Comitê para Democratização da Informática. APOSTILA DE EDITOR DE PLANILHAS: Microsoft Excel

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1 Comitê para Democratização da Informática APOSTILA DE EDITOR DE PLANILHAS: Microsoft Excel 2005

2 SUMÁRIO 1. Introdução ao Excel Criando uma pasta de trabalho Criando uma pasta de trabalho a partir de um modelo Os elementos da janela do Excel Selecionar células Selecionando um grupo de células Digitando texto numa planilha Registrando números numa planilha Registrando datas numa planilha Registrando um grupo de dados Editando o conteúdo de uma célula Deslocando-se entre planilhas Nomeando e salvando uma pasta de trabalho Para salvar um arquivo Excel em formato diferente Abrindo uma pasta de trabalho Renomeando uma planilha Visualizando e imprimindo uma planilha Fechando uma pasta de trabalho e saindo do Excel Como Editar e Formatar Planilhas Formatando dados numéricos Ajustando o tamanho de linhas e colunas Como ajustar a largura Como ajustar a altura Alinhando o conteúdo de células Como alinhar para destacar elementos Alinhamento vertical Localizando e substituindo conteúdo de células e formatos Como localizar e substituir Inserir e excluir células, linhas e colunas Como inserir linhas Como inserir colunas Recortar, copiar, colar e apagar células Opções de botões e atalhos Como formatar células Página 2

3 4.1. Formatar texto Formatar números Botões de formatação Adicionar bordas e sombreamento Como adicionar bordas Como adicionar sombreamento Usar a AutoFormatação Como usar as opções de impressão Adicionando cabeçalho e rodapé Configurando e limpando uma área de impressão Como exibir dados de maneira mais eficiente Ocultar e reexibir linhas e colunas Passando de uma planilha para outra Adicionando e excluindo planilhas em uma pasta de trabalho Criando uma fórmula de referência Elementos de uma fórmula de referência Como trabalhar com gráficos Criando gráficos usando o assistente de gráficos Movendo, mudando o tamanho e excluindo gráficos Modificar títulos e adicionar rótulos dos eixos no gráfico Mover e formatar elementos do gráfico Visualizar e imprimir gráficos Como executar cálculos básicos Construir fórmulas Tipos de operador Métodos para criar fórmulas Copiar fórmulas Usar as funções SOMA e AutoSoma A opção AutoSoma Usar a opção Inserir função Aplicar funções básicas de estatística Referência Bibliográfica Página 3

4 1. Introdução ao Excel Se você é uma pessoa entusiasmada com as facilidades criadas pela informática e sabe tirar o melhor do desenvolvimento tecnológico, este curso foi feito na medida para você. Principalmente se, de alguma forma, você lida com dados numéricos, planilhas, quadros e gráficos. É isso mesmo! O Microsoft Excel é um programa excelente para organizar, formatar e calcular dados numéricos. Ele exibe dados num formato de linhas e colunas, com linhas de grade entre as linhas e as colunas, semelhante a livros de contabilidade ou a papel milimetrado. Este aplicativo é ideal para trabalhar com dados numéricos para contabilidade, pesquisa científica, estatística e qualquer outra situação em que seja vantajoso organizar dados em formato de tabela. Muitas vezes, os professores registram no Excel dados das notas dos alunos, assim como os gerentes costumam utilizá-lo para armazenar listas de dados como inventários ou fichas de pessoal. Ao aprender mais sobre o Excel, você verá como ele facilita o cálculo de dados numéricos e fornece dezenas de maneiras de organizar dados para apresentações, inclusive na forma de gráficos e relatórios. 2. Criando uma pasta de trabalho Iniciar o Excel é tão fácil quanto abrir qualquer outro programa do Microsoft Windows. Um método comum é clicar no botão Iniciar, ir para Todos os Programas e escolher o Microsoft Excel no submenu. Também é possível clicar num ícone de atalho, se houver um, na área de trabalho ou na barra de inicialização rápida. Ao ser iniciado, o Excel abre automaticamente uma pasta de trabalho em branco, intitulada Pasta1. Esta é uma pasta padrão, como o documento 1 do Word, por exemplo. Uma pasta de trabalho é um arquivo que pode conter várias planilhas. Por sua vez, uma planilha é uma grade de linhas e colunas em que podemos digitar dados. Um professor que usa o Excel pode, por exemplo, criar planilhas de notas na mesma pasta de trabalho, com cada planilha armazenando os registros de um semestre da mesma turma. Uma pasta de trabalho do Excel reúne planilhas que contêm dados correlatos. Após criadas, as pastas de trabalho podem ser salvas como um arquivo único em seu disco rígido. Página 4

5 Para criar uma pasta de trabalho no Excel vamos seguir os passos abaixo: 1. Na barra de tarefas do Windows, clique no botão Iniciar, vá até Programas e clique em Microsoft Office e clique em Microsoft Office Excel Figura 1: 2. O Excel será aberto com a Pasta1 pronta para ser usada. Figura 2: Página 5

6 3. Clique na Barra de Menu em Arquivo, escolha a opção Novo... e clique em cima. Aparecerá a caixa de diálogo de Novo. Escolha a opção Pasta de Trabalho e clique em OK. Figura3: O Excel cria uma pasta de trabalho chamada Pasta2 e o painel de tarefas desaparece. Figura 4: 4. No menu Arquivo, clique em Fechar. O Excel fecha a Pasta2, e a Pasta1 reaparece. Página 6

7 Figura 5: 2.1. Criando uma pasta de trabalho a partir de um modelo É possível criar quantas pastas de trabalho forem necessárias, mesmo que já existam várias abertas. O Excel também fornece modelos para a criação de pastas de trabalho específicas. Para criar uma pasta de trabalho baseada num modelo, faça: 1. Clique em Novo, no menu Arquivo, para abrir a caixa de diálogo de Novo. Figura 8: 2. Na caixa de diálogo Novo, você escolhe a guia Soluções de planilha ou a guia Geral e seleciona um dos modelos exibidos. Página 7

