SISTEMA DE COMPLIANCE

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1 SISTEMA DE COMPLIANCE

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 4 DECLARAÇÃO DE PRINCÍPIOS... 6 COMPROMETIMENTO DA ALTA DIREÇÃO... 7 ORGANIZAÇÃO DO SISTEMA DE COMPLIANCE... 8 ESTRUTURA DO SISTEMA DE COMPLIANCE

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4 INTRODUÇÃO O Sistema de Compliance da MIP Engenharia S.A. expressa o nosso jeito de ser e agir, o modo como conduzimos os nossos negócios. É compromisso da MIP atuar com ética, integridade e transparência, em conformidade com nossos princípios e valores, com as melhores práticas de governança e com a legislação vigente. Para isso, a estrutura do Sistema de Compliance da MIP abrange as diversas áreas da organização e as atividades que asseguram que nossos negócios estão em conformidade. As ações estão adequadas ao perfil da empresa, o setor de mercado onde atuamos, a estrutura organizacional, a frequência e relevância da utilização de terceiros em nossas atividades, os riscos inerentes ao negócio e todas as interfaces com a sociedade. O Sistema de Compliance da MIP conta com o comprometimento da Alta Direção da empresa e suas ações estão disseminadas por todos os níveis hierárquicos. 4

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6 DECLARAÇÃO DE PRINCÍPIOS Ética sempre foi um valor muito forte na MIP Engenharia e tem sido a base de nossas ações ao longo desses mais de 55 anos de existência. Na MIP, nossos negócios são conduzidos de acordo com os padrões éticos mais elevados, e nossos colaboradores estão sempre empenhados em desenvolver e aprimorar a cultura organizacional fundamentada na ética e integridade. Nosso Sistema de Compliance compreende princípios, políticas, procedimentos e regras que fundamentam o compromisso de toda as pessoas da empresa com a integridade. Acreditamos que não pode haver atalhos éticos no caminho da nossa empresa, onde todos se orgulham em trabalhar. Nós, representantes da Alta Direção, reforçamos diariamente esse compromisso de tomar as decisões de negócios baseados nos princípios éticos e legais. Antônio Marcos Fattorelli Carneiro Presidente do Conselho de Administração Iomar Tavares da Cunha Diretor Presidente João Bosco Varela Cançado Conselheiro e Acionista 6

7 COMPROMETIMENTO DA ALTA DIREÇÃO A Alta Direção da MIP exerce os papeis de liderar pelo exemplo e promover as ações de compliance. Os membros da Alta Direção da MIP acompanham periodicamente as ações de compliance desenvolvidas na empresa e o planejamento de ações futuras. Além disso, declaram pública e ostensivamente a importância dos valores da empresa e das políticas que compõem o Sistema, seja por intermédio de manifestações explícitas, internas ou públicas, seja na forma oral ou escrita. O compromisso da Alta Direção com o Sistema de Compliance da MIP está claro também para terceiros, clientes e sociedade em geral. No caso de indícios de falta de efetividade das medidas de compliance, ou da ocorrência de irregularidades, a Alta Direção garante meios para que sejam feitos os aprimoramentos necessários no Sistema de Compliance e adotadas as medidas corretivas cabíveis. A Alta Direção garante que os gestores da MIP são enfáticos quanto a não tolerância do cometimento de atos lesivos contra a empresa e seus stakeholders, ainda que isso signifique, em última instância, deixar de fazer negócios. 7

8 ORGANIZAÇÃO DO SISTEMA DE COMPLIANCE A Alta Direção da MIP supervisiona e monitora a gestão do Sistema de Compliance através do Comitê de Auditoria, Riscos e Compliance (CARC), do Comitê Executivo de Compliance, do CEO e do Administrador do Compliance, e envolve a Diretoria Executiva, as áreas Corporativas e Operacionais, conforme o organograma abaixo: CAD AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA INTERNA CEO CARC COMITE DE AUDITORIA, RISCOS E COMPLIANCE COMITÊ EXECUTIVO DE COMPLIANCE DIRETORIA EXECUTIVA ADMININSTRADOR DE COMPLIANCE GERENCIAS DE OBRAS GERENCIAS CORPORATIVAS AGENTES DE COMPLIANCE AGENTES DE COMPLIANCE 8

