de berços 5 a 8 de Belém), quando serão obtidos, automaticamente, os indicadores das pranchas de atendimento e total dos contêineres (colunas R a U do conjunto de berços 5 a 8 do porto de Belém). Para as demais planilhas e demais portos os procedimentos são semelhantes. 11

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