8 Figura 9: 2.2. Os elementos da janela do Excel Muitos desses elementos são semelhantes aos de outros programas do Windows. Antes de conferilos no quadro abaixo, preste atenção na imagem seguinte. Ela mostra alguns recursos importantes do Excel: a janela da pasta de trabalho, a barra de menu principal, a barra de fórmulas, as barras de ferramentas Padrão e Formatar, a caixa Digite uma pergunta e o painel de tarefas estes últimos novidades do aplicativo, incorporados ao Excel Figura 10: Página 8

9 Confira os elementos da barra de ferramentas do Excel: Elementos Barra de título Barra de menu Barras de ferramentas Descrição Identifica o programa atual e o nome da pasta de trabalho atual. Lista os nomes dos menus no Excel. Fornecem acesso rápido a funções de uso freqüente, como formatar, alinhar e totalizar os valores as células. As barras de ferramentas Padrão e Formatar aparecem como padrão. Caixa de nome Exibe o endereço da célula ativa. Barra de fórmulas Painel de tarefas Caixa Digite uma pergunta Barra de status Barras de rolagem Botão Selecionar tudo Guias de planillas Planilha Célula ativa Botão Minimizar Exibe o conteúdo da célula ativa. Permite que você abra arquivos, cole dados a partir da Área de transferência, crie pastas de trabalho em branco e crie pastas de trabalho do Excel com base em arquivos existentes. Exibe os tópicos de ajuda que combinam com sua indagação, quando você digita uma pergunta na caixa. Exibe informações sobre determinado comando. Também indica o status (ativado ou desativado) das teclas Caps Lock e Num Lock. Incluem uma barra de rolagem vertical e uma horizontal e quatro setas de rolagem, cada uma usada para exibir áreas diferentes da planilha. Seleciona todas as células de uma planilha. Permite que você exiba planilhas da pasta de trabalho aberta. Uma grade de colunas verticais (identificadas por caracteres alfabéticos) e linhas horizontais (identificadas por dados numéricos). Colunas e linhas se cruzam para formar células. Cada célula pode ser identificada por uma referência de célula preenchida, ou endereço, constituído pelas coordenadas de coluna e linha daquela célula por exemplo, B3. A célula, identificada por bordas grossas, que será preenchida quando você digitar ou editar dados. Minimiza a janela para um botão na barra de tarefas. Página 9

10 Botão Maximizar/ Restaurar abaixo Botão Fechar Dica de tela Alterna entre maximizar uma janela e restaurá-la a seu tamanho anterior. Fecha a janela em que o botão aparece. Uma pequena caixa do tipo pop-up que exibe o nome do objeto ou botão de barra de ferramentas se você apontar para ela com o cursor Selecionar células Antes de digitar dados numa planilha, você tem de identificar a célula em que vai colocá-los. Ao fazer isso, você está selecionando essa célula. É possível selecionar uma célula individual, uma linha, uma coluna ou grupos de células adjacent es e não-adjacentes. Para selecionar uma única célula, simplesmente clique sobre ela. Quando uma célula é selecionada, ela aparece cercada por uma borda preta e se torna ativa, como mostra a figura seguinte: Figura 11: Dica: É possível selecionar todas as células de uma planilha clicando-se no botão Selecionar tudo, no canto superior esquerdo da planilha, como most ra a imagem abaixo. Também podemos selecionar uma linha ou coluna numa planilha clicando no seletor da linha ou da coluna correspondente. Página 10

11 Seleccionar Tudo Figura 12: 2.4. Selecionando um grupo de células Para selecionar um grupo de células, é preciso arrastar o cursor sobre o conjunto desejado. Ao selecionarmos um grupo de células, a primeira escolhida se torna a célula ativa e aparece em branco na tela, enquanto o grupo de células assume a cor azul. Um grupo ou intervalo de células é normalmente identificado pelas referências da primeira e da última células, com dois pontos entre elas. Po r exemplo, o grupo vertical, que vai da célula A1 à célula A9, é identificado como A1:A9. Da mesma forma, o grupo horizontal que vai da célula C3 à célula G3 é identificado como C3:G3. Grupos que se estendem ao longo de um bloco de colunas e linhas são identificados pelos endereços das células nos cantos superior esquerdo e inferior direito daquele bloco C5:F9), como mostra a figura seguinte. 1. Clique na célula E3, segure o botão do mouse, arraste o cursor para baixo até a célula E12 e solte o botão do mouse. O grupo ou intervalo E3:E12 fica selecionado e E3 continua sendo a célula ativa. Página 11

12 Figura 13: 2. Clique na célula A5, segure a tecla Shift e clique na célula H16. O grupo está selecionado, e A5 permanece como a célula ativa. Figura 14: 3. Clique na célula F17, segure a tecla Shift e aperte a seta para baixo quatro vezes. O grupo de células de F17 a F21 (identificado como F17:F21) será selecionado. Página 12

13 Figura 15: 2.5. Digitando texto numa planilha Você pode digitar três tipos de dados numa planilha de Excel: textos, números e fórmulas. Para digitar textos ou números numa célula, selecione a célula e digite a informação. À medida que você digita, cada caractere aparece na Barra de fórmulas e na célula ativa, junto com o ponto de inserção. O ponto de inserção indica onde o próximo caract ere será inserido. Em uma célula, os textos aparecem justificados à esquerda. Se o texto digitado for maior do que a largura definida da célula, ele pulará para a célula adjacente (se estiver vazia) ou aparecerá de forma truncada (se a célula adjacente não estiver vazia). Internamente, no entanto, o texto é armazenado em uma só célula e inclui cada caractere originalmente digitado. Veja como digitar um texto numa planilha: 1. Clique na célula A1, digite Cursos e aperte Enter. O texto é registrado na célula A1, e A2 se torna a célula ativa. Página 13

14 Figura 16: 2. Clique na célula A3, digite Windows e aperte Enter. A célula A3 contém a palavra Windows e a célula ativa se move para A4. 3. Digite Word e aperte Enter. A palavra Word é registrada na célula A4. Figura 17: Página 14