9 PAPÉIS, RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES DO SISTEMA DE COMPLIANCE O Sistema de Compliance da MIP exerce suas responsabilidades conforme descrito abaixo: CAD: Conselho de Administração da MIP. Estabelece as diretrizes e monitora o Sistema de Compliance da empresa através do Comitê de Auditoria, Riscos e Compliance. DIRETORIA EXECUTIVA: Conduz suas práticas de negócio atendendo à legislação vigente, normas, regras, procedimentos e políticas internas aplicáveis à MIP e apoia o Administrador do Sistema de Compliance na disseminação do Sistema de Compliance. COMITÊ EXECUTIVO DE COMPLIANCE Formado pelos Conselheiros membros do CARC, pelo CEO e pelo Administrador do Sistema de Compliance. Acompanha e sugere aprimoramento das políticas de compliance, treinamentos e regras de ética e conduta. É responsável pelo correta aplicação da Matriz de Riscos, planos de ações de mitigação de riscos e validação de investigações de denúncias e medidas corretivas. 9

10 ADMINISTRADOR DO SISTEMA DE COMPLIANCE: Monitora o cumprimento e a disseminação do Sistema de Compliance. Coordena o plano de treinamento no Sistema de Compliance para os colaboradores e terceiros. Apoia o Comitê Executivo de Compliance na condução de investigações de denúncias recebidas através dos Canais de Ouvidoria. Realiza revisões periódicas no Sistema de Compliance a fim de assegurar seu cumprimento das leis aplicáveis e políticas da MIP. AGENTES DE COMPLIANCE: Grupo de colaboradores da MIP que além de executarem suas atividades fins, são responsáveis por apoiar na disseminação da cultura ética e compromissada em todos os níveis da empresa. Tais colaboradores também auxiliam na identificação de riscos e de melhorias nos processos de prevenção e detecção de desvios de conduta. COLABORADORES E TERCEIROS DA MIP: Responsáveis por conhecer e cumprir as obrigações e preceitos previstos no Sistema de Compliance e no Código de Ética e Conduta da MIP. 10

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12 ESTRUTURA DO SISTEMA DE COMPLIANCE A estrutura do Sistema de Compliance da MIP consiste em um conjunto de medidas que visam: PREVENIR DETECTAR CORRIGIR MONITORAR continuamente os riscos não condizentes com atuação ética, integra e transparente. As ações de ética e compliance da MIP são representadas pela: 12

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14 PREVENIR POLÍTICA DE GESTÃO DE COMPLIANCE A Política de Gestão de Compliance da MIP expressa o nosso jeito de ser e agir. Afirmando o compromisso da empresa em melhorar continuamente seus processos na gestão de compliance e disseminar a prática de compliance em todos os seus níveis. Assegurando o cumprimento do Sistema de Compliance, do Código de Ética e Conduta, das normas, regras e procedimentos internos e todas as leis e regulamentações aplicáveis, tendo o Administrador do Programa de Compliance autonomia e independência para agir: GESTÃO Melhorar continuamente os processos em compliance, com autonomia, independência para gerir e responsabilidade para relatar as questões de compliance. PARTES INTERESSADAS Manter um Sistema de Compliance que seja instrumento para um gerenciamento das relações nos padrões requeridos pela norma de gestão de compliance e afins. 14

15 PESSOAS Disseminar a prática do Sistema de Compliance em todos os níveis da organização, incorporando-a em procedimentos e processos. De forma sucinta, clara e objetiva, ressalta a obrigação de todos os nossos colaboradores e terceiros, em conduzir suas atividades de maneira ética, confiável e íntegra. 15

16 CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA O Código de Ética e Conduta da MIP abrange, de forma geral, os valores da organização e as principais regras e políticas adotadas pela empresa. Em consonância com os requisitos da Lei Anti Corrupção, ele: Explicita os princípios e os valores adotados pela MIP relacionados a questões de ética e compliance. Determina as regras de conduta aceitas na MIP. Menciona as políticas da MIP para prevenir fraudes e ilícitos. Estabelece vedações expressas aos atos de prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, vantagem indevida. Esclarece sobre a existência e a utilização de canais de denúncias e de orientações sobre questões de compliance. Estabelece a proibição de retaliação a denunciantes e os mecanismos para protegê-los. Contem previsão de medidas disciplinares para casos de transgressões às normas e às políticas da empresa. O Código de Ética e Conduta está disponível a todos colaboradores e ao público em geral por meio do site 16