15 2.6. Registrando números numa planilha Um registro numérico contém alguma combinação dos algarismos de 0 a 9 e, opcionalmente, os seguintes caracteres especiais: Caractere Usado para + Indicar um valor positivo. - ou ( ) Indicar um valor negativo. $ Indicar um valor monetário. % Indicar uma porcentagem. / Indicar uma fração.. Separar os dígitos do registro., Indicar um valor decimal. E ou e Exibir o registro em notação científica (exponencial). Os caracteres especiais do Excel são como uma linguagem especial deste programa, que ativam funções a serem executadas. Exemplo: Se você deseja escrever um número negativo em uma planilha, digite o número entre parênteses. Este aparecerá com um sinal de menos. Para números positivos, não é preciso incluir o sinal de mais, pois o Excel não o registra. Ao incluir um sinal de cifrão, de porcentagem, uma barra, uma vírgula ou um símbolo exponencial, o programa automaticamente designa um formato numérico para o registro. Como padrão, um registro numérico aparece justificado à direita numa célula. Se o número em questão for maior do que a largura definida da célula, ele aparecerá como notação científica, com sinal de jogo-da-velha (###) ou arredondado. Internamente, entretanto, o Excel armazena todos os números como registrados originalmente. Vamos ver agora um exemplo. Para realizar esse exemplo, abra a pasta que esta minimizada. 1. Clique na célula B3, digite 150,00 e tecle Enter. O número é registrado na célula B3 e B4 se torna a célula ativa. Página 15

16 2. Digite 220,00 e tecle Enter. O número é registrado na célula B4 e B5 se torna a célula ativa. Figura 18: 2.7. Registrando datas numa planilha Esse registro pode ser apenas de números ou uma combinação de textos e de números. Por exemplo, 22 de janeiro de 2005 ou 22/01/05. As datas são consideradas números em série: são seqüenciais e podem ser somadas, subtraídas e usadas em cálculos. É preciso alguns cuidados para representar um ano com apenas seus dois últimos dígitos. Para o Excel, anos de dois dígitos de 00 a 29 correspondem aos anos 2000 até 2029; anos de dois dígitos de 30 a 99 são interpretados como 1930 até Portanto, para evitar confusões, o melhor é digitar os anos sempre com quatro dígitos. Como padrão, as datas aparecem justificadas à direita numa célula. Depois de registrar uma data numa célula, o Excel pode reformatá-la e exibi-la de maneira diferente. A maneira como uma data é representada numa célula é inicialmente baseada na configuração de data padrão de seu computador. Para registrar datas numa planilha, faça: 1. Clique na célula B1, digite Janeiro 2005 e tecle Tab. O Excel abrevia a data para Jan-05 e C1 se torna a célula ativa. Página 16

17 2. Digite Fev 2005 e tecle Tab. O Excel usa a mesma formatação de data que a anterior e Fev-05 é registrado na célula C1. D1 agora é a célula ativa. Figura 19: 2.8. Registrando um grupo de dados Para registrar um dado numa única célula, é preciso digitá-lo e depois teclar Enter. Quando há vários registros consecutivos para serem feitos, pode-se selecionar o grupo de dados para que seu registro seja mais rápido. Vejamos como fazer para registrar um grupo de dados numa planilha: 1. Clique na célula C3, arraste o mouse com o botão esquerdo pressionado até a célula D4 e solte-o aí. As células C3, C4, D3 e D4 são selecionadas. Figura 20: Página 17

18 2. Digite 130,00 e aperte a tecla Enter. O número é registrado na célula C3, e C4 se torna a célula ativa. Figura 21: 3. Digite 210,00 e aperte a tecla Enter. O número é registrado na célula C4, e D3 se torna a célula ativa. Figura 22: 4. Digite 140,00 e aperte a tecla Enter. O número é registrado na célula D3, e D4 se torna a célula ativa. 5. Digite 190,00 e aperte a tecla Enter. O número é registrado, e C3 se torna a célula ativa. Página 18

19 Figura 23: 2.9. Editando o conteúdo de uma célula Você acabou de digitar alguns dados em uma célula, descobriu um erro e quer corrigi-lo. Com o Excel é possível fazer isso sem dificuldade. Para tant o, é preciso primeiro clicar duas vezes na célula ou clicar na célula e clicar na Barra de fórmulas. Um desses comandos coloca o Excel em modo de Editar, o que você pode verifica r conferindo se a palavra Editar aparece na barra de status. Em seguida, você aperta a tecla Delete ou a tecla Backspace e, na seqüência, digita as novas informações. Quando o Excel está em modo de Editar, dois botões aparecem à esquerda da Barra de fórmulas Cancelar (um X vermelho) e Enter (um V verde): Para cancelar um dado antes que ele seja efetivamente registrado na planilha, clica-se em Cancelar ou aperta-se a tecla Esc. Qualquer que seja o comando, ele apaga qualquer coisa que você tenha digitado e tira o Excel do modo Editar. Também restaura o conteúdo anterior da célula ativa, se essa célula contiver dados. Também é possível clicar no botão Enter para completar um registro. Vamos ver no exemplo como fazer: 1. Clique na célula B3, posicione o cursor depois do 0 de 250 na Barra de fórmulas e clique. O modo Editar é ativado e o ponto de inserção aparece como uma viga I. Página 19

20 2. Aperte a tecla Backspace, digite 6 e aperte a tecla Enter. A célula B3 agora contém o registro 156,00. Figura 24: 3. Clique na célula C4, digite 230,00 e aperte a tecla Enter. A célula C4 agora contém o registro 230,00. Figura 25: 4. Clique na célula C3, digite 155,00 e clique no botão Cancelar na Barra de fórmulas. O registro de dados é cancelado e o valor original é restaurado. Página 20

21 Figura 26: Deslocando-se entre planilhas Cada pasta de trabalho do Excel, como já foi dito, é composta de planilhas individuais. Isso facilita e torna mais flexível a organização de dados, pois permite que em uma mesma pasta de trabalho sejam agrupadas várias planilhas. Como padrão, uma pasta de trabalho nova contém três planilhas em branco. No entanto, caso seja necessário, é possível adicionar mais planilhas e aquelas que não forem usadas podem ser apagadas. A identificação das planilhas aparece nas guias ao longo da parte inferior da janela da pasta de trabalho. Figura 27: Você irá exibir duas planilhas dentro da mesma pasta de trabalho. 1. Clique na guia Plan2, na parte inferior da janela da pasta de trabalho. A Plan2 e seu conteúdo aparecem. A planilha está em branco. Página 21

22 Figura 28: 2. Clique na guia Plan1, na parte inferior da janela da pasta de trabalho. A Plan1 e seu conteúdo reaparecem. Figura 29: Nomeando e salvando uma pasta de trabalho Ao terminar de registrar e editar dados em uma pasta de trabalho, é preciso nomeá-la e salvá-la no disco rígido para que a informação esteja disponível na próxima vez em que você iniciar seu computador. Salvar pastas de trabalho do Excel é semelhante a salvar outros tipos de arquivo em programas do Windows. Assim, na primeira vez que você salva seu material, é preciso nomeá-lo e especificar em que pasta ele será salvo. Página 22

23 É possível salvar seu material em Excel numa pasta no disco rígido de seu computador ou em um disco rígido de outro computador, caso eles estejam conectados em rede. Você também pode criar uma pasta para salvar seu material usando ferramentas dentro do Excel. Como em outros programas do Windows, depois de salvar um arquivo, é só clicar no botão Salvar, na barra de ferramentas Padrão, para salvar qualquer nova mudança feit a em seguida. A pasta de trabalho será salva com o mesmo nome e no mesmo lugar. Se você quiser salvar seu material em Excel com outro nome ou em outra pasta, não há problema. É possível fazer essas mudanças seguindo as mesmas etapas executadas para salvar a pasta de trabalho pela primeira vez. Como em qualquer outro arquivo do Windows, o nome de uma pasta de trabalho comporta no máximo 255 caracteres, e não pode conter nenhum dos seguintes caracteres: / \ <? ; Para salvar um arquivo Excel em formato diferente Você criou um arquivo e quer diferenciá-lo dando-lhe um formato diferente? Isso é possível a partir dos controles da caixa de diálogo Salvar como. Esse recurso é útil quando você deseja compartilhar seu arquivo do Excel com alguém que usa um programa de planilha diferente ou até mesmo um programa que não seja de planilha. Página 23

24 Você irá salvar seu arquivo em uma pasta que vai criar dentro do Excel. 1. No menu Arquivo, clique em Salvar como. O Excel exibe a caixa de diálogo Salvar como. Os arquivos e as pastas que aparecem nessa caixa de diálogo mostrarão a última pasta que foi usada para salvar um arquivo em seu computador. Figura 30: 2. Clique na seta para baixo de Salvar em e clique no ícone de seu disco rígido local provavelmente o drive C. 3. Clique duas vezes na pasta em que deseja salvar. Figura 31: Página 24

25 4. Clique no botão Criar nova pasta na caixa de diálogo. A caixa de diálogo Nova pasta aparece. Figura 32: 5. Digite Cursos 2005 e clique em OK. A caixa de diálogo Nova pasta se fecha e a caixa de diálogo Salvar como exibe a pasta Cursos O nome Pasta1 aparece na caixa de texto Nome do arquivo porque Pasta1 é o arquivo que está aberto. Figura 33: 6. Selecione o texto na caixa de texto Nome do arquivo, digite Cursos de Informática e clique em Salvar. Figura 34: O arquivo está nomeado e salvo. Página 25

26 Figura 35: 7. No menu Arquivo, clique em Salvar como. 8. Na caixa de diálogo Salvar como, clique na seta para baixo em Salvar como tipo. Figura 36: 9. Role para baixo e selecione a opção WK4 (1-2-3)(*.wk4). Figura 37: Página 26

27 10. Clique em Salvar. Seu arquivo agora está salvo com o mesmo nome, mas como uma planilha do Lótus e, portanto, tem uma extensão de arquivo diferente. Figura 38: 11. Feche a pasta de trabalho, mas mantenha o Excel aberto Abrindo uma pasta de trabalho Após salvar uma pasta de trabalho do Excel, você pode reabri-la a qualquer momento para revisar seu conteúdo e fazer mudanças. O Excel registra as últimas quatro pastas de trabalho que você abriu e posiciona os nomes de arquivos na parte inferior do menu Arquivo. Caso você queira abrir um arquivo que não esteja nessa lista, o primeiro passo é acessar a caixa de diálogo Abrir. Para abrir uma pasta de trabalho, faça: 1. Na barra de ferramentas Padrão, clique no botão Abrir, para exibir a caixa de diálogo Abrir. 2. Clique na seta para baixo em Examinar, clique no ícone de seu disco rígido, que salvou a planilha e, clique duas vezes na pasta Cursos O conteúdo da pasta aparece na caixa de diálogo Abrir. Figura 39: Página 27

28 3. Clique no arquivo Cursos de Informática e clique em Abrir. A caixa de diálogo Abrir se fecha e o arquivo Cursos de Informática aparece. Figura 41: 4. No menu Arquivo, clique em Fechar. O Excel fecha a pasta de trabalho Cursos de Informática. 5. Clique em Arquivo na barra de menu. O Excel exibe uma lista de pastas de trabalho recém-abertas na parte inferior do menu Arquivo. Figura 42: 6. No menu Arquivo, clique em Cursos de Informática. O arquivo se abre Renomeando uma planilha Como padrão, as planilhas em cada pasta de trabalho do Excel são nomeadas como Plan1, Plan2 e Plan3. Mas esses nomes não dizem nada sobre o conteúdo de seu arquivo. Por isso, é sempre bom personalizar mais o nome de suas planilhas ou nomeá-las de acordo com o conteúdo que têm. Por exemplo: Notas 1C, para o arquivo de Excel que contém as notas de seus alunos do 1 o Página 28

29 C. Assim, entre diversas planilhas de notas, você rapidamente saberá qual guarda as informações que você deseja localizar. Saiba como fazer isso. 1. Clique duas vezes na guia de planilha Plan1 para selecioná-la. 2. Digite Cursos de Informática e aperte a tecla Enter. A palavra digitada aparece na guia de planilha. Sua planilha foi renomeada. Figura 44: Visualizando e imprimindo uma planilha Quer conferir e imprimir o conteúdo da planilha que acabou de montar? Pois isso é muito fácil. Para visualizar a planilha, acione a janela Visualizar impressão, na caixa de diálogo Imprimir: aí você terá uma visão de página inteira do arquivo e poderá conferir o formato, o layout geral e o modo como ele sairá impresso. Você encontrou um erro de ortografia e ficou preocupado? O melhor é examinar todo o texto da planilha: basta clicar no botão Verificar ortografia Padrão, para começar a verificar os dados da planilha., na barra de ferramentas Agora, está tudo em ordem. Então, é só começar a impressão acionando a caixa de diálogo Imprimir. Nessa caixa você encontra os comandos para mudar a maioria das configurações de impressão, visualizar os dados e imprimir a planilha. Página 29