17 ANÁLISE DE RISCOS E MEDIDAS DE CONTROLE Para realizar a análise de riscos, a MIP relacionou as suas obrigações de compliance às suas atividades e demais aspectos pertinentes à execução de seus serviços, através da: Identificação de situações riscos: realizou-se um mapeamento e identificação dos riscos gerais da MIP. Avaliação dos riscos identificados: como resultado da identificação dos riscos, criou-se a Matriz de Riscos de Compliance, documento que relaciona os principais riscos aos quais a MIP está exposta, bem como o impacto e a probabilidade de suas ocorrências. Ações para mitigar os riscos: com base na identificação das situações de risco, a MIP desenvolveu procedimentos, normas e políticas com o objetivo de aumentar o controle sobre as situações de risco e diminuir as chances de ocorrência de atos lesivos. Análise periódica dos riscos: anualmente a MIP revisa seus riscos de compliance, a fim de identificar eventuais novos riscos, e a necessidade de adaptações e, até mesmo, reformulações nas políticas e controles estabelecidos pela empresa. 17

18 REGRAS E PROCEDIMENTOS A MIP possui regras e procedimentos internos para prevenir a ocorrência de irregularidades, com fundamento nos riscos identificados. Estas políticas, regras e procedimentos auxiliam a correta aplicação dos preceitos do Sistema de Compliance, regulando de forma mais específica temas pontuais: CONCESSÃO OU RECEBIMENTO DE BRINDES E / OU PRESENTES: Recebimento ou concessão de brindes e / ou presentes devem observar as regras internas do Sistema de Compliance e não devem em hipótese alguma, visar à obtenção de benefícios, vantagens, influências ou retribuições. Os critérios para concessão ou recebimento de brindes e / ou presentes estão definidos no Código de Ética e Conduta da MIP. 18

19 CONFLITO DE INTERESSES: Ocorre quando, um interesse ou uma vantagem pessoal, possa interferir na necessária isenção de julgamento ou correta execução dos trabalhos do colaborador, colidindo com os interesses da empresa ou com da própria função que este desempenha dentro da MIP. É vedado aos colaboradores da MIP: Realizar atividades externas, como prestar consultoria ou ocupar cargos, que possam caracterizar concorrência ou conflito com as atividades e negócios da MIP. Vender produtos e / ou serviços para a MIP. Utilizar sua posição, cargo, função ou influência decorrente de seu trabalho na MIP para adquirir vantagens pessoais ou profissionais indevidas junto a clientes, fornecedores ou outros colaboradores da empresa. Contratar profissionais que possuam grau de parentesco entre si, a não ser que seja para atuar em setores distintos, conforme previsto na instrução de trabalho Recrutamento e Seleção de Pessoal. Conceder ou aceitar brindes e / ou presentes, bem como qualquer outro privilégio, gratificação ou vantagem de qualquer natureza, à exceção de brindes e / ou presentes, limitados aos valores e as finalidades estabelecidas no Código de Ética e Conduta da MIP. 19

20 CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS: Fornecedores e prestadores de serviços da MIP possuem um papel importante nas ações de compliance. Ao iniciar suas atividades na empresa, eles recebem uma cópia eletrônica do Código de Ética e Conduta da MIP. Além disso, na MIP a contratação de qualquer fornecedor ou prestador de serviço segue os mesmos critérios e processos indistintamente, sem favorecimento ou preferências. A MIP avalia periodicamente seus terceiros, levando em consideração aspectos financeiros, cumprimento a legislação vigente, segurança, qualidade, meio ambiente, dentre outros. Esta ação visa mitigar riscos para a MIP em seu processo de aquisição de bens, materiais e serviços. Os contratos da MIP com terceiros são elaborados e validados pelo setor jurídico da empresa, em consonância com as leis vigentes e possuem cláusulas contratuais que visam garantir que os fornecedores e prestadores de serviços cumpram o que está estabelecido no Sistema de Compliance da MIP. 20