30 Figura 45: Os comandos disponíveis na janela Visualizar impressão aparecem como botões ao longo do topo da janela. O número da página em que você está e o número total de páginas na planilha aparece no canto inferior esquerdo da janela. Quando seu trabalho estiver pronto para a impressão, você pode decidir imprimir a pasta de trabalho inteira, uma folha individual dela ou somente um grupo determinado de dados. Também é possível selecionar o grupo de células que deseja imprimir antes de exibir a caixa de diálogo Imprimir ou, ainda, especificar nessa mesma caixa o grupo que quer imprimir. Vamos ver com mais detalhes como fazer essa impressão. 1. Clique no botão Visualizar impressão na barra de ferramentas Padrão. O arquivo aparece na janela Visualizar impressão. 2. Clique em qualquer lugar da planilha. O fator Zoom é acionado e a visualização é ampliada. Página 30

31 Figura 46: 3. Clique em qualquer lugar da planilha novamente. O fator Zoom é novamente acionado e a visualização, agora, é diminuída. Figura 47: 4. Clique no botão Fechar na barra de ferramentas Visualizar impressão. A janela Visualizar impressão se fecha. 5. No menu Arquivo, clique em Imprimir. A caixa de diálogo Imprimir aparece. Página 31

32 Figura 48: 6. Clique em OK. A planilha atual é impressa. 7. Clique no botão Salvar, na barra de ferramentas Padrão. A planilha é salva usando o nome atual Fechando uma pasta de trabalho e saindo do Excel Depois de salvar uma pasta de trabalho em seu disco rígido, você pode tirá-la da tela fechando a janela dessa pasta de trabalho. Se ela ainda não tiver sido salva, o Excel vai perguntar-lhe se deseja fazer isso antes de fechar a janela. Ao terminar de usar o Excel, será preciso fechá-lo usando os comandos do Excel. Nunca desligue seu computador enquanto um programa estiver rodando. Página 32

33 3. Como Editar e Formatar Planilhas O Microsoft Excel é um programa extremamente flexível. Isso você, com certeza, já percebeu. Ele permite, por exemplo, que você mude facilmente a aparência de seus dados e a estrutura de suas planilhas: É possível mudar a maneira como os números são exibidos, para que sua notação seja semelhante à dos números com que está trabalhando. Também podemos alterar a largura das colunas, para que os dados registrados caibam apropriadamente. Além disso, podemos aumentar a altura de determinada linha, para chamar a atenção sobre os dados nela contidos. À medida que você trabalha com planilhas, freqüentemente vai sentir a necessidade de mover ou copiar dados para outros lugares uma ação que também é fácil de executar no Excel. Na verdade, o Excel fornece inúmeras técnicas que você pode usar para copiar ou mover dados para outro lugar numa mesma planilha ou até para outra planilha. Podemos instruir o Excel a procurar por dados específicos numa planilha e depois exibir a célula em que esses dados se encontram. Se você precisar substituir os dados por outros, o programa também fornece uma maneira de fazer isso rápida e facilmente Formatando dados numéricos Em geral, a maioria dos arquivos do Excel reúne dados numéricos. Esses dados podem incluir valores financeiros, datas, frações, porcentagens e outras informações que freqüentemente aparecem como uma mistura de números e de símbolos. O aplicativo permite, por exemplo, que registremos valores monetários como números simples, pois ele se encarrega de incluir as notações necessárias. Para determinar a aparência dos dados numéricos com tranqüilidade, podemos selecionar uma das opções do Excel para formatar números. Essas opções inserem e apagam automaticamente símbolos e dígitos, adequando-os ao format o de números que escolhemos. Como padrão, os dados que você registrar serão formatados com a opção Geral, que mostra os dados exatamente como foram digitados. Ao registrar determinado número e incluir uma data ou um caractere especial ($ % /, E ou e), o Excel formata a informação segundo a opção apropriada. Se você quiser que os registros apareçam num formato diferente, poderá escolher uma das seguintes opções, organizadas por categoria, como indica o quadro: Página 33

34 Categoria Geral Número Moeda Contabilidade Data Hora Porcentagem Fração Científica Texto Especial Personalizada Aparência Exibe dados exatamente como você os registra. Exibe duas casas decimais como padrão. Exibe símbolos monetários e outros apropriados para várias regiões do mundo (inclusive o euro). Exibe símbolos monetários e alinha as casas decimais de registros numa coluna. Exibe dias, meses e anos em vários formatos, como 18 de maio de 2005, 18-Maio, ou 18/05. Exibe horas, minutos e segundos em vários formatos, como 8:47 PM, 20:47 ou 8:47:56. Multiplica os valores de células por 100 e exibe o resultado com um sinal de porcentagem. Exibe registros como frações em várias denominações e até em vários graus de exatidão. Exibe registros em notação científica ou exponencial. Exibe registros exatamente como foram registrados, mesmo que o registro seja um número. Exibe e formata valores de listas e bancos de dados, como CEPs, números telefônicos e números de Previdência Social. Permite que você crie formatos que não estão disponíveis nas outras categorias. Você pode formatar uma célula antes ou depois de registrar um número. Na lista de Opções de formatação, é possível escolher quantas casas decimais quer usar, selecionar símbolos monetários internacionais e configurar o formato para números negativos. Para fazer a formatação de números faça: Selecione a célula que deseja formatar o numero. Figura 49: Página 34

35 Depois da célula estar selecionada, clique na Barra de Menu em Formatar e logo depois em Células. Figura 51: Logo aparecerá a caixa de diálogo Formatar. Figura 52: Escolha qual a formatação de números que deseja na caixa de Categorias e então clique uma vez em cima da opção escolhida. Escolha na caixa ao lado do lado direito a opção da formatação do número e clique em cima e logo após clique em ok. Figura 53: Página 35