21 DISCRIMINAÇÃO E ASSÉDIO: A MIP repudia toda e qualquer forma de preconceito, discriminação de gênero, orientação sexual, convicções religiosas, etnia, faixa etária, convicção política ou ideológica, nacionalidade, estado civil, condição física ou classe social. A MIP também não permite qualquer tipo de assédio moral ou de qualquer outra natureza, nem situações que configurem desrespeito, intimidação, pressões indevidas, situações vexatórias, de hostilidade ou constrangimento ou ameaças no relacionamento entre seus colaboradores, independentemente do seu nível hierárquico. A MIP assume o compromisso de investigar e penalizar todas as situações inadequadas, bem como encaminhar denúncias aos órgãos públicos competentes. PATROCÍNIOS E DOAÇÕES: Está previsto no Código de Ética e Conduta da empresa, as regras para patrocínios e doações em nome da MIP. Além disso, nenhuma doação ou contribuição de cunho social é realizado em nome da MIP sem a autorização do diretor competente. 21

22 REGISTROS E CONTROLES CONTÁBEIS: A MIP contrata anualmente uma auditoria externa do balanço patrimonial, revisão fiscal e controles internos da empresa, a fim de identificar possíveis pendências na apuração dos resultados e controles da MIP. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO: A segurança da informação na MIP está calcada nos princípios básicos da confidencialidade, integridade e disponibilidade e amparada pela Política de Segurança da Informação. A Política de Segurança da Informação está disponível a todos colaboradores através do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos da MIP. 22

23 TREINAMENTO E COMUNICAÇÃO Todas as ações de treinamento e comunicação do Sistema de Compliance que ocorrem na MIP seguem diretrizes estabelecidas que visam assegurar o conhecimento e promover o compromisso de todos com uma atuação ética, integra e transparente. Nossos colaboradores e terceiros são submetidos a diversos treinamentos (eletrônicos e presenciais) sobre o Sistema de Compliance da MIP, desde o momento em que são admitidos / contratados na empresa. Adicionalmente, são disponibilizados no site e nas redes sociais da empresa, versões mais sintéticas que favorecem a plena comunicação da Política de Gestão de Compliance, do Código de Ética e Conduta e demais itens previstos no Sistema de Compliance da MIP. 23

24 DETECTAR CANAIS DE DENÚNCIAS A MIP conta com Canais de Ouvidoria destinados ao recebimento de denúncias de qualquer pessoa que se sinta afetada pela empresa, devido à violação do Código de Ética e Conduta ou dos nossos valores. Todas as denúncias recebidas na MIP são tratadas conforme previsto no procedimento de Tratativa de Denúncia. A denúncia pode ser realizada de forma gratuita por telefone, através do número ou através do ouvidoria@mip.com.br 24

25 AUDITORIAS INTERNAS E EXTERNAS Uma das formas de monitorar e melhorar a efetividade das ações previstas no Sistema de Compliance da MIP é através de auditorias externas e internas, que avaliam se o mesmo está em conformidade com: Os requisitos estabelecidos no Sistema de Compliance da MIP. As recomendações da Norma ISO A legislação vigente. Os resultados das auditorias são relatados pelo Administrador do Sistema de Compliance da MIP à Alta Direção e ao CARC. 25

26 CORRIGIR MEDIDAS CORRETIVAS Na MIP são adotadas medidas corretivas em decorrência de desvios de atuação ética, íntegra e transparente por parte de nossos colaboradores e terceiros. Estas medidas corretivas são proporcionais ao tipo de violação e o grau de responsabilidade dos envolvidos e são definidas pelo Comitê Executivo de Compliance. Além disso, são tomadas providências para assegurar a imediata interrupção das irregularidades, providenciar soluções e reparar efeitos causados à empresa ou aos seus stakeholders. 26

27 MONITORAR MONITORAR E MELHORAR Para verificar sua eficácia e conformidade às leis, o Sistema de Compliance da MIP é monitorado periodicamente através: Resultados das auditorias internas e externas. Pesquisas de clima interno. Relatórios regulares sobre as rotinas do Sistema de Compliance ou sobre investigações relacionadas. Análise Crítica da Alta Direção, etc. 27

28 Rod. Anel Rodoviário - Celso Mello Azevedo, S/Nº Km 3,8 - Palmeiras - Belo Horizonte - MG - Brasil CEP