36 3.2. Ajustando o tamanho de linhas e colunas O registro em uma célula pode incluir até caracteres. A largura de uma coluna padrão, porém, é de apenas 8,43 caracteres. Por isso, se você registrar um valor que não caiba na largura de coluna padrão, duas coisas poderão acontecer: Para alguns formatos numéricos, o número transborda para dentro da próxima coluna. Para outros formatos numéricos, um número que não caiba dentro de uma coluna é exibido como uma série de sinais de jogo-da-velha (######), indicando que o número é longo demais para a largura da coluna atual. Por exemplo, se o diretor financeiro da fictícia Escola de Aperfeiçoamento precisasse inserir em uma planilha de Excel o valor de gastos previstos com a construção da nova sede da entidade, o número apareceria na célula como uma série de sinais de jogo-da-velha. Isso porque o total previsto por exemplo, R$ tem uma largura de 11 caracteres, grande demais para caber dentro da largura de coluna padrão de 8,43 caracteres. Dica: Quando um número aparece como uma série de sinais de jogo-da-velha, isso não afeta o valor, que é armazenado internamente; você pode exibir qualquer um desses valores alargando a coluna para que eles apareçam por extenso, tal como foram registrados. Também pode acontecer de a largura da coluna padrão exceder o necessário. Por exemplo, para registrar a participação dos alunos nas diferentes atividades para angariar fundos para a festa de formatura, é preciso criar uma coluna que armazene apenas registros Sim ou Não para cada participante. Nesse caso, a largura de coluna não precisa ser de 8,43 caracteres três ou quatro caracteres provavelmente serão o suficiente. Reduzindo a largura da coluna, você pode exibir mais colunas em sua tela de uma vez Como ajustar a largura O Excel fornece vários métodos para ajustar a largura de colunas. Você pode usar a caixa de diálogo Largura de coluna (disponível no menu Formatar) para registrar a largura que quiser. Você também pode arrastar o lado direito do seletor de coluna para a direita ou para a esquerda a fim de aumentar ou diminuir a largura de coluna. Ao posicionar o cursor no lado direito de um seletor de coluna, um cursor de tamanho aparece, indicando que você pode mudar a largura da coluna. Figura 54: Página 36

37 Por exemplo, se você clicar no lado direito do seletor da coluna H e arrastar o seletor para a direita, a coluna será alargada à medida que você arrasta. A largura da coluna, em caracteres e pixels, vai aparecer numa Dica de tela acima do seletor de coluna, à medida que você arrasta. De forma semelhante, se você arrastar o seletor de coluna para a esquerda, a coluna vai ser estreitada à medida que você arrasta. Figura 55: Uma alternativa é fazer o Excel ajustar uma coluna automaticamente a fim de acomodar o registro mais comprido na coluna, clicando duas vezes no lado direito de um seletor de coluna Como ajustar a altura Você também pode ajustar a altura de determinada linha usando os mesmos métodos básicos. Isto é, você pode usar a caixa de diálogo Altura de linha, também disponível no menu Formatar, para especificar a altura de uma linha em pontos. Figura 56: Um ponto é igual a 1/72 de polegada. Portanto, a altura de linha padrão, de 12 pontos, é igual a 1/6 de polegada (ou seja, aproximadamente 0,42 centímetro). Você também pode mudar a altura de uma linha clicando na parte inferior do seletor de linha e arrastando-o para cima ou para baixo. Figura 57: Você pode querer ajustar a altura de linha para acomodar caracteres maiores, como o título de uma planilha ou títulos de linha que aparecem num tipo maior. Página 37

38 3.3. Alinhando o conteúdo de células Além de formatar números, você também pode mudar a maneira como eles se alinham, de acordo com os lados das células. Você pode mudar o alinhamento horizontal de células selecionadas para a esquerda, para a direita ou para o centro. Dica: Os registros de texto geralmente são alinhados à esquerda da célula, horizontalmente, o que quer dizer que o primeiro caractere aparece junto do lado esquerdo da célula. Os registros numéricos geralmente são alinhados à direita, o que quer dizer que o último caractere na célula aparece junto ao lado direito da célula. Numa célula alinhada pelo centro, os caracteres nas células são centrados igualmente entre os lados esquerdo e direito da célula Como alinhar para destacar elementos Geralmente, o alinhamento à direita funciona melhor para números, porque todos os números numa coluna são alinhados nas mesmas posições do último dígito, como é mostrado abaixo: Figura 58: Entretanto, você pode querer alinhar os números à esquerda ou pelo centro, para obter um efeito diferente: Por exemplo, você pode querer alinhar datas à esquerda, porque a posição dos dígitos das datas geralmente não é importante. Ou você pode querer alinhar números pelo centro a fim de obter um visual estilizado. Um efeito de alinhamento pelo centro pode realçar a aparência da coluna, como é mostrado abaixo: Figura 59: Página 38

39 Alinhamento vertical Você também pode mudar a maneira como um registro de célula é posicionado entre as partes inferior e superior da célula, ou seja, o alinhamento vertical do conteúdo de células. O alinhamento padrão para texto e números é inferior, o que significa que os caracteres são colocados logo acima da parte inferior da célula. Você também pode mudar o alinhamento vertical das células para inferior, superior ou central. Dica: O alinhamento central geralmente é bom quando você quer aumentar a altura de uma linha a fim de chamar a atenção para labels ou valores armazenados na linha, mas mantendo os registros centrados entre as partes superior e inferior da linha. Para você alinhar os elementos faça: Seleciona as células que deseja alinha. Figura 60: Depois clique no Barra de Menu, Formatar, e Células. Figura 61: A caixa de diálogos Formatar abrirá, como vê na figura 62. Página 39

40 Figura 62: Clique na guia Alinhamento. Figura 63: No conteúdo da guia Alinhamento que aparecerá, clique na seta para baixo em Horizontal e selecione Esquerda (recuo) na lista. Figura 64: Página 40

41 Clique na seta para baixo em Vertical e veja as opções da lista. As escolhas na lista Vertical permitem que você alinhe os dados para cima e para baixo dentro da célula. O alinhamento vertical fica mais aparente se suas linhas estiverem consideravelmente mais altas do que os dados nelas contidos. Figura 65: Clique novamente na seta para baixo em Vertical para fechar a lista sem mudar o alinhamento vertical. Clique em OK. O Excel alinhará o conteúdo à esquerda das células selecionadas Localizando e substituindo conteúdo de células e formatos Em uma planilha grande, o conteúdo de algumas linhas ou colunas pode não caber em uma tela. Se você quiser localizar determinado item de dado que não esteja imediatamente visível, poderá analisar a planilha visualmente para procurar o item. Entretanto, com o Excel, há um modo bem mais fácil. Você pode usar a guia Localizar, da caixa de diálogo Localizar e substituir, acessível a partir do menu Editar, comando Localizar. Dica: Não importa que célula estará ativa. Se você não selecionar um grupo de células, o Excel vai procurar a seqüência indicada pela planilha inteira. Se o primeiro registro encontrado pelo Excel não for o que você estiver procurando, poderá instruir o programa a buscar o próximo registro Como localizar e substituir Quando edita planilhas, você pode precisar encontrar certa seqüência de caracteres dentro da planilha e substituí-la por outra. Por exemplo, suponha que seja necessário alterar em uma planilha todos os preços dos materiais de consumo que tinham casas decimais de 95 e, com a elevação de preços, agora apresentam casas decimais de 99. Dica: Para encontrar e substituir rapidamente todas as ocorrências de determinada seqüência de caracteres em uma planilha use a guia Substituir da caixa de diálogo Localizar e substituir. Dica: Você pode usar um formato de texto distinto para identificar dados que pode ter de mudar mais tarde ou que deseja marcar. Se já fez isso, no menu Editar/Localizar você pode Página 41

42 então usar a caixa de diálogo Localizar formato, acessível por meio da caixa de diálogo Localizar e substituir, a fim de procurar esses formatos específicos. Para localizar e substituir faça: No menu Editar da Barra de Menu, clique em Localizar. A caixa de diálogo Localizar e substituir aparecerá. Figura 66: Na caixa de texto Localizar, digite a palavra que deseja encontrar. A seqüência de busca que você deseja que o Excel localize foi registrada. Clique na seta para baixo em Pesquisar e, se precisar, clique em Por linhas. O Excel vai procurar em linhas sucessivas, em vez de em colunas sucessivas. Clique na seta para baixo em Examinar e clique em Valores. O Excel vai procurar nas células por valores, em vez de por fórmulas. Dica: Se você estiver procurando um valor de texto ou numérico em vez de uma fórmula, não deixe de clicar em Valores na caixa Examinar. Se Fórmulas estiver atualmente selecionado na caixa Examinar e você quiser encontrar um valor, a pesquisa não vai localizar nenhuma combinação. Clique em Localizar próxima. O Excel selecionará a célula que contém a primeira ocorrência que esta procurando. Clique em Localizar próxima novamente. O Excel seleciona a célula que contém a próxima ocorrência que esta procurando. Na caixa Localizar, no canto direito em baixo há a opção de Substituir..., clique nessa opção. Figura 67: Página 42

43 Abrirá uma outra caixa de diálogo. Coloque na caixa, onde está selecionado na figura 68, o texto por qual quer substituir o texto que localizou. Figura 68: Clique em Substituir. O Excel substitui a primeira ocorrência teste por teste e localiza a próxima ocorrência da seqüência de busca em Localizar Próxima, ou clique na opção Substituir Tudo para que a ocorrência que procura seja substituída toda vez que for encontrada. Dica: Você também pode estreitar ainda mais o foco de uma pesquisa. Selecione o quadrinho de confirmação Diferenciar maiúsculas de minúsculas para exigir que o texto nas células combine os caracteres em caixa-alta e em caixa-baixa que você registrar para cada seqüência de busca Inserir e excluir células, linhas e colunas Depois de montar uma planilha, você pode querer inserir uma célula, coluna ou linha em branco para criar espaço a fim de registrar informações adicionais. Por exemplo, se for preciso adicionar novos itens à planilha que já está preenchida, será necessário inserir uma nova linha ou nova coluna, ou até excluir uma linha ou coluna. Você pode inserir novos itens em uma planilha usando o menu Inserir e pode apagá-los usando o menu Editar. Dica: Ao inserir uma célula ou um grupo de células numa planilha, você desloca as células existentes naquela linha para baixo ou desloca as células existentes na coluna para a direita Como inserir linhas Para adicionar uma ou mais linhas, comece selecionando o número de linhas que quer inserir. Você faz isso clicando e arrastando ao longo de pelo menos uma célula para cada linha que desejar adicionar. O número de linhas que você selecionar será, assim, inserido acima da primeira linha que você tiver selecionado, como é mostrado nas figuras seguintes. Página 43

44 Figura 69: Figura 70: Nesse exemplo, as células nas linhas 3, 4, 5 e 6 foram selecionadas, como é mostrado na figura da esquerda. Quando se clicar em Linhas no menu Inserir, o Excel irá adicionar quatro linhas novas acima da linha selecionada em primeiro lugar, como mostra a figura da direita Como inserir colunas Para inserir colunas, o procedimento é parecido. Se você quiser acrescentar uma ou mais colunas, comece selecionando o número de colunas desejado. Você faz isso clicando e arrastando pelo menos uma célula para cada coluna que deseja acrescentar. No exemplo seguinte, as células nas colunas C e D foram escolhidas. Figura 71: Quando você clicar em Colunas no menu Inserir, o Excel irá adicionar duas novas colunas à esquerda da coluna selecionada primeiro, como é mostrado na figura seguinte. Figura 72: Página 44

45 Como excluir uma célula, linha ou coluna Para excluir uma célula, linha ou coluna basta seguir os procedimentos das estas anteriores. Selecione a célula, linha ou coluna que deseja excluir. Figura 73: Depois de ter selecionado o que deseja excluir, basta clicar com o botão direito do mouse em cima da seleção e clique em Excluir... Figura 74: Aparecerá uma caixa de diálogo com as opções de exclusão. Figura 75: Escolha a opção de exclusão que deseja e clique em OK. Página 45

46 3.6. Recortar, copiar, colar e apagar células Ao registrar dados numa planilha, muitas vezes você pode mudar de idéia sobre o local em que colocou o conteúdo de uma célula, linha ou coluna. Pode ocorrer também de você cometer um erro, registrando dados em determinada linha ou coluna quando na realidade queria colocá-los em outra linha ou coluna. Para mudar a maneira como colocou dados em sua planilha, não é necessário apagar os dados existentes e depois redigitá-los em novos locais. O Excel fornece recursos para mover o conteúdo existente de uma ou mais células para um local diferente. Esse procedimento é chamado de recortar e colar, porque você recorta (remove) dados de seu local original e depois cola (insere) esses dados em um local diferente. Dica: Quando você recorta dados, o Excel os armazena na Área de transferência do Windows, um local de armazenamento temporário na memória de seu computador. Os dados são removidos da planilha, mas ainda estão disponíveis para você colá-los num local diferente. Você pode até colar dados da Área de transferência em um arquivo criado por um aplicativo diferente, como o Microsoft Word ou o Microsoft PowerPoint Opções de botões e atalhos Ao apagar células, é possível especificar diversas ações, dependendo do que se deseja: Apagar os valores armazenados nas células, mas manter a formatação. Apagar quaisquer fórmulas armazenadas nas células. Apagar a formatação nas células, mas manter os valores. Apagar tudo nas células. Quando movimenta dados dentro de uma planilha ou de uma planilha para outra, você os recorta de uma célula ou grupo de células e os cola em outra célula ou grupo de células. Ao copiar dados, você duplica os dados e os cola em outra célula ou grupo de células. A barra de ferramentas Padrão do Excel fornece botões para os comandos Recortar, Copiar e Colar, embora você possa executar esses mesmos comandos a partir do menu Editar ou com as teclas de atalho. Página 46

47 Confira na tabela: Ícone Atalho Ação CRTL+X CRTL+C CRTL+V Recortar Copiar Colar 4. Como formatar células Ao usar o Microsoft Excel, você tem algumas vantagens, como a capacidade de organizar dados no formato de linha e coluna e, depois disso, efetuar cálculos em linhas específicas, colunas e células. Essas opções são úteis se você estiver criando uma planilha só sua, se estiver interessado em ver orçamentos ou previsões ou se estiver recalculando dados com base em diferentes projeções. Dica: Para melhorar o design, você pode aumentar o texto dos títulos e formatar tanto os títulos quanto às células preenchidas em negrito, it álico ou ambos. Você também pode formatar o texto em diferentes fontes (estilos de digitação) e em diversas cores Formatar texto Uma das maneiras mais fáceis de acrescentar uma formatação atraente ao conteúdo de uma planilha é mudar o tipo e o tamanho da fonte de títulos selecionados, células preenchidas e valores. A fonte padrão do Excel é Arial, no tamanho de 10 pontos. Em tipografia, um ponto equivale a 1/29 de um centímetro. Portanto, os caracteres numa fonte de 10 pontos têm uma altura de cerca de 2/5 de um centímetro. A guia Fonte, da caixa de diálogo Formatar células (acessível a partir do menu Formatar), contém opções para mudar a fonte, o estilo (como negrito ou itálico) e o tamanho em pontos de um registro em uma célula. Página 47

48 Figura 76: Algumas das opções de formatação no Excel também aparecem na barra de ferramentas Formatação. Observe como é a aparência dessa barra, pois você vai usá-la muito durante seus projetos. Figura 77: 4.2. Formatar números Quando você digita números em células de planilhas, o Excel aplica como padrão o formato Geral o que significa que todos os registros numéricos e de texto aparecerão exatamente como você os digitou. Você pode usar a guia Número da caixa de diálogo Formatar células para mudar a maneira como os números aparecem. Por exemplo, você pode exibir números de muitos dígitos com pontos separadores entre casas de milhares; pode exibir valores monetários com sinais de real e casas decimais para centavos; ou pode exibir frações e até porcentagens. Página 48

49 Botões de formatação Alguns formatos numéricos podem ser aplicados mais facilmente a células selecionadas se você usar a barra de ferramentas Formatação. A tabela a seguir mostra alguns dos botões nessa barra de ferramentas nos quais você pode clicar para formatar números. Botão Nome do botão Descrição Estilo de moeda Estilo de porcentagem Separador de milhares Aumentar casas decimais Diminuir casas decimais Formata números com cifrão, ponto separador para milhar e vírgula seguida de duas casas decimais. Multiplica números por 100 e os exibe com o sinal percentual. Insere pontos entre grupos de milhar. Acrescenta uma casa decimal a cada vez que você clica no botão. Remove uma casa decimal a cada vez que você clica no botão. Para formata números com moedas e remover casas decimais: 1. Selecione o intervalo B4:E8 e, na barra de ferramentas Formatação, clique no botão Estilo de moeda. Os números nas células selecionadas aparecerão com cifrão, ponto separador, vírgula separadora e duas casas decimais. Observe que nenhum dos números inclui frações de um real; portanto, as casas decimais não são necessárias. 2. Clique no botão Diminuir casas decimais duas vezes e clique numa célula vazia na planilha. As casas decimais serão removidas do intervalo selecionado e a seleção será desmarcada. Sua planilha deve estar semelhante à seguinte figura. Página 49

50 4.3. Adicionar bordas e sombreamento Quando quiser realçar o apelo visual de sua planilha, torná-la mais legível e enfatizar dados específicos, você pode utilizar os recursos oferecidos pelo Excel para destacar informações, como as bordas e o sombreamento. Você pode utilizar esses recursos em torno de uma célula, de um intervalo de células ou de uma planilha inteira. Também pode usar bordas e sombreamento para separar claramente as seções de uma planilha, como células preenchidas em linha ou coluna, ou totais Como adicionar bordas O Excel fornece treze estilos de borda inclusive linhas de várias larguras, linhas pontilhadas ou tracejadas. Oferece também a opção de mudar a cor de uma borda. Ao criar uma borda para uma célula ou seleção de células, você não precisa aplicar a borda a todos os quatro lados. Você pode especificar que a borda seja aplicada a qualquer lado ou a uma combinação de lados. Por exemplo, você pode aplicar uma borda de duas linhas somente à borda inferior da primeira linha de uma planilha a fim de separar o título do resto da planilha. 1. Selecione o intervalo as células que deseja colocar borda. 2. Na barra de ferramentas Formatação, clique na seta para baixo à direita do botão Bordas. Um menu de estilos de linhas de borda e locais aparecerá, como você vê na figura: Figura 79: 3. Clique no botão Borda superior espessa (é o quarto botão, na terceira linha). Página 50